DIAGNÓSTICO: PONTO DE PARTIDA DAS INTERVENÇÕES ARQUIVÍSTICAS

O diagnóstico da situação arquivística de uma organização é realizado com base em dois objetos de estudo:
• A organização em sua dimensão histórica e (História da instituição, do sujeito acumulador)
• A organização em sua individualidade. (Levantamento do acervo (tipologias documentais, quantidades, etc)

Diagnóstico é o estudo e análise prévia de um setor ou instituição com a finalidade de se colher informações para se
realizar um projeto arquivístico. Deve considerar em um diagnóstico elementos cruciais para o desenvolvimento do
trabalho como espaço físico, o acondicionamento, metragem linear da documentação, formação das pessoas
envolvidas nas atividades, critério de arquivamento usado no setor ou instituição diagnosticada, e outros.

Fluxo de informações que o permeiam, o levantamento dos fluxos de informações, portanto, é um outro item
indispensável ao levantamento da situação arquivística na organização. No entanto, e necessário analisar o processo
como um todo e não o estudo do fluxo de cada documento (Lopes, 1997).

Os principais dados a ser coletado nas organizações são:

• Descrição de suas atividades e da relação destas com o fluxo das informações contidas nos documentos de arquivo,
a função é tudo na informação, as atividades (função), no fluxo (orgânica). INFORMAÇÃO ORGÂNICA.
• O diagnóstico da situação arquivística, intitulado levantamento das necessidades, antecede a implementação dos
elementos do programa de gestão de documentos.

ETAPAS

1. LEVANTAMENTO DE DADOS
Conhecer a instituição e seus objetivos e funcionamento, para traçar um diagnóstico da organização. O levantamento
deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos
constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre sua
documentação,
É preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as
espécies de documentos mais frequentes (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.).

2. ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS DIAGNÓSTICO

Analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e propor as
alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua
realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas
existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

3. PLANEJAMENTO Elaboração do PLANO ARQUIVÍSTICO

Torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto
as necessidades da instituição a que pretende servir. Devem considerar os seguintes elementos:

• Posição do arquivo na estrutura da instituição,

• Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo,
• Escolha de métodos de arquivamento adequados,
• Estabelecimento de normas de funcionamento,
• Recursos humanos,
• Escolha das instalações e do equipamento,
• Constituição de arquivos intermediário e permanente,
• Recursos financeiros.
4. IMPLANTAÇÃO/ACOMPANHAMENTO
Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os
níveis hierárquicos envolvidos.

Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas
rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre
ocorrem ao se tentar modificar o status administrativo de uma organização.

Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente

envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarão dos
serviços de arquivo, ou de cuja atuação dependerá, em grande parte, o êxito desses serviços.

Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e formulários
atendem às necessidades, é que deverá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho
de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e
uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos.

DIAGNÓSTICO MAXIMALISTA MACRO ou MAX = desenvolvimento de POLÍTICAS de grande amplitude (afeta a

organização como um todo). Abrange um conjunto de instituições similares.

Sua definição parte da ideia da análise do fundo em seu nível mais alto partindo para as unidades menores, sempre
considerando a unicidade funcional. Ou, seja, considera-se que todas as unidades que compõe a instituição integram
uma mesma organização arquivística e por isso fazem parte do mesmo fundo, devendo, pois, ser considerado como
um fundo único.

Levantamento de situações arquivísticas do conjunto de organizações que forma o governo federal, estadual ou
municipal (serve de base para o desenvolvimento de uma política MACRO no âmbito de uma intuição público ou
privada, que trate sobre princípios e diretrizes gerais sobre o processo de produção e gerenciamento da informação
e dos documentos dentro desta – CESPE) - E-ARQ.

Levanta informações para o projeto arquivístico considerando a instituição em uma visão geral e completa – sua
história, seu ambiente de atuação, sua missão, as leis que regem sua atuação. Estuda a instituição como um todo,
considerando seus objetivos organizacionais e as ações para alcança-los.
• Diagnóstico maximalista = CONJUNTO DE ÓRGÃOS de uma MESMA área de atuação. (Ideia de generalidade).
• O estudo da realidade arquivística brasileira constitui um diagnóstico maximalista.
• A elaboração do diagnóstico da situação arquivística para formulação da política de arquivo é própria do
diagnóstico maximalista.
• (FCC/TRT13/2014) Para Terry Cook, o mais importante no processo de avaliação não é o documento, mas
o contexto funcional em que é produzido. Tal contexto não se limita à unidade administrativa de origem, mas
remete ao ambiente cultural e social complexo em que a própria instituição está mergulhada. É chamada pelo
autor de c) Macro Avaliação;
• (FCC/DPE-RS/2017) Questionando os princípios do racionalismo científico e a ideia de verdades universais, o
renomado arquivista canadense Terry Cook (1947-2014) representou, no âmbito da Arquivologia, a corrente
pós-moderna de pensamento. Para o autor, a atribuição de valores aos documentos deve levar em conta o
mais amplo contexto social em que foram produzidos, e não apenas os organismos (públicos ou privados) de
que se originaram. Tal procedimento ficou conhecido como c) Macro Avaliação;
• (CESPE/PF/2004) De acordo com os arquivistas canadenses, o diagnóstico da situação arquivística ou
levantamento das necessidades, precede a implementação do programa de gestão de documentos. Em linhas
gerais a elaboração do diagnóstico visa à contextualização do acervo para a compreensão de sua
origem e identificação dos procedimentos e intervenções necessários do ponto de vista do acesso e
preservação das informações, ou seja, de acordo com o que diz o enunciado, o diagnóstico da situação
arquivística ou levantamento das necessidades, precede a implementação do programa de gestão de
documentos.
DIAGNÓSTICO MINIMALISTA MICRO ou MINI = achar problemas PONTUAIS e as possíveis soluções + Tabela de
classificação + TP; a missão, as funções, as atividades e a estrutura do órgão público ou empresa. Há uma especificação
e não generalização. Feito em uma instituição especifica.

Seu objetivo é reduzir o fundo ao menor nível funcional possível, pois considera que o “verdadeiro conjunto orgânico
de arquivos deriva dessa pequena parte” funcional. Ou seja, a estruturação do fundo é feita com as menores unidades
da instituição.

Análise que busca levantar os problemas/melhorias arquivísticos existentes na "organização", no "estudo de caso",
assim como, também ajuda na busca por soluções para os problemas específicos que foram detectados, ASSIM, um
dos possíveis objetivos que se pretende alcançar com esta análise é a ELABORAÇÃO de plano de classificação e
da tabela de temporalidade (visão pontual para a solução de um problema bem delimitado) - E-ARQ.

A opção por um diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista é feita para coletar informações necessárias
para a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade.
Levanta informações para o projeto arquivístico considerando a instituição em uma visão específica – seus
departamentos, seus clientes, seus serviços, seus materiais, etc. Estuda os processos ao nível de realização das
atividades, como pagamentos, gestão de pessoas, vendas, projetos, etc.

• Diagnóstico minimalista = UM ÓRGÃO ou UM SETOR, apenas. (Ideia de especificidade)

• Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas
pelo arquivista na organização do acervo.
• O diagnóstico minimalista é realizado a partir da observação dos arquivos de organizações;
• Um diagnóstico minimalista parte de um estudo de caso, e busca construir objetos de pesquisa e propor soluções
para os problemas detectados;
• Tem como objetivo organizar os documentos de arquivo em uma instituição.

Q1038354 O pré-diagnóstico é INdispensável quando a organização cujo acervo será diagnosticado não é complexa. O
Diagnóstico da Situação Arquivística (ou levantamento das necessidades arquivísticas) é indispensável antes da
implementação da Gestão de Documentos em acervos arquivísticos, independentemente de o acervo da Organização
ser complexo ou não.

* Segundo o DBTA: diagnóstico é a “Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições
de armazenamento, grau de crescimento, frequência de consulta e outros) sobre os arquivos, a fim de implantar
sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades”.

*Na realização de diagnóstico arquivístico em uma organização, recomenda-se ao profissional arquivista o uso de
formulários e de bases de dados.

*O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição de suas atividades e da relação destas com o fluxo das
informações contidas nos documentos. Captar esta relação nem sempre é uma tarefa fácil, porque é usual que não
exista consciência da vinculação do que se faz com as informações em movimento. O processo de alienação gerado
pelo trabalho muitas vezes impede que se perceba a sua dialética, imaginando-se que as informações contidas nos
documentos são um outro problema. Precisa-se tecer a imagem do passado e do presente das atividades, reconstruir
o trâmite e construir o objeto da pesquisa para além de sua aparência."
A nova arquivística na modernização administrativa - Luís Carlos Lopes
* Conforme João Tiago e Leonardo Reis (Arquivologia Facilitada, 2° Edição), o processo de diagnóstico arquivístico
procura saber informações como:

1. Existência de normas e manuais de arquivos;

2. Localização e instalações físicas;
3. Volume documental e espaço físico ocupado;
4. Condições ambientais e de armazenamento dos documentos;
5. Recursos humanos;
6. Gêneros e natureza dos arquivos;
 7. Classificação/Arranjo dos documentos, identificando os métodos de arquivamento adotados;
8. Procedimentos e formas de acesso à informação;
9. Controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e automação utilizados;
10. Estado de preservação e conservação dos documentos.

* O arquivista, ao diagnosticar a situação arquivística da organização em que desempenha suas atividades, deve
realizar o levantamento de dados acerca da média de arquivamentos diários e do controle de empréstimo de
documentos.

* O diagnóstico pode ser efetuado a partir da fase de utilização de documentos, sendo que neste caso os sistemas de
arquivo já estão implantados e em pleno funcionamento. O diagnóstico da situação arquivística é uma condição para
a implementação do programa de gestão de documentos.

* "Um diagnóstico acurado deve valer-se tanto de informações qualitativas (estudo de normas e manuais,
mapeamento de competências dos indivíduos, análise da estrutura organizacional etc.) quanto de quantitativas
(volume documental, média de arquivamentos diários, frequência de produção e de recebimento de espécies
documentais etc.)."

* Nem sempre deverá ser usado o metro linear.

POIS QUANDO os documentos Estiverem EMPACOTADOS, AMONTOADOS ou em CAIXAS DE DIVERSOS TAMANHOS,
fora de estantes deverá ser usado a medida de metros cúbicos para quantificar o acervo, sendo depois multiplicado
por 12 para se chegar aos metros lineares!!!