AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DEIDOCUMENTOS DE ARQUIVO

normas e procedimentos

, Ana Maria de Almeida Camargo 1

Preliminares

A avaliação é o processo pelo qual, no âmbito dos arquivos, se

estabelece e qualifica o valor dos documentos, determinando sua
duração.2 A formulação de normas e procedimentos para levar a
efeito a operação de destinação dos documentos de arquivo supõe,
por isso mesmo, identificar os que devem ser preservados e os que,
sem prejuízo para as instituições, podem ser eliminados. Num
sentido ampliado do processo de avaliação, como o adotado pelos
australianos, essa atividade tem alcance para abranger a própria
criação de documentos. Segundo el,es, a avaliação é um processo de
análise das atividades administrativas com vistas a determinar que
documentos de arquivo devem ser criados e inseridos em sistemas de
arquivamento, e quanto tempo precisam ficar acessíveis para atender
às necessidades da própria administração, às demandas de
racionalidade e transparência organizacional e às expectativas da
comunidade. 3

A avaliação integra a sene de medidas e rotinas que imprimem

racionalidade e eficiência à gestão documental, tendo por objetivo
possibilitar:

• pronta recuperação de foformações necessãrias para a

instituição;
• redução, ao essencial,· da massa de documentos
acumulados;
• orientação ao processo de produção documental;
• condições de guarda e conservação da documentação;
• melhor aproveitamento dos recursos humanos e materiais;
• · preservação do patrimônio arquivístico institucional.

O processo de avaliação deve ser desenvolvido com base nos

princípios, conceitos e procedimentos da arquivística, considerando-
se:

·i'
1 Trabalho bas'eado no relatório que a Comissão por mim presidida apresentou à
Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT, em 2000. A versão final da
norma ainda não foi editada.
2 DURANTI, Luciana. Toe concept of appraisal and archival theory. The Amerlcan

Archlvist, Chicago (II.), v. 57, n. 2, 1994. p. 328-344.

3
Appralsal guldellnes for Commonwealth reoords. Canberra: National Archives
of Australia, 2000. Disponível no site do Arquivo.
 • os objetivos, a estrutura ói-ganizacional e o funcionamento
da instituição detentora da documentação a ser avaliada;
• a organização dos documentos;
• a terminologia das áreas específicas de atuação do órgão
produtor.

É importante considerar, ainda,. a função e a atividade que

resultaram na criação do documento, lembrando que todo documento
é, por definição, veiculo de informação, pois permite o conhecimento
de seres, coisas, fatos e fenómenos. O documento de arquivo tem,
além disso, caráter probatório, que decorre sempre da necessidade de
comprovar ou evidenciar ações. '

O valor primário do documento relaciona-se à razão pela qual foi

concebido e criado. O estabelecimento de prazos de guarda deve levar
em conta, portanto, o uso que a instituição faz do documento para
que se cumpram os fins que determinaram sua criação. Cessados os
efeitos das ações neles consignadas, reduz-se a freqüência de uso dos
documentos de arquivo, ainda que não percam as qualidades
informativas e probantes que lhes são peculiares.

Já o valor secundário relaciona-se ao uso para outros fins que não

aqueles para os quais os documentos foram criados. Trata-se de um
valor agregado, que lhes é atribuído em decorrência de seu potencial
informativo.

Quem deve avaliar

A complexidade e a abrangência dos conhecimentos exigidos durante

o processo de avaliação, para estabelecimento de critérios de valor,
necessitam de equipe multidis<':iplinar, comumente designada
comissão de avaliação, que pode ser constituída por membros
efetivos e eventuais. Os membros efetivos atuam durante todo o
processo de avaliação, enquanto o:s eventuais só são convocados à
medida que vão sendo analisados os documentos relativos às
atividades de sua área.

A formação dessa comissão pode variar de acordo com a

especificidade da documentação, cabendo a quem a preside decidir
quanto à convocação, em qualquer momento, de consultores cujas
atividades profissionais estejam ligadas a uma ou mais ãreas a que
se referem os documentos objeto de· avaliação.

Recomenda-se que a mencionada comissão seja instituída em caráter

permanente, devendo, por isso, ser denominada Comissão
Permanente de Avaliação - CPA, visando à formação de um
repositório de experiências, à harmonia de critérios e procedimentos
e, ainda, ao melhor aproveitamento, das informações assim reunidas.

2
Nas instituições de grande porte ou de macroestrutura, a CPA poderá
contar com subcomissão(ões) sob sua coordenação e subordinação
técnica.

Na CPA e nas subcomissões é indispensável, em todas as etapas do

processo de avaliação, a contribuição dos gestores de documentos,
seja por sua proximidade com os órgãos produtores, seja pelo
conhecimento que têm da instituição e do acervo.
\
A Comissão deve ser instituída formalmente e integrada pelos
seguintes membros efetivos:

• titular ou representante da unidade de arquivo;

• profissional da área de arquivo;
• representante da área ·administrativa, conhecedor da
estrutura e do funcionamento da instituição;
• assessor juridico.
i
Podem integrar tambêm a Comissão, na qualidade de membros
eventuais consultores:

• representantes das áreas de atividades-fim da instituição;

• representante da área financeira;
• profissional(is) da(s) área(s) relacionada(s) aos valores
secundários atribuídos à documentação;
• profissionais que possam colaborar no desenvolvimento das
atividades da Comissão (especialistas em estatística,
conservação de documentos, informática, microfilmagem,
organização & métodos etc,).

A composição das subcomissões obedece ao modelo da CPA, no que

couber.

Compete à CPA:

• identificar e analisar o conteúdo dos conjuntos

documentais, tendo por ·base as atividades típicas dos
órgãos responsáveis por sua acumulação;
• examinar a legislação que regula as atividades e as
informações referentes à vigência e aos prazos de prescrição,
à existência de outras fontes recapitulativas e à freqüência
de uso dos documentos;
• determinar a destinação e os prazos de guarda dos
documentos, de acordo com o levantamento de dados, a
análise e a legislação referi!ios;

3
 ■ elaborar a tabela de temporalidade, as listas de eliminação
•
(quando for o caso) e o relatório final dos trabalhos,
apresentando-os à autorid~de que instituiu a Comissão4 ;
• providenciar a divulgação q.a tabela5 ;
• orientar a aplicação da tabela, quando necessàrio;
■ revisar periodicamente a tabela, tendo em vista a produção
ou supressão de documentos e alterações na estrutura
organizacional da entidade.;
• criar Subcomissão(ões) de Avaliação;
• orientar tecnicamente a(s) Subcomissão(ões),
acompanhando seu desempenho;
• convocar os membros efetivos e eventuais para reuniões;
• elaborar instruções de funcionamento da CPA (reuniões,
periodicidade, local, horàrio etc).

As competências da(s) Subcomissão(es) devem tomar como modelo,

no que couber, as que constam deste subitem.

Tabela de temporalidade

A tabela de temporalidade ê o principal instrumento de destinação.

Nela vêm determinados os prazos para transferência, recolhimento e
eliminação de documentos.

Em sua elaboração ressaltam-se · a identificação e a análise do

conteúdo dos conjuntos documentais à luz da legislação, do
funcionamento do órgão e de práticas administrativas, sem
necessidade de manusear individualmente cada documento, a não
ser por amostragem, quando for o caso. Desse trabalho resultam as
decisões sobre os prazos de guarda e destinação que irão figurar na
. tabela, bem como propostas de alteração de suporte .
•
De se notar que, uma vez elaborada e aprovada, será essa mesma
tabela utilizada sempre que se realize a avaliação sistemática aqui
recomendada, sem necessidade de nova aprovação de autoridade
superior. Todavia, nos casos de alteração da estrutura organizacional
e do funcionamento da instituição, nos casos de inclusão ou
supressão de documentos, caberá à Comissão Permanente de
Avaliação rever a Tabela.

Quanto à sua configuração, a tabela de temporalidade deve conter

informações básicas sobre:

4
Em se tratando de documentos públiCos ou identificados como de interesse
público, os resultados dos trabalhos da Comissão devem ser também
encaminhados para aprovação da instituição arquivística pública em sua específica
esfera de competência.
5
Em se tratando de instituições públi.cas, a divulgação deverá ocorrer por
intermédio de ato legal a ser publicado 'ha imprensa oficial ou, na inexistência
desta, em outro veículo de divulgação local.

4
couJuntos documentais ;
Produzidos e recebidos pela instituição, são definidos a partir de
suas estruturas organizacionais; funções e atividades (plano de
classificação), referencial para arquivamento e avaliação.

prazos de guarda
Trata-se do registro do tempo de arquivamento dos documentos
nas fases corrente e intermediária. O prazo estabelecido para
essas fases relaciona-se ao período em que o documento ainda é
necessário à administração, sçndo consultado com maior ou
menor freqüência. ·
As vias e cópias de documentos podem ter prazos de guarda e
destinação diferentes daqueles estabelecidos para os respectivos
originais.
O prazo de guarda deve ser indicado, de preferência, em anos.
Pode, no entanto, em caráter excepcional, ser expresso a partir de
uma ação concreta. que deverá necessariamente ocorrer em
relação a determinado coajunto documental. Recomenda-se que
tal ação seja definida de forma objetiva e direta.
É fundamental para a correta aplicação dos prazos estabelecidos
na Tabela de Temporalidade a adoção de um critério para início da
contagem do tempo de guarda dos documentos, que pode ser
determinada a partir das seguintes datas:
• da produção do documento;
• do "arquive-se";
• do cumprimento de uma decisão administrativa ou
judicial;
• do término da vigência de uma ação;
• da prescrição;
• do ato que declara extinto um direito (data de decadência
do direito).
A guarda de alguns documentos pode ainda estar prevista em
rotinas de trabalho.

destinação final
Após o cumprimento dos prazos de guarda nas fases corrente e
intermediária, é indicada a destinação final: eliminaçao ou
guarda pennanente.

observações
Dentre as informações complementares, necessárias à correta
aplicação da tabela, incluem-se: justificativa, orientação quanto
à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos
quanto à destinação dos documentos, segundo a
particularidade dos conjuntos avaliados.

5
Estágio em que deve ser realizada a avaliação

Considerando o ciclo vital dos documentos, a avaliação deve ser

realizada na fase corrente, a intervalos regulares.

Vale notar, entretanto, que em qualquer das fases de arquivamento,

quando necessária, poderá ser realizada a avaliação, desde que não
se torne rotineira.

Aplicação da tabela de temporalidade

O processo de avaliação de documentos só se conclui após o

cumprimento das ações estabelecidas na tabela, que, por sua vez,
depende dos seguintes procedimentos:

• selecionar fisicamente os documentos, conforme a destinação

estabelecida na tabela;
• preparar adequadamente os documentos destinados à
eliminação, transferência ou recolhimento;
• efetivar a destinação (eliminação, · transferência ou
recolhimento), emitindo os termos necessários;
• providenciar mudança de suporte, quando prevista.

Se necessário, deve ser considerado o uso da amostragem - têcnica

de seleção de pequena parte, tomada de um conjunto de documentos,
capaz de fornecer informações sobre o universo destinado à
eliminação. Para o cálculo da amostra, a Comissão deve recorrer a
métodos estatísticos.

A eliminação dos documentos em suporte papel deve ser efetuada por

fragmentação, manual ou mecànica, possibilitando a reciclagem.

Avaliação de documentação acumulada sem tratamento

arquivístico

Embora a avaliação deva ser realizada na fase corrente, como rotina,

recaindo sobre documentos tecnicamente organizados, há que se
considerar a existência, por vezes, de grandes volumes de
documentos acumulados ao longo do tempo, em geral sem
classificação arquivística e sem uso administrativo, depositados em
outro(s) local(is) fora da unidade de origem ou mesmo do arquivo da
instituição, em decorrência de falta de espaço fisico.

Quando não é possível aplicar a tabela de temporalidade já existente

no órgão a essa massa documental, cumpre obedecer às seguintes
etapas:

• determinação da unidade responsável pela avaliação, que deve

ser, de preferência, o arquivo existente na instituição (na

6
 ausência dessa unidade, a escolha recairá sobre a que for
responsável pela guarda da documentação a ser avaliada);
• convocação da Comissão 'Permanente de Avaliação da
instituição ou, ainda, em casos excepcionais, para atender a
situações de emergência, constituição de comissão específica,
denominada Comissão Extraordinária de Avaliação de
Documentos6 ;
• visita da Comissão ao(s) local(is) em que se encontram
depositados os documentos, para que seja verificada a extensão
e complexidade do trabalho a.ser executado;
• limpeza e organização mínima do(s) ambiente(s) em que se
encontram os documentos· (providenciadas pela unidade
responsável pela avaliação);
• definição das estratêgias a serem adotadas, tendo em vista o
porte dos órgãos envolvidos;
• realização de entrevistas com agentes conhecedores do
funcionamento das atividades-meio e fün, visando à coleta de
dados preliminares sobre os documentos relacionados com as
funções da instituição, como' base para as fases seguintes do
processo de avaliação;
• formação de equipe - constituída oficialmente e composta por
servidores do arquivo e/ou da unidade responsável pelos
documentos objeto da avaliação, podendo ser, também,
integrada por pessoal de outras unidades7 - para identificação
dos documentos e posterior cumprimento das determinações
da Comissão;
• identificação dos documentos· a serem avaliados, considerando,
entre outros aspectos:
• unidade orgânica detentora dos documentos a serem
avaliados (denominação, endereço, telefone e nome do
titular) e órgão(s) a que :está subordinada;
• legislação que regulam.enta as atividades desenvolvidas
pela unidade detentora 'da documentação analisada;
• grau de heterogeneidade ou concentração de tipos
documentais;
• conjuntos documentais existentes: tipos documentais
(espécies / atividades f' funções) 8 , datas-limite, volume9 ,

6
Do ato oficial de constituição devem co~star a composição, a competência e o
frazo para a conclusão dos trabalhos.
Essa equipe, que atuará sob a coordenação do titular da unidade responsável pela
avaliação, será treinada e supervisionada pela Comissão. Os funcionârios
selecionados devem ter capacidade para cumprir as instruções ministradas pelo
treinamento e, também, não ter impedimentos para o desempenho das tarefas
inerentes ao trato fisico de grandes voluffies de documentação acumulada. Se o
volume de trabalho assim o exigir, poderá ~er constituída mais de uma equipe.
8
Nesse processo é importante a coleta de amostras que possant fund8.lllentar as
decisões da Comissão.
9
Na aplicação dos formulários, por equipe treinada e supervisionada, torna~se
necessário fornecer aos agentes desse encargo orientação sobre a
quantificação/mensuração dos documentos. Para a documentação textual,

7
e
ocorrência de consultas por mês e/ ou ano (estabelecendo
•
parâmetros quando não houver dados precisos), estado
de conservação, acondicionamento, ocorrência de
avaliação anterior, existência de instrumentos para
recuperação da informação e reprodução dos documentos
por meio de microfilmagem;
• estabelecimento de prazos de guarda e destinação;
■ elaboração de Relatório de destinaçao de documentaçao
acumulada sem tratamento· arquivtstico, contemplando os
seguintes elementos:
• objetivos do relatório;
• indicação dos conjuntos documentais identificados
(conteúdo, datas-limite, freqüência de consulta etc.);
• proposta de destinação;,
■ observações (dados complementares sobre critérios de
classificação, eliminação, instrumentos de busca,
legislação etc.).

O Relatório terá o mesmo andamento da Tabela de Temporalidade

envolvendo a confecção de listagerµ de eliminação e de edital para
divulgá-la. Nessa medida ê que serve de base para a oportuna
elaboração e/ou revisao da própria Tabela da instituição,
independentemente de as atividades a que se referem os documentos
avaliados continuarem ou não a ser exercidas.

DEFINIÇÕES

Arquivo - Conjunto de documentos acumulados por pessoas tisicas

ou jurídicas, públicas ou privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, qualquer , que seja a configuração das
informações e seu suporte.
Atividades-fim - Conjunto de encargos desenvolvidos por uma
instituição para o desempenho de suas competências específicas.
Atividades-melo - Conjunto de encargos desenvolvidos por uma
instituição para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas
atividades-fim.
Avaliação - Conjunto de procedimentos necessários para estabelecer
a destinação dos documentos de arquivo, incluindo sua identificação,
valoração e seleção.

recomenda-se que a quantificação seja feità em metros lineares, tendo como base o
comprimento das prateleiras das estantes e/ ou a profundidade das gavetas dos
arquivos. Caso haja documentação amontoada, faz-se uma metragem cúbica das
pilhas de documentos (comprimento X al°:Jra X largura), seguida da conversão da
medida encontrada para metros lineares, que é feita com base em tabela
internacional, multiplicando-se os metros cúbicos pela média 12. No tocante à
documentação iconográfica, cartográfica, : filmográfica, sonora e micrográfica, a
quantificação será feita por peça ou unida~e de arquivamento.

8
 Ciclo vital dos documentos - Sucessão de fases por que podem
• passar os documentos de arquivo, desde o momento em que são
criados até a sua destinação final.
Comissão de Avaliação - Grupo multidisciplinar encarregado da
avaliação de documentos de um arquivo.
Decadência - Extinção de um direito, em conseqüência da revogação
do termo legal que o fundamentava:
Destinação - Encaminhamento dos documentos, a partir da
avaliação, para guarda (temporária ou permanente) ou eliminação.
Documento em fase corrente - Aquele em curso ou que, mesmo
sem movimentação, mantém interesse administrativo e é objeto de
consultas freqüentes.
Documento em fase intermediária - Aquele que, embora detenha
interesse administrativo, não é mais objeto de consultas freqüentes,
devendo cumprir prazo de guarda temporária para posterior
eliminação ou recolhimento.
Documento de guarda permanente - Aquele que, por manter seu
potencial de uso para a instituição e/ou a sociedade, deve ser
preservado.
Lista de eliminação sumária - ·: Instrumento de destinação que,
aprovado pela autoridade competente, relaciona documentos cuja
eliminação sumária seja recomendável.
Plano de classificação - Esquema no qual os documentos de arquivo
são distribuídos em classes .correspondentes às estruturas
organizacionais, funções e/ou atividades da instituição.
Prazo de guarda - Intervalo de tempo durante o qual os documentos
são mantidos no arquivo corrente e-no intermediário.
Prescrição - Condição pela qual se extinguem prazos para aquisição
ou perda de direitos.
Recolhimento - Entrada de documentos em arquivos permanentes.
Seleção - Separação fisica dos conjuntos documentais com vistas ao
cumprimento de sua destinação.
Suporte - Material sobre o qual as mformações são registradas.
Tabela de temporalidade - Instrumento de destinação que, aprovado
pela autoridade competente, .detehnina prazos para transferência,
recolhimento e eliminação de documentos.
Termo de eliminação - Registro que comprova ter sido efetivada a
eliminação de um determinado conjunto de documentos.
Transferência - Passagem de documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermediário.
Valoração - Procedimento pelo qual se identificam os valores
primários e secundários - dos documentos de arquivo.
Vigência - Condição pela qual permanecem efetivos e vãlidos os
encargos e disposições contidos nos documentos.

São Paulo, outubro de 2001.