Lição 4 de 8

MÓDULO 02: ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DOS

INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Neste módulo, vamos apresentar os principais instrumentos técnicos de gestão de documentos, os

responsáveis pelo processo de elaboração e os pré-requisitos para elaboração dos instrumentos.

Mas, antes de avançarmos, é importante você compreender a importância desses instrumentos para a gestão
de documentos.

A gestão de documentos é apoiada por quatro instrumentos principais: plano ou código de classificação,
tabela de temporalidade e destinação, manual de gestão arquivística de documentos e esquema de
classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos (conforme o modelo de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos – e-ARQ Brasil).

Ao final deste módulo, você será capaz de:

 1 reconhecer os instrumentos que precisam ser elaborados para uma efetiva realização da gestão
de documentos;

2 identificar suas responsabilidades para elaboração dos instrumentos de gestão;

3 qualificar as atividades que precisam ser desenvolvidas para elaborar os instrumentos de

gestão.

1 . PR I NC I PA I S I NS T R U M E NTO S DE G E S TÃ O DE DO C U M E NTO S

1. PRINCIPAIS INSTRUMENTOS
DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Os instrumentos de gestão servem para apoiar os procedimentos e as operações técnicas de gestão
arquivística de documentos. Neste curso iremos abordar apenas o Código de Classificação e a Tabela de
Temporalidade e Destinação dos Documentos.

O Código de Classificação é o esquema “de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos
de arquivamento específicos, elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da
análise do arquivo por ela produzido, expressão geralmente adotada em arquivos correntes.” (Arquivo
Nacional, 2005, p. 132).
Quando elaboramos um Código de Classificação de Documentos, temos como objetivo refletir as atividades
desenvolvidas pelo órgão/entidade.

Já a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o instrumento de avaliação, aprovado por

autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o
recolhimento ou a eliminação de documentos.

FIQUE ATENTO!

Como estamos tratando da elaboração de instrumentos relativos às atividades finalísticas, devemos lembrar
que, para as atividades-meio do Poder Executivo federal, já existem os instrumentos de gestão de
documentos (Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos), aprovados
pela Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020. Os instrumentos estão disponíveis em:
https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/codigo-de-
classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/codigo-de-classificacao-e-
tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-relativos-as-atividades-meio-do-poder-executivo-
federal

Assim, para que possamos ter uma base segura de elaboração desses instrumentos, precisamos seguir
alguns passos:

Formação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) no órgão/entidade.

 Coleta de dados: legislação.

Estudo de funções.

Levantamento da produção documental.

Vamos na sequência do curso conhecer os responsáveis e suas atribuições, em cada etapa da elaboração dos
instrumentos.

2 . O S R E S PO NS ÁV E I S NO PR O C E S S O DE E L A B O R A Ç Ã O

2. OS RESPONSÁVEIS NO
PROCESSO DE ELABORAÇÃO
Conforme disposto na legislação brasileira, o Arquivo Nacional possui atribuição de prestar orientação técnica
em gestão de documentos para os órgãos/entidades do Poder Executivo federal. E neste contexto, a
elaboração dos instrumentos técnicos pertinentes.

Essa atividade é formalizada através de processo administrativo, no qual são definidos: o cronograma de
atividades, os técnicos responsáveis pela orientação e as etapas a serem cumpridas pelo órgão/entidade
solicitante e pelo Arquivo Nacional.
Os integrantes da CPAD são orientados pelos técnicos do Arquivo Nacional ao longo de toda a atividade, com
o objetivo de que a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos ocorra de acordo com os requisitos
técnicos estabelecidos pelo próprio Arquivo Nacional, a quem cabe a aprovação dos referidos instrumentos.

SAIBA MAIS

Que o Arquivo Nacional possui um documento com orientações para formação de Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD)? Está disponível em: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-
br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/recomendacoes-tecnicas-
1/recomendacao_06_constituicao_cpad_2020_10_05.pdf

Vamos conhecer agora as atribuições e responsabilidades da CPAD!

Vale destacar que desde a publicação do Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997, os órgãos/entidades do
Poder Executivo federal devem constituir sua respectiva Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
(CPAD). Tal determinação prosseguiu no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que revogou o Decreto nº
2.182, de 1997. E mais recentemente, com a publicação do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019,
constatamos que compete à CPAD, em especial:
 Fonte: Elaborado pelos autores.

Assim, observa-se que é grande a responsabilidade da CPAD e de seus integrantes na elaboração dos
instrumentos de gestão de documentos. Sua participação nesse trabalho deve ser a de, juntamente com a
equipe do Arquivo Nacional, contribuir com o conhecimento técnico para identificar os valores dos
documentos e avaliar o prazo de guarda e destinação final dos mesmos, bem como fornecer informações
necessárias às definições das classes e subclasses, grupos e subgrupos, quando for o caso.

Após o acordo inicial de orientação técnica do Arquivo Nacional ao órgão solicitante, serão definidas as etapas
desse projeto.

3 . PR É -R E Q U I S I TO S PA R A A E L A B O R A Ç Ã O DO S I NS T R U M E NTO S
( FO R M A Ç Ã O DE C PA D/ E S T U DO DE FU NÇ Õ E S / L E VA NTA M E NTO
DA PR O DU Ç Ã O DO C U M E NTA L )
3. PRÉ-REQUISITOS PARA A
ELABORAÇÃO DOS
INSTRUMENTOS (FORMAÇÃO DE
CPAD/ESTUDO DE
FUNÇÕES/LEVANTAMENTO DA
PRODUÇÃO DOCUMENTAL)
Neste tópico iremos abordar de forma básica os passos que precisam ser cumpridos antes da elaboração dos
instrumentos, conforme a seguir:
 Fonte: Elaborado pelos autores.

3.1 Formação da CPAD

Como já visto anteriormente, a CPAD foi instituída como obrigatoriedade aos órgãos públicos pelo Decreto nº
2.182, de 1997. Com a publicação do Decreto nº 10.148, de 2019, as principais atribuições da CPAD são:

elaborar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos,

relativos às atividades-fim, que precisam ser aprovados pelo Arquivo Nacional;

orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação arquivística, no

âmbito de seu órgão/entidade.
Mas de que forma será constituída essa Comissão?

Recomendamos que a formação da CPAD seja instituída por ato administrativo e seus membros sejam
designados pelo titular do órgão/entidade, dentre seus servidores/funcionários, ou pelo titular da unidade
organizacional. Ou, ainda, por titular(es) de instituições públicas ou não, se necessário, quando a ela for
solicitado.

Assim, deverão integrar as CPAD os seguintes membros:

arquivista ou responsável pelos serviços arquivísticos do órgão ou entidade que a presidirá;

representantes das diversas unidades organizacionais do órgão ou entidade, que conheçam as

atividades desenvolvidas, de maneira que sejam capazes de identificar os valores primário e/ou
secundário dos conjuntos documentais a serem analisados, avaliados, selecionados e
destinados à guarda permanente ou eliminação.

Bom, agora como você já sabe a forma de orientar seu órgão/entidade na formação da CPAD, vamos
continuar o nosso conteúdo e aprender sobre as etapas de coletas de dados, conforme já observamos
inicialmente no Módulo 1.

3.2 Estudo das funções

O estudo das funções consiste em estudar a administração pública e suas funções e atividades. Essa análise
nos permite entender o vínculo dos documentos com os órgãos produtores e seu contexto de produção e uso.

Anteriormente já citamos a importância da aplicação do método funcional para a elaboração do Código de

Classificação e da Tabela de Temporalidade, em decorrência das diversas transformações que ocorrem nos
órgãos/entidades do Poder Executivo federal.
Assim, quando elaboramos os instrumentos de gestão aqui referidos, com base nas funções exercidas pelo
órgão/entidade, conferimos maior estabilidade e confiança nas unidades de arquivamento às quais estão
ligadas as classes, além de garantir que seja refletida a relação dos documentos arquivísticos ao órgão
produtor e sua ordem original de produção.

Vamos agora conhecer as etapas necessárias para o levantamento das funções!

a) Coleta de dados
–
O estudo das funções administrativas de uma instituição se inicia com a etapa de coleta de dados sobre o
órgão/entidade, ou seja: pesquisa sobre os atos normativos, de natureza jurídica ou administrativa, que
disponham sobre as competências do mesmo, assim como sua estrutura organizacional.

Nessa etapa, se faz necessária a pesquisa dos seguintes elementos:

atos de natureza jurídica, como leis, decretos, portarias, regimentos, e outros atos
normativos que tratem das atribuições do órgão/entidade, bem como de sua estrutura
organizacional;

atos de natureza administrativa, que contribui para a compreensão das atribuições

desempenhadas pelo órgão/entidade, tais como: relatórios de gestão, mapa
estratégico, plano estratégico, site e fôlderes institucionais, documentos sobre a política
institucional, carta de serviços ao usuário;

pesquisa de literatura especializada, o que auxilia a esclarecer aspectos de sua

trajetória administrativa e sua posição no Poder Executivo federal.

Nesse momento também é considerada a trajetória administrativa da instituição, no intuito de conhecer o

contexto de produção dos documentos.

b) Levantamento e identificação da estrutura administrativa

–
Inicialmente, o estudo é feito com base na estrutura administrativa e as atribuições referentes a cada
unidade administrativa do órgão/entidade, em que são identificadas as atividades de suporte administrativo
ou apoio estratégico, e as que realizam atividades finalísticas, suas respectivas atribuições e referências
legais.

c) Atribuição das atividades das unidades administrativas

–
Após a identificação das atividades finalísticas do órgão/entidade, são identificadas as atribuições referentes
às atividades administrativas. Nessa etapa é feito um mapeamento de cada unidade administrativa,
relacionando suas atribuições. É preciso atentar para as atividades-meio e fim, que devem estar separadas.

Essa etapa deve se relacionar previamente à leitura dos atos de natureza jurídica que institui o
órgão/entidade, ou seja, as atividades finalísticas devem estar em total consonância com os dispositivos
legais encontrados durante o levantamento previamente realizado. Aqui não deve ser considerada a
estrutura organizacional, mas sim as funções e atividades atribuídas a cada unidade administrativa.

d) Identificação das atribuições do órgão

–
Aqui, as atribuições administrativas são elencadas, desvinculando-as de suas unidades administrativas, visto
que devemos considerar as funções e atividades, não a estrutura do órgão/entidade. Teremos, dessa forma,
uma relação com todas as atividades administrativas exercidas pelo órgão, das mais gerais para as mais
específicas.

e) Verificação de duplicidade de atividades

–
Nesse momento, verificamos a possível existência de atividades semelhantes, que possam ser exercidas por
áreas diferentes, bem como analisamos se estas atividades se complementam. Tal verificação visa evitar que
tenhamos atividades semelhantes refletidas nos instrumentos, o que poderia gerar duplicidade na
classificação.
f) Categorização das funções
–
A compilação das funções será analisada a partir de suas semelhanças de atribuições e assim serão
reunidas em categorias que denotem as funções do órgão/entidade.

Essas categorias serão sempre hierarquizadas do geral para o específico, entre funções, subfunções e
atividades, indicando, assim, a subordinação entre elas.
Dessa forma, podemos perceber que cada subfunção reúne as atividades necessárias à execução das
funções de um órgão/entidade.

Devemos estar atentos ao nomear essas categorias, pois tais descritores devem expressar fielmente o seu
conteúdo e não a sua estrutura organizacional, bem como evitar nomear projetos, planos ou programas de
trabalho.

3.3 Levantamento da produção documental

a) Aplicação de entrevistas e formulários

Devem ser realizadas entrevistas com os técnicos responsáveis pela produção e utilização dos documentos
nas respectivas áreas finalísticas.

Nessa etapa, temos como objetivo conhecer: informações sobre os documentos que são produzidos pela
unidade administrativa no desempenho de suas atividades, a frequência de consultas, os métodos de
ordenação e arquivamento, os prazos de prescrição (quando houver) e as propostas preliminares de
temporalidade e de destinação final.

Durante as entrevistas, deve ser preenchido o formulário de levantamento da produção documental,

elaborado pelo Arquivo Nacional.

b) Preenchimento do formulário de levantamento da produção documental

O referido formulário foi elaborado por equipe técnica do Arquivo Nacional e tem como objetivo apoiar o
detalhamento da estrutura hierárquica do Código de Classificação de Documentos, de maneira a contemplar
os documentos produzidos e acumulados no desenvolvimento de determinadas atividades.

SAIBA MAIS

Este formulário está disponível em: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-

documentos/orientacao-tecnica-1/codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-
documentos-de-arquivo/levantamento_producao_documental2021_10.pdf

Ele é composto por 2 (dois) módulos, a saber:

o Módulo 1 refere-se à unidade administrativa produtora dos documentos, suas funções e atividades;

o Módulo 2 refere-se aos documentos produzidos em decorrência do desenvolvimento das atividades da

unidade administrativa.

O preenchimento do formulário deverá seguir os passos descritos a seguir:

1. identificar todas as unidades administrativas produtoras de documentos;

2. preencher um Módulo 1 para cada unidade administrativa;

3. identificar as atividades de cada unidade administrativa;

4. identificar os documentos produzidos por atividade;

 5. preencher um Módulo 2 para cada documento produzido pela unidade administrativa no
desenvolvimento da atividade.

FIQUE ATENTO!

Caso uma mesma atividade produza mais de um documento, deverão ser preenchidos tantos módulos 2
quantos forem os documentos produzidos no desenvolvimento dessa atividade.

c) Identificação dos documentos arquivísticos produzidos

Após o preenchimento do formulário citado, consegue-se ter as informações básicas, não somente sobre a
documentação que é produzida, mas, também, as referentes ao trâmite, frequência de consultas, prazos de
uso e prescrição, bem como sobre a produção de documentos relativos à evolução administrativa do
órgão/entidade.
FIQUE ATENTO!

Os documentos arquivísticos podem ser produzidos em diversos formatos, não apenas em suporte papel.
Então, nesta etapa do trabalho, os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos digitais
também devem ser identificados e considerados.

d) Diagnóstico da produção documental

Após cumpridas todas as etapas anteriores, temos um diagnóstico da produção documental, ferramenta
essencial para nos guiar na elaboração dos instrumentos de gestão de documentos.

Essa ferramenta é útil para a racionalização da produção e do trâmite documentais e nos fornecer material
suficiente para indicar o funcionamento de cada unidade administrativa, no que diz respeito à produção,
tramitação e acumulação dos documentos, subsidiando a estruturação e o desenvolvimento dos instrumentos
de classificação e de avaliação.

Qual a próxima etapa?

A próxima etapa será a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos, que deve seguir os passos
indicados no diagrama a seguir, de acordo com as orientações prestadas pelas equipes de gestão de
documentos do Arquivo Nacional.
 Fonte: Elaborado pelos autores.

M Ó DU LO 0 3 : E L A B O R A Ç Ã O DO C Ó DI G O DE C L A S S I FI C A Ç Ã O DE
DO C U M E NTO S