Administração de materiais e patrimônio

Recursos: financeiros: $$$

Humanos: pessoas, capital intelectual e humano

Tecnológicos: patentes, tecnológicas, máquinas, equipamento e etc.

Materiais: são recursos e elementos físicos (tangíveis) que servem para produção do produto final de
natureza não permanente (porque ele é consumido ou transformado em produtos)

Patrimônio: conjuntos de bens, valores, direitos e obrigações, de natureza permanente. Podem ser
utilizados para gerar riqueza.

 A centralização da gestão de materiais permite um melhor planejamento da demanda integrada da

organização ganhos de economias de escala no volume de compras, na eficiência e na especialização do
trabalho, além do melhor controle de custos. Apesar disso, trata-se de modelo mais lento e com menor
capacidade de atender a demandas urgentes e flexíveis. A descentralização por sua vez, permite maior
agilidade nas compras e atendimento das Mrs. e acesso direto do usuário ao gestor de materiais (estoque,
compras, etc.). Apesar disso ela gera um custo superior para a organização e perdas de economia de escala.

Produto logístico
 Classificação de materiais
Ato de agrupa-los segundo diferentes critérios como forma, dimensão, peso, tipo, natureza etc.

Atributos: FAP (flexibilidade (capacidade de adaptação e harmonização), abrangência (abrangência de opções) e

praticidade (simples e direto))

Objetivos: Especificar: fazer sua identificação, descrição detalhada

Nome básico + especificador + característica física + elementos auxiliares

Simplificar: tornar simples, menos diverso

Codificar: criar sistema de códigos

Associado a um item de estoque, deve ter expansividade, unicidade, operacionalidade,

simplicidade, concisão, confiabilidade, versatilidade, padronização

*sistema federal (EUA) 11 algarismos/ sistema CSSF (França) 8 algarismos/ classificação UNPSC (ONU) 10 dígitos em
5 grupos ou 8 dígitos + sufixo 2 dígitos

Normalizar: criar normas (no brasil temos a ABNT - ISO)

Padronizar: criar padrões de uniformidade

Catalogar: criar uma lista com todos os itens de material (SKU)

Critérios de classificação de materiais:

De produção: Verticalização: a própria empresa fabrica seus insumos, horizontalização: a empresa compra seus
insumos

Dificuldades de aquisição: intrínsecas ou extrínsecas

Mercado fornecedor: nacional, estrangeiro e processos de nacionalização

Tipo de demanda: materiais de estoque e não estoque

Aplicação: p/ Chiavenato

matérias primas: básicos do processo produtivo

Materiais em processamento (ou vias, em fabricação)

Materiais semiacabados: quase produtos, faltando acabamento

Material acabado (componentes) consumo integrado, já estão montados mas precisam integrar ao
produto acabado

Produto acabado

p/ viana:

materiais produtivos: usa direto no processo produtivo

material de consumo geral: não destinado a produção ou manutenção

material de manutenção (consumo para manutenção)

material auxiliar/improdutivo: que não se incorpora ao produto final inclusive manutenção e consumo

Classificação contábil:

Materiais de consumo: em razão do uso perde identidade física ou tem uso limitado a dois anos
Material permanente: não perde identidade física ou dura mais de 2 anos

STN 448/02 – parâmetros excludentes tomados em conjunto

quanto à criticidade - Classificação XYZ: x baixa criticidade – y media criticidade – z alta criticidade (quão importante
é para a produção da organização)

quanto ao valor – Classificação ABC (gráfico de pareto) – A alto valor pequena quantidade, B media quantidade e
médio valor, C grande quantidade baixo valor

Compras
Busca equilibrar prazo, preço e qualidade.

Estabelecer relações ganha-ganha

Centralização X Descentralização de compras

vantagens
Centralização economia de escala, melhor
planejamento, evita duplicidades
Descentralização maior agilidade, mais flexibilidade,
maior acesso aos usuários
Desvantagens
centralização: menos flexível, mais
distante do usuário, mais lento
perda de economia de escala, custo
do pedido maior, disparidade de
preços.

Procurement: são compras em geral (unido todos os setores de compras)

Perfil do comprador: ético, dinâmico, capacidade de negociação, boa interlocução, iniciativa, manter sigilo e etc.

 Funções: chefe de compras, comprador de materiais diversos, comprador técnico, comprador de

matéria prima, auxiliar de compras, acompanhador de pedidos.

*cadastro de fornecedores é indispensável

Principais atividades: identificação, cadastro e seleção

Diferentes fontes: única: um único fornecedor para determinado item

Simples: quando tem vários fornecedores para determinado item, criando concorrência maior,
cria relacionamento com fornecedores

Múltipla: vários fornecedores disponíveis e usa-se vários deles para as compras, gerando
competição entre fornecedores.

Fornecimento: monopolista: exclusivos, monopólio, “tomadores de pedidos”

Habituais: sempre consultados pela organização, tratamento diferenciado

Especiais: fornecem materiais não habituais; especiais

Tipos de produto: commodities: não diferenciados entre si, preços flutuam com base em oferta e demanda

Produtos padronizados: concorrência elevada, difícil negociação, preços padronizados

Itens de pequeno valor: grande esforço e baixo custo, contratos de longo prazo para fornecimento

Itens por encomenda: cotações caso a caso, com negociações, não encontra fácil para venda

De acordo com tramite: compras emergenciais: inconstantes, pula etapas para agilizar a compra, custo alto

Compras normais: constantes, seguem etapas normais de compras

Compras parceladas: contratos de longo prazo

De acordo com item: compras patrimoniais e compras para consumo

Quanto as formalidades: compras formais e informais

De acordo com recorrência: compras inéditas: nunca foram feitas antes

recompras rotineiras: diretas, recompras de produtos usuais e comuns

Recompras modificadas: compras usuais que voltam a ser feitas porem com
modificações

L.E.C – lote econômico de compras

Quanto maior o estoque maior o custo de estoque

Quanto mais compras pequenas menor o custo de estoque e maior o custo do pedido

Objetivo do lec equilibrar o custo de emissão de pedidos e custos de estoques

Fórmula: 2as 2 x a = demanda do material por período em unidades X

ic s = custo para emitir um pedido, em dinheiro

___________________________________________________________

i = custo de armazenagem por período (porcentagem em decimal) X

c = custo da unidade comprada

Estoques
Todo produto em estoque possui custo de pedido e custo de aquisição

 Estoques grandes geram custos: custos de armazenagem, custo de capital, custo de riscos, entre outros
 Estoques pequenos também podem gerar custos: quebra de estoque, quebra de produção, perda de imagem,
entre outros

JIT – Just in time: busca reduzir estoques a zero

Produção puxada

KANBAN: ferramenta de controle de estoques com base em cartões coloridos ao longo da linha de produção.

JIC – oposto do JIT, busca aumentar o estoque com vistas a possíveis demandas futuras

Produção empurrada

Políticas de estoques: decisões prévias para definir quando pedir, quanto pedir e como controlar estoques
CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES: estoques de antecipação

Estoque de segurança: de flutuação, estoque mínimo

Estoque de tamanho do lote, ou estoque de ciclo

Estoque de transporte: de tabulação, em trânsito, de canal, ou movimento

Estoque de hedge: para de proteger de flutuações esperadas, normalmente

commodities

 Análise de estoques ABC

Técnicas de previsão de consumo

Qualitativas: não quantificáveis

 Predileção: técnicos conhecedores estabelecem evolução de vendas futuras.

Quantitativas: dados numéricos

 Projeção: repetição do passado

 Explicação: explicar vendas do passado relacionando as mesmas com outras variáveis

Evolução de consumo:

Regular: pouca variação entre períodos do calendário

Tendência: caria regularmente em uma direção normal

Sazonal: variação em relação a causas específicas no tempo

Irregular: consumo aleatório

Métodos matemáticos para previsão do consumo

Ultimo período: repete o que usou no ultimo peiodo

Média móvel: soma dos períodos pelo número de períodos (média)

Média móvel ponderada: soma dos períodos (atribuído um peso a cada período) pelo total da soma dos pesos do
período, que devem sempre somar 100% (peso maior a períodos mais recentes)

Média móvel com ponderação exponencial: mais valor aos dados recentes e manuseando menos informações
(utiliza-se uma constante k)

Mínimos quadrados: busca adequação referente a reta formada pelos dados para prever os próximos períodos

Reposição de estoques

 Por quantidade: quando chega a uma quantidade específica realiza-se um novo pedido
 Por tempo/sistema de reposição periódica: quando chega um período determinado realiza-se um novo pedido
 Por quantidade e tempo (máximos e mínimos, ou reposição contínua): há uma cota de materiais a serem
repostos depois de um determinado período em uma época determinada. Eu determino um PONTO DE PEDIDO
GRÁFICO DENTE DE SERRA (cenário ideal), onde:

-Estoque máximo (Emax) soma do estoque de segurança + LEC (Q)

-Ponto de pedido (PP): momento que o estoque atinge o estoque de

-Segurança, e a organização deve realizar um pedido de compra

-Estoque de segurança (ES): absorve as flutuações de demanda e de tempo de entrega (calculado pelo desvio padrão
x sigma)

-Lead time: tempo transcorrido entre o pedido e a entrega

 Imediata por quantidade: usado no JIT/KANBAN, pedido de compra conforme o pedido ocorre

MRP: evoluiu p/ mrp II e depois para ERP – um plano de produção orienta a compra dos recursos
Avaliação e controle de estoques

Indicadores: Giro de estoque índice de rotatividade.

Fórmula: cm consumo médio

em estoque médio

taxa de cobertura: antigiro, oposto do giro de estoque

fórmula: em estoque médio

cm consumo médio

Método de avaliação financeira de estoques

Custo médio ponderado: avalia com base no custo médio de aquisição pelo tamanho ponderado do lote comprado.

PEPS (FIFO): primeiro que entra, primeiro que sai

UEPS (LIFO): último que entra, primeiro que sai

Custo de reposição: avaliado com base no custo que teria para repor os materiais

Custo ou preço específico: quanto foi pago pela unidade que foi efetivamente vendida.

 Lei 4.320: avaliação utilizada pela União, estados, DF e município deve ser o custo médio ponderado
 Quando a movimentação física segundo IN 205/98 a presidência estabelece o uso do sistema PEPS.

Armazenagem e almoxarifado

Armazenagem é a administração de almoxarifados (recebem, armazenam, e movimentam materiais)

Objetivos: manter custos baixos, oferecer alto nível de atendimento e pontualidade, controle de itens, minimizar
esforço físico total, elo de comunicação com clientes internos e externos, localização de itens e etc...

-> recebimento –> movimentação-> armazenagem –> distribuição -> controle

 Recebimento: recebimento físico provisório e documentação,

verificação quantitativa (contagem cega)

conferencia qualitativa, se necessário o setor responsável analisará as especificações

regularização, recebimento definitivo

*nota fiscal: emitido pelo vendedor, fins de comprovação fiscal

* fatura: documento emitido pelo vendedor para informar sobre a venda e suas condições, apontando valores a
prazo e etc.

*duplicata: é documento emitido pelo vendedor com objetivo de cobrança dos valores devidos. é um título de
crédito

*nota fiscal fatura: une nota fiscal e fatura

*conhecimento de carga é emitido pelo transportador como prova de posse e o modal de transporte

 Movimentação: distribuição normalmente é interna

Princípios reduzir custos, aumentar produtividade, capacidade de utilização do armazém, melhorar fluxos no
armazém.

 Armazenagem: simples ou complexa. Vários critérios que podem ser utilizados de forma conjunta.
 Distribuição: movimentação do material para o destinatário seja interno seja externo. Dois processos: por
pressão que é um processo empurrado e por requisição que é um processo puxado
 Controle e inventário:

Inventário: contagem e descrição dos bens e valores em estoque.

Tipo: inventários rotativos: realizados continuamente por meio de contagens permanente, não precisa parar

Inventários periódico: precisa parar as atividades da organização para realizar

-anual

-Inicial

-De transferência de responsabilidade

-De extinção ou transformação

- eventual

Para ocorrer o inventário as coisas devem estar organizadas, são realizadas 2 conferencias, uma para conferiar a
outra. Se não baterem outra equipe realiza outra contagem. O Cut-off é o ponto de corte, registro básico para a
conferencia que será realizada.

Administração de recursos patrimoniais

Recurso patrimonial é um elemento físico, bem Recursos materiais são utilizados como insumos

tangível de caráter permanente utilizado para ≠ para serem transformados em produtos

o funcionamento das atividades e a compra é

esporádica

de forma contábil patrimônios são bens, direitos e obrigações da organização passiveis de avaliação monetária

classificação:

corpóreos/tangíveis: possui um corpo, massa ex: carro, prédio

incorpóreo/intangíveis: não possuem massa, corpo, são ativos patrimoniais: ex: marcas, patentes e direitos autorais

moveis: ativos tangíveis que a movimentação pode ser feita sem gerar dano

fungíveis: podem ser substituídos por outros sem mudar valor ex: dinheiro

infungíveis não podem ser substituídos por outros sem mudar valor ex: obra de arte

imóveis: não pode mover o bem sem perder suas caraterísticas ex: terreno

divisíveis: pode ser divisível sem perder características originais

indivisíveis: não pode ser divisível sem perder características originais

bens de capital: podem ser utilizados para gerar produtos e serviços

bens de consumo: são utilizados em consumo e não criam novos bens

material de consumo: em razão do uso perde identidade física ou utilização limitada a dois anos

material permanente: em razão do uso não perde a identidade física ou tem durabilidade superior a dois anos

administração de material permanente

Tombamento p/ bens permanentes, atribui-se número de controle de patrimônio (plaquinha) e um responsável pelo
bem.

Arquivologia

Os arquivos são formados por conjuntos de documentos produzidos ou recebidos organicamente. Os documentos,
por sua vez, são formados por informações e suporte. Podemos definir DOCUMENTO como qualquer registro de
informações, independente da natureza do suporte que a contém.

 Arquivos públicos: documentos produzidos e recebidos por estruturas da administração pública.

- Inclui arquivos de instituições privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
 Arquivos privados: documentos produzidos e recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em geral. •
- Podem ser identificados como de interesse público e social. •
 Neste caso, o dono tem o poder de vender ou alienar o arquivo com manutenção de sua unidade
documental. Além disso, não pode ser transferido para o exterior.
 Mais: o poder público exerce a preferência na compra.
 O proprietário ou possuidor pode autorizar o acesso aos documentos, caso deseje.
 Pode ainda depositar os documentos em uma instituição arquivística pública, sendo esta decisão
revogável.

Princípios da arquivologia

1. Princípio da proveniência, respeito aos fundos ou método histórico: os arquivos devem ser organizados em
função da proveniência de seus documentos. princípio basilar da arquivologia.
2. Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: a preservação dos fundos deve ser feita de maneira
indivisível, mantendo-se a integridade. Considerado decorrente do princípio da proveniência.
3. Princípio do respeito à ordem original/ordem primitiva/santidade da ordem original: a ordem orgânica deve
ser respeitada na organização interna de um fundo de arquivo. Considerado decorrente do princípio da
proveniência.
4. Princípio da organicidade: existe uma relação natural entre os documentos de um arquivo como decorrência
da naturalidade com a qual só produzidos por uma entidade/pessoa. Desta forma, o arquivo é como um ser
vivo natural, orgânico.
5. Princípio da unicidade: um documento de arquivo é único no seu contexto, mesmo que seja feito em
originais múltiplos
6. Princípio da cumulatividade ou naturalidade: o arquivo é formado por acumula-o natural, e não por coleção.
7. Princípio da reversibilidade: todo e qualquer procedimento aplicado aos arquivos deverá possibilitar a
reversão para o estado anterior.
8. Princípio da inalienabilidade e imprescritibilidade: aplicado ao setor público, trata-se da impossibilidade de
transferência da propriedade dos arquivos públicos. O setor público possui direito sobre seus arquivos que
não prescreve com o tempo.
9. Princípio da universalidade: o arquivista deve conhecer e tratar o arquivo primeiro de uma forma geral, para
depois tratar de elementos específicos. sair do todo para a parte.
10. Princípio da proveniência territorial/territorialidade: os documentos devem ser arquivados no território
onde foram produzidos.
11. Princípio da pertinência territorial: os documentos devem ser arquivados no território sobre o qual se
referem.
12. Princípio da pertinência temática: os documentos deveriam ser reclassificados por assunto/tema.
13. Princípio da autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente o que foi produzido, não tendo
sofrido altearão, corrompimento ou adulteração.
14. Princípio da veracidade: qualidade de um documento representar a verdade dos fatos.

Teoria das três idades

  Valor primário: Administrativo, legal ou fiscal – valor transitório, uso recorrente
 Valor secundário: Valor probatório e informativo – histórico, com valor permanente.

Protocolo
Atividades:

Recebimento: separação de documentos em oficiais (sigilosos (registra o recebimento e tramita para o destinatário)
e ostensivos(será aberto e registrado antes da tramitação)) e particulares(distribui ao destinatário) ->

Registro: simples inclusão dos dados sobre o documento recebido-> autuação: formalização e transformação de um
documento avulso em processo para que receba à análise necessária do destinatário->

Classificação: consequência da análise e implica categorização com relação ao plano de classificação do órgão ->
movimentação: é a tramitação (expedição (Externa)e distribuição(Interna)) ->

e controle de tramitação: acompanhamento do documento em função da tramitação ao longo da organização.

Atividade inerente à fase corrente

*O número de registro também é chamado de protocolo.

Avaliação de documentos:
A avaliação é feita pela CPAD (comissão permanente de avaliação de documentos), com equipes multidisciplinares. –
Essa comissão elabora a tabela de temporalidade, no âmbito federal ela elabora as tabelas da área fim, pois as
tabelas da área meio são elaboradas pelo conselho nacional.

 Plano de classificação: como serão organizados no arquivo corrente, com base em funções e estrutura da
organização para facilitar a recuperação de informação. Será refletido dentro da tabela de temporalidade
 Tabela de temporalidade: mostra o tempo que cada documento classificado ficará em cada arquivo.
 Plano de destinação: também faz parte da tabela de temporalidade, define se o documento será transferido
para o intermediário, recolhido ao permanente ou eliminado. E também os procedimentos para eliminação.

*Ordem de procedimentos para eliminação: avalia e seleciona os documentos, registra a listagem, submete
á instituição arquivística publica, instituição autoriza, elabora e publica edital de ciência e eliminação de
documentos , elimina documentos, elabora termo de eliminação(sem incineração) de documentos e
encaminha o termo para a instituição arquivística que o arquivará.

Classificação dos arquivos

Quanto à natureza dos documentos: Especiais: suportes e formatos não convencionais

Especializados: área do conhecimento, arquivos técnicos

Quanto à extensão de atuação: Central/geral: acumula documentos de todas as áreas da organização

Setorial: Específicos para cada área/setor da organização

Quanto aos Estágios de evolução: corrente: consultas frequentes, mesmo sem movimentação

Intermediário: possuem valor primário podem não são muito consultados

permanente: valor histórico, guardados permanentemente

Quanto ás entidades mantenedoras: Público, institucional, comercial, familiares ou pessoais.

Classificação dos documentos de arquivo

  Quanto ao gênero: espécies documentais que se assemelham em suporte e formato, como audiovisuais,
livros, textuais, fotografias e etc.
 Quanto à espécie e tipo: desdobramento do gênero, como portaria, memorando, ato etc. tipo é por exemplo
portaria de homologação

Ex: gênero: textual, espécie: portaria, tipo: portaria de nomeação

 Quanto à forma: minutas, textos originais, cópia

 Quanto á natureza do assunto: ostensivo ou sigiloso
 Quanto ao formato: características físicas de apresentação, como cadernos, livros, fichários, etc.
 Quanto à categoria: atos normativos, enunciativos, assentamento, ajuste, correspondência etc.
 Quanto aos elementos dos documentos públicos (schellenberg): funcional, organizacional(estrutura), por
assunto.

Gestão de documentos
Características dos documentos: naturalidade, organicidade, inter-relacionamento, unicidade, imparcialidade,
veracidade. autenticidade

Dever do poder público, a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações referentes à

PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO E ARQUIVAMENTO em fase CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, visando
sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

P/ Bernardes as fases são produção, utilização, destinação, tramitação, organização e arquivamento, reprodução,
classificação, avaliação.

P/ Paes as fases são: Produção de documento, utilização de documentos e avaliação e destinação dos documentos.

Operações de arquivamento
É a guarda do documento cuja tramitação cessou

Operações: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação, guarda/arquivamento.

Métodos de arquivamento
Sistema direto: pesquisa direta no arquivo sem precisar de um índice de consulta

Sistema indireto: precisa de um índice com as orientações de localização dos documentos no arquivo

1. Básicos:
1.1. Alfabético: organiza a partir dos nomes, método direto, rápido, barato, aumenta possibilidade de erros

Regras de Alfabetação:

a. nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome, depois o prenome. Ex: Carlos
Xavier – Xavier, Carlos
b. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam ex:
André Castelo Branco – Castelo Branco, André/ Danielle Villa-Lobos – Villa-Lobos, Danielle
c. Os sobrenomes formados por palavras Santa, Santo ou São, seguem a regra dos sobrenomes
compostos por adjetivo e um substantivo (regra 2) ex: João de Santo Cristo – Santo Cristo, João de
d. As iniciais abreviaturas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais ex: J.
Vieira – Vieira, J. / Jonas Vieira – Vieira, Jonas
e. Os artigos e preposições não serão considerados, como a, o, de, d’, do, e, um, uma. ex: Ana D’àvila –
Avila, Ana D’/ Maria de Jesus – Jesus, Maria de
f. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como filho, neto, sobrinho, júnior, são
considerados parte integrante do último sobrenome, porém não são considerados na ordenação. Ex:
João da Silva Filho – Silva Filho, João da / Carlos Xavier Júnior – Xavier Júnior, Carlos
 g. Os títulos não são considerados na alfabetação, eles são colocados após o nome completo e entre
parênteses ex: Doutor Rodrigo Almeida – Almeida, Rodrigo (Doutor) / Professor Carlos Xavier –
Xavier, Carlos (Professor)
h. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo de nomes espanhóis e
orientais x: Chul LI – Chul Li / Paul Muller – Muller, Paul
i. As partículas dos sobrenomes estrangeiros podem ou não ser consideradas, o mais comum é
considerá-las parte do nome se for maiúsculo. Ex: João di Capri – Capri, João di / José De Pene – De
pene, José
j. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome que corresponde ao sobrenome de
família do pai. Ex: José de Oviedo y Baños – Oviedo y Baños, José de
k. Nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam. Ex: Chun How
Tan – Chun How Tan
l. Nomes de forma, empresa, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, não considerando na ordenação, os artigos e preposições que se constituírem. Pode
colocar os artigos iniciais em parênteses após o nome
m. Os números arábicos, romanos ou por extenso deverão aparecer no final entre parênteses quando
se tratar de títulos de congresso, reunião e assemelhados.
1.2 Geográfico: direto, implica em ordenação por procedência e correspondente ao mesmo tempo
1.3. Numéricos: método indireto, leitura da direita p/esquerda
1.3.1. Simples: numeração de pastas
1.3.2.Cronológico: numeração de documentos
1.3.3.Dígito-terminal: pastas numeradas por agrupamentos
1.4. Ideográfico ou por assunto: ligado as atividades da organização
1.4.1.Alfabético
1.4.1.1. Dicionário: assuntos
1.4.1.2. Enciclopédico: títulos gerais – assuntos específicos
1.4.2. Numérico
1.4.2.1. Duplex: assuntos com base em números interligados
1.4.2.2. Decimal: assuntos com base em números de três dígitos com base em um plano rígido
1.4.2.3. Unitermo ou indexação coordenada: numero p/ cada termo em ordem crescente - entrada
2. Padronizados:
2.3. Variadex: cores e letras
2.4. Automático
2.5. Soundex : fonética
2.6. Mnemônico
2.7. Rôneo

3. Semi-indireto: alfanumérico

Preservação e conservação de documentos

Preservação: conjunto de medidas que contribuem para a manutenção da integridade dos suportes de informação,
incluindo conservação e a restauração.

Conservação: ações que buscam reduzir o processo de degradação dos documentos por meio de tratamentos
específicos e ambiente

Restauração: medidas para estabilização u reversão de danos físicos ou químicos aos documentos de modo a
preservar as informações.
 Segundo DBTA: Tudo que é conservação é preservação e restauração.
 Sobre construções de arquivos. CONARQ definiu que pelo menos 60% do arquivo será o arquivo mesmo,
documentos; 15% para o administrativo e 25% para acesso público
Temperatura ideal do papel: 20° Humidade relativa entre 45 e 50%.
Uso de fungicida não é recomendado, não limpar o ambiente com água (gerando humidade no arquivo),
evitar uso de acessórios de metal. Recomenda-se uso de papel alcalino

Microfilmagem
- Cópia fiel do original, possui valor probatório
- Podem ser eliminados por incineração.
- Filmes negativos resultados da microfilmagem ficarão arquivados na repartição que detêm o arquivo,
vedada sua saída.
- A eliminação ou transferência de microfilme pra outro local será feito mediante lavratura de termos
- Os originais de documentos em trânsito microfilmadas não podem ser eliminados antes do arquivamento
- Microfilmagem será sempre feita em filme original com mínimo de 180 linhas
- Documentos em tramitação e estudo poderão ser microfilmados não podendo ser eliminados sem sua
definição de destinação final
- Documentos oficiais ou públicos com guarda permanente não poderão ser eliminados após a
microfilmagem, devendo ser guardados
- Os cartórios devem ter registro no MJ para exercer a microfilmagem
Tipo: Microfilmagem de complementação
Microfilmagem de preservação
Microfilmagem de segurança (guarde em local diferente do original)
Microfilmagem de substituição

Documentos eletrônicos
Nato-digitais: já nasceram digitais
Digitalizados: foram feitos em outro formato e passados para linguagem de bits (imagens digitalizadas)
 Documentos digitais possuem hardware, software e informação (diferente do físico que possui somente
suporte e informação)
A gestão arquivística deverá implementar um SICAD (sistema de metadados)

 Digitalização: processo de conversão da fiel imagem de um documento arquivístico para o formado digital.
Deverá manter a autenticidade, integridade e confidencialidade, utilizando formato de assinatura digital,
ICP-BRAsil. Meio de uso deverão protege-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não
autorizados.
Indexação: índice para procura dos documentos
 O mesmo plano de classificação de documentos físicos será utilizado nos digitais também.
 Documentos originais digitalizados poderão ser destruídos se: constatada a integridade do documento e o
documento não possuir valos histórico.
 Documentos digitais terão validade legal, assim como os microfilmados.
 Suportes digitais: suporte magnético (fitas, disquetes), suporte óptico (cd, dvd)
 E-Arq brasil: especifica os requisitos que a organização deve cumprir para cumpri autenticidade,
acessibilidade e confiabilidade – aplicado ao SICAD

Legislação arquivística
Lei 8.159/91 – política nacional de arquivos públicos e privados

Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicos e
entidades privadas em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física qualquer que
seja o suporte da informação ou natureza dos documentos.

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção tramitação
uso avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.

Transparência: todos têm direito tanto por interesse particular quanto por interesse coletivo ou geral, com direito à
indenização caso esse direito seja violado.

- Se a instituição pública encerrar suas atividades o seu fundo de arquivo será recolhido para o arquivo publico da
esfera específica ou será transferida para a organização que a suceder

- A eliminação será realizada mediante autorização da instituição arquivística publica na sus específica esfera de
competência

- Documentos permanente são o inalienáveis e imprescritíveis

- Arquivos privados: documentação foi produzida ou recebida por pessoa física ou jurídica que não realize atividades
de caráter público. Ressalta-se que essas documentações podem ser consideradas de interesse público, nesses casos

O detentor da informação não pode alienar o fundo de modo a prejudicar sua unidade documental, tendo o poder
público preferência nessa compra, não podendo o fundo ser transferido para o exterior. O detentor pode também
depositar esse fundo em instituição arquivística a título revogável, pode doar definitivamente também. O acesso às
informações a cargo do detentor, ou seja, ele decide se pode ou não ter acesso público.

- Para que essa declaração ocorra o CONARQ encaminhará pedido ao MJ, ou provocação própria do detentor.
Exceto os casos de consideração automática: arquivos privados tombados pelo poder público, arquivos presidenciais,
e os de registro civis antes de 1916(código civil).

Esta lei cria o CONARQ (define políticas) e o SINAR (implementa as políticas)

Decreto 4.915/03 – trata do SIGA

Finalidades: garantir acesso, integrar e coordenar atividades, disseminar normas, racionalizar produção, racionalizar
armazenagem, preservar e articular-se com demais sistemas.

Órgão central: arquivo nacional

Órgãos setoriais: unidades de gestão de documentos (ministérios), unidades de gestão de documentos (órgãos
equivalentes)

Órgãos seccionais: unidades vinculadas aos ministérios, unidades vinculadas aos órgãos e unidades de gestão de
documentos

Decreto 4.073/02 – regulamenta o CONARQ

Finalidade do CONARQ: definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação
normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo

Presidente: diretor geral do arquivo nacional

 O Arquivo Nacional possui a competência de gestão e recolhimento dos documentos produzidos e

recebidos pelo Poder Executivo Federal. Compete ainda a ele preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
 O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) funciona no Arquivo Nacional (É um órgão do Arquivo
Nacional) e possui responsabilidade de definir a política nacional de arquivos públicos e privados.
 O SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) implementa a política nacional de arquivos, tendo, como seu
órgão central, o CONARQ.
A dúvida mais frequente sobre isso é sobre quem implementa a política nacional de arquivos. Se
aparecer na prova que é o Arquivo Nacional, aceite. Se aparecer que é o SINAR, aceite. Se aparecer que
é o CONARQ não aceite!

*empresas em processo de desestatização: documentos públicos de valor permanente são recolhidos as instituições
arquivísticas públicas, denso tal recolhimento previsto no edital de desestatização. Caso sejam necessários para as
atividades a empresa poderá manter a guarda dos mesmos até quando não sejam mais necessários.

-CPAD (comissão permanente de avaliação de documentos)

- Orientar e realizar a analise avaliação e seleção de documentos para guarda permanente e a eliminação, fazem
dentro de cada órgão a tabela de temporalidade. Exceto as de área meio do executivo federal que já existe.

Lei 12.682 – MPV 881 – sobre documentos digitais

Digitalizar é a conversão do documento em código digital, ou seja, em bits (representados por números 1 e 0), que
servem para armazenamento e transmissão digital, além de interpretação por computadores.

- Dever ser feita mantendo-se a integridade, autenticidade e confidencialidade do documento. Utilizando certificado
digital específico (ICP_BRASIL)

- a armazenagem desses documentos deve protege-los de acesos, uso, alteração, reprodução e destruição não
autorizados. Devendo existir um sistema de indexação (índice de busca).

Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o
original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto
na legislação específica.
Terão valor probatório do documento original. Decorridos os prazos de decadência ou prescrição podem ser
eliminados. Terão mesmo efeito jurídico que os documentos microfilmados.

Lei 5433/68 e 1.799/96 – sobre microfilmagem

Possui valor probatório

 Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto
poder de definição, densidade uniforme e durabilidade;
 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo,
vedada sua saída sob qualquer pretexto;
 Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este
artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-
se à fiscalização que por este ser· exercida quanto ao cumprimento do disposto no Decreto 1.799/96;
 A microfilmagem, de qualquer espécie, ser· feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por
milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução;
 A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura
de termo em livro próprio pela autoridade competente;
 Os originais que forem ser eliminados poderão ser por incineração, destruição mecânica ou outro método
(mesmo que a incineração não seja mais recomendada para os dias de hoje...);
 Documentos com valor primário, em trânsito ou em uso não poderão ter os seus originais eliminados,
mesmo que tenham sido incinerados;
 Documentos de valor permanente não poderão ter os seus originais eliminados, mesmo que tenham sido
microfilmados;

LAI e CF88 – sobre acesso à informação

CF88:

 Permissão de acesso às informações de interesse particular; (transparência passiva)

 Disponibilização de informações de interesse coletivo ou geral; (transferência ativa)
 Acesso dos usuários aos registros administrativos e atos de governo.
o Os registros administrativos e atos de governo não poderão violar a intimidade, vida privada, honra
e imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente
de sua violação (CF, Art. 5º, X);
 Sigilo como exceção, quando necessário para a segurança da sociedade e do Estado

Aspectos LAI: abrange os três poderes, todas as esferas de governo (municípios com menos de 10.000 habitantes
não precisam manter um site). O acesso à informação é a regra, o sigilo é a exceção, sendo as principais exceções:

 Dados pessoas por até 100 anos da sua produção

 Informações sigilosas (ultrassecreta, secreta ou reservada)
 Informações sobre projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo
sigilo seja imprescindível para a segurança da sociedade e do estado.
 Informações relativas à atividade empresarial de pessoas, cuja divulgação possa representar
vantagens competitivas a outros agentes.
 Outras hipóteses de sigilo, como fiscal, bancário, comercial, indústria, segredo de justiça etc.

A LAI pode ser regulamentada por decretos.

Não é preciso dar explicações para pedir informações (não exigem motivações)

Fornecimento de informações é gratuito, salvo custo de reprodução

Qualquer pessoa, física ou jurídica, pode pedir informação pública

Transparência passiva para informações: Não sendo possível acesso imediato à informação solicitada tem-se o prazo
de 20 dias prorrogável por 10 dias

Ultrasecreta Secreta Reservada

Prazo Máximo 25 anos (possível 1 15 anos (não há previsão 5 anos (não há previsão de
renovação) de renovação) renovação)
Autoridade competente Presidente e vide, Todos da anterior + Todos anteriores +
ministros, comandantes, titulares de órgãos da autoridades de direção,
chefes diplomáticos e administração indireta comando ou chefia (DaS
consulares 101.5 ou superior e
equivalentes)

Lei faculta o sigilo ate determinado evento, desde que dentro do prazo máximo definido.