MÓDULO

III
GESTÃO DE RECURSOS
MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Prof. MSc. EVANDRO PINHEIRO
 GESTÃO DE RECURSOS
MATERIAIS E PATRIMONIAIS
PRINCIPAIS ÁREAS DA GESTÃO DE
RECURSOS MATERIAIS

Além destas três, temos a

Gestão de Patrimôniio
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COMPRAS
. Atributos essenciais em uma gestão de compras eficiente:

O que é Comprar bem? Comprar bem é:

adquirir um determinado item de material por um preço econômico. No entanto, isso não é suficiente.
buscar a conciliação da prática de um preço econômico com a obtenção de um bem de qualidade.
Agora estamos comprando de forma econômica e obtendo um produto de qualidade. Isso é suficiente?
Ainda não.
buscar na atividade de compras a celeridade.
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COMPRAS
QUAL A FUNÇÃO DE COMPRAS:

Segundo Gonçalves (2007), a função compras requer planejamento e acompanhamento, processos

de decisão, pesquisa e seleção de fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento dos
fornecedores (para assegurar que o produto será recebido sem atrasos, no momento esperado).
Requer, ainda, uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa: almoxarifados, finanças
e todos os diversos setores que são revestidos do papel de clientes da compra a ser realizada.
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COMPRAS
QUAL A FUNÇÃO DE COMPRAS:

Tem a função de suprir necessidades de materiais ou serviços, planejando nas quantidades e períodos
solicitados.

Verifica o recebimento efetivo do que foi comprado (junto com setor de almoxarifado).

Garantir que todos os materiais necessários ao processo produtivo estejam disponíveis e repostos de
forma a ter continuidade do processo sem interrupções indesejadas.
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COMPRAS
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COMPRAS
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COMPRAS
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COMPRAS
A estrutura do setor de compras:

Departamentalização (estrutura funcional).

tipo de estrutura organizacional em que o critério empregado para a divisão das áreas é a função
desempenhada pelos setores envolvidos. Isso possibilita maior especialização dos envolvidos, bem como
uma definição clara de responsabilidades. De acordo com as seguintes funções:

Manutenção do cadastro de fornecedores → trata-se de uma função de apoio à atividade de compras. Há

critérios específicos para a seleção de fornecedores, como veremos mais adiante.
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COMPRAS
Processamento das compras (Seção de Aquisições, Seção de Compras, ou, ainda, Central de Compras) → o
processamento é efetuado por unidade administrativa responsável pelo recebimento das requisições de compras
(proveniente dos demais órgãos internos da organização), bem como por toda a instrução do processo de
compras (pesquisa de preços, negociação com fornecedores etc.). Em empresas privadas, este setor conclui a
negociação com os fornecedores, após sua seleção. Já em órgãos públicos, onde a licitação é obrigatória, este
setor apenas instrui a fase interna do procedimento licitatório. A fase externa fica por conta da Comissão
Permanente de Licitação, que procede à execução de tarefas como (divulgação de editais, abertura e condução
de procedimentos licitatórios etc).
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Acompanhamento (ou diligenciamento) de pedidos (Seção de
Liquidação) → geralmente, há uma unidade administrativa
responsável pelo acompanhamento de pedidos (também conhecido
por follow up), tendo grande ênfase no cumprimento, por parte do
fornecedor, dos prazos de entrega dos itens de material. Após a
entrega, esta unidade encaminha as faturas (notas fiscais) para
pagamento.
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COMPRAS
CENTRALIZAÇÃO / DESCENTRALIZAÇÃO:

Nas empresas que envolvem várias fábricas e grandes volumes de compras, um problema
fundamental de compras é a definição de um sistema centralizado ou descentralizado.

É ainda possível um misto dos dois sistemas, havendo uma central de compras, mas com
determinados itens sendo comprados pelas fábricas, que devem contar com departamentos
locais de compras.
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DESCENTRALIZAÇÃO:

Menores distâncias geográficas, quando o fornecedor está próximo ao local de compra

Menores prazos na aquisição dos materiais

Menores custos com frete

Facilidade de diálogo
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COMPRAS
CENTRALIZAÇÃO:

Negociação de maiores volumes de materiais

Ganhos de escala (menores custos unitários)

Homogeneidade da qualidade e do fornecimento dos materiais comprados

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COMPRAS
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compras compartilhadas
COMPRAS
As compras compartilhadas são aquelas nas quais mais de um órgão se juntam para que um deles realize uma
licitação para a contratação de um conjunto de produtos e/ou serviços de modo a atender a necessidade de todos
os envolvidos. Para a realização desse tipo de contratação, é preciso que os órgãos interessados estejam em
sintonia para o sucesso do modelo.

Inicialmente, é preciso identificar necessidades comuns aos órgãos participantes. Na sequência, deve-se definir
quem vai gerenciar o processo de contratação e a ata dele resultante, definir os quantitativos de que cada
participante necessita, elaborar um único Termo de Referência englobando a necessidade de todos e, então,
realizar uma única licitação.
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compras compartilhadas

vantagens
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COMPRAS
ESTOQUE CONSIGNADO

O estoque consignado é uma classificação de estoque na qual os produtos estão armazenados em uma empresa
(consignante), porém eles pertencem a um fornecedor (consignatário). Trata-se de um acordo comercial entre
empresa e fornecedor, onde a empresa pode comercializar os produtos armazenados ou mesmo devolver ao
fornecedor.

Nesse sentido, quando a empresa vende aos seus clientes a mercadoria consignada, ela repassa uma parte do
valor da venda ao fornecedor. Em geral, é estabelecido datas para realizar o balanço dos produtos que foram
comercializados e aqueles que ainda estão armazenados.
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COMPRAS
ESTOQUE CONSIGNADO

Quais as vantagens do estoque consignado?

Baixo investimento
Disponibilidade de produtos
Relacionamento com os fornecedores

Quais as desvantagens do estoque consignado?

Baixa margem de lucro
Custo de manutenção do estoque
Maior controle de estoque
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COMPRAS
Atividades da gestão de compras que promovem melhorias no processo de gestão de materiais

Cadastro de fornecedores
O preparo de um cadastro de fornecedores mediante estudo criterioso de suas potencialidades no suprimento de materiais é fator chave
para garantir as entregas programadas e permitir flexibilidade

Negociações
O impacto das negociações se reflete na redução de custos

Contratos globais e de longa duração

Redução no valor unitário em contratos mais longos ou comprados para várias unidades.
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COMPRAS
DOCUMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO BÁSICA:

Registro de compras
Registro de preços
Registro de estoques e consumo (pode ser um input)
Registro de fornecedores
Registro de especificações
Arquivos de catálogos
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COMPRAS
ATIVIDADES DENTRO DO SETOR DE COMPRAS: Pesquisa, Aquisições, Administração Geral e Relações Comerciais

Pesquisa: Elemento básico na operação das compras!

Estudo de mercado: Determinação e busca da qualidade certa, seleção de fornecedor adequado, estudo comparativo entre comprar ou fabricar
determinado item, estabelecimento de padrões, acompanhamento dos novos desenvolvimentos e tecnologias, bem como da estrutura econômica
dos fornecedores ativos da empresa

Estudo de materiais: avaliação das necessidades para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e longo prazos de ofertas e
demandas, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações, investigações de
métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais
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COMPRAS
Análise de embalagens e transporte: métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas
embalagens, melhorias na manipulação dos materiais, alternativas de frete e modais (custo x tempo)

Análise econômica: efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências dos preços
gerais, influências sobre fornecedores e concorrentes
Razões das variações dos preços
Comparação de peças semelhantes
Análise/estimativa dos custos e margens de lucro do fornecedor

Análise de fornecedores: qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do
seu desempenho, análise da condição financeira
Critérios comuns em análise de fornecedores: preço e variações, qualidade, pontualidade, atendimento, condições de pagamento. 
importância dos registros!
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COMPRAS
ATIVIDADES DENTRO DO SETOR DE COMPRAS:

Aquisições:

Conferência das requisições

Análise das cotações
Decidir comprar por meio de contratos ou mercado aberto (também depende de política da empresa)
Entrevistar vendedores
Negociar contratos
Efetuar encomendas de compras
Acompanhar o recebimento de materiais
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COMPRAS
ATIVIDADES DENTRO DO SETOR DE COMPRAS:

Administração Geral:

Atua junto com o almoxarifado

Verificação dos estoques
Transferências de materiais
Evitar excessos e obsolescências
Identificar materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes (quando essa informação não vem da produção ou almoxarifado)
Atualização dos registros
Controle de formulários
Simplificação do trabalho
Padronizar o que for possível
Elaboração de relatórios gerenciais
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COMPRAS
ATIVIDADES DENTRO DO SETOR DE COMPRAS:

Relações Comerciais:

Desenvolvimento de fontes de fornecimento

Desenvolvimento de fontes alternativas de materiais
Manter bom relacionamento
Formação de parcerias (importante no JIT)
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COMPRAS
RELAÇÕES INTERDEPARTAMENTAIS:

Produção - Planejamento e Controle da Produção (PCP)

deverá ser considerada do ponto de vista do objetivo comum, que é contribuir para o benefício geral da empresa, não deixando faltar
materiais para atendimento das necessidades da organização.
o efeito desejado nessa colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, da aquisição até a entrega e utilização. Contribuir para
realizar a compra no momento certo.

Engenharia
concentra-se nos assuntos relativos ao projeto, planejamento e especificações preliminares das exigências de produção.

Contabilidade
cada compra efetuada representa um dispêndio futuro e põe em ação uma série de operações de contabilidade.
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COMPRAS
ASPECTO DE UM SISTEMA DE COMPRAS:

Número de cotações
estabelece número mínimo de cotações para elevar a competição
a pré-seleção dos concorrentes qualificados também evita o dispêndio de tempo com um grande número de fornecedores, dos quais boa parte
inviáveis
Em geral, 3 cotações

Preço Objetivo
O conhecimento prévio do preço justo embasa o comprador e permite melhor avaliação das cotações
Pode servir como parâmetro de competitividade para os fornecedores
Embasa o comprador nas discussões de aumentos de preço e de distribuição da porcentagem
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Duas ou mais aprovações
no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão de escolha do fornecedor
protege o comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual;
tende a reduzir fraudes e desvios, já que duas ou mais pessoas estão envolvidas no processos

Documentação
a documentação anexada ao pedido possibilita o exame e a revisão de cada fase de negociação e estará sempre
disponível;
essa documentação, como pedido de compra, contratos, entre outros, é normalmente parte do sistema de gestão da
organização (ERP)
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COMPRAS
Alguns documentos comuns

Solicitação de compras (interno)

que comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local de entrega, prováveis fornecedores e outras eventuais informações mais
específicas

Cotação de preços
Registro dos preços oferecidos pelos potenciais fornecedores de um determinado item
Contém o preço, quantidade de referência e data da pesquisa
As informações podem ser reunidas em mapas, para facilitar a análise

Pedido de compra
Contrato entre a empresa e o fornecedor que representa as condições estabelecidas na negociação prévia
Checklist para acompanhamento do processo de compra
Checklist para controle de qualidade
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NEGOCIAÇÃO:
Pode se tratar de uma disputa em que uma parte ganha e a outra perde (negociação distributiva)
Mas, a boa negociação é vantajosa para todas as partes envolvidas e envolve abrir mão de algo menos importante para você, porém mais
importante para o outro , para ganhar naquilo que tem maior peso em sua decisão (negociação integrativa)
As habilidades e técnicas de negociação devem ser desenvolvidas através de dedicação e treinamento especializado
Em síntese: compradores e fornecedores não estão em disputa, mas sim em busca de uma condição em que ambos possam usufruir de
vantagens e de estabilidade.
Mas quais os critérios que devemos levar em consideração para bem selecioná-los? Antes de Responder precisa:
Há grande número de concorrentes? Há exclusividade de fornecimento?Há intenção de a empresa manter um relacionamento duradouro
com um único fornecedor?
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COMPRAS
NEGOCIAÇÃO:
No caso em que não haja
exclusividade do fornecedor
com relação a determinado
material, há de proceder à
seleção de fornecedores.
“mais vantajosos” não é
somente o menor preço
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COMPRAS
Negociação com fornecedores:
Um bom negociador...
vê a negociação como um processo contínuo e dinâmico, mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato
É atento às necessidades pessoais e do negócio e não descuida das necessidades de seu oponente
É flexível e rápido na definição de metas e interesses mútuos
Evita contrariar o ponto de vista do oponente
Oferece alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente
É cooperativo; cria um clima propício para a solução de problemas em harmonia
É competitivo; estimula a eficiência na realização dos benefícios mútuos desejados
Compreende que a manipulação de pessoas é incompatível Com as metas de harmonia resultantes da cooperação e competição
Atinge os próprios objetivos e faz contribuições significativas para o alcance das metas da organização
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COMPRAS

O perfil do comprador
O atributo indispensável ao
comprador é a postura ética.
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DILIGENCIAMENTO: