CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

De um modo geral e simplista, pode-se-ia esquematizar o crcuito de

mercadorias e matrias primas, dentro de uma instituio que preste servios
hoteleiros, da forma descrita no esquema da fig. 1, no entanto, atendendo s
particularidades desta industria, complexidade dos processos de aquisio,
armazenagem e transformao, dos referidos produtos, em oferta, aliadas s
baixas margens de rentabilidade obtidas e flutuabilidade da procura, h
que dispensar especial ateno a todos os produtos durante todo o seu
FORNECEDOR circuito, com o objectivo de manter os resultados
dentro dos objectivos pretendidos ou projectados,
na aquisio de cada produto.
PRODUTOS

INSTITUIO

OFERTA

CONSUMIDOR

Figura 1
Primas

Assim, ao confrontar-se por exemplo o nmero de

doses de uma determinada bebida vendida
(mquina registadora), com o consumo real (dado
pelo inventrio fsico), no devero existir desvios.
Isto se uma garrafa de Whisky tem 0.75 l
=
0.75 l e cada dose de 0.05 l cada
15
garrafa dever dar 15 doses, da que 0.05
se tinhamos 20 garrafas e vendemos
150 doses, deveremos ter em stock (se no
compramos mais entretanto) 10 garrafas, e no 8 nem
12.
Como vimos, a necessidade de reduzir desvios
optimizando desta forma os resultados, reslta numa
medida de gesto fundamental para o funcionamento
de qualquer instituio, qual chamaremos Anlise e
Controlo do Crcuito de Mercadorias e Matrias

Para implementarmos a referida medida de gesto necessrio conhecer o

percurso que mercadorias e matrias primas seguem dentro das undidades,
assim como os instrumentos e indicadores ao dispor do profissional para analisar
e controlar o referido circuito.
Comearemos, no entanto, por definir alguns termos j utilizados para ajudar
sua compreenso e da matria que se segue.
Gesto: Conjunto de medidas que tm por objectivo a optimizao dos
recursos da empresa, tendo em vista a constante melhoria dos resultados
operacionais da instituio.

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Matria Prima: Produto que ser objecto de transformao noutro, que
ser servido ao consumidor. Ex. Lombo de Boi que ser transformado em
Torned.
Mercadoria: Produto que ser servido ao consumidor sem sofrer
qualquer tipo de transformao
O circuito de mercadorias divide-se essencialmente em 6 fases fundamentais
antecedidas por um processo de pesquisa de mercado:
Compra
Recepo de mercadorias
Armazenagem
Distribuio interseces
Produo ou Transformao
Distribuio
De seguida passaremos a apresentar alguns grficos que pretendem ilustrar as
diferentes etapas acima referidas, assim como as devidas referncias,
nesserias sua compreenso.
LEGENDA:
Processo
Circuito de Doc
Interno

Documento de Registo

Circuito de Produtos

Circuito de Doc
Externos
Seco

Sub Seco

Pblico Externo

Controle de Custos

Luis Rosas

1.

PESQUISA E
ESCOLHA

DOCUMENTO(S) DE
ENTREGA

FORNECEDORES
LOCAIS

3. Entrega e
Recepo

FORNECEDORES
REGIONAIS

2. CONTRACTO

FORNECEDORES
NACIONAIS

MERCADORIAS E MATRIAS
PRIMAS

4. INFORMAES CERCA DE INCUMPRIMENTO DO CONTRACTO

FIGURA 2

Controle de Custos

Luis Rosas

RECEPO E CONTROLE DE

E RESPONSVEIS DE COMIDAS E BEBIDAS

MERCADO

MERCADORIAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS ECONOMATO

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

1. PESQUISA E ESCOLHA DE FORNECEDOR(es): Aps a definio do
produto a oferecer ao nosso pblico alvo, o colgio formado pelo chefe do
departamento de compras, o economo e o responsavel pelo departamento de
comidas e bebidas devem reunir de modo a escolher o fornecedor, que
garanta o fornecimento do melhor produto ao melhor preo, nas melhores
condies de entrega (tempo, sanidade, prazos de entrega, etc.) cuidando
sempre para que no se descure a qualidade em funo do preo.
Metodologia da pesquisa de mercado:
Inventariar as necessidades da instituio referenciando o mais
detalhadamente possvel os produtos a adquirir e elaborando as
respectivas fichas de produto ex.: lombo de novilho alentejano, de
1, limpo e com taxa de desperdcio inferior a 15%;
inventariar a nvel local, regional, nacional e internacional os
fornecedores capazes de suprir as necessidades acima inventariadas;
efectuar junto aos fornecedores encontrados um pedido de cotao
para os produtos refernciados;
destes escolher aqueles que melhores condies oferecem para o
fornecimento;
efectuar um teste em colaborao com o responsvel da seco
qual esse produto se destina;
elaborar um ficheiro de fornecedores contendo:
Nome
Morada
Telefone e Fax
Produto a fornecer
Contacto
Observaes cerca do resultado da pesquisa efectuada ex.:
bom produto e fraco preo, a considerar em caso de
necessidade ou pssimo produto e excelente preo, sem
hipotese de fornecimento etc.
selecionar, no mnimo, 2 fornecedores para cada produto ou tipo de
produto ex.: fornecedores de carnes, fornecedores de bebidas ou
fornecedores de batatas;
2. CONTRACTO: Escolhidos os fornecedores, h que procurar negociar com
eles um contracto que garanta instituio um conjunto de garantias para o
fornecimento de determinados produtos, garantias essas que podem resumirse nas seguintes:
Referncia do produto o mais detalhada possvel
Prazo de entrega
Condies de pagamento
Preo
Descontos comerciais
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Descontos financeiros
Rapel
Prazo de pagamento
Quantidades mnimas de encomenda
Validade do contracto
Data de elaborao do contracto
Assinatura do responsavel da instituio e do fornecedor

3. ENTREGA E RECEPO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS.

Entrega: a entrega de Mercadorias e Matrias Primas deve sempre ser
acompanhada de documento de entrega, onde se menciona produto
entregue, quantidade, preo, descontos comerciais e impostos e taxas,
que pode ser factura, guia de remessa, nota de entrega ou outra (no caso
deste documento no ser a factura, deve tomar-se nota de tal, para que o
registo de entrada no seja dado em duplicado, quando aquela for
entregue).
Recepo: A recepo e controle de mercadorias reveste-se de
fundamental importncia uma vez que com este tipo de controle que se
consegue garantir a qualidade, quantidade e estado sanitrio do produto
aprovisionado.
Ao receber-se mercadoria que ter disposio desta seco os
seguintes documentos:
Cpia do contracto
Cpia da nota de encomenda
A seco dever estar equipada com
Balana
Carrinho de transporte
Telefone
Mquina de calcular
Deve situar-se junto porta de entrada de Mercadorias e Matrias Primas
e no longe do economato.
No processo de recepo devero estar sempre presentes um
representante do economato e o chefe da seco aque o produto se
destina.
No referido processo dever-se- controlar:
Conformidade do produto entregue com o contratado
Conformidade do produto entregue com o encomendado
Conformidade do preo acordado com o facturado
Conformidade da quantidade entregue com a facturada
Conformidade da quantidade entregue com a encomendada
Estado sanitrio do produto
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Nota: o responsvel pela produo incorre em responsabilidade cvil e criminal,
em caso de intoxocao alimentar
4. INFORMAO CERCA DE INCUMPRIMENTO DE CONTRACTO: do
proceso anterior devero ser sempre comunicadas as anomalias detectadas
ao responsvel pela gesto e elaborao de contractos para que sejam
tomadas as devidas medidas correctivas. No caso de ser devolvido produto
procedncia, dever ser emitido pelo fornecedor uma nota de crdito
informando a instituio de que esta tem um determinado valor a crdito, a
ser deduzido em futuros pagamentos, em contrapartida, a instituio dever
emitir ao fornecedor uma nota de dbito informando-o de que este lhe deve,
e que o valor ser compensado em futuras transaces, a situao contrria,
embora menos habitual tambm pode verificar-se.
ANEXOS:
ANEXO 1 Pedido de cotao
ANEXO 2 Ficha de fornecedor e ficha de produto
ANEXO 3 Contracto
ANEXO 4 Factura e guia de remessa

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

ANEXO 1
PEDIDO DE COTAO
DE
MORADA

Hotel Central
Rua x
N 1234
4520 Feira
056 123456
056 234567

TELEFONE
FAX

ASSUNTO

PARA
MORADA
TELEFONE
FAX
A/C
N de Pg
Data

Talho Avenida
Rua Z
N 2345
4520 Feira
056 345678
056 456789
Sr. Antnio
1
6/6/1999

Pedido de cotao

Exmos. Srs.,
Serve a presente para solicitar a V. Exas. cotao para os produtos que de seguida se
apresentam, assim como algumas informaes tendo em conta possvel fornecimento.
CONSUMO
ANNUAL
PREVISTO
2.000 K
1.400 K
750 K

PRODUTO

PREO

Vazia de novilho fresca alentejano, de 1, limpo e com

taxa de desperdcio inferior a 15%
lombo de novilho fresca alentejano, de 1, limpo e com
taxa de desperdcio inferior a 15%
lombo de Porco fresco, de 1, limpo e com taxa de
desperdcio inferior a 15%

PRAZO DE PAGAMENTO
DESCONTOS
TEMPO DE ENTREGA

30 dias fim de ms

Desde j gratos pela ateno dispensada, ficamos a aguardar a devoluo deste documento
devidamente preenchido.
Com os melhores cumprimentos,
O CHEFE DE COMPRAS
(NOME)

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

ANEXO 2

FICHA DE FORNECEDOR
EMPRESA
MORADA
TELEFONE
FAX
CONTACTO

Talho Avenida
Rua Z N 2345 4520 Feira
056 345678
056 456789
Sr. Antnio

PRODUTO

lombo de novilho fresca alentejano, de 1, limpo e com taxa de desperdcio

inferior a 15%

PREO
2.300$00

I.V.A.
No Incluido

PRAZO DE PAGAMENTO
DESCONTOS
TEMPO DE ENTREGA

30 dias fim de ms
15% PP
6 dias
APRECIAO

RELAO REFERNCIA
QUALIDADE
PREO
CONSIDERAES FINAIS

EXACTA
BOA
10% ACIMA DA MDIA
EXCELENTE RELAO QUALIDADE PREO
ESCOLHIDO PARA FORNECIMENTO DESTE PRODUTO.

DATA: 23/7/99

FICHA DE PRODUTO
PRODUTO
EMPRESA
MORADA
TELEFONE
FAX
CONTACTO

Vazia de novilho alentejano, de 1, limpo e com taxa de desperdcio inferior

a 15%
FORNECEDOR 1
FORNECEDOR 2
Talho Avenida
Rua Z N 2345 4520 Feira
056 345678
056 456789
Sr. Antnio

PREO

Controle de Custos

2.300$00

EMPRESA
MORADA
TELEFONE
FAX
CONTACTO

PREO

Talho BDP
Rua W N 4567 4520 Feira
056 987654
056 876543
Sr. Manuel

2.250$00
DATA: 23/7/99

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

ANEXO 4

CONTRATO
O FORNECEDOR ABAIXO IDENTIFICADO COMPROMETE-SE A FORNECER ESTA
INSTITUIO, COM OS PRODUTOS ABAIXO MENCIONADOS, NAS CONDIES
ACORDADAS E CONSTANTES DESTE CONTRACTO, POR UM PERODO DE 3 MESES. A
INSTITUIO COMPROMETE-SE POR SUA VEZ A CUMPRIR AS CONDIES DE
PAGAMENTO E ENCOMENDA ESTIPULADAS.
PRODUTO
Vazia de novilho fresca alentejano, de 1, limpo e com taxa de desperdcio
inferior a 15%
lombo de novilho fresca alentejano, de 1, limpo e com taxa de desperdcio
inferior a 15%
lombo de Porco fresco, de 1, limpo e com taxa de desperdcio inferior a
15%
IDENTIFICAO

FORNECEDOR

CONDIES

EMPRESA

Talho Avenida

PRAZO DE PAGAMENTO

MORADA

Rua Z N 2345
4520 Feira
056 345678
056 456789
Sr. Antnio

DESCONTOS COMERCIAIS
DESCONTOS ESPECIAIS
TEMPO DE ENTREGA
QUANTIDADE MNIMA
ENCOMENDA ANUAL

TELEFONE
FAX
CONTACTO

O RESPONSVEL
DA INSTITUIO

Controle de Custos

PREO
2.300$00
2.850$00
950$00
ACORDADAS

30 dias fim de
ms
15% PP
N/D
6 dias
N/D
N/D

O RESPONSVEL DA
EMPRESA FORNECEDORA

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

ANEXO 4

FACTURA / GUIA DE REMESSA

No caso de se tratar
de guia de remessa
ou outro doc seria
substituido este
campo por essa
indicao

Controle de Custos

Luis Rosas

Controle de Custos

1. NOTA DE ENCOMENDA

2. MERCADORIAS E
MATRIAS PRIMAS

ECONOMATO

CPIA DA
NOTA DE
ENCOMENDA

MERCADORIAS

2. DOCUMENTO(S) DE
ENTREGA

RECEPO E CONTROLE DE

CPIA DO
CONTRACTO

FORNECEDOR

FORNECEDOR

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

FIGURA 3

Luis Rosas

DOCUMENT
O(S) DE
ENTREGA

3. INVENTRIO
PERMANENTE
SADAS
ENTRADA
S

3.1.
** FFARMAZENAGEM
RRIIOO ++ ee

MERCADORIAS
E MATRIAS
PRIMAS

** SSEECCOOSS DDEETTEEOORRVVEEIISS EE NNOO

DDEETTEEOORRVVEEIISS
** PPRROODDUUTTOOSS DDEE HHIIGGIIEENNEE EE
LLIIMMPPEEZZAA
** MMAATTEERRIIAALL DDEE EEXXPPLLOORRAAOO
** MMAATTEERRIIAALL DDEE EESSCCRRIITTRRIIOO
** MMAATTEERRIIAALL DDEE PPRROOMMOOOO EE
VVEENNDDAASS
** TTAARRAASS EE DDEEPPSSIITTOOSS
** CCOOMMBBUUSSTTVVEEIISS

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

1. NOTA DE ENCOMENDA: um documento fundamental na relao entre
fornecedor e consumidor, ela regula essa relao e uma garantia, para o
fornecedor da encomenda efectuada, e para o consumidor a garantia de que
essa encomenda foi realmente efectuada. Neste documento devero constar
os seguintes elementos:
data;
referencia do produto a adquirir, de acordo com o referenciamento
interno;
quantidade a adquirir;
prazos de entrega (se no definidos em contracto);
preos acordados (se no existir contracto).
3. NVENTRIO PERMANENTE(FICHAS DE STOCK): o documento em que
se registam todas os fluxos de entrada e sada de produtos em quantidade e
valor.
O interesse principal deste documento o de manter informados os
responsveis pela instituio da quantidade de produto em stock, o volume de
compras, o consumo e o valor de custo unitrio dos produtos em stock.
CRITRIOS de VALORIZAO de STOCKS
Preo Mdio Ponderado: o critrio de valorizao de stocks mais utilizado,
e aquele que d indicaes mais reais cerca do valor em stock;
P.M.P. = ((Q.E. x P.Q.E.)+(Q.A. X P.Q.A.))/( Q.E. + Q.A.)
P.M.P. = Preo Mdio Ponderado
Q.E. = Quantidade existente P.Q.E. = Preo unitrio da quantidade existente
Q.A. = Quantidade adquirida P.Q.A. = Preo unitrio da quantidade adquirida

L.I.F.O: Last In First Out os stocks so valorizados pelo preo da ltima

mercadoria a entrar;
F.I.F.O: First In First Out os stocks so valorizados pelo preo da mais
antiga mercadoria em stock;
N.I.F.O: Next In First Out os stocks so valorizados pelo preo da prxima
mercadoria a entrar em stock;
Este documento organizado de acordo com uma classificao previamente
estabelecida pelo classificador de economato, que por sua vez uma lista
completa de todos os produtos existentes. Essa classificao estabelecida
de acordo com os seguintes critrios:
Grande familia
Familia
Grupo
Classificao Individual
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Para que a sistematizao desta classificao se torne mais fcil, est
convencionado que esta classificao seja feita por nmeros, por letras ou
por diferentes conjugaes de nmeros e letras ex.:
Grande familia A
Familia
1
Grupo
1
Classificao Individual
104
Neste exemplo a referncia deste produto seria: A.1.1.104 o que poderia por
exemplo corresponder:
A - Aguardentes
1 - Whiskies
1 - Whiskies Novos
104 - Cutty Sark
O facto de se recorrer a nmeros para classificar os produtos, serve
essencialmente para facilitar o trabalho de registo, classificao e arquivo dos
documentos.
3.1.

ARMAZENAGEM: a armazenagem um dos momentos fundamentais

de todo o crcuito de mercadorias, e para que esta seja feita
correctamente, h que criar, em primeiro lugar, as seguintes
condies de armazenagem:

FRIO + E
ALIMENTARES
SECOS DETEORVEIS E NO DETEORVEIS ALIMENTARES
CAVE
ALIMENTARES
TARAS E DEPSITOS
ALIMENTARES
MATERIAL DE EXPLORAO
ALIMENTARES
PRODUTOS DE HIGIENE E LIMPEZA
ALIMENTARES
MATERIAL DE PROMOO E VENDAS
PAPELARIA
MATERIAL DE ESCRITRIO
PAPELARIA
COMBUSTVEIS
RESERVA COMB.

Para que a armazenagem seja eficaz h que cuidar para que os

produtos estejam sempre organizados de forma a que se consumam
sempre em primeiro lugar, aqueles que esto mais tempo em stock,
cuidando que se coloquem estes produtos em local mais acessvel que
os restantes.
Figura 4

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Os produtos aprovisionados podem representar uma grande fatia do
investimento realizado numa instituio, valor esse que pode muitas
vezes reduzir, significativamente, o nosso capital circulante e criar, at
problemas de tesouraria. Alm de que em caso de reduo
significativa da procura durante um determinado perodo podemos
correr o risco de que produtos bastante valorizados se detereorem,
causando assim prejuzos irreparveis.
Mais
recentes
Mais
antigas

Por todos os motivos acima mencionados surgiu uma nova corrente de

filosofia de gesto dos aprovisionamentos, que diz que o stock se faz
em casa do fornecedor, isto , quanto mais prximo o nosso stock for
das nossas necessidades melhor.
Este conceito foi aperfeioado at uma nova prtica chamada Just In
Time (J.I.T.) trata-se de um conceito aplicado com particular sucesso
nas empresas industriais que recorrem a componentes montados por
outras empresas, produtor e fornecedor esto ligados por um sistema
informtico chamado Eletronic Data Interchange (E.D.I.) e as
encomendas
so
feitas
Capital circulante o
automaticamente de acordo com as capital que a empresa
necessidades
de
produo, no tem investido, num
momento, e
libertando a empresa produtora do determinado
que pode ser aplicado
investimento em stocks, entregando de forma a aumentar os
essa responsabilidade empresa seus resultados
Ex.: aplicao em
fornecedora, libertando a primeira o aces ou outros bens
seu capital circulante para outros investimentos.
Na industria hoteleira j existem algumas experincias neste sentido,
mas apenas em grandes unidades de produo como as empresas de
catering que produzem milhares de refeies por dia para hospitais,
escolas, companhias areas, cantinas, etc..
Enquanto este sistema no se generaliza h um indicador que nos
pode dar uma referncia til cerca do nosso aprovisionamento que se
chama Turnover e que se calcula da seguinte forma:
Turnover = S.M./C.M.
S.M. = Stock mdio (num determinado perodo)
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

C.M. = Consumo mdio (nesse mesmo perodo)
Stock mdio = (S.I.+ S.F.)/2
S.I. = Stock Inicial (no inicio de 1 determinado perodo)
S.F. = Stock Final (no fim desse perodo)
Consumo = S.I. + C. - S.F.
S.I. = Stock Inicial (no inicio de 1 determinado perodo)
C. = Compras (nesse mesmo perodo)
S.F. = Stock Final (no fim desse perodo)
Consumo Mdio = Valor do Consumo/Perodo em Analise

O resultado da anlise de Turnover, deve ser o mais prximo de 1

possvel, visto que tal quer dizer que o stok existente apenas o
necessrio para fazer face ao consumo durante o perodo em anlise.
Seno vevamos o seguinte exemplo:
Produto: Coca-Cola
Consumo mdio semanal 450
Stock mdio semanal 510
Turnover=510/450
Turnover=1.13
Produto: 7up
Consumo mdio semanal 300
Stock mdio semanal 510
Turnover=510/300
Turnover=1.7
Produto: GingerAle
Consumo mdio semanal 150
Stock mdio semanal 50
Turnover=150/50
Turnover=3

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Anlise
Produto

T.O.

Excesso

COCA-COLA
7up
GingerAle

1.13
1.7
3

13%
70%
210%

ANEXOS:

Qt. Excesso
60
210
100

Valor
65$00
66$00
89$00
Total

Valor em
Excesso
3900$00
13860$00
8900$00
26660$00

ANEXO 1 Nota de Encomenda

ANEXO 2 Ficha de Stock
ANEXO 3 Classificador de economato

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

ANEXO 1
NOTA DE ENCOMENDA
DE
MORADA

Hotel Central
Rua x
N 1234
4520 Feira
056 123456
056 234567

TELEFONE
FAX

ASSUNTO

PARA
MORADA

Talho Avenida
Rua Z
N 2345
4520 Feira
056 345678
056 456789
Sr. Antnio
1
6/6/1999

TELEFONE
FAX
A/C
N de Pg
Data
Encomenda

Se
existi
r
Serve a presente para solicitar a V. Exas. o fornecimento dos produtos que de seguida
se
contra
solicitam, nas condies acordadas em contracto.
cto
Exmos. Srs.,

QUANTIDADE
40 K

PRODUTO
lombo de novilho fresca alentejano, de 1, limpo e com
taxa de desperdcio inferior a 15%

PRAZO DE PAGAMENTO
DESCONTOS
TEMPO DE ENTREGA

PREO
2.300$00

30 dias fim de ms
15% pp
6 dias

Desde j gratos pela ateno dispensada, ficamos a aguardar o vosso fornecimento.

Com os melhores cumprimentos,
O CHEFE DE COMPRAS

Se no
existir
contracto
pode
utilizarse para
referir
p. ex. um
preo
acordado
ao
telefone
aps
consulta.

(NOME)

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

ANEXO 2
FICHA DE STOCK

STOCK
Artigo: Cutty Sark

Ref.:
Stock Mximo:
Stock Mnimo: (1)

Unidade de Contab.: Garrafa

Ano: 1999
Data
22/5

Discrminao
Transporte
Fact AMG
Req Bar

Doc.
501
1350

Ent.

QT.
Sai

10
15

Exist
10
20
5

Preo
Custo
1250
1300

Preo
Mdio
1350
1300

Dbito

Gr. Fam.:
Famlia:
Grupo:
Cls. Ind.:
Valores
Crdito

12500
19500

Saldo
13500
26000
6500

A
1
1
104
Conta
Nm.
A.1.1.104
A.1.1.104

A transportar

(1) Stock mnimo, ou ponto de encomenda, um indicador que d ao comprador, a informao

do nvel de stock, em que deve efectuar a encomenda, indicador esse que dado pela
seguinte frmula:
S.m.=C.M.D. x T.A.
S.m. = Stock mnimo
C.M.D. = Consumo mdio dirio (3)
T.A. = Tempo de reaprovivionamento
expresso em dias (2)
(2) Tempo de reaprovisionamento o tempo que leva o fornecedor a entregar a mercadoria.
(3) O valor do consumo dado pela seguinte frmula:
Consumo= S.I. + C. - S.F.
S.I. = Stock Inicial (no inicio de 1 determinado perodo)
C. = Compras (nesse mesmo perodo)
S.F. = Inventrio Final (no fim desse perodo)
Nota: Neste caso o perodo de anlise seria de 1 dia.

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

ANEXO 3
CLASSIFICADOR DE ECONOMATO
Grande
famlia
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
L
L
L
L
L
L
LG
LG
LG
LG
LG
LG
LG
LG
LG

Famlia

Grupo

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2

1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
3
3
1
1
2
2
2
1
1
1
2
2
2
1
1
1
2
2
2
3
3
1

Controle de Custos

Clas.
Ind.
1
104
3
4
5
2
1
2
3
4
5
6
1
1
1
2
1
2
3
1
2
3
1
2
3
1
2
3
1
2
3
1
2
1

Designao
Whisky Balantines Novo
Whisky Cutty Sark Novo
Whisky J&B Novo
Whisky Jhonny Walker Red Label
Whisky Passeport Novo
Whisky William Lawsons Novo
Whisky Balantines Velho
Whisky Cutty Sark Velho
Whisky Jhonny Walker Black Label
Whisky J&B Velho
Whisky Passeport Velho
Whisky William Lawxons Velho
Chardu
Glenfidich
Bosfords
Gordons
Absolut Vodka
Vodka Eristof
Vodka Finlandia
Baileys
Carolans
Drambuie
Bols Blue Curaao
Bols Mandarine
Bols Melon
L.B.V. Burmester 83
L.B.V. Ferreira 83
L.B.V. Taylors 84
Vintage Ferreira 82
Vintage Grahams 80
Vintage Taylors 83
Ronco 15 Anos
Soalheira 10 Anos
Moscatel de Setubal J.M.Fonseca

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

ECONOMATO
DOCUMENTO
(S) DE
ENTREGA

INVENTRIO
ENTRADAS
SADAS
PERMANENTE

1. REQUISIES
AUTORIZADAS

MERCADORIAS E
MATRIAS PRIMAS

3. PRODUO
Fichas
Tcnicas

4. VALE DE
SERVIO

PRODUTO
ACABADO

E MATRIAS PRIMAS

Figura 5

Controle de Custos

REQUISIE
S INTERNAS

REQUISIE
S INTERNAS

ARMAZENAGEM
** FFRRIIOO ++ ee
** SSEECCOOSS DDEETTEEOORRVVEEIISS EE
NNOO DDEETTEEOORRVVEEIISS
((MMEERRCCEEAARRIIAA))
MATRIAS
** PPRROODDUUTTOOSS DDEE HHIIGGIIEENNEE EE
PRIMAS
LLIIMMPPEEZZAA
** MMAATTEERRIIAALL DDEE EEXXPPLLOORRAAOO
** MMAATTEERRIIAALL DDEE EESSCCRRIITTRRIIOO
** MMAATTEERRIIAALL DDEE PPRROOMMOOOO EE
VVEENNDDAASS
** TTAARRAASS EE DDEEPPSSIITTOOSS
** CCOOMMBBUUSSTTVVEEIISS
MERCADORIAS

RESPONSVEL DO
DEPARTAMENTO DE
COMIDAS E BEBIDAS

Luis Rosas

DISTRIBUI
O

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

1. REQUISIO INTERNA: a requisio interna o documento que regula as
transferncias de produtos entre o economato e as restantes seces. Elas
devem ser preenchidas pelo responsavel da seco qual se destinam os
produtos, autorizadas pelo responsavel pelo departamento de comidas e
bebidas e s depois podero ser entregues seco os produtos
requisitados. Trata-se de um documento que deve ser feito em triplicado para
se distribuir da seguinte forma:
Original Responsavel do departamento
1 Cpia destacavel Departamento de controle
2 Cpia fica no livro Economato
2. ENTREGA DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS: a entrega de
mercadorias e matrias primas deve ser organizado com as necessidades
das seces e convenincias do economato.
3. PRODUO: como referi no nicio deste captulo, a complexidade e
competitividade existente no seio da industria hoteleira obriga os
responsaveis por esta rea a procurarem diferenciar-se dos restantes pelo
servio prestado, pela qualidade do produto apresentado e pelo ambiente
dentro da sua instituio, procurando assim adequar a sua oferta aos ansejos
dos seus consumidors, superando-os mesmo aproveitando para desta criar a
sua consumidorla, proveniente de um Nicho de Mercado, que est
particularmente vocacionado para o consumo do produto que ele est a
oferecer.
O produto criado deve ser objectivo de um planeamento cuidado cujo factor
orientador tem obrigatoriamente de ser o consumidor, suas necessidades e
seus ansejos.
Embora este planeamento obedea a um conjunto de normas, estas no
podem tornar este planeamento numa estrutura rgida e inflexivel, de onde a
actividade no se possa desviar; devem pelo contrrio constituir-se, apenas,
como um conjunto de indicadores para actividade, suficientemente maleveis
para que se consiga rapidamente alterar a oferta de modo a corresponder
rapidamente s necessidades do consumidor e at, mesmo, antecipa-las.
Para que seja possvel a referida antecipao, necessrio conhecer os
mecanismos de deciso do cliente para que se consiga estabelecer um
esquema de controle do grau de satisfao do cliente.

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Anali
sa

Necessidades
do Cliente

Cria

Oferta

Procu
ra

Avalia

Escol
he
Instituio
para o
satisfazer

Cria
Anteci
pa

Corresponde
s
Expectativas

Expectativas
Consom
e e
Formula

Anali
sa

Opinio
Final

No
Corresponde
s
Procu
Expectativas

Aces da
Instituio

ra
Escol
he
Outra

Aces do
cliente
Figura 6

Controle de Custos

GRAU DE
SATSIFAO

instituio
que pensa
que o vai
satisfazer

Luis Rosas

Corrige, Melhora, Mantm

Satisfao
dessas
Necessidades

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Ficha Tcnica de Produo: Para que consigamos fazer corresponder a
oferta s necessidades do cliente, necessrio manter o nvel da oferta, ao
logo do funcionamento da instituio, para tal existe um instrumento de
controle da produo, que se chama Ficha Tcnica e que serve para
uniformizar:
Procedimentos
Quantidades
Ingredientes
Mise-en-place
Apresentao
Custos
Este documento reveste-se de especial importncia, uma vez que, alm da
uniformizao acima citada, permite uma comparao entre custos
projectados e custos reais, como de seguida se exemplifica e que referente
a um hipottico bar que apenas serve o Deve ser a mesma pela
cocktail daiquiri:
qual so inventariadas em
inventrio permanente

Ficha Tcnica
Cocktail
Ficha n

Daiquiri
01

Ingredientes
Rhum
S. Limo
Aucar

Famlia

Before Dinner
Uni Cont
L
L
Kg

Vendas Maquina Registadora

Consumos
Rhum
S. Limo
Aucar

Pores

Quant.
0.04
0.01
0.08

P. Unit.
P. Dose
2584$
103$
300$
3$
150$
106$

200 Unidades
Projectados
M. Regst
8
2
16

Real
Inv. Final
9
2.3
18

Dif.
1
0.3
2
Total

Valor
Dif.
2584$
90$
300$
2984$

Desta anlise pode concluir-se que existe uma diferena entre o produto das
quantidades da F. Tcnica pelas vendas registadas e o consumo real obtido
aps o inventrio final.
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Este tipo de anlise fundamental, como veremes adiante, para se fazer a
conciliao dos resultados de Comidas e Bebidas.
Outro elemento importante para a oferta corresponder aos desejos do
consumidor, no caso particular dos servios especiais, so as comunicaes
de servio internas, que do a todas as seces, todos os promenores de
execuo desse mesmo servio.
Mecanismos
de
controle
satisfao do cliente:

do

grau

de

So sistemas criados para fornecer ao responsvel

da instituio a informao necessria para que
este
reaja
atempadamente
aos
ansejos
do
consumidor, fazem parte destes sistemas:
Acompanhamento dentro da unidade, desde a
chegada at sada.
Caixa de sugestes.
Inquritos posteriores ao consumo
Ofertas a especialistas na rea
Etc.

4. VALE DE SERVIO: O vale de servio o documento que regula as trocas,

entre as seces fornecedoras e as de distribuio deve ser feito em
triplicado e distribuem-se assim:
Original: Seco fornecedora
1 Cpia: Controle
2 Cpia: Seco Distribuidora
ANEXOS:

ANEXO 1 Requisio
ANEXO 2 Vale de servio
ANEXO 3 Ficha tcnica
ANEXO 4 Comunicao de servio

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

ANEXO 1
REQUISIO

Hotel Central
*****

ANEXO 2
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

VALE DE SERVIO

Vale de Servio n 10001

Mesa n:
N de Pax:
Hospede # N:
Passante

Hotel
Central
*****

Assinatura

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

CENTRAL
*****

ANEXO 4
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

COMUNICAO DE SERVIO

Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

PRODUTO SEMI ACABADO

MERCADORIAS E MATRIAS
PRIMAS

FINALIZA
O

FINALIZA
O

PRODUO
CENTRAL

FINALIZA
O

FINALIZA
O

FINALIZA
O

REQUISIO

REQUISIO

PRODUTO
ACABADO
REQUISIO

PRODUTO
ACABADO
REQUISIO

PRODUTO
ACABADO
REQUISIO

PRODUTO
ACABADO
REQUISIO

PRODUTO
ACABADO
Figura 7

O esquema acima representado, na figura 7,

produo e distribioa, numa unidade que
distribuio, em zonas afastadas da unidade
produo,possuindo por isso pequena unidades
pontos de distribuio.

Controle de Custos

DISTRIBUI
O

DISTRIBUI
O

DISTRIBUI
O

DISTRIBUI
O

DISTRIBUI
O

esquematisa o processo de
possui diversos pontos de
central de transformao e
de finalizao junto a esses

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

6. INVENTRIO FSICO

4. QUEBRAS

PRODUTO ACABADO

VALE DE SERVIO

1. CONSUMOS CLIENTES
MAQUINA REGISTADORA
E FICHAS TECNICAS DE
PRODUO

3. CONSUMOS INTERNOS

DISTRIBUIO

4. QUEBRAS
6. INVENTRIO FSICO

Figura 8

Controle de Custos

Luis Rosas

DESVIO =
DIFERENA
ENTRE REAL
E POTENCIAL

7. MAPA DE CONSUMOS REAL

2. CONSUMOS PESSOAL

5. MAPAS DE COTROLE DOS CONSUMOS

E CUSTOS DE CADA SECO (POTNCIAL)

PRODUO

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

O grfico da figura 8, representa a fase do controle posterior ao consumo,
vendidos os produtos h que verificar a sua rentabilidade, de modo a conseguirse reagir a possveis desvios das previses iniciais, tomando as decises
necessrias a corrigir os referidos desvios.
Para efectuar este tipo de controle h que reunir um conjunto de informaes, de
modo a sintetis-las para anlise dos responsveis pelas seces e pela
instituio:
1. CONSUMOS CLIENTES: so os valores dados pela mquina registadora ou
pelo P.O.S. relativos a:
Quantidades vendidas subdivididas por:
Ponto de venda e estas ainda divididas em:
Comidas
Bebidas
De acordo com o sisteme criado para o controle estas duas ultimas
classificaes podem ainda ser subdivididas em Subclasses tais como:
Comidas
Entradas

Frias

Cocktail de Marisco
Etc.

Quentes

Pratos de carne
Pratos de Peixe
Etc.

Bebidas

Vinhos

Brancos

Verdes

Ponte da Barca Loureiro

Etc.

Maduros

Tintos

Refrigerantes
Cervejas
Etc.

Anulaes (sempre justificadas)

Valor NET (sem taxas nem impostos)
Valor das taxas
Valor dos impostos
Valor Bruto (com taxas e impostos)
Multiplicando as quantidades vendidas pelas capitaes das fichas tcnicas
iremos obter o consumo potncial, isto , aquilo que deveriamos ter gasto para
elaborar o(s) produto(s) vendido(s).
C.P.C. = N de produtos vendidos x Capitao Fichas Tcnicas
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

C.P.C. = Consumo Potncial Clientes
2. RESUMO CONSUMOS PESSOAL: os responsveis pela produo devem
programar com a devida antecedncia os menus das refeies do pessoal e
as respectivas Fichas Tcnicas, deve tambm manter um controle das
refeies servidas para que consiga saber exactamente os custos de
produo da comida do pessoal, de resto calcula-se da mesma forma que o
consumo clientes, ou seja:
C.P.P. = N de refeies servidas x Capitao Fichas Tcnicas
C.P. = Consumo Potncial Pessoal
No entanto existem promenores que devem ser considerados relativamente
a este ponto e que se refletem no correcto controle do consumo do pessoal:
O valor da Ficha Tcnica no deve exceder o valor atribuido para o
subsdio de alimentao.
Na Ficha Tcnica deve incluir-se o valor mdio da bebida ao dispor do
funcionrio.
Ter em ateno aos custos 0, ou seja, aqueles que so
aproveitamentos de produtos preparados para clientes, que so
pagos, no so consumidos, e que depois so servidos ao pesssoal.
3. CONSUMOS INTERNOS: normalmente, nas instituies que prestam
servios hoteleiros, existem consumos, que so efectuados pelos dirigentes,
e que no so pagos, da mesma forma que os anteriores, estes tambm
devem ser valorizados e a formula de todo semelhante s anteriores:
C.P.I. = N de refeies servidas x Capitao Fichas Tcnicas
C.P. = Consumo Potncial Interno
Para controlar estes consumos existem, basicamente 2 sistemas:
Factura assinada pelo dirigente
Oficer Check, que d ao dirigente um crdito, limitado ou ilimitado, que
este entrega devidamente preenchido e assinado, no finald de cada
refeio.
4. QUEBRAS: neste tipo de instituio, comum existirem quebras que se
devem a factores diversos tais como:
Deteorao.
Manipulao descuidada.
Disperdcios
Etc.
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

E estas devem estar devidamente registadas, e justificadas, para que o
responsvel pela seco seja capaz de, em qualquer momento, explicar todos
os seus consumos, para tal ele deve manter um mapa onde regista e valoriza,
de acordo com o valor a que deu entrada na seco, as situaes acima
descritas.
5. COTROLE DOS CONSUMOS E CUSTOS DE CADA SECO
(POTNCIAL): reunidos os 4 elementos anteriores, agora possvel calcular
o consumo potncial:
C.P. = C.P.C + C.P.P. + C.P.I. + Quebras
C.P. Consumo potncial
6. INVENTRIO FSICO: a contagem que feita nas diferentes seces dos
produtos existentes em stock, deve ser feito por um representante da seco
e por outro da contabilidade ou do controle ou do departamento de compras e
deve ser feito de acordo com a seguinte frequncia Ideal:

FRIO + E
SECOS DETEORVEIS E NO DETEORVEIS
CAVE
TARAS E DEPSITOS
MATERIAL DE EXPLORAO
PRODUTOS DE HIGIENE E LIMPEZA
MATERIAL DE PROMOO E VENDAS
MATERIAL DE ESCRITRIO
COMBUSTVEIS E MOBILIRIO

2 X MS
2 X MS
1 X SEMANA
1 X MS
1 X 6 EM 6 MESES
1 X 6 EM 6 MESES
1 X 6 EM 6 MESES
1 X 6 EM 6 MESES
1 X AO ANO

A sua frequncia ser determinada inicialmente e deve coincidir com a

frequncia dos 5 pontos anteriores, no entanto e sempre que existam razes
para tal essa frequncia pode e deve ser reduzida, de modo a que se possam
anular possveis desvios dentro do menor espao de tempo possvel.
7. COTROLE DOS CONSUMOS E CUSTOS DE CADA SECO (Real):
realizado o inventrio possvel calcular o consumo real do perodo que
estamos a analisar, atravs da formula j estudada:
Consumo = S.I. + C. - S.F.
S.I. = Stock Inicial (no inicio de 1 determinado perodo)
C. = Compras (nesse mesmo perodo)
S.F. = Stock Final (no fim desse perodo)
Sendo que entenderemos por:
Stock Inicial, o stock contado no inventrio do perodo anterior.
Stock Final, o stock contado no inventrio do perodo a analisar.
Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Devem ser remetidas cpias dos resultados de todos estes controles (7),
aos responsveis pelo departamento de controlo e ao responsvel da rea.
Sendo que cada seco dever elaborar todos os mapas que lhes forem
assignados
Concluido o controle do circuito de mercadorias h que passar a analisar a
rentabilidade das vendas, para que se saiba se a operao est ou no a ser
rentvel (para instituies com fins lucrativos), partindo dos mapas elaborados
at a este ponto

Controle de Custos

Luis Rosas

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ANEXOS:

ANEXO 1 Consumos pessoal

ANEXO 2 Menu pessoal
ANEXO 3 Mapa quebras
ANEXO 4 Inventrio fsico

Controle de Custos

Luis Rosas

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Controle de Custos

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Controle de Custos

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Controle de Custos

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Controle de Custos

Luis Rosas

CIRCUITO DE MERCADORIAS E MATRIAS PRIMAS

Como concluso podemos dizer que o circuito de mercadorias e matrias primas
se compe de diferentes etapas, todas elas reguladas por docuementos, cujo
relacionamento produz indicadores que permitem analisar a rentabilidade das
mercadorias e matrias primas.
Pelo acima referido, poderemos afirmar que o circuito Resultado operacional:
o resultado obtido,
de mercadorias e matrias primas produz informao, que
decorre
directamente
da
e que essa mesma informao fundamental para operao, pode dizer-se
na
restaurao
controlar o resultado operacional da instituio, mas que
este

o
resultado
para que consigamos analisar con venientemente obtido atravs da venda
de alimentos e bebidas
esta informao, necessrio criar um sistema de
controlo que integre estas informaes, as relacione, e que produza
documentos que possam ser devidamente analisados pelos responsveis das
instituies.
Ao implementar-se um sistema deste genero, h que ter em considerao alguns
pontos, que influenciam a executabilidade ou no desse mesmo sistema e que
se resumem essencialmente da seguinte forma:
Existencia ou nao de meios que facilitem a sua implantao de uma
forma:
Exacta
Atempada
Objectiva
Capacidade de aceitao e execuo por parte dos funcionrios ao
servio.
Custo, os rendimentos obtidos pela reduo de desvios, no deve ser
inferior ao custo de implantao.
Flexibilidade, ser que o sistema suficientemente malevel para nos
fornecer os dados que pretendem das formas que se pretendem a
cada momento.
Hoje em dia, se aliarmos vulgarizao da informtica e sua constante
evoluo formao profissional, cada vez mais exigente, podemos dizer
que a maior parte dos pontos anteriormente referidos, se superam
facilmente.

Controle de Custos

Luis Rosas