UFCD 5 – Executar tarefas administrativas de apoio

à gestão de stocks
 O que é um stock?

Como devemos fazer uma gestão de stock eficaz?

Uma empresa precisa de uma gestão de stock eficaz para o sucesso.

 O que é stock?
• O stock é a relação entre os produtos existentes numa empresa, as suas quantidades
e o momento em que entram e saem da empresa, o que lhe permite fazer uma
gestão eficaz das compras, evitando o excesso ou falta de stock.
• A gestão de stocks é essencial para as empresas manterem o equilíbrio entre
assegurar o stock suficiente para responder rapidamente às necessidades dos
clientes e evitar o excesso de mercadoria armazenada.
• É fundamental adotar um software de gestão de stocks que permita ter um controlo
eficiente e em tempo real dos produtos disponíveis, facilitando os processos
administrativos e minimizando os erros operacionais.
• O tempo de disponibilização de um produto desde que é encomendado até que
chega ao consumidor final tem um peso cada vez maior na decisão e fidelização dos
clientes.
Porque é importante fazer uma gestão de stocks?

• As razões para existir uma gestão de stock são muitas e ajuda a evitar imprevistos

no futuro.

• Permite efetuar a compra de produtos ou matérias-primas de forma mais

eficiente/eficaz.

• Permite o aumento da produtividade: ter um relatório online sempre atualizado

com o stock da empresa numa ferramenta de gestão, evitando que façam registos

manuais;
• Gestão de espaço: saber quais os produtos que são escoados mais rapidamente
ajudando a criar uma dinâmica mais eficaz, de modo a que nunca se esgote
produtos;
• Investimento responsável: saber quais os produtos que são vendidos e os que
estão em stock há muito tempo possibilita uma tomada de decisão mais acertada
na altura de investir em mais produtos junto dos fornecedores;
• Rigor nas encomendas: sabendo o que precisa comprar e em que quantidades
evita devoluções desnecessárias aos fornecedores, depois de efetuar as
encomendas;
• Fidelização de clientes: ter sempre ao dispor os produtos que mais se vendem
Dicas de como fazer uma gestão de stocks eficaz

• Fazer a gestão de stock vária de empresa para empresa e deve ter

sempre em conta a sua dimensão e a área do negócio.

• Existem diversas estratégias transversais e que ajudarão a fazer uma

gestão de stocks eficaz:

Definir processos: criar rotinas de verificação e atribuir

responsabilidades para que a informação esteja sempre atualizada;
• Identificar o tipo de artigo: cada produto em stock deve ser identificado com o
• código de produto,

• quantidade,

• descrição ou outros detalhes relevantes, como lote, origem, fornecedor ou prazo de validade;

• Controlar as datas de validade: é essencial fazer o controlo rigoroso dos produtos com data
de validade.
• Lembrar da lógica de “first in, first out” e fazer a gestão do espaço do armazém de modo a que os
produtos com um prazo de validade mais curto sejam os primeiros a serem vendidos;

• Registar os produtos assim que receber: os artigo devem ser registados assim que forem
rececionados. Se não, é possível que ocorram erros de registo sucessivos cuja origem será
difícil de detetar no futuro;
• Ter uma boa relação com os fornecedores: a relação com os
fornecedores pode afetar positiva ou negativamente as mudanças a
operar;

• Fazer uma “arrumação” ao armazém com regularidade: separar os

artigos armazenados há demasiado tempo e organizar um período de
promoções ou doar os artigos;

• Estabelecer um plano de emergência: crie um plano caso ocorra

imprevistos (indisponibilidade do software, acessos offline, etc).
 Como ter um controlo eficiente do stock?

Nos modelos de gestão atuais, qualquer que seja a dimensão da empresa, ou área de

negócio, o segredo para um controlo eficiente é contar com um software de gestão de

stocks.

Cada vez menos complexas, mais intuitivas e adaptadas ao negócio a que se destinam,

estas soluções de gestão de stock são uma opção eficaz tanto para pequenas, como

para médias ou grandes empresas.

 Quais os ganhos que um software de gestão de stocks traz à empresa?

• Controlo eficiente e em tempo real das entradas e saídas de produtos, antecipando possíveis roturas: permite uma
gestão rigorosa de stocks, conhecendo em tempo real qual a quantidade de produtos em armazém e quantos é
necessário adquirir para satisfazer as encomendas em carteira.

• Mais rentabilidade: com uma gestão eficiente do stock pode prevenir perdas avultadas, nomeadamente no caso de
produtos perecíveis, por exemplo. Ao implementar um sistema de gestão de stocks pode monitorizar a saída e
rotatividade dos produtos em armazém para que sejam vendidos antes que se tornem "stock morto". Quantos mais
produtos movimentar, maiores serão as receitas e menores as perdas.

• Apoio no cálculo de custos: ferramentas de apoio ao custeio ajudam a calcular com precisão o preço de custo de
armazenamento dos materiais através de algoritmos de cálculo do custeio capazes de proceder ao cálculo de
quaisquer cenários de custeio através de uma lógica de cálculo única, flexível, sólida e uniformidade para todos os
produtos.
• Geração automática de listas de picking e packing: de acordo com as encomendas em carteira, o
sistema cria automaticamente listas de materiais de saída e respetiva lista de packing, agilizando e
organizando com mais eficiência do trabalho dos operadores de armazém.

• Transferências de Stock e de artigos mais simples: quando pretende recodificar um artigo ou

transferir integralmente a quantidade de um artigo para outro, um sistema de gestão de stocks dá
suporte a diversos tipos de transferências, tais como: transferência de armazém, de localização,
de estado, de lote e de número de série.

• Gestão de Stock de Terceiros: um sistema de gestão de stock apoia também a gestão de artigos
consignados e respetivos estados de inventário.
• Reservas de stock: pode efetuar reservas de stocks para encomendas de clientes, ordens de fabrico ou outras

ações consumidoras de stocks.

• Agilidade nas operações de Expedição e Receção: as operações são mais simples. Num único local pode processar

a receção de encomendas a fornecedor, transferências de armazém e devoluções de clientes, aceder a informação

sobre a eficácia do fornecedor, dias de atraso, quantidades já recebidas, destino previsto para os artigos a receber,

entre muitas outras informações úteis.

• Facilidade de identificação de origem e percurso de produtos em inconformidade: um sistema de gestão de

stocks permite efetuar o rastreio da mercadoria desde o momento em que deu entrada em armazém, até ao

momento da distribuição. Esta rastreabilidade é extremamente útil para detetar a origem de não conformidades,

sendo mais fácil recolher artigos que não cumprem as normas de qualidade e identificar a origem do problema .
• Cálculo automático de necessidade de compra: através de um sistema de gestão de stock consegue

identificar um stock mínimo a partir do qual o sistema alerta para a necessidade de comprar a

fornecedor, podendo também considerar as encomendas em carteira, as ordens de fabrico ou outros

parâmetros definidos previamente.

• Informação atualizada em tempo real: de forma integrada e em tempo real. Desta forma é possível

ter uma perspetiva ampla e um controlo eficaz do negócio, com ganhos de tempo e de produtividade.
 Critérios Valorimétricos para a valorização das Existências

• 1. Custo Específico – valorização das existências pelo custo exato das mesmas.
• Critério adequado para empresas que transacionam um número reduzido de existências, por exemplo:
empresas de diamantes ou construção de cruzeiros.

• 2. Custo Básico – custo definido a priori com base nos valores históricos das existências.
• Este critério só é adequado para períodos inferiores a um ano, caso contrário o custo utilizado pode estar
bastante desatualizado face aos valores de mercado.

• 3. FIFO – First In First Out.

• Isto é, valorizam-se as saídas de armazém pelo preço mais antigo e as existências pelo preço mais recente.
• FIFO = Qei x PUnit + (Qconsumidas – Qei Utilizadas) x PUnit
 Custo Médio Ponderado
É calculado um custo médio unitário que será aplicado tanto às saídas
como às existências.
Como: quociente entre o somatório dos valores das várias existências e
o somatório das quantidades de cada existências:
Exemplo aplicação dos critérios

• Existência Inicial = 1.000 unids a 20€/unid

• Compras = 5.000 unids a 23€/unid

 Exercício
• Existências Finais = 500 unids

• Valorização do Consumo e das Existências Finais segundo o critério:

1º FIFO

• Consumo (Q) = Ei + Compras – Ef = 1.000 + 5.000 – 500 = 5.500

• Consumo (V) = 1.000 x 20€ + (5.500 – 1.000) x 23€ = 123.500€

• Ef (V) = 500 x 23€ = 11.500€

2º Custo Médio Ponderado

• Consumo (Q) = Ei + Compras – Ef = 1.000 + 5.000 – 500 = 5.500

• CMP = (1.000 x 20€ + 5.000 x 23€) / (1.000 + 5.000) = 22,50€

• Consumo (V) = 5.500 x 22,50€ = 123.750€

• Ef (V) = 500 x 22,50€ = 11.250€

 Critério de Valorimetria das Existências

• A valorização das existências, consiste na determinação dos seus preços

de entrada e saída.

• As existências em armazém devem ser valorizadas ao custo de aquisição

ou de produção e em função do preço de venda.