Procedimentos são as maneiras que iremos usar durante o período de rotação.

Rotação é o movimento que fizemos ao nosso estoque.

Mas afinal, o que é inventário de estoque?

O inventário é um processo de classificação, identificação e contabilização das mercadorias que estão

armazenadas no estoque.

Trata-se de uma visão completa e atualizada do estoque, ou seja, quais e quantos produtos estão no
armazém, seu valor e condição atual, além de sua localização.

Um processo de inventário tem três objetivos principais:

» Levantamento: contabiliza quais e quantos itens fazem parte de um estoque;

» Arrolamento: registro e conferência das características dos produtos, tais como quantidade/qualidade
por tipo;

» Avaliação: apreciação do valor dos itens armazenados, ou seja, calcular o capital armazenado.

Com a realização do inventário de estoque, a empresa consegue:

Conferir se as informações contábeis de entrada e saída de mercadorias condizem com a realidade (com
o que está armazenado fisicamente);

Verificar se houve qualquer prejuízo com perda, danificação ou extravio de produto;

Garantir que o estoque para a venda esteja realmente disponível;

Prever o momento certo para a reposição de mercadorias;

Evitar o acúmulo de produtos armazenados (estoque parado) e, quando isso for constatado,
desenvolver ações de marketing para que esses produtos tenham saída;

Evitar autuação da Receita Federal ou de algum outro órgão de fiscalização por divergências entre o
estoque contábil e físico.
Desse modo, os dados levantados pelo inventário formam o alicerce para que o gestor tome decisões
corretas e assertivas.

Inventário = segurança financeira

Podemos dizer que o inventário de estoque garante a saúde financeira do seu negócio, já que estoque é
dinheiro. Cada produto que está armazenado no CD tem um custo não apenas relacionado ao valor pago
ao fornecedor, como também às despesas para a sua armazenagem e movimentação (espaço, mão de
obra e equipamentos). Nesse sentido, buscar o nível perfeito do estoque e controlar a quantidade que
entra e sai são ações imprescindíveis para quem quer o sucesso do negócio.

Vale acrescentar que a realização de inventários frequentes é fator primordial para aumentar
a acuracidade do estoque, além de trazer outros ganhos diretos e indiretos como:

» Otimização da rotina operacionalCom todo o estoque correto (item, quantidade e localização), sua
operação torna-se mais organizada e ágil, facilitando o desempenho dos processos intralogísticos e
garantindo a utilização inteligente dos recursos do armazém (pessoas, equipamentos e área).

» Maior sincronização entre a Logística e o Comercial

A garantia do nível ideal de estoque e o compartilhamento das informações com o time de Compras e
Vendas eleva a eficiência da sua operação logística.

» Identificação rápida e assertiva dos produtos que têm um índice maior de divergência, rupturas e
perdas

A realização de contagens frequentes no seu estoque permite a rápida identificação dos itens com
divergência e o rastreamento das causas, possibilitando a tomada de decisões em tempo hábil para
corrigir as falhas.

» Aumento da segurança
A realização de inventários garante maior segurança ao seu armazém, especialmente em caso de itens
de maior valor agregado. Com as contagens frequentes, qualquer baixa pode ser rapidamente
identificada e providências para identificar o desvio e aumentar a segurança podem ser tomadas.

» Elevação do nível de atendimento aos seus clientes

Ao fazer inventários, você evita ocorrências de stockout, pois o estoque físico e o disponível para a
venda estarão sincronizados. Isso tem um impacto direto na qualidade do atendimento ao cliente, pois
você não corre o risco de vender o que não tem. Lembre-se: se o cliente faz uma compra e tem o pedido
cancelado por falta de estoque, é provável que migre para o seu concorrente. E você certamente não vai
querer que isso aconteça.

Quando inventariar o estoque?

Antes de tratarmos especificamente dos tipos de inventário de estoque, vamos falar de um problema
bastante comum. Imagine uma empresa que trabalha com milhares de SKUs e que têm uma grande
movimentação de produtos. Se é realizado apenas um inventário ao ano, provavelmente não será
possível identificar o que gerou a(s) divergência(s) constatada(s), somente será feito o ajuste de
estoque. As pequenas divergências que acontecem na rotina daquele CD acabam se acumulando se não
forem notificadas e corrigidas a tempo.

Essa é uma realidade em muitos negócios que optam por fazer uma contagem anual. Entretanto, essa
estratégia de inventário geralmente é mais cara, pois envolve parar a empresa para fazer a contagem,
além de contar com horas extras dos funcionários. E, nesse caso, quando uma perda é percebida, não há
mais o que fazer, a não ser ajustar o estoque disponível no sistema de gestão. É por isso que a primeira
e mais importante recomendação, quando possível, é: faça inventários frequentemente.

Se você audita constantemente o seu estoque, fica muito mais fácil controlar as perdas/divergências,
evitando prejuízos. Além disso, ao fazer contagens frequentes, sua operação não precisa parar de
vender. Em outras palavras, trata-se de inserir a realização de inventários na sua rotina. E com a ajuda
de tecnologia, isso pode ser menos complicado do que parece.
Quanto à frequência dos inventários, depende de cada negócio e produto comercializado. Eles podem
ser diários, semanais ou mensais, e variar de acordo com o giro do produto ou o seu valor. Contudo,
havendo qualquer ocorrência com uma mercadoria, seja nas movimentações internas
(armazenagem/reposição) ou na saída, é sinal de que o inventário precisa ser realizado o quanto antes.
Algumas situações que merecem um acompanhamento por inventário são:

» Produtos com histórico de perdas frequentes;» Produtos com ruptura identificada na preparação de
pedidos ou no reabastecimento de linhas;» Divergências encontradas nos inventários anteriores;»
Produtos visados – sujeitos a furtos;» Produtos identificados como stockout ou superestocados.

O importante é criar uma rotina de controle de estoque para que você possa gerenciar seus produtos de
forma correta e, assim, obter os resultados desejados.

Como inventariar o estoque?

Agora que você já sabe a importância do inventário e de sua execução frequente, é hora de conhecer
todos os passos para realizar a contagem de maneira eficiente. Confira:

1) Defina uma data e horário para o início da contagem.

É importante ter um bom planejamento e isso envolve o agendamento da tarefa. Ao definir quando
inventariar, considere a quantidade de produtos que será conferida e o tempo médio gasto nas
contagens anteriores. Assim, você terá uma previsibilidade maior acerca da duração da tarefa, podendo
escolher o melhor momento para que ela seja realizada.

2) Selecione os funcionários que irão participar da contagem e forme equipes com líderes.

Como se trata de uma tarefa de suma importância, escolha colaboradores comprometidos e atentos aos
detalhes. Também é recomendável que você monte equipes de trabalho e defina seus líderes, que serão
responsáveis por coordenar os trabalhos, tirar dúvidas e oferecer ajuda quando necessário. Quando se
trabalha com equipes, a gestão fica distribuída, o que ajuda na comunicação e delegação de tarefas.
3) Escolha as ferramentas que serão utilizadas.

Tenha a tecnologia como uma aliada do processo de inventário. A utilização do sistema WMS em
conjunto com dispositivos móveis faz toda a diferença. Nesse caso, é fundamental definir, por exemplo,
o melhor sistema para a sua empresa (parametrizável conforme as necessidades do seu negócio) e qual
dispositivo utilizar (coletor de dados sem fio, computador com leitor de código de barras, smartphones,
tablets, etc.). Esqueça planilhas e papéis, pois registros de contagens feitos inicialmente à mão por um
funcionário e posteriormente digitados por outra pessoa estão sujeitos a erros. E o pior: nesse tipo de
trabalho é bem difícil identificar onde estão as falhas.

4) Organize a área de armazenagem.

Não dá para fazer um inventário com um armazém desorganizado. É importante que os produtos
estejam em posições identificadas (endereço), que as ruas e corredores estejam livres e que as áreas
estejam bem sinalizadas. Se possível, deixe os códigos de barras visíveis para facilitar a contagem, defina
como será a contagem de pallets, caixas e itens fracionados, e determine se as mercadorias com defeito
deverão ser contabilizadas ou direcionadas para áreas específicas.

5) Determine a estratégia de contagem

Elaborando um roteiro. Defina se a contagem será em sequência ou em paralelo; se começará de baixo

para cima nos porta-pallets ou o contrário; se começará do centro para as extremidades nas ruas ou o
contrário; as regras para a recontagem (quem conta não reconta) e o número máximo de recontagens; e
como serão sinalizadas as áreas já contadas.

6) Trace estratégias para a melhor utilização de seus recursos.

Se o seu armazém possui produtos alocados em posições mais altas, você precisa definir a melhor forma
de contagem desses itens: se um funcionário irá utilizar um equipamento de elevação para fazer a
contagem ou se os pallets serão colocados no piso para a sua conferência. A primeira opção pode ser
mais rápida e econômica, considerando que as posições superiores alocam pallets fechados e, portanto,
não exigem uma contagem detalhada (item por item). Entretanto, gera uma concorrência pelo uso do
equipamento.

7) Treine seus funcionários e realize testes.

É importante que toda a equipe esteja engajada para que o inventário seja realizado com sucesso. Daí a
necessidade de realizar treinamentos com a equipe que irá participar das contagens e com os líderes
que irão apoiar os grupos. O colaborador precisa saber o que fazer e, principalmente, que medida tomar
quando se deparar com cada tipo de situação que acontece no inventário (falta, sobra, avaria, etc.). O
funcionário precisa saber como contar cada produto, se contabiliza por embalagem ou unidade (regras
de contagem) e entender o tipo de código de barras usado em cada identificação (unitário ou caixa),
dentre outros detalhes.

Nesse caso, contar com um sistema WMS pode evitar dores de cabeça, pois o software gerencia a
contagem e registra tudo o que já foi auditado, evitando confusões e erros por parte dos funcionários.
Se você já possui um WMS, não se esqueça de treinar bem os seus funcionários quanto à utilização do
sistema e fazer testes no software antes de começar o inventário.

8) Defina como acompanhar o inventário.

É importante que você determine quais indicadores irá avaliar durante e após a realização do inventário.
São essas métricas que te fornecerão importantes insights para a tomada de decisões, correção de
falhas, etc. O sistema WMS fornece uma série de KPIs exclusivos para inventário, por isso é fundamental
que você avalie quais indicadores são oferecidos antes de escolher o software que melhor atende o seu
negócio.

9) Depois do planejamento, é hora de executar a tarefa.

Acompanhe a contagem para se certificar que tudo está correndo bem. Se qualquer falha for cometida,
pare, reúna as equipes e tente encontrar uma solução.

Para que você não perca nenhuma informação, conte com um sistema WMS e a funcionalidade
de Gestão à Vista, que permite que você acompanhe o desempenho da contagem em tempo real,
podendo se antecipar aos erros e fazer os ajustes necessários.

10) Não se esqueça de fazer a auditoria da contagem.

Quando a contagem for finalizada, verifique se todos os locais e produtos previamente definidos foram
realmente conferidos. Se tudo foi contabilizado, é hora de avaliar os resultados.
11) Avalie os resultados e tome as medidas necessárias para corrigir eventuais erros.

Dependendo da sua programação, finalizado o inventário, você terá pouco tempo para avaliar os
resultados, já que a empresa não pode parar, principalmente em se tratando de negócios varejistas ou
com muitos SKUs. E, nesse caso, talvez não seja possível tratar individualmente todas as divergências.
Daí a importância de definir uma estratégia para verificar as maiores discrepâncias, podendo ser por
valor absoluto ou por quantidade.

Dada a complexidade dessa tarefa, seria muito bom contar com a tecnologia a seu favor, afinal, os dados
já estão no sistema, assim como os resultados das últimas contagens. Nesse caso, o sistema tem
condição de identificar quais as divergências que merecem a sua atenção.

Porque o WMS garante a eficiência do inventário de estoque

Talvez seja difícil fazer auditorias frequentes de forma manual, afinal, exige-se um grande nível de
organização do trabalho e das informações. Mas com um sistema WMS, as dificuldades praticamente
desaparecem, já que uma de suas funcionalidades é a realização de inventários. Com o WMS, as
contagens acontecem enquanto a sua loja está vendendo e o seu armazém operando.

Quando o WMS é usado em conjunto com dispositivos portáteis (como coletores RF e smartphones), a
contagem se torna mais rápida e assertiva, uma vez que todos os produtos que entram e saem no CD
são registrados e, ao gerenciar o inventário, o sistema faz o cruzamento dessas informações com o que
foi levantado durante o processo de contagem (através da bipagem dos produtos e seus endereços).
Assim, caso aconteça qualquer divergência, o próprio sistema identifica e notifica o erro. Como
resultado, a precisão e a eficiência do processo de distribuição aumentam significativamente.

Outro benefício do software é que ele conta com conjunto de modelos de inventário ideais tanto para
inspeções rotineiras de qualidade quanto para o monitoramento das movimentações no armazém.
Dessa forma, você consegue controlar tudo o que entra e sai do CD, garantindo maior segurança e
registrando dados corretos, detalhados e atualizados.
Além disso, ao gerar automaticamente as ordens de inventário, o WMS evita ao máximo erros
operacionais da sua equipe, permitindo a você manter o seu estoque com a acuracidade desejada,
independentemente do grau de complexidade e do porte do seu negócio. Ser independente do sistema
de gestão que você utiliza permite auditar de forma mais confiável, evitando vícios e erros da operação,
assim como a manipulação de dados.

Como escolher o WMS ideal?

Um bom WMS deve te oferecer as seguintes funcionalidades para inventário:

1. Geração automática de ordens de inventário

2. Clusters de Filiais e Produtos

3. Múltiplos planos de inventário

4. Múltiplas modalidades de inventário (Geográfico, Produto, Amostragem …)

5. Multiconferentes com restrição de contagens repetidas

6. Tracking por conferente, produto, ordem de contagem e endereço

7. Contagem por dispositivos de radiofrequência e celulares

8. BI analítico de todas as movimentações que ocorreram durante o inventário

9. KPIs de acompanhamento de contagens em tempo real

10. Regras de contagem em conformidade com as principais empresas de auditoria

Todos os pontos listados acima devem ser considerados quando você estiver avaliando as opções de
WMS disponíveis no mercado, pois são essas funcionalidades que garantem o sucesso dos inventários
cíclicos.

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nossos clientes já alcançaram.
Tipos de inventário de estoque mais comuns:

1) Inventário geral

Processo de contagem que abrange todos os itens armazenados, sendo geralmente programado para
períodos próximos ao fechamento contábil ou em ocasiões extraordinárias. Por envolver a contagem de
todas as mercadorias estocadas, o inventário geral tem uma duração relativamente prolongada,
requerendo, muitas vezes, que a operação seja paralisada para que aconteça. Nesse caso, uma boa
estratégia de contagem é dividir o armazém em regiões e contar por endereços/setores.

2) Inventário rotativo ou cíclico

Visa distribuir as contagens ao longo do ano, em intervalos regulares (ex: diários, mensais, bimestrais,
semestrais, etc.), sendo cada contagem concentrada em um conjunto de itens. Esse tipo de inventário
tem duração menor e oferece mais condições de analisar causas de divergências/perdas, pois as
mesmas são identificadas rapidamente, e, assim, fazer os ajustes necessários. Com isso, há um maior
controle do estoque.

A contagem cíclica pode ser gerada a partir de uma parametrização prévia no sistema WMS. Esse tipo de
inventário pode ser completo ou por amostragem, tendo a possibilidade de chegar ao nível do produto,
em seu detalhamento. Além disso, é possível incluir nas contagens rotineiras eventuais exceções que
surjam no CD, como por exemplo, a ruptura de um item no picking ou a falta de um item na reposição.

Existem algumas submodalidades da contagem cíclica, tais como:

» Por amostragem: o gestor determina o percentual de produtos a ser contabilizado, conseguindo assim
ter uma amostra do nível de qualidade em que se encontra o estoque, por exemplo, pode se definir uma
contagem de 20% dos produtos que foram recebidos ou expedidos no dia anterior.

» Por itens movimentados: nesse caso, são inventariados apenas os itens que tiveram movimentação no
período. Essa forma de contagem baseia-se no preceito de que as mercadorias que foram
movimentadas estão mais sujeitas a falhas (devido ao manuseio de pessoas), não havendo a
necessidade de inventariar os demais itens armazenados.

» Por qualidade: contagem focada na análise da qualidade de determinados grupos de produtos,

avaliando, por exemplo, seu estado físico, data de validade, contaminação ambiental (química ou
biológica), dentre outros aspectos importantes. Nesse caso, é importante contar com uma equipe bem
treinada para a identificação das não conformidades. Dentro desse