Fazer o controle de estoque e almoxarifado é 

imprescindível para o
funcionamento pleno da empresa e de suas atividades. Não se trata de um
processo difícil, mas, sem dúvidas, é trabalhoso.
Organização é a palavra-chave na hora de fazer esse gerenciamento. Afinal,
manter um registro de informações sobre as mercadorias armazenadas ajuda a
empresa a atender às demandas dos clientes e evitar o desperdício de recursos.
Se isso não for feito de maneira eficaz, com uma planilha ou um sistema
automatizado, o estoque também é prejudicado, o que pode comprometer
as entregas de produtos para os clientes.
É comum que gestores sem experiência menosprezem a importância de um
controle rigoroso. Se você ainda não tem um método para isso, é hora de fazer
um planejamento.
Mas como fazer um controle para almoxarifado eficiente, como encontrar a
planilha ideal para o estoque e como automatizar ao máximo os processos
para reduzir a margem de erros e faturar mais?
Neste artigo, reunimos dicas para tornar esse processo mais organizado e
sugerimos uma planilha para reunir e acompanhar todos os dados.
Importância do controle do almoxarifado
O almoxarifado é o setor da empresa responsável pela guarda e
armazenamento de materiais, produtos e bens de consumo exclusivamente de
uso interno, ou seja, de uso dos funcionários. São itens, portanto, que
possibilitam o desenvolvimento das atividades cotidianas.
O controle de almoxarifado deve estar ligado de maneira organizada
e eficiente ao setor comercial, produtivo e administrativo de uma empresa,
para que haja sempre agilidade e praticidade no uso interno dos produtos e sua
posterior entrega aos clientes.
A importância do setor de almoxarifado está atrelada diretamente ao
andamento do ciclo produtivo de uma empresa ou de uma pequena indústria.
Se há falhas no controle de almoxarifado ou no registro da planilha,
consequentemente, ocorrerá um atraso na reposição de matéria-prima para a
produção de algum produto.
Cometer esse erro compromete a reposição de estoque. E, se o estoque da
empresa está em falta, o atraso na produção poderá fazer com que as lojas
fiquem sem produtos para a venda.
Como o final do ciclo está sempre na compra do cliente, são eles os maiores
prejudicados com o ocorrido. A insatisfação dos consumidores pela falta de
produtos ou pela demora na entrega dos mesmos pode gerar danos na imagem
da empresa e fazer com que seus clientes comprem de concorrentes.
Além de perder lucros e presença no mercado, você estará deixando
de fidelizar clientes no seu negócio.
Desse modo, o controle é essencial para prever quando será necessário
adquirir determinado material, de modo que a empresa nunca esteja
desprevenida.
Quando o assunto é almoxarifado, o gestor também deve ter em mente que o
controle eficiente ajuda a minimizar os custos do negócio.
A partir dele, é possível fazer um planejamento de compras, analisando
os preços dos fornecedores, e uma melhor utilização dos recursos da empresa.
Evita-se, assim, desperdício e gastos desnecessários.
É por isso que a organização é essencial no controle do almoxarifado - e isso
se refere a várias questões, desde a manutenção do local ao registro de entrada
e saída dos itens.
Além disso, uma má administração do almoxarifado pode deixar a empresa
mais suscetível a perdas e roubos de produtos.
Afinal de contas, sem um controle da quantidade de itens armazenados, fica
difícil perceber quando algum deles está faltando. Por isso, manter um registro
constante é fundamental para a empresa.
Passo a passo para o controle do almoxarifado
Agora que você conhece a importância de um controle de almoxarifado
eficiente, é hora de colocar esse sistema em prática. Abaixo elencamos seis
ações necessárias que você deve implementar na empresa. Confira:
1. Confira a quantidade das mercadorias recebidas
O controle do almoxarifado inicia desde o recebimento das mercadorias. Por
isso, é preciso conferir o número de produtos entregues pelos fornecedores,
verificando se está de acordo com a compra feita pela empresa.
Além disso, não deixe de fazer a conferência dos materiais. Avalie a qualidade
dos produtos recebidos, optando por aceitá-los ou devolvê-los ao fornecedor,
dependendo do estado em que se encontram.
2. Registre entrada e saída de mercadorias
Uma vez que a quantidade das mercadorias esteja correta, é preciso registrar a
entrada e saída de cada item. Isso garante que o fluxo do almoxarifado possa
sempre ser monitorado corretamente.
Para isso, o ideal é registrar data, material que entrou ou saiu, qual a
quantidade de itens e o nome da pessoa que fez essa movimentação. Faça isso
por meio de uma planilha ou software de controle, garantindo a confiabilidade
dos dados.
Lembre também que o ideal é criar um padrão de descrição para os materiais,
uma espécia de nomenclatura, a fim de evitar erros na hora de identificá-los.
Isso ajuda a manter o almoxarifado mais organizado, além de tornar o
processo mais ágil.
3. Verifique os dados registrados
Outro passo importante é cruzar os dados das planilhas com os dados das
mercadorias semanalmente para verificar se não há duplicidade em algum
registro, falta de produtos ou itens obsoletos.
Fazendo isso, fica mais fácil manter o almoxarifado em dia, somente com as
mercadorias que serão usadas de fato, e em conformidade com os dados
registrados. Assim, você evita que itens dispensáveis ocupem espaço no
almoxarifado.
4. Organize o almoxarifado
Um dos fatores mais importantes para o controle do almoxarifado é a
organização do espaço físico. Ele precisa ser bem iluminado e ventilado, além
de higienizado.
Os produtos, por sua vez, devem ser mantidos de forma a serem preservados,
caso contrário, podem ser danificados e perdidos.
Além disso, é necessário armazenar os itens de forma prática e visível,
agrupando-os, por exemplo, com etiquetas coloridas, em ordem alfabética ou
finalidade de uso. Nesse caso, a boa descrição dos materiais ajuda na
organização.
5. Crie um setor responsável
Para evitar confusões e bagunça, o ideal é designar o controle a um setor
específico da empresa. Essa ação é eficiente para minimizar os riscos de perda
e roubo, já que os profissionais serão responsáveis pelo almoxarifado e,
portanto, deverão manter a gerência informada.
Mas não adianta criar uma equipe responsável pela tarefa se ela não for
qualificada. Por isso, invista na capacitação dos colaboradores para manter um
controle ainda mais eficiente.
6. Acompanhe índices
Além de colocar em prática as ações citadas acima, não se esqueça de
acompanhar o desempenho da gestão do almoxarifado.
Avalie indicadores como custos, nível de produtividade e taxa de rotatividade
dos materiais.
Ao observar esses resultados, é mais fácil elaborar ações de melhoria e
correção de erros, de modo a criar um método sólido de controle do
almoxarifado da empresa.
Planilha de controle do almoxarifado
Para ter uma gestão de almoxarifado eficaz, também é preciso adotar
um sistema de registros confiável. Uma alternativa é recorrer a uma planilha
de controle, como a que a ContaAzul oferece