PROCEDIMENTO PARA AQUISIO

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Analisado por:
Aprovado por:
1 - OBJETIVO
Este procedimento visa assegurar que os produtos adquiridos estejam em conformidade com os
requisitos especificados.
2 - AUTORIDADE
A autoridade no processo de aquisio da GL e Diretoria.
3 - DISTRIBUIO
AMX, CQ, Diretoria, DGQ, EC, GL e GV.
4 - DOCUMENTOS DE REFERNCIA
NBR ISO 9001:2000;
MQ.
5 DEFINIES
AMX Almoxarife;
CQ Controle da Qualidade.
DGQ - Departamento de Gesto da Qualidade;
EC - Encarregado de Compras;
GL - Gerncia de Laboratrio;
GV Gerncia de Vendas;
MA Ministrio da Agricultura;
Materiais Acessrios - rtulos, lacres, etiquetas de advertncia, sacolas, algodo, sache de carvo,
cpsula de slica gel e embalagens.
MQ - Manual da Qualidade;
MP Matria-prima;
MS Ministrio da Sade;
SC - Setor de Compras;
SVS Secretaria de Vigilncia Sanitria;

6 - DETALHAMENTO
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SELEO DE FORNECEDORES
INCIO

1-2
1

Seleciona 3
fornecedor

Cadastrar
Fornecedor

5-6
Emite lista de
fornecedores
qualificados

7
Emite requisio
de compras

7
Verifica ltimo
preo

8
Realiza cotao
de preos

9
Emite pedido de
compra

10
Aprova pedido

11
Efetiva aquisio

Disponibiliza
pedido para
A inicial
inspeo

1) A Farmogral seleciona os fornecedores de produtos e

servios que impactam diretamente na qualidade. So
classificados como impactantes os seguintes itens:
Calibrao de equipamentos;
Servios (Desinsetizao de ambiente, Limpeza de
Caixa dgua, Anlise de gua e anlise de MP);
Embalagens;
Manuteno de equipamentos;
Matrias-primas;
Produtos Industrializados - Revenda;
Materiais acessrios.
2) Os fornecedores so selecionados, conforme critrios
especficos de cada grupo de produto ou servio,
conforme especificado a seguir:
Matria-prima
Cadastro junto Vigilncia Sanitria;
Fornecimento de Laudo de Anlise de MP;
Registro na ANVISA para comercializar matriasprimas inclusas na portaria 344/MS;
Produtos de Industrializados
Registro do MS/MA;
Embalagens
Fornecimento de amostra ou catlogo dos produtos;
Calibrao de equipamentos
Credenciamento na RBC ou utilizao de padres
rastreveis;
Emisso de laudo ou certificado de calibrao
identificando os padres utilizados.
Servios
Preferencialmente emitir laudo tcnico, especificando o
produto e mtodo utilizado;
Cadastro junto secretaria de vigilncia sanitria.
Manuteno de Equipamentos
Ser preferencialmente credenciado junto ao fabricante
ou distribuidor;
Especificao do procedimento adotado na manuteno.
Materiais Acessrios
Apresentar modelos de trabalhos executados ou
catlogos.

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3) Os fornecedores que atendam os requisitos de seleo

so inclusos no cadastro de fornecedores da empresa. O
cadastro de fornecedores mantido em meio
informatizado, atravs do sistema frmula certa.
4) Aps a comprovao do atendimento dos requisitos de
seleo o fornecedor incluso na Lista de
Fornecedores Qualificados.

Avalia fornecedor
Fornecedo
r
qualificado
?

18

19

Analisa
Fornecedo
fornecedor
r
permanec
e
qualificado 20
?

Excluiu
fornecedor

Atualizar lista de
fornecedores

Fim

Nota 1: Caso seja necessrio, permitido se efetuar uma

aquisio
urgente
de
um
fornecedor
no
cadastrado/qualificado. Neste caso, o responsvel pela
aquisio tem um prazo mximo de dez dias, para
avaliar e classificar o fornecedor como qualificado ou
no.
AQUISIO DE PRODUTOS
5) As aquisies so efetuadas sempre que necessrio,
mediante a emisso da Requisio de Compras.
6) A responsabilidade pela emisso da requisio de compra
definida de acordo com a categoria do produto, como
segue:
Matria-prima, embalagem, envelopes de pedido,
rtulos, lacres, sacolas e etiquetas de advertncia
AMX;
Produtos de revenda AMX e/ou GV

7) O EC recebe a Requisio de Compras e verifica no sistema informatizado, o preo da ltima

aquisio. Preferencialmente efetua-se uma cotao de preo em pelo menos dois fornecedores.
Nota 2: Os GVs possuem autoridade para realizar aquisio de alguns produtos industrializados,
normalmente aqueles que tm maior demanda na sua loja. Estas aquisies so realizadas atravs
da emisso do pedido de compra no sistema informatizado. Caso o fornecedor ainda no seja
cadastrado o GV responsvel por solicitar a documentao necessria para a qualificao do
fornecedor, conforme especificado neste procedimento e encaminha-la ao EC.
8) Com estas informaes o EC emite o Pedido de Compra, contendo as especificaes suficientes
para a correta identificao dos itens solicitados e o prazo previsto para entrega.
9) O pedidos de compra so aprovados pelo GL e/ou pela Diretoria.
10) As aquisies so realizadas de fornecedores qualificados, devidamente relacionados na Lista de
Fornecedores Qualificados, atualizada semestralmente por ocasio da avaliao de fornecedores.
11) As aquisies podem ser efetivadas atravs de qualquer meio de comunicao desde que seja
assegurada a adequada interpretao dos dados contidos no pedido de compra. O pedido de
compra relaciona os itens pedidos especificando claramente todas as informaes necessrias
correta identificao de cada item.
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12) Os pedidos de compra so disponibilizados ao almoxarifado a partir da sua efetivao e so

impressos antes ou no momento do recebimento dos produtos.
AVALIAO DE FORNECEDORES
13) Semestralmente realizada a avaliao dos fornecedores qualificados dos quais se efetuou alguma
aquisio nos ltimos seis meses. So utilizados como fonte de dados, os resultados das inspees
realizadas, conforme especificado no procedimento para almoxarifado.
14) Os resultados das inspees fornecem dados necessrios para determinar o IQF (ndice de
Qualificao de Fornecedores) de cada fornecedor.
15) Os GVs so responsveis por inspecionar os produtos industrializados que forem adquiridos
diretamente na sua loja. A inspeo deve ser realizada conforme os requisitos especificados no
Procedimento para Almoxarifado.
16) Semestralmente o encarregado de compras responsvel por solicitar aos GVs os Pedidos de
Compras das aquisies realizadas diretamente por eles, incluindo a realizao de servios. Estes
pedidos devem estar devidamente carimbados evidenciando a inspeo de recebimento dos
produtos adquiridos.
Determinao do ndice de Qualificao do Fornecedor
17) O resultado da avaliao do fornecedor obtido atravs do clculo do IQF, que determina se o
fornecedor est apto a ser incluso ou permanecer na Lista de Fornecedores Qualificados.
18) O IQF determinado individualmente de acordo com o desempenho do fornecedor durante o
perodo. O IQF do fornecedor obtido mediante a aplicao das seguintes equaes:
Variveis utilizadas:
AE = Nmero de no-conformidade na Apresentao da Embalagem;
L = Nmero de no-conformidade no Laudo do Fornecedor;
LV = Nmero de no-conformidade no Lote e Validade;
NIA = Nmero de itens adquiridos;
P = Nmero de no-conformidade no Prazo de Entrega;
Q = Nmero de no-conformidade na Qualidade;
QT = Nmero de no-conformidade na quantidade.

Matrias-primas
IQF = 100 - [L + Q + AE + P + QT] x 100
NIA x 5

Produtos Industrializados
IQF = 100 - [LV + AE + QT] x 100
NIA x 3

Embalagens
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IQF = 100 - [Q + P + QT] x 100
NIA x 3

Materiais Acessrios
IQF = 100 - [ Q + P + QT ]
NIA x 3

x 100

Servios
Calibrao de Equipamentos, Desinsetizao, Limpeza de Caixa Dgua, Anlise de gua e
produtos semi-elaborados, Anlise de MP e Manuteno de Equipamentos.
IQF = 100 - [Q + L + P ] x 100
NIA x 3

19) Permanecem na lista de fornecedores qualificados, aqueles que apresentarem um IQF igual ou
superior a 75%. A lista de fornecedores qualificados atualizada com base nos dados obtidos na
avaliao.
20) O fornecedor que apresentar um IQF inferior a 75%, ser alvo de uma anlise crtica da Diretoria e
do DGQ ou EC, nesta anlise se verifica a permanncia do fornecedor como qualificado ou no.
21) Os fornecedores so excludos da lista por deciso da Diretoria, ou se no for efetuada nenhuma
aquisio num intervalo igual ou superior a um ano. Em ambos os casos o fornecedor permanece no
Cadastro de Fornecedores da Empresa.
Nota 3: Os critrios para reincluso de fornecedores so os mesmos da qualificao e cadastro.
7 - REGISTROS DA QUALIDADE
Lista de Fornecedores Qualificados
Requisio de Compra
Avaliao de Fornecedores
Pedido de Compras
8 IDENTIFICAO DAS ALTERAES
Destacadas em negrito.

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