Inventário e sistemas de gestão de Inventário

Inventário.
Conceito
Inventário é um documento contabilístico que consiste em uma listagem de bens que
pertencem a uma pessoa, entidade ou comunidade.
Dentro de uma empresa, a realização de um inventário é feita para que seja possível obter um
balanço real.
Em muitos países a administração pública instituiu a obrigatoriedade do inventário, já que é uma
prática importante na gestão de empresas, porque ajuda a definir os seus resultados, facilitando
a administração fiscal. De acordo com a legislação, o resultado do inventário deve ficar
devidamente registrado.
No contexto empresarial, muitas vezes o inventário é feito com o objetivo de determinar a
liquidez da empresa, em caso de separação dos seus sócios.
O inventário é um método de registro que permite saber em qualquer momento o estoque
existente, ou seja, os materiais existentes em armazém. Este método possibilita determinar os
lucros e perdas de um determinado negócio.
Conhecer a quantidade de itens que estão armazenados é o ponto de partida para a tomada de
decisões importantes, como o fluxo de compras com os fornecedores, a necessidade de
reposição, o desempenho do seu mix de produtos e o seu espaço físico disponível.
Fazer o inventário é um processo que engloba a identificação, a classificação e a contagem de
todos os objetos contidos no seu estoque ou no patrimônio da sua empresa, bem como o
acompanhamento das movimentações desses itens.
Essa ferramenta é importante a todo empreendimento, mas especialmente relevante às
organizações que trabalham com vendas. Afinal, nesses casos, o que está armazenado no
estoque é o que gera receita para o negócio, logo, o seu crescimento.

Tipos de inventário existentes

Há três tipos de inventários e cabe a cada empreendedor analisar cada um deles e identificar
qual é adequado ao seu negócio. Na verdade, é possível lançar mão de mais de uma solução ao
mesmo tempo. Vejamos quais são esses modelos:
Inventário periódico
As empresas que adotam o inventário periódico fazem a contagem e a atualização do estoque
em períodos predeterminados, que podem ser semanais, quinzenais, mensais, trimestrais, e
assim por diante.
Nesse caso, as vendas não atualizam o números automaticamente, mas somente quando uma
nova verificação ocorrer.
A periodicidade com a qual o inventário é atualizado está diretamente relacionada com a
importância do fluxo de movimentações do armazém para o core business do empreendimento.
Em geral, o modelo periódico é mais adequado às empresas que não têm grandes
movimentações de estoque ou que fazem grandes reposições de mercadorias junto aos
fornecedores.
Inventário permanente
Como o nome sugere, as organizações que utilizam o inventário permanente fazem a atualização
do estoque em tempo real, toda vez que uma mercadoria entra ou sai dos depósitos.
Obviamente, para que os relatórios sejam fidedignos, o empreendedor deve contar com o
auxílio de um software de gestão que possua a função de controle de estoques
integrada. Dessa forma, o sistema fará o controle de forma automática, reduzindo a incidência
de erros humanos.
A grande vantagem do inventário permanente é obter informações atualizadas a qualquer
momento, já que o gestor não dependerá de contagens que só ocorrem em datas
predeterminadas. Com isso, a tomada de decisões torna-se mais segura.
Inventário patrimonial
Se os dois primeiros modelos apresentados tratam de gestão de estoques, no inventário
patrimonial o foco está nos bens permanentes da empresa: prédios, carros, móveis,
equipamentos e tudo mais.
É relativamente fácil ter ciência de todos os bens que compõe os pequenos empreendimentos.
Mas todo negócio deve estar preparado para crescer, não é verdade? É por tal motivo que a
manutenção do inventário patrimonial é indispensável a todos.
Esse inventário oferece uma visão ampla e controlada do que se utiliza dentro e fora da empresa,
quem são os responsáveis pelo uso, e colabora com a manutenção e a segurança dos
equipamentos.

Sistemas de Gestão de Inventário

Os sistemas de gestão de inventário apoiam as actividades ligadas à gestão de inventário, como
o registo do histórico da procura de determinados produtos, controlo dos níveis de stock de
diferentes produtos e calcular a quantidade económica de encomenda bem como o stock de
segurança para cada produto. Estes sistemas são usados para encontrar o equilíbrio entre os
custos de inventário e os custos de ruptura de stock.

Quantidade económica de encomenda

Economic order quantity (EOQ), também conhecida como quantidade económica de
encomenda, é um modelo de gestão de stocks que envolve, de cada vez que uma nova
encomenda tem lugar, a aquisição de uma quantia fixa de produto. O montante exacto do
produto a ser encomendado depende da relevância do inventário transportado, das
características de custo e procura dos produtos, assim como dos custos envolvidos de uma nova
encomenda (Coyle et al., 2002, p. 227).
Relativamente à quantidade económica de encomenda, usualmente as empresas chamam a esta
abordagem o sistema dos dois caixotes. Quando o primeiro caixote está vazio, é feita uma
encomenda. A quantidade de inventário que a empresa necessita, até a nova encomenda chegar
é representada pela quantidade de stock no segundo caixote. Ambas as noções implicam, que
uma empresa irá produzir stock ou voltar a encomendar quando a quantidade de inventário em
mão diminuir para um nível predeterminado (Coyle et al., 2002, p. 227).
Novamente, a quantidade encomendada depende da procura e do custo do produto, juntamente
com os custos de uma nova encomenda e de posse de inventário. O nível de encomenda de stock
(número de unidades), depende do tempo que demora para obter essa nova encomenda e da
procura desse produto ou da taxa de vendas do mesmo durante esse período de tempo, tais
como, quantas unidades a empresa vende por dia ou por semana (Coyle et al., 2002, p. 227).
As empresas usando este modelo, necessitam, de modo a determinar quando voltar a
encomendar uma quantidade fixa, de desenvolver um nível mínimo de stock. Isto é usualmente
chamado de ponto de encomenda. Quando o número de itens do inventário atinge o nível
predeterminado, a quantidade fixa de encomenda (também conhecida como quantidade
económica de encomenda, ou EOQ) é como que espontaneamente encomendada (Coyle et al.,
2002, p. 227).

Tipos de sistema de controle de estoque

Muitos empresário de primeira viagem não sabem exatamente o que devem fazer para melhorar
o rendimento de suas empresas e muitos deles buscam um modelo de controle de estoque ao
qual possam se basear para gerenciar melhor seus negócios de forma lucrativa sempre.
Dentro de uma empresa, gerenciar o estoque pode ser uma tarefa complicada. O estoque é um
item de grande importância pois uma vez que ele não esteja atualizado, o empresário pode
perder vendas ou superlotar os almoxarifados.
Atualmente existem muitos sistemas para esse gerenciamento, que pode ser feito de maneira
manual com papel e caneta, utilizando planilhas e até mesmo através de softwares bastante
robustos.
Adquirir um software de controle de estoque pode ser um excelente investimento para poupar
tempo e modernizar seu estoque, porém, de igual forma deverá haver um investimento na
capacitação e preparação de seu pessoal para que eles aprendam a usar o programa sem
dificuldade.
É essencial saber qual o melhor sistema de controle de estoque se encaixa em seu negócio e
em seu bolso

Controle de Estoque – O que é

Controle de estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída
de mercadorias e produto, seja numa indústria ou no comércio. O controle de estoque deve ser
utilizado tanto para matéria prima, mercadorias produzidas e/ou mercadorias vendidas, deve ser
usado um sistema para acompanhar a movimentação dos itens no estoque, sendo de saída ou
entrada.
O objetivo do controle de estoque é também financeiro, pois a manutenção de estoques é cara
e o gerenciamento do estoque deve permitir que o capital investido seja minimizado. Ao mesmo
tempo, não é possível para uma empresa trabalhar sem estoque.
Portanto, um bom controle de estoque passa primeiramente pelo planejamento desse estoque.
Quais produtos posso estocar?
Quais produtos ou matérias-primas oferecem vantagens ao serem estocadas? Para saber a
resposta é preciso levar em conta a entrega do fornecedor, perecibilidade, demanda, entre
outros fatores. Esse levantamento irá determinar o que e quanto deverá permanecer em
estoque, a periodicidade da reposição e o grau de prioridade de cada item. Também irá
determinar as necessidades físicas para a estocagem dos produtos.

Planilha de contagem de estoque – O que deve constar

Esse modelo, também chamado de ficha de controle de estoque, é o instrumento utilizado para
acompanhar a movimentação de entrada e saída do estoque. Matérias-primas e mercadorias
devem ser controladas, com registros detalhados sobre cada item. Ao discriminar o tipo, por
exemplo, é importante registrar o máximo possível de dados sobre cada item. Um outro registro
importante na ficha de controle de estoque é a “localização”do produto dentro do estoque.
Um modelo básico de controle de estoque deve registrar:
– Data de entrada, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada mercadoria adquirida.
– Data de saída, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada mercadoria vendida.
– Saldo entre mercadorias adquiridas e vendidas.

Software para Controle de Estoque

Existem hoje diversos programas e softwares de controle de estoque disponíveis no mercado. A
escolha do programa mais adequado irá depender do seu tipo de negócio, tamanho de sua
empresa, necessidades específicas e o grau de informatização do ambiente de sua empresa.
Existem softwares adequados para todo tipo de operação – desde controles de estoque simples,
instalados num computador no escritório da empresa, passando por sistemas básicos de controle
de estoque através da venda no caixa, muito utilizado por pequenos comércios, até sistemas
complexos e com alto grau de controle para grandes empresas comerciais e industriais.
Programas de controle de estoque grátis podem ser encontrados na web e alguns não necessitam
de registro, taxas e nem mesmo possuem um prazo de uso. Evidentemente, esses programas
totalmente gratuitos oferecem recursos limitados, o que não quer dizer que não tenham
qualidades. Podem ser úteis para pequenas empresas ou para quem quer experimentar um
software antes de adotá-lo. Nesse caso, inclusive, a oferta aumenta, pois existem softwares de
controle de estoque grátis disponíveis que possuem um limite para uso, expirando após algum
tempo. Nesse caso, programas mais completos podem ser experimentados de graça para que o
cliente verifique as funções e capacidades do programa e assegure-se de que é a escolha acertada
para seu negócio.
Como parte fundamental da administração inteligente de uma empresa, o controle de estoque
deve ser feito rigorosamente e seguindo os melhores princípios da boa gestão. Para saber mais
sobre controle de estoque, modelos e fichas, programas e softwares entre em contato com a
Datasite que possui total know how para ajudar a você a ter o melhor sistema de controle de
estoque para seu negócio.

Controle de Estoque Manual

Em caso de pequenas empresas onde não tem muitos produtos no estoque, este pode ser feito
de maneira manual. Para elaborar o controle de estoque de mercadoria o indicado é que seja
feito todos os dias se possível. Pode ser usada planilhas ou softwares específicos para contagem
do estoque. Uma das primeiras dicas é colocar sempre a data em que está sendo realizada a
contagem e de preferência a hora e o nome da pessoa que está procedendo a contagem, de
forma a poder identificar qualquer possível falha caso esta ocorra.
Consultar um modelo de controle de estoque antes de se aventurar a criar seu próprio método
de contagem é uma atitude esperta do empresário que quer poupar tempo e dinheiro e não fazer
nada de errado antes de sua empresa entrar de vez no mercado.

Programa De Controle De Estoque

Para gerenciar bem uma empresa é necessário que o gestor de estoque adquira um bom
programa de controle de estoque para cuidar da parte de contagem das atividades ocorrentes
no dia a dia da empresa, de forma que através dele seja possível saber todos os detalhes da
atuação de cada pessoa neste meio.
Um programa de controle de estoque pode ser baixado em qualquer site especializado na
internet. A oferta é tanta neste meio que chega a ser difícil escolher qual o programa que melhor
se encaixa nas necessidades da empresa caso a pessoa não tenha muito conhecimento sobre
este assunto. Além disso, estão disponíveis as versões gratuitas e também aquelas que são pagas,
deixando o usuário sempre com uma dúvida se pagar por esse programa significa adquirir uma
melhor qualidade.
Através das compras e vendas realizadas pela empresa é que os programas de controle de
estoque atuam basicamente. Além disso, eles possuem um sistema que pode cadastrar todos os
fornecedores filiados à empresa, aderindo dados como a pessoa a ser contactada, o volume de
compra ou venda mensal e até mesmo as preferências deste cliente. Outra característica é a de
poder apresentar um orçamento detalhado do que seja necessário para o próximo mês de
atividade na empresa.