Como calcular a quebra

desconhecida

É um ciclo viciado. No
momento de contabilizar, as
empresas deparam-se com
menos lucros do que os
esperados, face ao stock em
inventário.
Seja fruto de roubo externo,
interno ou de erros de
gestão, a perda desconhecida
na cadeia de abastecimento
tem forte impacto nas
finanças das empresas.
Identificar as fontes de risco
e as causas da quebra é a
tábua de salvação das
empresas e constitui
informação imprescindível
para pôr em marcha um
plano de ataque à principal
dor de cabeça dos
operadores.

Calcular a quebra
desconhecida é o primeiro
passo para combater este
flagelo. Para levar a cabo esta
tarefa tome notas destas
cinco regras de ouro
elaboradas a partir de uma
recomendação recente da
Associação Portuguesa das
Empresas de Distribuição
(APED).
1. Reunir informação
Para medir o alcance da
quebra desconhecida, calcule
a diferença de inventário, ou
seja o diferencial entre o
inventário teórico e o real.
Utilize as seguintes fórmulas:
- Stock inicial – saídas de
produtos + entradas de
produto = Stock teórico
- Stock teórico – stock real =
Diferença de inventário
Para extrapolar a diferença
de inventário para a sua área
de atividade utilize um dos
dois índices:
- Percentagem do custo das
quebras relativamente ao
número de vendas,
valorizando as quebras de
produtos a preços de custo
médio
- Percentagem de unidades
que faltam no total das
unidades vendidas

2. Tomar decisões
O cálculo da diferença de
inventário vai ajudar na
tomada de decisões a níveis
vários:
- Revisão ou estabelecimento
de novos procedimentos
internos
- Adoção de medidas de
segurança pontuais sobre
determinados produtos,
áreas da loja, entre outros
- Ações comerciais para
expor o produto em locais
mais seguros
Tenha em conta que as
medidas de correção são
tanto mais eficientes quanto
mais credível for a
informação. A qualidade
daquela é influenciada por:
- O nível da empresa onde a
informação é obtida (loja,
secção, categoria, entre
outros)
- Frequência temporal do
cálculo
A diferença de inventário
permite ainda corrigir
eventuais desvios entre o
inventário teórico e a
atividade real. Regra geral,
as decisões são tomadas com
base no inventário teórico.
Se este estiver incorreto pode
conduzir a:
- Roturas de stock (os
sistemas de informação
acusam produto na loja
embora não haja)
- Implantações deficientes (o
espaço que o produto ocupa
no linear é determinado pela
rotação do mesmo,
informação esta
determinada pelo inventário
teórico)
- Cadeias de abastecimento
ineficientes
3. Erros mais frequentes
No cálculo da diferença de
inventário há erros mais
comuns:
- Enganos nos últimos
movimentos a serem
considerados pelo cálculo do
inventário teórico. Como,
por exemplo, durante a
realização do inventário são
feitas vendas mas os
movimentos não são
incluídos no inventário.
- Analisar informação
incorrecta ou incompleta.
Entre a documentação mais
susceptível, destaca-se a que
vem automaticamente das
lojas: duplicação de vendas,
envios incorrectos de
transacções, mistura de
artigos entre vários códigos,
notas de entrega de
armazém, facturas relativas
a entrega nas lojas,
devoluções de produtos,
regularizações de preço,
auto-consumos, entre
outros.
Na realização do inventário
físico, constituem fontes de
risco:
- Produtos que estão
localizados em mais do que
um ponto da loja ou
armazém, pois podem
originar quebras de produto
no cálculo quando na
realidade esta não existe
- Produtos com vários
componentes. Na falta de um
componente não detectado
pode acontecer que a
contagem física não assuma
a quebra
- Armazéns e lojas
desarrumadas dificultam a
contagem dos produtos

4. Melhores práticas
É recomendado calcular a
diferença de inventário de
acordo com a frequência
proporcional ao risco de
furto de cada secção,
categoria ou produto.
Considere:
- O que atrai mais os larápios
- A disposição dos produtos
na loja: estabeleça pontos
críticos
- A rotação do produto
- O seu grau de
perecibilidade
- As diferenças de inventário
detectadas anteriormente
Na realização do inventário,
devem participar os
departamentos de controlo
de gestão, exploração de loja,
logística e segurança. A
acções de formação com os
colaboradores envolvidos na
realização do inventário
físico são aconselháveis,
para:
- Estabelecer melhores
práticas, como, por exemplo,
a realização de uma
contagem prévia sobre a
localização dos produtos,
sobretudo os arrumados em
diferentes locais
- Uniformizar e normalizar a
metodologia da contagem e a
documentação de apoio a
utilizar, como sejam
formulários e tabelas, entre
outros
Caso não disponha de
sistemas de informação, faça
o inventário físico com a
actividade estanque
Aumente o nível de precisão
das categorias ou produtos
que apresentem riscos mais
elevados, por exemplo, conte
fisicamente duas vezes os
produtos e faça
comprovações aleatórias da
integridade dos bens.

5. Furto interno, externo ou

erro?
Agora que já conhece o valor
da quebra que a empresa
sofreu, como determinar a
sua origem (furto externo,
interno e erros)? A única
forma é reunir informação
das ocorrências e tirar
conclusões que permitam
ponderar o peso de cada uma
das três causas. As
informações mais úteis são:
- Tentativas de furto
detectadas
- As provas que demonstrem
furto: etiquetas electrónicas
encontradas na loja e
etiquetas de preço violadas,
entre outras
- Discrepância detectada nas
encomendas
- Erros de fixação de preços
Definição
- A quebra desconhecida
“consiste na parte dos lucros
esperados que, de acordo
com o nível de stocks nos
inventários, não chegam a
ser realizados”.
- A quebra desconhecida é a
diferença entre os stocks
teóricos, de acordo com a
actividade da empresa, e os
stocks reais
As três causas
- Furto externo – pessoas
alheias à empresa
- Furto interno – empregados
da própria empresa ou
pessoas com actividades
ligadas à empresa
- Erros de gestão – resultado
de falhas de gestão não
intencionadas, como por
exemplo registo de vendas
com preços errados