Auditoria

em
Prevenção de Perdas
Além de medir e apurar as perdas, uma das ações estratégicas em um plano de
redução de perdas é a execução de Auditorias Operacionais nas unidades de negócio –
lojas ou CDs. As auditorias têm como objetivo a avaliação da correta aplicação das
normas e procedimentos vigentes na empresa. Com o uso de um check-list de
verificação – manual ou eletrônico – o auditor consegue varrer todos os setores da
unidade de negócio, de acordo com os pontos de risco levantados e sua aderência às
normas e procedimentos. O papel do auditor hoje, na verdade, está evoluído para um
papel de consultor, aonde, além de apontar a irregularidade, coloca-se à disposição
para orientação da forma adequada de execução do processo. Por exemplo, o
treinamento de reciclagem da equipe uma das ações mais comuns no final dos
trabalhos.
Dentre os pontos avaliados, estão o Recebimento de Mercadorias, Operação de
Caixas, Armazenagem de Mercadorias, Processos de Troca/Devolução, Itens de
Tecnologia, Itens de Segurança, Itens de Armazenagem de Perecíveis (câmaras,
balcões, ilhas), Precificação, Área de Vendas, entre outros. Destaca-se também a
visão de gestão de riscos de segurança, com avaliação de perímetro externo, risco
de intrusão, histórico de assaltos na região, etc.
Como requinte desta estratégia, está o uso de
avaliação quantitativa do desempenho da
unidade de negócio, através da atribuição de
notas e pesos para os pontos avaliados, e ao
final, uma avalição de Ótimo, Bom, Regular e
Péssimo e também o uso de inteligência que
indique os pontos com reincidência de
irregularidade em outras auditorias.
Para a execução destas auditorias, é
estabelecido pela área de Prevenção de
Perdas, um cronograma baseado nos índices
de perda e na classificação de risco da
unidade. As visitas serão trimestrais, sem
prévio aviso ou divulgação de datas (para
evitar maquiagem de problemas), sendo
divulgado apenas ao Diretor e Supervisor
Regional, além das visitas surpresas,
necessárias quando um problema se mostrar
sem controle por parte da Gerência do setor
ou loja, programada apenas pela Prevenção
de Perdas (essa auditoria não entra no gráfico
de pontuação, serve apenas para
corrigir/estancar um problema grave).
Ao final, a auditoria deve produzir um relatório, com texto e fotos, considerando o
plano de ação para cada item avaliado. Este relatório deve ser enviado para o
gestor da unidade de negócio, o gestor regional - se houver -, o gestor de
Prevenção de Perdas, e em cópia para a diretoria de operações.
Desta forma, o gestor da unidade de negócio consegue junto com o auditor, avaliar
como está o desempenho operacional em relação às práticas para redução e
prevenção das perdas e tomar decisões para corrigir o rumo dos processos e
melhorar seu desempenho.
AUDITORIA SURPRESA
Na Auditoria Surpresa é feito um “mutirão” de auditores, onde cada um tem um papel
critico e pontual sobre os problemas apresentados em cada setor, levando em conta o
fator surpresa para pegar pontos fracos e descuidados do dia-a-dia das rotinas.
Será formada uma equipe da Prevenção de Perdas, onde participarão o Encarregado
Regional, alguns Líderes de Prevenção de Perdas de outras unidades, o Líder de
Prevenção de Perdas da loja auditada e os Fiscais de Prevenção disponíveis na loja.
Serão vistoriadas todas as normas e fluxos aprovados, e se o cumprimento desses
estão sendo efetuados de forma correta e se não há desvios de conduta e
procedimentos.
Cada rotina tem um fluxo aprovado, aonde o auditor irá minuciosamente acompanhar
e anotar os pontos que estão fora ou não cabem na rotina.
Fluxos – Check-List Operacionais:
 
FRENTE DE CAIXA
F.L.V.
MERCEARIA
R.M. – RECEBIMENTO DE MERCADORIA
ESTOQUE - DEPÓSITO
AÇOUGUE
PADARIA
FOOD SERVICE
PREVENÇÃO DE PERDAS
PATRIMONIAL - SEGURANÇA
Pontuação
Péssimo – 0, 1 e 2
Ruim – 3, 4 e 5
Bom – 6, 7 e 8
Ótimo – 9 e 10
Resultados de Auditoria Trimestral - Ação Recomendada
Abaixo da pontuação mínima duas vezes consecutivas: Advertência Escrita

Abaixo da pontuação mínima três vezes consecutivas: Processo de Coaching

Abaixo da pontuação mínima quatro vezes consecutivas: Demissão

Embora isto possa parecer agressivo e
desmotivador, realmente não é. Se você criou
uma auditoria que monitora os processos
diários, exigindo disciplinas operacionais, um
Gestor de loja que não estiver em conformidade
com o exigido, com certeza não está dirigindo
uma loja boa. O Diretor/Supervisor Regional
será muito consciente, sem o benefício da
auditoria, em uma loja que não está com seus
resultados da forma como deveria e na maioria
dos casos, ele trata de corrigir as questões e
demite o Gestor da loja muito antes de a etapa
final da Matriz Disciplinar, o que não é benefício
algum, pois também não foi dada a devida
chance para o Gestor.
Seria bom se aqui também fosse aplicado esse
tipo de matriz disciplinar. Ela não é punitiva, ela
lhe dá a chance de ajuste e mudança.