PROCESSO DE FUSÃO

Trás-As-Compotas, SA

Ana Pereira nº26139

Paula Vale nº29242

Projeto 2017

PROJETO CONTABILIDADE – 2016/2017 1

PROCESSO DE FUSÃO
PROJETO CONTABILIDADE – 2016/2017

ÍNDICE

Resumo................................................................................................................................................................ 2
Apresentação da empresa e do negócio...............................................................................................................3
1.1 Controlo Interno e Sistema de Controlo Interno..................................................................................4
1.2 Tipos de Controlos...............................................................................................................................5
fluxograma da empresa........................................................................................................................................6
Ciclos de atividades.............................................................................................................................................7
Compras..........................................................................................................................................................7
Produção..........................................................................................................................................................8
Vendas.............................................................................................................................................................9
pessoal...........................................................................................................................................................10
Investimento..................................................................................................................................................11
Risco..............................................................................................................................................................12
Conclusão..........................................................................................................................................................13

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RESUMO

A consciencialização das empresas/organizações para a existência de um adequado sistema de controlo interno

é de crucial importância. Ajudando a atingir os objetivos estratégicos, operacionais, de relato e conformidade.
Na gestão de recursos, o mais importante passa sempre pela eficiência e eficácia dos processos produtivos.
Nesta matéria o controlo interno presta um enorme tributo.

É importante que as empresas percebam a relevância do controlo interno como ferramenta de gestão, pois o
mesmo mostra-se bastante eficiente ao evitar a ocorrência de erros e procedimentos ilegais e fraudulentos. O
controlo interno centra a sua atenção nos diversos setores da empresa, a fim de proteger os seus ativos,
proporcionando a produção de dados confiáveis.

A implementação do sistema de controlo interno, é transversal a todas as organizações, independentemente da

complexidade e dimensão da sua estrutura.

A implementação de um correto e funcional sistema de controlo interno, providenciará informação de

qualidade e com a transparência desejada, quer aos órgãos de gestão, quer às entidades que tem como missão a
certificação dessa informação.

Este relatório vamos analisar o sistema de controlo interno e verificar a adequabilidade nas diferentes áreas,
citando os pontos fracos e fortes de cada uma delas.

Neste relatório, serão apresentados os aspetos mais relevantes ocorridos na empresa até 30 de Setembro de
2016.

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APRESENTAÇÃO DA EMPRESA E DO
NEGÓCIO

Nos termos do disposto nos artigos 200º e 201º do Código das Sociedades Comerciais apresentamos, com
referência ao exercício económico de 2017, o Relatório de Controlo interno da Sociedade Trás-As-Compotas,
Lda., com sede no Novo Parque Industrial de Trás-os-Montes, lote 25, Concelho de Bragança, com o número
de Contribuinte 573225397, matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Bragança sob o mesmo
número, com o capital social no valor de 200.000€.

A nossa sociedade tem como objetivo a produção e comercialização de compotas utilizando frutos
maioritariamente biológicos e da região.

A matéria-prima que dá origem às nossas compotas, é colhida e transformada, sempre que possível, no próprio
dia, tornando-se assim um produto rico em vitaminas e antioxidantes.

As compotas são realizadas com recurso a frutos, existindo um leque de quatro sabores diferentes: o mirtilo
com bagas Goji, a amora, framboesa e limão, os figos com amêndoa e a abóbora. Neste caso temos que
realizar um escoamento racional dos produtos, pois todos são frutos sazonais, ou seja apenas é possível colhe-
los numa determinada época do ano sendo assim a rutura de stock um perigo constante, correndo o risco de
não podermos satisfazer todos os pedidos.

A administração tem conhecimentos, experiencia e disponibilidade para desempenhar as suas funções com
zelo e diligencia. Acompanha e vigia a atividade social permanentemente. Reúne com o departamento de
contabilidade mensalmente para recolher informações acerca de resultados e diariamente para tratar assuntos
correntes.

A administração tem um plano estratégico para toda a organização, procurando identificar todos os objetivos
operacionais e de controlo. Promove a produção de produtos de qualidade e serviços compatíveis com a nossa
missão, não desperdiçando recursos e alcançando um ponto de equilíbrio entre as metas de crescimento e o
retorno, essencialmente na área dos investimentos.

As linhas de comunicação são suficientes e abertas ao pessoal, clientes, fornecedores e outros, facilmente se
estes quiserem, adquirem informação sobre os vários produtos que produzimos e comercializamos ou sobre
alterações de preferência dos consumidores.

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1.1 CONTROLO INTERNO E SISTEMA DE
CONTROLO INTERNO

O controlo interno é resultante do crescimento das empresas. A sus importância aumentou com a globalização
dos mercados e o aumento da disputa entre as empresas, obrigando-as a aprimorar os processos de gestão dos
seus negócios, de forma a poderem sobreviver em mercados cada vez mais exigentes.

O controlo Interno é uma forma de gestão que pressupõe a existência de um plano e de sistemas coordenados
destinados a prevenir a ocorrência de erros e irregularidades ou minimizar as suas consequências e maximizar
o desempenho da entidade em que se insere.

O controlo interno deve fazer parte das atividades normais de uma empresa, tendo por função acompanhar o
funcionamento global e recomendar, devido ao seu carater detetivo, preventivo ou corretivo, as ações a
empreender para garantir um elevado nível de desempenho e os resultados que correspondam aos objetivos
inicialmente formulados.

Para conferir relevância ao sistema de controlo interno, torna-se necessário conhecer a sus discrição, conceção
e comportamento identificando os controlos-chave em que o auditor deposite confiança, reconsiderando, se
necessário, a avaliação inicial do enfoque e risco, e bem assim os pontos fracos encontrados e o efeito sobre o
planificado.

Os objetivos do controlo interno visam:

 A confiança e integridade da informação;

 A conformidade com as políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos;
 A salvaguarda dos ativos;
 A utilização económica e eficiente dos recursos;
 A realização dos objetivos estabelecidos para as operações ou programas.

Em síntese, o controlo interno deve garantir a eficiência operacional e permitir a melhoria dos processos
empresariais e dos resultados. Acompanhando a permanente adaptação da empresa às mudanças ocorridas no
seu ambiente. O SCI deve ter em vista a minimização de erros e irregularidades, na sequência de
procedimentos e normativos aplicáveis à organização, assegurando a sua prevenção e deteção.

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1.2 TIPOS DE CONTROLOS
Existe dois tipos de controlo interno, que são:
 Controlo interno Administrativo: inclui o plano de organização e os procedimentos e registos
que se relacionam com os processos de decisão e que conduzem à autorização das transações
pela administrativa. É o ponto de partida para o controlo interno contabilístico.
 Controlo interno contabilístico: compreende o plano de organização e os registos e
procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos ativos e com a confiança que
inspiram os registos contabilísticos.

Este sistema ajuda o órgão de gestão a responder a questões associadas a assuntos de interesse
estratégico, operacional e de gestão, entre os quais:

 A atividade está a correr bem ou mal?

 Que problemas devem ser investigados?
 Dos diversos métodos de execução de uma tarefa, qual a mais apropriada?

Para recolher e registar o SCI podemos utilizar questionários padronizados, narrativas, fluxogramas e a
forma mista (narrativa e fluxograma em conjunto).
Uma das melhores defesas contra o insucesso do negócio e um importante condutor do desempenho do
mesmo é um controlo interno forte.

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 FLUXOGRAMA DA EMPRESA
A empresa possui um fluxograma permitindo assim, que se saiba quais as funções e responsabilidades que
cada pessoa ocupa dentro da organização.

Deparatamento
Administrativo
Paula Vale
Ana Pereira

Departamento
Financeiro
Maria Pereira

Departamento de
Departamento de Departamento de Departamento de
Recolha de
Marketing Produção Distribuição
Matérias-Primas
Paula Rocha Carlos Sampaio Ana Pereira Armando Alves

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CICLOS DE ATIVIDADES

COMPRAS

O Setor de Compras é diretamente ligado à produção, e com diversos setores dentro da empresa. O profissional
de compras, a Ana Pereira, obedece a procedimentos internos devidamente estabelecidos pela administração. O
setor de compras executa as operações de compras de insumos de produção, materiais de consumo interno,
peça de reposição, serviços de manutenção e compra de equipamentos.

No controlo das entradas em armazém das existências compradas a empresa dispõe de um ficheiro de artigos e
um ficheiro de fornecedores/clientes devidamente atualizados.

Na ordem de compra, o responsável de produção que é a Ana Pereira procede ao preenchimento da nota de
encomenda em que consta todas as especificações dos artigos a adquirir. Esta nota de encomenda segue para
Contabilidade, em que a Paula Vale acrescenta o resto das especificações como, preço unitário, descontos,
prazos, locais de entrega e modo de pagamento e assim conclui a fatura.

O controlo das matérias-primas que dão entrada em armazém está a cargo do responsável pelo departamento
de recolha de matérias-primas que confere a encomenda no momento da sua receção e devolve a fatura ao
departamento financeiro, em que a responsável, Maria Pereira, procede ao pagamento.

O sistema de inventário utilizado pela empresa é o sistema de inventário permanente (SIP), pois é o que mais
se adequa ao tipo de atividade uma vez que há transformação de matérias-primas em produtos acabados é
conveniente ter controlo de stocks. O SIP permite saber o custo das existências vendidas e matérias
consumidas e o que existe em stock. A empresa usa o sistema de valorimetria do FIFO ( Firts In, First Out).

O controlo físico dos inventários da sociedade, no armazém de matérias-primas é realizado pelo responsável,
Carlos Sampaio, que faz a contagem física e, como já referimos antes, confere os valores contidos nas faturas.

A Paula Vale, mantém contacto frequente com os fornecedores, a fim de sugerir à empresa matérias-primas
alternativas que possam levar a preços melhores e custos menores.

Nesta fase do processo de compras é importante observar a qualidade dos produtos alternativos que agregam
valor ao produto final, nunca agregar custo. Ao profissional de compras, a Ana Pereira, não cabe a função de
definir processo e nem tem autoridade para substituir os materiais especificados pela engenharia de produção.

No pagamento a fornecedores, a sociedade utiliza sempre pagamentos por transferência bancária de modo
haver segurança, tanto para os fornecedores como para a empresa. A conta de fornecedores encontra-se
conforme os pagamentos, em que as faturas vão para pagamento depois de conferida a mercadoria recebida.

No final de cada mês a empresa procede a reconciliações bancárias, esta é efetuada mediante confronto do
extrato bancário e os movimentos registados na contabilidade no diário de bancos.

O valor das entradas registadas pelo armazém é cruzado com a contabilidade através da conciliação da conta
compras pela nossa contabilista, Ana Anacleto.

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PRODUÇÃO

A responsável pelo departamento de Marketing, Paula Rocha, através da quantidade de encomendas para esse
período ou pelo comportamento das vendas em períodos anteriores, determina qual será a produção desse mês.

Através da programação de produção, o setor de produção, neste caso, a Ana Pereira informa ao responsável
do armazém de matérias-primas, Carlos Sampaio, a quantidade de matéria-prima a ser consumida no mês ou
no período.

O responsável de vendas, Paula Vale, envia a nota de encomenda para a Contabilidade.

Em cada produção, a empresa tem conhecimento se houver perda de matéria, acompanhando a produção e
tentando aprimorar mais a produção e desperdiçar menos material.

A responsável de produção, Ana Pereira, procura implementar vez por vez novos procedimentos que visem
evitar desperdícios.

Aquando da finalização da fatura, esta é enviada ao responsável de armazém de produtos acabados, Armando
Alves para ele proceder á ordem de saída de armazém dos produtos e de passar a ordem de carregamento e
distribuição.

A responsável de produção, sendo licenciada em Engenharia Alimentar, mensalmente faz reuniões com o
pessoal da produção de modo a moldá-los conforme as normas da empresa, porque a sociedade acredita que
assim terão funcionários responsáveis que vão exercer as suas funções com competência. O objetivo é que os
colaboradores aprendam a dispensar movimentos inúteis, para assim executar de uma forma mais simples as
suas tarefas, mas de forma rápida e com qualidade, aumentando a produção de forma eficaz.

O responsável de armazém, no final da linha de produção, verifica e avalia o produto acabado, regista os não-
conformes e etiqueta os produtos a ir para armazém. Mantendo uma ficha atualizada de produtos.

O controlo e qualidade é realizado pela responsável de produção, deve ajudar a implementar, manter e
melhorar processos e sistemas relacionados às atividades da organização. Além disto, ela participa das etapas
de criação, projeto e fiscaliza a produção das mercadorias.

A sociedade tem uma empresa de resíduos que faz a recolha mensal dos resíduos orgânicos que são depois
transformados e utilizados pela população de Bragança.

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VENDAS

A sociedade utiliza o sistema de inventário permanente (SIP), por ser o mais adequado à nossa atividade e é
conveniente ter um controlo de stocks. O SIP permite saber o custo das mercadorias vendidas e matérias
consumidas e o que existe em stock. A empresa usa o sistema de valorimetria FIFO (First In, First Out).

Aquando do recebimento da fatura, o responsável de Vendas, Paula Vale, envia a nota de encomenda para a
Contabilidade, que depois do recebimento faz a fatura.

A fatura é recebida no departamento de distribuição, pelo Armando Alves que dá ordem de carregamento e
confere a saída de produtos acabados.

Posto isto, no retorno da distribuição, o motorista, na chegada ao armazém deverá solicitar a confirmação de
mercadoria entregue pelo responsável de armazém, que confere as saídas e se houve devoluções ou por algum
motivo não houve entrega e este faz o registo.

O controlo físico dos inventários, no armazém de produtos acabados é realizado pelo responsável de armazém,
Armando Alves, que faz a contagem física e confere as faturas.

O circuito de distribuição criado pela empresa para assegurar a entrega dos produtos ao cliente assenta
essencialmente numa venda direta, seguida de entrega, geralmente duas vezes por semana, à Terça-feira e
Sexta-Feira. Esta opção permite um controlo do tempo de entrega ao cliente, quantidades fornecidas por
distribuição face aos seus custos e maleabilidade da distribuição às necessidades dos clientes.

Para além destas, existe ainda o setor de exportação, cuja responsabilidade é do departamento administrativo e
financeiro, Paula Vale e Maria Pereira, dado que existe um largo processo burocrático a realizar em
simultâneo. Não existindo um contato direto com o cliente, dadas as distâncias físicas, mas mantendo uma
relação de confiança com os nossos clientes estrangeiros. Neste processo, quando é necessário, a responsável
do departamento administrativo, Paula Vale, assegura as devidas licenças e certificados de salubridade, contato
com o transitário do cliente para o transporte rodoviário e marítimo.

A nossa sociedade recebe dos clientes por transferência bancária, em que posteriormente a contabilista procede
a sua contabilização.

Mensalmente é efetuada uma reconciliação da conta de depósitos à ordem, em que é confrontado o extrato de
bancário com as contabilizações realizadas no diário de bancos.

Os totais das vendas por produto registados pela área comercial são cruzados com o total dos créditos das
vendas na Contabilidade, pela nossa contabilista Ana Anacleto. A conta de clientes encontra-se conforme os
recebimentos, em que os nossos clientes tem um prazo de 30 dias para proceder ao pagamento.

A nossa responsável de marketing, Paula Rocha, tem contacto frequente com os clientes, comunicando a
responsável pela administração, se há pedidos especiais, como descontos ou ofertas.

Também mantém uma procura ativa por novos mercados e clientes e faz pesquisa sobre as
necessidades/procura dos consumidores de modo à empresa responder a todo o tipo de consumidores.

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PESSOAL

Cada trabalhador da empresa, possui um processo individualizado e uma ficha individual, contendo
informações sobre o trabalhador, nomeadamente o seu currículo profissional e académico, morada, agregado
familiar, categoria profissional e vencimento, este registo é efetuado pela responsável do departamento
administrativo, Paula Vale.

Existe relógio de ponto para controlar a assiduidade e as horas extras dos trabalhadores, quem fiscaliza este
domínio é a outra responsável pelo departamento administrativo, Ana Pereira.

O cálculo dos salários é efetuado tendo em consideração o seu vencimento e as horas extras, quem procede a
este cálculo é a contabilista da empresa, Ana Anacleto.

Existe uma segregação de funções entre quem processa, aprova e efetua o pagamento dos salários. Portanto
quem processa é a contabilista, quem aprova é uma das responsáveis da administração, na falta de uma a outra
aprova e por fim quem procede ao pagamento é a responsável pelo departamento financeiro, Maria Pereira.

O pagamento dos salários é efetuado por transferência bancária, de forma a garantir segurança da empresa e
dos seus colaboradores.

A realização de horas extra está sujeita a prévia autorização por escrito, a responsável pela produção prevê a
necessidade de horas extra dos colaboradores e preenche um formulário a solicitar essas horas que é enviado
ao departamento administrativo, em que a responsável, Paula Vale, autoriza ou não essas horas extra.

O recibo de vencimento é assinado pelo trabalhador no dia do pagamento do vencimento, feito

presencialmente e comprovado pela responsável do departamento financeiro, Maria Pereira.

Na linha de produção, a sociedade aposta na rotação de funções de modo a diminuir a possibilidade e

acontecer procedimentos menos corretos que podem prejudicar a entidade, sem serem descobertos.

As responsáveis pela administração, como forma de criar uma boa imagem local, deu indicações para serem
contratadas mão-de-obra local.

Os funcionários tem as condições necessárias para comunicarem aos seus superiores, Paula Vale e Ana
Pereira, qualquer informação baseada em riscos de que tomem conhecimento, fazem-no por escrito e entregam
no departamento administrativo.

Anualmente, é feita uma cobertura do seguro.

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INVESTIMENTO

Todos os bens que fazem parte integrante da classe 4 – Investimentos – são sujeitos a inventariação e controlo
através da atribuição de um código e de uma ficha, descriminando detalhadamente esse referido bem. Quem
procede à realização destas fichas é a responsável pelo departamento financeiro, Maria Pereira. Entre outras
informações, nesse documento constam: a identificação do bem, a data de aquisição, o valor de aquisição e a
taxa de depreciação. Como método de depreciação a empresa está a utilizar as quotas constantes.

Cada alteração que ocorra com qualquer bem, como abates, reparações, reavaliações todas e quaisquer
situações que possam afetar positiva ou negativamente a vida útil desse mesmo bem, são objeto de registo na
sua ficha, a nossa contabilista Ana Anacleto, está incumbida de registar estas alterações.

A responsabilidade pela aquisição dos ativos fixos é exclusivamente do órgão de gestão, Paula Vale e Ana
Pereira, que depois de perceber a necessidade de investir em algum imobilizado procedem a compra e só em
relação ao pagamento é que fica dependente do departamento financeiro, Maria Pereira.

A empresa tem definido a política de capitalização incluindo:

 O tratamento a dar aos gastos financeiros, procedimentos contabilísticos a efetuar relacionados com os
ativos fixos construídos pela própria empresa e classificação contabilística das faturas dos
fornecedores que estão a cargo da contabilista Ana Anacleto.
 A existência de um arquivo especifico e adequado das cópias ou fotocopias das faturas dos
fornecedores, sendo a responsável administrativa, Ana Pereira, incumbida destas funções.
 A definição de política de depreciação/amortização, tarefa da responsável financeira, Maria Pereira.
 Os procedimentos a seguir em relação aos bens totalmente amortizados mas ainda em funcionamento e
os procedimentos contabilísticos aquando do abate de bens, sendo a Ana Anacleto, destacada para
estas funções.
 A codificação de bens e a existência de um ficheiro do ativo fixo cabe, a responsável pelo
departamento financeiro.
 Instruções para a contagem física e contagem física dos bens e sua comparação com o ficheiro, pela
responsável da administração, Ana Pereira.
 E por fim, a comparação do total do ficheiro com os registos contabilísticos (gasto e
depreciações/amortizações acumuladas) são da responsabilidade da Paula Vale.

Quando a empresa reavalia um bem tem que reavaliar todos os bens dessa categoria. As propriedades
de investimento quando possível devem ser valorizadas ao seu justo valor.

Anualmente é feita uma revisão de cobertura do seguro.

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RISCO

A empresa possui um sistema de controlo eficiente, mas tem noção de existirem algumas falhas que devem ser
restruturadas.

A empresa tem de colocar enfase na prevenção de fraude, o que envolve compromisso de criar uma cultura de
honestidade e de comportamento ético, os quais podem ser reforçados por uma supervisão ativa dos
responsáveis pela gestão, Ana Pereira e Paula Vale.

Uma vez que a empresa tem uma dimensão pequena, a gestão tem noção que o excesso de funções para cada
pessoa responsável possa ser um risco, com a expansão do negócio esta será uma das primeiras coisas a ser
resolvidas.

Quanto a clientes, apesar da empresa já se precaver com a utilização de saque de letras, um dos aspetos que
pode ser um risco é o fato de ser a responsável financeira, Maria Pereira, a fazer tudo.

A entidade tem de fazer uma melhor gestão das dívidas a fornecedores, para evitar uma má imagem perante os
nossos credores.

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CONCLUSÃO
A valorização e a motivação dos nossos funcionários são fatores que a empresa acredita serem relevantes. É
preciso entender que o bom funcionamento do controlo interno depende da eficiência e eficácia das pessoas
que o planeiam e executam.

É cada vez mais crítico que as organizações possuam adequados sistemas de gestão do risco e controlo interno,
alinhados entre si e integrados na sua cadeia de valor e nos seus processos de negócio. A auditoria interna
assume aqui um importante papel no sentido de avaliar a adequação e eficácia dos controlos, promovendo a
melhoria contínua dos processos e auxiliando as organizações a criar valor para os seus acionistas. Os
normativos e/ou orientações existentes sobre controlo interno e gestão de risco são diversificados mas, em
geral, semelhantes e todos tem como objetivo melhorar a conduta ética nos negócios, a transparência, a
credibilidade, a responsabilidade e a integridade das demonstrações financeiras e do relato financeiro perante
os stakeholders.

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