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Controle Interno

AUDITORIA CONTBIL
Auditoria Contbil
Silvio Aparecido Crepaldi
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Os problemas de Controle Interno encontram-se em
todas as reas das empresas modernas.
Exemplo: vendas, fabricao, compras.
Quando exercido adequadamente sobre uma das
funes acima, o controle assume fundamental
importncia, objetivando atingir os resultados mais
favorveis com menores desperdcios.
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preciso distinguir:
Auditoria Interna: equivale a um trabalho organizado de
reviso e apreciao de trabalho, normalmente executado
por um departamento especializado.
Controle Interno: refere-se aos procedimentos e
organizao adotados como planos permanentes da
empresa.
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Antes de elaborar o plano ou programa que guiar o
auditor, necessrio observar como se encontram os
controles da empresa.
quanto melhor o controle, mais segurana para o
trabalho;
quanto menor o controle, mais cuidado ser
exigido na execuo das tarefas.
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CONCEITOS E OBSERVAES FUNDAMENTAIS
O controle Interno compreende o plano de organizao e
todos os mtodos e medidas adotadas na empresa para:
salvaguardar seus ativos,
verificar a exatido e fidelidade dos dados
contbeis,
desenvolver a eficincia nas operaes,
estimular o seguimento das polticas
administrativas prescritas. (AICPA)
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Abrangncia
Controle interno sob o enfoque contbil compreende o conjunto
de recursos, mtodos, procedimentos e processos adotados pela
entidade do setor pblico, com a finalidade de:
salvaguardar os ativos e assegurar a veracidade dos
componentes patrimoniais;
dar conformidade ao registro contbil em relao ao ato
correspondente;
propiciar a obteno de informao oportuna e adequada;
estimular adeso s normas e s diretrizes fixadas;
contribuir para a promoo da eficincia operacional da
entidade;
auxiliar na preveno de prticas ineficientes e antieconmicas,
erros, fraudes, malversao, abusos, desvios e outras
inadequaes.
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O controle interno deve ser exercido em todos os nveis
da entidade do setor pblico, compreendendo:
a preservao do patrimnio pblico;
o controle da execuo das aes que integram os
programas;
a observncia s leis, aos regulamentos e s diretrizes
estabelecidas.
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Classificao
O controle interno classificado nas seguintes categorias:
operacional relacionado s aes que propiciam o
alcance dos objetivos da entidade;
contbil relacionado veracidade e fidedignidade
dos registros e das demonstraes contbeis;
normativo relacionado observncia da
regulamentao pertinente.
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Estrutura e Componentes
Estrutura de controle interno compreende:
o ambiente de controle deve demonstrar o grau de
comprometimento em todos os nveis da administrao
com a qualidade do controle interno em seu conjunto.
mapeamento de riscos a identificao dos eventos ou
das condies que podem afetar a qualidade da
informao contbil.
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Avaliao de riscos corresponde anlise da relevncia
dos riscos identificados, incluindo:
a avaliao da probabilidade de sua ocorrncia;
a forma como sero gerenciados;
a definio das aes a serem implementadas para
prevenir a sua ocorrncia ou minimizar seu potencial;
a resposta ao risco, indicando a deciso gerencial
para mitigar os riscos, a partir de uma abordagem
geral e estratgica, considerando as hipteses de
eliminao, reduo, aceitao ou compartilhamento.
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Riscos ocorrncias, circunstncias ou fatos imprevisveis
que podem afetar a qualidade da informao contbil.
Procedimentos de controle so medidas e aes
estabelecidas para prevenir ou detectar os riscos inerentes
ou potenciais tempestividade, fidedignidade e
preciso da informao contbil, classificando-se em:
procedimentos de preveno medidas que
antecedem o processamento de um ato ou um fato,
para prevenir a ocorrncia de omisses, inadequaes
e intempestividade da informao contbil;
procedimentos de deteco medidas que visem
identificao, concomitante ou a posteriori, de erros,
omisses, inadequaes e intempestividade da
informao contbil.

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Monitoramento compreende o acompanhamento dos
pressupostos do controle interno, visando assegurar
a sua adequao aos objetivos, ao ambiente, aos
recursos e aos riscos.
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AVALIAO DO CONTROLE INTERNO
As normas de auditoria geralmente aceitas, referentes
ao trabalho de campo, estabelecem que o auditor deve
avaliar o sistema de controle interno da empresa
auditada, a fim de determinar a natureza, poca e
extenso dos procedimentos de auditoria.
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A
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Volume dos Testes
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Figura 8.1 Avaliao do sistema de controle interno e volume de testes
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O auditor independente executa os seguintes passos na
avaliao do controle interno:
levanta o sistema de controle interno;
verifica se o sistema levantado o que se est
seguindo na prtica;
avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediato
erros e irregularidades;
determina o tipo, data e volume dos procedimentos de
auditoria.
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Preocupados com a evaso de divisas, eles
armam-se contra o problema e mostram-se,
cada vez mais, interessados em aprender novas
tcnicas e procedimentos bsicos para evitar
situaes de fraudes, subornos e desfalques.
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Alm da adoo de rgidos controles internos, o papel
da auditoria vem ganhando crescente importncia e
contribui para a eficcia dos resultados finais em
qualquer companhia.
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COMO CONTROLAR REAS DE RISCO
VENDAS: h facilidades para recebimento de comisses,
descontos e consignaes indevidas;
CONTAS A PAGAR: concentram-se nos cheques de servio,
que podem ou no ser fantasmas, e na antecipao de
pagamentos, com finalidade de recebimento de propinas.
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COMPRAS: situao das mais difceis de se controlar
por meio da auditoria, pois o delito fica registrado
fora dos livros contbeis da empresa.
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CONTAS A RECEBER: a tendncia, com a crise de caixa
na maioria das companhias, abrir mo de recolher por
parte do valor financeiro (multa, juros) e receber apenas
o montante principal.
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Recomenda-se a verificao, regular, dos nmeros
das contas-correntes dos funcionrios, a fim de evitar
depsitos em contas fantasmas.
Valores residuais de produo de grande volume
(matria-prima) tambm requerem cuidados extras.
A diferena enriquece a pessoa da noite para o dia.
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QUAIS OS PROCEDIMENTOS MAIS EFICIENTES?
Para reduzir probabilidades de desvio destaca-se a
importncia do sistema de provas surpresas (sistema
preventivo) realizado pela auditoria.
Deve-se criar um guia de procedimentos e provas
departamentais, em cada unidade da organizao,
realizado pelos prprios funcionrios.
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TIPOS DE CONTROLES: CONTBEIS E ADMINISTRATIVOS
CONTROLES CONTBEIS compreendem o plano de
organizao e de todos os mtodos e procedimentos
utilizados para salvaguardar o patrimnio e a propriedade
dos itens que o compem.
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Compreendidos por:
segregao de funes: cria independncia entre as
funes de execuo operacional, custdia dos bens
patrimoniais e sua contabilizao;
sistema de autorizao: controla as operaes
atravs de mtodos de aprovaes, de acordo com
as responsabilidades e riscos envolvidos;
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sistema de registro: compreende a classificao dos
dados dentro de uma estrutura formal de contas,
existncia de um Plano de Contas que facilita o
registro e preparao das demonstraes contbeis,
e a utilizao de um manual descritivo para o uso
das contas.
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CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Compreendem o plano de organizao e todos os mtodos
e procedimentos utilizados para:
proporcionar eficincia s operaes;
dar nfase poltica de negcios da empresa, bem como
a seus registros financeiros.
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Compreendidos por:
normas salutares, que observam prticas saudveis
aos interesses da empresa no cumprimento dos
deveres e funes;
pessoal qualificado, que esteja apto a desenvolver suas
atividades bem instrudo e supervisionado por seus
responsveis.
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IMPORTNCIA DO CONTROLE INTERNO
A Administrao da Empresa responsvel:
pelo estabelecimento do sistema de controle interno;
pela verificao de seu cumprimento pelos funcionrios;
por sua modificao, visando adapt-lo s novas
circunstncias.
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Compreende:
Responsabilidade;
Rotinas Internas;
Acesso a Ativos;
Segregao de funes;
Confronto dos ativos com os registros;
Amarraes do sistema;
Auditoria Interna.
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LIMITAES DO CONTROLE INTERNO
As limitaes do controle interno so, principalmente,
com relao a:
conluio de funcionrios na apropriao de bens na
empresa;
instruo inadequada dos funcionrios com relao s
normas internas;
negligncia dos funcionrios na execuo de suas tarefas
dirias.
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FRAUDES E DESFALQUES NAS EMPRESAS
um problema comum e crescente, decorrente do
enfraquecimento dos valores ticos, morais e sociais e,
principalmente, da ineficcia dos sistemas de controles
internos.
Os fatores que motivam as pessoas a cometerem fraude
podem ser classificados em trs aspectos:
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oportunidade para comet-la e escond-la;
presso por dificuldades financeiras; e
racionalizao do entendimento sobre a falta cometida.
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DESFALQUE TEMPORRIO
Ocorre quando o funcionrio apossa-se de um bem da
empresa e no altera os registros da contabilidade
(transferindo o ativo roubado para despesas).
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So exemplos de desfalques temporrios:
funcionrio apodera-se do dinheiro recebido de
clientes, proveniente de vendas a prazo, antes do
registro do recebimento.
funcionrio assenhoreia-se do dinheiro recebido de
clientes, aps registro contbil do recebimento.
funcionrio apodera-se de um ativo da empresa
(dinheiro de caixa, cautelas de ttulos, estoques,
imobilizado etc.).
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DESFALQUE PERMANENTE
Ocorre quando um funcionrio desvia um bem da
empresa e modifica os registros contbeis, de forma
que os ativos existentes concordem com os valores
registrados na Contabilidade.
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So exemplos de desfalques permanentes:
funcionrio responsvel pelos recebimentos de
clientes e pelo preparo dos registros contbeis de
vendas e recebimentos desvia um recebimento de
vendas a prazo e baixa a duplicata correspondente
contra vendas (dbito em Devoluo de Vendas e
crdito em Duplicatas a Receber);
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funcionrio responsvel pelas matrias-primas e
pela elaborao de lanamentos contbeis rouba
uma matria-prima e baixa o bem correspondente
para despesa (dbito em Despesas Diversas e
crdito em Matria-prima).
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LEVANTAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
As informaes sobre o sistema de controle interno so
obtidas das seguintes formas:
leitura dos manuais internos de organizao e
procedimentos;
conversa com funcionrios da empresa;
inspeo fsica desde o incio da operao (compra,
venda, pagamentos etc.) at o registro no razo geral.
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As informaes obtidas sobre o controle interno so
registradas pelo auditor independente de uma ou do
conjunto de duas ou trs das formas exemplificadas a
seguir:
memorandos narrativos;
questionrios padronizados;
fluxogramas.
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AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO E
DETERMINAO DOS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
Consiste em aplicar medidas significativas na
considerao de transaes relevantes e ativos
correlatos envolvidos na auditoria, tem como finalidade
principal detectar erros e irregularidades materiais nas
demonstraes financeiras.
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Medidas que devem ser observadas:
considerar os tipos de erros e irregularidades que
poderiam ocorrer;
determinar os procedimentos de controle contbil que
devam prevenir ou detectar esses erros e irregularidades;
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determinar se os procedimentos necessrios so
estabelecidos e esto sendo seguidos satisfatoriamente;
avaliar as falhas, isto , tipos de erros e irregularidades
potenciais no cobertos pelo procedimento de controle
existente para determinar seu efeito sobre a natureza,
carter oportuno ou extenso dos procedimentos de
auditoria a serem aplicados, e sugestes a serem feitas
ao cliente.
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A avaliao do sistema de controle interno compreende:
determinar os erros ou irregularidades que
poderiam acontecer;
verificar se o sistema atual de controles detectaria
de imediato esses erros ou irregularidades;
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analisar as fraquezas ou falta de controle, que
possibilitam a existncia de erros ou irregularidades,
a fim de determinar a natureza, data e extenso dos
procedimentos de auditoria;
emitir relatrio-comentrio dando sugestes para o
aprimoramento do sistema de controle interno da
empresa.
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O processo de avaliao do controle interno consta
de trs etapas:
o realce do sistema;
a avaliao propriamente dita do sistema;
a realizao de testes de cumprimento de
normas internas.
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REALCE DO SISTEMA
Efetua-se durante a etapa de planejamento do exame.
O objetivo obter informao se supe que o sistema
funcione e pode-se alcan-lo mediante discusso com
as pessoas responsveis pelo Controle Interno.
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Uma significativa evidncia persuasiva pode ser obtida
mediante a prpria documentao de controle interno da
rea, por exemplo, manuais, descries de tarefas e
fluxogramas.
Confirmar o conhecimento, executar procedimentos de
reconstituio ou recapitulao dos controles de fluxo de
documentao.
Documentar a anlise do controle interno nos papis de
trabalho.
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AVALIAO
Deve-se proceder a sua avaliao crtica para determinar
sua eficcia e os pontos passveis de melhoria.
Muitas vezes, nesta etapa, conclui-se que o sistema no
eficaz; sendo assim, no se executaro os testes de
cumprimento, pois ainda que o resultado seja satisfatrio,
no se atingiro os objetivos.
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Durante a fase de avaliao, um aspecto de grande
importncia a identificao dos controles-chaves do
sistema.
O controle-chave aquele que:
assegura que um sistema administrativo produza
informao fidedigna; e
serve de base para satisfao dos objetivos de
auditoria.
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TESTE DE CUMPRIMENTO DE NORMAS INTERNAS
No basta formar uma opinio sobre a eficcia do sistema,
baseando-se em representaes verbais ou escritas, feitas
por funcionrios.
Cumpre constatar que o sistema funciona realmente como
foi descrito, pois, a bem da verdade, pode haver diferenas
substanciais entre o que foi relatado e o que foi fielmente
aplicado.
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Um teste de cumprimento realiza-se em diversas etapas:
determinar os objetivos do teste procura-se confirmar
que os controles previamente identificados como
controles-chaves funcionaram durante todo o perodo
submetido a exame;
definir o universo o conjunto de transaes
homogneas submetidas ao sistema de controle e
registro que se testa.
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QUESTIONRIO DE AVALIAO DO CONTROLE INTERNO
Tem como finalidade auxiliar a avaliao da eficincia ou
adequao dos controles internos (operacionais e
contbeis) do cliente, ou seja:
Se os controles contbeis internos asseguram o correto
registro das transaes financeiras;
se os controles internos administrativos proporcionam
eficincia operacional e observncia da poltica da
empresa e da legislao em vigor;
se as verificaes internas protegem adequadamente os
ativos do cliente contra fraudes e outras irregularidades.
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FORMAS DE APLICAO
As questes devem ser formuladas de modo que uma
resposta afirmativa implique numa condio satisfatria.
Uma resposta negativa indica um ponto fraco com relao
quele item em particular.
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LEVANTAMENTO E DESCRIO DA ROTINA
Os auditores devem levantar e descrever rotinas
objetivando:
identificar pontos crticos que facilitem a definio da
extenso dos exames finais;
fornecer dados para simplificar os trabalhos de
auditoria e/ou possveis consultorias futuras.
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DESCRIO DA ROTINA
A rotina pode ser descrita por meio de uma narrativa, ou
ento pela elaborao de um fluxograma.
NARRATIVA inclui uma descrio da rotina passo a passo
de maneira lgica clara e concisa, evidenciando o fluxo de
documentos de um ou mais departamentos desde sua
origem at sua disposio final.
FLUXOGRAMAS constitui uma tcnica analtica, que utiliza
smbolos para descrever uma rotina passo a passo em um
ou mais departamentos, evidenciando o movimento de
documentos desde sua origem at sua disposio final.
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FLUXOGRAMA
NF3
D
NF3
D
Contas a pagar
Contabilidade
Aps a Liquidao
Arquivar a 3
a
via da Nota
Fiscal at o pagamento
da ltima parcela.
Aps a quitao total,
remeter a 3
a
via da Nota
Fiscal Contabilidade.
Contabilidade confere e
arquiva os documentos
recebidos.
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CARACTERSTICAS DE UM EFICIENTE SISTEMA DE CONTROLE
INTERNO
Compreende:
plano de organizao que proporcione apropriada segregao
de funes e correta diviso das responsabilidades funcionais;
observao de prticas salutares no cumprimento dos devedores
e funes de cada um dos departamentos da organizao;
sistema de autorizao e procedimentos de escriturao
adequados, que proporcionem controle eficiente sobre o ativo,
passivo, receitas, custos e despesas.
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CATEGORIAS DE CONTROLES INTERNOS
Controles Organizacionais
Referem-se ao controle obtido por meio da maneira
de designar responsabilidades e delegar autoridade.
Essa estrutura um marco no qual se realizam as
atividades de planejamento, execuo e controle das
operaes da entidade e cuja eficcia depender de
consideraes tais como:
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atribuio de responsabilidades e delegao de
autoridade claramente definidas;
segregao de funes incompatveis para evitar
que sejam controladas por qualquer indivduo ou
departamento da organizao;
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fornecimento de recursos, inclusive pessoal
competente, em quantidade suficiente para o
cumprimento das responsabilidades atribudas;
existncia de sistemas de medio e avaliao do
desempenho.
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Controle do Sistema de Informao
Referem-se ao controle obtido mediante a prestao de
informaes aos nveis adequados da administrao.
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No obstante, algumas caractersticas que um bom
sistema no deve omitir so as seguintes:
a informao deve ser suficientemente detalhada para
permitir identificao das operaes fora de linha ou
possveis problemas;
os relatrios devem conter informao relevante para
os usurios;
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a forma de apresentao deve destacar a informao
de maior importncia;
a informao deve ser distribuda conforme as
responsabilidades atribudas;
a informao deve ser usada pelos que tenham
competncia e tempo necessrios para compreender
seu significado e adotar medidas corretivas, se
necessrias.
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Controles de Procedimentos
Referem-se ao controle obtido mediante a observao
de polticas e procedimentos dentro da organizao.
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So as seguintes algumas das caractersticas desejveis
nos controles de procedimento:
que sejam adequados estrutura organizacional;
que sejam bem definidos e documentados;
que se mostrem fceis de interpretar e aplicar.
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DOCUMENTAO DE PROCEDIMENTOS
Os procedimentos contbeis e de operao devem ser
documentados em manuais (de contabilidade e de
procedimentos) e fluxogramas de modo que as polticas
e instrues da empresa possam ser conhecidas de
maneira explcita e uniformemente aplicadas.
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LIMITAES INERENTES AOS SISTEMAS DE CONTROLE
INTERNO
Na aplicao da maioria dos procedimentos de controle,
podem ocorrer falhas resultantes de entendimento
precrio, erros de juzo, descuidos ou outros fatores
humanos.
Os procedimentos de controle cuja eficcia depende da
diviso de funes, podem ser burlados mediante
conivncia.
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Aps avaliar o sistema de controle e identificar aspectos
administrativos/operacionais passveis de melhorias, o
auditor pode emitir, se assim for o desejo dos
administradores da entidade auditada, um documento
denominado carta-comentrio.
O relatrio com as sugestes para aprimoramento dos
controles internos, resultantes do trabalho do auditor
independente, denomina-se carta de recomendaes.
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Obrigado!
Perguntas?
Prof. Dr. Silvio Aparecido Crepaldi
www.professorcrepaldi.com.br
professorcrepaldi@uai.com.br