UNIVERSIDADE CATÓLICA DE PERNAMBUCO

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

Camila Pereira Nunes

Tathiana Monteiro Manguinho
Sérgio Coutinho
Maria Eduarda Almeida Figueirêdo Becker

Processos Administrativos I

RECIFE - PE
2022
 ESTUDO DE CASO

1. Indicar, HIPOTETICAMENTE, quais sistemas, subsistemas e processos

administrativos, potencialmente, poderiam ser motivadores das
dificuldades/impactos empresariais registrados, contribuindo como causa dos
problemas. Explicar / justificar a(s) indicação(ões).

A empresa pode ser definida como um grande sistema que depende de

diversos fatores para que seu funcionamento seja efetivo e favorável ao alcance dos
resultados desejados. A fluidez dos diversos recursos que compõem o universo
corporativo é determinante para o seu sucesso, desde sua estrutura até
o stakeholder, incluindo equipamentos, tecnologia, profissionais capacitados,
investidores, governo e demais partes que estão envolvidas com o negócio de alguma
forma.

Com base nisso, foram encontrados problemas que são organizacionais e

problemas ligados a administração das lojas. Fazendo um estudo do setor, ficou claro
que as principais fontes de problema dentro das lojas são:

Erros Gerenciais e Operacionais: São erros e eventos que ocorrem dentro de

uma empresa, mais comumente devido a erro humano, criando discrepâncias de
valor, inconsistências de estoque, etc. Erros administrativos e operacionais tendem a
ser bastante reduzidos com o uso de ferramentas que auxiliam na gestão do dia a dia
do varejo. A automatização de determinados processos evita o erro humano e otimiza
os procedimentos.

Quebra: Danos causados ​a um item, reduzindo seu valor comercial, ou até

mesmo retirando-o da rota de vendas, podendo causar problemas de
armazenamento, prazos de validade, inconsistências de estoque, entre outros
motivos. A quebra é o que torna um produto invendável, resultando em perda.
Identificar a fonte da interrupção é o primeiro passo para reduzir a interrupção, que
pode ser realizada por meio de soluções de prevenção de perdas e melhorias de
inventário, mudanças no processo, desde a identificação de interrupções, é
fundamental para prevenir perdas, que são responsáveis por mais de 50% das perdas
totais.
 Furtos Externos: São os furtos cometidos por clientes ou contraventores, com
ou sem ação direta. São normalmente as perdas mais visíveis e conhecidas. Podem
ser pequenos furtos ocasionais ou furtos realizados por criminosos, que tendem a ser
de valor mais elevado. As tecnologias de prevenção de perdas, como câmeras de
CFTV e antenas antifurtos, são as principais no momento de combater os furtos
externos.

Furtos Internos: São caracterizados como os furtos cometidos por funcionários

e apesar de não terem tanto destaque quanto os furtos externos, também acarretam
grandes perdas. Costumam ser mais difíceis de serem identificados e tratados. Há
duas principais ações para prevenir furtos internos que funcionam como aliadas e
precisam caminhar juntas: difundir com mais afinco a cultura de prevenção de perdas
entre a equipe, valorizando cada colaborador e ressaltando a importância de
preservar os lucros da empresa, além de contar com tecnologias de monitoramento e
gestão, que possibilitem não apenas o monitoramento, mas também um melhor
treinamento para os funcionários.

É preciso também fazer um levantamento detalhado dos seguintes processos

organizacionais, pois eles também podem estar influenciando no pior resultado.

Alinhamento: É indispensável que haja sinergia e integração entre os

departamentos. Assim, todos somam esforços em direção a um mesmo objetivo. É
preciso manter o alinhamento entre todos os profissionais que fazem parte da
corporação, compartilhando as estratégias, metas e objetivos almejados.

Clima Organizacional não Satisfatório: É preciso tomar cuidado com um clima

organizacional não satisfatório, pois ele leva colaboradores a sentirem-se cada vez
mais desmotivados, à queda no desempenho destes, à diminuição da produtividade,
fatores estes, que se não tiverem a devida atenção, podem impactar negativamente
na capacidade competitiva da empresa e em seu posicionamento no mercado. 

Controle de Estoque Ineficiente: Quando esse processo não é planejado,

perdas podem acontecer por causa do vencimento dos produtos. Aqui está se
referindo à falta de mercadorias, sejam insumos ou itens de venda. O primeiro
resultará em problemas na produção, enquanto o segundo no fornecimento aos
clientes. A falta de mercadorias pode abalar a imagem perante os clientes, fazendo
com que eles busquem os concorrentes.
 Falta de Investimento: Esse pode ser o motivo da perda de mercado, é preciso
fazer o necessário para tornar o ambiente produtivo eficiente e adequado às
exigências do setor. Sem isso, a produção ficará lenta e ultrapassada comparada
as da concorrência, esse distanciamento fará perder qualidade e competitividade.

Maquinário Despreparado: Para corrigir esse problema, será preciso um

sistema de ERP. Ao utilizar a ferramenta, poderá gerar relatórios claros e precisos
acerca de todas as áreas. Dando uma ideia das demandas gerais e sazonais,
facilitando o planejamento.

Falta de Treinamento: É preciso investir na qualificação dos colaboradores.

Quanto mais preparados, menores são as chances de falhas e equívocos.

Para fazer o devido diagnóstico dos problemas encontrados, será preciso o

apoio de um software de gestão, utilizando a tecnologia em favor do negócio, além
disso, será preciso se aprofundar no negócio para descobrir os possíveis gaps e
desencontros com relação as operações.

2. Indicar as funções empresariais que deveriam ser avaliadas,

justificando as indicações.

Com base nos problemas encontrados, será preciso fazer uma análise dos
processos administrativos da empresa, visando avaliar o desempenho e a
implantação das medidas corretivas. O controle dos processos visa certificar que eles
estão de acordo com as especificações técnicas. Isso será feito visando constatar se
os mesmos cumprem as exigências e necessidades do mercado. Será preciso que
toda a cadeia produtiva seja avaliada, os colaboradores estejam conscientes e
comprometidos em resolver esses problemas.

Para se fazer a avaliação dos processos é preciso estabelecer as seguintes

etapas:

Identificação, Seleção e Conhecimento: Consiste em identificar o sistema ou

método utilizado, bem como a unidade organizacional onde foi realizado o trabalho e
a busca pelo conhecimento necessário para seu desenvolvimento.
 Levantamento dos Dados do Processo Fluxogramação: Nesta etapa, faz-se a
coleta de dados e análise da situação atual de cada processo e após elabora-se os
fluxogramas.

Análise Crítica do Fluxograma: Realiza-se o relato escrito das condições atuais

encontradas (fluxograma da situação existente) e descrição das falhas diagnosticadas
e sugestões de melhoria.

Delineamento e Estruturação do Novo Processo e Validação dos Fluxos: Com

base nas melhorias levantadas na etapa anterior, em seguida é estruturado o novo
processo. Finalizando a consolidação dos fluxos, é necessário que se faça uma
validação formal, atividade por atividade.

Buscando resolver os problemas encontrados na avaliação dos processos,

uma alternativa de suporte é a automação com a contratação de um ERP, com isso
será possível encontras possíveis falhas e gargalos, além de deixar a produção
inteligente e a implementação de sistemas automatizados na linha de produção.

A automação irá permitir:

● Integração dos departamentos.

● Melhor comunicação entre setores;
● Rastreabilidade dos processos produtivos, indicando o tempo de
cada fase.
● Redução de custos, uma vez que os métodos utilizados diminuem
os riscos de produção;
● Padronização dos Procedimentos, minimizando as variações de
qualidade na produção, visando manter a uniformidade no processo de
fabricação, mantendo o controle de produção, da matéria-prima até o produto
final.

Também será preciso avaliar a gestão dos processos, buscando a unificação e

a integração para alcançar o objetivo, cabendo aos gestores atender a esse quesito
com treinamentos para que os empregados possam entender toda a operação e por
que e como executá-la.
 3. Demonstrar, HIPOTETICAMENTE, como as estruturas dos PROCESSOS
ADMINISTRATIVOS ATUAIS poderiam interferir negativamente, contribuindo
para a ocorrência dos problemas empresariais existentes.

As atividades gerenciais são desafiadoras e exigem que a liderança esteja

alinhada às demandas do negócio e preparada para corresponder às expectativas do
mercado. O ideal, seria evitar qualquer transtorno administrativo e estratégico,
entretanto, em casos em que não é possível atalhar os empecilhos, o mais inteligente
é identificar os gargalos e agir prontamente para corrigi-los.

Controle de Estoque Deficiente: O estoque é uma das operações mais

sensíveis. Garantir o suprimento necessário para o funcionamento, sem incorrer em
custos desnecessários de armazenamento ou em desperdício de insumos, é
primordial para viabilizar o desenvolvimento orgânico do negócio.

Dificuldade no Fechamento de Novos Negócios: A atividade comercial é

dinâmica e altamente desafiadora, principalmente em um mercado tão competitivo
quanto o contemporâneo. Se o volume de vendas está aquém do esperado, é preciso
entender qual gargalo está impedindo o êxito. É possível que o time esteja
enfrentando dificuldades para manter o relacionamento com o prospect. Outra
possibilidade é que a sazonalidade esteja impactando nos resultados. Diante disso, o
papel do gestor é identificar o problema e agir de forma a evita-lo.

Aumento dos Gastos: Quando não existe um planejamento estratégico e, com

isso, todas as ferramentas de previsibilidade que vêm com ele, como o orçamento, é
muito difícil prever gastos ou antever situações que o negócio pode estar sujeito a
sofrer. Sem nenhuma previsão, a empresa não se prepara e nem trabalha para evitar
os gastos desnecessários. E eles podem acontecer tanto na linha de produção, com
peças e equipamentos, quanto com a equipe, na contratação e demissão.

Atrasos e Não Execução: A falta de gerenciamento pode até interferir na

organização dos pedidos, que não são registrados e, portanto, os produtos não são
feitos, deixando os clientes em suas mãos, o que é ruim tanto para a empresa de
caixa quanto para sua reputação. Deve haver um programa de produção organizado
no qual uma lista de atividades seja desenvolvida antecipadamente de acordo com as
necessidades do cliente. Para isso, todas as áreas devem trabalhar de forma
integrada.

Falta de Visão: Sem uma casa organizacional, é impossível definir e atingir

metas e objetivos sem uma gestão empresarial eficaz, que apresente no papel um
plano estratégico competente. Um ou dois fracassos podem acontecer, o que é
natural em qualquer negócio, o problema é a constante repetição de pequenos erros
que destroem qualquer chance de planos futuros se concretizarem.

Falta de Motivação: Quando os funcionários se encontram em uma empresa

desorganizada e ineficiente, na qual há mais contratempos do que projetos de
verdade, certamente sua motivação não será das melhores. Perder um bom
profissional pela falta de gestão é um grande prejuízo, ao deixar escapar um
colaborador que já conhece o negócio, perde-se também conhecimento das
estratégias internas, do mercado, dos clientes e até credibilidade diante da
concorrência.

4. Na busca pela identificação das causas motivadoras dos problemas

empresariais, como seriam abordadas as análises dos ambientes interno e
externo?
Definido como um conjunto de tendências, forças e instituições internas e
externas de uma empresa, o ambiente organizacional é capaz de influenciar o
desempenho de um negócio como um todo, enquanto a análise de ambiente consiste
na observação dos pontos fortes e fracos da organização.

O conceito de análise de ambiente pode ser definido como um processo de

identificação de oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que interferem na
atuação das empresas, no cumprimento de sua missão e em sua capacidade de
atingir as metas estipuladas. Sua principal função é analisar os contextos interno e
externo nos quais a organização está inserida.

Esse processo consiste nas descrições qualitativa e quantitativa de conjunções

atuais ou futuras, reais ou presumíveis a respeito da empresa, tratando da atuação
nos âmbitos econômico, político, mercadológico e social; no contexto de sua região e,
ainda, dentro de um determinado espaço de tempo.
 Ambiente interno é o ambiente que a empresa exerce controle. Nela estão os
aspectos que desfavorecem e que podem estar ligados a raiz dos problemas
enfrentados pela empresa em relação à concorrência, como uma frota de veículos
obsoleta ou uma mercadoria que encalhou nas prateleiras. Apesar do lado negativo, a
organização tem total controle sobre essas fraquezas e pode modificar esses fatores.

No ambiente externo, estão os fatores sobre que não se possui controle, como
clima, crises econômicas, taxa de juros, políticas ambientais, eleições, mudanças de
câmbio ou de legislação. Quando um elemento externo gerar um cenário favorável,
esse fator é considerado uma oportunidade, enquanto as circunstâncias sobre as
quais ela não tem controle e que criam horizontes desfavoráveis são encaradas como
ameaças.  

Para fazer a análise do cenário interno e externo, será utilizada a Matriz SWOT.
As Forças e as Fraquezas se referem ao ambiente interno da empresa, se refere a
tudo que a empresa tem controle. As Oportunidades e as Ameaças estão
relacionadas ao ambiente externo, trata de tudo aquilo que foge ao seu controle, está
fora dos limites de seu negócio.

Com a Matriz SWOT, será possível definir:

Como os pontos fortes da empresa podem potencializar as oportunidades

identificadas.

Como as suas forças podem blindar o negócio contra as ameaças

identificadas.

Como as suas fraquezas podem engrandecer as ameaças.

Quais pontos fracos podem prejudicar as oportunidades.

Referências 

https://inwave.com.br/2022/03/29/principais-causas-de-perdas-no-varejo-e-dicas-para-
combate-las/#:~:text=Erros%20administrativos%20e%20operacionais,Furtos%20inter
nos

https://site.areco.com.br/quais-sao-e-como-corrigir-os-principais-problemas-de-gestao
-da-sua-empresa/

file:///C:/Users/M%C3%81RIO/Downloads/840-Texto%20do%20artigo-3153-1-10-2015
0630.pdf

https://www.profissionaisti.com.br/10-habitos-negativos-que-comprometem-a-produtivi
dade-dos-profissionais-e-o-impacto-para-as-empresas/

https://www.nortegubisian.com.br/blog/o-que-e-a-analise-de-ambiente-e-como-realiza-
la/

https://setting.com.br/blog/estrategia/ferramentas-de-analise-de-cenario-interno-e-exte
rno/
https://wk.com.br/blog/problemas-causados-pela-falta-de-gestao-em-uma-empresa/