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Como fazer um inventrio

O balano de mercadorias ajuda a turbinar a lucratividade graas aos ganhos de eficincia, como reduo de perdas,
falta de produtos e excesso de estoques. Mas preciso cuidado na implementao para garantir a credibilidade das
informaes

Estoques elevados, desajustes nas compras e prejuzos com perdas e ruptura prejudicavam a lucratividade do Super do Povo,
rede com cinco lojas em Fortaleza, no Cear. A situao s mudou quando a empresa comeou a realizar inventrios
regularmente. H quase dois anos, as quebras no ultrapassam 2,5% da receita antes, era praticamente o dobro. A falta de
produtos nas gndolas caiu pela metade, em torno de 10% a 15%, e a meta alcanar 5% at o final deste ano. Os estoques, que
cobriam mais de 30 dias de vendas, hoje no passam de 20.
A melhora desses indicadores turbinou o lucro da rede. O inventrio no uma simples contagem de mercadorias. um
processo que aumenta a eficincia da empresa, avalia Jos Antnio de Assis, diretor executivo do Super do Povo, que integra a
central de compras Super Rede, tambm do Cear. O principal ganho a possibilidade de identificar problemas muitas vezes
invisveis no dia a dia. Por isso, a regra executar bem o processo para gerar dados confiveis, o que exige planejar com
detalhes cada etapa.

Um bom comeo definir o tipo de inventrio mais indicado para o supermercado. Existem trs: geral, rotativo e parcial. Segundo
Andr de Oliveira, gerente de novos negcios da RGis, empresa que terceiriza o processo, o autosservio costuma alternar os
dois primeiros. O objetivo ter um controle maior do estoque. Por essa razo, utiliza o geral para fazer a contagem de todas as

mercadorias da loja, tanto nas gndolas quanto no estoque. A frequncia pode ser de trs a quatro vezes ao ano, dependendo do
estgio da rede. J o rotativo, realizado com intervalo menor, adotado pelo varejista nas categorias mais crticas, como as de
alto valor agregado, as de maior giro e as de perecveis.
O Super do Povo, por exemplo, realiza contagem diria nas sees de perfumaria e bazar; semanal no aougue; quinzenal no
hortifrtis; e mensal no setor de frios e laticnios. Com isso, identificamos e solucionamos problemas, como erros no recebimento,
furtos internos e externos, alm de mercadorias esquecidas no estoque, conta Jos de Assis, diretor executivo da rede.
O varejista tambm precisa avaliar se mais indicado terceirizar o processo ou utilizar colaboradores da loja. Entre os
supermercados, comum delegar parte do trabalho para a equipe prpria e parte para uma companhia especializada em
inventrio. Assis, diretor do Super do Povo, explica que envolver apenas os funcionrios da rede pode prejudicar o atendimento
aos consumidores.

Vantagens de um inventrio
Permite rastrear o processo de abastecimento para saber em qual fase ocorreu falta ou perda de mercadoria, garantindo
assim a reduo de perdas, quebras e trocas
Possibilita saber quando a transferncia de produtos entre setores no foi informada no sistema para baixa de estoque
Aumenta o controle sobre os produtos com maior divergncia entre o dado fsico e o dado do sistema de informtica
Facilita a identificao de produtos cadastrados no sistema com cdigos errados
Informa o total de vendas de cada mercadoria
Avalia o envolvimento da equipe com a empresa
Juntos, esses processos ajudam a elevar a eficincia operacional e a diminuir custos, o que aumenta a lucratividade da
empresa

Fonte: : RGis
O processo costuma ser mais lento nesse caso em funo do acmulo de tarefas. Por esse motivo, desde 2010, a equipe do
Super do Povo se responsabiliza apenas pelo preparo das filiais e pela primeira contagem de produtos. Mesmo assim, recebem
treinamento e contam com manual que descreve cada etapa do processo.
J a auditoria final feita por uma consultoria especializada em inventrios. Eles utilizam coletores, o que evita retrabalho e
confere maior confiabilidade ao processo, destaca o diretor executivo da rede.
Preparar a loja para o inventrio o passo seguinte. Andr de Oliveira, da RGis, diz que a organizao deve comear 30 dias
antes da contagem das mercadorias. Nessa fase, so definidas as tarefas de cada departamento e os prazos de concluso. Essas
informaes so transmitidas aos funcionrios em reunies.

Para se ter uma ideia, cada equipe do Super do Povo recebe um check- list com todas as atividades que devero ser realizadas
durante o inventrio. Conforme so concludas, as tarefas so vistadas pelos responsveis. Isso permite acompanhar todas as
etapas, explica Assis.
Para facilitar a contagem, o gerente de novos negcios da RGis recomenda agrupar os produtos por cdigo nas gndolas. Nessa
etapa, ele explica, os funcionrios saem em busca de mercadorias expostas em locais errados. Outro cuidado evitar que um
mesmo item seja exposto em mdulos diferentes da gndola.
Tambm preciso identificar os produtos com data de validade prxima do vencimento. No depsito, as caixas lacradas, que
pertencem ao mesmo lote, devem ficar juntas. Se uma estiver aberta, a recomendao sinalizar para que a contagem seja feita
manualmente.
Sete dias antes do balano, a exposio comea a ser quebrada. Essa etapa marcada pela reduo do nmero de mercadorias
na rea de vendas. O empilhamento fica proibido e os produtos devem ser expostos um atrs do outro at o fundo da gndola.
Durante essa fase, preciso dobrar a ateno com o abastecimento, elevando a frequncia, a fim de evitar ruptura.
Segundo Oliveira, o departamento de compras tambm altera sua rotina. As negociaes continuam, mas a entrega ocorre de
forma fracionada, conforme a necessidade, para no aumentar o volume de mercadorias durante a realizao do inventrio.
comum que no dia do balano no sejam aceitas entregas dos fornecedores. Caso o recebimento seja necessrio, os produtos
ficam separados e a informao de entrada no inserida no sistema at o trmino do processo.
A contagem das mercadorias acontece com a loja fechada, aps o expediente. S indicado realizar o processo com o
supermercado funcionando se o inventrio j estiver consolidado e houver um controle adequado dos estoques. Quanto mais
rpida a contagem dos produtos acontecer, menor ser o impacto no atendimento ao cliente. O Super do Povo, por exemplo,
procura finalizar o balano antes da abertura das filiais. O dia escolhido o de menor movimento nas unidades.
Aps a concluso do inventrio, acontece a anlise das informaes. A partir disso, possvel ajustar as compras, uma vez que o
processo permite identificar itens em excesso no estoque ou produtos que, embora constem do sistema de gesto, faltam nas
lojas. So esses ajustes que permitem elevar o lucro e a satisfao do consumidor.
Veja o que voce deve evitar
ERROS
Achar que o inventrio somente contagem de mercadorias e ignorar a preparao das reas envolvidas no processo
Deixar a organizao da loja ou do estoque para o dia do balano
Permitir a movimentao de mercadorias (recebimentos, transferncias, devolues) no dia do inventrio
Validar o resultado do processo aps o trmino da contagem
Permitir ajustes no sistema fora do ambiente de inventrio

Fonte: : RGis