Introdução

As empresas, mesmo quando pequenas, são muito importantes para o

desenvolvimento da sociedade na qual está inserida. Um comércio que atua de
forma responsável traz vários benefícios ao oferecer cocriação de valor para seus
clientes, mantendo-os atualizados sobre tecnologias que estão sendo utilizadas no
setor.
Calvário e Cunha (2010), mostram que no desenvolvimento econômico dos
países emergentes, as micro, pequenas e médias empresas possuem um papel
muito importante, envolvendo aspectos econômicos, sociais e políticos, promovendo
a inovação tecnológica e o surgimento de emprego e renda, reduzindo a
desigualdade regional.
Quando o comércio trabalha com poucos itens em seu estoque, torna-se fácil
de administrar uma vez que a loja trabalha com materiais relativamente simples e de
fácil controle, mas quando se trata de vários itens e aplicações, é necessário ter um
sistema de administração de materiais mais complexo. Segundo Pozo (2007), os
elevados níveis de estoque para atender a demanda, causa a elevação do capital de
giro e produz elevados custos relacionados à estocagem e armazenagem.
Para isso a empresa Sétimo Nocchi, situada na região central da cidade, mais
precisamente na Avenida João Belchior Goulart N° 433, fez necessário evoluir o
sistema de administração de estoque conforme novas mercadorias e tecnologias
entravam no ramo da engenharia civil.
Segundo Martins, (2003), o estoque soma grande parte do patrimônio da
empresa, sendo de suma importância a gestão eficaz para não comprometer os
rendimentos da organização.
Vários novos produtos começaram a fazer parte das receitas com vendas e,
ao mesmo tempo, alocar todos estes novos produtos entrando no estoque de
mercadorias tornou- se tornou uma tarefa na qual gerava muitos transtornos quanto
à organização destes itens, armazenamento seguro, e no controle de estoque.
Conforme Partovi e Anandarajan (2002), a medida que aumenta a quantidade
de itens para venda, aumenta também a complexidade na gestão de estoques,
fazendo com que haja mais trabalho para os profissionais envolvidos.
Em uma empresa familiar o autoritarismo dos gestores dificulta o
desenvolvimento de ideias, vinda dos funcionários, que poderiam ser utilizados para
aprimorar a gestão empresarial. Também limita a gestão baseada em métodos
técnicos científicos. Tenório (1997), aborda que para um bom desempenho
organizacional, é indispensável que os ocupantes de cargos gerenciais conheçam
as diferentes escolas ou teorias organizacionais em curso nos compêndios da
administração.
Dada as circunstâncias acaba sendo difícil a tarefa de controlar o
funcionamento da empresa, que já está na terceira geração da família, e carece de
uma gestão técnica feito por especialistas uma vez que tem as características mais
notáveis de uma pequena empresa familiar, a empiria, a insegurança com a adoção
de novas práticas técnicas, e a cultura de manter a empresa em funcionamento
visando a minimização dos custos, tornando a tarefa de administração de materiais
limitado.
Motta e Caldas (2009), sugerem que no cenário atual as empresas brasileiras
buscam a excelência contínua, motivados pela globalização, porém as práticas
gerenciais herdadas do passado influenciam negativamente em busca da perfeição
competitiva do mercado.
Atualmente existem diversos métodos de controle de estoque (GONÇALVES,
DIAS, 2009), desde os mais simples como apenas a contagem para ter a dimensão
das quantidades, a mais sofisticados como previsões de demanda, porém é
necessário que haja pelo menos um para permitir o controle das quantidades
evitando que tenha excesso de mercadoria comprometendo o espaço no estoque e
segurança no armazenamento, ou a falta de uma respectiva mercadoria resultado de
uma má administração de materiais, o que gera prejuízo uma vez que a loja perde
de vender por não atender a demanda do cliente (DIAS, 2009).
Os ERP (sistema de gerenciamento empresarial), são ferramentas
indispensáveis para a organização nos dias atuais, são sistemas informatizados de
gestão empresarial. Softwares que permitem uma gestão integrada do todo da
empresa, junta desde o rh ao financeiro, passando pelo comercial e até mesmo a
logística.
Segundo Porter e Millar (1985), o ERP está aumentando a habilidade das
empresas para explorar as interligações entre as suas atividades, tanto interna
quanto externa. Um dos principais atributos dos sistemas ERP é justamente esse:
são sistemas de informação integrados, que permitem interligar e coordenar as
atividades internas das empresas.
 Martins e Campos (2009), ressaltam que em uma empresa são muitos os
recursos administrados, exigindo disciplina por parte dos profissionais que devem
estar devidamente formados e treinados para desempenhar suas competências.
Na empresa Sétimo Nocchi, há um software utilizado para fazer as vendas, e
por meio desta ferramenta que estão todas as informações necessárias para o
funcionamento da empresa, o mesmo software que é utilizado para gerar as notas
fiscais é responsável também pelo controle de estoque, pois todos os movimentos
feitos pelas vendas são monitorados e influenciam no estoque da loja.
O software é de fácil utilização e compreensão, desempenhando sua função
sem erros e atualiza seu banco de dados conforme as movimentações, permitindo o
controle de estoque de uma maneira simplificada, em contrapartida o sistema de
entrega de mercadorias não é informatizada, ou seja, é feita pelos funcionários que
têm a responsabilidade de garantir a entrega correta de mercadorias.
Mas nem sempre a mercadoria vendida é entregue corretamente. Por se
tratar de uma variedade de produtos semelhantes, diferenciando fabricantes e
medidas, e sem um controle mais rígido acaba que não há uma garantia no controle
de mercadorias entregues como no sistema de vendas.
Estes problemas acabam atrapalhando o controle de estoque, ou seja, as
informações registradas no banco de dados da empresa não condizem com a real
quantidade de um determinado produto em estoque, dificultando o controle.
O relatório a seguir tem o objetivo de encontrar a solução do erro de estoque,
a fim de melhorar o controle de estoque e sua rotatividade.

Contexto e a realidade investigada

A empresa tem 94 anos no ramo de materiais de construção, sempre foi um

dos principais pontos de comércio na área de engenharia civil, inúmeros clientes
entram e saem da loja a todo momento, a média de clientes comprando é muito alta
e consequentemente o sistema de retirada de mercadorias também, exigindo mais
atenção no processo para que não haja transtornos relacionado com a satisfação do
cliente em relação ao recebimento da mercadoria comprada.
Observando o cotidiano da empresa, no horário do estágio, a fim de levantar
dados para o relatório. Constatou-se que nos horários de maior fluxo de clientes,
pesquisando preços, comprando ou retirando mercadoria, sendo necessária atenção
redobrada no momento em que os funcionários responsáveis pela entrega de
mercadorias estão desempenhando suas funções, evitando problemas como troca
de mercadorias, quantidades incorretas, e quebra de mercadorias devido ao ritmo
mais acelerado do deslocamento da mercadoria do seu estoque até o consumidor.
Em geral os horários de pico dos clientes acontecem uma vez de manhã e outra de
tarde.
O sistema de entrega de mercadorias é feita manualmente sob
responsabilidade dos funcionários do setor, que nestes horários de pico, estão
trabalhando em ritmo acelerado, diminuindo a atenção nos produtos entregues
devido à alta demanda de clientes no momento, facilitando a ocorrência de erros
como por exemplo, um produto semelhante ser entregue ao cliente, sendo que o
produto comprado e registrado na movimentação do estoque deveria ser entregue
corretamente por parte dos funcionários, ou o mesmo produto só que de fabricantes
diferentes e estoques diferentes, sendo entregue como o outro. Visto que no caso
não é um problema de software, e sim dos funcionários.
Seja por engano ou não, os funcionários têm a cultura enraizada de trocar
mercadorias quando o preço é semelhante, ou quando o produto vendido é mais
caro sem refazer a venda, o que é desastroso para o controle de movimentação de
estoque, o procedimento correto seria o vendedor estornar o cupom fiscal e emitir
novamente fazendo as alterações corretas, para que seja registado o movimento de
estoque correto.
A empresa ainda não possui um procedimento de atualização de estoque
quando uma mercadoria vendida para o cliente apresenta um defeito e seja
acionada a garantia, no caso da loja, a garantia de produtos simples como por
exemplo chuveiros, torneiras que são as mais comuns de apresentarem problemas a
garantia é dada pela troca imediata de um novo produto e recebido o produto
avariado para aguardar assistência dos fornecedores, nessa troca não é
comunicado nenhuma movimentação de estoque fazendo com que haja erro.
A tomada de decisão deve partir do topo da empresa para os níveis mais
baixos, quem sabe estes procedimentos não são feitos pois, a empresa está
lucrando e os donos acabam satisfeitos e não percebem que pequenos ajustes
podem elevar ainda mais a lucratividade da empresa e também melhorar o ambiente
de trabalho, visto que ficará mais organizado e padronizado os procedimentos e o
próprio ambiente de trabalho.
Esta iniciativa partirá da direção da empresa, ou pelos funcionários que pelo
contato diário com os processos do funcionamento da empresa notaram a
necessidade de melhoria para aprimorar a afinidade com o trabalho desempenhado
e facilitar os processos necessários para o funcionamento da empresa utilizando os
recursos tecnológicos já disponíveis na organização.
Para Dias (2009), uma empresa é bem-sucedida na proporção que reúne e
interpreta as suas informações relacionadas às suas atividades rapidamente. Visto
que não é apenas um problema que faz com que o estoque e o banco de dados não
estejam sincronizados, nota-se que a tarefa de administração de materiais se torna
inviável perante a uma situação como esta. Necessitando de métodos científicos
para uma melhor gestão.

Diagnóstico da situação

Quando o vendedor informa o preço de um produto para o cliente, no mesmo

momento em que é visualizado a descrição do produto e seu preço no software de
vendas, também informa a quantidade em estoque. Por exemplo, um determinado
produto está informando no sistema que há x quantidades em estoque, só que ao
buscar tal mercadoria no depósito não é encontrado pelo fato de não haver a devida
alimentação deste software.
Os funcionários logo tratam o ocorrido como “erro de estoque” ou “erro de
sistema”, a fim de justificar para o cliente a falta de mercadoria, mas quando na
verdade o erro vem dos funcionários que não respeitam os registros de saídas de
mercadorias, seja por falta de comprometimento por parte dos funcionários, ou por
falta de treinamento por parte da empresa.
Assim como há problemas em controlar o estoque, consequentemente haverá
problemas em manter este estoque na flutuação correta, ocasionando grandes
quantidades de um determinado produto e a falta de outro.
Segundo Dias (2009), o controle de estoque deve garantir que o estoque
opere com o mínimo de preocupações e desníveis. O sistema de pedidos de
estoque é de fácil uso e compreensão, o representante comercial chega até a loja, é
recebido pelo gerente de vendas, e ambos conversam entre si sobre os produtos
oferecidos pelo fornecedor e preços, e o gerente de vendas organiza um pedido com
base no estoque atual, porém se é apresentado erros no banco de dados do
estoque, consequentemente o funcionário responsável pela efetuação do pedido se
baseará de forma errônea, acarretando em falta de algum produtos, que são
considerados básicos em uma loja de materiais de construção.
São produtos vendidos no balcão de forma automática. O cliente paga por
este produto e na hora de retirá-lo recebe a triste notícia de que o produto está em
falta, gerando transtorno com o cliente que é agravado em horário de pico de
clientes dentro da loja.
O que não é nada bom para a empresa, uma vez que pode ser mal vista por
não ter as mercadorias. A empresa não possui estoque mínimo, acredito que nunca
tenha passado pela cabeça dos gestores adotar esta prática tão comum e essencial
para um comércio localizado distante dos grandes centros de distribuição.
Para Dias (2009), o estoque mínimo, também chamado de estoque de
segurança, serve para suprir o estoque em caso de algum eventual atraso ou
qualquer outro tipo de problema que venha comprometer o ressuprimento do
estoque.
No período de estágio, analisei que a falta de mercadorias gera um transtorno
grave para os clientes, já o excesso causa transtornos para os funcionários, pois
move esforços para a alocação devida tomando também o espaço de outras
mercadorias e até mesmo o ambiente interno da loja, destinada a exposição de
produtos, além da rotatividade de estoque.
Parece que o problema não surgiu recentemente. Estima-se desde que a
empresa começou a automatizar as funções comerciais e controle de estoque, cerca
de quinze anos atrás, que o problema insiste em dificultar os processos comerciais.
Mas e por que uma atitude já não foi tomada em identificar as causas e
buscar a solução correta? Acredito com base no tempo trabalhado na empresa de
que seus gestores não tenham conhecimento e não mensuram os prejuízos
causados com a baixa rotatividade de estoque e a carência de controle da mesma,
cegos com o simples fato de que com ou sem problemas a empresa continue
gerando o lucro esperado.
Conforme Dias (2009), todo armazenamento de estoque gera custos, como:
juros, depreciação, aluguel, equipamentos de movimentação, deterioração,
obsolescência, seguros, salários e conservação.
 Por se tratar de uma empresa familiar sem muitos métodos científicos na
gestão, os gestores acreditam que a maximização dos lucros está apenas
relacionado com a maximização das vendas, deixando de lado problemas como
este, porém por parte dos funcionários nota-se que há a necessidade de melhoria na
gestão de administração de materiais a fim de um melhor ambiente para realizar
suas competências e poder confiar em fazer uso das informações presentes no
banco de dados do estoque.
A parte mais atingida com a falta de informação correta sobre o estoque, e no
controle de tubos e conexões, devido a diversidade de aplicações e bitolas
diferentes, manualmente seria muito difícil ter noção do estoque, necessitando da
confiança no banco de dados onde está todas as informações sobre as quantidades
de cada item, estabelecer uma quantidade média e gerar automaticamente uma
relação dos produtos que estão faltando para que seja feito o pedido com base nos
itens necessários, evitando assim a falta de um produto esquecido ou o excesso de
mercadoria sem controle.
Para isso é necessário estabelecer uma quantidade padrão para cada item,
conforme a quantidade vendida, de maneira que não corra o risco de faltar o produto
até o próximo pedido.

Análise da Situação e propostas de inovação/recomendação

Para estabelecer uma quantidade de estoque a ser pedido, é necessário

estabelecer primeiro a quantidade ideal de produtos para cada item a fim de manter
um número que seja superior a quantidade média vendida, evitando a falta de
produtos. Para isso deve ser feito uma média anual para cada item. Veja um
exemplo na figura 1
Figura 1, imagens disponibilizadas pela empresa.

O exemplo traz um dos produtos mais vendidos, o software de automação

comercial que a empresa utiliza fornece os dado de movimentações de estoque para
cada venda realizada no balcão, é possível determinar o período desejado para
demonstrar as movimentações e a média vendida por dia, observe que a quantidade
média vendida diariamente, no período de um ano, é de 20.654 unidades, ou seja ,
em um mês é necessário ter no mínimo 620 unidades em estoque para atender a
demanda.

Considerando que o fornecedor vem até a loja cada dois meses para fazer
pedido, fica estipulado um estoque de 1240 unidades, também deve ser considerado
o prazo entre o pedido e sua chegada que leva quinze dias corridos, a quantidade
acaba ficando assim: 1240+(15*20.654)=1549.81, o número é arredondado uma
casa decimal para cima, pois o produto só é vendido por unidade, ou seja, 1550
unidades necessárias para os próximos dois meses até o pedido seguinte. No
momento em que é solicitado um pedido pelo fornecedor, é consultado o banco de
dados para informar a quantidade atual do produto.
 Se no caso há uma quantia de 831 unidades em estoque, subtrai-se pela
quantidade estabelecida entre um pedido e outro. Temos assim: 1550-831=719
unidades a serem pedidos. Considere que o fornecedor dispõe de embalagens
fechadas com 50 unidades cada, o pedido deverá ser feito com 750 unidades,
elevando este número para mais, evitando assim faltas de estoque.

Há vários outros métodos de previsão de estoque como por exemplo o

método do último período. Para Dias (2009, p. 33), este modelo é o mais simples,
pois apenas considera a quantidade vendida no período anterior para a projeção da
demanda do período seguinte.

Outro método , já com base matemática, é a média móvel. Segundo

Gonçalves (1948, p. 22), a média móvel aritmética significa movimento, os dados
para base de cálculo variam de acordo com o tempo em um período determinado,
ou seja, é necessário três ou mais períodos para ser analisado e aplicado o método
da média móvel.

Veja o exemplo nas figuras a seguir disponibilizadas pela empresa de um dos

produtos mais vendidos em um determinado período de cinco meses.
 A quantidade vendida nos meses de junho, julho, agosto, setembro, outubro,
são respectivamente: 635, 476, 717, 521, 829 unidades, ao aplicar o método de
média móvel baseado nos últimos 5 meses, temos a seguinte equação:

Previsão de vendas para o mês de novembro=635+476+717+521+829/5=635,6

unidades.

As casas decimais sempre são arredondadas para cima, quando se trata de

unidades vendidas, pois não faz sentido vender 0,6 unidade de joelho soldável de 25
milímetros, salvo quando se tratar de toneladas vendidas de algum outro produto, o
que não é o caso da empresa em questão.

Temos também previsões de vendas baseadas nas médias móveis

ponderadas. Para Gonçalves (1948, p. 22), o método de média móvel considera
todos os períodos de consumo com o mesmo peso, no caso da média móvel
ponderada, ela atribui um peso maior para os dados mais recentes, e um peso
menor para os dados mais antigos. A seguir visualise o mesmo exemplo agora
aplicado no método de média móvel ponderada:

Previsão de vendas para o mês de novembro= 635(0.05) + 476(0.1) + 717(0.15) +

521(0.3) + 829(0.4) =674,8 unidades.

Quando a mercadoria é vendida, o cliente vem retirar. Um dos funcionários

responsáveis pela entrega se desloca até o almoxarifado para buscar o produto em
questão. Acontece muitas vezes que este produto não é encontrado por haver
divergências entre o banco de dados do ERP e o estoque físico. Os funcionários
logo culpam o sistema como meio de justificativa para amenizar o transtorno com o
cliente.

Praticamente todas as empresas possuem um sistema de entrega de

produtos manual, é importante que os funcionários identifiquem corretamente o
produto vendido para poder ser entregue ao cliente, sem que haja divergências no
estoque quando for realizado o inventário. Mas é questão cultural, falta o funcionário
fazer um treinamento, uma conscientização da importância da tarefa dele para o
bom funcionamento da empresa, e parte desta tarefa é conferir o que está na NF e
entregar de acordo com esta nota.
 Contribuição da atividade prática

Uma vez em que é possível confiar nos dados de controle de estoque

informatizados, se torna mais fácil o trabalho de administração de materiais, pois

nele apresenta todas as informações necessárias para tomadas de decisão, realizar

pedidos de maneira eficaz e completa, acabando com o problema crônico da falta de

mercadorias, e excesso de outras, e ao mesmo tempo corrigindo outro problema

relacionado a perda de vendas por motivo da falta de mercadorias, livrando da

imagem negativa deixada para o cliente quando acontece algo desta natureza.

Quando os funcionários culpam o sistema por não informar a

quantidade correta em estoque, na verdade eles estão se omitindo em reconhecer

que o problema não é o software em questão, e sim os próprios funcionários que

não tem o comprometimento de fazer o uso inteligente desse software. Respeitando

os movimentos de entradas e saídas de estoque.

O software é uma excelente ferramenta que pode ser explorada de

maneira a contribuir com os processos profissionais. Auxiliando no controle de

estoque sem a necessidade de se deslocar até o depósito para fazer a verificação

manualmente.

É preciso que haja a compreensão dos funcionários em alimentar

devidamente esta ferramenta, para trazer agilidade e praticidade para as tarefas

profissionais do cotidiano da empresa.

É necessário que haja um controle mais rigoroso no processo de

entrega de mercadorias, maior comprometimento por parte dos funcionários

envolvidos na tarefa e disposição de treinamentos para estes funcionários. Tarefa

que cabe à empresa fornecer estes treinamentos periodicamente a fim de melhorar

as habilidades e mantê-los atualizados dos novos produtos e tecnologias

pertencentes ao ramo de construção civil.

 A empresa Setimo nocchi está a 94 anos atuando na fronteira, e quando um

cliente se dirige até a loja para ser atendido, ele espera que sua compra seja

realizada com sucesso, porque fica difícil para o cliente compreender que sua

compra não está assegurada sabendo que o nome da loja traz uma tradição de

quase um século para a fronteira como referência em materiais de construção.

Dias (2009, p. 49), considera como custo da falta de estoque a quebra da

imagem da empresa beneficiando concorrentes, além dos lucros cessantes devido a

perda de vendas e cancelamento de pedidos e custos adicionais por fornecimento

de materiais de terceiros.

Atualmente a empresa atua de maneira responsável, atende muito bem seus

clientes, satisfazendo suas necessidades trazendo novidades do setor em que

abrange, porém sempre é possível aperfeiçoar e trazer um diferencial para seus

clientes, aumentando a competitividade em relação aos seus concorrentes.

Para Kotler; Keller (2006, p. 144), a empresa precisa satisfazer seus clientes,

a fim de torná-los fiéis à empresa por mais tempo, mantendo-os interessados por

novas tecnologias e produtos e também ficam menos sensíveis aos preços.

Segundo Las Casas (2010), a missão da empresa deve se basear nas

contribuições que possam gerar para a sociedade na qual está inserida, melhorando

seus produtos e serviços.

Analisando o funcionamento da empresa, durante o estágio, pode-se

constatar que por se tratar de uma empresa familiar, sem uma orientação técnica

realizada por um profissional e com uma cultura organizacional de manter o

funcionamento da empresa com o número mínimo de funcionários, segundo relatado

os funcionários mais antigos.

Este relatório contribui para empresa tem uma melhor gestão de estoque, por se

tratar de diversos itens e aplicações, se faz necessário um controle rígido e

disciplinado das entradas e saídas de mercadorias, facilitando o trabalho dos

funcionários, diminuindo custos de estoque e armazenagem e simplificando o

processo de pedido de mercadorias.

O desafio maior será de aplicar este método em uma empresa familiar,

parada no tempo em relação às estratégias de gestão para uma melhor

rentabilidade na contabilidade da empresa.