Setor de Compras

O que é o setor de compras e quais as suas funções?

O setor de compras é um setor responsável para realizar orçamentos e negociações para adquirir
materiais que foram solicitados em outros setores, com um custo mais barato, mais formas de
pagamentos e melhores prazos de entrega, a fim de obter lucro nas produções, tais compras são para
as produções, suprimentos ou vendas.
A importância do setor de compras dentro de uma empresa, se empenha pelo funcionamento geral
da mesma, pois tudo que é comprado, deve ser analisado pelo setor, e assim é feita a compra. A área
de compras também apresenta uma função primordial na obtenção de lucros, pois as análises de
custos, gastos, e materiais também é feita pelo setor.
As empresas estão o tempo toda a procura de uma redução de custo sem que a sua qualidade seja
afetada, e esse setor é responsável justamente por adquirir os materiais pelos preços mais atrativos e
com as melhores condições possíveis sem esquecer dos parâmetros de quantidade e, principalmente,
de qualidade, ou seja, entre tantos outras qualificações, o setor garante o melhor fornecedor
possível, esse que irá atender as especificações e necessidades da empresa, procura redução de
custos, otimização de tempo e prazo de entrega, mantendo a qualidade do produto.
Portanto, a má administração do mesmo, ao ponto de prejudicar o seu estoque com demoras
desnecessárias para que produtos cheguem até o seu estabelecimento. Por esse motivo, a aprovação
de compra deve ser inserida dentro do procedimento e precisa ser estabelecido um prazo para que
isso seja feito, evitando atrasos que podem prejudicar o seu faturamento ou produção.

2. Qual a importância desta atividade para as organizações?

 Saber comprar de forma eficiente faz com que a empresa seja destaque entre a concorrência além de ser
altamente relevante para a sobrevivência da empresa, diante disso, o setor de compras sendo o responsável
por abastecer a empresa com tudo que ela precisa, faz com que a importância do setor seja extremamente
grande para qualquer negócio. Uma gestão de compras eficiente pode garantir maior eficácia e agilidade nas
operações efetuadas pelas corporações, passando a ser considerado altamente competitivo. 
As empresas estão o tempo toda a procura de uma redução de custo sem que a sua qualidade seja afetada, e
esse setor é responsável justamente por adquirir os materiais pelos preços mais atrativos e com as melhores
condições possíveis sem esquecer dos parâmetros de quantidade e, principalmente, de qualidade, ou seja,
entre tantos outras qualificações, o setor garante o melhor fornecedor possível, esse que irá atender as
especificações e necessidades da empresa, procura redução de custos, otimização de tempo e prazo de
entrega, mantendo a qualidade do produto. O perfeito funcionamento da gestão de compras faz com que seja
atingido o aumento de lucro ao mesmo tempo em que se atinge a redução de custos.
Especificando algumas realizações feitas no setor de compras, temos:

Encontrar os fornecedores mais adequados: Ao levantar fornecedores para realizar as compras, o setor
executa um trabalho de pesquisa de mercado, é preciso levar em consideração não apenas o preço, mas a
qualidade dos produtos ou serviços. O setor é responsável, também, por estabelecer as condições e os termos
das entregas, os prazos para execução de serviços contratados. Sendo assim, a área de compras é
responsável por acompanhar o nível de comprometimento dos fornecedores.

Negociação: A negociação com os fornecedores determina o preço final dos produtos e a competitividade da
empresa, e ao chegar ao preço desejável a empresa consegue parte da redução de preço. 

Manter a empresa abastecida: O setor de compras é responsável por manter a empresa em pleno
funcionamento. É responsável por abastecer o estoque de produtos que serão comercializados na sua loja – ou
revendidos.

Controle da quantidade de insumos a serem adquiridos: Essa função está diretamente relacionada aos
estoques. O objetivo é controlar a quantidade de insumos a serem adquiridos a fim de que os demais setores
estejam satisfeitos. Um controle de estoque adequado ajuda a reduzir o risco de perda devido à obsolescência
ou deterioração dos itens e além disso, estoque cheios fazem com que gere um custo maior para as empresas,
aí entra a necessidade desse controle, fazendo com que não haja um gasto desnecessário.

A gestão de compras vem passando por modificações, e essas mudanças trouxeram novas formas de reduzir
custos, uma vez em que as empresas buscassem essa redução em materiais, mão de obras e processos,
atualmente temos esse objetivo alcançado através das negociações com fornecedores e terceirização e
consequentemente trouxe a parceria com os fornecedores, que antes eram vistos como adversários,
atualmente os fornecedores são inseridos nos processos organizacionais, essa parceria trouxe além da
redução de custos, a vantagem competitiva entre as demais empresas, melhoria da qualidade,
desenvolvimento da tecnologia e diminuição do ciclo de desenvolvimento dos produtos.
A área de compras continua em evolução, mas aos poucos, conseguimos identificar que o departamento
permitiu que as empresas melhorassem a qualidade de seus produtos e serviços, e conseqüentemente,
levasse para as empresas o que elas procuram a décadas, redução de custos e satisfação dos clientes.  

3. Como esta atividade se relaciona com outras áreas da

empresa?

O setor de compras passou de uma atividade paralela a uma integrada ao sistema logístico da empresa
conectado aos demais setores para auxiliar nas estratégias e tomadas de decisão, como já citado no
nosso trabalho anteriormente, cabe ao setor de Aquisição, executar uma boa compra com prazo, custo e
benefício.
A gestão de compras influencia diretamente na produção, nos estoques e na precificação final dos
produtos para o cliente por exemplo, se relacionando diretamente com os demais setores. Um exemplo
de ligação direta é o abastecimento de estoques, é necessário a informação que um passa para o outro,
quando um X material está entrando na faixa crítica de sua quantidade e necessária que seja feita a
compra, outro exemplo é a Produção, ela passa a demanda de materiais que serão necessários para a
confecção de um produto N. Os setores interagem entre si, principalmente com o setor de Aquisição que
não é mais visto apenas como uma rotina diária e sim algo que agrega valor e tem seu grau de
importância claro dentro de empresas mais desenvolvidas.

4.

5. Quais são os desafios que esta atividade tem

enfrentado para agregar valor aos bens produzidos pelas
empresas?

A cadeia de valor é uma ferramenta para gerenciar processos criada por Michael Porter, em 1985. É
um conjunto de atividades que uma organização realiza para criar valor para os seus clientes, que
tem início no processo de compra dos insumos/matérias primas e vai até a entrega da mercadoria
para o consumidor final. A maneira como as atividades dessa cadeia são realizadas determina os
custos e afeta os lucros. Alguns pontos são desafiadores durante a execução da tarefa e nestes se
incluem como exemplo a escolha correta de fornecedores, buscando o equilíbrio (custo x benefício)
entre qualidade no produto, rapidez e agilidade na entrega, custo baixo e alinhamento com os
propósitos da empresa. Também é necessário que a cadeia de abastecimento esteja funcionando no
mesmo ritmo em todos os setores da produção, o que gera um fluxo mais constante e
consequentemente redução no valor agregado final. É preciso ainda que haja ainda um controle
inteligente dos níveis de estoque, evitando assim comprar em quantidades erradas, sendo maiores
causando desperdício e menores exigindo um novo processo de compra e novas negociações que
podem não atender o imediatismo da empresa. Em um país com dimensões continentais como o
nosso, o setor de compras tem ainda como desafio planejar de forma assertiva e inteligente o
processo levando em consideração o tempo de viagem entre fornecedor e comprador, que é feito
majoritariamente pelo modal rodoviário, tendo que incluir na negociação o tempo para entrega e
ainda os impostos a serem pagos caso a mercadoria seja interestadual. Todos estes fatores podem
elevar o custo final do bem produzido pela empresa e é necessário que o setor de compras esteja
preparado para lidar com todos estes desafios para evitar quaisquer surpresas indesejadas.

6. Como é medido o desempenho desta atividade?

Para medir o desempenho do setor de compras é necessário estar atento a algumas métricas e
indicadores abaixo estão listados os 4 mais famosos e a função de cada um deles.

6.1 LEADTIME
O lead time é um relevante indicador para aferir a eficiência do setor, uma vez que sua meta
é calcular o tempo de aprovisionamento. Mais especificamente, ele aponta o período desde
que um material ou serviço foi requisitado até o atendimento de uma demanda.

É, portanto, o tempo necessário para que o produto percorra todas as etapas de produção.

Sua ideia central é, então, mensurar o sucesso dos processos de compra. No entanto, seu
foco não se restringe a mensurar a duração total desde que um pedido foi feito até sua
entrega, e sim entender o tempo decorrido, para que um produto ou serviço atravesse todas
as etapas internas na empresa até cumprir seu papel.

A produção deve levar o tempo suficiente para garantir a qualidade sem que ferramentas,
pessoas ou processos tenham tempo ocioso. Isso quer dizer que o lead time deve ser
otimizado e não estritamente minimizado.

Assim, quando o lead time está muito alto, cabe aos gestores alinhar e repensar processos
para que fiquem mais rápidos, menos burocráticos e mais eficazes.

Nesse sentido, além dos tempos das aprovações e procedimentos internos, o trabalho dos
fornecedores também é avaliado a fim de verificar se esses parceiros são capazes de
cumprir os prazos acordados e não causar atrasos que prolongariam o lead time.

6.2 Prazo médio de pagamento (Payment Terms ou PMP)

O PMP mede o prazo médio em que é efetuado o pagamento dos fornecedores. Seu cálculo
busca identificar a diferença entre a data exata de um pagamento menos o dia em que a
compra foi realmente faturada, ou seja, que o dinhe iro saiu do caixa da empresa.
Esse é um relevante indicador de gestão para os processos de compras e o financeiro da
instituição, pois monitorar o PMP faz toda a diferença na manutenção do fluxo de caixa da
instituição e do capital de giro.
Conhecer esse índice é necessário para que os profissionais de compra possam barganhar
melhores prazos e condições na hora de fechar um negócio.

6.4 Saving
O Saving é um dos indicadores de gestão mais comentado, pois seu objetivo é justamente
calcular a diferença entre um orçamento (Quando fazemos um orçamento precisamos de
fazer no mínimo três cotações) e o que foi comprado, mostrando assim o quanto os
profissionais do setor conseguiram economizar para a instituição.
Dessa maneira conseguimos visualizar facilmente a eficácia e produtividade do setor, bem
como sua capacidade para gerar mais lucros diretos para a instituição.

6.5 Evolução de preço

Esse indicador é uma análise dos valores dos produtos ou serviços em determinado período
de tempo. Essencialmente, podemos dizer que é uma comparação entre um preço atual
versus o preço anterior.
O intuito é identificar elevações e quedas ao longo do tempo e durante os processos de
compra e, assim, encontrar maneiras de economizar.
Por meio do acompanhamento desse indicativo, a equipe de compras também visualiza com
mais clareza períodos de sazonalidade, nos quais determinados bens apresentam um preço
mais alto. Com essas informações, podem traçar um planejamento financeiro e programar
requisições, a fim de garantir o melhor valor possível sempre.
Também podendo ser utilizada para a negociação e uma ocasional troca de fornecedor
dependendo da estratégia do setor.

7. Quais habilidades e competências que o profissional

de logística deve desenvolver para contribuir com o bom
desempenho da Gestão de compras?

7.1 Organização
Essa é a primeira competência necessária para um profissional excelente, porque o Setor de
Compras precisa atuar em diferentes frentes de trabalho, o que exige um certo nível de
organização, a manutenção dos documentos em ordem, a criação de uma rotina de trabalho
e a responsabilidade de distribuir tarefas.

7.2 Relacionamento
O relacionamento e a capacidade de trabalhar em equipe são habilidades fundamentais
atualmente.
Para a área de Compras é ainda mais necessário, porque esse setor relaciona-se a todos os
outros e está sempre necessitando de informações e da colaboração desses departamentos
para a boa execução de suas atividades.
Para assegurar a colaboração, o profissional em Compras precisa mostrar a importância
dessa ação e convencer os outros colaboradores a atuarem dessa forma.
E assim alcançar maior organização, produtividade e eficiência.

7.3 Conhecimento sobre os produtos e serviços

A compreensão das características e especificações dos produtos e serviços é uma
habilidade fundamental ao comprador.
Ele deve conhecer os principais riscos e oportunidades do segmento em que sua empresa
atua e identificar possibilidades de melhoria ou redução de custos.
Por exemplo: por meio do entendimento do produto ele pode encontrar um material diferente
que tenha uma boa qualidade e valor mais baixo.
Para chegar a esse resultado também é preciso ter contato os fornecedores com frequência
para obter informações que auxiliem o aumento do desempenho.
 

7.4 Atualização
A atualização do comprador a respeito do mercado externo e interno é imprescindível para
assegurar maior eficiência em sua função.
Esse especialista deve participar de eventos, feiras e congressos afim de identificar
novidades tecnológicas que possam trazer inovação para a empresa.
Ademais, faz se necessário que o profissional esteja sempre se reinventando no uso dos
dados da empresa como indicadores e fazendo cursos para melhoria das suas habilidades
considerando o cenário atual da logística no mundo o conhecimento das tecnologias é
indispensável para o crescimento deste profissional.

7.5 Ética
As negociações realizadas pelo profissional em Compras devem ser baseadas na ética.
Todas as informações devem ser informadas de forma objetiva e clara, incluindo as etapas
do processo de compras, o que é esperado dos potenciais fornecedores e o feedback para
as empresas que não foram escolhidas.
Evite fazer alterações, mas, caso haja alguma mudança no meio do processo, deixe claro
para os participantes da negociação.
Lembre-se também de fazer pesquisas de mercado com certa frequência, deixando essa
prática evidente para o atual fornecedor e para aqueles que estão se candidatando a isso.

Conhecimento da estratégia
O conhecimento dos produtos e serviços não é suficiente.
O profissional em Compras precisa compreender a estratégia da empresa para alinhar suas
negociações e conseguir atingir os objetivos traçados.
Por exemplo: você pode negociar um preço mais baixo por unidade com um fornecedor e
comprar em maior quantidade.
Essa decisão, porém, não será válida se a estratégia organizacional prever a redução de
estoques para começar uma nova linha de produção.
7.6 Análise estratégica
As empresas cada vez mais apostam em planejamentos estratégicos de longo prazo.
O profissional em Compras deve contribuir para esse processo repassando informações de
que tenha conhecimento.
Os dados devem ser baseados tanto no conhecimento que possui sobre o produto ou
serviço quanto na atualização que obtém em eventos, congressos, seminários e feiras.
O objetivo é direcionar a empresa conforme as tendências de compra de insumos para os
anos seguintes.

7.7 trabalhar com indicadores

O bom trabalho do comprador só será comprovado por meio de números.
Esse especialista deve trabalhar com indicadores, que devem ser acompanhados e
apresentados com frequência para a diretoria a fim de mostrar sua eficiência.
Como consequência, os dados vão mostrar o que deve ser melhorado quando algo fugir à
normalidade.
Entre os dados que devem ser acompanhados estão: desempenho da entrega e qualidade
dos fornecedores, variações de preço em determinado intervalo de tempo, entre outros.

7.9 Conhecimento em negociação

O profissional em Compras deve saber negociar e reunir o máximo de informações possíveis
a partir do fornecedor, da concorrência e de sua participação em eventos.
Essa visão ampla permite tomar decisões mais acertadas, entender qual é o objetivo de
cada negociação e como ele pode ser alcançado.

REFERÊNCIAS

ADIMINISTRADORES. Departamento de compras de uma empresa. Disponível em:

https://administradores.com.br/artigos/departamento-de-compras-de-uma-empresa. Acesso
em: 10 ago. 2021.

CORPORATIVOS SUPPLY. Comunicação e interação do compras com outros setores

entradas e saidas. Disponível em: https://www.corporativosupply.com.br/comunicacao-e-
interacao-do-compras-com-outros-setores-entradas-e-saidas/. Acesso em: 9 ago. 2021.
IBID. Indicadores de compras indispensaveis. Disponível em:
https://www.ibid.com.br/blog/6-dados-e-indicadores-de-compras-indispensaveis/. Acesso em:
13 ago. 2021.

INOVAÇÃO TEC. Aperfeiçoamento na função compras vem sendo aplicados pelas

empresas. Disponível em: https://www.inovacaotec.com.br/inova-news/aperfeicoamentos-
na-funcao-compras-vem-sendo-aplicados-pelas-empresas/. Acesso em: 11 ago. 2021.

NEOGRID. Gestão de compras como ela funciona na pratica . Disponível em:

https://neogrid.com/br/blog/gestao-de-compras-como-ela-funciona-na-pratica. Acesso em: 11
ago. 2021.