[MANUAL]

Gestão de Compras:
dicas práticas para
otimizar os seus
processos

Sumário
Introdução

Capítulo 1: Dicas práticas para a administração de

compras

Capítulo 2: Procurement: como contribui para a

estratégia de compras?

Capítulo 3: Importância da gestão de contratos no

setor de compras

Capítulo 4: Oito tendências para o setor de compras

Introdução
O setor de compras é um dos mais importantes para o bom
funcionamento de uma empresa. E, para que as estratégias
da área sejam eficientes, é preciso estar atento às técnicas e
tendências da área.

A administração de compras e suprimentos têm sido cada

vez mais vista como uma das áreas estratégicas de um negócio.
Afinal, é esse setor que garante os insumos para a empresa
funcionar, sem deixar de lado o uso racional dos recursos
financeiros.

Para trazer melhores resultados e reduzir custos, a gestão de

compras precisa ser eficiente. E uma das formas de conseguir
isso é sabendo identificar e evitar falhas no processo.

Continue lendo nosso Manual de Gestão de Compras e confira

várias dicas e tendências para melhorar a sua estratégia!
Capítulo 1 • Dicas práticas para a
administração de compras

Conheça a demanda da sua empresa

Para que todo processo flua bem, é imprescindível ter um bom

planejamento. E isso não é diferente no processo de compras. Para
evitar falhas, é fundamental prever o que é necessário para o bom
funcionamento do negócio.

Sendo assim, o gestor deve conhecer a demanda da empresa. Ou seja,

deve saber o que comprar e o momento certo para fazer isso. Nesse
contexto, é importante conhecer as possíveis sazonalidades, entender
quando ocorrem variações de preços e ter pleno conhecimento do
estoque da organização.

Analise o estoque periodicamente

Ter cuidado com o estoque é um dos pontos-chave para diminuir a

incidência de falhas no processo de compras. Uma forma de evitar a
falta de suprimentos é determinar o nível mínimo de estoque conforme
as necessidades da empresa.

Para isso, é preciso ter um bom controle da entrada e saída de

produtos. Dessa forma, você sempre saberá quando deve realizar as
aquisições.

Ao mesmo tempo, determine uma quantidade máxima de insumos,

buscando manter o seu estoque em equilíbrio. Assim, você evita o
excesso de itens, cujo desperdício pode gerar prejuízos ao negócio.

3
Utilize técnicas como a curva ABC

Para uma administração de compras e suprimentos eficaz, também

é importante utilizar estratégias – como o procurement – e técnicas
– como a curva ABC. A curva ABC de estoque é um método muito
utilizado para classificar itens de acordo com a sua importância para
o funcionamento da empresa. Eles são divididos em três classes:

• Classe A: são os itens mais importantes, que requerem maior controle

do gestor, representando 20% do estoque.
• Classe B: corresponde a 30% dos produtos do estoque, tendo maior
valor agregado logo depois dos produtos da classe A.
• Classe C: engloba a maior parte dos produtos, representando 50%
do restante do estoque.

Ao aplicar a curva ABC, o gestor tem muitos benefícios. Por exemplo:

• Evita falta no estoque;

• Reduz gastos com desperdícios e excessos;
• Garante o fluxo adequado de produtos;
• Tomar as melhores decisões.

Tenha fornecedores parceiros

Uma dica valiosa para evitar problemas na administração de compras

e suprimentos é construir um relacionamento sólido e de confiança com
os fornecedores. Tenha em mente que eles são parceiros estratégicos
do seu negócio.

Por isso, a primeira atitude é fazer a seleção e contratação de

fornecedores que realmente atendam aos requisitos e às necessidades
da empresa. Além disso, o bom alinhamento entre as partes é essencial.

Faça orçamentos, negocie valores e condições de pagamento e deixe

claro quais são as expectativas da organização. Questões como preços,
prazos e qualidade devem ser previamente detalhadas e acordadas.
Capítulo 2 • Procurement: como
contribui para a estratégia de
compras?

O termo Procurement vem do latim

procurare, cujo significado tem a ver
com administrar, cuidar ou tratar de
negócios alheios. Para o português,
por vezes ele é traduzido simplesmente
como “aquisição” ou “compras” ou,
ainda, como “aprovisionamento”.

Atualmente, o procurement é entendido, na prática, como um amplo

processo que engloba diversos elementos, etapas e tarefas referentes
à administração de toda a cadeia logística de uma empresa.

Desse modo, embora confundido com a noção de “compras”, o

procurement é muito mais do que o ato de adquirir, receber e pagar
suprimentos para a empresa. Essa seria apenas uma das atividades
englobadas por ele.

Assim, podemos dizer que diz respeito a todo o processo de aquisição,

mas com ações estratégicas adicionadas. Na prática, o procurement
engloba atividades como:

• Cotação, avaliação e seleção de fornecedores;

• Negociação e sincronização entre empresa e fornecedores;
• Gestão de minutas e demais contratos;
• Aquisição de mercadorias, matérias-primas e serviços;
• Transporte, logística e recebimento de pedidos;
• Avaliação de performance e feedback das entregas e dos fornecedores.

De acordo com o conceito de procurement, o departamento

responsável administra todo o ciclo logístico que envolve a relação
entre os fornecedores e a empresa – bem como a gestão das
mercadorias e demais suprimentos que precisam ser adquiridos.
Vantagens do Procurement
O procurement é muito importante no contexto corporativo – visto
que, por meio de ações táticas e do estabelecimento de diretrizes e
normas, melhora a relação da empresa com seus fornecedores. Veja
outros benefícios do Procurement:

Análise das necessidades internas

O procurement busca entender os objetivos da empresa,

estabelecendo diretrizes e estratégias e definindo as necessidades do
negócio. Ajuda também a diferenciar as compras diretas (que interferem
diretamente na atividade principal da empresa), das compras indiretas
(que incluem materiais de suporte).

Pesquisa de mercado

Tendo conhecimento das suas necessidades, a empresa faz uma

análise de mercado. Com isso é possível identificar as melhores opções
e tendências que podem ser benéficas para a organização, englobando
toda a cotação, avaliação e seleção de fornecedores qualificados.

Controle das transações

Todas as compras são registradas e, assim, o gestor tem um histórico

com informações importantes – como quantidade de suprimentos
necessários para cada época do ano, preços e qualidade dos serviços
dos fornecedores.

6
Verificação dos pedidos

Além do registro, no procurement são realizados o recebimento dos

pedidos e verificação se as entregas estão em conformidade com os
contratos. São analisadas, por exemplo, a quantidade das mercadorias,
os padrões de qualidade pré-estabelecidos e o cumprimento de prazos.

Avaliação de fornecedores

Por meio de auditorias e análises de métricas, o procurement monitora

as compras, avalia os fornecedores e oferece feedbacks em prol de
um melhor alinhamento com os parceiros.

Consultoria jurídica

O procurement engloba também o suporte jurídico para a elaboração

e negociação de contratos com fornecedores – bem como para a
organização e gestão desses documentos.

Padronização de processos

O procurement busca uma gestão de

compras mais eficiente, diminuindo custos
e otimizando o tempo do processo. Para
tanto, visa o melhor alinhamento entre os
fornecedores e a empresa.

Busca, também, padronizar processos

de aprovação de contratos, sincroniza o
recebimento dos insumos com o trabalho
interno e agrega profundo conhecimento das demandas internas.

Portanto, o procurement vai da definição de diretrizes para a relação

da empresa com seus fornecedores, passando pela negociação
de contratos até o recebimento dos produtos e o pós-compra.
Acompanhando, assim, toda a cadeia de suprimentos.

7
Capítulo 3: A importância da gestão
de contratos no setor de compras
O controle de contratos é fundamental para uma boa gestão do setor
de compras. Um contrato mal administrado, sem a devida revisão ou
monitoramento, por exemplo, pode trazer grandes impactos negativos
para a cadeia de suprimentos.

Além disso, pode prejudicar os mais diversos setores da empresa,

principalmente as áreas administrativa e financeira. Isso porque a falta
de organização dos contratos abre espaço para problemas relacionados
a prazos, prejuízos financeiros e riscos para o fluxo de processos e
atividades da empresa.

Veja a seguir de que forma o controle de contratos influencia o setor

de compras e como ele é importante para a sua gestão:

Segurança na prestação de serviços

Um bom controle de contratos pode garantir maior segurança na

prestação de serviços. Afinal, você terá:

• Mais controle dos prazos das entregas;

• Melhor gestão de estoque;
• Melhor acompanhamento do nível de
qualidade do serviço;
• Garantia do cumprimento dos termos
contratuais.

Com uma gestão de contratos eficiente, o setor de compras assume

um papel de grande responsabilidade nos processos de aquisição de
produtos e serviços.

O gestor poderá, por exemplo, otimizar as compras, avaliar a

necessidade de renovação ou rescisão dos contratos, ajustar
previamente novas aquisições e, consequentemente, assegurar a boa
prestação dos serviços.
Diminuição de custos desnecessários

A falta de controle de contratos é um dos principais fatores que

podem gerar gastos e prejuízos para uma empresa. Isso porque a
má administração desses documentos podem resultar em alguns
problemas, como:

• Atrasos nas entregas;

• Falta ou excesso de insumos no estoque;
• Pagamentos atrasados.

Tudo isso acarreta prejuízos, como multas e juros, o que interfere nos
resultados da empresa.

Por isso, um controle de contratos eficiente é fundamental para evitar

custos desnecessários e reduzir desperdícios, além de melhorar o
planejamento orçamentário, contribuindo para a saúde financeira dos
negócios.

Gestão do trabalho de fornecedores

Um controle de contratos eficiente

ta m b é m é fu n d a m e nta l p a ra o
desenvolvimento da gestão do trabalho
de fornecedores. Quando o setor de
compras estabelece um relacionamento
sólido, colaborativo e saudável com seus
parceiros, os processos se tornam mais
integrados e transparentes.

Além disso, com o monitoramento e

controle de contratos, o setor de compras
pode avaliar o desempenho dos
fornecedores, além de verificar se todas
as obrigações contratuais estão de fato
sendo cumpridas.

Ao analisar o trabalho dos parceiros e

mensurar o desempenho por meio de
KPIs, você pode obter dados relevantes
e insights, tornando a sua gestão ainda
mais estratégica.
Decisões estratégicas no setor de compras

Fazendo o controle dos contratos, a gestão de compras se torna não só

mais eficiente como também mais estratégica. Com acompanhamento
de todo o ciclo de vida dos contratos, é possível, por exemplo, fazer
melhores negociações e assegurar o correto recebimento dos materiais
adquiridos.

Essa ampla visão do fluxo contratual permite ao gestor identificar

os pontos de melhorias nos processos de compra, resolver falhas e
gargalos para alinhar melhor as expectativas com os fornecedores.

Aplicando isso, como os dados e as informações se tornam mais

visíveis e transparentes na gestão, o setor de compras consegue tomar
decisões mais estratégicas e acertadas.

Confiabilidade nas questões jurídicas

Outro impacto positivo de um bom controle de contratos é a

confiabilidade nas questões jurídicas. Principalmente se realizado com
um apoio jurídico, esse controle garante que a empresa esteja sempre
em conformidade com a lei.

E isso tem impacto direto no setor de compras, pois, se um contrato

estiver inadequado ou possuir brechas, abre espaço para:

• Conflitos com os fornecedores;

• Riscos de prejuízos;
• Comprometimento da imagem da
empresa;
• Problemas judiciais.

Por isso, o controle de contratos atua também na prevenção de

incidentes jurídicos, contribui para a elaboração de cláusulas mais
adequadas e garante maior segurança jurídica nas transações
realizadas com os fornecedores.

10
Capítulo 4: Oito tendências para o
setor de compras
Com ajuda de alguns recursos tecnológicos e inovadores, é possível
melhorar o atendimento a clientes e fornecedores, a logística, o controle
de prazos e estoque, a administração de contratos e toda a gestão da
cadeia de suprimentos.

Para isso, é preciso que o setor vá além. Afinal, hoje, é considerado

como um elemento estratégico para atingir os objetivos de um negócio.
Confira 8 tendências para a área de compras que vão tornar sua gestão
mais eficiente!

1
IoT e monitoramento remoto
A internet das coisas (IoT) vem se tornando uma aliada do setor,
possibilitando o monitoramento remoto de fornecedores. Com ela,
as informações sobre estoque, logística e transporte podem ser
disponibilizadas em tempo real, assim permitindo ao gestor um maior
controle de prazos e entregas.

2
Digitalização e armazenamento em nuvem
Lidar com um grande volume de contratos e documentos exige certas
alternativas que otimizam a gestão documental. Para isso, uma solução
tem sido a digitalização e o armazenamento em nuvem, que facilita a
negociação e contratação online de fornecedores, o acesso a registros
e a administração de pagamentos.

3
Blockchain e smart contracts
A implementação de blockchain nos chamados smart contracts (ou
contratos inteligentes), facilita transações e confere mais segurança
aos acordos, dessa forma, podendo ser usada para validar contratos,
ordens de compra, pagamentos e demais documentos jurídicos.

Basicamente, o blockchain é uma espécie de livro-razão no ambiente

digital. Enquanto a criptografia codifica e protege dados, o blockchain
serve como prova daquilo que foi registrado em um sistema.

11
4
Ambiente omnichannel
Mais uma tendência para o setor de compras é a comunicação
omnichannel, que disponibiliza e facilita o uso de diversos canais de
vendas e relacionamento.

Pensar na experiência de compra do consumidor final é muito útil

para que o gestor tome as melhores decisões sobre como manter
estoques e fornecedores. Assim, é possível atender às expectativas do
cliente quanto ao prazo, custo e qualidade no processo.

5
Visão end to end
Além das atividades básicas, uma tendência é que os profissionais
da área de compras passem a adotar a visão end to end. A ideia é ter
uma gestão macroeconômica que não considere apenas uma tarefa
específica.

Todos os agentes e as etapas da cadeia de suprimentos, englobando

tanto os processos internos quanto externos, devem estar integrados.
Inclusive, deve-se buscar não só por economia e eficiência, mas
também por valores como sustentabilidade, responsabilidade coletiva
e princípios éticos.

6
Ação mais estratégica e menos operacional
Com o aumento da importância da área de compras nas empresas,
a tendência é que ela se torne cada vez mais estratégica e menos
operacional. Assim, o responsável pelo setor terá participação ativa
no planejamento e nas tomadas de decisão do negócio, influenciando
diretamente nos seus resultados.

Com conceitos como o procurement, os líderes da gestão de Compras

devem ir além da aquisição de recursos. É preciso buscar especializações
e também se preparar para o suporte em finanças, a mitigação de
riscos, a consultoria, o agente de relacionamentos e a liderança.

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 7
Perfil colaborativo
O bom relacionamento com fornecedores tem se mostrado um
forte diferencial na gestão de compras. Nesse sentido, a tendência é
que o gestor e seus fornecedores tenham uma relação mais próxima,
colaborativa e atenciosa.

Assim, é possível construir metas alinhadas, obrigações bem definidas

e então buscar, juntos, por resultados, eficiência e qualidade.

8
Automatização

Outra tendência que veio para ficar é a automação de tarefas. Por

meio de uma ferramenta tecnológica, é possível automatizar processos,
definir atividades, evitar gargalos e ter maior dimensão sobre a cadeia
de suprimentos.

Além disso, um processo automatizado contribui para o aumento da

produtividade das equipes. Também padroniza cada uma das etapas
de modo mais transparente, por meio da aplicação clara e objetiva de
compliance e políticas internas.

Ao automatizar tarefas manuais e repetitivas, as ferramentas

tecnológicas não só aumentam a eficiência do negócio, como reduzem
o índice de erros humanos. A parte de gestão de contratos, minutas e
outros documentos com fornecedores, por exemplo, pode ser facilmente
desburocratizada por meio de softwares especializados.

Como você viu, a área de compras está passando por um acelerado

processo de mudança. Nesse contexto, inovar é crucial para trazer mais
agilidade e otimização às operações do setor. Lembre-se de que, para
ficar por dentro das tendências da área, você deve manter uma busca
constante por soluções que auxiliem em sua gestão.

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 A solução de gerenciamento de
contratos e documentos foi desenvolvida
para dar mais eficiência e controle na
gestão de empresas com grande volume
de documentos. Controlando todo o
ciclo de vida dentro da plataforma, ou
seja, desde a criação, até a assinatura
e encerramento.

O sistema é colaborativo, utilizado

em dispositivos móveis para fazer a aprovação dos documentos por
profissionais que estão fora do escritório. Além disso, o gestor consegue
rapidamente através do dashboard gráfico, perceber os gargalos das
equipes e melhorar a SLA dos contratos, realizando a tomada de decisões
de forma segura e baseada em informações atualizadas.

O InContract também auxilia no compliance e segurança dos

documentos da empresa. Com uma plataforma criptografada e em nuvem,
você controla o acesso dos responsáveis por cada etapa do documento,
mantendo todo o histórico de edições seguindo os fluxos de documentos
estabelecidos na ferramenta.

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