GESTÃO DE COMPRAS

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GESTÃO DE COMPRAS

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 Sumário

SUMÁRIO

GESTÃO DE COMPRAS .........................................................................................................4

Objetivos de compra ................................................................................................4
Fornecedores ............................................................................................................4
Controle de estoque ................................................................................................4
Compras .....................................................................................................................5

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 GESTÃO DE COMPRAS

Quando falamos em compras, nos referimos sobre a aquisição de matérias-primas e materiais para a
empresa.
Fazer a gestão de compras da sua empresa é necessário para garantir que ela tenha todos os suprimen-
tos para desenvolver as suas atividades e evitar o uso inadequado do dinheiro em caixa. Uma empresa que não faz
a gestão de compras corre o risco de sofrer a falta de materiais para trabalhar, o que acarreta diversos prejuízos.
Esta gestão permite que você tenha um melhor aproveitamento dos recursos, evitando gastos que sejam
desnecessários e exacerbados com materiais adquiridos em quantidade excessiva, que não são de boa qualidade
ou que não serão utilizados. É um processo muito importante para qualquer empresa, logo, é realizada por etapas
e com cautela, envolvendo desde o planejamento da compra, pesquisa dos melhores fornecedores, controle do
estoque até o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Como fazer a gestão de compras?

Para fazer a gestão de compras de uma empresa é necessário encontrar um balanço que promova o
equilíbrio entre os fornecedores, clientes, valores de custos e entrega dos produtos. Veja a seguir algumas dicas
para uma boa gestão de compras da sua empresa:

Objetivos de compra

Para iniciar a gestão de compras da sua empresa você deve planejar quais são os objetivos a serem al-
cançados por ela, no que diz respeito à aquisição dos suprimentos/produtos/equipamentos para a empresa.
Para estabelecer os objetivos é recomendado fazer um estudo de todos os setores da empresa e as suas
respectivas necessidades.

Fornecedores

Os fornecedores são extremamente importantes para uma boa gestão de compras. Se eles fornecerem
materiais/matéria-prima de má qualidade ou não entregarem no prazo, por exemplo, isso causará um impacto
negativo sobre a empresa. Por isso, é importante encontrar bons fornecedores e não focar em apenas um.
É indispensável também conhecer seus fornecedores, mantendo uma relação próxima com aqueles de
preferência e maior confiabilidade para seu negócio, pois quando uma empresa mantém um bom relacionamento
com seus fornecedores, torna-se muito mais fácil conseguir melhores preços, serviços mais confiáveis e melhor
suporte.
Uma dica importante é:
Antes de contratar um fornecedor, é importante verificar não apenas o preço, mas também a credibilida-
de que ele tem no mercado, a disponibilidade de produtos que ele possui e a flexibilidade para entregas.
A elaboração de uma lista de cadastros dos fornecedores é de grande importância e essencial, conten-
do os nomes, tipos de produtos/materiais fornecidos, prazos de entregas, preços e contatos. Nesta lista pode-se
destacar aqueles mais confiáveis, que tem os melhores produtos/materiais, os melhores preços e condições de
entregar.

Controle de estoque

A gestão de compras está diretamente relacionada ao estoque da empresa, porque é a partir da verifica-
ção do que se tem em estoque que as compras serão definidas, ou seja, para efetuar novas compras é preciso ter
o controle do quanto se tem estocado, e evitar compras desnecessárias.
Quando falamos de estoque, todo cuidado é pouco, pois qualquer falha no seu gerenciamento pode
ocasionar falta ou excesso de um determinado produto.

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 A falta de cuidado adequado com o estoque poderá ocasionar:

 Problemas financeiros;
 Perda de vendas por falta de produtos;
 Perda de produtos, quando são perecíveis;
 Falta de espaço para o armazenamento.

Para realizar um bom controle de estoque e mantê-lo em equilíbrio com as compras, você deve:

 Padronizar e organizar os produtos

De nada adianta ter um controle de compras e estoque se os produtos e suas descrições não estiverem
padronizados. Por isso, é importante colocar cada produto em sua devida categoria. Neste caso, recomenda-se
criar identificações para cada tipo de produto (números, cores, letras, símbolos, etc.), deixando tudo bem organi-
zado.

 Fazer o registro de entradas e saídas

Para saber o que deve ser comprado, é preciso saber o que já existe no estoque. Por isso, manter um
controle rigoroso das entradas e saídas de produtos e matérias-primas é essencial para administrar as compras e
controlar o estoque.
Neste caso, o uso da tecnologia é um grande aliado, pois existem vários programas específicos que fa-
cilitam este controle.

 Analisar o fluxo de vendas

O fluxo de vendas traz informações importantes, que nem sempre são levadas em consideração, o que
é um grande erro. O ideal é analisar e interpretar os dados, pois dessa forma, é possível saber, por exemplo, quais
produtos vendem mais, se algum vende mais em determinado período do ano que em outro, entre outras situa-
ções.
Com essas informações, é possível planejar uma estratégia adequada para evitar manter muitos produ-
tos em estoque e comprar conforme a demanda.
Além disso, permite tomar decisões com relação aos produtos que não estão “girando”. Por exemplo,
pode-se decidir fazer uma queima de estoque, a fim de vender o que está parado.

Compras

Para realizar uma boa compra é preciso fazer uma programação, ou seja, um calendário de compra de
acordo com a demanda e estoque. Dessa forma, é possível manter um número mínimo de produtos em estoque
e reduzir custos.

As compras são realizadas sempre que:

 Houver necessidade de adquirir um determinado produto, material ou equipamento, etc.;

 A empresa tiver disponibilidade de capital para a compra;
 O mercado oferecer boas condições de compra.

Seja qual for o motivo da compra, é preciso estar sempre atento aos principais objetivos da empresa, que
são: comprar na quantidade certa, de acordo com o estoque e com respeito aos padrões de qualidade; selecionar
os melhores fornecedores e buscar preços compatíveis.

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 Por que compras e estoque devem andar juntos?

A gestão de compras impacta diretamente no estoque de uma empresa, já que boa parte do que é ad-
quirido acaba, de uma maneira ou de outra, indo para o estoque.
Uma gestão de compras ineficiente pode fazer com que o estoque se torne grande ou pequeno demais,
fazendo com que a empresa experimente problemas.
Assim, para evitar qualquer tipo de erro é preciso haver uma comunicação entre as compras e o estoque,
ou seja, um equilíbrio, que permitirá:

 Diminuição de desperdício
Se o controle de estoque e de compras estão sempre se comunicando, é possível saber exatamente
quando um produto começa a sair de estoque ou quando uma determinada mercadoria encalha. Com isso, as
compras podem ser feitas pensando nessas necessidades específicas, sem que haja a necessidade de fazer aqui-
sições grandes demais.

 Melhores condições de compra

O equilíbrio entre esses dois controles também permite que não sejam realizados pedidos urgentes ou
muito em cima da hora. Conhecendo o volume de estoque em determinado momento e aliando esse dado a uma
previsão de vendas, é possível antecipar-se, fazendo os pedidos necessários. Desta forma, normalmente conse-
gue-se negociar melhores preços e condições de pagamento, reduzindo os gastos da empresa. Por outro lado,
quando a compra é feita com urgência, a empresa geralmente se vê obrigada a aceitar condições mais inflexíveis
e onerosas.

 Aproveitamento de oportunidades
O equilíbrio entre compras e estoque também faz com que a empresa aproveite melhor as oportunida-
des de negócio. Isso significa que se um cliente deseja comprar um produto, com um bom equilíbrio, é pequena a
chance de ele deparar-se com a falta de estoque. Dessa maneira, a empresa não perde a oportunidade de negócio.

 Aumento da margem de lucro

Considerando que os produtos são adquiridos com condições melhores, que os desperdícios são dimi-
nuídos e que há um maior aproveitamento das oportunidades, é possível afirmar que esse tipo de equilíbrio leva
a um aumento da margem de lucro. Isso acontece porque se a empresa pode suprir uma demanda específica e
recente, também pode aumentar os preços para oferecer o que os clientes estão procurando. Com isso, o resultado
é que toda a empresa pode aproveitar um aumento da margem de lucro, seja ele temporário ou não, gerando mais
receita e rentabilidade.

Exemplo de planilha manual de controle físico do estoque:

CONTROLE DE ESTOQUE
Data Descrição Entrada Saída Saldo