Organizar o ambiente e os processos de trabalho do cabeleireiro

Gestão de Compra e Estoque

Introdução
Olá! Nesta aula falaremos sobre a gestão de compra e estoque.
Uma das maneiras para ter um preço competitivo é ter pro-
dutos de qualidade ao menor preço possível.

Uma coisa que poucos gestores percebem é que o lucro co-

meça na compra e não na venda. Isso mesmo! Ao comprar
um produto de qualidade por um preço bom, ou seja, com
um custo menor, você poderá vender o seu serviço pelo pre-
ço praticado. Dessa maneira o seu lucro será maior.
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Gestão de Compras
Quando pensamos em compras para salão de beleza logo
pensamos em xampus, cremes, esmaltes e demais produtos
utilizados no salão.

Isso é verdade, porém existem mais coisas. Ao pensarmos em

gestão de compras é preciso deixar claro que isso ocorre
desde a aquisição de matéria-prima até a contratação de um
técnico para consertar um equipamento defeituoso.

Para você efetuar uma boa compra é necessário atender al-

guns requisitos:

Comprar o material certo. O material é de qualidade? Ele

atende às necessidades de seus clientes?

Preço certo: o custo desse produto é um preço justo? Os seus

clientes podem pagar por esse custo?

A hora certa: com as altas e baixas do câmbio, da moeda, é

esse o momento certo de comprar? O prazo de entrega é bom?

Quantidade certa: todo estoque tem custos. Sendo assim,

essa quantidade vai te trazer outros custos além da aquisição?
Qual a rotatividade desse produto? Ou seja, ele demora pra
sair?

Fonte certa: esse fornecedor é confiável? Quais são as fontes

de fornecimento de mercadorias que você tem à disposição?

Com essas questões em mente, você terá 3 maneiras para

adquirir seus os produtos e as matérias-primas.

Compras por atacado: são aquelas compras em grandes

quantidades de um mesmo produto com a vantagem de um
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custo menor. Porém você terá que manter grandes estoques

e isso significa dinheiro parado.

Compras em consignação: você negocia uma quantidade “x”

de produtos por um período. No final você paga aquilo que
vendeu, devolvendo para o fornecedor o restante. Isso só se
aplica na venda de produtos.

Compras no varejo: compras de quantidades menores por

produto. Uma das vantagens desse tipo de negociação é que
você não precisa manter grandes estoques.

Após decidir o tipo de compra mais vantajoso para o seu

salão, você deve pensar no ciclo de compras.

Mas o que é isso? Ele é um passo a passo, em formas de per-

guntas que você deve responder. Com isso aumentam as suas
chances de fazer excelentes negócios em compras:

O primeiro passo desse ciclo é o que comprar. Então, aqui,

você deve pesquisar produtos de qualidade que atendam às
necessidades dos seus clientes. Conhecer tecnologias dispo-
níveis no mercado. E reconhecer linhas de produtos confiáveis
e que se adaptam ao público.

O segundo passo é quanto comprar. Para o consumo no sa-

lão é necessário conhecer a média de consumo, acompanhar
os estoques e os produtos mais utilizados. No caso de vendas
de produtos, observe a rotatividade, ou seja, aqueles que
vendem mais. Lembre-se: produtos parados no estoque cau-
sam prejuízo. Muito cuidado com o quanto comprar!

O terceiro passo é quando comprar. Em que momento se deve

comprar? Aqui tome cuidado com o prazo de entrega dos
fornecedores. É inaceitável a falta de produtos. Imagine uma
cliente que quer fazer uma progressiva e você não tem o
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produto. E nem pense em compras de emergência. Isso pode

jogar a qualidade e a lucratividade de seus serviços no lixo.
Outra questão aqui que não é todo mundo que leva em con-
sideração é a flutuação do dólar, pois os salões trabalham
com muitos produtos importados e isso influenciará nos seus
custos. Por isso, fique de olho.

O quarto passo é onde comprar. É comum os salões compra-

rem de representantes que os procuram, sem fazer uma pes-
quisa e conhecer a fundo os produtos do fornecedor. Por isso,
além de pesquisar sobre os produtos, é necessário elaborar
um cadastro desse fornecedor, caso haja algum problema no
futuro e precise de algum suporte da empresa.

O ideal, também, é que você faça uma cotação, ou seja, pes-

quisa de preço com no mínimo três fornecedores. Essa é uma
boa dica, mas pode ser que em alguns casos você não consi-
ga encontrar os três fornecedores para um produto.

Agora, na escolha de um fornecedor você deve levar em

conta:

• Preço

• Prazo de entrega

• Qualidade dos produtos

• Forma de pagamento

• Assistência pós-venda

Após analisar todas essas questões você certamente fará

excelentes negociações em compras. Mas isso é só o início,
porque você ainda tem que fazer o acompanhamento da
entrega desse produto e gerenciar o estoque. E esse é o nos-
so próximo assunto.
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Gestão de Estoques
Primeiro precisamos entender o que é estoque:

Estoques são todos os materiais e produtos disponí-

veis para atender às necessidades de sua empresa.

Decisões importantes sobre os estoques são necessárias, pois

além de dinheiro parado eles geram custos.

Imagine o seguinte: você tem R$ 10.000,00 em produtos no

seu estoque, aguardando para serem vendidos como produtos
ou em forma de matéria-prima na execução de serviços.

Digamos que o rendimento desse valor em investimentos no

banco seria em torno de 5%.

Sendo assim, podemos calcular R$ 10.000,00 x 5%. Isso nos

dará um resultado de R$ 500,00 mensais. Esse seria o custo
do valor do estoque parado em uma empresa.
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Rendimento = R$ 10.000,00 x 5%
Rendimento = R$ 500,00 mensais

Outra questão dos custos de se manter um estoque, é que

você precisa de um espaço. Isso quer dizer que você vai pre-
cisar de uma área maior para comportar os produtos. Depen-
dendo do caso, essa área maior pode envolver aluguel.

Outra coisa que você deve ter em mente é que quanto maior
a quantidade de produtos estocados, mais rígido tem que ser
o controle para não haver perdas. Perda é prejuízo, por isso
não pode haver desvios, desperdícios e produtos com data de
validade vencida.

Você pode até pensar: “Assim não quero ter estoques. Não
vale a pena!”

Não é bem assim. Estoques são necessários para atender seus

clientes. Na verdade a grande questão é decidir corretamen-
te a quantidade que deve manter nos estoques. Para essa
decisão avalie o seguinte:

Prazo médio de uso de um produto: por exemplo, um xam-

pu de 1 litro dura em média 30 dias.

Quantidade consumida de cada produto: quantos litros de

xampu são consumidos, por exemplo, em média, por mês.

Itens de maior saída (vendas ou uso interno): conhecer os

produtos que mais vendem e que têm maior utilização den-
tro do salão.

Com essas informações você poderá definir o estoque máxi-

mo e o estoque mínimo que poderá ter dentro do salão.
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O Estoque Máximo é a quantidade máxima de um

determinado produto que você manterá estocado.

Agora imagine o seguinte: você estipulou que fará compras

a cada três meses. E uma determinada linha de produtos
vende uma média de 120 unidades do produto nesse período.
Vamos chamar de Estoque Total (ET).

Qual é o estoque máximo que você deve manter para não ter
produtos parados sem necessidade?

Aqui vamos considerar que ao fazer o pedido o fornecedor

levará, em média, 10 dias para entregar. Esse é o Tempo de
Reposição (TR). Ele engloba desde a emissão do pedido, o
faturamento até o transporte e a entrega do produto.

Porém sempre é bom deixar uma Margem de Segurança, caso

ocorra um atraso na entrega ou outro problema. Por isso
vamos considerar aqui um TR de 10 dias mais a Margem de
Segurança de 3 dias de segurança.

Vamos calcular o Consumo Médio Mensal, CMM, que é a

media de produtos consumidos no mês. Para isso temos que
dividir o Estoque Total pelos dias do mês. Os dados que temos
são de 120 unidades de estoque divididos por 30 dias, já que
são os dias no mês. Isso nos dá um consumo médio de 40
unidades por mês:

Consumo Médio Mensal (CMM)

CM = ET ÷ dias úteis do mês
CM = 120 ÷ 30
CMM = 40
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Bom, agora precisamos saber quantos xampus serão neces-

sários para não faltar mercadoria, no prazo de 3 meses, con-
siderando o TR. Para isso, vamos usar a seguinte fórmula:

Estoque Máximo = CM ÷ 30 x TR + ET

Então, calculando, teremos que o Estoque Máximo é:

Estoque Máximo = 40 ÷ 30 x 13 + 120

Estoque Máximo ~
= 138 unidades

Tudo isso por um período de 3 meses mais os 13 dias de re-

posição. Dessa maneira você atenderá às necessidades de sua
empresa, terá tempo para planejar as suas compras e evitará
custos desnecessários com estoques parados.

Com esses cálculos você tem as seguintes informações:

(ET) Estoque Total (90 dias) = 120 unidades

(TR) Tempo de Reposição do produto = 10 dias

(MS) Margem de Segurança do TR = 3 dias

(EM) Estoque Mínimo: 18 unidades , ou seja, a menor quan-

tidade que você poderá ter em estoque para que não falte o
produto. Quando atingir essa quantidade é hora de fazer
compras.

Mas para tudo isso funcionar, é preciso controlar bem os

estoques. A seguir vamos aprender como controlar os esto-
ques.
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Controle de Estoques
Para um bom controle de estoques é necessário que você:

- Conheça os materiais estocados e suas necessidades am-

bientais para armazenagem, como temperatura e umidade,
para que os produtos não percam a qualidade;

- Receba e armazene os produtos de forma organizada, uti-

lizando técnicas específicas pra isso (PEPS);

- Controle as entradas e saídas de todos os itens do estoque;

- Identifique e retire todos os produtos com defeitos e prazo

de validade vencido;

- Controle o tempo de reposição de todos os materiais;

- Emita o pedido de compra no tempo certo (TR);

- Mantenha todas as anotações, principalmente dos produtos

consumidos nos serviços prestados no salão;

- Acondicione materiais pequenos em caixas guardadas em

prateleiras ou gavetas.

Uma ferramenta que pode ser utilizada para o controle de

entrada e saída é a ficha de controle de estoques (ANEXO I).

É necessária muita atenção na hora de lançar os dados nessa

ficha. Ela pode ser feita de maneira manual, ou numa tabela
no Excel ou até mesmo por meio de softwares específicos. A
escolha é sua. Sobre essa ficha, é importante destacar:

- Deve ser feita para cada produto individualmente;

- Deve ser simples, de forma que todos compreendam;

- Contenha todas as informações necessárias ao controle de

estoques.
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E como ter a certeza de que a quantidade de mercadorias

constante no saldo da ficha bate com os produtos armaze-
nados? Bom, nesse caso, é necessário fazer o inventário. Ou
seja, a contagem dos produtos. Depois deve conferir as in-
formações com o saldo da ficha.

Veja alguns passos para a realização de um inventário:

- Separe os produtos por ordem. Por exemplo, esmaltes, ceras,

condicionadores, tinturas etc.;

- Retire do estoque os materiais que não serão mais utilizados;

- Conte os produtos e anote em um caderno, bloco, lista de

produtos ou o que você preferir;

- Faça a comparação dos dados com as fichas de estoque.

E o que acontece se a quantidade da ficha não bater com a

quantidade disponível no estoque? Bom o inventário é exa-
tamente para fazer essa verificação. Se isso acontecer, nós
temos algumas possibilidades:

- Não foram feitos os devidos lançamentos;

- A contagem não está correta;

- Houve desvio de mercadorias.

Nesse caso você deverá fazer uma investigação. E se não

localizar o problema é o momento de você prestar atenção
até o próximo inventário. Aí você define como você quer ter
esse controle: se semanal, mensal, trimestral, o que você
preferir. Mas aqui fica minha dica: quando há problemas o
ideal é que você faça em um prazo mais curto.

Com esses controles você poderá buscar uma redução de

custos com estoques, evitar desperdício e perdas e, conse-
quentemente, obter uma maior rentabilidade no seu negócio.
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Almoxarifado
Além do controle é preciso outros cuidados na hora de guar-
dar todo esse material. Sendo assim, vamos conhecer o al-
moxarifado.

Ele é um espaço ou local onde ficam armazenados os produ-

tos e materiais de consumo do salão. Em pequenos salões,
quando não há um espaço próprio, geralmente se usa um
armário ou balcão como almoxarifado. Se ele atenda às suas
necessidades não há problema nenhum. O que precisam ser
observadas são as condições de armazenagem desses produ-
tos.

Veja algumas dicas:

- Produtos químicos não podem ser armazenados em am-

bientes úmidos e sem ventilação;

- A higiene e a limpeza devem ser impecáveis;

- Todos os produtos e materiais devem estar em condições

de uso;

- Separe sempre por tipos de produtos. Exemplo: Xampus,

condicionadores, coloração, descolorantes etc.;

- Distribua bem o peso nas prateleiras (mais pesados embai-

xo);

- Os produtos de uso na execução dos serviços devem estar

mais fáceis para retirar e guardar;

- Guarde os produtos no sistema PEPS.

Talvez você esteja se perguntando: “O que é esse sistema

PEPS?”

PEPS quer dizer primeiro que entra, primeiro que sai. Ou seja,
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os produtos recém-chegados ficam atrás dos produtos que

chegaram antes nas prateleiras.

A armazenagem dos produtos influencia na qualidade dos

serviços, pois, na sua grande maioria, eles necessitam de cui-
dados especiais com relação à exposição à luz, ao calor e
umidade. Então dê muita atenção à forma como isso é feito.

Nesta aula você viu como planejar as compras e tomar deci-

sões importantes para fazer um bom negócio. Também viu a
importância de como controlar os níveis de estoque.

Bons estudos!
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Anexo 01 – Ficha de Controle de Estoques

FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUES

Material: Shampoo Mais Bonita 500 ml

Indicação de uso: Cabelos tingidos
Marca: Sempre Bela
Estoque Máximo 138 unidades Periodicidade compras 3 meses
Estoque Mínimo 18 unidades Tempo de Reposição 13 dias

Data Nota Fiscal Entrada Saída Saldo Responsável

5/x/x -- Saldo anterior 3 Carmem
10x/x/x 1045 138 141 Carmem
11/x/x 1423 1 140 Carmem
11/x/x 1424 2 138 Carmem

Material: descrição completa do produto.

Indicação de uso: recomendação de uso.
Marca: fornecedor desse produto ou a sua marca.
Estoque Máximo: quantidade máxima a ser adquirida no prazo previsto para a pró-
xima compra.

Estoque Mínimo: indica o momento de soltar o pedido para o fornecedor.

Periodicidade de Compras: prazo entre uma compra e outra.
Tempo de Reposição: tempo que leva do momento do pedido até a entrega do ma-
terial.

Data: sempre que entra / sai mercadoria do estoque.

Nota Fiscal: documento de entrada e saída de mercadoria.
Saldo: quantidade de produtos disponíveis no estoque.
Responsável: responsável pelo registro das informações.
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Referências

ISTOCK. Banco de Imagens. Disponível em: https://www.is-

tockphoto.com/br. Acesso em: 2015.