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Introdução ........................................................................................................... 2
Objetivos .......................................................................................................... 2
Bibliografia .......................................................................................................... 46
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Introdução
Objetivos
Conteúdos programáticos
Carga horária
50 horas
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1.Quando e como encomendar
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O serviço de compras inclui o conjunto de atividades desenvolvidas para dotar as
organizações com o conjunto dos materiais e serviços necessários à realização das suas
atividades, nas quantidades, qualidade e prazos necessários e suficientes, ao melhor preço
e tendo em conta as disponibilidades financeiras da empresa.
A compra é uma das bases económicas da atividade de qualquer empresa. Assim deve-se
realizar a mesma em condições de exequível sucesso do processo.
Caso contrário, a empresa sofrerá as consequências, pois por muito aperfeiçoados que
sejam todos os serviços da empresa, nunca deixarão de ser prejudicados por um
aprovisionamento realizado em condições deficitárias.
Para responder a esta interrogação, deveremos efetuar uma série de perguntas, cujas
respostas também fazem parte integrante da política de compras.
Comprar o quê?
Comprar tudo o que os serviços necessitam, nas quantidades e qualidades ótimas, não
apenas as matérias-primas para utilização direta, mas também os produtos acabados, entre
outros.
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Porquê?
Para alimentar as atividades produtoras da empresa, isto é, comprar produtos, que não
podem ser produzidos inteiramente na empresa e que são matérias-primas que vão ser
utilizadas e transformadas.
Quando comprar?
Dessa forma, quando o volume em stock atingir determinado nível, o processo de compra
será efetuado, evitando-se situações de urgência e o risco de não encontrar o produto em
tempo útil.
A quem comprar?
Desta forma cria-se uma concorrência saudável entre fornecedores, altamente benéfica
para a empresa compradora.
A escolha dos potenciais fornecedores deve naturalmente recair sobre aqueles que
apresentem o melhor equilíbrio entre os fatores qualidade, preço, condições de pagamento,
prazos de entrega, bem como uma garantia de seriedade e solidez, que se torna
fundamental em todo o processo.
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Também é importante analisar a variedade de produtos que um determinado fornecedor
coloca à disposição. A escolha de um fornecedor para o fornecimento de um conjunto
alargado de produtos resulta naturalmente em ganhos de tempo e de dinheiro.
Nesta perspetiva, o fornecedor ideal a escolher deverá ser aquele que apresentar o melhor
produto, ao mais baixo preço, concedendo o mais alargado prazo de pagamento e
assegurando a entrega do produto o mais rapidamente possível.
Para facilitar a pesquisa, deve ser criado um ficheiro de fornecedores e/ou um ficheiro por
produtos.
Esses ficheiros devem ser baseados em documentos externos à empresa (tabela de preços,
catálogos, etc.) e em documentos internos (fichas de produtos, especificações, etc.).
Isto significa que parte do capital gerado com a venda do produto é posteriormente
utilizado no pagamento desse mesmo produto ao fornecedor, nunca existindo investimento
em mercadoria por parte da empresa compradora.
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Em qualquer dos casos, a direção financeira da empresa deve definir claramente quais os
prazos de pagamento a aplicar para os diferentes fornecedores.
Em grande parte dos casos o prazo de pagamento é negociado individualmente com cada
fornecedor, uma vez que o interesse de ambas as partes é oposto.
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Normalmente as empresas requerem materiais e produtos diferentes, exceto em casos
muito isolados do tipo mono produto.
Em termos genéricos pode dizer-se que, segundo este tipo de classificação, a empresa faz
80% das suas vendas entre materiais/produtos centrais e estratégicos.
Os materiais/produtos rotineiros requerem, normalmente, um envolvimento do capital
humano da empresa muito superior, proporcionalmente, aos restantes, uma vez que as
necessidades de abastecimento são a períodos frequentes e irregulares, muito embora
representem menos de 20% do volume de vendas.
Os materiais/produtos vulneráveis são assim chamados pelo facto de se verificar, de
alguma forma, uma preponderância do fornecedor, ou uma posição dominante, em relação
ao cliente.
Para além destes aspetos, podemos ainda ensaiar, para as várias estratégias subjacentes
os vários tipos de materiais/produtos classificados desta forma, os objetivos que lhes
presidem, a sua aplicabilidade e o seu nível decisional.
Os materiais/produtos estratégicos requerem, normalmente, como foi referido, estratégias
que envolvem partnerships e colaborações a médio/longo prazo.
Os materiais/produtos centrais requerem uma “competitividade controlada”, isto é, uma
aproximação estratégica que permita controlar, em cada momento, os melhores
fornecedores, com níveis de qualidade aceitáveis e semelhantes, por forma a retirar
vantagens temporárias de preço, conseguindo assegurar os benefícios provenientes de
contratos de curto prazo.
A estratégia de abastecimento assegurado está ligada aos materiais/produtos vulneráveis,
pelo facto de se verificar uma posição dominante do fornecedor face ao cliente.
Por ultimo, os materiais/produtos rotineiros requerem uma aproximação do tipo
“contratação de todo um sistema”, isto é, de formas simplificadas e rápidas de
abastecimento para que se possa reduzir a complexidade e os obstáculos do pipeline
logístico.
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2.Stock mínimo de segurança
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Domínios da Gestão de Stocks
O Sistema de Gestão de Stocks tem como objetivo primordial gerir três domínios
importantes:
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Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de informação de gestão de stocks,
citamos as entidades intervenientes num processo de aquisição de um bem, de um modo
único e genérico, se bem que na realidade os nomes possam variar consoante a
nomenclatura usada em cada organismo.
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6. O Fornecedor, após a receção da Requisição oficial ou Nota de encomenda,
entrega o bem ao Organismo. A entrega, dependendo do tipo de bem, pode ser
no Armazém ou no Serviço. No entanto, quem acusa a receção do bem é o
Economato através da receção da Guia de remessa/Fatura do Fornecedor.
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• A consulta de requisições, por diferentes formas: de um artigo, entre datas,
requisições não satisfeitas ou requisições dirigidas a um fornecedor;
• A verificação da evolução da "conta corrente" de um artigo, apresentando
sequencialmente os diversos movimentos de entrada e saída;
• A definição de existências iniciais ou resultado de uma inventariação intermitente;
• A lista de existências reportadas, para confronto com o inventário físico dos
materiais;
• A consulta de artigos com existências abaixo do ponto de encomenda (PE),
distinguindo os artigos que já foram objeto de encomenda daqueles que ainda o
não foram;
• O cálculo das compras a efetuar (quantidade), com base no comportamento
observado do consumo durante um período anterior;
• A gestão de um classificador de artigos, por grupo e subgrupo, permitindo-se
ainda a consulta por código do artigo ou por ordem alfabética;
• A localização física em armazém de cada artigo;
• A definição de artigos indispensáveis, para os quais não pode existir rutura de
stocks.
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Os stocks suportam, para além do custo de rutura, duas espécies de custo: custo de
passagem encomendas para a constituição e reabastecimento e que vai somar-se ao preço
de compra artigos e custo de posse inerente à sua existência e que vai agravar os preços
de saída de armazém.
Custo de Passagem
Custo de Posse
Custo de Rutura
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No primeiro caso (fabricação) podemos considerar duas espécies de rutura:
Por outro lado, o custo da rutura em manutenção é devido à falta de uma peça de
substituição o que dá origem a um conjunto de consequências financeiras que depende da
peça e da máquina, da taxa de utilização da máquina e das possibilidades de reparação.
O custo de rutura tem em conta o tempo suplementar t entre o tempo de reparação t1 com
a peça existindo no stock e o tempo t2 para arrancar a instalação quando a peça não existe
no stock.
Durante este tempo ( t2 – t1 ), o custo da rutura integra, para além do custo de posse dos
produtos em curso de fabrico e do suplemento de desperdícios, a perda de produção
rendível expressa em margem bruta
Em conclusão, para obter uma boa gestão de stocks é preciso minimizar os três fatores de
custo: custo de passagem das encomendas, custo dá posse do stock e custo de rutura.
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Definem-se então alguns conceitos para a elaboração do raciocínio:
Stock mínimo
É o volume de produtos necessários para que a produção continue suprida em caso de falta
ou atrasos na entrega, aumento excessivo e inesperado do consumo, ou qualquer outro
imprevisto que impeça o reabastecimento normal.
É considerado como stock de segurança. O seu volume deve estar de acordo com o menor
prazo possível para a obtenção de uma quantidade de emergência do produto, até que seja
restabelecido o ciclo normal, ou seja, o tempo para a reposição de emergência em relação
ao consumo médio.
Em grandes centros ou em áreas próximas, esse prazo tende a ser muito curto. Conforme
nos afastamos de centros de abastecedores, no entanto, esse prazo aumenta
gradualmente, sendo ainda pior em áreas de difícil acesso.
Exemplo:
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sm=300x10+5%= 3000x1,05=3150 sabonetes
Consumo de aquisição
É o montante consumido desde que é efetuada o pedido junto ao fornecedor até a chegada
do produto ao stock. É dado pelo produto do prazo de entrega do fornecedor pelo consumo
médio.
Ponto de Pedido
É o momento em que deve ser elaborado um pedido de compra, em que o volume de stock
atinge o nível de reabastecimento, para que não haja falta de produto, considerando
aspetos como prazo de entrega, stock mínimo e consumo médio.
O seu volume é calculado pela soma dos valores de stock mínimo e de consumo de
aquisição.
Stock Máximo
É o maior volume de stock permitido ou possível, dentro das necessidades, dado pela
frequência de pedidos e pelo consumo médio.
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Quanto maior a frequência de pedidos, menor será o stock máximo, pois não são
necessárias grandes quantidades armazenadas.
O seu cálculo é efetuado pela soma do consumo médio com o stock mínimo.
Os pedidos são efetuados a cada 15 dias, pois o volume mínimo de entrega é de 120
quilos. O fornecedor que entrega em menor prazo demora 1 dia, e o prazo normal de
entrega é de 4 dias. Assim, teremos os seguintes valores:
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Considerando o consumo médio de 10 quilos por dia, esse consumo deverá ser calculado
por quinzena, pois essa é a frequência do pedido. Dessa forma, o stock máximo deverá
ser:
Caso prático
Um restaurante de luxo tem um consumo médio mensal de 1.000 tomates, com um tempo
médio de aprovisionamento de um mês e meio.
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Modelos de gestão de stocks
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As características deste tipo de modelo são as seguintes:
A procura do produto é constante e uniforme ao longo do período;
O prazo de aprovisionamento (tempo desde a encomenda à receção) é constante;
O preço por unidade do produto é constante;
O custo de posse de stocks é baseado no stock médio;
Os custos de encomenda ou preparação são constantes;
Toda a procura do produto será satisfeita (não são permitidas encomendas
pendentes)
Destes resultados podemos retirar algumas conclusões que permitem uma melhor
compreensão das decisões que possam ser tomadas.
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O valor de Q* é proporcional ao valor da procura d, tal como esperado enquanto que, de
forma contrária, quanto maior for o custo de armazenagem, C2, menor é o valor de Q*,
ou seja, quanto menor for esse custo maior é a quantidade a encomendar e vice-versa.
De notar ainda que para o cálculo de Q* não é contabilizado o custo unitário de aquisição,
C1, e deste modo ao assumir-se que não é possível existir roturas existe o compromisso de
se ter sempre disponível o artigo em causa, ou seja, o custo unitário de aquisição, para
este modelo, é irrelevante.
Também nas situações de excesso de procura, as empresas não têm capacidade produtiva
para satisfazer todos os seus compromissos nas datas exigidas pelos seus clientes, o que
obriga à produção tardia das encomendas que não puderem ser satisfeitas. Nesta situação,
a empresa tenta não perder o cliente, mas atrasar para o ciclo seguinte a satisfação do seu
pedido.
Assim, nestas condições as empresas têm que suportar os custos com a efetivação das
encomendas, os encargos resultantes da entrega tardia ao cliente das unidades não
satisfeitas, o pagamento de horas extraordinárias e o envio das encomendas em condições
especiais de entrega.
Na figura seguinte está representado este modelo, onde podemos observar que a
quantidade Q é encomendada quando o stock atinge o ponto de reposição e que as
quantidades satisfeitas tardiamente representam-se por T, sendo que M representa as
quantidades máximas de existências em armazém (M = Q – T).
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Por Q continua-se a designar a quantidade encomendada, tendo uma nova grandeza, S,
que diz respeito ao stock em falta ou procura não satisfeita.
A partir deste momento e ao longo de um período T2, designado por período de penúria,
não é possível satisfazer a procura até que é rececionada uma nova encomenda de
quantidade Q que eleva os níveis de stock do produto até a um valor Q-S.
Pode-se então tirar algumas conclusões relativas a este modelo e até compará-lo com o
modelo anterior.
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O custo por unidade em falta, C3, mostra ter muita importância no que diz respeito a este
modelo. Aumentos de C3 levam à diminuição em simultâneo de Q* e S*, que se vão
aproximando de Q* do modelo anterior e de zero, respetivamente.
No caso de se estar perante valores muito baixos de C3, ou seja, quando as situações de
rotura são pouco penalizadas, os valores de Q* e S* aumentam significativamente, sendo
assim possível efetuar maiores encomendas com maiores intervalos de tempo entre
encomendas.
Ao longo do período T1 ocorre tanto procura como reposição, logo o stock aumenta à taxa
(p-d).
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Durante o período, T2, em que só existe satisfação da procura, o stock diminui à taxa de
procura d.
M é sempre menor do que Q e quanto maior for p relativamente a d, mais próximos serão
os valores de Q e M.
À medida que se aumenta a taxa de reposição do stock, p, ou de outra forma, quanto mais
a reposição se aproxima de ser instantânea, o valor de Q* deste modelo reduz de igual
modo aproximando-se do valor de Q* verificado no primeiro modelo analisado.
Relativamente ao custo total mínimo deste modelo, este aumenta aproximando-se do custo
total mínimo verificado no primeiro modelo.
Deste modo, está sujeito a uma taxa de reposição, p, e a uma taxa de procura, d. Este
facto pode ser observado na figura seguinte assim como o facto de, no caso deste modelo,
se ter quatro períodos de análise diferentes.
Deste modo é importante fazer algumas observações relativas a esses mesmos períodos e
respetivas características da curva de evolução dos stocks.
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No período T1, o stock varia de forma crescente e constante de acordo com uma taxa de
variação igual a (p-d) sendo p maior que d. Verificam-se reposição de stock e consumos
satisfeitos.
No período T2, o stock varia de forma decrescente e constante de acordo com uma taxa de
variação igual a d. Não existe qualquer reposição de stock e o consumo é sempre
satisfeito.
No período T3, o stock varia da mesma forma que no período anterior. Não se verificam
reposições de stock. De notar que o stock negativo corresponde a procura não satisfeita
nesse período sendo estas unidades encomendadas consumidas no período T4.
No período T4, o stock varia de forma crescente e constante de acordo com uma taxa de
variação igual (p-d) em que é satisfeita a procura verificada no período T3.
É possível concluir que a quantidade económica praticada neste modelo é sempre superior
à quantidade económica obtida no primeiro modelo analisado.
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Aumentando apenas C3 implica uma coincidência de resultados com o terceiro modelo
analisado anteriormente.
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3.Receção de mercadorias e sua conferência
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O processo de armazenagem
Muitas destas empresas possuem equipamentos e sistemas tecnológicos que têm como
objetivo principal otimizar seus processos de armazenagem, como também de entregas nos
pontos de venda com mais agilidade, o que interessa para o consumidor.
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As boas práticas de armazenagem têm por objetivo garantir a integridade e a qualidade
dos produtos armazenados de forma a impedir a perda do valor e deterioração.
Neste tipo de organização todos os produtos são armazenados e geridos num único lugar.
Este tipo de organização tem a vantagem de simplificar a gestão do stock mas implica
necessariamente numerosas movimentações de onde resultam atrasos e custos.
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Gestão multi-armazém / multi-localização
Com o objetivo de minimizar as movimentações é, por vezes, preferível repartir os stocks
por vários locais de armazenagem. Cada armazém agrupa os produtos por tipo (produtos
acabados, matérias-primas) ou em função de proximidade geográfica.
Receção
Entrega
Inventários
Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre stock real e registo
informático do stock), é necessário efetuar inventários e eventualmente atualizar a registo
informático.
Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do
armazém.
1. Inventário permanente
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2. Inventário intermitente
É realizado no final do ano contabilístico. Efetua-se para todos os artigos da empresa o que
implica uma apreciável carga de trabalho que pode perturbar a sua atividade.
3. Inventário rotativo
Consiste em examinar o stock por grupo de artigos e verificar a sua exatidão em termos de
quantidades e localização desses artigos.
Procedimento
Os seguintes princípios servem como guia da atividade da receção por forma a dar-lhe uma
maior dinâmica.
1.Não receber
Para alguns materiais, a melhor receção acontece quando a mercadoria não chega
a ser recebida.
Ao fazer com que o vendedor faça o envio direto dos materiais para o cliente,
poupa tempo e trabalho laboral associados à receção.
Um exemplo são encomendas grandes e volumosas que ocupem muito espaço no
armazém.
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2.Pré-receção
Quando se está no cais de receção, a atividade que ocupa mais tempo e mais
espaço dá-se na receção das mercadorias, pois existe a necessidade de manter o
material para identificação do produto, designação do local de armazenagem, entre
outros.
Em alguns casos a informação sobre os materiais que estão a chegar pode ser
enviada diretamente do vendedor, na altura da expedição, esta pode estar
guardada num smart card que vem com a encomenda ou então através de
mecanismos de rádio frequência colocados ao longo do percurso.
3.Cross-docking
Visto que o objetivo da ressecção é preparar o material mais rapidamente para ser
expedido, a maneira mais rápida e produtiva será através do cross-docking.
A atividade mais simples de cross-docking é a ordenação de uma carga de
mercadorias na sua totalidade e carregamento desta para uma ou mais
transportadoras que estejam a partir. Às vezes a carga já vem ordenada, assim
sendo o trabalho no armazém será menor.
Por vezes as cargas de mais do que uma transportadora que chegam ao armazém
devem ser juntadas para completar a capacidade de cargas que vão partir.
Noutros casos, o cross-docking envolve a adição de mercadorias numa
transportadora que chega ao armazém com mercadorias que já se encontram no
armazém.
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Isto pode ser feito se não houver grandes restrições na rotação do produto, caso
contrário os produtos devem ser colocados nas áreas de armazenagem.
Em sistemas de armazenagem direta, as atividades de preparação das mercadorias
(ordenação) e de inspeção destas mesmas são eliminadas.
Os veículos que executam atividades de descarga de mercadorias e armazenagem
de produtos facilitam a atividade de colocação direta de produtos.
As operações com elevados processos logísticos incluem nesses processos o uso da
armazenagem direta de produtos muito automatizada.
Juntamente com a pré-receção, a pré-ordenação dos fornecedores irá ajudar a
eliminar a necessidade da área de preparação da receção de mercadorias.
O maior tempo disponível para preparar um produto para ser expedido irá
acontecer durante a receção, pois assim que a encomenda do produto seja recebida
não existe muito mais tempo disponível para essa preparação antes de este ser
expedido.
O processamento das mercadorias deve ser sempre realizado com antecedência
caso seja possível. Estas atividades incluem:
o Pré-embalagem nas quantidades com maior procura.
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o Marcação correta e colocação de etiquetas;
o Medição do volume e peso de mercadorias para o planeamento de
armazenagem e transporte.
Tanto o picking por zona como por sequência são processos eficientes para otimizar
a produtividade da satisfação de pedidos, os materiais recebidos podem ser
separados por forma a serem retirados do armazém por zona ou por sequenciação.
Um bom exemplo é o uso de veículos automatizados que armazenam as
mercadorias recebidas nos locais corretos.
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10.Minimizar ou eliminar os percursos a pé, movimentando os materiais através
das estações de trabalho em vez dos trabalhadores
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4.Controlo de entradas e saídas
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Controlo de qualidade
A relação que se estabelece entre uma empresa e os seus fornecedores deve ser baseada
num espírito de cooperação e empenho de ambos na qualidade do produto ou serviço final,
pois o quanto mais uma empresa vender e quanto melhor for a sua imagem, maior é o
consumo e mais trabalho e receitas haverá para os seus fornecedores.
A empresa deve encarar os seus fornecedores como sendo uma parte fundamental do seu
desenvolvimento.
Uma relação forte entre a empresa e os fornecedores pode levar a aumentar o nível de
qualidade dos fornecedores para poder cumprir o grau de exigência que a empresa lhes
solicita, bem como uma diminuição dos prazos de entrega.
O JIT é uma filosofia organizacional que representa uma estratégia de produção que
pretende que tudo (produção, transporte, encomendas) ocorra no tempo certo.
Controlo Quantitativo
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Este tipo de controlo tem em conta se a quantidade encomendada é igual à quantidade
fornecida; se a quantidade inscrita na guia de transporte ou fatura é igual à quantidade
fornecida; se o valor da fatura é igual ao preço contratado; e se existe algum desconto.
A verificação pode efetuar-se conforme o produto que se trata, por "contagem" (unidades),
por "pesagem" (peso), por "medição" (volume ou capacidade).
Controlo Qualitativo
Uma vez que o controlo qualitativo é efetuado posteriormente à receção do produto, deve
existir uma base de confiança entre o fornecedor e o comprador.
A gestão física de stocks preocupa-se, por um lado, com a organização do espaço físico
ocupado em armazém e por outro com a conservação e movimentações necessárias desde
a receção dos materiais, até à sua entrega aos utilizadores internos ou clientes externos.
Compreende a definição:
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• Do plano de conservação dos materiais.
Por outro lado, os preços unitários informados servem de referência aos compradores
permitindo determinar os preços de faturação dos artigos cedidos a outros serviços da
empresa ou vendidos ao exterior.
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• Do registo correto e funcional das movimentações;
• Do controlo do inventário permanente;
• Da gestão eficiente do processo do reaprovisionamento;
• Do controlo contabilístico dos stocks.
Os materiais dentro da empresa estão sujeitos aos mais diversos tipos de movimentos.
Convém, no entanto realçar que todos estes movimentos devem ser reduzidos ao mínimo
estritamente indispensável.
Critérios valorimétricos
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A valorização de qualquer elemento do Ativo do Balanço de uma empresa tem reflexos
naturais ao nível dos seus Resultados pelo que os critérios de valorização dos stocks têm
de ser ponderados com toda a prudência.
A utilização deste critério faz distribuir por todos os artigos em stock com o mesmo
código, as alterações de custo resultantes de novas entradas.
Obtendo-se assim uma Valorização ao mesmo custo de todos os artigos desse
código.
É um critério correntemente utilizado e bem aceite pelo Fisco.
2 – Custo standard
Este critério assume que o último lote que entrou será o primeiro a sair.
Os artigos iguais são valorizados de acordo com o lote que esteve na origem da sua
entrada.
As saídas são valorizadas em função do lote movimentado na ordem inversa da sua
entrada (último a entrar - primeiro a sair).
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Este critério conduz a uma tendência de inflacionamento do custo dos produtos
produzidos, uma vez que se utilizam sempre os lotes mais recentes existentes em
stock.
Em contrapartida as existências são tendencialmente subavaliadas, uma vez que se
mantém os lotes mais antigos que integram o stock.
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Gestão económica dos stocks
Trata-se de garantir o abastecimento dos utilizadores ao menor custo total através da:
a) Minimização dos custos de posse e de passagem;
b) Redução dos obsoletos;
c) Redução das ruturas.
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Para o efeito é preciso saber calcular com exatidão o stock médio em quantidade e em
valor e avaliar os resultados obtidos com os métodos aplicados.
Traduz o número de vezes que o stock se renova. Quanto mais elevada for esta taxa tanto
melhor é a gestão adotada.
Este indicador pode apresentar valores que se situam num intervalo muito largo que pode
ir de valores inferiores à unidade até 100, dependendo do tipo de artigos e da indústria de
referência. Todavia considera-se positivo, um rácio superior a 5 para uma indústria
tradicional.
Exemplo:
Se o consumo anual de um artigo for de 60 000 € e se o stock médio no período foi de 15
000 €, a taxa de rotação será igual a 4, o que significa que o stock se renova quatro vezes
por ano ou de 3 em 3 meses.
O stock médio deverá ser calculado somando o stock no final de cada mês ao longo do ano
e no final dividir por 12.
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Bibliografia
Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks – Guia do formando, ISG/ IEFP, 2004
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