08/11/2023, 11:08 Como definir as regras de compras da minha empresa?

| Portal de Atendimento do SEBRAE

COMO DEFINIR AS REGRAS DE COMPRAS DA

MINHA EMPRESA?
ENTENDA A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS PARA A SUA EMPRESA
3.5

PUBLICADO EM 24/07/2020 | ATUALIZADO EM 24/12/2022

O setor de compras pode ser comparado ao pulmão de uma empresa. Quando as

compras são bem-feitas, o sistema fluirá normalmente. Quando são malfeitas, podem
causar problemas que levam, a casos extremos, ao fechamento do negócio.

Portanto, gerenciar as compras é uma necessidade estratégica que pode envolver todos
os departamentos de uma empresa, visando promover melhor usabilidade dos recursos
e gerar, a partir disso, o lucro. Para desempenhar essa atividade da melhor forma
possível, é preciso encontrar o perfeito equilíbrio entre fornecedores, clientes, custo e
entrega de produtos comprados.

Assim, para definir as regras de compra da sua empresa, estabeleça o objetivo para a
aquisição de novos produtos, planejando o papel de cada um dentro da gestão da
empresa. É indispensável, também monitorá-los, controlando rigorosamente não só o
que vem de fora, mas, também, os dados de compra que são gerados no intuito de
trazê-los.

Aposte em uma planilha de organização que contenha a descrição dos produtos, seu
custo, os fornecedores e o estoque geral. Inventariar o que se tem é um dos primeiros
passos para ter conhecimento do que a empresa realmente precisa. Fazer uma lista de
fornecedores é essencial para que a empresa tenha o entendimento de quem são e
como poderão supri-la no que é necessário para as suas atividades.

As regras de compras também devem passar, invariavelmente, pelo bom relacionamento

que sua empresa tem com os fornecedores, pois em larga escala é exatamente isso o
que vai fazer com que você consiga entregas no prazo e alto poder de negociação. Essa

https://sebraeatende.com.br/artigo/como-definir-regras-de-compras-da-minha-empresa 1/9
08/11/2023, 11:08 Como definir as regras de compras da minha empresa? | Portal de Atendimento do SEBRAE

parte é fundamental, principalmente para garantir que as compras não gerem prejuízos,
elevem os valores de vendas dos produtos ou serviços e corrão o risco de não sair de
seu estoque.

Por fim, como um ciclo que se fecha, a gestão de estoque é o que vai moldar as regras
de compras e as necessidades de ter uma ampla relação de fornecedores. Gerenciá-lo é
como tentar encontrar soluções para disponibilizar produtos de maneira máxima,
criando o menor estoque possível. Ou seja: comprando pouco para vender muito e
repondo apenas o necessário.

CLIQUE AQUI PARA FAZER PARTE DO GRUPO

COMO FUNCIONA A ÁREA DE COMPRAS DE UMA EMPRESA?

Geralmente as compras são feitas através de um departamento específico, que se torna

responsável por obter todos os insumos necessários a um processo produtivo saudável.

Esse setor vai desempenhar, de maneira padronizada, as seguintes tarefas:

1️⃣ Cotação de preços de insumos e produtos;

2️⃣ Emissão de ordem de compras;
3️⃣ Negociação com os fornecedores;
4️⃣ Recebimento e comparação de propostas;
5️⃣ Liberação da verba para a compra;
6️⃣ Organização das notas fiscais dos produtos adquiridos.

O departamento de compras deve ser visto como a engrenagem essencial da empresa,

trabalhando para que suas atividades de rotina ocorram sem deficiências ou
interferências. O resultado da falta de organização e controle nas compras pode
gerar uma produção ineficiente, produtos de baixa qualidade e, consequentemente, a
insatisfação do cliente.

https://sebraeatende.com.br/artigo/como-definir-regras-de-compras-da-minha-empresa 2/9
08/11/2023, 11:08 Como definir as regras de compras da minha empresa? | Portal de Atendimento do SEBRAE

Por tudo isso, o setor de compras vai interferir na competitividade da empresa e na

definição da estratégia de preços através das margens de lucro. É indispensável,
portanto, ter dentro desse departamento pessoas que saibam negociar e o façam bem,
para que a margem de contribuição da empresa sobre as compras esteja sempre em
níveis satisfatórios.

Vale lembrar que, para a saúde financeira da empresa, não basta ter verba para utilizar
em qualquer compra. Ter dinheiro não significa, necessariamente, poder gastar o
dinheiro, e quem vai conseguir otimizar esse processo com claros objetivos de compra,
alinhados aos objetivos estratégicos da organização, é a equipe de compras.

Para contratar bons profissionais para essa função, lembre-se que serão atribuídos a eles
as seguintes responsabilidades:

✔ Estabelecer o fluxo de compras de materiais;

✔ Reduzir os problemas em diversas outras áreas, a partir da aquisição correta de
produtos e serviços;
✔ Viabilizar o aumento do lucro da empresa através do bom uso dos recursos
financeiros;
✔ Obter produtos e serviços na quantidade e qualidade necessárias;
✔ Ter boa relação com os fornecedores;
✔ Saber fazer comparação de mercado;
✔ Organizar os processos que garantam o melhor custo-benefício.

Além disso, o setor de compras precisa determinar todas as especificações para cada
compra feita pela empresa, além de selecionar o melhor fornecedor e administrar o
andamento de todos os pedidos de compras.

Comprar não significa apenas pesquisar, comprar e pagar materiais e produtos.

https://sebraeatende.com.br/artigo/como-definir-regras-de-compras-da-minha-empresa 3/9
08/11/2023, 11:08 Como definir as regras de compras da minha empresa? | Portal de Atendimento do SEBRAE

Existe uma lógica de trabalho nesse setor, cujas principais etapas são feitas em 10 passos:

? Selecionar os melhores fornecedores disponíveis;

? Cadastrar esses fornecedores;
? Fazer coleta de preços;
? Determinar a logística de entrega do material;
? Analisar as propostas orçamentárias enviadas;
? Estudar as possibilidades através do viés do preço, qualidade e prazo de entrega;
? Negociar os preços e prazos;
? Receber e armazenar a compra;
?Criar um fluxo seguro para que as necessidades da empresa sejam atendidas;
? Administrar o giro do estoque.

COMO ESTABELECER OS PERÍODOS DE COMPRAS SEM AFETAR O ESTOQUE?

https://sebraeatende.com.br/artigo/como-definir-regras-de-compras-da-minha-empresa 4/9
08/11/2023, 11:08 Como definir as regras de compras da minha empresa? | Portal de Atendimento do SEBRAE

A disponibilidade de um bom estoque vai interferir diretamente nos lucros e resultados

da empresa. Por isso, a gestão de compras deve estar intimamente ligada à gestão de
estoques. Caso contrário, um setor pode acabar criando gargalos no outro e trazendo
problemas difíceis de serem contornados.

Para estabelecer os melhores períodos de compra, é preciso realizar o controle de

estoque de maneira cuidadosa, uma vez que os produtos armazenados devem estar em
quantidade necessária para manter em ordem o controle orçamentário. Ter um estoque
com deficiência de produtos pode gerar problemas logísticos e de entrega, enquanto
que, por outro lado, ter um estoque excedente pode causar gastos excessivos e
indeléveis.

O equilíbrio do estoque é o principal fator a se considerar para a realização de novas

compras. Nesse ponto, o empreendedor ou sua equipe precisam levar em consideração
a rotatividade do estoque, compreendendo qual é o seu giro habitual e em quais
quantidades, e intervalo de tempo, eles precisam ser repostos.

Algumas dicas para ter uma boa noção dos períodos de compra para cada produto ou
serviço empresarial são:

Coloque o estoque atual dentro do orçamento empresarial, fazendo um

inventário estratégico do que existe e o que precisa;
Faça um planejamento de compras que priorize os produtos de maior
rotatividade;
Levante os custos de aquisição dos produtos e cruze os dados com os de
produção, caso a própria empresa possa fazer o que quer comprar fora.

Cada item do orçamento empresarial vai servir para melhorar o controle de estoque e
entender quando, quanto e onde o setor de compras precisará trabalhar com novos
preços.

COMO FAZER O PLANEJAMENTO ANUAL DE COMPRAS PARA

MANTER O CONTROLE FINANCEIRO E DE ESTOQUE?

O primeiro passo para o sucesso do planejamento anual de compras é incluir no

documento todos os custos possíveis para a aquisição de novos produtos, desde os
custos dos materiais até os operacionais fixos, passando por logística e transporte,
redistribuição e outros adicionais.

O planejamento precisa estar apto, também, a monitorar os níveis de inventário de

estoque, uma vez que muito estoque significa muita despesa, aumentando diversos
custos indiretos.

Automatizar a gestão de estoques pode ser uma boa ideia para empresas que tenham
uma quantidade maior de produtos a comercializar e não conseguem, manualmente,
dar conta de toda a demanda. Hoje, existem inúmeros softwares específicos para auxiliar
o empreendedor nesta tarefa.

https://sebraeatende.com.br/artigo/como-definir-regras-de-compras-da-minha-empresa 5/9
08/11/2023, 11:08 Como definir as regras de compras da minha empresa? | Portal de Atendimento do SEBRAE

Contudo, a tecnologia dá um bom suporte, mas, sozinha, não vai fazer nenhum milagre.
É preciso que as equipes competentes mantenham o estoque organizado e sejam
capazes de falar sobre seu giro, para garantir que as compras necessárias venham a
ocorrer dentro da velocidade exigida pela movimentação da empresa.

COMO IDENTIFICAR OS MELHORES FORNECEDORES

PARA REALIZAR AS COMPRAS DA MINHA EMPRESA?

Uma das principais falhas das empresas é não ter alinhamento institucional com seus
fornecedores de materiais, equipamentos e serviços, gerando gargalos de comunicação
que podem culminar em erros no processo de compra e venda.

O primeiro passo para identificar os melhores fornecedores para realizar as compras da

sua empresa é estudar se o fornecedor escolhido está alinhado aos valores e
necessidades da organização, para que a relação entre as partes seja saudável e dure
por um longo tempo.

Como fazer isso?

?Através de uma pesquisa de mercado aprofundada, que leve em consideração

várias possibilidades de parceria, antes de inserir cada fornecedor em seu banco de
dados.
? Avalie cada um desses nomes através de sua reconhecida eficiência nos
processos, cumprimento de prazos de entrega, melhores preços e transparência,
dentre outros itens que sejam cruciais ao que você quer desenvolver.
? Leve sempre em consideração o depoimento de outros clientes, que são
testemunhos oficiais de como a potencial empresa parceira age.
? Ao escolher os fornecedores, faça o alinhamento institucional com eles, contando
sobre as demandas de sua cadeia produtiva, em qual etapa eles vão entrar e a
importância, para a natureza do seu negócio, em manter o fornecimento fluindo
de acordo com o combinado.

Outras dicas para identificar os melhores fornecedores são:

? Cheque o tempo de mercado que o fornecedor tem, e peça para ver seu
histórico de atendimentos;

https://sebraeatende.com.br/artigo/como-definir-regras-de-compras-da-minha-empresa 6/9
08/11/2023, 11:08 Como definir as regras de compras da minha empresa? | Portal de Atendimento do SEBRAE

? Avalie quais podem te atender dentro dos prazos de recebimento da sua

empresa, ou seja, da capacidade de giro interno que você tem;
? Atente-se à qualidade dos produtos que o fornecedor disponibiliza, pedindo uma
amostra sempre que possível.

Para armazenar materiais, contrate uma consultoria de logística de armazenagem que

entenda como otimizar os processos e vão melhorar o layout da empresa através de
melhorias pontuais na movimentação e no fluxo de materiais. Elas podem sugerir o uso
de novos equipamentos, tanto para fazer um trabalho mais ágil quanto para evitar
acidentes, e vão te guiar na busca pelo melhor custo-benefício de cada investimento.

Por fim, aposte no fator humano como princípio de mudança nas regras de
movimentação e armazenagem. Quanto mais autonomia os setores tiverem, mais
integrados com o propósito da empresa os colaboradores se sentirão. Garantir uma boa
comunicação entre os funcionários é a regra de ouro para conseguir sucesso nesse tipo
de empreitada.

? ATENÇÃO

Nunca dependa de um único fornecedor.

Por mais que você goste muito da empresa parceira que tem hoje, certifique-se que você
não depende apenas dela para que seu negócio continue fluindo.
Assim você não corre o risco de ter suas estratégias comprometidas, ou atividades
interrompidas, caso o fornecedor oficial não dê mais continuidade aos trabalhos.
Fazer uma base de fornecedores é crucial para não causar problemas
em sua linha de produção.

O QUE É CENTRAL DE COMPRAS?

https://sebraeatende.com.br/artigo/como-definir-regras-de-compras-da-minha-empresa 7/9
08/11/2023, 11:08 Como definir as regras de compras da minha empresa? | Portal de Atendimento do SEBRAE

A central de compras é um grupo de empreendedores ou empresas que se juntam para

melhorar o poder de negociação com determinados fornecedores, a partir da demanda
em comum. Quando os fornecedores escolhidos não entregam produtos em pequenas
quantidades, como precisam principalmente as PMEs, essas empresas se juntam para
chegar à quantidade mínima, ou ultrapassá-la, e conseguir, assim, barganhar os
melhores preços.

Saber se é viável ou não participar de uma central de compras vai depender,

exclusivamente, da natureza do negócio e dos objetivos estratégicos da empresa.
Existem os prós e contras nessa modalidade, que devem ser analisados e amparados no
seu modelo de negócios vigente. Contudo, é inegável que, quando aplicável, a central
de compras pode ser de grande ajuda para uma empresa.

Os principais pontos de atenção dessa modalidade de aquisição podem ser definidos

através das atribuições do departamento de compras.

São eles:

➡️ Melhor possibilidade de cotação, dentro das ofertas dos fornecedores e suas

diversas variações;
➡️ Criação de uma central única responsável pelas compras, que vai avaliar as
necessidades das empresas e eleger os melhores fornecedores para todas elas;
➡️ Possibilidade da criação de uma plataforma unificada de gestão, específica para
as centrais de compra, que vão focar nos processos coletivos desde a cotação até o
relatório de desempenho;
➡️ Otimização do tempo das equipes individuais do setor de compras, já que as
centrais utilizam de aparatos tecnológicos para resolver seus processos;
➡️ Aumento da capacidade de negociação com fornecedores em esferas coletivas,
reduzindo valores e aumentando a qualidade da aquisição e entrega;
➡️ Organização dos próximos passos da compra de acordo com as necessidades
das empresas associadas às centrais.

Os relatórios estratégicos formalizados pelas centrais de compra podem gerar os

acompanhamentos coletivos e a interação entre as empresas, que avaliam
continuamente se o processo está ou não satisfatório.

Fazer parte de uma central de compras pode ser uma escolha vantajosa não só para
conseguir as melhores negociações com os fornecedores, mas, também, para conhecer
e estabelecer contato com outros empresários. Isso pode estimular o pensamento
coletivo de melhorias para o setor de atuação e, também, inúmeras parcerias para a
geração de visibilidade mútua.

Tudo isso visando o lucro através da excelência nas compras e na gestão do estoque de
cada empresa.

https://sebraeatende.com.br/artigo/como-definir-regras-de-compras-da-minha-empresa 8/9
08/11/2023, 11:08 Como definir as regras de compras da minha empresa? | Portal de Atendimento do SEBRAE

Uma boa gestão de compras pode significar a diferença entre o lucro e o prejuízo de um
negócio. Para isso o empreendedor precisa ficar atento e entender como equilibrar os
setores de compras, logística e vendas da empresa. Além disso é importante ter uma boa
rede de fornecedores que garantam o fornecimento dos insumos, produtos e serviços
com qualidade, preço e cumprimento dos prazos acordados.

Acesse os conteúdos desenvolvidos pelo Sebrae e sucesso!

Como a logística Como melhorar a gestão

impacta no sucesso de de compras em minha
uma empresa? empresa
O setor de logística de uma A gestão de compras permite ao
empresa é um item importante empreendedor um acesso rápido
para manter um bom às informações gerenciais,
desempenho em um mercado evitando perdas durante o
onde a concorrência está cada vez processo de aquisição de insumos
mais forte e materiais

DOWNLOAD DOWNLOAD

INSTITUCIONAL SOBRE NÓS CONTATO

Agência Sebrae de Notícias Criado em 1972, o Serviço Brasileiro Pontos de Atendimento
Credenciados de Apoio às Micro e Pequenas
Editais Empresas (Sebrae) estimula o
Fale Conosco
Ouvidoria empreendedorismo e promove a
0800 570 0800
Sustentabilidade competitividade e o desenvolvimento
Política de Privacidade do Sebrae sustentável dos empreendimentos
Termos de serviço de micro e pequeno porte no Brasil WhatsApp
Lgpd 0800 570 0800

https://sebraeatende.com.br/artigo/como-definir-regras-de-compras-da-minha-empresa 9/9