MELHORIAS NO PROCESSO DE COMPRAS DE ALMOXARIFADO DA DIMED S/A

MAICON AZEVEDO BELMONTE () maicon.belmonte@acad.pucrs.br IONARA RECH () ionara@pucrs.br ALINE VIEIRA MALANOVICZ () malanovicz@gmail.com

Resumo: ESSE TRABALHO TEM COMO OBJETIVO PROPOR UM NOVO PROCESSO DE COMPRAS E CONTROLE DE ESTOQUE DE ALMOXARIFADO DA DIMED S/A, E IDENTIFICAR INDICADORES DE DESEMPENHO PARA UM MELHOR FUNCIONAMENTO DO PROCESSO, OFERECENDO EMPRESA UM DIFERENCIAL COMMPETITIVO NO MERCADO. AS TCNICAS A SEREM IMPLEMENTADAS TRARO MAIOR AGILIDADE, CONFIABILIDADE E FIDEDIGNIDADE S ATIVIDADES DESENVOLVIDAS ATUALMENTE PELOS COLABORADORES NO DIA-A-DIA. SO RESGATADOS CONCEITOS DE PROCESSOS, GESTO DE COMPRAS, GESTO DE ESTOQUE E ALMOXARIFADO. O TRABALHO CARACTERIZASE COMO UMA PESQUISA QUALITATIVA, QUE ADOTA COMO MTODO O ESTUDO DE CASO, E UTILIZA TCNICAS DE COLETA DE DADOS COMO ENTREVISTA SEMI-ESTRUTURADA, OBSERVAO PARTICIPANTE E PESQUISA DOCUMENTAL. FOI REALIZADO O MAPEAMENTO POR FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE COMPRAS E CONTROLE DE ESTOQUE, E FOI FEITA UMA PROPOSTA DE NOVO PROCESSO PARA O SETOR DE ALMOXARIFADO, COM SEUS INDICADORES DE DESEMPENHO. ALM DO APERFEIOAMENTO PROPRIAMENTE DITO DOS PROCESSOS, PODE-SE CITAR COMO RESULTADO A REFLEXO GERADA A PARTIR A PREOCUPAO DA EMPRESA, DE QUE UMA MUDANA NO DEVE SER REALIZADA SEM UM ESTUDO PRVIO DE VIABILIDADE, SOB O RISCO DE TRAZER PREJUZOS A CURTO, MDIO OU LONGO PRAZO. ASSIM, A MELHORIA DEVE SER REALIZADA LEVANDO-SE EM CONTA A REALIDADE DA EMPRESA, DENTRO DOS RECURSOS QUE ESTIVEREM DISPONVEIS. Palavras-chaves: PROCESSOS, MELHORIA DE PROCESSOS, COMPRAS, CONTROLE DE ESTOQUE, ALMOXARIFADO.

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IMPROVING WAREHOUSE PURCHASING PROCESS AT DIMED S/A

Abstract: THIS PAPER DESCRIBES A NEW PURCHASING PROCESS AND WAREHOUSE INVENTORY CONTROL PROPOSED FOR DIMED S/A. IT ALSO IDENTIFIES PERFORMANCE INDICATORS OF A PROCESS IMPROVEMENT, PROVIDING THE FIRM WITH A COMPETITIVE DIFFERENTIATING ON THE MARKET. IIMPLEMENTED TECHNIQUES SHOULD BRING AGILITY, CONFIABILITY AND FIDEDIGNITY TO THE ACTIVITIES CURRENTLY DEVELOPED BY THE EMPLOYEES. CONCEPTS ABOUT PROCESSES, PURCHASING MANAGEMENT, INVENTORY MANAGEMENT AND WAREHOUSE ARE PRESENTED. THIS WORK CAN BE CHARACTERIZED AS A QUALITATIVE RESEARCH ADOPTING CASE STUDY AS METHOD AND APPLYING DATA COLLECTING TECHNIQUES AS SEMI-STRUCTURED INTERVIEWS, PARTICIPATING OBSERVATION, AND DOCUMENTAL RESEARCH. A MAPPING OF THE PURCHASING AND INVENTORY CONTROL PROCESSES WAS DONE, AND WAS ALSO PROPOSED A NEW PROCESS FOR THE WAREHOUSE AREA PROVIDED WITH PERFORMANCE INDICATORS. AS RESULTS, CAN BE CITED THE PROCESS IMPROVEMENT ITSELF, AND A REFLECTION ABOUT ORGANIZATIONAL CHANGING: IT MUST BE DONE AFTER A WELLDONE VIABILITY STUDY, WITHOUT WHICH THE FIRM TAKES A SERIOUS RISK OF LOSTS AT SHORT-, MEDIUM- OR LONG-TIME. THUS, IMPROVEMENTS SHOULD BE DONE TAKING INTO ACCOUNT THE FIRMS REALITY, LIMITED BY ITS AVAILABLE RESOURCES. Keyword: PROCESSES, IMPROVING PROCESSES, PURCHASING, INVENTORY CONTROL, WAREHOUSE.

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1. Introduo Os tempos atuais exigem o mximo de otimizao possvel dos servios das empresas para que se mantenham competitivas em um mercado cada vez mais acirrado. Assim sendo, os fatores que podem influenciar nos resultados das empresas devem ser explorados com o mximo de criatividade e inteligncia possvel. Apesar de a literatura discutir o papel estratgico que a rea de compras vem assumindo nas organizaes desde 1990, pouco se falou sobre a estrutura e os processos de compras, bem como o perfil dos profissionais que atuam na rea, compradores ou no (LIMA, 2004). Com o passar do tempo, os processos de compras se tornaram mais complexos e dependentes de atores comprometidos e conscientes do seu papel. O setor de compras, muitas vezes, considerado estratgico para as empresas continuarem em posies de destaque no mercado de atuao. O controle de estoque pode ser realizado pela rea de compras, e percebe-se que altos nveis de estoque podem acarretar altos custos de manuteno. Esses altos custos so atribudos ao excesso de estoque, despesas com espao fsico, almoxarifado e pessoal. Por outro lado, baixos nveis de estoque podem acarretar prejuzo ou parada na produo das empresas, o que gera reclamaes de seus clientes. Por isso necessrio manter processos muito bem definidos e executados de maneira correta e eficiente. Com o processo de compras definido, pode-se ter controle gerencial de indicadores de desempenho, como o percentual de pedidos em atraso, aumento ou diminuio da carteira de fornecedores, tempo mdio para fornecimento de cada produto (lead time), prazo mdio de condies de pagamento das compras efetuadas. E com o processo de compras automatizado desde a necessidade de reposio do estoque, cotaes para o processo de compra, escolha do fornecedor, emisso da ordem de compra e conferncia do recebimento do pedido, diminuemse eventuais erros nos pedidos de compras, e se pode ter um estoque com menos falta, com controle dos preos praticado pelos fornecedores e maior transparncia com a empresa. E pode contribuir para a reduo de custos e o alinhamento no processo de compras gerando uma melhor capacidade de tomada de deciso nas compras, dispondo de informaes importantes e corretas para a realizao da compra e o fornecimento dos suprimentos. Enfim, atravs desses novos processos, possvel obter um melhor controle de estoque, nos preos praticados pelos fornecedores e no controle efetivo do material que ser recebido, o que contribui para uma melhora efetiva no fornecimento dos produtos e satisfao dos solicitantes. Considerando todos esses benefcios, esta pesquisa tem como objetivo propor um novo Processo de Compras e Controle de Estoque de Almoxarifado da empresa Dimed, o que envolve Mapear o atual processo de compras e controle de estoque; Identificar pontos de melhorias no processo atual; e Identificar indicadores de desempenho para o novo processo. 2. Processos Almeida (2002) define processo como o conjunto de recursos (humanos e materiais) dedicados s atividades necessrias produo de um resultado final especfico, independente de relacionamento hierrquico. J para Gonalves (2000), processo qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente especfico. Entender como funcionam os processos importante para determinar como gerencilos para a obteno de resultados timos (HARRINGTON, 1993). A gesto por processos

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difere da gesto por funes tradicional em vrios pontos: emprega objetivos externos; os empregados e recursos so agrupados pra produzir um trabalho completo; e a informao segue direto para onde necessria, sem filtro de hierarquia (RUMMLER; BRACHE, 1994). Os indicadores de desempenho so definidos por Rummler e Brache (1994) como medidas necessrias para os gerentes poderem: Comunicar especificamente as expectativas do desempenho aos subordinados; Saber o que est acontecendo em suas organizaes; Identificar falhas de desempenho que poderiam ser analisadas e eliminadas; Fornecer feedback que compare o desempenho a um padro; Identificar o desempenho que deve ser recompensado; Saber especificamente o que espera deles; Monitorar seu prprio desempenho e gerar seu prprio feedback; e Identificar as reas de aperfeioamento de desempenho. 2.1 Processo de Compras A gesto da aquisio assume papel verdadeiramente estratgico nos negcios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros (ARNOLD, 1999). Para Baily et al. (2000, p.16) a compra vista pela organizao bem-sucedida de hoje como uma atividade de importncia estratgica considervel, devido sua capacidade de afetar a qualidade e entrega de produtos ou servios. Sua finalidade suprir a empresa com os materiais ou servios necessrios, em quantidade e qualidade certa, a preo adequado, e no momento certo. Baily et al. (2000) afirmam que, atualmente, os sistemas de software integrados tm mudado radicalmente a rea de compras. Hoje raramente as transaes simples so baseadas em papel. Entre os procedimentos mais utilizados para o bom funcionamento das operaes do sistema de compras, podem ser citados (VIANA, 2000): Solicitao ou Requisio de Compras, pela qual a empresa ou um colaborador manifesta necessidade de comprar um item para uso em benefcio da empresa (MARTINS; ALT, 2006); Cotaes, ou registro do preo obtido de uma oferta de venda de diversos fornecedores em relao ao material que teve sua compra solicitada ( usual efetuar cotaes com pelo menos trs fornecedores) (DIAS, 1993); Pedido de Compra, um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condies em que foi feita a negociao; e Follow-up, ou acompanhamento dos pedidos de todas as compras realizadas, evitando atrasos nas entregas (DIAS, 1995). 2.1 Processo de Gesto de Estoque Cada vez mais se atribui importncia gesto de estoques como elemento fundamental para reduo e controle de custos e melhoria do nvel de servio prestado pela empresa. Os estoques aparecem na cadeia de valor sob diversas formas (matrias primas, produtos em processamento e produtos acabados), como apresenta Wanke (2003). Para Dias (1993, p.23), o objetivo da gesto de estoques otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. Isso permite ao gestor saber se os estoques esto sendo bem utilizados, bem localizados em relao aos setores que os utilizam, bem manuseados e bem controlados (MARTINS, 2002). Para alcanar esses objetivos, Ching (2001), apresenta as seguintes funes bsicas: Fazer o clculo do estoque mnimo, do lote de suprimento e do estoque mximo; Manter atualizado a ficha de estoque; Replanejar os dados quando houver razes para modificaes; Emitir solicitaes de compra quando atingir ponto de ressuprimento; Receber o material do fornecedor; Identificar o material e armazen-lo; Conservar o material em local adequado; Entregar o material mediante requisio; Atualizar fichas de estoque e guardar documentao de movimentao do material; e Organizar e manter organizado o almoxarifado. Segundo Messias (1993), o mtodo ABC de classificao de materiais, consiste em
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trs grupos, A, B e C, classificando-os de acordo com seus valores, e dando maior importncia de controle aos materiais de maior valor monetrio (Materiais A), e menor importncia aos de menor valor (Materiais C). Nesse mtodo, h diversos fatores de classificao, como: Tempo de fornecimento; Volume do material; Perecibilidade; Condies de mercado; Lote econmico; Mudana de modelos; Modificaes nos desenhos. Quanto ao Almoxarifado, Neto e Filho (1998, p.57) o definem como o local onde se encontram os insumos necessrios sustentao do processo e do sistema produtivo, seja ele de bens ou de servios. Barbieri e Machiline (2006) comentam que o local prprio para o armazenamento de suprimentos, sendo eles: materiais de uso geral, produtos de limpeza, peas de reposies, material de escritrio, uniformes, utenslios, produtos qumicos e outros. 3. Mtodo Para este trabalho, entende-se que a pesquisa qualitativa a melhor alternativa para o tipo de pesquisa a ser utilizado, uma vez que o objetivo principal e propor um novo processo de comprar para o setor de almoxarifado. O mtodo escolhido para o trabalho foi o estudo de caso, que consiste na observao de situaes especficas ocorridas em um determinado contexto, ou seja, so observaes detalhadas de um contexto, de alguns acontecimentos especficos (BOAVENTURA, 2004, p.124). A empresa estudada a DIMED S/A, que tem como principal servio a distribuio de medicamentos, perfumaria e cosmticos, atuando como atacado para todas as farmcias do sul do pas. Compe um grupo com as empresas Panvel (farmcia) e Lifar (laboratrio), que conta atualmente com mais de 3.400 funcionrios. A Dimed possui sua matriz em Porto Alegre, RS, e quatro centros de distribuio (em Passo Fundo/RS, So Jos/SC, Braslia/DF e Serra/ES). Quanto estrutura organizacional, o diretor administrativo e financeiro responsvel, entre outras funes, pelo setor de Almoxarifado, foco deste trabalho, no qual atuam um Comprador, um Auxiliar Administrativo de Almoxarifado e quatro Auxiliares de Almoxarifado. Atualmente o comprador responsvel pelas compras de todos os suprimentos do almoxarifado, tendo suporte do auxiliar administrativo de almoxarifado, e realiza as compras, controle de estoque, follow-up, inventrios, e expedio dos produtos para as farmcias do grupo. Os auxiliares de almoxarifado so responsveis pelo recebimento dos produtos comprados, separao e expedio dos pedidos para as filiais das farmcias. Foram utilizadas as tcnicas de coleta de dados entrevistas, observao participante e no-participante, e a pesquisa documental. A pesquisa documental (GIL, 2006) permitiu coletar as solicitaes dos funcionrios quanto a materiais do almoxarifado (requisies internas) e os relatrios de controle de estoque utilizados para a tomada de deciso de compras. As entrevistas semi-estruturadas foram realizadas com todos os participantes do processo: o supervisor da rea, o comprador e os auxiliares de almoxarifado envolvidos no processo de estoque. Foi realizada observao participante para acompanhar todo o processo de compras e controle de estoque para um melhor entendimento das necessidades do setor (MARCONI e LAKATOS, 1986). A observao no-participante permitiu descrever o processo de compras, detalhar as etapas de cotaes, anlise de preos, emisso de pedido de compra, recebimento do pedido e controle de estoque. O roteiro para entrevistas e o roteiro para observao incluram, para o Processo de Compras e para o Processo de Controle de Estoques, aspectos como: Fases e Atividades, Responsveis, Aspectos positivos e negativos, Entradas e Sadas, Uso do ERP, e Indicadores de Desempenho. O desenvolvimento da pesquisa pode ser descrito em trs fases. Na Fase I, feita a
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coleta e anlise de dados, onde baseado no referencial terico foram elaborados os roteiros de entrevista semi-estruturada, observao participante e pesquisa documental, que foram analisados a fim de conhecer os processos relacionados ao almoxarifado da Dimed. Aps o resumo e a anlise de dados, inicia-se a Fase II, que consiste em mapear os processos de compras e controle de estoque, a identificao de pontos de melhorias e a definio de indicadores de desempenho. Concluda a etapa, passa-se para uma terceira e ltima fase do desenho de pesquisa, que a Fase III, que compreende a elaborao do plano de ao. Em relao Fase I, as entrevistas semi-estruturadas presenciais foram realizadas em abril de 2010, gravadas com o consentimento dos entrevistados, e tiveram durao mdia de 30 minutos cada. O comprador e o auxiliar administrativo foram entrevistados juntamente; logo aps, o entrevistado foi o supervisor administrativo, e por fim os quatro auxiliares foram entrevistados ao mesmo tempo pelo pouco tempo disponvel dos entrevistados. A pesquisa documental e a observao participante tambm foram realizadas no mesmo perodo. 4. Anlise dos Dados Os dados obtidos atravs das entrevistas foram organizados conforme os construtos e variveis correspondentes s questes propostas, e esto resumos em tpicos na Figura 1:
Processo de Compra dos Produtos
Fases Responsveis Surge necessidade de reposio de estoque; Supervisor O comprador emite relatrio de estoque do ERP; Administrativo; O comprador analisa as quantidades a serem compradas; Comprador; O comprador informa sempre o mesmo fornecedor quantidades a comprar. Auxiliar O fornecedor envia o pedido; Administrativo; Os auxiliares de almoxarifado recebem e conferem os produtos; Auxiliares de O auxiliar abastece o ERP com as informaes da nota fiscal. Almoxarifado. O supervisor administrativo assina as notas fiscais. Entradas Sadas Lanamento das notas fiscais; Expedio dos produtos s filiais; Recebimento dos produtos; Atendimento dos pedidos internos. Solicitao de novos produtos. Aspectos positivos Aspectos negativos Autoridade para comprar; No h desenvolvimento de novos fornecedores; Controle eficaz das compras; No existe controle de pedidos em atraso; Compra de produtos de qualidade; No existe controle dos pedidos de compras. Grande variedade de produtos. Indicadores de desempenho Formulrio de compras Vendas das filiais da farmcia (total de Comprador usa somente o relatrio de estoque (no compras do almoxarifado deve ser < 3% utiliza emisso de ordem de compra por achar do faturamento da empresa), muito usado complicado o seu preenchimento)

Processo de Controle de Estoque dos Produtos

Fases Responsveis Emisso relatrios para controle de estoque; Comprador; Lanamento das notas fiscais para abastecer o estoque virtual; Auxiliar administrativo; Recebimento e conferncia dos produtos recebidos; Auxiliares de Armazenamento dos produtos no almoxarifado; almoxarifado. Realizao inventrios semestrais. Aspectos positivos Aspectos negativos Disponibilidade de produtos no estoque; Reclamaes de clientes internos por falta de produtos; Rpido giro do estoque; Fala de conferncia dos produtos; Satisfao com a qualidade dos produtos. Troca da marca dos produtos pelo fornecedor.

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Entradas Sadas Chegada dos produtos na loja; Emisso da nota fiscal para envio as filiais; Conferncia dos produtos; Expedio dos produtos as filiais; Identificar os produtos com cdigo; Entrega de produtos os funcionrios da matriz Disponibilizar os produtos no estoque. Indicadores de desempenho Utilizao do ERP Processo totalmente realizado no complicado ERP No h indicador que possa medir ou Usam s as funes bsicas, embora haja uma variedade controlar o desempenho no processo de controle de estoque dos produtos, mas h No h planilhas paralelas (uso de papel s em urgncias). Essencial para a tomada de deciso interesse na criao deste indicador. Figura 1 Dados dos Processos de Compras e Controle de Estoque obtidos atravs das entrevistas

Como sugestes de melhorias, e outras questes levantadas na entrevista o supervisor administrativo falou sobre o layout do almoxarifado deveria ser melhorado para melhor distribuio dos produtos recebidos no estoque do almoxarifado. Ele salienta que preciso ampliar e melhorar cada vez mais o almoxarifado, para que haja espao fsico adequado para acomodar os produtos e um melhor rendimento no trabalho dos auxiliares de almoxarifado, desde o momento de recebimento, conferncia, entrada dos produtos no estoque, separao e envio dos produtos s filiais da farmcia e aos clientes internos na matriz da empresa. 4.2 Representao e Anlise dos Processos A Figura 2 apresenta o fluxograma do atual Processo de Compras e Controle de Estoque do Almoxarifado da Dimed S/A. A seguir, descrita a sequncia do fluxo do processo.

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Processo de Compras e Controle de Estoque no Almoxarifado da Dimed S/A

Comprador Fornecedor Estoque Almoxarifado Auxiliar Administrativo Supervisor Administrativo

Incio

Emite relatrio de compras

Analisa produtos a serem comprados

Tem o produto?

Recebe a compra e confere com a NF No

Lana NF no ERP e abastece o estoque

Assina a NF

Sim

Existe necessidade de compra No Sim Informa a quantidade a ser comprada por email ou telefone

Envia o material comprado No

Compra est de acordo com a NF?

Envia ao Financeiro para pagamento

Sim Armazena os produtos no estoque

Informa o Comprador

Informa ao Comprador Sim Comunica o Fornecedor

Compra de outro fornecedor?

No

Fim

Figura 2 Fluxograma do atual Processo de Compras e Controle de Estoque do Almoxarifado

O processo inicia com a necessidade de compra, identificado pelo comprador aps gerar e analisar o relatrio de estoque do almoxarifado. No relatrio, informaes como o cdigo do produto, descrio do produto, estoque atual esto presentes e servem como dados para anlise do comprador. Alm disso, no momento em que o relatrio gerado, o comprador informa o perodo do relatrio que ser o parmetro com o qual o sistema ir mostrar a quantidade de produtos expedidos do almoxarifado e enviado s filiais. Se houver necessidade de compra, o comprador define a quantidade a ser comprada e informa ao ltimo fornecedor, por e-mail ou telefone. O fornecedor informa se possuiu os produtos. Se tiver estoque disponvel, envia os produtos e quantidades solicitadas. Caso este fornecedor no consiga atender a quantidade solicitada, o comprador contata outro. Aps o fornecedor confirmar e realizar a entrega dos produtos, os auxiliares de almoxarifado recebem os pedido e conferem o material recebido com a nota fiscal. Se os produtos
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recebidos estiverem de acordo com a nota fiscal, os produtos so levados para o estoque do almoxarifado e guardados nos seus respectivos lugares. Se houver alguma divergncia no recebimento do pedido, o comprador acionado e resolve o problema com o fornecedor. Aps o recebimento dos produtos, a nota fiscal encaminhada ao auxiliar administrativo que abasteo no estoque virtual com as informaes da nota fiscal no ERP. O auxiliar administrativo solicita a assinatura do supervisor administrativo, na nota fiscal, e envia ao financeiro para pagamento. Conforme o levantamento da situao atual do processo de compras do almoxarifado da Dimed S/A, ele se encontra em conformidade com o que esperado para a rea. Entretanto, as atividades executadas podem e devem ser melhoradas. Inicialmente, se percebeu que a anlise para a tomada de deciso de compra feita de modo totalmente manual, embora o ERP disponha de ferramentas para essa anlise. Para anlise de compras, o comprador analisa o relatrio de Sada de Materiais por Grupo, onde consta apenas o cdigo do material, a descrio, o saldo atual e a quantidade de sada do material no perodo escolhido pelo comprador, que geralmente de um ms. Ou seja, no ERP, no momento em que o comprador emite relatrio de Sada de Materiais por Grupo, ele informa o perodo que ele deseja analisar para saber a quantidade de produtos que teve sada naquele perodo. Com essas informaes, realizada a compra dos materiais do almoxarifado. Outra questo envolvendo o processo de compras refere-se falta da realizao de cotaes, pois no foi identificado um controle efeito dos preos praticados pelos fornecedores, nem a anlise de custos, identificado como uma atividade tpica do setor de compras. Segundo Dias (1990) isso pode fazer com que o fornecedor acabe praticando altos preos e o comprador no esteja preparado para fazer a negociao correta, pois no tem informao dos preos praticados por outros fornecedores O cadastro de produtos possui as informaes como a descrio do produto, o cdigo, o grupo a qual pertence, o estoque atual, o histrico de movimentaes do produto que informa para quais filiais aquele produto foi enviado, e um campo para inserir informaes quando feito movimentaes de estoque manual, campo onde explicado o porqu da movimentao manual. Seria importante a incluso campo de ponto de reposio, estoque mximo e tempo de reposio. Com esses parmetros o comprador ter mais informaes para a realizao da compra. A ordem de compra, que o controle e registro das solicitaes dos pedidos de compra, no est sendo utilizada no processo analisado, mesmo esta ferramenta estando disponvel no ERP. A ordem de compra ajudaria no momento do recebimento dos produtos, pois alm da conferncia fsica com as informaes da nota fiscal, os responsveis pelo recebimento poderiam fazer a conferncia da ordem de compra com a nota fiscal, identificando divergncias entre o que foi solicitado e o recebido, como por exemplo: as quantidades, valores, marcas, e descrio dos produtos comprados, assim como a condio de pagamento. Alm disso, serviria como registro de solicitao de compras, no podendo o fornecedor praticar nada diferente do que o informado na ordem de compra. O follow-up, acompanhamento das compras, um problema apontado pelo comprador, e no possui nenhum relatrio que seja utilizado para esse fim, pois, como o comprador no faz o registro de compras no ERP, ficando invivel esse controle de acompanhamento das compras justamente por no possuir um registro no sistema de compras do almoxarifado. Em relao aos responsveis pelo processo, foi percebida a falta de conhecimento da
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utilizao do ERP e o no-conhecimento de processos bsicos de compra por parte dos envolvidos. A centralizao das compras em uma nica pessoa dificulta a implementao de novos processos e prticas de compras, havendo bastante resistncia a mudanas. Em relao aos indicadores de desempenho, no foi possvel identificar nenhum indicador no controle do processo analisado isto dificulta o acompanhamento dos processos, pois atravs de indicadores de desempenho de consegue uma manuteno dos processos, para saber onde e como melhorar os processos no decorrer dos anos. 4.2 Proposta de Novo Processo Nessa etapa, apresentada uma proposta para um novo fluxograma baseado em um plano de ao para apoiar e suportar sua operacionalizao. Sugere-se inserir no cadastro de produtos o campo de ponto de reposio, utilizado como parmetro de compra, pois em cada produto dever constar a informao de quantidade mnima a constar no estoque, tambm se prope inserir o campo de estoque mximo e tempo de reposio, melhorando o controle no estoque evitando as faltas e os altos estoques, essas mudanas ajudariam no uso do sistema para gerar cotaes e necessidade de materiais. Sugere-se tambm, a partir das alteraes no cadastro de produtos, a criao do sistema de necessidade de materiais, com o intuito de o prprio ERP gerar a necessidade de compras dos produtos, tendo como parmetros as informaes do cadastro de produtos, como ponto de reposio, estoque mximo, tempo de reposio, e ainda analisando as informaes das quantidades de matrias consumidos em determinado perodo. Com essas informaes, possvel indicar itens e quantidades a serem cotados e comprados. O objetivo da criao deste sistema que a ferramenta gere a necessidade de compras automaticamente, ou seja, o ERP informar os itens que precisam ser cotados e sugerir a quantidade a serem compradas, conseguindo assim o planejamento de necessidade de materiais. Tambm se aconselha que este sistema gere um relatrio de cotaes a serem enviados aos fornecedores. Assim o fornecedor receber um documento com a descrio dos itens e quantidade a serem orados, que aps serem respondidas pelos fornecedores, seriam inseridas no sistema de compras de trs cotaes. Criao de um sistema de compras de trs cotaes, apresentado por Dias (1990) como caracterstica bsica para o processo de compras, se prope a customizao do ERP para que seja alterado o sistema de compras e controle do almoxarifado, inserindo sistema de compras de trs cotaes. Com este sistema ser possvel fazer a anlise das cotaes dos fornecedores, e assim barganhar e obter um custo de estoque menor. Para melhor a anlise se prope tambm a criao do relatrio de mapa comparativo de compras explicado a seguir. Na confeco do relatrio de mapa comparativo de compras para que esse relatrio ser utilizado aps o sistema de compras de trs cotaes estar preenchido, para uma melhor anlise do comprador ou do prprio supervisor administrativo. Esse relatrio mostra os fornecedores, produtos, valores e demais informaes das cotaes realizadas com os fornecedores dos produtos a serem comprados. Efetiva utilizao da Ordem de Compra, pois no ERP j existe a opo de relatrio de ordem de compra, sugere-se apenas a utilizao da ordem de compra como parte do processo, sendo obrigatria sua utilizao. O fornecedor ter que informar na nota fiscal o nmero da ordem de compra, para melhor controle e conferncia dos pedidos e para a utilizao na importao no momento do lanamento das notas fiscais.

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Sugere-se o desenvolvido do relatrio de acompanhamento de compras (follow-up), com os parmetros do relatrio da ordem de compra, como data de entrega, nmero da ordem de compra, itens comprados e etc., podendo ser acompanhado as entregas dos produtos, que servir tambm para saber quais os pedidos esto com a data de entrega atrasada. Este relatrio tambm poder ser utilizado na avaliao dos fornecedores, tendo como parmetros os fornecedores que mais atrasam as entregas dos pedidos e/ou realizam as entregas parciais. Alterao no sistema de lanamento das notas fiscais, para que o lanamento das notas fiscais para abastecimento dos produtos no estoque seja atravs da importao da ordem de compra, ou seja, ao ser informado os dados na nota fiscal, o auxiliar administrativo ir informar o nmero da ordem de compra e o ERP ir importar todas as informaes desta para o sistema de lanamento das notas fiscais. Aps esta importao, o auxiliar administrativo dever conferir se as informaes esto corretas tais como a descrio, as quantidades e os valores dos produtos, devendo completar o lanamento com o nmero da nota fiscal, a data de vencimento e demais informaes financeiras. O objetivo evitar erro no lanamento dos produtos, uma vez que ser importada a ordem de compra com todas as informaes do pedido realizado. Realizao de treinamento dos funcionrios, para isso prope-se o treinamento do auxiliar administrativo e do comprador, para que aps as alteraes no processo e a customizao do ERP, os usurios possam utilizar as novas ferramentas de forma correta e eficiente. Tambm seria interessante que pelo menos o comprador do almoxarifado participasse de cursos de aperfeioamento da rea de compras e controle de estoque, visando sempre a atualizao dos conhecimentos da rea. Tambm so feitas propostas de criao de Indicadores de Desempenho dos processos: Indicador de compras efetuadas, para controle de total gasto em compras. Sugere-se que o controle seja feito a partir dos relatrios de ordem de compras, e que seja verificado semanalmente para que durante o ms o comprador tenha o controle efetivo do valor da compras, podendo assim ter o controle da meta de gastos estabelecido pela empresa. Indicador de recebimento de materiais, para que se faa um controle entre o nmero de pedidos e a quantidade de vezes que houve recebimento total de materiais, assim tendo controle de entregas parciais de mercadorias por parte dos fornecedores. Sugere-se que este controle seja realizado mensalmente, e atravs dos histricos de recebimentos e definir uma meta a ser alcanada, sempre com o intuito de diminuir o nmero de entregas e o tempo gasto com o recebimento de materiais. Esse acompanhamento pode ser feito atravs do relatrio de acompanhamento de compras. Indicadores de produtos mais comprados e fornecedores com maior fluxo de compras em valor, ou seja, uma curva ABC de produtos mais comprados e uma curva ABC de valores gastos com fornecedores, para uma melhor negociao. Aconselha-se a criao de um relatrio de curva ABC de produtos e fornecedores, e que tal controle seja feito mensalmente. Indicadores de pagamento, controle de mdia de condio de pagamento praticado pelos fornecedores, para que se possa trabalhar em uma melhor condio de pagamento, gerando assim um prazo maior para empresa efetuar os pagamentos. Sugere-se a criao de um relatrio para que se consiga esta informao a partir do lanamento das notas fiscais. Tambm se aconselha que o controle seja realizado mensalmente.

Para todos os indicadores de desempenho, sugerem-se reunies mensais com o supervisor administrativo, com o objetivo de avaliar o resultado alcanado e possveis correes quando o resultado for diferente do esperado. A meta de cada indicador pode variar
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de acordo com o negcio da empresa. Resumindo as sugestes de melhoria no processo, a Figura 3 apresenta uma proposta para o novo fluxograma do Processo de Compras e Controle de Estoque do Almoxarifado.
Proposta para o novo processo de Compras e Controle de Estoque no Almoxarifado da Dimed S/A
Comprador Fornecedor Estoque Almoxarifado Auxiliar Administrativo Supervisor Administrativo

Incio

Gera necessidade de materiais no ERP

Analisa produtos a serem comprados

Tem os produtos?

Recebe a compra e confere produto com NF e Ordem de Compra

Lana NF no ERP abastecendo o estoque

Supervisor assina a NF

Existe necessidade de compra?

Sim

Envia a cotao No ao comprador No Sim

Material est de acordo com a NF e OC?

Envia ao Financeiro para pagamento

Envia cotao para no mnimo 3 fornecedores

No

Sim

Insere informaes no sistema de trs cotaes

Informa o Comprador

Armazena os produtos no estoque

Sim

Analisa a melhor proposta

Informa ao Comprador Envia o pedido

Emite a ordem de compra e envia ao fornecedor escolhido

Faz cotao com outro fornecedor?

No

Comunica o Fornecedor

Fim

Figura 3 Proposta de novo fluxograma do processo de compras e controle de estoque do Almoxarifado

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4.3 Plano de Ao Foi realizada a entrevista com o comprador, o supervisor administrativo e o analista de programao. O plano de ao foi elaborado a partir dessas propostas de melhorias (Figura 4). What? O que? Why? Por que? How? Como? Who? Quem? Where? Onde?
CPD da Dimed S/A CPD da Dimed S/A

When? Quando?
At 4 semanas, aps aprovao da Direo. At 16 semanas, aps aprovao da Direo. At 8 semanas, aps aprovao da Direo. Desenvolvido com o sistema de trs cotaes At 4 semanas, aps aprovao da direo. At 8 semanas, aps aprovao da Direo.

Alteraes no Melhorar anlise Customizao Analista de cadastro de das compras do ERP Programao produtos Criao do Automatizar a Customizao Analista de Sistema de necessidade de do ERP Programao necessidade de materiais materiais Melhorar a Criao de um anlise de cotao Customizao Analista de sistema de com os do ERP Programao compras de trs fornecedores cotaes Melhorar a Confeco de Analista de relatrio de mapa anlise de cotao Customizao com os do ERP Programao comparativo de fornecedores compras Criao de Relatrio de Acompanhamento Customizao Analista de acompanhamento de compras do ERP Programao de compras (follow-up) Alterao no Automatizar o Customizao Analista de sistema de lanamento das do ERP Programao lanamento das Notas Fiscais notas fiscais Treinamento Realizao de Melhor utilizao Analista de no ERP: novas treinamento dos do ERP Programao funcionalidades funcionrios Criao de Controle das Relatrios do indicador de compras Comprador ERP compras realizadas efetuadas Controle do Criao de nmero de vezes Relatrios do indicador de Comprador de recebimento de ERP recebimento de pedidos materiais Criao de Controle de Relatrios do indicador curva produtos e Comprador ERP ABC de produtos fornecedores e fornecedores Controle da Criao de mdia de Relatrios do indicadores de Comprador condio de ERP condio de pagamentos pagamento Figura 4 - Plano de Ao elaborado com uso da tcnica 5W1H

CPD da Dimed S/A

CPD da Dimed S/A

CPD da Dimed S/A

CPD da Dimed S/A CPD da Dimed S/A

20 horas

Almoxarifado

Semanalmente

Almoxarifado

Semanalmente

Almoxarifado

Mensalmente

Almoxarifado

Mensalmente

No plano de ao, baseado nas propostas para o novo processo de compras e controle de estoque se reflete quase todo na customizao do ERP e na criao de relatrios para o acompanhamento dos indicadores de desempenho, em funo disso se faz necessrio os servios do setor de Tecnologia da Informao da empresa.

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Com o novo processo de compras o comprador visualizaria a necessidade de compras atravs do sistema de necessidade de materiais. O comprador tendo a necessidade de reposio de materiais envia essa necessidade aos fornecedores atravs do relatrio de cotaes, que tendo disponibilidade dos produtos cotados envia a cotao. O comprador insere e analisa as cotaes no sistema de trs cotaes do ERP, e decide qual o fornecedor oferece as melhores condies de fornecimento. Aps o comprador emite a ordem de compra e envia aos fornecedores escolhidos. O fornecedor recebe a ordem de compra e envia os produtos ao almoxarifado que, que recebe e confere a nota fiscal com a ordem de compra, verificando que os produtos, quantidades e valores esto de acordo com a nota fiscal. Aps a conferncia, se a nota fiscal estiver em desacordo com a ordem de compra, o comprador comunicado para que resolva o problema com o fornecedor. Se o pedido estiver de acordo com a ordem de compra os auxiliares do almoxarifado recebem e guardam os materiais em seus respectivos espaos dentro do almoxarifado. Aps recebem o pedido, os auxiliares de almoxarifado entregam a nota fiscal da compra ao auxiliar administrativo, que lana no sistema de compras e controle do almoxarifado, importando a ordem de compra com todas as informaes do pedido. Por fim, o auxiliar administrativo solicita a assinatura do supervisor administrativo nas notas fiscais de compra e envia ao setor financeiro para pagamento. 5. Consideraes Finais Boa parte dos impasses que as organizaes vm enfrentando ultimamente em relao aos seus processos que muitas vezes no esto alinhados ao negcio. Baseado nisso surgiu ideia de melhorar o atual processo de compras do Almoxarifado da Dimed S/A, atravs de uma proposta de um novo processo. O trabalho teve como objetivos especficos o mapeamento do processo atual, a elaborao de um novo processo e identificar os indicadores de desempenho para o processo proposto, que foram alcanados com xito, tais como, a alterao do cadastro de produtos com a incluso dos campos de ponto de reposio e estoque mximo, criao de sistema de necessidade de materiais, a criao do sistema de trs cotaes para uma melhora anlise de preos, a confeco do relatrio de mapa comparativo para analisar essas cotaes, a utilizao efetiva da ordem de compra, a criao do relatrio de acompanhamento dos pedidos, o treinamento dos funcionrios, alterao no sistema de lanamento das notas fiscais para automatizao nos lanamentos das notas fiscais e a utilizao dos indicadores de desempenho como o indicador de compras efetuadas, o indicador de recebimento de materiais, o indicador de curva ABC de fornecedores e de produtos, e indicador de condio de pagamentos. Como resultado mais genrico, atravs deste trabalho ser possvel um melhor controle nos processos de compras do Almoxarifado, melhorando a gesto de compras e controle de estoque, pois atravs do ERP existente que existe atualmente se percebeu ser um aliado muito importante, por ser muito confivel e consistente devendo ser feito um treinamento com os usurios para que se utilize de forma mais adequada e correta, completando assim um bom funcionamento de todo o processo. Na realizao do trabalho, foram encontrados alguns limites, principalmente em relao as entrevistas, pois houve dificuldade na coleta de informaes pela resistncia de
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passar as informaes no momento da coleta de dados, o que pode ter afetado o resultado final do trabalho. O tempo disponvel dos entrevistados para que fosse realizada uma entrevista tranqila, a dificuldade no entendimento a algumas funes do processo, entre outros, tambm dificultaram a realizao do trabalho. Como sugesto de pesquisa futurar ou continuidade do trabalho na empresa, sugere se a implantao da aprovao da ordem de compra no prprio ERP, aprovao que seria realizada pelo supervisor administrativo que, hoje, utiliza de assinatura nas notas fiscais para a autorizao de pagamento das compras. Com a autorizao diretamente no ERP, as ordens de compras seriam aprovadas antes da chegada dos produtos, gerando uma previso financeira de pagamentos, isso seria possvel aps o impacto das mudanas sugeridas para o novo processo de compras do almoxarifado. Portanto, conclui-se informando que foi muito proveitoso realizar o trabalho, pois alm de apresentar uma possvel soluo para o problema existente atualmente no processo de compras e controle de estoque do Almoxarifado da Dimed S/A, houve a oportunidade de estudar, ler, pesquisar e analisar sobre assuntos no s do interesse do pesquisador, como tambm do interesse da empresa beneficiada. Referncias
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