Introdução a Gestão

Estratégica de Compras

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
 Módulo 01
Fundamentos da Gestão Estratégica de Compras

APRESENTAÇÃO E OBJETIVOS DO MÓDULO

Olá! Seja bem-vindo ao módulo “Fundamentos da Gestão Estratégica de Compras”. Aqui você
aprenderá sobre como o departamento de compras pode agregar valor, ajudar as empresas a
atingirem os seus objetivos.

O objetivo deste módulo é contextualizar a importância estratégica da área de compras para as

organizações e mostrar como essa área pode auxiliar as empresas a atingirem as suas metas
estratégicas.

GESTÃO DE COMPRAS AGREGANDO VALOR

As empresas buscam desenvolver e oferecer soluções para as necessidades de seus clientes. Sendo
este, o objetivo mais importante de uma empresa, o seu motivo de existir. Ao mesmo tempo, ela
deve buscar retornos que estejam em consonância com as expectativas dos acionistas.

A empresa deve estar atenta ainda ao ambiente externo, que vai além do universo entre acionistas e
metas internas. As empresas devem estar atentas à economia, essa atenção pode reduzir riscos,
como por exemplo, a crise econômica de 2008, e pode também gerar oportunidades, como por
exemplo, tendo uma maior atenção ao impacto da China nos negócios.

A empresa deve estar atenta também à concorrência, buscar estar sempre à frente, inovando em
seus serviços e produtos.

Deve manter um bom relacionamento com as organizações que representam o país, através de sua
regulação e ao ambiente social e ambiental. A sociedade, cada vez mais, exige que as empresas
respeitem o meio ambiente e tenham atitudes ligadas a sustentabilidade.

Mas, você sabe como a área de compras pode agregar valores à empresa?

Neste contexto, os gestores de compras das organizações devem estar alinhados às estratégias de
negócio. Devem garantir, sob a ótica do fornecimento, que as estratégias da empresa sejam
cumpridas.

Dentro da função compras, devem responder às perguntas chaves...

 Como garantir o abastecimento de insumos e serviços traçado no planejamento da empresa?

 Como gerir os riscos de escassez de produtos e fornecedores, os riscos ambientais e sociais
(por exemplo, exposição a riscos trabalhistas dos fornecedores que prestam serviços à
organização)?

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
  E ainda, como gerar valor econômico para a organização?

ALINHAMENTO DA GESTÃO DE COMPRAS COM A ESTRATÉGIA EMPRESARIAL

Para entender melhor a importância da área de compras, é importante compreender que ela é capaz de
alinhar as necessidades da empresa com a sua cadeia de fornecimento (fornecedores de matérias primas
e insumos diretos, insumos indiretos, prestadores de serviço, etc.).
Tem sido bastante usual no Brasil, que a estratégia empresarial seja o crescimento, aumentando o
faturamento e a expansão de seus negócios.

A responsabilidade da área de compras é justamente garantir que a empresa tenha o fornecimento

necessário para o crescimento que a empresa almeja, com custos totais de fornecimento
competitivos, qualidade almejada e nos prazos acordados. Deve ainda garantir a gestão dos riscos de
fornecimento da empresa (por exemplo: a questão social/ambiental. Não deve permitir, por
exemplo, que seus fornecedores utilizem obra infantil, trabalho escravo, produtos não certificados,
etc.).

Além disso, os processos de compras, isto é, os processos que vão atender às demandas, devem ser
ágeis e produtivos. Os profissionais que atuam na área devem ser bem preparados e motivados para
responder a esses desafios.

A GESTÃO DE COMPRAS – GERAÇÃO DE VALOR ECONÔMICO

Até agora, vimos que a área de compras tem uma enorme importância dentro de uma empresa e,
desde que constituída por bons profissionais, é plenamente capaz de gerar valor. O que a torna tão
poderosa é o fato de poder trabalhar com todos os elementos que geram valor para a organização
(receita, gasto, capital.). Uma forma de gerar retorno é desenvolver novos produtos e soluções para
os clientes em parceria com os fornecedores, gerando inovação tecnológica, melhorando o portfólio
de produtos oferecidos, entre outros.

As empresas de vanguarda (por exemplo, Apple e Google) e os setores competitivos (automobilístico,

linha branca, aeronáutico) trabalham de forma estreita com seus fornecedores para gerar inovação e
otimizar custos.

Também comprando matéria prima, equipamentos e serviços com melhores condições comerciais,
de fornecedores confiáveis, contratando melhores prestadores de serviços, gerenciando estoque de
insumos, contas a pagar das empresas e os impostos oriundos do fornecimento a serem pagos.

Quanto melhor a área de compras gerencia a cadeia de suprimentos, mais ela estará valorizando o
capital da empresa.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
VISÃO SISTÊMICA DA GESTÃO ESTRATÉGICA DE COMPRAS – CATEGORIAS E PROCESSOS

Veja agora algumas questões sobre categorias e processos de compras.

O que são Categorias de Compras?

• Agrupamentos de serviços ou insumos de compras.

• Que façam sentido comercial, produtivo ou processual.

• Por exemplo: material elétrico, serviços administrativos, matérias primas

principais.

Quais as diferenças entre as categorias?

• Necessidades de consumo.

• Características do mercado fornecedor diferentes.

• Portanto cada categoria deve ter estratégias de fornecimento próprias.

Risco associado ao fornecimento também é um elemento a ser considerado.

O que são processos de compras?

• Processos de compra vãos desde a definição do escopo da compra ou contratação, a

escolha do fornecedor ou formato de fornecimento, o formato de contratação, até a
entrega ou pagamento ao fornecedor. São conhecidos como “procure to pay”.

Qual a missão dos processos de compras?

 Aperfeiçoar estes processos, torná-los produtivos, eventualmente, terceirizar aquilo que não
for chave para a organização ou mesmo utilizar ferramentas e sistemas que gerenciam os
processos de compras via WEB, o chamado e-procurement.

 As empresas de vanguarda ainda se utilizam de ferramentas e técnicas para o

relacionamento com fornecedores.

VISÃO SISTÊMICA DA GESTÃO ESTRATÉGICA DE COMPRAS - ORGANIZAÇÃO

Na parte organizacional, deve-se levar em conta a centralização e a descentralização do que é

comprado ou contratado. Isto quer dizer, aquilo que será comprado por uma única entidade (a área
de compras central, por exemplo) ou por várias entidades (todos os usuários, por exemplo). Para
definir o que centralizar ou descentralizar deve-se ter em mente, por um lado, os ganhos de poder de
barganho que a agregação de volumes de compras pode trazer e, por outro lado, a autonomia e o
atendimento às necessidades dos clientes internos dos produtos comprados e serviços contratados.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
Uma questão primordial na organização é a definição do perfil dos gestores de compras. Qual a
experiência técnica com os produtos comprados? Qual a formação acadêmica mais adequada? Quais
as habilidades interpessoais necessárias?

VISÃO SISTÊMICA DA GESTÃO ESTRATÉGICA DE COMPRAS - RESUMO

Resumindo, a Gestão de compras é um equilíbrio entre processos, estratégia e organização.

Gestão De Compras
Estratégia
• Estratégias de compras considerando as diferenças entre as famílias de insumos;

• Gestão do risco com fornecedores;

• Mecanismos de gestão, controle e melhoria contínua.

Organização
• Estruturas organizacionais centralizadas /descentralizadas;

• Formação de equipes de compras e capacitação dos profissionais de suprimentos.

Processos
• Automação e otimização de processos;

• Outsorcing/ e-Procurement;

• Metodologias e técnicas de relacionamento com fornecedores (Strategic Sourcing).

AÇÕES DE COMPRAS E AS ESTRATÉGIAS NO TEMPO

As ações de compras têm efeito no tempo. Elas podem ser de curto, médio ou longo prazo.

CURTO PRAZO

Quando as ações são orientadas para o curto prazo, normalmente se busca ganhos rápidos.

Por exemplo: redução de custos, redução da base de fornecedores, leilões reversos de compra, etc.
Nestes casos a orientação é para as melhorias e ganhos em si, nem tanto para a construção de
relacionamento de parcerias com fornecedores. Usualmente são tratadas categorias de compras com
pouca significância estratégica ou com baixo risco de fornecimento.

MÉDIO PRAZO

Quando as ações são orientadas no médio prazo, buscam melhorar a produtividade, melhorar a
eficácia operacional. A área de compras deve decidir como gerir os processos dentro da empresa e o
que ela pode, eventualmente, terceirizar. Ela deve decidir o que é mais sensato e vantajoso. São

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
decisões e processos que podem levar meses ou anos. Estas ações necessitam o envolvimento de
várias áreas para que se atinja o sucesso.

Por exemplo: a implementação de módulos de materiais ou contratos de sistemas integrados é

complexa e demanda a atuação de áreas como compras, financeiro, planejamento de demanda,
jurídico entre outros.

LONGO PRAZO

Quando as ações são orientadas no longo prazo, busca-se trabalhar em conjunto com os
fornecedores, cada vez mais, entrelaçando interesses.

Por exemplo: investimento nos fornecedores, gestão de custos e produtividade dos fornecedores. O
foco, neste caso, é a geração de vantagens competitivas conjuntamente aos fornecedores.

A ação de quem gerencia as compras trata de decidir o que será melhor e mais vantajoso. Elas devem
ser um conjunto coordenado de ações de curto, médio e longo prazo priorizando as necessidades e
interesses da empresa. Por exemplo, se a empresa estiver com baixa lucratividade provavelmente
reforçará as ações de curto prazo, ou se tiver escassez de fornecedores qualificados deverá colocar
muita atenção no desenvolvimento de novos fornecedores no longo prazo. Sem esquecer, por outro
lado, das demais ações.

DIFERENÇAS DA COMPRA ESTRATÉGICA E DA COMPRA OPERACIONAL

Nem sempre a área de compras trabalhou dessa forma. Um processo evolutivo vem acontecendo nas
últimas décadas. A imagem representa como a área de compras é vista atualmente e como era
antes.

Características Operacional Estratégica

Execução da tarefa Geração de valor

Foco
Curto prazo Curto, médio e longo prazo
Perspectiva Temporal
Reativa Proativa, cooperativa
Orientação organizacional Faz cotações e pedidos de Visão sistêmica, negociador,
compras articulador
Perfil dos profissionais

Gera custos, atrasa Faz a diferença, resolve

problemas
Percepção dos clientes internos sobre a
área de compras

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
LEMBRE-SE

Como foi visto, a área de compras pode trazer muitos benefícios a uma empresa, desde que seja
organizada e capacitada. A área de compras é responsável por garantir que a empresa tenha todo e
qualquer tipo de fornecimento necessário para o crescimento e para que alcance as suas metas
estratégicas. Deve ainda minimizar riscos da cadeia de fornecimento, gerir custos competitivos e
prezar pela qualidade do fornecimento. Para conseguir isto deve ter suas estratégias de
fornecimento definidas, os processos de compras estruturados e a estrutura organizacional
eficazmente montada.

Os processos de compras que garante o sucesso desse abastecimento vão desde a definição do
escopo da compra ou contratação, até a escolha do fornecedor ou formato de fornecimento,
formato de contratação até a entrega e o efetivo pagamento. Os processos devem ser produtivos e
ágeis, respondendo às necessidades internas da organização e com custos de operação controlados.

A estrutura organizacional de compras deve considerar o que comprar e contratar de forma

centralizada ou descentralizada.

Conceitos-chave: “Estrutura organizacional”, “centralizada ou descentralizada”.

Por exemplo: viagens corporativas, reservas de hotéis e passagens aéreas devem ser tratadas de
forma centralizada por uma única área ou gerida de forma descentralizada pelos usuários destes
serviços?

Deve ainda definir os perfis profissionais envolvendo experiência, formação e habilidades que sejam
mais adequados ao desempenho das funções de compras. Por exemplo, um comprador técnico de
commodities químicas necessita ter requisitos profissionais diferentes de um profissional que
contrata serviços de marketing com agências de publicidade?

Temporalidade nas ações de compras

As ações da área de compras tem alcance temporal de curto, médio ou longo prazo.

As ações de curto prazo buscam ganhos rápidos, as ações de médio prazo buscam a melhoria
operacional e aumento de produtividade.

As ações de longo prazo são orientadas para construção de parcerias com fornecedores,
investimento conjunto e busca de vantagens competitivas.

Geração de valor

É importante lembrar também que nem sempre foi assim, a área de compras evoluiu ao longo dos
anos para satisfazer as necessidades encontradas nas empresas, que com o tempo foram se
tornando cada vez mais conscientes.

A área de compras pode e deve agregar valor às organizações.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
CONCLUSÃO

A área de compras agrega valor às organizações de várias formas: auxiliando o alcance dos objetivos
estratégicos da empresa, garantindo o abastecimento, gerenciando riscos no fornecimento,
otimizando custos totais e garantindo a vantagem competitiva através de fornecedores estratégicos.

Para conseguir isso deve estruturar suas estratégias de fornecimento adequadas às categorias de
compra, ter seus processos de aquisição e gestão de fornecedores produtivos e ter a estrutura
organizacional de compras adequada ao perfil de consumo, preparada tecnicamente e motivada.

Como consequência, ao longo dos anos a atuação de compras tem sido cada vez mais valorizada e
vista como estratégica nas empresas e deverá ter, no futuro, cada vez mais espaço de atuação e
reconhecimento.

FINALIZAÇÃO

Esperamos que você tenha compreendido todo o conteúdo apresentado neste treinamento. Caso
você tenha alguma dúvida, retorne e reveja os tópicos que desejar.

Até mais.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
 Módulo 02
Implementação de Compras Estratégicas

APRESENTAÇÃO E OBJETIVOS DO MÓDULO

Olá! Seja bem–vindo ao módulo “Implementação de compras estratégicas”. Neste módulo você
conhecerá detalhes de como a área de compras atua na prática e algumas das situações onde a área
de compras pode auxiliar a empresa a atingir seus objetivos e metas através de métodos e pontos
estratégicos que auxiliam na organização de toda empresa. Verá quais são as preocupações a serem
tomadas na implementação de compras estratégicas nas empresas.

O objetivo deste módulo é falar sobre as nuances e implicações da implementação das compras
estratégicas, permitindo que você tenha uma visão dos objetivos, das necessidades de estruturação
de processos, estruturas organizacionais e de controle, e as demais informações necessárias para a
implementação.

Sendo assim, você irá conhecer a prática da área de compras, o que são categorias de compras, a
importância dessas categorias dentro da empresa, como elas podem facilitar o trabalho dos
profissionais da área de compras, o entendimento dos processos de trabalho, os conceitos e a
importância da matriz de compras e gestão de categorias e verificar de forma simples e eficaz se os
processos colocados em prática estão, de fato, gerando resultado.

QUAIS AS PREOCUPAÇÕES DAS ORGANIZAÇÕES?

Primeiramente, é necessário identificar as necessidades e quais as informações que a organização

precisa saber em relação aos seus objetivos. Existem algumas preocupações dentro e fora dos
ambientes das organizações.

Quanto ao ambiente interno, a empresa deve estar atenta a quais são suas potencialidades e
fragilidades, os pontos fortes e fracos e também as diretrizes dos acionistas, ou seja, qual o mercado
que a empresa gostaria de atuar, qual a lucratividade que se espera, a expectativa de participação de
mercado, entre outras.

Quanto aos fatores externos, podemos citar as ameaças e oportunidades da indústria (como por
exemplo, as questões tributárias e ligadas ao câmbio) e ao mesmo tempo as expectativas dos
clientes e da própria sociedade.

Levando em conta os aspectos internos e externos, as organizações devem estruturar suas

estratégias, definindo o caminho a seguir para trabalhar tanto a visão interna como a externa.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
1
COMO A GESTÃO DE COMPRAS PODE RESPONDER CONCRETAMENTE ÀS NECESSIDADES?

Após o levantamento das necessidades de uma organização, cada uma das estruturas organizacionais
precisa dar uma resposta às necessidades estratégicas empresariais.

Uma das coisas fundamentais para o sucesso é gerir bem os custos e a lucratividade do negócio.

A área de compras das organizações em geral responde por aproximadamente 60% da estrutura de
custos de uma empresa do setor industrial. Ou seja, ela tem uma importância muito grande em
questões financeiras. Portanto, ela pode trabalhar de maneira eficaz na redução de custos totais e na
questão da margem, onde ao reduzir custos, o lucro pode ser aumentado.

Outra forma importante e eficaz para se atingir metas, é trabalhar na base de fornecedores,
sempre averiguando as características e níveis de parceria dos fornecedores, e se estão aptos a
crescer junto com a empresa. Também existe a possibilidade de trazer inovação aos fornecedores,
pois muitos mercados dependem dessa inovação. Como, por exemplo, o mercado automobilístico,
que necessita de inovações constantes, que geralmente vem através de parceiras entre as
montadoras e seus fornecedores.

A gestão de compras depende da cadeia de fornecedores, essa dependência,

além de oferecer oportunidades, também oferece riscos.
Por exemplo, as empresas dependem dos prestadores de serviços logísticos,
caso esses operadores não estejam alinhados com o perfil de demanda das
entregas, haverá problemas com as entregas para os clientes, que acabarão
prejudicados.

Essas questões, ao serem fortemente trabalhadas pela área de compras, acabam trazendo resultados
palpáveis para a empresa e suas estratégias passam a ser executadas de uma maneira mais eficaz,
aproximando cada vez mais a empresa de seu objetivo.

CATEGORIAS DE COMPRAS

Definição

Grupos de itens ou serviços comprados que podem ser adquiridos pelo mesmo perfil de
fornecedores.
O agrupamento facilita a priorização, a coleta e análise de dados, e a formulação da estratégia de
compras.

Critérios para definição

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
 Especificações.
Base fornecedora.
Utilização interna.
Processos produtivos.

Indicações Úteis

Uma categoria pode conter múltiplos itens individuais similares.

Agrupamentos iniciais de produtos/serviços numa categoria podem ser revisada/modificada
quando informação adicional é disponível.

As categorias de compras são agrupamentos de produtos, itens ou serviços, separados por

determinados perfis de fornecedores, processos de utilização ou especificação.
A vantagem desse agrupamento é a facilidade no momento de trabalhar e analisar as informações e
também a gestão em si dos fornecedores e suas estratégias.

Um exemplo disso seria uma indústria de cosméticos, com a compra de vários tipos de serviço, uma
dessas categorias seriam as embalagens, tanto as de plástico dos próprios cosméticos como as de
papelão, que vão sobre as embalagens de plástico. Outro tipo de categoria é a matéria prima, que
são os componentes que farão parte do cosmético.

Por trás disso, existe uma série de critérios para que as categorias sejam formadas. Sejam pelas
especificações do que se compra ou do serviço, quem são seus fornecedores, onde a compra é
utilizada, e mesmo até por processos produtivos.

A categorização dos itens ou serviços comprados ajuda muito na gestão. Muito do que será
trabalhado em termos de estruturação de estratégias de fornecimento virão justamente em função
das categorias de compra.

AVALIAÇÃO DOS DISPÊNDIOS (SPEND ANALYSIS)

Conhecer o que é uma categoria é fundamental para analisar o que a empresa compra, fazendo uma
avaliação dos seus dispêndios. O jargão utilizado para se referir a isso é “Spend Analysis”, ou seja,
fazer uma avaliação dos seus gastos. Isso significa ter entendimento do que se compra, e quais são as
categorias do que se compra.

Um exemplo disso seria ter uma base de quais são os serviços contratados, máquinas e
equipamentos ou até mesmo as ferramentas e instrumentos. Tendo conhecimento disso, a empresa
consegue notar o que possui maior volume em um período de compra, por exemplo, e quanto essa
compra representa no total. Assim é possível dividir quais são os itens ligados àquela categoria e
realizar segmentações indicando quais fornecedores estão ligados a cada prestação de serviço.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
Importante!
É extremamente importante conhecer o perfil de compras, pois só assim é possível priorizar bons locais
para se fazer melhores contratos de compra, qual a estratégia de fornecimento e como será feito. Por
isso, a avaliação básica deve responder “o que se compra?”. Trata-se de um passo importante para
elaborar estratégias e implementar ações que vão melhorar o desempenho da área de compras.
Outro exemplo é a avaliação de itens e serviços que são mais representativos. O que diz respeito à
regra de 80/20.

ITENS MAIS REPRESENTATIVOS. 80/20

A regra 80/20 consiste na ideia de que 20% do que se compra, representa 80% do valor total. É
também conhecida como princípio de Pareto.

Dentro de uma categoria você possui 490 itens, por exemplo. Porém, 419 itens, em questões de
dinheiro, representam apenas 20% do gasto total. Os outros 70 itens representam 80% do gasto.

Ou seja, olhando pelo lado financeiro, na hora de estruturar, serão trabalhados muito mais os itens
relevantes. Como para realizar um acordo, por exemplo. Sendo assim, você cria foco e priorização
em suas ações.

Por outro lado, normalmente os itens que possuem menor valor, são os que existem em maior
quantidade e, provavelmente, darão maior trabalho operacional.

Com esse tipo de informação, é possível traçar efetivamente o perfil de compra da informação e,
como consequência, novas metas surgirão.

ENTENDIMENTO DOS PROCESSOS DE TRABALHO

Outra atividade importante é entender como funciona os processos da área de compras. Para isso é
necessário compreender onde começa a definição do escopo, onde é gerada a necessidade de
compra, até a entrega ou pagamento do produto. Esse é o chamado Procure-to-Pay.

O objetivo de analisar os processos de trabalho é identificar onde estão os aspectos

positivos, e as deficiências da área de compras. É bastante comum dentro dessas
avaliações de processo identificar oportunidades onde as organizações podem trabalhar e
melhorar o desempenho, aumentando a produtividade.
Dessa forma é possível identificar, por exemplo, pontos onde existe muito trabalho manual.
E assim, eventualmente, essa área pode ser automatizada, ganhando tempo e recursos,
reduzindo o trabalho operacional e melhorando o desempenho da organização.

OUTRAS AVALIAÇÕES A SEREM FEITAS

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
Existem outras questões a serem observadas, por exemplo, o alinhamento estratégico do negócio,
quais são as estratégias dos concorrentes, como sua empresa deseja realizar a sua estratégia de
crescimento, como ela pretende realizar investimentos nos próximos anos, entre outros
questionamentos. Com isso, todos devem estar atentos às estratégias dos concorrentes diretos.

Outro ponto a ser observado é como está a estrutura organizacional da área de compras,
respondendo sempre às questões como “os profissionais estão focados mais na área de
desenvolvimento de fornecedores, desenvolvimento de novas alternativas, busca de soluções, ou
estão mais focados em atividades ligadas em retrabalho, em fazer os pedidos de compra
efetivamente?”.

Também é importante entender como a área de compras é montada como um todo, qual é o perfil
dos profissionais, qual é o nível de capacitação e experiência dos responsáveis, entre outras
questões.

Ao responder estes questionamentos surgirão também questões como:

Qual a estrutura atual da empresa? Funcional, Matricial, mista, etc.

MATRIZ DE COMPRAS. (PETER KRALJIC)

Ao realizarmos essas avaliações, entramos em um conceito bastante importante dentro da compra

estratégica, estamos falando da matriz de compras.

O termo “matriz de compras” vem a partir de um conceito que o acadêmico e consultor Peter Kraljic
publicou em um artigo da revista Harvard Business Review, no início dos anos 80, elevando o papel
da área de compras a uma entidade mais estratégica, buscando integração na cadeia de
suprimentos. Mesmo com todas as mudanças e adaptações que ocorreram ao longo dos anos, o
conceito permanece o mesmo.

Basicamente, o que se diz, no conceito da Matriz de compras, são duas grandes vertentes.

Externo

A primeira vertente está ligada ao fator externo, que é a complexidade do mercado fornecedor. Essa
complexidade pode ser definida através de critérios, como por exemplo, o número de fornecedores
de um determinado mercado. Por exemplo, quanto maior o número de fornecedores de material de
escritório haverá menos dependência da à empresa que compra este tipo de material com relação
aos seus fornecedores, por ter outras fontes de fornecimento. Nesse mesmo mercado fornecedor,
caso haja uma barreira de entrada muito grande, haverá uma complexidade maior. Um exemplo de
fonte de fornecimento com alta barreira de entrada são empresas de tecnologias de sistemas
integrados, onde é necessário um know-how diferenciado e muito investimento em pesquisa e
desenvolvimento.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
Interno

Olhando pelo lado da necessidade interna da área de compras, é necessário definir qual é a
importância que se tem uma determinada categoria para a empresa, avaliar se essa categoria tem
menor ou maior importância. Essa avaliação pode ser feita estudando os gastos anuais daquela
categoria.

É possível também ter outros critérios, como por exemplo, definir qual é a lucratividade que uma
categoria gera.

CRITÉRIOS DE COMPLEXIDADE

Para criar um critério de complexidade, são criados pesos para diferentes critérios. Isso é feito
mapeando as categorias e identificando quais possuem maior complexidade.

O critério de complexidade é dividido entre aspectos chaves que devem ser considerados. Como por
exemplo:

• Fator externo, estudado pela matriz de compras, que engloba o número de fornecedores;

• Barreiras de entrada;

• Custo de mudança e poder de barganha relativo;

• Nível de barreiras existentes;

• Representatividade do volume da empresa.

Entre outras perguntas chaves que indicarão os pesos que devem ser atribuídos. Estes critérios
dependem de cada empresa e de como a empresa compreende sua complexidade.

Os critérios de segmentação dependem de cada empresa e seu negócio. Veja a seguir:

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
EXEMPLO DE MATRIZ DE COMPRA

Com base nos critérios definidos pela complexidade do mercado, as empresas são pontuadas e
inseridas em uma categoria específica, veja quais são elas.

Crítico

Quanto à categoria “crítica”, ela gera um gasto anual baixo, porém, possui uma complexidade alta do
mercado fornecedor (dependência de um determinado fornecedor, poucos fornecedores, etc.). O
foco neste caso é minimizar o risco, trabalhando com especificação de produto, desenvolvendo
novos fornecedores.

Não Crítico

As categorias que possuem um baixo valor anual, e ao mesmo tempo uma complexidade baixa, são
chamadas de “não críticas”. Para gerenciar esse tipo de categoria, deve-se reduzir a complexidade
operacional. Geralmente essa categoria possui baixo volume de compras e dão bastante trabalho,
ocupam mais tempo do que propriamente o valor da aquisição.

Estratégico

Para finalizar, as categorias que compram bastante e possuem uma alta complexidade no quesito
‘fornecedores’ se encaixam na categoria “estratégica”, onde o maior objetivo, neste caso, não é
simplesmente reduzir o custo total, reduzir riscos, reduzir trabalho operacional. O foco é gerar
vantagens competitivas, fazer a diferença de fato.

Alavancável

Ao falarmos sobre a categoria “alavancável”, falamos sobre uma categoria onde existe um alto gasto
anual e o mercado é pouco complexo. Um exemplo disso são produtos onde se compra bastante,
mas são produtos ou serviços bastante comuns. O foco, neste caso, é reduzir o custo total.

Com isso, vemos que não existe um caminho único para gerenciar seus fornecedores, é necessário
ver como cada categoria de compra se enquadra dentro do perfil de compra da empresa.

GESTÃO DE CATEGORIAS

A gestão de categorias busca pormenorizar, chegar a aspectos mais palpáveis das estratégias de
compra. Ou seja, concentrar volumes, aperfeiçoar processos, etc.

Para efetivar as estratégias vistas, a gestão das categorias deve ser feita de maneira individual.

• Concentração / fragmentação de fornecedores;

• Consórcios de compras;

• Global Sourcing;

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
 • Otimização de processos ;

• Automação;

• Outsourcing;

• E-procurement.

IMPLEMENTAÇÃO DE INICIATIVAS REQUER PESSOAS BEM PREPARADAS E QUE TRABALHEM EM TIMES...

Para efetivar todas as estratégias de relacionamentos, uma questão é gerir as categorias

individualmente e, para que isso aconteça, é extremamente necessário que as empresas incentivem
e valorizem o bom trabalho em equipe. Nesse contexto, é obvio que a área de compras tem um
papel fundamental e até de liderança.

Um exemplo de como uma equipe convivendo bem e executando perfeitamente seu trabalho, pode
auxiliar nos negócios da empresa, é o fato de que somente a área de compras, sem nenhum tipo de
informação vinda de outros departamentos, é impossibilitada de chegar a um acordo com um
determinado fornecedor. A área de compras necessita estar em contato com todos da empresa para
poder identificar e absorver todas as informações para entrar em contato com um fornecedor e
fechar um bom negócio.

Comercial

Financeiro

Engenharia Área de Compras

Logística

Produção

... E, AO MESMO TEMPO, BUSCANDO AS OPORTUNIDADES DE MELHORIA DE PROCESSOS

Para chegar a melhores acordos com seus fornecedores, também é importante aperfeiçoar os
processos de trabalho. Ao otimizar os processos de compras, a empresa reduz tempo gasto, reduz a
necessidade de recurso, e como consequência, ganha no custo.

Para que isso se concretize, varias questões devem ser trabalhadas, desde revisão e automação de
processos, até usos de ferramentas (como o e-procurement).

ESTABELECENDO CONDIÇÕES PARA CONTROLE E MELHORIA CONTÍNUA DAS RELAÇÕES COM OS FORNECEDORES.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
Para gerenciar, verificar se tudo que foi planejado nas etapas anteriores está, de fato, sendo
colocado em prática, é necessário implementar os indicadores de desenvolvimento (KPI- key
performance indicators) e também SLA-’s Service level agreement , ou seja, indicadores e métricas
que mostram se estão no rumo certo, ajudam a gerenciar a área de compras.

Requere-se uma atenção especial também com o relacionamento com os fornecedores, por
exemplo, verificando se as entregas são feitas no prazo e como é o desempenho do fornecedor. São
métricas simples e importantes de serem observadas.

O importante é que essas métricas permitam e promovam uma melhoria continua.

• Implementação de indicadores de desempenho (KPI) e SLA;

• Desenvolvimento e gestão do relacionamento com fornecedores;

• Implementação de outras métricas (relatórios, sistemas);

• Melhoria continua.

LEMBRE-SE

Ao longo do módulo, vimos pontos que as empresas devem estar atentas, tanto em ambientes
internos como externos a fatores que podem representar ameaças, e quando detectadas, podem ser
prevenidas e até solucionadas.

Para que a área de compras gere lucro e resultados palpáveis para a empresa, vimos que vários
fatores podem e devem ser vigiados de perto. Com todo o poder que tem, a área de compras é capaz
de reduzir custos e gerar lucros com soluções simples, que quando são bem aplicadas pela equipe de
profissionais, geram o resultado desejado.

É importante que haja um constante monitoramento na base de fornecedores e que as categorias

sejam bem definidas. Essa organização permite que a empresa identifique a relevância de cada
categoria, promova um melhor relacionamento e auxilie a área de compras a fechar bons negócios.

Para gerenciar, verificar se tudo que foi planejado nas etapas anteriores está, de fato, sendo
colocado em prática, é necessário implementar os indicadores de desenvolvimento (KPI) e também
SLA, ou seja, indicadores e métricas que mostram se estão no rumo certo, ajudam a gerenciar a área
de compras.

CONCLUSÃO

A área de compras deve ser bem administrada e composta por profissionais competentes, que
dominem táticas e tenham uma boa comunicação. O relacionamento mantido com os fornecedores é
fundamental, deve-se sempre manter uma averiguação da competência e comprometimento de
cada fornecedor, isso elimina alguns riscos que a empresa está sujeita a correr.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
É importante também gerir as categorias de compras com diferentes formatos de relacionamento,
cada mercado fornecedor pode requerer diferentes formatos de contratação e relacionamento.

A partir do momento que a empresa possui métricas que promovam essa melhoria, a empresa está
continuamente evoluindo.

FINALIZAÇÃO

Esperamos que você tenha gostado e compreendido todo o conteúdo. Caso você tenha alguma
dúvida, não se preocupe, reveja os tópicos que achar necessário até estar seguro do seu
conhecimento.

Até mais.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
 Módulo 03
Gestão de Categorias - Definição e Implementação de
Estratégias

APRESENTAÇÃO E OBJETIVOS DO MÓDULO

Olá! Seja bem vindo ao módulo “Gestão de Categorias - Definição e Implementação de Estratégias”.
Neste módulo você aperfeiçoará seu conhecimento sobre categorias de compra, e a partir disso,
compreenderá como executar da melhor forma a seleção e contratação de novos fornecedores, e
como manter um relacionamento bom e organizado com os mesmos.

O objetivo deste módulo é aprofundar o conhecimento sobre a gestão de categorias. Definir como a
empresa deve se relacionar da melhor forma com seus fornecedores, como selecionar, negociar,
formatar os processos de relacionamentos, e garantir que os contratos sejam executados.

CATEGORIA DE COMPRA

Para poder gerir as categorias, uma definição fundamental é: “O que são as categorias de compra”?

As categorias de compra são os agrupamentos de itens, produtos ou serviços que são adquiridos por
um mesmo perfil de fornecedores. (Rolamentos, material de escritório, viagens...).

Ao fazer essa divisão em categorias, há uma maior facilidade tanto na tratativa como na formulação
de estratégias de como a empresa vai se relacionar com os fornecedores ligados a cada categoria.

Os critérios para se definir as categorias de cada produto estão ligadas as características dos
produtos ou serviços, fornecedores, utilizações internas e, eventualmente, seus processos
produtivos.

Definição

Grupos de itens ou serviços comprados que podem ser adquiridos pelo mesmo perfil de
fornecedores.

O agrupamento facilita a priorização, a coleta e análise de dados, e a formulação da estratégia de

compras.

Critérios para definição

Especificações.

Base fornecedora.

Procurement Business School 1

www.pbschool.com.br
 Utilização interna.

Processos produtivos.

Indicações Úteis

Uma categoria pode conter múltiplos itens individuais similares.

Agrupamentos iniciais de produtos/serviços numa categoria podem ser revisada/modificada

quando informação adicional é disponível.

MATRIZ DE COMPRAS

A gestão de categorias parte essencialmente da questão de como gerir diferentes compras e

contratações dentro da organização. Cada um dos grupos de serviços adquiridos devem ser geridos
de forma diferentes, por isso, o intuito de se discutir a gestão de categorias é definir como a empresa
irá traçar sua estratégia de relacionamento com os fornecedores dos diferentes grupos de produto.

A matriz de compras foi primeiramente proposta por Peter Kraljic, consultor e acadêmico,
em um artigo da Harvard Business Review em 1983 e representa um mapeamento de
como cada uma das categorias pode ter diferentes formatos de relacionamento. Um jeito
bastante usual de mercado para demonstrar como a matriz de compras funciona é criar
quatro quadrantes.

Mas antes de entrar efetivamente na questão, existe um passo anterior, estruturar a “matriz de
Kraljic” ou “matriz de compras”, onde se delineiam os vários formatos de relacionamento que cada
produto ou serviço vá ter.

Gasto anual

A primeira dimensão compreende os gastos anuais das categorias de compras e contratações,

originalmente no artigo de Kraljic era considerada a complexidade interna da categoria. Isto
representa a importância que a categoria possui no portfólio de compras da organização.

Complexidade do mercado fornecedor

A outra dimensão é a complexidade externa ou do mercado fornecedor. E representa a importância

estratégica da categoria sob a ótica externa à organização. Normalmente é composta por diferentes

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
critérios como exposição ao risco, geração de inovação, vantagem competitiva entre outros. Estes
critérios recebem diferentes pontuações e pesos entre eles.

Após pontuar os critérios de complexidade do mercado fornecedor e gasto anual da categoria, cada
uma delas é posicionada em um dos quatro quadrantes da matriz.

Não Crítico

As categorias que possuem um baixo gasto anual, e ao mesmo tempo uma complexidade do
mercado fornecedor baixa, são chamadas de “não criticas”. Para gerenciar esse tipo de categoria,
deve-se reduzir a complexidade operacional. Geralmente essa categoria possui baixo volume de
compras e dão bastante trabalho, ocupam mais tempo no gerenciamento do que propriamente o
valor da aquisição.

Crítico

Quanto à categoria “crítica”, gera um gasto anual baixo, porem, possui uma complexidade alta do
mercado fornecedor (dependência de um determinado fornecedor, poucos fornecedores...). O foco
neste caso é minimizar o risco, trabalhando com especificação de produto, desenvolvendo novos
fornecedores.

Alavancável

Ao falarmos sobre a categoria “alavancável”, falamos sobre uma categoria onde existe um alto gasto
anual e o mercado é pouco complexo. Um exemplo disso são produtos onde se compra bastante,
mas são produtos ou serviços bastante comuns. O foco, neste caso, é reduzir o custo total.

Estratégico

Para finalizar, as categorias que compram bastante e possuem uma alta complexidade no quesito
‘fornecedores’ se encaixam como “estratégico”, onde o maior objetivo, neste caso, não é
simplesmente reduzir o custo total, reduzir riscos, reduzir trabalho operacional. O foco é gerar
vantagens competitivas, fazer a diferença de fato.

ABORDAGEM PARA A GESTÃO DE CATEGORIAS

Para gerir cada categoria adequadamente é importante avaliá-la, desenvolver estratégias de

fornecimento e implementar formatos de relacionamento com fornecedores. A seguir veremos
passo a passo como gerir as categorias.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
 Uma fase inicial extremamente importante é a fase conhecida como “inteligência interna”, ou seja,
conhecer maneira aprofundada o que se compra dentro de uma categoria.

Quais são os volumes de compra? Quais são as especificações do que é comprado?

Como é a estrutura de custos do produto ou serviço?

Definição de Estratégias Implementação de Estratégias

Inteligência Interna Negociação, Contratação

Inteligência Externa Implementação, Contrato

Estratégias de Fornecimento Relacionamento Fornecedor

Coletar e analisar dados e despesas

Revisar documentações internas da categoria

Desenvolver análise de “Total Cost of Ownership (TCO)”

INTELIGÊNCIA INTERNA - COLETAR E ANALISAR DADOS E DESPESAS

Num primeiro momento, o comprador deve se atentar a qual é o perfil de consumo daquela
categoria, para isso é necessário coletar e analisar dados e despesas, saber quem são e o que se
compra desses fornecedores, conhecer o histórico dos mesmos, conhecer a causa da demanda, a
descrição do produto ou serviço que será adquirido, os locais onde essa nova aquisição será utilizado
e as estruturas de custo.

Fornecedores atuais

Quantidades

Preços

Causas da Demanda

Descrição do Produto/Serviço comprado

Locais de Utilização

Estruturas de Custo Estruturas de Custo

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
INTELIGÊNCIA INTERNA – REVISAR DOCUMENTAÇÕES INTERNAS DA CATEGORIA

Revisar

Deve haver uma revisão do escopo dos contratos, especificações dos produtos e serviços solicitados,
preços e condições, indicador de desempenho, penalidades, clausula especiais. Isso é importante,
pois, além de manter uma organização, há uma facilidade no momento de uma possível
recontratação dos serviços adicionando melhorias ao contrato.

Revisar Contratos Existentes

É importante que o comprador revise documentações internas.

Ao revisar os contratos existentes, é possível manter uma maior organização quanto aos funcionários
e necessidades da empresa.

Escopo de fornecimento

Especificações dos Produtos/Serviços

Preços e Condições

Indicadores de desempenho

Penalidades

Cláusulas Especiais

Especificações

Deve-se haver uma monitoração quanto as especificações de projeto, qualidades e testes, suporte
técnico, cronograma de entrega, segurança, fabricantes autorizados. Em compras mais específicas é
bastante usual e importante que existam essas observações detalhadas sobre o produto, esse nível
de aprofundamento auxilia a área de compras no momento do formato de contratação.

Especificações de produtos e requerimentos de serviços

Existem especificações do produto ou serviço que devem ser notadas.

Especificações de projeto;

Qualidade e testes;

Suporte Técnico;

Cronograma de entrega;

Segurança;

Fabricantes autorizados.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
INTELIGÊNCIA INTERNA - DESENVOLVER ANÁLISE DE TCO

Outro aspecto a ser avaliado, é o custo total de propriedade. Também conhecido como TCO, sigla em
inglês que significa Total Cost of Ownership. É uma avaliação importante que ajuda a entender a
característica daquele determinado produto ou serviço, e avalia o que pode influenciar no custo
daquela categoria. Além do preço de compra, aquele que é negociado com o fornecedor pode
ocorrer outros custos indiretos, como por exemplo, custos de transporte, embalagem entre outros. E
que somados ao preço de compra, vão formar o custo total da propriedade.

Custos indiretos Componentes

(exemplos)

Estoque;
Embalagem;
Transporte;
Impostos/Taxas;
Treinamento; Depreciação;
Custo de processamento.

INTELIGÊNCIA EXTERNA

Quanto à inteligência externa, deve-se saber quais são os fornecedores daquela determinada
categoria. Acompanhe as ferramentas fundamentais de serem trabalhadas:

Conhecer a cadeia de fornecimento.

Poder de barganha entre compradores e

fornecedores.

Ponderação de aspectos positivos e negativos.

INTELIGÊNCIA EXTERNA - CONHECER A CADEIA DE FORNECIMENTO

Definir características da indústria, dos fornecedores e conhecer em linhas gerais como funciona a
cadeia produtiva.

Por exemplo:

Caso a categoria de compra sejam filmes plásticos, normalmente usados como embalagens, é
importante conhecer não só o fornecedor da embalagem ou filme, mas também como se comportam
os elementos de toda a cadeia produtiva, os gargalos e características de cada um.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
INTELIGÊNCIA EXTERNA - PODER DE BARGANHA ENTRE COMPRADORES E FORNECEDORES

É fundamental entender qual o poder de barganha entre os compradores e os fornecedores. Isto é,

em momentos de negociação, para qual lado o fiel da balança penderá, para o lado do comprador ou
do fornecedor?

Uma forma de avaliar o poder de barganha é através do modelo das Cinco Forças concebido por
Michael Porter, consultor e acadêmico de Harvard. Busca avaliar qual a competitividade de um
determinado mercado e as forças que atuam nesta competitividade: poder de barganha com
compradores, com fornecedores, ameaça de novos entrantes e produtos substitutos.

INTELIGÊNCIA EXTERNA - PONDERAÇÃO DE ASPECTOS POSITIVOS E NEGATIVOS

É uma avaliação que dá uma visão qualitativa de aspectos positivos e negativos de um determinado
segmento do mercado fornecedor com relação à empresa que está comprando. Por exemplo, um
aspecto positivo seria a empresa ter poder de barganha por ser uma grande compradora, já um
aspecto negativo poderia ser que a matéria prima de um produto ou categoria é importada, o que
pode fazer com que a mesma sofra alterações de preço devido ao câmbio.

Uma forma de fazer a ponderação de aspectos negativos e positivos é através da análise SWOT

ANÁLISE SWOT

A análise SWOT, que traduzido do inglês significa forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Avalia
aspectos positivos e negativos que podem ser gerenciados quando são internos, ou que são alheios à
nossa vontade quando são externos.

O mais importante disso tudo é que permite que exista um bom mapeamento quanto ao
posicionamento, de uma forma qualitativa, com relação ao seu mercado fornecedor.

ESTRATÉGIAS DE FORNECIMENTO

Os dois passos iniciais como vimos são: Avaliar a inteligência interna respondendo a pergunta “o que
nós compramos?” e avaliar a inteligência externa, respondendo quais são as características do
mercado fornecedor.

Desta forma é possível traçar as estratégias de fornecimento.

Existem duas famílias de estratégias de fornecimento: a comercial, que trabalha com a relação de
poder de barganha, isto é a relação volume/preço. Para a questão de volume de compras temos
como exemplos: concentração de volume de compras ou redução do número de fornecedores pode
vir a ser um atrativo na negociação com fornecedores.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
O outro lado seria a atuação com os atuantes no preço de contratação, como por exemplo, o leilão
reverso, que pode ser utilizado em algumas circunstancias. Ou buscar fornecedores fora do país, que
possuem uma estrutura de custo diferenciada.

Outra vertente são as estratégias de fornecimento estruturais, que atuam nas especificações e
processos. Ao mexer na especificação do produto é possível mudar o formato do que adquirimos e
propiciando a padronização dos insumos.

E também é possível mexer nos processos, decidindo o que deve ser terceirizado ou internalizado.
Definir o que é mais vantajoso: investir em fornecedores, trabalhar no seu desenvolvimento,
trabalhar em conjunto com o fornecedor ou produzir dentro da empresa.

NEGOCIAÇÃO E CONTRATAÇÃO

Entraremos agora na fase de implementação de estratégias.

A principal questão da implementação tem a ver com o estreitamento do relacionamento com os

fornecedores, a negociação desse relacionamento, a implementação do contrato e formato de
relacionamento.

Começando pela Negociação e contratação, ou seja, após definir uma estratégia, deve-se abordar
fornecedores, para justamente iniciar uma etapa de negociação, verificar como eles poderão suprir
as necessidades da empresa e assim, possivelmente, concretizar a contratação.

O que trataremos nessa etapa de contratação, se inicia com um documento formal, que é a
solicitação de proposta, posteriormente haverá uma discussão sobre as diferentes propostas
enviadas pelos fornecedores, ou seja, uma equiparação tanto qualitativas quanto pelo lado
quantitativo.

Após isso, podem haver mais rodadas de negociação, onde podem negociar outras questões como
preço e condições comerciais, ou até mesmo alinhar expectativas, colocar ou retirar aspectos ligados
a contratação.

Após a seleção de fornecedores, cria-se todas as condições de como alcançar esse acordo com o
fornecedor e quantificar o que a empresa vai ganhar de fato com essa contratação.

Vamos acompanhar mais detalhadamente.

ABORDAGEM AO MERCADO FORNECEDOR (SOLICITAÇÃO DE PROPOSTA)

A solicitação de proposta é um documento que busca informar ao

fornecedor a intenção da empresa com relação aos seus produtos a serem
fornecidos, e pedir para que o fornecedor elabore uma proposta.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
 Esse documento é conhecido no mercado como RFP (Request for
proposal).

SOLICITAÇÃO DE PROPOSTA

Trata-se de um documento de extrema importância dentro da gestão de compras, pois possui tanto
aspectos legais, como aspectos ligados a questões de comunicação com os fornecedores.

Alguns elementos que compõe uma solicitação de proposta são: introdução, disposições legais,
informações sobre a empresa, solicitação de informações do fornecedor, Solicitação de proposta
comercial, solicitação de documentos técnicos e legais e anexos como detalhes e minuta de contrato.

EQUIPARAÇÃO DE PROPOSTAS - ANÁLISE QUALITATIVA

Depois do envio das solicitações de proposta aos fornecedores e o retorno das respostas, é
importante fazer a equiparação entre as propostas, para que se defina qual ou quais as mais
interessantes e vantajosas. Deve haver uma comparação tanto qualitativa quanto quantitativa das
respostas.

Na parte qualitativa deve-se avaliar entre aspectos positivos e negativos das respostas fornecedores,
como por exemplo, bom relacionamento, aumento da capacidade produtiva, baixa exposição de
câmbio, ou também os aspectos negativos, como por exemplo dependência de um fornecedor único,
problemas operacionais e atrasos, perda de interesse por aumento de demanda do mercado.

Essas ponderações auxiliam a área de compras a tomar decisões. Mas também deve ser levado em
conta as questões quantitativas.

EQUIPARAÇÃO DE PROPOSTAS – EXEMPLO DE ANÁLISE QUANTITATIVA

A análise quantitativa deve ser feita com o modelo do custo total d propriedade (TCO). Devem ser
levados em consideração: custos associados ao produto/serviço, testes de aprovação, e
eventualmente, investimentos que podem ocorrer, por exemplo: maquinários.

DESENVOLVER ESTRATÉGIA DE NEGOCIAÇÃO

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
Ao entrar na fase de negociação, devemos ter consciência de que tudo dependerá de cada caso e
contexto, mas existem questões importantes que devem ser levadas em consideração no momento
da negociação.

Essas questões são: as condições mínimas esperadas, chamadas de “piso”, e as condições ideais, que
são as mais interessantes e esperadas, e são chamadas de “Teto”. Desta forma buscaremos um
acordo entre o piso e o teto.

CRITÉRIO DE SELEÇÃO DE FORNECEDORES

É importante que o critério para a escolha do fornecedor seja claro, e devem ser levados em
consideração análises quantitativas e qualitativas, definindo o que será mais vantajoso para a
empresa.

QUANTIFICAR E ASSEGURAR GANHOS

Uma questão importante no momento de negociação do processo de fornecedores, é a avaliação do

que a empresa estará ganhando com esse processo, é importante quantificar os benefícios gerados
pela contratação.

Por exemplo, reduzir o custo total, garantia de abastecimento...

São inúmeros aspectos que podem ser melhorados a partir de uma contratação, por isso é
importante haver esse levantamento.

É essencial que, para essa comparação, exista um “baseline”, que significa uma base de comparação.
Para que se compare a melhoria a um processo anterior.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
IMPLEMENTAÇÃO DE CONTRATOS E RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES

Por fim, a ultima fase, supondo que a negociação tenha sido feita com sucesso, há o
momento de implementação de contratos e relacionamento com os fornecedores.

Em muitos casos, a implementação é bastante complexa, por isso é importante haver um

plano de implementação claro e definido.

Da mesma forma, em muitos casos é importante que haja uma estratégia de comunicação
dessa mudança, particularmente para prestadores de serviços que possam ter muita
influencia na organização.

Posteriormente a implementação, é importante monitorar o desempenho do fornecedor e

as oportunidades de melhoria.

DESENVOLVER E EXECUTAR PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO

O plano de implementação deve levar em conta uma série de aspectos, desde as atividades
envolvidas no plano de implementação, os prazos, os responsáveis (visto que mais de uma
área pode estar envolvida), os recursos necessários para que essa implementação ocorra.

DESENVOLVER E LANÇAR ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO

Ao falarmos de implementações mais complexas, essas mudanças acarretam impactos em

várias áreas da organização, o que exige uma estratégia de comunicação para as áreas que
podem ser afetadas pela mudança.

Por isso é importante mostrar claramente o processo, deixar claro o que se espera para que
a mudança seja feita com sucesso, quem deve ser contatado em caso de dúvidas e assim por
diante. A mudança deve ser feita de maneira clara para que todos acompanhem o processo.

MENSURAR RESULTADOS - MÉTRICAS TANGÍVEIS

Feita a implementação, é importante monitorar o benefício gerado pela contratação.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
No caso da gestão de compras, é bastante usual colocar indicadores como redução de custo,
redução de despesa, redução de tempo de ciclo, e outras métricas quantitativas que podem
ser avaliadas.

Por outro lado, existem métricas qualitativas que podem ser avaliadas, como por exemplo, o
número de reclamações, pesquisa de satisfação, número de horas de treinamento, etc.

Esses indicadores auxiliam a monitorar o desempenho daquele contrato.

QUALITATIVOS QUANTITATIVOS

Número de reclamações Redução de custos/despesas

Tempo de espera/atraso Redução de Inventário

% de satisfação Redução de tempo de ciclo

Etc. Otimização de tempo de ciclo

Redução número de

quebras/paradas

Etc.

MONITORAR CUSTOS E TENDÊNCIAS DE MERCADO

É importante monitorar não só os indicadores internos de desempenho, mas também

monitorar se as condições contratas estão ou não em comparação ao mercado, ou seja,
continuamente fazer a inteligência externa daquela determinada categoria. E por trás disso,
avaliar os preços, projeções de mercado, competitividade dos mercados fornecedores,
novos concorrentes dos fornecedores atuais, produtos substitutos surgindo no mercado, etc.

LEMBRE-SE

1. Ao longo deste módulo vimos como funcionam as categorias de compra, que devem ser
organizadas antes de qualquer outro passo.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
 2. Compreendemos que a complexidade do mercado deve ser dividida e analisada e a
definição dessas categorias ajuda a compreender o mercado e organizar suas
categorias.

3. A abordagem para gestão de categorias é dividida entre a etapa de definição de

estratégias e a implementação das estratégias. Sendo a etapa de definição composta
pela inteligência interna e externa, e estratégias de fornecimento. E a etapa de
implementação composta por negociação, contratação e implementação do
contrato/relacionamento com o fornecedor.

4. Lembre-se que a área de compras deve sempre trabalhar em conjunto com as outras
áreas da empresa, para que esteja sempre ciente das necessidades.

5. Tudo se segue a partir da gestão destas categorias, lembrando a importância de

manter um histórico com todas as características de compras realizadas
anteriormente.

CONCLUSÃO

Ao longo do módulo, vimos o passo a passo de como uma empresa deve gerir suas
categorias, escolher perfeitamente os fornecedores ideais e como gerir o relacionamento
com os mesmos após o contrato. A compreensão destes tópicos garante organização e
eficiência da área de compras no momento de realizar as atividades.

Esperamos que o conteúdo explicado neste treinamento tenha colaborado para o seu
conhecimento sobre a área de compras.

Até mais.

Procurement Business School

www.pbschool.com.br
Procurement Business School
www.pbschool.com.br