Funções Actividades

Administração de
•
Caixa Controlar Recursos disponíveis de caixa e bancos

• Elaborar e Analisar a demonstração de Fluxos de Caixa

•
Planear e Executar acções para suprir insuficiências ou aplicar excessos de Caixa

• Analisar antecipações de recebimentos e pagamentos

Planeamento
•
Financeiro Elaborar Projecções de Fluxos de Caixa

• Planear controlar e analisar despesas financeiras

• Estabelecer políticas de aplicações financeiras

• Estabelecer políticas de Financiamento

Instituto Industrial e de Computação Armando Emílio Guebuza

Ficha de apontamentos sobre Contas a pagar e contas e recebver

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Créditos e Contas a
•
Receber Analisar os cadastros de clientes e estabelecer limites de créditos

• Cobrar e receber duplicatas nos respectivos

vencimentos

• Cobrar e receber saques de exportações

• Controlar as duplicatas em carteira e em cobrança bancária

• Controlar eventos financeiros contratuais

• Negociar renovação de créditos

Contas a Pagar • Estabelecer políticas de pagamentos

• Controlar adiantamentos de fornecedores

• Controlar abatimentos e devoluções de mercadorias

• Controlar e liberar pagamentos a fornecedores

Controlar as operações financeiras em

Câmbios •
moeda estrangeira

• Negociar taxas para operações de importação,

exportação e financeiras

Funções e actividades relacionadas com a Tesouraria:

Neste módulo não vamos abordar todas estas actividades visto que as mesmas serão alvo de
tratamento em outros módulos, como o de Contabilidade, Gestão Financeira de Curto prazo e
de longo prazo.

Ciclo Económico, Financeiro E Operacional

O CICLO ECONÓMICO é o período de tempo em que a mercadoria permanece nas

dependências da empresa, ou seja, o período entre a compra da mercadoria e a venda da
mesma. Quanto maior for o tempo de stock, mais lento será a recuperação do dinheiro,
podendo, inclusive, criar uma insuficiência crónica de caixa, forçando-a à captação sistemática
de recursos de terceiros comprometendo assim a saúde financeira da empresa.

O CICLO FINANCEIRO diz respeito ao desembolso e recebimento efectivo de dinheiro. Assim,

inicia-se com o desembolso de numerário para a aquisição da mercadoria ao fornecedor e
encerra como o recebimento da sua revenda ao Cliente. Este é o ciclo de caixa. Se a rotação
de stocks é lenta, a empresa terá que pagar primeiro aos fornecedores e só mais tarde irá
receber dos seus clientes. Esta situação irá gerar um desembolso desnecessário. De salientar
que para além dos compromissos com os seus fornecedores, a Instituição também deve
honrar outros compromissos mensais, que são os Custos Fixos ou Despesas Operacionais -
gastos necessários para que a empresa possa operar. A boa gestão está ligada com a
adequada administração dos prazos de Stocks, de Recebimentos e de Pagamento, ou seja

2
deve-se obter o maior prazo junto aos seus fornecedores na compra de matéria-prima, elevar
a rotação de stocks, reduzir o tempo de produtividade e negociar com seus clientes menores
prazos menores, sem afastá-los.

Por ultimo, o CICLO OPERACIONAL representa os dois ciclos conjuntos, iniciando-se quando da
compra da mercadoria e encerrando-se quando da venda ou do recebimento dos recursos da
venda.

O apuramento do ciclo financeiro evidencia qual o prazo que a empresa financia seus clientes
com os recursos próprios ou de terceiros. Quanto maior for o ciclo financeiro, maior será
necessidade de capital de fundo de maneio, ou seja, maior será o valor a recorrer junto de
outras fontes, nomeadamente os bancos.

Os conteúdos leccionados neste módulo estão direccionados para o ciclo financeiro.

Mecanismos de Controlo Interno de Tesouraria

Os Princípios subjacentes aos mecanismos de controlo interno da Tesouraria são:

$ Obter uma informação financeira atempada e fidedigna;

$ Proporcionar uma garantia razoável de que as transacções são
autorizadas executadas de acordo com a delegação de competência e
segregação de funções existentes dentro da organização.
$ Proporcionar o cumprimento de normas internamente estabelecidas e
das diversas disposições legais;
$ Permitir a realização de objectivos previamente definidos utilizando da
forma mais eficiente os recursos disponíveis;
$ Permitir a salvaguarda das actividades da empresa;
$ Prevenir e detectar eventuais erros e fraudes;
$ Permite a responsabilização dos diversos intervenientes no processo de organização e gestão
da empresa.

3
Como foi referenciado na introdução é de vital importância para a sobrevivência de uma
instituição o controlo do seu ciclo financeiro e consequentemente os seus movimentos. Para
isso deverão criar mecanismos de controlo interno que possibilitem a verificação da
exactidão dos registos. Isto poderá ser feito através de manuais de controlo interno,
formulários, inventários e reconciliações bancárias e contas de terceiros.

Os principais controlos internos de tesouraria são:

$ Saldos de disponibilidades
$ Contas a receber
$ Contas a pagar
$ Aplicações financeiras
$ Empréstimos e
Financiamentos
No âmbito deste módulo iremos nos concentrar nos três primeiros controlos internos: caixa,
contas a receber e contas a pagar.

Controlo de pagamentos e de recebimentos

As compras e as vendas a prazo são operações comerciais comuns entre as instituições.

As contas a receber são geradas pelas vendas a prazo, após a concessão de crédito, da mesma
forma que as contas a pagar são geradas pelas compras a prazo, após a concessão de créditos
dos nossos fornecedores.

Assim as CONTAS A RECEBER representam o dinheiro devido pelos nossos clientes

relativamente a produtos vendidos ou serviços prestados mas ainda não pagos. E as CONTAS A
PAGAR, o dinheiro a dever aos nossos fornecedores por produtos ou serviços por eles
prestados mas que ainda não pagamos.

Quando pretendemos controlar os Recebimentos e os pagamentos, podemos utilizar:

$ Dados Internos: Extractos da contabilidade o Das contas a

receber: Clientes e outros devedores o Das contas a
Pagar: fornecedores, outros credores, o Bancos o
Folhas de Caixa

$ Extractos das contas enviados por

terceiros o Clientes e Outros
Devedores o Fornecedores e
Outros Credores o Bancos
$ Mapas de Controlo dos Movimentos
Existem pacotes informáticos que ajudam a realização dos procedimentos de controlo dos
pagamentos e recebimentos, no entanto a maioria das Instituições .ainda não possui este
recurso. Na sua ausência poderás efectuá-los manualmente, ou recorrendo aos meios

4
 informáticos utilizando as suas folhas de cálculo. O recurso a meios informáticos permite uma
maior rapidez na sua execução.

MÓDULO DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA E VENDAS

CONTEÚDOS

Administração das Contas a Receber:

O objectivo de uma boa gestão das CONTAS A RECEBER, é oferecer à instituição, o mais rápido
possível, recursos financeiros, sem perder vendas. Para isso a empresa deverá estabelecer os
padrões de créditos desde que o cliente cumpra alguns requisitos.

Apesar da concessão de crédito ser uma prática comum, é necessário ter algum cuidado na forma
como é atribuída e proceder ao seu controlo de forma sistemática. Caso isto não ocorra poderá
correr-se o risco de se tornar o mesmo se tornar irrecuperável.

Por isso é necessário criar uma política de concessão de crédito que determina o prazo de crédito, a
selecção dos clientes e o limite de crédito.

Os instrumentos e os critérios de controlo de recebimentos depende muito da política interna da

empresa, no entanto, o sistema de controlo das Contas a Receber deve fornecer informações para
tomada de decisões.

O controlo de Contas a receber possibilita o conhecimento dos seguintes pontos:

$ Montante dos valores a receber;

$ Contas vencidas e a vencer;

$ Clientes que não pagam em dia;

$ Como programar suas cobranças

Os créditos são originários de vendas a prazo de mercadorias e/ou serviços ainda não recebidos e
que precisam ser organizados e controlados para fornecer importantes informações, tais como:

$ Valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de

vencimento, por exemplo, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;
$ Os clientes que pagam em dia; o montante das contas já vencidas e os
respectivos períodos de atraso; as providências tomadas para a
cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
$ Quem são os principais clientes; identificar o grau de concentração das
vendas; e a qualidade e a regularidade dos clientes;

5
 $ As áreas de crédito; acompanhamento da pontualidade de seus pagamentos para análise de limite
de crédito;

Para fortalecer os controlos, no departamento de Contas a Receber, podem ser utilizados os seguintes
procedimentos:

$ Recebimentos por via bancária;

$ Reconciliação constante contas de Clientes;
$ Formalização de procedimentos para concessão de descontos, através
de pessoas independentes da custódia das facturas;
$ Separação de funções, entre as pessoas que mantém a custódia das
facturas, da contabilidade e da expedição;
$ Baixa das facturas incobráveis somente por pessoa autorizada e
independente do departamento de cobrança.

Vejamos um exemplo:

EMPRESA: GERE BEM

MAPA DE CONTROLO DAS CONTAS A RECEBER
Data. 22 Agosto 2009
data Cliente factura Data valor Data de Valor Pago Juros
vencimento Pagamento
01-08-09 XYZ Indústria 1030 11-08-09 12.500,00 15-08-09 12.500,00 500,00
01-08-09 Comercial AA 1024 16-08-09 20.000,00 16-08-09 20.000,00

04-08-09 JJV 1050 14-08-09 18.254,00 16-08-09 18.254,00 365,08

04-08-09 Comercial AA 1051 19-08-09 9.956,00 19-08-09 9.956,00

03-08-09 Móveis DD 1048 18-08-09 16.100,00 20-08-09 16.100,00 322,00

04-08-09 Juma 1052 14-08-09 12.430,00 20-08-09 12.430,00 745,80
03-08-09 Imobiliária BB 1035 02-09-09 25.000,00 22-08-09 25.000,00

12-08-09 XYZ Indústria 1057 22-08-09 15.439,00 22-08-09 15.439,00

01-08-09 Auto Posto CC 1031 16-08-09 14.100,00 - -

03-08-09 Auto Posto CC 1040 13-08-09 12.000,00 -

12-08-09 Imobiliária BB 1055 11-09-09 18.120,00 -

12-08-09 Auto Posto CC 1056 22-08-09 13.665,00 -

12-08-09 Móveis DD 1058 27-08-09 11.010,00 -

...

Total mês Agosto 198.574,00 73.600,00 822,00

Elaborado por Visto por

Data: __/__/__ Data: __/__/__

Qual seria a informação relevante?

$Quem está a cumprir,

$Quais os melhores clientes,
$Quais os clientes a quem devemos ter cuidado com as vendas a
credito
$ …
O mapa anterior dá-nos uma ideia desta situação, nomeadamente que os recebimentos não estão a
incluir as multas, mas perdemos muito tempo à procura da informação. Assim podemos sistematizar
a informação para facilitar a tomada de decisão.

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Utilizando a folha de calculo podemos ordenar por:

$ Antiguidade de saldos,

$ Clientes com maior volume de vendas, por total vendido, por total recebido,
$ Facturas vencidas e facturas não vencidas, $ entre outras formas.

Vejamos alguns exemplos utilizando a informação anterior:

1. Organizar os clientes por volume de venda e a respectiva percentagem do total das vendas:
Cliente valor %
Imobiliária BB 43.120,00 22 %
Auto Posto CC 39.765,00 20%
Comercial AA 29.956,00 15 %
XYZ Indústria 27.939,00 14 %
Móveis DD 27.110,00 14 %
JJV 18.254,00 9%
Juma 12.430,00 6%
TOTAL 198.574,00 100%

2. Do total de Vendas determinar a percentagem de títulos Recebidos

Descrição Valor %

Total das Vendas (1) 198.574,00 100 %

Recebido (2) 73.600,00 37 %
a Receber (3)=(1)-(2) 124.974,00 63%

Podias aplicar os teus conhecimentos em folhas de calculo e apresentar esta informação através de um
mapa

3. Elaborar um mapa com a evolução da facturação deste período:

4. Organizar as contas a receber por antiguidade de saldos evidenciando os títulos vencidos e não
vencidos

EMPRESA: GERE BEM

MAPA DE CONTROLO DAS CONTAS A RECEBER
Data. 22 Agosto 2009

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 data Cliente factura Data valor Situação
vencimento
03-08-09 Auto Posto CC 1040 13-08-09 12.000,00 Vencido 9 dias
01-08-09 Auto Posto CC 1031 16-08-09 14.100,00 Vencido 6 dias
12-08-09 Auto Posto CC 1056 22-08-09 13.665,00 Não Vencido
12-08-09 Móveis DD 1058 27-08-09 11.010,00 Não Vencido
12-08-09 Imobiliária BB 1055 11-09-09 18.120,00 Não Vencido

Elaborado por Visto por

Data: __/__/__ Data: __/__/__

Organizar a informação por títulos vencidos e a vencer e por antiguidade de saldos (ate 15 dias, de
16 a 30 dias, de 31 a 60 dias e mais de 60 dias)

EMPRESA: GERE BEM

MAPA DE CONTROLO DAS CONTAS A RECEBER
Data. 22 Agosto 2009
Vencimento titulos Data
Cliente factura vencimento valor
Títulos Vencidos
Ate 15 dias Auto Posto CC 1040 13-08-2009 12.000,00
Auto Posto CC 1031 16-08-2009 14.100,00
Auto Posto CC 1056 22-08-2009 13.665,00
De 16 a 30 dias
31 a 60 dias
Mais 90 dias
Tot al dos títulos vencidos (1) 39.765,00
Títulos a vencer
Ate 15 dias Móveis DD 1058 27-08-2009 11.010,00
De 16 a 30 dias Imobiliária BB 1055 11-09-2009 18.120,00
31 a 60 dias
Mais 90 dias
Total dos títulos a vencer (2) 29.130,00
Total (3) = (1)+(2) 68.895,00
Elaborado por Visto por

Data: __/__/__ Data: __/__/__

A organização desta informação já te permite fazer um breve relatório sobre as contas a receber
durante o periodo em análise, evidenciando nomeadamente as seguintes situações:

• Do total dos Vendas a prazo, no valor de 198.574,00 meticais, foram pagas 73.600,00,
• Do restante em divida, 68.895,00 ainda não estão vencidas
• O Cliente Imobiliária BB, foi responsável por 22% da facturação do mês e paga sempre antes da
data de vencimento

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 • O Cliente AUTOPOSTO CC , apesar de constituir o segundo cliente em termos de volume de
vendas, não tem cumprido com os prazos, tendo já 3 facturas em atraso que totalizam os
39.765,00 meticais
• Exceptuando o caso anterior, os clientes têm cumprido com os prazos, registando-se atrasos
inferiores a 6 dias
• O Cliente Imobiliária BB, paga sempre antes da data de vencimento

Este breve resumo poderá auxiliar a Instituição a tomar medidas correctivas sobre situações anómalas e
identificar os seus melhores clientes.

Administração das Contas a Pagar:

As contas a pagar são responsabilidades assumidas pelas Instituições, representadas por compra de
mercadorias, matérias-primas para produção, infra-estrutura operacional, serviços, salários,
impostos, contribuições, entre outros.

O controlo de contas a pagar possibilita que o gestor fique permanentemente informado sobre:

$ Vencimento dos compromissos;

$ Como estabelecer prioridades de pagamento;

$ Montante dos valores a pagar

A implementação e manutenção de controlos, que tragam segurança à administração da

organização, são fundamentais. Para a tomada de decisões, o sistema de contas a pagar deve ser
organizado a fim de fornecer as seguintes informações:

$ Pagamentos por períodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias. Evite pagamentos
de juros;

$ Prioridades de pagamento em caso de dificuldade financeira; $ Compromissos

já vencidos e não pagos; $ Dados para elaboração do fluxo de caixa.

Numa óptica de tesouraria, a gestão de contas a pagar é muito similar à das contas a receber. É
necessário que a conta de contas a pagar esteja sistematizada para que a instituição possa em qualquer
momento identificar quais os títulos vencidos ou a vencer para cumprir com as suas obrigações.
Para o controlo das contas a pagar, também é necessário organizar a informação de acordo com o
pedido dos seus superiores. Assim podes utilizar o mesmo tipo de mapas:

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EMPRESA: GERE BEM
MAPA DE CONTROLO DAS CONTAS A PAGAR
Data. 22 Agosto 2009
Data factura Fornecedor Refª factura Data valor Situação
vencimento

Elaborado por Visto por

Data: __/__/__ Data: __/__/__

EMPRESA: GERE BEM

MAPA DE CONTROLO DAS CONTAS A PAGAR
Data. XX/XX/XX

Vencimento Refª Data

titulos Fornecedor Factura vencimento valor
Títulos Vencid os
Ate 15 dias
De 16 a 30 dias
31 a 60 dias
Mais 90 dias
T otal dos títulos ve ncidos (1)
Títulos a vence r
Ate 15 dias
De 16 a 30 dias
31 a 60 dias
Mais 90 dias
Total dos títulos a vencer (2)
Total (3) = (1)+(2)

Elaborado por Visto por

Data: __/__/__ Data: __/__/__

Análise ABC

A análise ABC, é mais um instrumento de controlo quer para as contas a pagar quer para as contas a
receber. É uma análise bastante simples, permite conhecer de que modo as compras estão
distribuídas pelos fornecedores ou, para o caso dos clientes, qual o seu peso um certo numero de
clientes sobre o total da facturação total.

Vejamos o seguinte exemplo, para ilustrar a forma como esta se processa e as conclusões que se podem
retirar:

CLIENTES VOUME VENDAS

COMERCIAL DE MONTEPUEZ 3.780,00
MUSSA COMERCIAL 20.820,00
ELECTROMOCIMBA 2.500,00

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 PEMBA COMERCIAL 17.158,00

Para efectuar a análise ABC, deve-se seguir os seguintes passos:

1º. Ordenar por ordem decrescente os clientes por volume de vendas;

2º. Calcular a percentagem das vendas sobre o total das vendas 3º. Calcular a
percentagem acumulada das vendas

CLIENTES VOUME VENDAS % % Acumulada

MUSSA COMERCIAL 20.820,00 47% 47 %
PEMBA COMERCIAL 17.158,00 39% 86 %
COMERCIAL DE MONTEPUEZ 3.780,00 9% 94 %
ELECTROMOCIMBA 2.500,00 6% 100 %
TOTAL 44.258,00 100%

(a) A percentagem de vendas (% vendas) calcula-se dividindo o valor das vendas do cliente em
causa pelo valor das vendas totais da empresa.

(b) A percentagem acumulada das vendas (% acumulada vendas) determina-se através da soma
da percentagem das vendas de todos os clientes até ao cliente em causa, e incluindo a percentagem
deste último.

Pode facilmente verificar-se que cerca 76% das vendas da empresa são efectuadas para dois clientes,
então podemos concluir que a empresa está fortemente dependente de um número muito reduzido
de clientes. Tal facto pode ser prejudicial para a empresa, sobretudo:

• Se um destes clientes deixar de comprar à empresa, as suas vendas diminuirão de forma

muito significativa;
• Se a empresa tiver pouco poder negocial face a esses clientes, tendo de se submeter às
condições definidas por estes. Isto será tanto mais grave, quanto maior a dimensão desses
clientes e quanto maior a consciência que tiverem da sua importância nas vendas da
empresa.

Assim, podemos obter a seguintes classes:

Classe A – responsável por 75% do valor, que representa cerca de 5% das

rubricas (por exemplo 5% dos clientes são responsáveis pelas
vendas);
Classe B – responsável por 20% do valor total, de 20% das rubricas (por
exemolo, no caso das compras, seria 20% dos fornecedores
responsáveis por 20% das compras)
responsável apenas por 5% do valor total, mas que envolve
muitas rubricas, (por exemplo 75% dos clientes é responsável
Classe C – apenas por 5% do volume total das vendas

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Exercícios de aplicação:

1. Identifica 4 tipos de documentos (2 internos e 2 externos) que podem ser utilizados como fonte
de informação para realizar o controlo interno das contas a pagar e a receber?

Solução: Documentos Internos: Extractos da contabilidade da conta de Clientes folha de caixa.

Documentos externos os extractos das contas enviados por terceiros, nomeadamente bancos e
Clientes (atenção esta é apenas uma solução entre muitas).

2. Identifica dois instrumentos para a realização do controlo de clientes:

Solução: Reconciliação de contas e o através de um mapa de controlo de movimentos e saldos, análise ABC

3. Como podes apresentar a informação para identificar os principais clientes da empresa:

Solução: Através de um mapa evidenciando a percentagem de vendas por ordem decrescente de importância, gráficos ou
através de uma análise ABC

4. Identifica 2 critérios para o controlo de pagamentos:

Solução: Tratamento da informação por antiguidade de saldos e por volume de compras

(vencidas e não vencidas, entre outras)

5. Com base na seguinte informação, considerando o dia 30 de Junho como dia de controlo,
responde às questões:

5.2. Análise ABC

4 Clientes: A Produz Bem, FATOBOL, INDUSTRIA DA ZAMBÉZIA E A ALVARO e Cª, são

responsáveis por quase 75% das vendas da empresa.

5.3. A maioria das vendas da empresa é a prazo, representando 97% das vendas.

5.4. Para organizar a informação por Antiguidade de Saldos, primeiro temos que saber quais os
títulos vencidos e não vencidos:

12
 5.5. Percentagem de cumprimento dos prazos estabelecidos

5.6. Elaborar um pequeno relatório com base nas alíneas anteriores:

Os pontos mais importantes são:

• A percentagem das vendas a prazo muito elevada (97%)

• Chamar a atenção que existem 2 clientes da classe A, com atrasos de pagamento, a
Industria a Zambézia e a FATOBOL. Mas mais preocupante poderá ser a FATOBOL, o
segundo cliente mais importante da empresa que apresenta um atraso de pagamento da
divida de mais de 10 dias, o que pode ser eventualmente preocupante;
• Salientar que cerca de 40% dos clientes não cumprem com os prazos concedidos.

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