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Funções da Administração

CURSO TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO

PROFº WIRENA

GILMAR JOAQUIM DA CRUZ

CRISTIANO NUNES DE SOUZA PETRACHIN

JULIANA LORIATO MOLINA

ANA CAROLINA SOARES

SALTO - SP

2019
FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO

As funções da Administração são as atividades desenvolvidas nas diversas áreas da


empresa para que, assim, essas áreas possam realizar seus processos de operação e de
trabalho, e com isto, atingir seus propósitos e objetivos. São quatro: Planejamento,
Organização, Direção e Controle (PODC).

PLANEJAMENTO

As organizações não trabalham na base da improvisação, quase tudo nelas é planejado


antecipadamente. O planejamento figura como a primeira função administrativa, por
ser aquela que serve de base para as demais funções, ela determina antecipadamente
quais são os objetivos a serem atingidos e o melhor curso de ação para alcançá-los da
melhor maneira possível. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve
ser feito, quando, como e em que sequência.

ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS:

A fixação dos objetivos é a primeira coisa a ser feita, saber onde se pretende chegar
para saber exatamente como chegar até lá. Objetivos são alvos escolhidos que se
pretende alcançar dentro de um certo espaço de tempo, aplicando determinados
recursos disponíveis ou possíveis.

DESDOBRAMENTO DOS OBJETIVOS:

Os objetivos das organizações podem ser visualizados em uma hierarquia.

Objetivos globais da organização (no topo da hierarquia) é à partir deles a empresa


pode fixar suas políticas, diretrizes, metas, programas, procedimentos, métodos e
normas tudo isso por serem objetivos amplos (gerais).
Objetivos operacionais que envolvem simples instruções para a rotina cotidiana (na
base da hierarquia), à medida que se desce na pirâmide a focalização torna-se cada vez
mais restrita e detalhada.
Políticas são afirmações genéricas baseadas nos objetivos organizacionais e que
funcionam como guias orientadores da ação administrativa. Proporcionam marcos ou
limitações mesmo sendo flexíveis Por ser afirmações genéricas utilizam verbos como:
manter, seguir, usar, prover, assistir etc.
Exemplos mais comuns são as políticas de recursos humanos (como tratar os
funcionários da organização), as políticas de vendas (como tratar a clientela), as
políticas de preços (como manejar preços diante do mercado) etc.

Diretrizes são princípios estabelecidos para possibilitar o alcance dos objetivos


pretendidos pela organização, como os objetivos são o final, as diretrizes servem para
direcionar os meios adequados para atingi-los e ligar às decisões.
Existem diretrizes de pessoal, como recrutar e selecionar candidatos, diretrizes de
compras, como fazer seleção de fornecedores, etc.

Metas são alvos a atingir a curto prazo, características comuns aos objetivos
operacionais, as metas mais comuns são produção mensal, faturamento mensal,
cobrança diária etc.

Programas são atividades ou planos específicos e sequenciais necessárias para atingir


uma meta, são muito variáveis e podem incluir um conjunto integrado de planos
menores, é o caso dos programas de produção, como programar a produção das
diversas áreas para atingir a meta de produção estabelecida, e dos programas de
financiamento, como programar os diversos empréstimos bancários para atingir a
meta de aporte financeiro e etc.

Procedimentos são os planos que prescrevem a sequência cronológica de tarefas


específicas, requeridas para realizar determinados trabalhos ou tarefas. Alguns desses
procedimentos podem ser de admissão de pessoal, quais os documentos e formulários
necessários para efetuar a admissão das pessoas, procedimentos de emissão de
cheques, quem deve preencher, quem deve assinar os cheques, etc, dentre outros e
são também denominados rotinas.

Métodos são planos prescritos para o desempenho de uma tarefa específica, em geral,
o método é atribuído a cada pessoa que ocupa um cargo ou realiza uma tarefa com o
intuito de indicar exatamente como fazê-lo, sua amplitude é mais restrita e limitada
que o procedimento. É o caso do método de como montar uma peça, de como
descrever um cargo, de como treinar uma pessoa etc. Os procedimentos e os métodos
utilizam fluxogramas para representar o fluxo ou a sequência de tarefas ou operações.
Normas são regras ou regulamentos que cercam e que asseguram os procedimentos,
as normas surgem quando uma determinada situação reclama por uma ação específica
e única, são guias específicos de ação quando um curso de ação ou de conduta deve
ser seguido fielmente. A regra é definida para criar uniformidade de ação, em geral,
define o que deve e o que não deve ser feito como a proibição de fumar em certos
lugares, normas quanto ao horário de trabalho, faltas ao trabalho etc.

ABRANGÊNCIA DO PLANEJAMENTO:

Além da hierarquia de objetivos, existe também uma hierarquia do planejamento


contendo três níveis distintos de planejamento, o planejamento estratégico, o tático e
o operacional.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO:

É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização.


Suas características são;
• É projetado no longo prazo, tendo seus efeitos e consequências estendidos a vários
anos pela frente.
• Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e áreas de
atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional.
• É definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano
maior ao qual todos os demais estão subordinados.

PLANEJAMENTO TÁTICO:

É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização. Suas


características são:
• É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual.
• Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em
atingir os objetivos departamentais.
• É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.

PLANEJAMENTO OPERACIONAL:
É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica.
Suas características são;
• É projetado para o curto prazo, para o imediato.
• Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de
metas específicas.
• É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.

TIPOS DE PLANOS:

O planejamento produz um resultado imediato, o plano, o plano é o produto do


planejamento e constitui o evento intermediário entre os processos de elaboração e
de implementação do planejamento descrevendo um curso de ação para alcançar um
objetivo e proporcionar respostas às questões, o que, quando, como, onde e por
quem. Existem quatro tipos distintos de planos, a saber;

1. Planos relacionados com métodos, denominados procedimentos.


2. Planos relacionados com dinheiro, denominados orçamentos.
3. Planos relacionados com tempo, denominados programas ou programações.
4. Planos relacionados com comportamentos, denominados normas ou regulamentos.

Esses quatro tipos de planos podem ser estratégicos, táticos ou operacionais,


conforme o seu nível de abrangência.

1. Procedimentos são planos relacionados com métodos de trabalho ou de execução,


quase sempre os procedimentos são planos operacionais e geralmente são
representados por gráficos denominados fluxogramas.

2. Orçamentos são planos relacionados com dinheiro, receita ou despesa, dentro de


um determinado espaço de tempo. Conforme suas dimensões e efeitos, os
orçamentos são planos estratégicos quando envolvem a empresa como uma
totalidade e abrangem um período longo, como é o caso do planejamento financeiro
estratégico.
São planos táticos quando cobrem uma determinada unidade ou departamento da
empresa por médio prazo, como é o caso dos orçamentos departamentais de despesas
e que envolvem o exercício anual, dos orçamentos anuais de despesas de propaganda
etc.
São planos operacionais quando sua dimensão é local e sua temporalidade é de curto
prazo, como é o caso do fluxo de caixa (cash flow), dos orçamentos de reparos ou de
manutenção etc.

3. Programas ou programações são os planos relacionados com o tempo.


Os programas se baseiam na correlação entre duas variáveis: tempo e atividades que
devem ser executadas.
Os métodos de programação podem variar amplamente, indo desde programas
simples, onde se pode utilizar um simples calendário para programar atividades, como
uma agenda, até programas complexos que exigem técnicas matemáticas avançadas
ou processamento de dados por meio de computador, para correlacionar as
interdependências entre as variáveis.
A programação, seja simples ou complexa, constitui uma ferramenta importante no
planejamento, o chamado cronograma, um gráfico de dupla entrada onde as linhas
representam as tarefas ou atividades e as colunas definem os espaços de tempo, já
alguns programas mais complexos são feitos por meio de técnicas mais complicadas
como o PERT (Program Evaluation Review Technique) ou técnica de avaliação e revisão
de programas.

4. Regras ou regulamentos são os planos relacionados com o comportamento


solicitado às pessoas que especificam como as pessoas devem se comportar em
determinadas situações visando substituir o processo decisório individual, restringindo
o grau de liberdade das pessoas em determinadas situações e quase sempre são
planos operacionais.

ORGANIZAÇÃO

A organização é definida como a construção estrutural de uma empresa por meio de


dois pontos de vista. São eles:

*Recursos: Podem ser humanos (quadro de colaboradores) e/ou materiais (matérias-


primas), que são necessários para executar os planos estabelecidos pela organização.

*Operações: É a criação das atividades e tarefas a serem executadas conforme a


definição de autoridade e responsabilidade de cada um dentro da empresa.

A organização é considerada o instrumento de operacionalização do planejamento,


que possibilita a transformação dos planos em objetivos concretos. Essa é a formação
como a empresa coordena todos os seus recursos, sejam eles financeiros, humanos ou
materiais.
- Divisão de Trabalhos: Divisão do trabalho corresponde à especialização de tarefas
com funções específicas, com finalidade de dinamizar e otimizar a produção industrial.
Esse processo produz eficiência e rapidez ao sistema produtivo. A divisão do trabalho
faz com que o trabalhador adquira, com a tarefa repetitiva, uma agilidade maior e com
isso fique “treinado” na execução de seus movimentos, provocando assim uma
diminuição no tempo gasto, o resultado é o aumento da produção em todo período de
trabalho.

- Designar as Atividades: Ao contrário do que muitos pensam, delegar não é mandar e


nem transferir responsabilidade para outra pessoa. O ato de delegar proporciona uma
maior interação com a equipe de trabalho, exigindo um esforço coletivo no alcance das
metas organizacionais. 

Outro grande benefício da delegação é o aumento da produtividade e da eficiência de


trabalho, pois as pessoas se sentem corresponsáveis na execução das tarefas e ficam
mais dispostas a alcançar bons resultados.
Um método interessante que pode ser utilizado para facilitar a distribuição de tarefas
é a 5W2H. 
Agrupar as Atividades em Órgãos e Cargos: Para suprir às exigências internas e
externas, cada organização desenvolve um tipo de desenho departamental. O desenho
departamental constitui uma característica fundamental da estrutura de uma
organização, partindo do princípio da divisão do trabalho, na especialização horizontal,
que consiste em escolher modalidades para obter homogeneidade nas tarefas e
atividades em cada órgão, agrupando os componentes da organização em unidades
organizacionais como departamentos, divisões ou equipes.

Existem cinco tipos de abordagens que definem o agrupamento de departamentos e


de subordinação ao longo da hierarquia. Existem duas abordagens específicas que
surgiram para atender às necessidades das organizações em um ambiente instável e
altamente competitivo, que são as abordagens de equipes e de redes.

TIPOS DE ABORDAGENS:

*Abordagem Funcional;
*Abordagem Divisional;
*Abordagem Matricial;
*Abordagem de Equipe;
*Abordagem de Redes.

- Alocar Recursos: Alocar recursos significa colocar algo ou alguém sequentemente em


um determinado lugar para outro, com o intuito de fluir da melhor maneira possível o
projeto. O que se aloca é a quantidade e o tipo de recursos necessários para cada
tarefa. Por isso alocar recursos não é algo simples, se exige experiência, estudo,
cálculos e estatísticas, para se evitar erros de cálculos, sobrecarregar os funcionários,
baixa produtividade, atraso nas tarefas e gerar consequentemente prejuízo financeiro
para a empresa.
- Definir Autoridade e Responsabilidade: O conceito de autoridade é, normalmente,
caracterizado como o direito de mandar ou atuar e não pode ser dissociado de
responsabilidade que se define como a obrigação de cumprir com o ordenado.
São dois conceitos essenciais na definição da estrutura de uma qualquer organização,
mas, não raras vezes, mal compreendidos por parte de muitos quadros diretivos.
Quanto à responsabilidade corresponde à obrigação de um subordinado cumprir com
a missão que lhe foi confiada por um superior. A essência da responsabilidade é, pois,
a obrigação pessoal.
Um elemento diretivo pode delegar parte da sua autoridade noutra pessoa mas
continuará a ser totalmente responsável pelos respectivos resultados. Não se pode
delegar responsabilidade. Apenas se delega autoridade. Esta delegação é essencial em
qualquer organização. A capacidade para delegar autoridade é (deve ser) uma das
qualidades de um líder. 

DIREÇÃO

É a terceira função administrativa. Definido o planejamento e estabelecida a


organização, resta fazerem as coisas acontecerem.
É o momento que as pessoas são conduzidas, decisões são tomadas e comunicadas aos
subordinados.
A direção é a função administrativa que se refere às relações interpessoais dos
administradores em todos os níveis da organização e seus respectivos subordinados.
Para dirigir seus subordinados todo administrador precisa comunicar, liderar e
motivar. É uma função de grande complexidade, pois a direção tem a ver com pessoas
e não existe empresa sem pessoas, assim para que a empresa possa realizar o que foi
planejado e atingir seus objetivos as pessoas precisam ser aplicadas em seus cargos e
funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se
esperam.
Dirigir significa interpretar os planos e dar instruções de como executa-los, ela pode se
dar em três níveis distintos:

 Direção ao nível global: direção que abrange a empresa na sua totalidade, cabe
ao presidente e a cada diretor em sua respectiva área, corresponde ao nível
estratégico da empresa.
 Direção ao nível departamental: direção que abrange cada departamento ou
unidade da empresa, é a chamada gerência e corresponde ao nível tático.
 Direção ao nível operacional: direção que abrange cada grupo de pessoas ou
tarefas, é a chamada supervisão e corresponde ao nível operacional da
empresa.

CONTROLE

• É um procedimento que faz parte do processo administrativo e compreende todas as


atividades da empresa. Seu intuito é garantir que as operações reais coincidam com o
planejado. Sendo assim, o controle é uma função administrativa, um trabalho de
coordenação da base que permite a otimização da gestão.
• Podemos dizer que a administração tem quatro funções específicas: o planejamento,
a organização, a gestão e o controle. Juntas, essas aplicações caracterizam o processo
administrativo.
• O controle é a função administrativa por meio da qual o desempenho da empresa é
avaliado. Fazem parte dele atividades como o acompanhamento das ações, o respeito
às normas e aos padrões estabelecidos para a realização de análises e a correção dos
problemas identificados.
• Com o controle administrativo é possível planejar atividades e determinar metas em
função das correções necessárias. É esse controle gerencial que permite analisar
processos, atuar em reparos e melhorar o desempenho da empresa nas diferentes
atividades que fazem parte da sua rotina.
• Assim, a companhia consegue agir de forma alinhada com seus objetivos
previamente determinados. Consequentemente, podemos dizer que a principal
importância do controle gerencial é identificar eventualidades, bem como os
responsáveis por elas, e agir na correção dos problemas.
REFERENCIAS:

https://www.ibccoaching.com.br/portal/voce-conhece-as-funcoes-basicas-
da-administracao-podc/
http://cogir.blogspot.com/2006/07/autoridade-e-responsabilidade.html
https://blog.luz.vc/tendencias/alocacao-de-recursos-o-que-e-e-como-fazer/
https://www.coladaweb.com/administracao/departamentalizacao

https://mundoeducacao.bol.uol.com.br/geografia/divisao-trabalho.htm
http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/bis/como-organizar-a-empresa-
dividindo-responsabilidades,a1de080a3e107410VgnVCM1000003b74010aRCRD
http://blog.procenge.com.br/controle-administrativo-conheca-a-importancia-para-a-sua-
empresa/

Chiavenato, I.Introdução à teoria da administração - 4º ed. - São Paulo: Makron


Books, 1993.
Gullo, J. Administração para quem estuda, ensina, pratica. São Paulo: Bom dia,
2016.