FORMULÁRIOS.

016

002

SANTA CASA DE MISERICÓRDIA DE ITABUNA

POLÍTICA DE G. DE F. DE P. E SERVIÇOS POLÍTICAS.003
14/04/2021 001

POLÍTICA DE GESTÃO DE FORNECEDORES DE PRODUTOS E SERVIÇOS

1. OBJETIVO

Estabelecer diretrizes e os princípios de qualidade e segurança nas aquisições de produtos e

serviços junto aos fornecedores, dentro de um ambiente ético e transparente, a fim de garantir a
operacionalização institucional através do planejamento, compra, recebimento, armazenamento,
distribuição para assistência aos pacientes.

2. APLICAÇÃO

A todas as áreas e unidades administradas pela Santa Casa de Misericórdia de Itabuna (SCMI).

3. DEFINIÇÕES

3.1 Gestão de Compras Produtos e Serviços

3.1.1 Tipos de Fornecedores
 Fornecedor Crítico:
- Afeta a conformidade com os requisitos de segurança do produto/serviço (órteses e próteses,
medicamentos oncológicos e manipulados; dietas e suplementação; hemocomponentes;
diagnóstico laboratorial; hemodiálise; gêneros alimentícios perecíveis);
- Representa potenciais de impactos ao meio ambiente (recolhimento de resíduos e tratamento de
resíduos; controle de pragas; lavanderia; coleta e análise da água);
- Representa potenciais de riscos à saúde e segurança ocupacional e física dos colaboradores e/ou
cliente (recarga; tratamento de extintores; gases medicinais; gás de cozinha, manutenção predial);
 Fornecedor Exclusivo:
- Fornecedor para o qual não existam concorrentes no mercado, ou por motivos específicos, que
impedem a realização das cotações necessárias.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:
Área Nome Função Nome Função Nome Função

Caroline Ger. de Amilton Diretor Francisco Provedor

SCMI Lopes Reis Suprimentos Fiaes Financeiro Valdece F.
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  Fornecedores de Bens:
- Equipamentos e acessórios;
- Aluguel/aquisição de equipamentos, móveis e utensílios;
 Fornecedores de Serviços:
- Serviços de mão de obra (terceirizada);
- Software de gestão;
- Serviços de consultorias, assessorias e auditorias;
- Palestrantes;
- Serviços de saúde (atendimento pré-hospitalar, orientação médica, saúde ocupacional,
telemonitoramento, regulação de transporte inter-hospitalar e afins);
Serviços de publicidade e propaganda;

- Serviços para eventos (Buffet, refeições, áudio e vídeo, recepção, geradores de energia, hotéis e
afins).

4. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

4.1 Alta Gestão (Provedoria): responsável por aprovar a política institucional

4.2 Gerência de Suprimentos: responsável por disseminar, manter atualizada e acompanhar o

cumprimento da Política de Suprimentos

4.3 Lideranças: acompanhar as atualizações e cumprir as Diretrizes da Política junto a sua área.

5. DIRETRIZES

5.1 Fluxo de Compras

A forma de aquisição dos produtos e/ou serviços é determinada através da avaliação da
criticidade e dificuldade de obtenção do produto, sendo a criticidade a
importância do item para a Instituição (Assistencial, Funcional e
Hospitalidade) e a dificuldade de obtenção está relacionada com as
variáveis de mercado, regionalidade, como número de fornecedores qualificados para
fornecer o produto/ serviço e o nível de serviço.

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 O resultado desta avaliação aponta qual critério será utilizado: Cotação Manual ou
Eletrônica no caso de produtos; aquisição pontual com orçamento prévio ou contratos, no caso de
serviços. Após cotação e análise comercial é confeccionada a Ordem de compra/ Ordem de
serviço para autorização e envio do fornecedor.
Aquisições emergenciais de insumos e correlatos em períodos não administrativos poderão
ser realizadas via fundo fixo do setor. Esta aquisição deverá ser justificada com a ciência do gestor
direto da área e da gestora de Suprimentos.

5.2 Seleção Fornecedores

A seleção de novos fornecedores deverá ser realizada pelo setor responsável atendendo à
qualificação da categoria de produtos/serviços demandados. Quando necessário, serão
selecionados novos fornecedores de acordo com os critérios definidos para avaliação dos
fornecedores. Estão elencados como critérios de seleção de fornecedores nesta Instituição os
seguintes aspectos: criticidade, preço, logística de entrega.
Após avaliar os critérios para os potenciais fornecedores deverá ser selecionado o que
melhor atender os critérios avaliados. Esta avaliação será realizada pelo gestor do setor que
receberá o produto/serviço juntamente com a coordenação do setor. Se necessário, serão
consultadas também as demais gerências.

5.3 Critérios para qualificação dos Fornecedores

A Qualificação dos Fornecedores de produtos será realizada pela área de Suprimentos e já

a Qualificação dos Serviços, pela área responsável pela execução do serviço a ser qualificado,
mediante preenchimento do check-list e apresentação dos documentos necessários (1.F.SUP.000).
Como pré-requisitos contemplamos a qualificação documental, técnica e por família de produtos,
utilizando a matriz de documentação (1.F.SUP.002) como parâmetro.
Aos fornecedores que nos atendem através da plataforma de compras on line é obrigatório
toda documentação arquivada e atualizada pelo site.

Todos os registros e documentos do fornecedor devem ser arquivados na pasta

compartilhada em rede pelo setor de compras, GESTÃO DE FORNECEDORES, e demais
informações no cadastro de fornecedores do sistema MV- MGCO da SCMI.

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5.4 Critérios para avaliação dos Fornecedores

A avaliação de fornecedores é uma das ferramentas da gestão da cadeia de suprimentos que

possibilita o acompanhamento do índice de desempenho dos fornecedores qualificados e
fidelizados.
Para monitorar o desempenho dos fornecedores, será registrado sistematicamente a
qualidade dos produtos entregues, dos serviços prestados de assistência técnica e garantia, bem
como qualquer falha no serviço de entrega e nas comunicações com a SCMI, possibilitando
informar aos fornecedores um “feedback” sobre a qualidade de seus produtos e/ou serviços a fim
de que os mesmos possam tomar medidas preventivas e/ou corretivas nos sentido de implantar
melhorias e fortalecer sua posição como fornecedores fidelizados da SCMI.
A avaliação no ato de recebimento deve ser realizada pela área de recebimento em todos os
fornecedores críticos, por meio de formulário de recebimento de produtos/ serviços (1.F.SUP.004)
para registro das intercorrências e/ou não conformidades, posterior notificação e monitoramento
da evolução deste. Para setores que já atuam com o sistema de compras, no momento de
lançamento de nota fiscal em sistema preencher “Avaliação de Produtos Criticos” utilizando o
sistema MGES/M_ENTRADA_NOVA.

5.4.1 Avaliação de Produtos

Os fornecedores não críticos serão avaliados:

1. Mediante notificações de não conformidades realizadas pela equipe multidisciplinar via

sistema de Gestão de Ocorrências da Instituição (MVGE). As não conformidades
entendidas como GRAVES precisarão ter de imediato a confecção de um plano de ação
junto ao Fornecedor.

Os fornecedores considerados críticos serão avaliados em cada entrega os itens e pesos, são eles:

 Cordialidade no Atendimento: buscar em nossos fornecedores atendimento ágil e eficiente,

incluindo o “pós-venda”; com peso 10 (Quinze),

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  Nota Fiscal e boleto entregues no prazo: avaliar se as notas e boletos estão sendo entregues
dentro do prazo evitando que os produtos fiquem parados sem possibilidade de entrada e
entrega, evitando contatos para trocas de vencimento de boletos, agilizando as provisões de
pagamento; com peso 10 (Dez)
 Pontualidade e Agilidade - Avaliar se os produtos estão sendo entregues dentro do prazo
previsto e combinado; com peso 15 (Quinze)
 Qualidade na entrega dos produtos - avaliar se os produtos foram entregues sem nenhuma
quebra ou avaria, ou seja, sem restrições para uso ou entrega, incluindo temperatura de
recebimento e lote; com peso 20 (Quinze)
 Valor da nota fiscal de acordo com a Ordem de Compras - avaliar se a nota fiscal emitida
está de acordo com a autorização gerada após finalização da compra; com peso 15 (Dez)
 Avaliação administrativa - apresentação de documentos semestralmente legalizados e
atualizados; com peso 15 (Quinze)
 Visita Técnica ou Avaliação “in loco”- Serão agendadas visitas com a gestão de
suprimentos e coordenadores das áreas, a princípio com fornecedores com contratos a
serem firmados na Instituição com duração superior a 12 meses; com peso 15 (Vinte),
conforme cronograma anual desenvolvido pela gerência do setor responsável pela
aquisição/ negociação do produto (aplicar na visita formulário 1.F.SUP.003). Fornecedores
“Acreditados” com certificação comprovada por Instituições de reconhecimento mundial,
não se fará necessária a realização de visita técnica.

As avaliações serão realizadas no ato de recebimento diário. Ao fim de cada mês deverá
ocorrer o fechamento das informações compilando notificações de não conformidades por
fornecedor. A análise crítica então será realizada semestralmente.

5.4.2 Avaliação de Serviços

Serão considerados prestadores de serviços àqueles que exercerem atividades de forma

continuidade.

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 Para contratação deste serviço é necessário a elaboração de um contrato de prestação de
serviços entre fornecedor e a contratante, que deverá ser submetido à análise jurídica. Os
fornecedores não críticos serão realizados:

1. Mediante notificações de não conformidades realizadas pela equipe multidisciplinar via sistema
de Gestão de Ocorrências da Instituição (MVGE). As não conformidades entendidas como
GRAVES precisarão ter de imediato a confecção de um plano de ação junto ao Fornecedor.

Quando o prestador de serviço for considerado crítico será avaliado semestralmente com os itens e
com os seguintes pesos.

 Cordialidade no Atendimento: buscar em nossos fornecedores atendimento ágil e eficiente,

incluindo o “pós-venda”; com peso 10 (Dez)
 Nota Fiscal e boleto entregues no prazo: avaliar se as notas e boletos estão sendo entregues
dentro do prazo evitando que os produtos fiquem parados sem possibilidade de entrada e
entrega, evitando contatos para trocas de vencimento de boletos, agilizando as provisões de
pagamento; com peso 10 (Dez)
 Pontualidade e Agilidade - Avaliar se os produtos estão sendo entregues dentro do prazo
previsto e combinado; com peso 10 (Dez)
 Qualidade na entrega dos serviços - avaliar se o serviço foi entregue conforme ordem de
serviço/ contrato; com peso 15 (Quinze)
 Valor da nota fiscal de acordo com o pedido - avaliar se a nota fiscal emitida está de
acordo com o pedido gerado após finalização da compra; com peso 15 (Quinze)
 Avaliação administrativa - apresentação de documentos legalizados e atualizados; com
peso 15 (Quinze)
 Capacidade técnica em executar os serviços - avaliar se os técnicos estão aptos e possuem
conhecimento técnico ao executar o serviço solicitado; com peso de 15 (Quinze).
 Visita Técnica ou Avaliação “in loco” - Serão agendadas visitas técnicas com equipe de
compras e coordenadores das áreas a princípio com fornecedores com contratos a serem
firmados na Instituição com duração superior a 12 meses; com peso 10 (Dez), conforme
cronograma anual desenvolvido pela gerência do setor responsável pela execução do
serviço (aplicar na visita formulário 1.F.SUP.003). Fornecedores de Serviços

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 “Acreditados” com certificação comprovada por Instituições de reconhecimento mundial,
não se fará necessária a realização de visita técnica.

A classificação dos fornecedores será realizada de acordo com a Tabela 1 a seguir, que
determinará as ações a serem executada:

Faixa de Desempenho Ação

70 a 100 - Atende os Padrões
50 a 69 - Necessita Melhorias
<50 - Distante dos Padrões
Monitorar
Aplicar não conformidades e desenvolver (Plano de Ação);
Aplicar não conformidades e desenvolver (Plano de Ação);
Avaliação de possibilidade de substituição do fornecedor

A faixa de desempenho poderá ser revista mediante maturidade institucional.

5.5 Da Não conformidade

5.5.1 Os fornecedores deverão atender aos critérios de qualidade estabelecidos, sob pena de
aplicação das penalidades abaixo relacionadas, conforme faixa de desempenho, podendo ser
aplicadas isolada ou cumulativamente, conforme o caso e necessidades da empresa:

 Notificação de advertência da “Não-conformidade”, registrada em sistema no ato do

lançamento da NF;
 Suspensão temporária de participação em cotações de preços pelo prazo de 03 (três) meses
a 01 (um) ano;
 Exclusão permanente do cadastro de fornecedores qualificados;
 O fornecedor será formalmente notificado da aplicação da penalidade, através de e- mail,
devendo apresentar pedido de reconsideração e/ou plano de ação para execução breve, e
nos casos de contrato de serviços assinar o termo de compromisso de ajustamento de
conduta, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, contados da data do recebimento de qualquer
notificação.

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  Casos extremos, em que há reincidência de notificação sem resolução por parte do
fornecedor, implicará na suspensão do fornecedor pelo prazo de 06 (seis) meses a 02 (dois)
anos, de acordo com o caso e da avaliação técnica e administrativa.
 Tratando-se de fornecedores exclusivos e/ou sem possibilidade de substituição imediata, a
gestão de suprimentos atuará com plano de ação específico, buscando melhoria junto ao
fornecedor.

As notificações de não conformidades deverão ser aplicadas diretamente ao fornecedor pelo

responsável do setor de recebimento do produto/serviço.

5.5.2- Farmacovigilância e Tecnovigilância

As notificações de Farmacovigilância e Tecnovigilância deverão ser realizadas

espontaneamente por meio de formulário específico disponível no sistema operacional da SCMI
para a equipe multidisciplinar - Gestão de Ocorrências da Instituição (MVGE).
Para eventos de Farmacovigilância, cabe identificar e avaliar sistematicamente as reações
adversas aos medicamentos, sendo necessário identificar precocemente as reações adversas graves
(são consideradas reações adversas graves aquelas que causam- ameaça à vida ou risco de morte,
hospitalização ou prolongamento desta, incapacidade funcional significativa permanente ou
persistente, anomalia congênita, evento clínico significativo, fatalidade) e interações não descritas
em bula ou na literatura; inefetividade farmacêutica; identificar os registros de inconformidade
relativa a materiais médico-hospitalares descartáveis.
Ainda entre as etapas de tratamento, preferencialmente identificar o aumento na frequência de
reações adversas conhecidas; identificar fatores de risco e possíveis mecanismos subjacentes às
reações adversas; identificar os sinais de alerta que evidenciam uma relação de causalidade entre
fármaco e reação adversa a medicamentos (RAM); promover a segurança e o uso racional de
medicamentos.
Para eventos de Tecnovigilância, cabe levantar dados relativos a não conformidade e/ou evento
adverso envolvendo os equipamentos, artigos médicos, kits diagnóstico, orteses e próteses. No
processo de Identificação/investigação, faz-se necessário registrar a identificação ou especificação
do produto, fabricante, número do lote, número de série, data de fabricação, data de validade,
validade de esterilização, número de tombamento, histórico de manutenção, setores usuários do
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produto, problemas potenciais ou reais referidos em literatura e/ou no histórico da instituição,
número de eventos adversos notificados ou não na instituição, existência de contato prévio com o
fabricante, nível de gravidade e abrangência do evento ocorrido, estoque do produto na instituição,
valor unitário do produto.

5.5.2.1 O Processo de Notificação no NOTIVISA

 Quem notifica - médicos, enfermeiros, farmacêuticos, nutricionistas, dentistas, psicólogos,
profissionais administrativos e de apoio etc.. Através do sistema de Gestão de Ocorrências
da Instituição (MVGE).
 Farmacovigilância - o que notificar: qualquer reação não descrita na bula ou literatura;
medicamentos comercializados há mais de cinco anos: qualquer suspeita de reação graus 3
e 4, mesmo descrita em literatura; medicamentos novos (com menos de cinco anos de
comercialização): qualquer reação de todos os graus, mesmo as descritas em bula ou
literatura; perda de eficácia e/ou suspeita de desvios da qualidade dos materiais e
medicamentos;
 Tecnovigilância – o que notificar: Lesões Causadas por Produtos de Saúde; Produtos
Mecânicos, Elétricos ou Eletromecânicos; Produtos para Implantáveis ou Dispositivos
Implantáveis; Produtos para Diagnósticos In Vitro; Procedimentos Investigativos.
 Farmacêutico: Fará a triagem e análise das notificações para posterior registro e
acompanhamento- Notificará a ANVISA: Pelo Notivisa (Sistema de Notificações em
Vigilância Sanitária). http://www.anvisa.gov.br/hotsite/notivisa/index.htm.
 Engenheiro Clínico - Fará a triagem e análise das notificações que envolvam
Tecnovigilância (equipamentos) para posterior registro e acompanhamento - Notificará a
ANVISA: Pelo Notivisa (Sistema de Notificações em Vigilância Sanitária).
http://www.anvisa.gov.br/hotsite/notivisa/index.htm
 Análises das notificações e avaliação fármaco-econômico, indicadores e encaminhamentos
deverão ser discutidos e analisados junto ao Escritório de Qualidade e nas Comissões
(Comissão de Farmácia e Terapêutica e Comissão de Padronização de Insumos).

5.5.3- Amostras Grátis e /ou doações

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SCMI Lopes Reis Suprimentos Fiaes Financeiro Valdece F.
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 Para recebimento de doações/ bonificações ou amostras grátis o fornecedor terá que
contatar o setor de compras da SCMI para avaliação do item mediante a padronização do hospital.
Caso seja um item de interesse e /ou não padrão para submeter a avaliação da comissão de
padronização, este terá que ter Nota Fiscal de bonificação/ doação ou termo de doação que conste
lote e validade do produto para realização da entrada e rastreabilidade de movimentação na
Instituição.
Também se faz necessário a avaliação técnica realizando um check-list (1.F.SUP.005) do
(s) produto (s) recebidos pelo farmacêutico da unidade.

5.6 Conduta dos Fornecedores e Prestadores de Serviço

A SCMI busca ser reconhecida pela excelência dos serviços, através dos padrões nacionais
de qualidade. A instituição espera o mesmo compromisso dos fornecedores e prestadores de
serviços. Por esse motivo, estabelecemos princípios de conduta do fornecedor os quais
partilhamos e esperamos que sejam cumpridos em todas as atividades relacionadas direta ou
indiretamente à Instituição, como demonstração do interesse na manutenção da parceria. O
desenvolvimento do relacionamento com fornecedores prima pela realização de atividades em
conjunto, potencializando as competências complementares e os benefícios para as partes
envolvidas.

As principais Condutas dos Fornecedores são:

 Ciência de que o Setor de Compras é a área competente e autorizada oficialmente para

negociar todo e qualquer tipo de compra, e o Setor de Manutenção pela contratação de
equipamentos e/ou serviços, salvo em situações — emergenciais e/ou fora do horário
comercial. As referidas negociações serão validadas/autorizadas pela Gerência de
Suprimentos e/ou Controladoria a depender do investimento financeiro;
 Saber que os colaboradores do Setor de Compras são os responsáveis por atender e
proporcionar toda a informação ao fornecedor durante e depois de autorizada a ordem de
compras ou contrato, assim como dar orientações a respeito do processo de pagamento;
 Não alterar qualquer condição na Ordem de Compra, Ordem de Serviço ou Contrato por
solicitação de outra pessoa que não o responsável em Compras, e a depender Manutenção;

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  O único documento para formalizar uma negociação e seu respectivo pagamento é a
Ordem de Compra e/ou Serviço/ Contrato devidamente autorizado pela Gerência
Responsável, enviado pelo Setor de Compras e/ou Manutenção - qualquer entrega de
equipamentos, materiais e serviços, que não respeite essa recomendação não será
reconhecida, portanto não será recebida. A exceção será a aquisição via fundo fixo em
períodos não administrativos, conforme critérios pré-estabelecidos junto a gerências dos
setores, para resolução de urgências e emergências.
 Conhecer as legislações aplicáveis a sua empresa ou ramo de atividade e atendê-las,
incluindo as relacionadas com a fabricação, preço, venda, distribuição, rotulagem,
importação e exportação de produtos, bem como os relacionados aos serviços prestados;
 Manter regular e fornecer quando solicitado, toda documentação exigida;
 Fornecer informações imediatas na confirmação do pedido sobre quaisquer mudanças;
 Não efetuar faturamentos sem estar de posse do número da Ordem de Compra/ Serviço e o
mesmo deverá constar na nota fiscal;
 Atender a Instituição em suas necessidades de volumes e data acertadas conforme Ordem
de compra, respeitando as condições comerciais;
 Manter sempre um funcionário capacitado para dar suporte e orientações a operação
comercial e técnica, mantendo as equipes treinadas sobre as boas práticas de manuseio do
produto e/ou equipamento;
 Responder prontamente as solicitações dos compradores quanto a entrega de materiais e/ou
serviços; e Retornar propostas ou contratos dentro do prazo estabelecido;
 Manter devidamente atualizado seu cadastro junto à SCMI;
 Manter sigilo e confidencialidade sobre todas as informações técnicas ou não, pertinentes
ao fornecimento, de propriedade da SCMI;

Os conflitos de interesse devem ser notificados pelo fornecedor à SCMI através do e-mail
ouvidoria@scmi.org.br, informando situações nas quais os interesses particulares de colaboradores
interfiram inadequadamente na relação de ambas as instituições. Este e-mail também pode ser
utilizado para denúncias relativo às questões éticas nos relacionamentos com fornecedores e
parceiros.

5.7 Alçadas de Valor e Responsabilidades

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O encaminhamento ao setor Jurídico se faz necessário para análise. Estando em comum acordo, o
jurídico vista o contrato, e este é direcionado as demais hierarquias Institucionais para assinatura,
sendo 100% dos contratos assinados pela Provedoria, sendo o solicitante pelo contrato um dos
responsáveis a assinar em conjunto como testemunha.

A SCMI encaminha o contrato validado e assinado em duas vias e-mail e direciona ao fornecedor
para assinatura e retorno.

5.7.1 Guarda e Acompanhamento

Todos os contratos de produtos/ serviços serão guardados junto ao setor de Contabilidade.

5.8 Disseminação e Monitoramento

A Política de Suprimentos será disseminada através de slides explicativos disponibilizado em rede

para consulta das áreas de interesse.

Para os Fornecedores será divulgada através de impressão entregue no momento do fechamento

do acordo.

6. REFERÊNCIAS

• Manual de Fornecedores Santa Casa de Maceió;

• Política de Qualificação de Fornecedores Unimed Jaboticabal;
• Manual de Fornecedores Santa Casa de Porto Alegre;
• Política de Qualificação e Avaliação do Hospital Universitário Risoleta Tolentino Neves;
• Manual de Fornecedores Unimed Noroeste/RS;
• Guia de Boas Práticas de Fornecedores - Hospital do Câncer Muriaé.

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