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Procedimentos de solicitação e sistematização

de cotizações
Meios e Protocolo de Comunicação para Solicitar cotações.
Introdução
A gestão dos fornecedores é um dos pontos fundamentais no funcionamento de
um negócio. A boa escolha de prestadores de serviços impacta na qualidade de
produtos e de processos internos, assim como na própria imagem da empresa
perante seus clientes. Por isso, realizar cotações ágeis e de maneira organizada
fazem a diferença para qualquer negócio, de qualquer ramo.

A escolha dos fornecedores pode interferir diretamente na sustentabilidade de

uma empresa e na sua posição de mercado. Com tamanho peso em todo o
funcionamento de um negócio, a gestão de compras exige cuidados a serem
tomados desde a cotação de preço.

A cotação de preço é, frequentemente, o primeiro passo para um novo contrato.

Ela é, muitas vezes, a porta de entrada de um relacionamento que pode ser
longo e proveitoso, ou uma fonte de dores de cabeça. Portanto, é preciso estar
atento a essa importante fase da gestão de fornecedores, que envolve muito
mais que apenas preço.

1. O Que É A Cotação De Preços

A cotação é a tomada de informações junto a fornecedores, e precede a compra
de produtos ou contratação de serviços. Por meio dela, são conhecidas as
condições, características e valores do que está sendo oferecido por cada
empresa fornecedora.

Diferença Entre Cotação E Orçamento

Muitas pessoas chamam a cotação de preço de “orçamento”, mas essa
nomenclatura é equivocada. O orçamento versa sobre a previsão de gastos e
receitas de um determinado período. Quando se fala, por exemplo, em
“planejamento orçamentário”, este diz respeito à gestão interna de um negócio,
ou seja, sócios, proprietários, acionistas e gestores.

A cotação, por sua vez, é feita de dentro para fora. A empresa lança suas
solicitações no mercado, pedindo informações sobre preço e condição de
compra de produtos ou serviços. As empresas que recebem tais solicitações
emitem registros em que documentam as características para o fechamento do
negócio, tais como preços, prazos, formas de pagamento.

A Documentação Da Cotação
Muitos gestores desconhecem a importância de documentar com exatidão a
cotação. Essa questão é primordial, não apenas por questões legais — afinal, a
cotação também é um documento de caráter corporativo —, mas também pela
imagem que seu negócio passa ao manter contato com outros, especialmente
quando se atua no ramo B2B (Business to business, isto é, quando empresas
negociam diretamente com outras empresas).
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Imagine que a empresa que hoje fornece serviços ao seu negócio pode,
futuramente, vir a ser sua cliente ou auxiliar na indicação a outras. Quanto mais
formalizada e organizada for sua comunicação, mais essas características
refletirão em sua marca.

Por outro lado, você também deve se preocupar em resguardar seu capital. Uma
cotação de preço não é um compromisso de negócios, mas serve como base
para a aquisição de produtos e serviços, e você vai se programar para atuar de
acordo com os preços oferecidos. A documentação formalizada é um
instrumento legal de comprovação da oferta.

Portanto, cuide para que, em todas as comunicações, especialmente nas

cotações de preço, sua empresa siga o mesmo padrão de qualidade e
profissionalismo.

As Informações Contidas Na Cotação

Ao enviar uma solicitação formal de cotação de preços, lembre-se que algumas
especificações devem ser solicitadas aos fornecedores. As principais são:
Quantidade de produtos ou serviços solicitados, especificando a unidade de
medida (peça, unidade, pacote, quilograma etc.);

Prazo de entrega, bem como a forma de realização da entrega. Não esqueça de

conferir o tipo de frete contemplado na cotação, que pode ser:

➢ Frete FOB: A sigla vem de free on board, que significa “livre a bordo”.
Nessa modalidade de entrega, é responsabilidade do comprador retirar a
mercadoria na fábrica ou em local predeterminado pelo vendedor, bem
como arcar com todas as despesas relacionadas;
➢ Frete CIF: Significa Cost, Insurance and Freight, traduzido por “custo,
seguro e frete”, e é utilizado quando esses itens estão inclusos na
cotação.
➢ Condições de pagamento e as facilidades para compras à vista.

A Comparação Entre As Cotações Recebidas

Quando se analisa a cotação de um produto ou serviço, é preciso ter cuidado. O
menor preço pode trazer surpresas desagradáveis. Algumas vezes, a qualidade
não é equiparável, embora o produto pareça similar, e a comparação é irreal.

Em outras palavras, quando a cotação de preços visa, por exemplo, uma

prestação de serviços, podem estar ou não englobados fatores que fazem a
diferença e modificam a qualidade do que será entregue.

Por isso, a cotação de preços precisa ser detalhada ao máximo, por mais que
pareça uma compra genérica. Quanto mais o comprador especificar como quer
o produto e quais as condições sob as quais deseja contratar um serviço, melhor
será a equidade nos resultados.

2. As 3 Regras Sobre Cotação De Preço

Quando o setor de compras estabelece uma relação comercial — passado o
estágio inicial de prospecção e escolha de fornecedores para compras —,
eventualmente ocorre de os negócios serem fechados sempre com o mesmo
fornecedor a partir de então. Isso não é necessariamente ruim.
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Se a relação é sólida, se a empresa oferece produtos e serviços de qualidade e

se tem políticas claras, significa que a manutenção desse fornecedor é benéfica.
Mas a gestão de compras não pode se dar ao luxo de manter contratos de longo
prazo sem revisá-los, periodicamente, ou sem realizar cotações paralelas,
mesmo que seja para garantir a paridade dos preços do atual fornecedor com a
média do mercado. Portanto, a cotação de preços precisa ser uma prática
constante, e, por assim dizer, não deve “enferrujar”.

É de suma importância que se entenda o peso da gestão de compras sobre o

negócio. Ela é responsável pela saúde financeira da empresa em grande parte.
Se, por um lado, a compra de insumos responde por uma boa parcela dos custos
de uma cadeia produtiva, por outro, os serviços agregam despesas que podem
ser de grande monta.

Nesse contexto, considere seguir as regras fundamentais para garantir que a

cotação de preços seja uma prática contínua e eficaz, cumprindo seu papel
dentro da redução constante de custos:

1) Não Aceite O Preço De Imediato

Ao receber uma cotação, mesmo depois de uma pesquisa entre os concorrentes,
não aceite o primeiro preço apresentado como definitivo. As empresas não
trabalham com o menor preço ao cotar seus produtos e serviços porque querem
ter margem de negociação. Então, ao aplicar seus valores, elas deixam uma
margem que pode ser utilizada no processo decisório.

Portanto, verifique a possibilidade de obter descontos ao dar preferência a

determinado fornecedor. Como dito anteriormente, não esqueça de conferir as
formas de pagamento e as possíveis variações de preço. Lembre-se, ainda, de
examinar se tudo que foi solicitado por você — detalhes de acabamento,
condições de entrega etc. — está contido na proposta, e se não foi incluso algum
produto ou serviço adicional.

2) Cote, No Mínimo, Com Três Fornecedores Distintos

Essa é uma premissa básica na gestão de compras: três cotações são o mínimo
que você deve considerar, por segurança. Quanto mais você desconhecer o
mercado e os concorrentes, mais opções você precisa buscar. Muitas áreas do
mercado estão tomadas por empresas que já têm um relacionamento de longa
data entre si, praticando preços próximos.

Para algumas áreas de atuação, os preços realmente podem ter uma variação
pequena, isso porque depende da natureza daquilo que você adquire. Mas, em
outros casos — especialmente no que diz respeito à prestação de serviços — a
diferença de valor pode ser gritante. Essa diferença vai depender do grau de
profissionalismo do negócio, da capacidade de fornecimento, do
comprometimento da estrutura, além de diversos outros fatores.

Seguir a regra das três cotações significa ampliar seu leque de opções, permitir
novos players na disputa pelo seu atendimento e favorecer a melhor escolha.
Além disso, fomentar a concorrência é sempre benéfico para o comprador.
Mesmo que isso leve a um patamar estável de preços, os fornecedores vão
buscar diferenciais na qualidade do atendimento e na satisfação do comprador.
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3) Não Estabeleça Relação De Dependência Com Seus Fornecedores

Quando se fala em carteira de clientes, uma das principais preocupações dos
gestores é a pulverização. Imagine que uma empresa dependa exclusivamente
de um cliente. A existência dela, então, está profundamente atrelada à existência
desse cliente ou à sua preferência. No entanto, se o cliente escolher outro
fornecedor, o negócio imediatamente fracassa.

É importante que uma empresa disponha de clientes com grande volume de

negócios, mas é fundamental que ela também tenha outros clientes, com um
volume menor de faturamento mensal. Esta base ampla de clientes com
faturamento menor permitirá que a empresa tenha uma relativa segurança, pois
correrá menos riscos caso um cliente de peso deixe de fazer negócios com ela.

O que muitos gestores administrativos esquecem é que o conceito da

pulverização é uma prática saudável, tanto na gestão de vendas, quanto na
gestão de compras. Pulverizar, portanto, traz muito mais segurança ao negócio.
A sabedoria de nossos avós dizia que “nunca se devem colocar todos os ovos
num único cesto”, e esta máxima permanece verdadeira, sobretudo no mundo
dos negócios.

Depender de um único fornecedor implica diversos riscos, entre os quais

podemos evidenciar:
➢ Estar sujeito aos preços estabelecidos por ele;
➢ Sujeitar-se também à qualidade (ou à falta dela), por não ter opções de
concorrentes melhores;
➢ Aceitar variações bruscas de condições, as quais pegam os gestores
desprevenidos e tendem a comprometer os resultados de suas atividades;
➢ Submeter a sustentabilidade de seu negócio à existência desse
fornecedor: se ele fechar as portas, a permanência de sua empresa corre
sérios riscos.

Então, quanto menos específico for o nicho de mercado de seu fornecedor,

melhor. Isso permite que você tenha mais opções de cotação.

3. Dicas Para Uma Cotação De Preços Eficiente

A organização é o alicerce de boas práticas. Assim sendo, para garantir
eficiência, seja metódico e sistemático. A gestão de fornecedores, por mais
minuciosa e cansativa que seja essa tarefa, ela não pode ser feita de forma
simplória. Isso evita que você:
➢ Perca tempo com cotações infrutíferas;
➢ Corra o risco de contratar algo que não era exatamente o que precisava;
➢ Tenha trabalho de refazer cotações emitidas com erro ou faltando
informações;
➢ Tenha problemas no fechamento e na entrega do pedido junto ao
fornecedor;
➢ Comprometa o fluxo de atividades e processos de sua empresa; e
➢ Consequentemente, tenha dificuldades na entrega de seus próprios
produtos e serviços.
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Como cada fornecedor tem sua própria forma de apresentação de cotações, é

importante que seja estabelecido um processo interno em sua empresa para
tratar essas informações recebidas dos fornecedores e, então, qualificá-las.
Por isso, preste bastante atenção às dicas que seguem e garanta cotações de
preços feitas com a maior eficiência possível.

1) Estabeleça Processos
A primeira regra para organizar sua empresa é definir processos padronizados.
Desenhe o passo a passo para a solicitação de cotações de preços, e siga cada
detalhe todas as vezes que precisar realizá-las. Isso garante que você ou sua
equipe não esqueça de algum item importante, e nem pule etapas fundamentais.
Ter processos definidos também é eficaz para equalizar o conhecimento. Se
você, por exemplo, é o responsável pelas compras e contratações, mas está
ausente ou precisa delegar essa atividade, a padronização garantirá que outro
colaborador possa realizar exatamente o esperado, sem furos.

2) Padronize Suas Solicitações De Cotação

Reiterando o que dissemos acima, é muito importante formalizar todos os seus
contatos com fornecedores, profissionalizando e qualificando sua marca. Por
isso, não esqueça de:
➢ Utilizar, preferencialmente, papel com timbre da empresa ou marca
d’água, mesmo quando enviar solicitações de cotação por meio digital;
➢ Identificar sua empresa no cabeçalho ou no rodapé do documento, com
CNPJ, nome da empresa, endereço e contatos;
➢ Enumerar sua solicitação de cotação, seguindo um padrão de
continuidade que pode ajudar inclusive a organizar sua periodicidade de
compras;
➢ Manter registro do e-mail, telefone, endereço e nome da pessoa
responsável pelas cotações em cada fornecedor, para direcionar suas
solicitações de forma certeira;
➢ Datar e assinar a solicitação.

3) Conheça O Que Precisa E Cote Com Exatidão

O princípio básico de boas cotações é saber o que você necessita. Qual o serviço
ou produto? Qual a duração necessária (no caso de serviços)? Detalhe ao
máximo essa informação internamente para garantir que as cotações vão trazer
o retorno exato do que você espera receber.

4) Seja Detalhado Na Descrição Do Que Precisa

Com a mesma intenção que acabamos de citar, não esqueça de detalhar aos
fornecedores, minuciosamente, o que você necessita. No caso de itens
complexos, faça a descrição de cada detalhe ou variação, medidas, peso,
tamanho, forma. O que você coletar em seu detalhamento interno precisa ser
repassado aos fornecedores. Dessa forma, você minimiza a possibilidade de
eles enviarem cotações que não atendem às suas necessidades.

5) Garanta Que O Responsável Recebeu A Solicitação

Ao enviar um e-mail, solicite confirmação de recebimento. Você pode, inclusive,
em alguns gerenciadores como o Outlook, habilitar a opção de ser avisado
quando o destinatário receber o e-mail. No caso de enviar solicitações
impressas, você pode imprimir duas vias e solicitar assinatura e data de
recebimento em uma delas.
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Isso ajuda a qualificar seus fornecedores. Quem não dá retorno ou demora

coloca em dúvida a qualidade dos próprios serviços. Por outro lado, os que
demonstram celeridade e organização causam, de início, boas impressões e
podem, ainda que não sejam o escolhido do momento, se manter em sua base
de contatos.

6) Confira O Prazo De Validade Das Cotações Recebidas

Da mesma forma que você se preocupa em verificar a validade dos produtos que
adquire, peça ao fornecedor que informe a validade da cotação. Assim, você
saberá por quanto tempo poderá esperar que os preços praticados se
mantenham fixos, e a partir de quando eles poderão sofrer variações.

7) Negocie
Nunca é demais lembrar: negocie. Negociar é esperado em qualquer relação
comercial, afinal todo mundo quer obter as melhores condições. Ao receber suas
cotações e escolher aquela que mais atende às suas escolhas, regateie, peça
descontos e compare condições. Lembre-se de nunca aceitar o primeiro preço
oferecido.

8) Planeje Suas Cotações

Ter um planejamento de compras é básico, portanto, não se esqueça de
estabelecer o calendário de suas cotações. Assim, você não corre o risco de
iniciar o processo atrasado, quando a contratação já se tornou urgente e exige
tomar medidas que, na maioria das vezes, comprometem a qualidade das
compras, como pular etapas, por exemplo.

9) Planeje Os Pagamentos De Suas Compras

E já que falamos em planejamento, quando estiver pronto seu calendário de
cotações, você precisa lembrar de pensar nos pagamentos, especialmente
quando forem parcelados, para assim evitar sobrecarga de compromissos na
mesma data.

Portanto, mantenha organizado o controle de pagamentos das compras

realizadas, de preferência, no mesmo software ou planilha de controle de seu
calendário de cotações.

10) Compre Em Volumes Maiores

Como gestor, você sabe que o poder de barganha sempre aumenta conforme o
tamanho das compras. Nessa questão, seu planejamento de cotações e
pagamentos também poderá influenciar positivamente. Conhecendo seu
histórico de compras e suas necessidades, você pode calcular melhor o volume
de compras para prazos maiores, e dessa maneira conseguir melhores
condições na negociação.

11) Amplie A Possibilidade De Contato

O retorno dos possíveis fornecedores é um primeiro índice de comprometimento
e qualidade. Mas pode ocorrer de eles tentarem entrar em contato com você e
não conseguirem. Ou ainda, de outro colaborador da sua empresa receber as
cotações e não as repassar a tempo.
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Por isso, deixe todos os canais possíveis abertos, para ampliar as possibilidades
de contato. E-mail, telefone, endereço, celular e ramal: tudo deve estar à
disposição de cada um dos potenciais fornecedores.

12) Estabeleça Limites

Quanto mais caro o serviço ou produto e maior seu impacto no negócio, mais
importante a cotação se torna. Assim sendo, avaliar muitas cotações pode ser
cansativo e contraproducente. Por isso, um limite de quantidade de cotações
precisa ser estabelecido. Portanto, em seus processos, estabeleça o limite
máximo de cotações por setor, por produto ou serviço.

13) Mantenha-Se Na Legalidade

Alguns fornecedores podem, durante a negociação, oferecer “condições
especiais” que, no final das contas, se tornam verdadeiros presentes de grego.
Por exemplo, para baixar o preço, algumas empresas podem sugerir uma venda
sem nota fiscal. As repercussões negativas que tal procedimento pode fomentar
devem ser consideradas pontualmente diante de propostas como estas. Quando
uma empresa aceita comprar sem nota fiscal, ela se sujeita a:
➢ Furos contábeis em seus fechamentos e balanços;
➢ Problemas com Receita Federal e SEFAZ, com multas pesadas; e
➢ Perda de garantia do negócio, uma vez que este vai ocorrer sob a
informalidade.
➢ Portanto, seja qual for a vantagem oferecida, evite cair na tentação de
trabalhar à margem da legalidade.

14) Seja Polido E Diplomático

Mesmo que a máxima de que “o cliente sempre tem razão” continue válida, não
esqueça de que seu fornecedor é também seu parceiro. Uma relação de
cumplicidade e de ganho mútuo é fator preponderante para que essa parceria
seja duradoura. Ainda que algo possa, eventualmente, não sair como planejado,
seja diplomático e lembre-se da importância da gestão de fornecedores.

15) Dê Retorno
Independentemente da quantidade de cotações recebidas e do meio pelo qual
elas chegaram a você, não esqueça de dar retorno. Se preciso e se couber, dê
também feedback quando um fornecedor não for escolhido. Procure informar o
motivo pelo qual ele foi preterido, se foi por conta do preço, ou do prazo, ou das
condições de pagamento etc. Isso pode ajudá-lo a se adequar, ampliando suas
possibilidades de negócio futuramente.

Ou, se for o caso, mande um e-mail para cada fornecedor, individualmente,

informando que a cotação foi finalizada e o serviço ou produto já foi adquirido,
agradecendo assim as informações que cada um enviou à sua empresa.

Conclusão
Agora, você detém conhecimentos sobre as principais ferramentas e
informações que vão guiá-lo no processo de decisão de compras e garantir uma
cotação de preço eficiente. Lembre-se, no entanto, que esse é apenas o primeiro
passo em sua gestão de fornecedores, e que sempre é possível melhorar, tanto
a produtividade quanto a lucratividade de sua empresa.
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Avalie os processos vigentes, fornecedores e contratos, e encare os custos de

sua empresa como sendo um ponto que carece de revisão constante, e por isso
precisam continuamente ser controlados, assim como as cotações de preços em
sua empresa.

Modelos de solicitação de cotação de MP, Mercadorias e peças

sobressalentes utilizando Ms Word ( editora de texto)

SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO DE PREÇOS DE PRODUTOS/ SERVIÇOS

Local, XX de X de 20XX.
Organização:
Nome do Projeto:

Prezado Sr.,

Convidamos vossa Senhoria a apresentar cotação de preços para os

bens/serviços abaixo discriminados.

Descrição do produto/serviço:

ITEM DESCRIÇÃO
01

02

03

04

Em caso de dúvida, entrar em contato pelo telefone:________________.

Prazo para apresentação da

proposta: XX/0X/20XX

Atenciosamente,

______________________________
Representante da Organização
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