ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO

BOAS PRTICAS DE GESTO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES ESTUDO DE CASO LE BISCUIT

Feira de Santana 2010

ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO

BOAS PRTICAS DE GESTO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES ESTUDO DE CASO LE BISCUIT

Artigo apresentado ao Curso de Ps- graduao como requisito obrigatrio para obteno do ttulo de Especialista em Logstica Empresarial da Faculdade de Tecnologia e Cincias de Feira de Santana. Orientador Prof. MsC. Leoman Moutinho dos Santos

Feira de Santana 2010

ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO

BOAS PRTICAS DE GESTO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES ESTUDO DE CASO LE BISCUIT

Artigo apresentado ao curso de Ps-graduao em Logstica Empresarial como pr-requisito parcial obrigatrio para a obteno do titulo de Especialista em Logstica Empresarial pela Faculdade de Tecnologia e Cincias de Feira de Santana.

Data de aprovao __ / __/ ____

BANCA EXAMINADORA

Orientador Prof. MsC. Leoman Moutinho dos Santos FACULDADE DE TECNOLOGIA E CINCIAS DE FEIRA DE SANTANA

MsC. Andr Luis Nascimento Kaecher - Coordenador do Curso de Especializao em Logstica Empresarial FACULDADE DE TECNOLOGIA E CINCIAS DE FEIRA DE SANTANA

Feira de Santana 2010

BOAS PRTICAS DE GESTO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES ESTUDO DE CASO LE BISCUIT

Adolfino Alves Pereira Neto

RESUMO

Com a estabilizao da moeda brasileira, a gesto de estoques tornou-se um dos fatores decisivos para o sucesso das empresas que lidam com armazenamento. No mercado, a guerra no mais de preos, e sim, da busca incessante pela reduo de custos e por uma melhor prestao de servio ao cliente. Uma das fontes de reduo de custos est na armazenagem, e embora este seja um fato incontestvel, a gesto de estoques assim como outras reas da administrao, recebe pouca ateno por parte das empresas. Isso pode implicar em reduo da lucratividade do negcio de forma silenciosa e quase imperceptvel. No Brasil, nas micro e pequenas empresas, ocorre uma miopia administrativa provocada pela falta de conhecimento sobre Boas Prticas na gesto de estoques. grande a quantidade de empresas que utilizam apenas o conhecimento emprico para gerir seus estoques, em detrimento das boas prticas existentes e difundidas nesta rea. Para analisar com maior profundidade este assunto ainda pouco explorado, foi feito um estudo de caso com a Le Biscuit, empresa baiana que atua no varejo de utilidades, brinquedos e armarinho. A empresa que entrou no mercado de forma tmida e se tornou no maior player do mercado de utilidades do Norte/Nordeste, sempre enxergou mercadoria como dinheiro na prateleira, e que utilizar gradualmente boas prticas era fator condicional para o sucesso.

Palavras-chave: Administrao de Estoques, Controle, Boas Prticas, Acuracidade, Inventrio, Reduo de custo, Logstica, T.I., Giro, Compras.

INTRODUO
1 Fundamentao Terica

O presente estudo busca motivar micro e pequenas empresas do varejo a utilizar Boas Prticas, difundindo assim o conhecimento delas na Gesto de Estoques. Como objetivo adicional, o estudo tambm identifica os motivos para o no uso das boas prticas, definindo conceitos, analisando um caso de sucesso no varejo de utilidades (Le Biscuit), e sugerindo melhorias a serem implementadas. A escolha deste tema foi feita de forma estratgica, devido a baixa produo acadmica a respeito das boas prticas na gesto de estoques, tratando o assunto de forma superficial. So inexistentes pesquisas que abordem os fatores motivadores para que seja tmido o uso das boas prticas e qual a dificuldade enfrentada pelas empresas para utiliz-las. O amadurecimento da idia do tema aconteceu pela observao do mercado de micro e pequenas empresas de varejo no pas por mais de vinte anos, onde foi observado que as boas prticas so usadas timidamente. Esta observao tamm evidenciou que o conhecimento e a aplicao de boas prticas trs resultados de grande valia para a organizao. Em diversas dessas empresas foi comprovado o uso das boas prticas, porm, quase sempre sem que a empresa sequer tenha noo de que est aplicando um boa prtica. O estudo foi desenvolvido atravs de consultas realizadas em artigos cientficos, livros dos principais autores sobre o tema e entrevistas feitas na empresa pesquisada. Foi utilizado o mtodo comparativo, onde algumas boas prticas de gesto de estoques so expostas de acordo com a teoria das melhores publicaes sobre o assunto, e a comparao delas com um caso real do mercado.

1.1 Gesto de Estoques

Antes de desenvolver o conhecimento sobre boas prticas na gesto de estoques, se faz necessrio a conceituao sobre Gesto e Estoque.

Gesto lanar mo de todas as funes e conhecimentos necessrios para atravs de pessoas, atingir os objetivos de uma organizao de forma eficiente e eficaz. De acordo com Moura, Estoque um conjunto de bens armazenados, com caractersticas prprias, que atendem aos objetivos e necessidades da empresa.

Martins e Alt (2009, p. 198) diz:

A gesto de estoques constitui uma srie de aes que permitem ao administrador verificar se os estoques esto sendo bem utilizados, bem localizados em relao aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados.

Obseva-se aqui a nfase dada pelo autor a qualidade, quando utiliza repetidamente a palavra bem, no sentido de melhor qualidade. A Gesto de Estoques quando feita dentro de padres estabelecidos e utilizando boas prticas, implicam em melhores resultados nos processos executados. A gesto eficiente e eficaz implica em bons ou timos resultados de cada processo, reduzindo o custo da manuteno de estoques. Quando um processo feito apenas visando a eficincia, ele no pode ser considerado como uma boa prtica, pois est se aplicando apenas o conhecimento do saber fazer, porm, o resultado poder no ser eficaz, o que implica em qualidade abaixo do esperado. As boas prticas remetem a eficcia. Gerir estoques aplicando boas prticas o processo que mantm produtos ou materiais dentro do seu nvel ideal de atendimento ao mercado, preservando a integridade dos mesmos com baixo custo operacional, evitando faltas e/ou excessos de estoques, tendo foco em eficincia e eficcia, atingindo inevitavelmente os melhores resultados.

1.2 Parmetros de Estoques

A gesto de estoques composta por diversos processos que se executados atendendo a requisitos de boas prticas, implicam nos melhores resultados. Os processos de recebimento, inspeo, armazenamento, movimentao, separao, conferncia e carregamento so os mais comuns e frequentes na armazenagem. Em todos esses processos pode-se aplicar boas prticas.

Estoques mal geridos so drenos do fluxo de caixa das empresas, em muitos casos imperceptveis, podendo ser os grandes responsveis por problemas financeiros, falta de liquidez ou deficincias no atendimento. Estamos vivendo no sculo XXI. Faz mais de cinquenta anos que o homem comeou, no sculo passado, a controlar estoques utilizando computadores, os quais, comparados as atuais calculadoras de bolso, seriam inmeras vezes mais lentos e ineficazes. De l at aqui, a evoluo da Tecnologia da Informao permitiu um imenso avano em todas as reas da sociedade, e em especial na gesto de estoques. Atualmente, os softwares atendem a todas as boas prticas necessrias para que se obtenha a excelncia no gerenciamento de estoques. A evoluo dos softwares desde o MRP I (Planejamento dos Recursos dos Materiais I), MRP II (Planejamento dos Recursos dos Materiais II), ERP (Planejamento dos Recursos do Empreendimento) e recentemente o WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazm), onde todos eles aplicam os conceitos acadmicos de boas prticas na gesto de estoques, eliminou todo o trabalho braal das empresas nesta rea. Associado a evoluo dos softwares, a comunicao global acontece em um piscar de olhos atravs do uso da Internet de forma gratuita, dando acesso a informao sobre gesto de estoques e boas prticas, difundindo esses conceitos no mundo.

Gasnier (2002, p. 25) diz:

Estoques implicam em penalidades para a empresa e para a cadeia de abastecimento. preciso ter sempre em mente que quanto menos, melhor, isto , que o estoque um mal absoluto para a produtividade e que, portanto, precisa ser eliminado assim que as causas forem sanadas.

As empresas devem gerir estoques necessrios, onde faltas e excessos devem ser eliminados. Apesar de todo o conhecimento divulgado no mundo sobre gesto de estoques, o mercado brasileiro de micro e pequenas empresas continua dando pouca ateno a essa disciplina. Apesar de no haver pesquisas no pas a respeito do uso de boas prticas de gesto de estoques, notria no mercado a grande quantidade de empresas que no enxergam que os estoques so como dinheiro nas prateleiras. Dinheiro parado implica em perda financeira direta, e, em geral, de baixa mensurao e percepo. Os softwares de gesto esto repletos de recursos que sinalizam essa perda antecipadamente, porm, comum nas micro e

pequenas empresas o uso de inventrios em detrimento desses recursos para identific-las antecipadamente, evitando prejuzos. O problema do estoque excessivo ou faltante pode ocorrer por m gesto administrativa motivada por diversos fatores. Nos dias atuais, a gesto de estoques conta com uma vasta riquesa de controles, processos e equipamentos que colaboram para que se alcance melhores resultados com menores custos. Ainda assim, comum empresas praticarem apenas uma gesto de estoques embrionria, aplicando o conhecimento emprico absorvido dia a dia informalmente pelas experincias vividas no mercado, implicando assim em perdas financeiras e fsicas. Um pequeno exemplo pode ser avaliado no uso dos cdigos de barra. Desde que o Governo Federal instituiu em 1984 o cdigo nacional de produtos e determinou que a ABAC fizesse sua administrao no pas, j se passaram 26 anos. Atualmente, leitores ticos e impressoras de cdigo de barras so vendidos a preos acessveis a qualquer empresa. Alm disso, todos os softwares de gesto fazem uso do cdigo de barras. A utilizao do cdigo de barras na gesto de estoques fator condicionador para reduo de custos, aumento da acuracidade dos estoques e aumento da velocidade de execuo dos processos. Embora j tenham se passado quase trs dcadas de uso dos cdigos de barra, segundo o GS1, rgo que controla os cdigos de barra no pas, ainda grande a fatia do mercado que no os utiliza. Mas por que ento? O mais provvel que seja a falta de cultura em T.I.. Este apenas um dos diversos questionamentos que podem ser feitos a respeito do no uso de boas prticas. Segundo Tozo, h vrios parmetros de estoque considerados boas prticas na gesto de estoques, como lote econmico de compra, gesto do lead time, sugesto de compra, nvel de servio, tcnicas de armazenamento, preservao de materiais, controle de validade e de lotes, planejamento da produo, etc. H alguns motivos identificados para justificar o no uso de boas prticas como os citados aqui, porm, o principal deles o uso do conhecimento emprico em detrimento do conhecimento cientfico. Segundo Babini, o conhecimento emprico o modo comum, corrente e espontneo de conhecer, que se adquire no trato direto com as coisas e os seres humanos, as informaes so assimiladas por tradio, experincias causais, ingnuas, caracterizado pela aceitao passiva, sendo mais sujeito ao erro nas

dedues e prognsticos. o saber que preenche nossa vida diria e que se possui sem o haver procurado, sem aplicao de mtodo e sem se haver refletido sobre algo. O Conhecimento Cientfico, representado pela cincia e pode ser definido como o conjunto organizado de conhecimentos sobre um determinado objeto, obtidos mediante a observao, a experincia dos fatos e um mtodo prprio. Quando questionadas a respeito do no uso das boas prticas, as empresas quase sempre justificam que os custos so impeditivos para implant-las em seus estabelecimentos. Relatam que so pequenas, esto em crescimento, e que no momento certo ocorrer o investimento. De forma negativa, esses investimentos geralmente ocorrem tardiamente, prejudicando o prprio negcio. Se as boas prticas fossem aplicadas no tempo devido, o crescimento seria mais rpido em consequncia da reduo de custos que seria obtida. Para eliminar os problemas gerados pelo conhecimento emprico, diversos segmentos de mercado criaram boas prticas para suas atividades. No caso da gesto de estoques, essas boas prticas reduzem ou eliminam a maioria dos problemas e resultam em eficincia e eficcia.

1.3 Boas Prticas

Boas Prticas uma expresso derivada do ingls "best practices", a qual denomina tcnicas identificadas como as melhores para realizar determinada tarefa. Por exemplo, as "boas prticas" para se calcular uma equao so os melhores jeitos para fazer uma equao. sempre recomendvel seguir as boas prticas. Em diversas profisses tm sido criadas normas de "boas prticas" que definem a forma correta de atuar dos respectivos profissionais. So diversas as boas prticas existentes no mercado que colaboram para com a eficcia na gesto de estoques, porm, neste estudo, teremos como foco apenas seis boas prticas amplamente difundidas e de fcil execuo pelas empresas, as quais esto detalhadas a seguir. Em seguida ser feita uma anlise do uso de boas prticas em uma empresa real.

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1.4 Estoque de Segurana, Estoque Mximo e Ponto de Pedido

1.4.1 ES Estoque de Segurana Segundo Pozo(2007), tambm denominado como estoque mnimo, o estoque de segurana indica a quantidade mnima possvel capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou um aumento na demanda do produto. Sua finalidade no afetar o processo produtivo e, principalmente, no provocar transtornos aos clientes por falta de material ou produto. O ideal um estoque de segurana igual a zero, porm, sabemos que dentro de uma organizao, os materiais no so utilizados em uma taxa uniforme, e que, tambm, o tempo de reposio para qualquer produto no fixo e garantido em razo das variveis de mercado. Fica difcil estabelecer como zero o estoque de segurana, porm no impossvel. O modelo mais simples e fcil de utilizar para o clculo do estoque de segurana, em funo de um consumo mdio no perodo, e um coeficiente de grau de risco, onde um gerente de logstica em funo da sua sensibilidade de mercado, pode estimar um percentual para cada material.

ES = C x K Onde:

ES Estoque de Segurana C Consumo mdio no perodo K Coeficiente de grau de risco.

O Estoque de Segurana evita que ocorra a ruptura do estoque, porm, para que isso ocorra, necessrio o uso de softwares de gesto para que seja elucidada esta ocorrncia de forma automtica ou no, providenciando um pedido de reposio do estoque. Exemplificando, uma empresa necessita definir o estoque de segurana de um produto que tem uma demanda mdia mensal de 100 unidades e, para tanto, o

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gerente de logstica definiu um grau de risco de 30%. Qual seria ento o estoque de segurana? ES = C x K ES = 100 x 0.30 ES = 30 unidades

H outras formulas que envolvem variveis como consumo maior que o previsto e percentual de atraso no tempo de reposio, porm este estudo no visa um aprofundamento deste assunto. Na figura 1, temos uma representao grfica do estoque de segurana, alm do ponto de pedido e estoque mximo.

Figura 1 Grfico de Anlise de Variao do estoque

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1.4.2 EM Estoque Mximo

Estoque Mximo a quantidade mxima de estoque permitida para o material. Assim, a finalidade principal do estoque mximo suportar as variaes normais de estoque em face da dinmica do mercado, deixando margem que assegure que o nvel mximo de estoque no cresa e onere os custos de manuteno de estoque. Obtem-se o Estoque Mximo com a formula:

EM = ES + LC

Onde:

EM Estoque Mximo ES = Estoque de Segurana LC = Lote de Compra. Quantidade do produto especificado no pedido de compra, que estar sujeita poltica de estoque de cada empresa. H vrias frmulas para calcular lote de compra, porm no foco deste estudo o aprofundamento deste assunto. Exemplificando, qual o estoque mximo de um material cujo lote de compra de 100 unidades e o estoque de segurana igual metade do lote de compra?

EM = ES + LC EM = (100 / 2) + 1 EM = 50 + 100 = 150 unidades

1.4.3 PP Ponto de Pedido

a quantidade de produtos que deve haver em estoque, garantindo que o processo produtivo no ter problemas de continuidade, enquanto aguarda-se a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposio. Quando um determinado produto atinge seu ponto de pedido, deve ser feito o ressuprimento do estoque,

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emitindo um pedido de compra ao fornecedor. O ponto de pedido utiliza a seguinte frmula: PP = (C x TR) + ES Onde:

PP = Ponto de Pedido C = Consumo Mdio no Perodo TR = Tempo de Reposio ES = Estoque de Segurana

Exemplificando, temos um determinado produto que consumido em 100 unidades mensalmente. Sabemos que seu tempo de reposio de 45 dias. Ento, qual o seu ponto de pedido, uma vez que o seu estoque de segurana de 20 unidades?

PP = (C x TR) + ES C = 100 unidades por ms TR = 45 dias (ou seja, 1.5 mes, ou um ms e meio) ES = 20 unidades PP = (100 x 1.5) + 20 PP = 170 unidades

As boas prticas de estoque de segurana, estoque mximo e ponto de pedido, se aplicados continuamente, evitam prejuizos, pois impedem excessos e rupturas dos estoques, alm de promover um melhor planejamento da compra, influenciando positivamente na cadeia de suprimentos.

1.5 Recebimento

Segundo Viana(2002), a atividade Recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia

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dos materiais destinados empresa. Neste contexto, aparece como o fiel avaliador de que os materiais desembaraados correspondam efetivamente s necessidades da empresa. Suas atribuies bsicas so: a. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais; b. Analisar a deocumentao recebida, verificando se a compra est confirmada; c. Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; d. Proceder a conferncia visual, verificando condies de embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; e. Proceder a conferncia qantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; f. Decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso; g. Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao fornecedor; h. Liberar o material desembaraado para estoque no almoxarifado.

Nos pontos d, e, f, g e h acima, pode ser utilizado um sistema ERP, WMS ou MRP II que proporcione a segurana operacional adequada para este, que um dos momentos mais crticos do processo de gesto de estoques. O recebimento um dos processos onde pode ocorrer diversos problemas operacionais, geramente provocados por erros humanos, ou por m f. Para evit-los, necessrio que o software em uso disponha dos seguintes recursos: a. utilizao de coletores de dados com RF Rdio Frequncia, permitindo ao operador efetuar aes no sistema sem a necessidade de se dirigir a um computador para isso. Com o coletor as aes ocorrem durante o deslocamento do operador; b. permitir que seja possvel coletar eletronicamente dados da conferncia visual; c. permitir comparar eletronicamente a nota fiscal de entrada com a conferncia feita;

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d. requisitar a reconferncia do material, caso haja divergncia quantidativa da nota fiscal de entrada com a conferncia feita; e. Bloquear o armazenamento do material, caso haja divergncia quantitativa ou financeira entre a nota fiscal de entrada e o pedido de compra, concedendo ao comprador a deciso de liberao para o armazenamento ou devoluo ao fornecedor.

1.6 Curva ABC

Na pgina 64 de seu livro, Viana diz que o mtodo da Curva ABC foi criado por Vilfredo Pareto, economista, socilogo e engenheiro italiano (1848 1923), onde baseado na sua teoria nasceu o Diagrama de Pareto, utilizado em diversas reas em todo o mundo. A Curva ABC proporciona ao gestor de estoques uma viso em escala dos materiais sob seu controle. Ela mostra em uma escala decrescente, a importncia dos materiais pela quantidade ou pelo valor das unidades vendidas. Isso implica em maior conhecimento da sua demanda, para que sejam tomadas medidas estratgicas a respeito dos materiais. Pode-se por exemplo, executar promoes para venda de materiais que encontram-se na parte C da curva, promover aes de marketing sobre os materiais da curva A e B, inativar materiais, entre outras outras tantas aes possveis com a Curva ABC. Esta importante boa prtica tem baixssimo custo de mercado, pois tornou-se fator obrigatrio nos softwares de gesto disponveis, popularizando o conhecimento da mesma. Na figura 2, temos uma representao hipottica de um universo analisado, onde a Classe A representa 20% do mix e 80% do valor, sendo a classe mais importante.

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Figura 2 Grfico da Curva ABC

Classe A B C

% MIX 20 50 30

%VALOR 80 15 5

Figura 3 Classes da Curva ABC

A Curva ABC um mtodo eficaz aplicvel a qualquer situao onde se deseja estabelecer uma escala de prioridade, visando dar tratamento diferenciado por classe identificada. Ela tambm pode ter uma anlise mais profunda, aumentando-se a quantidade de classes a serem analisadas, dando um tratamento especial a cada uma delas. Os softwares MRP II (Planejamento dos Recursos Materiais), ERP (Planejamento dos Recursos do Empreendimento) e os WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazm), dispem de processos eficazes para gerenciamento da Curva ABC.

1.7 Inventrio

Os estoques so vulnerveis a partir do momento em que so produzidos ou adquiridos. Dai em diante, em todos os locais desde o armazm da indstria at o

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momento em que entregue ao consumidor final, devero ser feitos movimentos seguindo regras rgidas de controle, para que a integridade do material seja preservado. O inventrio uma boa prtica que colabora para que se reduza a vulnerabilidade dos estoques. Ao contrrio do que uma boa parte imagina, os inventrios nao visam identificar divergncias entre o estoque fsico e os sitemas de gesto, e sim, verificar se as quantidades devidas esto realmente presentes fisicamente e em perfeito estado para comercializao ou uso. O inventrio fsico uma contagem peridica dos materiais existentes para efeito de comparao com os estoques registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de se comprovar sua existncia e exatido. (VIANA, 2002, p. 381). Os inventrios podem ser realizados mensalmente, anualmente ou de forma rotativa, onde so escolhidos materiais a serem contados diariamente. A prtica de inventrio anual inadequada e est em descontinuidade no mercado. Os inventrios mensais so feitos de forma rotativa ou geral. Os inventrios rotativos so prticos, tem baixo custo e tendem a melhores resultados, pois os conferentes tornam-se especialistas em contagem, os problemas so corrigidos imediatamente aps a sua identificao, e no h a necessidade de parar o armazm. comum selecionar fornecedores, grupos ou sub-grupos de materiais para efetuar a contagem. Os principais motivos para a realizao dos inventrios, so a possibilidade de falhas nos softwares de gesto de estoques, bem como as falhas cometidas por pessoas ao lidar fisicamente com os estoques. Inventariar mercadorias inventariar um patrimnio como outro qualquer, tendo valor monetrio de grande importncia na empresa. Se feito com mtodos adequados, pessoas treinadas e motivadas e equipamentos adequados, o resultado para a empresa e para a equipe de contagem como uma vitria alcanada. Por outro lado, os inventrios podem se tornar um martrio. O termo inventrio quando pronunciado dentro das organizaes que no o fazem a partir dos princpios das boas prticas, provoca pavor na equipe de contagem. Pessoas mal remuneradas, horrios inadequados, tamanho da equipe insuficiente, alimentao inadequada, fazem com que a equipe j inicie a contagem na certeza de que o resultado ser de qualidade inferior, implicando em diversas recontagens, onde chega-se a constatao de que vrios casos de divergncias

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tero que ser resolvidos posteriormente ao evento, provocando no final, a sensao de desnimo e insatisfao generalisada. Os principais fatores que levam a um fracasso nos inventrios so: a. falta de planejamento na periodicidade de execuo; b. falta de mtodo adequado para o processo do inventrio; c. baixo ou nenhum incentivo para a equipe que executa o inventrio; d. ausncia do uso de coletores de dados; e. horrios e datas inadequadas para execuo, interferindo na vida particular dos envolvidos; f. execuo de apenas uma contagem dos estoques; g. resoluo em data posterior, das divergncias indentificadas no inventrio;

2 A EMPRESA

Le Biscuit, a loja estudada, iniciou suas atividades em 1968 na cidade de Feira de Santana Ba com trs scios, comercializando presentes e brinquedos. Hoje a empresa comercializa utilidades, tem quatorze lojas nos estados da Bahia e Sergipe, e um centro de distribuio em Salvador Ba. Um ano depois de inaugurada, passou a comercializar tambm artigos de armarinho. Cinco anos depois agregou as linhas de cama, mesa e banho, e enxoval para beb. Nesta poca j eram duas lojas. Aps dez anos, a empresa j contava com trs lojas e passou a vender tambm no atacado. Devido a grande variedade de linhas oferecidas, a quantidade de mercadorias a serem controladas era muito grande. Os nicos recursos utilizados para gerir os estoques, eram a ficha cardex (ficha de cartolina onde controlava-se manualmente os estoques) e uma ficha de fornecedor que continha a linha de mercadorias do mesmo, e se assemelhava a uma planilha Excel, porm feita manualmente. Em 1980, doze anos aps a sua fundao, a empresa passou a usar o servio de um bureau de servios computadorizado, controlando os carns de credirio apenas. Nesta poca, continuava-se usando os mesmos controles manuais para gerir os estoques. Em 1986 foi adquirido o primeiro computador, mas apenas para registrar as vendas feitas. Em 1995, a empresa j contava com o cadastro de mercadorias, registro de

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entradas, porm, no havia a gesto de estoques. Os vendedores comissionados analisavam os estoques e informavam suas quantidades aos compradores para que efetuassem as compras. Em 1998 a empresa passa a utilizar um sistema de controle de estoques, porm no havia confiabilidade para a gesto. Em 2002, 36 anos depois, a empresa comea a controlar estoques no computador. Em 2004 j so mais de vinte mil itens em estoque. Em 2006 a empresa constroi um CD central para gerir estoques e faz uso do WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazm). Atualmente a empresa faz uso intenso de boas prticas de gesto de estoques e continua agregando novas prticas.

Para uma maior compreenso da evoluo da Le Biscuit do ponto de vista da gesto dos seus estoques, podemos traar uma linha do tempo, tabulando os acontecimentos:

Ano

Acontecimento

Comentrio

1968

Fundao

Poucas mercadorias na linha de presentes e briquedos, e gesto manual dos estoques usando ficha cardex

1969 1974 1978

Nova linha de venda Novas linhas de venda Vendas no atacado

Incio da comercializao de artigos de armarinho Cama, mesa, banho, e enxoval de beb A empresa passa a vender no atacado e ja tem trs lojas

1980

Uso

do

bureau

de Apenas os carns de credirio so controlados pelo computador externo empresa

servios informatizados 1986

Aquisio do primeiro A empresa passa a registrar as vendas no computador computador de A empresa passa a usar sistema de gesto de estoques, porm no havia confiabilidade na informao

1998

Uso

de

sistema

gesto de estoques

2002

Uso

do

computador So cadastradas as mercadorias por cor, e dado incio a gesto dos estoques pelo

para gerir estoques

computador

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2004 2006

Diversificao de linhas Centralizao estoque

J so mais de vinte mil SKUs em estoque

do A empresa constroi um CD central para gerir estoques e faz uso do WMS Warehouse Management System. As compras passam a ser centralizadas

2010

Atualmente...

A empresa faz uso intenso de boas prticas de gesto de estoques e continua agregando novas prticas. So 14 lojas.

Ao longo de trinta e quatro anos, a empresa fez a gesto dos seus estoques manualmente, utilizando conhecimento emprico absorvido ano aps ano por diretores, gerentes e demais membros da equipe. A partir da dcada de 1990, a Tecnologia da Informao j era utilizada pela empresa, porm para outros fins. O principal motivo para o no uso da T.I. nesta poca para gerir estoques, e at os primeiros anos do sculo XXI, era a baixa confiabilidade dos sistemas disponveis no mercado e dos bancos de dados existentes. As boas prticas nunca foram no passado, meta ou foco da empresa, pois a mesma desconhecia a maioria delas. Este desconhecimento era e ainda comum no Brasil, para a maioria das micro e pequenas empresas. Para que seja evidenciada a evoluo da empresa at alcanar o conhecimento da maioria das boas prticas existentes, faremos uma anlise comparativa das quatro boas prticas foco deste estudo e definidas na primeira parte deste estudo, com as prticas empricas usadas pela Le Biscuit ao longo da sua histria de crescimento no mercado. As observaes feitas na Le Biscuit, onde foram analisadas as rotinas de trabalho de compradores, gerentes de estoque, gerentes de armazm e diretores de empresas do varejo em geral, leva a constatao que, descendo a um nvel mais profundo na anlise, o que provoca o problema do no uso de boas prticas, ferramentas to poderosas, o baixo ndice de conhecimento dos profissionais envolvidos na gesto dos estoques. Sem o conhecimento das boas prticas adequadas, o profissional no tem argumentos para convencimento da sua diretoria a respeito da melhoria dos processos. Nas empresas com cultura elevada onde cultua-se educao e o conhecimento, os profissionais dificilmente permitem que

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seu conceito no mercado seja diminuido por no aplicao de boas prticas. Eles tem como fator bsico em seu trabalho, convencer os gestores na utilizao de recursos que contribuem para a reduo do custo e aumento da eficcia na gesto de estoques, mesmo que para isso seja necessrio a empresa efetuar investimentos. Em geral, os problemas citados aqui ocorrem em micro e pequenas empresas, as quais ainda enxergam conhecimento em tecnologia, como custo e no como investimento. Na Le Biscuit, com a profissionalizao da empresa ao longo dos anos, foram feitos investimentos na elevao do nvel da equipe, bem como a contratao de novos profissionais que agregaram valor ao negcio, aplicando novas boas prticas.

Estoque Mximo, Estoque de Segurana e Ponto de Pedido

Quando em 2005, os recursos da T.I. alcanaram um ndice satisfatrio de confiabilidade dos dados, o setor de compras e logstica da empresa passou a utilizar o conceito de estoque de segurana e estoque mximo atravs do seu software ERP. Este uso no foi, e ainda no feito baseado nas frmulas apresentadas previamente neste estudo. A empresa ainda no utiliza a boa prtica de ponto de pedido, mas utiliza uma sugesto de quantidade a comprar, baseada na demanda mdia dos ltimos meses de venda. Os compradores atravs do seu conhecimento do negcio, atribuem o estoque de segurana e estoque mximo a cada item do seu mix de produtos para cada loja do grupo. Devido ao alto ndice de sazonalidade das mercadorias vendidas e da complexidade em dar manuteno em parmetros para a previso de mnimos e mximos, torna-se necessria essa atribuio feita pelos compradores, pois o feeling de mercado dominado por eles. Com isso, a empresa consegue evitar compras em grandes quantidades para mercadorias que tero um curto cclo de venda. Baseado em reunies sistemticas com o fornecedor do ERP, est sendo desenvolvido uma nova metodologia de gesto de estoques para o segundo semestre de 2011, onde est previsto o uso adequado de estoque mximo, estoque de segurana e ponto de pedido, pois a empresa est passando por uma reestruturao administrativa e operacional, a qual envolve mudanas nos processos de gesto de estoques. No estudo, est sendo

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previsto o uso da sazonalidade no conceito do ponto de pedido, pois trata-se de uma varivel chave no processo de compra e venda da empresa. Na figura 4 pode ser observada uma tela de pedido de compra, onde h as informaes de estoque de segurana (mnimo), estoque mximo e sugesto de compra.

Figura 4 Tela de Compras

Curva ABC

A utilizao de um sistema de gesto administrativa que envolvesse a gesto dos estoques e as vendas de forma integrada, s ocorreu no ano de 1998, trinta anos depois da fundao, quando foi implantado um software baseado na tecnologia DOS. Por utilizar banco de dados frgil, no havia a confiabilidade necessria para utilizar plenamente os recursos oferecidos. A empresa passou a utilizar a Curva ABC de forma cautelar, mas j promovendo algumas aes, utilizando a mesma para efetuar compras mais eficientes, porm ainda sem efeito na gesto de estoques. Esta iniciativa no foi resultado de um projeto de conhecimento planejado para o uso de boas prticas, e sim, o uso de uma ferramenta que foi disponibilizada pelo

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software de gesto. Atualmente, o uso da curva ABC intenso, promovendo aes comerciais, de compra e de gesto de estoques, amplamente analisados em vises grficas e relatrios. A Curva ABC analisada por loja e geral, dando uma viso regional da priorizao dos produtos vendidos, e revelando um perfil do consumidor nas regies onde as lojas esto localizadas.

Recebimento

O recebimento de mercadorias foi feito por 35 anos de forma manual, onde as mercadorias eram conferidas visualmente, comparando a nota fiscal com as mercadorias recebidas. A partir do ano de 2005, a empresa passou a utilizar um processo eletrnico de recebimento disponvel no software WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazm), onde as mercadorias recebidas so comparadas eletronicamente com os dados da nota fiscal, apontando erros operacionais ou desvios. O processo conhecido como conferncia cega, pois o conferente no tem acesso ao documento fiscal de recebimento, se limitando a informar as quantidades conferidas no recebimento. Alm disso, so comparados os preos e as quantidades da nota fiscal de entrada com o pedido de compra de mercadorias, visando identificar problemas gerados desde o fornecedor de mercadorias. Caso haja divergncias, somente o comprador que efetuou a compra tem autorizao para liberar o recebimento das mercadorias. De acordo com a empresa, em fevereiro de 2011 ser implantado o processo de importao do DANFE Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrnica, reduzindo drasticamente o tempo do recebimento, e dando mais segurana ao processo.

Inventrio

Um inventrio bem sucedido deve ter planejamento na periodicidade de execuo, mtodo adequado para o processo do inventrio, incentivo para a equipe que executa o inventrio, uso de coletores de dados, horrios e datas adequados

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para execuo, multipla contagem dos estoques e resoluo imediata das divergncias indentificadas no inventrio. No cumprir os requisitos aicma foi um dos grandes problemas enfrentados pela empresa ao longo da sua histria. Inventariar materiais disformes, com uma grande quantidade de SKUs, com alta sazonalidade, com vrias embalagens para a mesma mercadoria e com um funcionamento intenso das lojas durante toda a semana, sendo que algumas funcionam aos domingos, sempre foi um desafio. Desde a fundao at o ano de 2000, a empresa realizava inventrios apenas uma vez por ano com o objetivo de apresentar o resultado do mesmo ao fisco estadual e federal, sendo uma prtica comum do mercado naquela poca nas micro e pequenas empresas. Uma vez efetuada a contagem, a sensao da equipe de contagem era de misso cumprida. No havia meta para buscar o fundamento do inventrio que checar e constatar a existncia fsica dos estoques. Apenas contava-se os estoques e os mesmos eram acatados e considerados como dado real, desprezando os motivos que provocaram divergncias. Em 2005 a empresa passou a executar inventrios rotativos e programados, visando checar os estoques, alm de atender a uma nova exigncia fiscal surgida no ano de 2000 denominada Sintegra. Devido a problemas cadastrais nas nomenclaturas das mercadorias, e nas mltiplas embalagens dos materiais, alm da reutilizao de cdigos de mercadorias j

usados anteriormente, e por desconhecimento, a empresa sofreu com dados errados, at que viesse a conquistar uma regularidade nesta rea no ano de 2009. Os inventrios passaram a ser estratgicos e hoje so realizados rotativamente por sesso da loja, de forma programada mensalmente. O conhecimento emprico foi abandonado em prol da metodologia de inventrio existente nos softwares ERP e WMS em uso na empresa. Um problema antigo foi corrigido quando foi eliminado o re-uso de cdigos de mercadorias que j haviam sido descontinuadas. O produtor do ERP fez contatos com a SEFAZ e atravs de um dialogo positivo, foram feitas modificaes no software para colaborar para a segurana dos dados. Os inventrios de cada loja so feitos e apurados mensalmente, onde torna-se mais fcil identificar os motivos que geram problemas nos estoques.

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Outras Boas Prticas da Empresa

Com o conhecimento adquirido com algumas boas prticas implantadas, a empresa criou o processo de Ponto de Verificao (check point). Estrategicamente colocado na porta que liga a loja ao seu depsito de retaguarda de loja, o ponto de verificao no permite a passagem de mercadorias do depsito para a loja sem uma verificao de preo de venda e se realmente a mercadoria possui etiqueta de cdigo de barras e preo. Esta pequena mas eficaz prtica, evita que o cliente chegue ao checkout portando uma mercadoria que certamente vai interromper o funcionamento do caixa, devido a falta de preo ou de cdigo de barras. Outra boa prtica aplicada pela empresa depois que construiu seu CD, foi a centralizao das compras de mercadorias. Essa prtica permitiu uma grande reduo dos custos com compras, reduo de estoques, diminuio do tempo para a compra, e reduo dos nveis de estoques. Neste processo, compras podem ser feitas para o CD ou para as lojas sem haver um grande esforo mental dos compradores.

Obsevando as prticas aplicadas, a diretoria customizou no software de gesto ERP, uma viso estratgica da margem de contribuio que pode ser filtrada por fornecedor, grupo, sub-grupo ou individual por mercadoria, ordenando as margens da maior para a menor margem ou vice-versa. O resultado a ao de promoo ou eliminao de linhas de produtos que se encontram nos extremos das vises de margem, bem como dar uma maior ateno as mercadorias de maior margem..

3 CONCLUSO

As boas prticas modificam dia aps dia o cenrio econmico do pas. As empresas que passam a ter contato com elas experimentam a eficcia e a reduo de custos, e continuam buscando ampliar ainda mais o conhecimento. O estudo de caso nos revela que mesmo comeando e crescendo de forma emprica, a iniciativa de investimento em boas prticas no momento certo alm de investir em Tecnologia da Informao na gesto, possvel desfrutar mais cedo de resultados que so em

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geral privilgio de mdias ou grandes empresas. O caso Le Biscuit aqui pesquisado tem um desfecho de grande sucesso, porm, segundo o SEBRAE, no isso o que ocorre com metade das empresas que so abertas a cada ano. Ter o discernimento para quebrar o paradigma do conhecimento cientfico em detrimento do empirismo, utilizando boas prticas, certamente leva uma empresa ao sucesso, mas o acesso ao conhecimento no varejo brasileiro ainda pequeno. Cada vez mais, os softwares de gesto tm disponibilizado novos recursos ligados a boas prticas, com baixo custo de implementao, viabilizando o uso das mesmas por um maior nmero de empresas. No Brasil, as boas prticas esto difundidas nas empresas onde a educao e o conhecimento esto disseminados na equipe. Cabe a sociedade buscar em todas as reas, a disponibilizao do maior nmero possvel de centros de formao profissional que difundem mais rapidamente o uso das boas prticas. Quanto maior for a difuso, maior ser a quantidade de micro e pequenas empresas que tero acesso as boas prticas na gesto de estoques. necessrio que haja um investimento dos governos nas esferas municipal, estadual e federal, envolvendo instituies de ensino e de apoio a micro e pequena empresa como o SEBRAE, para que o contato com as boas prticas na gesto de estoques seja despertada e utilizada de forma precoce, acelerando o crescimento das empresas desde pequenas, e conseqentemente reduzindo o custo Brasil, tornando o pas mais competitivo no cenrio mundial.

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4 REFERNCIA BIBLIOGRFICA

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