Gestão Administrativa e Material de Stoks Manual

Gestão Administrativa e Material de Stocks
Técnicas de Apoio à Gestão
Nuno Seixas
04-05-2009
Gestão de Stocks
Gestão Administrativa e Material de

Stocks
Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 2

Introdução
Gestão de Stocks:
Benefícios Principais
* Optimiza o investimento nas suas existências ao minimizar os

custos relacionados com transporte, encomendas e custos por falta de
produtos.
* Mantém exactos e actuais os registos em inventário permanente.
* Contribui para o aumento das margens de comercialização e

para a satisfação dos clientes ao reduzir tarefas de expediente, custos e
falta de informação de gestão.
* Facilita a análise da oferta e da procura para uma eficiente e

rentável execução do plano director da empresa.
* Ordens de transferência inter-armazéns são processadas rápida

e eficientemente, com uma completa visibilidade das existências em
trânsito.
* Mantém na Contabilidade Geral a contabilização do custo das

vendas por grupos de produtos, armazém.
* Disponibiliza consultas rápidas à situação das existências.

Características Principais
* Possibilita a definição pelo utilizador de tipos de transacções de

stocks para o controlo do impacto nos custos, forma de contabilização e
impacto na quantidade existente.
* Mantém informação da quantidade física existente por empresa

e armazém.
* Custeio de stocks para a Contabilidade Geral ao custo padrão

corrente, custo padrão inicial, custo médio ou último custo actual
* Fornece processamento completo do inventário físico para

determinar as quantidades existentes por contagem actual.
* Permite ciclos múltiplos de contagem de existências, técnicas

como:
-Classificação ABC, selecção aleatória de produtos ou um ciclo

pré- definido e plano de contagem regular.
* Suporta informação completa do produto ao nível de

quantidade, preço, custo, vendas, encomendas e reservas.
* Permite encomendar numa determinada unidade de medida,

controlar as existências noutra e vender ainda noutra. Como por
exemplo comprar em contentores, controlar os stocks em embalagens e
vender em unidades, metros e quilos.

Características Adicionais
* Possibilita uma análise ampla dos produtos usando códigos de

grupos de produtos, assim como uma completa análise estatística em
ambos os aspectos, financeiros e físicos dos stocks.
* Possibilita a informação de base requerida para os stocks

relacionados com a distribuição.
* Oferece um conjunto completo de mapas e consultas.
* Permite gestão de stocks de produtos com procura

independente, através dos métodos de revisão contínua e periódica
disponibilizando mapas de ponto de encomenda e de revisão periódica.
* Disponibiliza a classificação ABC dos produtos segundo critérios

definidos pelo utilizador.
O sistema de Gestão de Stocks
Neste fluxo processual, a aplicação de Gestão de Stocks, permite:
• A consulta, pelo armazém, dos artigos requisitados e ainda não

integralmente fornecidos;

• A agregação dos artigos não fornecidos por serviço e, após
consulta automática do material existente em armazém, a emissão das
Guias de Entrega;
• A consulta de saídas de materiais do armazém, por serviço, por

direcção / departamento, por artigo, ou entre datas;
• A satisfação parcial dos pedidos dos serviços, não se perdendo

a noção dos pedidos não satisfeitos;
• A entrada, em armazém, de artigos referentes a uma Requisição

Oficial;
• A consulta de entradas de artigos em armazém, por artigo, por

data, por fornecedor;
• O registo de notas de devolução interna e a sua consulta, por

data, por serviço ou por artigo;
• A actualização imediata de existências, quando da entrada ou

da saída de materiais do armazém;
• A actualização imediata do valor das existências e do custo

médio unitário dos bens em armazém;

• A valorização de todos os artigos fornecidos aos serviços;
• A consulta dos pedidos do armazém, dirigidos à secção de

compras, com respectiva situação, data de requisição ao fornecedor e
tempo necessário para entrega, por artigo;
• A consulta de requisições, por diferentes formas: de um artigo,

entre datas, requisições não satisfeitas ou requisições dirigidas a um
fornecedor;
• A verificação da evolução da "conta corrente" de um artigo,

apresentando sequencialmente os diversos movimentos de entrada e
saída;
• A definição de existências iniciais ou resultado de uma

inventariação intermitente;
• A lista de existências reportadas, para confronto com o

inventário físico dos materiais;
• A consulta de artigos com existências abaixo do ponto de

encomenda (PE), distinguindo os artigos que já foram objecto de
encomenda daqueles que ainda o não foram;
• O cálculo das compras a efectuar (quantidade), com base no

comportamento observado do consumo durante um período anterior;

• A gestão de um classificador de artigos, por grupo e subgrupo,
permitindo-se ainda a consulta por código do artigo ou por ordem
alfabética;
• A localização física em armazém de cada artigo;
• A definição de artigos indispensáveis, para os quais não pode

existir ruptura de stocks.
Entidades Intervenientes
Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de

informação de gestão de stocks cito as entidades intervenientes num
processo de aquisição de um bem, de um modo único e genérico, se
bem que na realidade os nomes possam variar consoante a
nomenclatura usada em cada organismo.
Serviço – Entidade pertencente a um Organismo e que consome

bens.
Fornecedor – Entidade designada para fornecer, ou já

fornecedora, de um bem.
Firma – Entidade passível de consulta para fornecimento e que

pode vir a ser Fornecedor.
Economato – Serviço que gere o material em armazém e a sua

entrega aos outros Serviços de um Organismo.

Compras – Serviço que efectua e gere o processo de aquisição de
um bem.
Armazém – Serviço ou espaço onde são depositados, de um

modo provisório, os bens adquiridos pelo Organismo.
Com estes intervenientes definidos, as várias fases que integram o

fornecimento, de um bem a um Serviço, podem descrever-se do
seguinte modo:
1. Quando um serviço necessita de um bem pede-o à secção de

Economato através de uma Requisição interna.
2. O Economato verifica a existência do bem em armazém.
3. Se houver no Armazém o bem pretendido este é entregue ao

Serviço acompanhado de uma Guia de entrega.
4. Se não houver no Armazém, dá-se início a um processo de

aquisição através de um pedido à secção de Compras.
5. A secção de Compras efectua o processo de consulta ao

mercado e é tomada uma decisão de aquisição de um bem a uma dada
Firma, a qual é formalizada por uma Requisição oficial ou Nota de
encomenda.
6. O Fornecedor, após a recepção da Requisição oficial ou Nota de

encomenda, entrega o bem ao Organismo. A entrega, dependendo do

tipo de bem, pode ser no Armazém ou no Serviço. No entanto, quem
acusa a recepção do bem é o Economato através da recepção da Guia de
remessa/Factura do Fornecedor.
7. Após entendimento de boa recepção do bem, este é passível de

pagamento.
Domínios da Gestão de Stocks
O Sistema de Gestão de Stocks tem como objectivo primordial

gerir três domínios importantes:
- Gestão Administrativa de Stocks – identifica-se na prática com a

gestão de Aprovisionamento, e centra-se na requisição externa. Gere
todo o processo de contratação e requisição de bens e serviços.
- Gestão de Materiais – preocupa-se essencialmente com as entradas,

saídas, e disposição dos materiais no armazém.
- Gestão Económica de Stocks - decidir acerca dos artigos a adquirir,

assim como, das suas quantidades.

Gestão Administrativa de Stocks
GESTÃO ADMINISTRATIVA DE STOCKS
O conhecimento das existências, em quantidade e em valor,

responde a várias necessidades da empresa, servindo para alimentar a
contabilidade, gerir a tesouraria e gerir os reaprovisionamentos.
É indispensável o conhecimento do preço unitário dos artigos para

os poder integrar no cálculo dos preços de custo dos produtos finais ou
em curso. È portanto necessário que os stocks e os seus movimentos
sejam correctamente valorizados.
Em termos de gestão dos stocks, o inventário permanente permite

informar as quantidades e os preços unitários, bem como o valor dos
consumos anuais, parâmetros de base para definir o período económico
de encomenda. Por outro lado, os preços unitários informados servem
de referência aos compradores permitindo determinar os preços de
facturação dos artigos cedidos a outros serviços da empresa ou
vendidos ao exterior. Em resumo, o conhecimento global do stock só se
obtém quando se fala em unidades monetárias e não apenas em
quantidades – donde a necessidade de dispor de dados quantificados e
valorizados sobre stocks: os consumos, as entradas e os stocks detidos.
Os movimentos do stock devem estar concebidos de forma a assegurar o

inventário contabilístico permanente, apoiado no registo validado das entradas e
saídas de modo a permitir conhecer no curso do exercício, as existências em
quantidade e em valor.

Assim a Gestão Administrativa de Stocks tem como objectivos:
- Registar, atempadamente, as entradas e saídas dos bens;
-Conhecer as quantidades dos diversos bens, existentes em armazém;
- Planear a entrega das encomendas dos clientes;
-Manter actualizadas as previsões de recepção de encomendas dos

fornecedores;
-Analisar desvios entre as quantidades existentes e as que deveriam

existir.
Desenvolve-se a 2 Níveis:
-No Armazém
-No Departamento Administrativo
NO ARMAZÉM
Preenchendo guias de entrada e de saída e fichas de armazém:
-A guia de entrada é preenchida em quadruplicado para distribuir pelos

seguintes serviços:
-Gestão de stocks;
-Contabilidade;
-Compras;
-Armazém.
A guia de saída é preenchida em quadruplicado destinada a:
-Serviço requisitante;
-Gestão de stocks;

-Contabilidade;
-Armazém.
Alguns cuidados:
„ As fichas de armazém (uma para cada artigo existente em armazém)

registam-se as quantidades entradas, as saídas e os stocks;
„ Conferir periodicamente, as quantidades referidas nas fichas e as

existências reais em armazém.

No Departamento Administrativo:
-Controlar os stocks, comparando as existências reais com os saldos

das fichas;
-Analisar os desvios verificados nas fichas;
-Comparar as existências e as previsões de novas entradas com as

próximas saídas, com o objectivo de desencadear uma próxima compra.
“O SEU OBJECTIVO É CONTROLAR AS EXISTÊNCIAS”
O Serviço Administrativo deve a cada momento:
-O QUE EXISTE em stock – através da identificação dos artigos, por

exemplo, utilizando códigos de barras;
-QUANTO EXISTE em stock (análise ABC) – assegurar o controlo

permanente do armazém, através de:
-Armazém: registo de entradas e saídas e elaboração de fichas de

stocks;
-Gestão administrativa: verificação de desvios, controlar e

comparar stocks.
-Em que local (ONDE) está – facilidade de localização e arrumação,

utilizando um código
TIPOS DE MOVIMENTOS MAIS CORRENTEMENTE UTILIZADOS
Os materiais dentro da empresa estão sujeitos aos mais diversos

tipos de movimentos. Destes, os mais utilizados são os seguintes:
Entradas de compras – produtos provenientes de fornecedores

que provocam o aumento das existências

Saídas para utilização interna – produtos requisitados para uso na
própria empresa e que originam a redução das existências
Expedição – movimento de saída para o exterior que conduz à

redução das existências
Transferências – movimentos entre armazéns ou entre locais de

armazenagem, que não conduzem ao aumento em termos globais do
inventário
Devoluções de fabricação – ou mais genericamente devoluções de

utilização, compreendem movimento de entrada em stock proveniente
de saídas de stock não utilizadas
Devoluções a fornecedores – movimento de saída resultante da

não-aceitação de materiais provenientes de compras, mas cuja não
conformidade só foi detectada após o movimento de Entrada da
Compra.
A Gestão Administrativa dos Stocks controla os fluxos de

informação e fiabiliza os dados recolhidos, ao mais baixo custo, através:
-Da gestão eficiente do processo de recepção
-Do registo correcto e funcional das movimentações
-Do controlo do inventário permanente
-Da gestão eficiente do processo do reaprovisionamento
-Do controlo contabilístico dos stocks.
-Gestão eficiente do processo de recepção
RECEPÇÃO
Operação de recepção tem por fim tomar conta dos artigos que
são entregues ao armazém.

A recepção verifica-se segundo duas perspectivas: Quantitativa e
Qualitativa.
RECEPÇÃO QUANTITATIVA
Tem por fim verificar se as quantidades recebidas correspondem

às quantidades registadas na guia que o deve acompanhar.
As operações devem efectuar-se no momento da entrega, ou tão

próximo deste quanto possível.
A verificação pode efectuar-se conforme o produto que se trata,

por "contagem" (unidades), por "pesagem" (peso), por "medição"
(volume ou capacidade).
Para o efeito, o recepcionista necessita de dispor do instrumento

de medida que melhor se adeqúe a cada caso. A "contagem", "pesagem"
ou "medição" pode ser exaustiva, verificando a totalidade recebida, ou
por AMOSTRAGEM, quando por qualquer razão não seja exequível a
verificação exaustiva.
RECEPÇÃO QUALITATIVA
Feita a recepção quantitativa, torna-se necessário verificar se as

matérias recebidas estão qualitativamente conforme as especificações
da encomenda. É a função da recepção qualitativa.
Geralmente, esta recepção efectua-se também à chegada ao

armazém de destino, mas pode também ser feita junto do fornecedor.
A recepção qualitativa deve ser feita por pessoal tecnicamente

preparado, dispondo do equipamento de verificação necessário
(calibração, aparelhos de ensaio, balança de precisão, laboratório, etc.)
Tal como a recepção quantitativa, pode ser feita sobre a totalidade

da mercadoria recebida, ou apenas sobre parte desta – AMOSTRA –
devendo esta ser determinada de forma a oferecer segurança de que é
verdadeiramente significativa do todo (universo).

– A IMPORTÂNCIA ESTRATÉGICA DOS STOCKS
Não é raro que o montante de compras atinja 50% do volume de

vendas da empresa. Podemos afirmar que uma redução das
encomendas, de somente 2%, ligada a uma sã gestão de stocks, conduz
a uma economia de 1% sobre as vendas.
Por outro lado a introdução das novas orientações estratégicas à

gestão empresarial conduziram à segmentação da intervenção das
empresas no ciclo total de obtenção dos produtos, originando um
aumento das aquisições de produtos semi-acabados e serviços, de
modo a permitir a concentração dos activos das empresas no núcleo
duro do negócio, a fim de ganhar competitividade.
A gestão dos stocks e das compras são factores de relevância na

gestão actual das empresas. Mas a gestão de stocks não constitui uma
célula isolada na empresa. Em resumo, a gestão de stocks, para além de
uma organização própria que responda ao conjunto de economias
possíveis de realizar, encontra-se, no seio da empresa, como um órgão
integrado numa organização global que, caso não esteja
suficientemente desenvolvida, bloqueia a sua acção e a concretização
dos seus objectivos.
-NOÇÃO DE STOCK
É o conjunto de unidades de cada artigo que constitui

determinada reserva aguardando satisfazer uma futura necessidade de
consumo.
Por exemplo: 100 litros de água destilada, 2500 caixas de lápis,

30 kilogramas de açucar, etc
Por exemplo:
- Para o gestor de stocks o consumo de 3 kg de arroz, verifica-se

quando estes saem, do armazém.

- Para o cozinheiro, o consumo dos 3 kg de arroz verifica-se
quando ele confecciona uma refeição.
- Para o cliente do restaurante, o consumo do arroz, verifica-se

quando ele ingere uma refeição confeccionada com arroz.
O conjunto de todos os artigos, constitui o STOCK GLOBAL da

empresa.
Por exemplo:
- 120 caixas de dossiers
- 1250 caixas de lápis
- 450 caixas de borrachas
- 986 caixas de canetas
-etc
Consumo
Refere-se à saída de unidades de um artigo de armazém ou à sua

utilização final.
Verifica-se quando algumas ou todas as unidades de um artigo

saem do armazém. Ou verifica-se quando satisfaz a necessidade que o
levou a sair do armazém.
Nomenclatura – designação e codificação
Antes de descrever os tipos de stock que existem em armazém,

convém fazer a identificação dos artigos existentes em stock, ou seja
conhecer um por um os artigos existentes em armazém. Os elementos
que identificam os artigos em armazém designam-se por nomenclatura,
ou seja, um conjunto de termos que definem com precisão os artigos
consumidos pela empresa, convenientemente registados e ordenados
segundo critérios adequados. Portanto, a nomenclatura engloba a
designação e a codificação.
Designação
Serve para identificar o produto através de uma descrição

convencionada no âmbito da linguagem falado a escrita. Essa descrição
deve ser desenvolvida a partir do geral para o particular, isto é,
começando pela caracterização mais global para a mais específica do
artigo ou produto.
Por exemplo: Parafuso de aço cabeça sextavada, de
10 mm.
Codificação
O Código constitui uma simplificação complementar da

designação e tem por finalidade, através de símbolos (numérico,
alfabético, etc), identificar de forma abreviada cada artigo.
O Código também se deve desenvolver do geral para o particular,

por forma a que os últimos elementos sejam aqueles que identificam e
precisam o artigo.
Ao primeiro conjunto de símbolos que estabelece a primeira

divisão ou família designa-se classe e a sua articulação constitui a
primeira fase da codificação, que assim toma o nome de classificação,
tendo por objectivo aproximar artigos semelhantes e separar os
distintos. Actualmente, a leitura óptica facilitou bastante este trabalho.
Assim, o código de barras (standard do fabricante ou criado por
equipamento próprio) evita a digitalização do código e a sua leitura
interpretativa.

-TIPOS DE STOCKS
Numa empresa industrial podemos encontrar, basicamente,

quatro tipos de stocks:
Stock de segurança ou de protecção – parte do stock global

destinado a tentar prevenir rupturas de material, provenientes de:
- Eventuais excessos de consumo em relação aos previstos;
- Aumentos de prazo de entrega em relação aos que tinham sido

acordados;
- Rejeições de material na sua recepção;
- Falta de material por deterioração, roubos, etc.
Stock afectado – parte do stock global que se encontra destinado

a fins específicos.
Exemplo – quando um artigo, embora constitua consumo de

vários serviços, é fundamental para o consumo de um deles e está a
escassear, por vezes reserva-se parte do seu quantitativo retirando-a
do stock normal onde fisicamente se encontra.
Stock global – toda a existência física de determinado artigo num

dado momento, que é igual à soma dos stocks: normal, de segurança e
afectado.
Stock máximo – valor máximo atingido pelo stock normal.
Stock mínimo – valor mínimo atingido pelo stock normal. Este

stock é calculado para determinados materiais, que se destinam a
garantir a existência de uma quantidade mínima.
Stock médio – valor médio das existências em determinado

período de tempo.

Stock em trânsito – aquele que entra no armazém por um período
de tempo limitado.
Stock de recuperados – constituído por artigos que foram

devolvidos ao armazém, por não se encontrarem em boas condições de
utilização e, entretanto, tornados aptos para a utilização.
Relativamente ao processo de produtivo os stocks podem

classificar-se:
1. Produtos de comercialização – produtos adquiridos aos

fornecedores destinados à venda.
2. Produtos de consumo – produtos adquiridos aos fornecedores

para consumo interno da organização.
3. Matérias-primas ou componentes – artigos que se incorporam

no produto final.
4. Materiais auxiliares – materiais que se destinam à fabricação

mas que não se incorporam na produção.
5. Materiais de conservação, peças e acessórios.
6. Ferramentas.
7. Embalagens.
8. Produtos finais (produtos acabados).
As funções dos stocks:
Imaginemos que temos um reservatório de água que alguém está

encarregado de encher – o fornecedor – e destinado a abastecer o
consumo de água de certa família – o utilizador. Se este consumo fosse
constante, o responsável pelo funcionamento do reservatório – o gestor

– não teria mais do que dar ordem ao fornecedor para que procedesse a
um abastecimento de uma certa quantidade de água com uma cadência
igual à do consumo, isto é, para um consumo de 1500litros/semana, ele
forneceria todas as semanas 1500 litros.
No entanto, os consumos só excepcionalmente são que são

regulares. O gestor é obrigado a estudar, em função do consumo, qual o
nível ou stock de água mais conveniente que deve manter no
reservatório, ou seja, que quantidades de água deve mandar abastecer e
em que períodos de tempo.
Objectivo – não ter água de mais, o que seria um desperdício

(sobredimensionamento do stock), nem de menos, o que ocasionaria
faltas de água (ruptura do stock).
A função deste stock de água no reservatório (armazém) é a de

constituir um amortecedor entre o consumo (ou as vendas) e os
fornecimentos.
Os stocks desempenham o papel de amortecedores entre as

compras e as vendas, entre as compras e a produção, nas diferentes
fases da produção, e também entre a produção e as vendas.
O stock é útil porque nos defende da escassez, procurando

providenciar as faltas que poderão ocorrer nos diferentes ritmos de
necessidade de compra e produção, nas fases de produção, de consumo
ou vendas.
Pode ser vantajoso constituir stocks com uma finalidade

especulativa, isto é, comprar quando os preços estão mais baixos para
revender ou utilizar quando os preços subirem.
-Evita compras frequentes de pequenas quantidades, o que é

incómodo, oneroso e até, por vezes, impossível de efectuar dada a
eventual indisponibilidade do fornecedor para tais entregas.

- A compra em grandes quantidades pode proporcionar reduções
de preço compensadoras do custo de armazém agora acrescido.
A utilidade dos stocks tem como contrapartida os seus custos,

que se subdividem em custo de compra e custo de armazenagem. Estes
custos são importantes e o seu somatório corresponde ao custo total de
aprovisionamento.
A Problemática da Gestão de Stocks – Produção
Quatro tipos de Stocks:
- Stocks necessários à fabricação: matérias-primas, protótipos,

peças intermédias fabricadas pela empresa, etc;
- As peças de substituição para o parque de máquinas,

ferramentas especiais, ferramentas e materiais consumíveis, produtos
para a manutenção dos edifícios;
- Stocks dos produtos em curso de fabricação, isto é, os stocks

entre as diferentes fases do processo produtivo (entre postos de
trabalho);
- Os stocks de produtos acabados.
Os stocks são uma necessidade e ao mesmo tempo um pesado

constrangimento financeiro.
Podemos ter stocks:
Involuntários – Devido a erros nas previsões da procura, produção

acima da necessária, produção por lotes e utilização aleatória dos meios
de produção.
Deliberados – Devido à produção antecipada por meio de um

prazo que decorre entre a encomenda e a produção, produção
antecipada para nivelamento das flutuações da procura, stocks
necessários para compensar as regularidades na gestão da fabricação,
do controlo e dos transportes.
Se considerarmos o investimento que representam os stocks

concluímos que é fundamental para uma empresa procurar reduzi-los o
mais possível.
Por outro lado, esta redução terá que ser feita com cuidado para
não criar roturas e atrasos nas entregas ao cliente, a redução de stocks
está sempre associada a uma redução de prazos de produção ou a
redução dos stocks está sempre associada a uma redução de prazos de
entrega.
Em conclusão
PORQUE EXISTEM STOCKS NA EMPRESA?
São diversas as razões que estão na base da existência de stocks.

Passamos a enumerar aquelas que nos parecem mais importantes:
- Fluxo das entradas e fluxo das saídas com diferentes ritmos
- Erros de previsão
- Produção por lotes
- Produzir mais do que é necessário
- Prazos de fornecimento e pouca habilidade na negociação dos

prazos acordados
- Deficiências de qualidade
- Sistemas fabris não balanceados (diferenças de cadências entre

os equipamentos) originando stocks entre as operações.
- E ainda, muitas vezes ligados ao processo do fabrico

-Produção antecipada para reduzir o prazo de satisfação dos
clientes
-Produção antecipada para regular as oscilações da procura e

para compensar irregularidades da fabricação (avarias, paragens,
etc.)
-Mudanças de fabrico.
Para reduzir o stock é necessário reduzir o ciclo de produção, mas

para isso é fundamental:
-Reduzir a dimensão dos lotes
-Fiabilizar o equipamento
-Eliminar as não conformidades
-Reduzir o tempo de mudança de série.
Os efeitos mais importantes que resultam da existência de stock

são:
-Os custos ligados à sua existência
-As ineficiências que não são evidenciadas devido à sua

existência.
CUSTOS ASSOCIADOS AO STOCK
Os stocks suportam, para além do custo de ruptura, duas

espécies de custo: custo de passagem de encomendas para a
constituição e reabastecimento a que vai somar-se o preço de compra
artigos e custo de posse inerente à sua existência e que vai agravar os
preços de saída de armazém.

-Custo de Passagem
O custo de passagem, que corresponde a 1% - 2% do montante

total das encomendas, compreende todos os gastos devidos ao
procedimento de compra, como remunerações e encargos com os
agentes do aprovisionamento, estudos de mercado, despesas com
negociações, redacção das encomendas, controlo dos prazos, relance
aos fornecedores, controlo das entregas e conferência das facturas.
-Custo de Posse
O custo de posse do stock compreende duas categorias de

despesas: o interesse financeiro dos capitais imobilizados que se situa
entre 10 e 15% e os gastos de armazenagem que podem atingir 5 a 10%
do valor imobilizado.
Os gastos de armazenagem são constituídos pelo custo de

funcionamento dos armazéns (remunerações e encargos, iluminação e
força motriz, manutenção dos locais e dos equipamentos), a
amortização ou aluguer dos locais, a amortização dos equipamentos,
seguros, perdas por deterioração e roubo, custo de obsolescência.
-Custo de Ruptura
A ruptura pode verificar-se nas duas actividades de produção:
- Fabricação: falta de materiais para dar continuidade ao processo

produtivo
- Manutenção: falta de uma peça que origina paragem de fabrico

e cuja produção não pode ser recuperada.
No primeiro caso (fabricação) podemos considerar duas espécies

de ruptura:

- Ruptura potencial: detectada antes do lançamento em
fabricação, origina custos de urgência e custos comerciais
- Ruptura real: detectada só após o lançamento em fabricação,

obriga a outra natureza de custos, seja o custo de posse de stock
de produtos em curso, o custo associado ao não cumprimento de
prazos (perda da venda do produto/custo de oportunidade).
Por outro lado, o custo da ruptura em manutenção é devido à falta

de uma peça de substituição o que dá origem a um conjunto de
consequências financeiras que depende da peça e da máquina, da taxa
de utilização da máquina e das possibilidades de reparação.
O custo de ruptura tem em conta o tempo suplementar t entre o

tempo de reparação t1 com a peça existindo no stock e o tempo t2 para
arrancar a instalação quando a peça não existe no stock.
Durante este tempo (t2 – t1), o custo da ruptura integra, para

além do custo de posse dos produtos em curso de fabrico e do
suplemento de desperdícios, a perda de produção rendível expressa em
margem bruta : Custo de Ruptura = Ph (t2 – t1) (PV – Cv)
Ph – Produção horária; PV – Preço de venda; Cv – Custos Variáveis
Em conclusão, para obter uma boa gestão de stocks é preciso

minimizar os três factores de custo: custo de passagem das
encomendas, custo dá posse do stock e custo de ruptura. Gerir um
stock compreende a procura de uma solução optimizada em termos,
físicos, administrativos e económicos.
Organização Documental em Suporte Digital
A organização de um bom arquivo informático na gestão de

stocks permite, não só inventariar, mas também contabilizar, controlar e

gerir. Através dele, os serviços requisitantes passam a automatizar e
normalizar as requisições internas de bens de consumo ao serviço de
armazém. O requerente pode consultar as suas requisições e saber o
seu grau de satisfação.
Há uma melhoria drástica do desempenho do serviço de

armazém, pois a requisição interna em papel deixa de existir e a
informação registada pelo serviço requisitante passa a estar disponível,
automaticamente, no sistema de gestão de stocks.
Toda a gestão económica e física dos stocks (artigos cuja previsão

é serem consumidos pelos serviços) é efectuada neste suporte.
Ao usar este suporte através de um software, o serviço de armazém

gere as entradas, saídas e existências dos artigos em armazém, tendo
em conta:
• A recepção das requisições internas de artigos dos serviços;
• A emissão das guias de entrega dos artigos aos serviços;
• O controlo das entregas, com imputação de custos aos serviços;
• A recepção dos artigos através de nota de encomenda efectuada

ao fornecedor;
• O controlo das encomendas aos fornecedores e o seu grau de

satisfação;
• A conta corrente dos artigos;
• As existências dos artigos e sua valorização;
• A previsão dos consumos;
• A lista de compras a efectuar;
• O nível de stock, para evitar rupturas;

• A referenciação física dos artigos no armazém;
• A classificação económica e patrimonial dos artigos de stock;
• A análise ABC.
Exemplo de Software Informático:
CARACTERIZAÇÃO DO SOFTWARE
O “Mac” é uma aplicação de apoio à actividade de gestão

da manutenção, tendo como objectivo o planeamento, programação e
gestão desta actividade, assim como das suas interligações com a
gestão de recursos humanos, stocks, compras e subcontratação.
O “Mac” apresenta-se como um conjunto de módulos

interdependentes, podendo funcionar em monoposto ou rede.
MÓDULOS
 Equipamentos
 Gestão de Pedidos de Intervenção / Ordens de Trabalho / Contratos
 Lubrificação
 Inspecção / Manutenção Condicionada
 Preventiva Sistemática
 Gestão de Stocks
 Compras
 Estatística / Custos / Histórico

O software está disponível na versão original em Português,
ou numa versão “Multilingue” em que todos os termos utilizados no
software, são traduzidos através de um ficheiro existente de “Dicionário”
para vários idiomas.
O “Mac” é uma aplicação de 32 bits, desenvolvida em ambiente

Windows.
Está disponível nas seguintes versões:
“File-Server” no “Visual FoxPro” da Microsoft, utilizando a base

da dados nativa desta linguagem de programação;
“Cliente / Servidor” utilizando a base de dados “SQL Server” da
Microsoft;
Sistemas Operativos (Multiposto);
Windows 95 / Windows 98 / Windows 2000 /

Windows NT / Windows XP;
 Interfaces com outros sistemas:

SAP;
BAAN;
Interfaces com sistemas de Gestão de Stocks e Compras já

existentes na Empresa.
 Parametrização do Sistema (agrupamentos de Equipamentos) por:

Sector· (estrutura arborescente a 4 níveis);
Sv. Responsável (estrutura arborescente a 4 níveis);
Código de Localização (estrutura arborescente até 10

níveis);

Módulo de Gestão de Stocks \ Compras

Gestão de Stocks com Pluri-Armazém
Consulta de Artigos de Stock (Equipamento - Sistema /

Designação / Part Number e Estrutura arborescente de Famílias)
Ficha técnica de Artigo com:
Especificação de Compra do Artigo.
Informações de Compras / Requisições Efectuadas
Equipamentos / Sistema onde se encontra o Artigo.
Consumos dos Últimos anos. / Distribuição mensal do consumo.
Cálculo dos parâmetros de gestão do Artigo.
Reservas de Artigos / Gestão de Reservas
Análise de “Monos”
Análises ABC por valores de consumo / Stock médio e Stock

momentâneo
Previsões de Consumos de Artigos face ao Planeamento da

Manutenção.
Alertas de existências de Artigos por Sector de Manutenção
COMPRAS
Pedidos de Compras / Recepções de Compras
Propostas de Compras de Artigos
Contratos de Compras de Artigos de Stock
Gestão de Compras
Gestão de Consultas / Mapas Comparativos de Propostas

Notas de Encomenda
Análises de Fornecedores.
Análises Estatísticas a ficheiros de Compras

Gestão Material de Stocks
Gestão Física de Stocks
A gestão física de stocks preocupa-se, por um lado, com a

organização do espaço físico ocupado em armazém e por outro com a
conservação e movimentações necessárias desde a recepção dos
materiais, até à sua entrega aos utilizadores internos ou clientes
externos.
Compreende a definição:
- Do layout de implantação dos armazéns
- Do plano de arrumação dos materiais
- Dos meios de movimentação associados
- Do plano de conservação dos materiais
O Armazém:
Local onde se guardam os artigos que formam o stock da

empresa.
O armazém deverá ter as dimensões adequadas para colocar os

produtos à disposição do empresário, para que, sempre que seja
necessário, seja fácil aceder a diferentes tipos de artigos.
Operações da gestão de stocks
- Armazenagem
- A gestão de entradas e saídas
- Os inventários

Armazenagem
Os stocks são colocados num armazém a fim de os arrumar no

período entre a sua recepção e a sua disponibilização. Para esta gestão
temos dois tipos de organização:
- Gestão mono-armazém: todos os produtos são armazenados e

geridos num único armazém.
- Gestão multi-armazém: com o objectivo de minimizar as

movimentações, repartem-se os stocks por vários locais de
armazenagem (cada armazém agrupa um tipo de stock: produtos
acabados, matérias-primas, etc.)
-Gestão das entradas e saídas, a cada momento de entrada ou

saída deve corresponder sempre uma transacção. A situação ideal é a
informática, pois a qualquer momento sabemos qual o ponto de
situação dos nossos stocks.
A relação entre as quantidades realmente em stock e as

quantidades indicadas pela gestão de stocks depende do rigor com que
são feitos os movimentos.
Os elementos fundamentais da política de armazenagem resultam

de três análises:
- A segmentação dos artigos em stock por classes de produtos;
- A possibilidade de recolher as informações necessárias e o seu

custo;
- A natureza do processo e do sistema logístico.
A segmentação dos artigos em stock
-Possuindo as empresas dezenas, centenas ou milhares de artigos

em stock, não podem gerir cada um deles individualmente.

-As encomendas poderão em determinados casos, ser agrupadas
por famílias de artigos tendo em conta:
- O fornecedor;
- A natureza do artigo;
- Valor dos artigos em stock (valor do consumo durante um

período)
No valor dos Artigos em Stock dividem-se os artigos em stock, em

três classes:
A classe A: 75 a 85% do consumo; 15 a 25% dos artigos.
A classe B: 10 a 20% do consumo; 25 a 35% dos artigos.
A classe C: 5 a 10% do consumo; 50 a 60% dos artigos.
Esta classificação é uma variação da Lei de Pareto, chamada dos

80/20 (20% dos artigos em stock representam 80% do valor e vice-
versa). Estas três classes A, B e C deverão, como é evidente, ser geridas
separadamente.
Os produtos A:
São geridos de uma forma precisa, geralmente através de um

inventário permanente, pois o seu impacto sobre os custos é
determinante.

Os produtos B:
São geridos de acordo com sistemas mistos, combinando as

vantagens dos métodos que utilizam a quantidade económica ou a
periodicidade fixa, com as vantagens de um inventário intermitente.
Os produtos C:
São geridos por um inventário intermitente e/ou de periodicidade

fixa e/ou quantidades fixas de reaprovisionamento.
O sistema deverá ser o mais simples e o menos oneroso possível,

pois geralmente os produtos C têm um elevado stock mínimo de
segurança elevado.
Esta segmentação com base num critério de valor não coloca em

evidência o aspecto estratégico de certas peças em stock,
particularmente nos casos em que fazem parte de nomenclaturas
complexas e em que são indispensáveis à montagem de peças,
subconjuntos e conjuntos de produtos. Estas peças estratégicas deverão
ser geridas como os artigos da classe A.
A gestão por fichas
As fichas deverão ser completas, ou seja reunir toda a informação

possível e serão agrupadas num só local.
Serão actualizadas por um grupo independente dos armazéns.
Este grupo será o implementador da política de stocks e aos

armazéns caberá apenas a sua execução.
Sistemas informatizados
O computador pode:
- Gerir todos os movimentos feitos nas fichas;

- Calcular
- A quantidade económica
- O ponto de encomenda
A partir de dados históricos ou previsionais e utilizando as

fórmulas estatísticas que lhe fornecemos.
- Efectuar análises do stock, como por exemplo, a análise ABC

quantidades saídas de um artigo x custo = valor saído durante o
período
- Desencadear encomendas de reaprovisionamento (em função do

programado) aos fornecedores, e efectuar uma escolha entre os vários
fornecedores em função dos seus desempenhos.
- Preparar os documentos (pedidos de compra, encomendas de

compra)
- Elaborar todos os tipos de estatísticas
- Permitir a integração de várias tarefas. Por exemplo:
- Confrontar e controlar as remessas recebidas com as

encomendas que foram feitas;
- Pagar aos fornecedores;
- Efectuar as previsões de tesouraria relativamente às despesas.
Inventários
A todo o momento o gestor deve conhecer a posição actualizada

dos stocks para cada referência, em quantidade e por local.
Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre o

stock real e o registo informático do stock), é necessário efectuar
inventários e evidentemente actualizar o registo informático.
Um inventário consiste numa operação de contagem física dos
artigos nas prateleiras do armazém.
Tipos de inventários:
-inventário permanente;
-inventário intermitente;
-inventário rotativo
Inventário permanente:
Consiste em manter permanentemente actualizadas as

quantidades de cada artigo em stock através das transacções.
Inventário intermitente:
É efectuado uma vez por ano e no final do ano contabilístico.

Efectua-se para todos os artigos da empresa o que implica uma
apreciável carga de trabalho que pode perturbar a sua actividade.
Inventário rotativo:
Consiste em examinar o stock por grupos de artigos e verificar a
sua exactidão em termos de quantidades e localização desses artigos.
A frequência de realização deste inventário é diferente consoante

o tipo/importância do artigo.
Para encomendar, temos que saber onde. Ou então, quais os

fornecedores em que podemos encomendar um determinado tipo de
produto. Para isso é necessário constituir uma base de dados de
fornecedores. Quais os elementos que consideramos importantes
registar numa base de dados de fornecedores?
O nome do fornecedor;
A morada;
O contacto telefónico;
O tipo de produto;
O prazo de entrega;
O prazo de pagamento;
O transporte que utiliza;
A Informática e o Aprovisionamento
A utilização da informática no aprovisionamento permite que a

tomada da decisão seja pronta e eficaz, tanto nas compras, ao tratar dos
dados sobre o mercado fornecedor, variedade de artigos e dos seus
preços, etc., como na gestão dos stocks, na prevenção das rupturas, na
vigilância dos prazos de entrega, etc.
As principais aplicações de informática nas compras são,

sobretudo, a existência de um ficheiro de artigos e de um ficheiro de
fornecedores, a gestão das encomendas aos fornecedores e a gestão
das encomendas das fábricas.
Ficheiro de artigos:
Um ficheiro de artigos deve poder registar, a todo o momento, a

totalidade de artigos existente em stock e, para cada um deles:
- Nome do artigo
- Nomenclatura
- Formas comerciais do produto
- Propriedades
- Acondicionamento
- Utilização na empresa
- Produtos de substituição
- Fornecedores possíveis
- Encomendas passadas
Ficheiro de fornecedores:
Deve conter:
- Nome do fornecedor
- O seu código
- Números de telefone e de fax
- Nome do empregado a contactar
- Principais produtos que fornece
- Contactos anteriores
- Informações diversas: encomendas realizadas, solidez

financeira, etc.

Para que os ficheiros possam estar actualizados, torna-se
necessário:
No ficheiro de artigos
Acrescentar uma nova referência
Modificar as características que definem um produto ( a

designação, o preço, … )
Retirar um artigo que deixou de ser consumido/vendido
Solicitar ou responder à procura de qualquer artigo
Listar todos os artigos triados sob qualquer critério
No ficheiro de fornecedores
Juntar ou suprimir um fornecedor de determinado artigo
Introduzir ou alterar o preço do artigo apresentado por qualquer

fornecedor
Introduzir outras informações relevantes
A gestão das encomendas aos fornecedores:
Decorre desde o envio da nota de encomenda até ao pagamento

ao fornecedor, de acordo com os seguintes passos:
- Envio da nota de encomenda
- Confirmação da recepção da nota de encomenda
- Anulação eventual da nota de encomenda
- Vigilância do prazo de entrega
- Entrada do artigo em armazém
- Recepção e verificação da factura

- Emissão da ordem de pagamento
Também será conveniente a verificação do volume de negócios do

fornecedor, assim como do seu cumprimento dos prazos de entrega e
ainda da qualidade dos artigos.
A gestão das encomendas das fábricas:
Vai desde a recepção da encomenda até à colocação à disposição

do requisitante, o que decorre nas fases seguintes:
- Recepção da encomenda
- Saída desta de armazém
- Emissão da nota de saída de armazém
Existem um número enorme de aplicações possíveis da

informática no que respeita à gestão de stocks.
Cálculo da quantidade económica da encomenda:
Através de um programa informático é possível proceder à

determinação da quantidade económica da encomenda. Torna-se
necessário analisar os resultados obtidos em função das circunstâncias
em que se encontra o stock em estudo. Isto é, há que encarar esse valor
como imprescindível para a gestão.
Periodicidade económica da encomenda:
É simples de calcular, utilizando o computador, este período que é

aquele em que se consome a quantidade económica de encomenda,
recorrendo a uma fórmula informatizada.

Stock activo:
É a parte do stock normal, constituída por artigos que, ocupando

um determinado espaço, em armazém, se destinam à satisfação
imediata das necessidades correntes dos utilizadores.
Estes podem ser facilmente determinados pelos registos de

entrada, saída e saldos dos stocks.
Previsão dos consumos:
São morosas de efectuar em gestão manual pelas grandes

quantidades de valores utilizados, tornam-se relativamente simples
quando se utiliza a informática, recorrendo a uma aplicação própria
Vigilância do nível de stock:
Tem por finalidade acompanhar a evolução dos stocks de modo a

evitar rupturas, mantendo o nível destas tão reduzidas quanto possível.
Para esse efeito é necessário:
- Conhecer as existências em armazém,
- O número de unidades do stock que foram encomendadas e

ainda não recebidas,
- O valor do stock de segurança
O Custo Total de Aprovisionamento
O custo total de aprovisionamento (CTA) inclui todos os encargos

de adquirir, encomendar e possuir os stocks, ou seja, custos de:

- Aquisição (ou compra)
- Efectivação da encomenda (ou realização da encomenda)
- Posse dos stocks (ou armazenagem)
Custo de compra (C1):
Inclui
▪ A preparação das requisições;
▪ A selecção de fornecedores;
▪ A negociação;
▪ Os transportes;
O custo de compra (C1) é igual ao número de unidades

compradas por ano (N) vezes o preço médio unitário do artigo em causa
(p), o qual resultará de um a média de todos os preços praticados
durante o ano.
C1 = N x p
Exemplo:
Se forem comprados 1000Kg de uma dada matéria prima durante

o ano N e se o preço médio por quilo for, nesse período de tempo, de
80€, então
C1 = N x p
C1 = 1000 x 80
C1 = 80.000€

Para minimização deste custo, o gestor de stocks deve procurar
satisfazer três condições de redução de p (uma vez que as urgências do
consumo/produção determina N):
- Reduzir tanto quanto possível as compras de urgência, porque

estas contribuem para a subida dos preços – a prioridade principal
passa a ser a rapidez da entrega da encomenda e não o preço.
- Tentar evitar prazos de pagamento longos porque conduzem a

preços de encomenda mais elevados.
- Organizar as compras de modo a centralizá-las, porque

aumenta o poder negocial da empresa.
Custo de realização da encomenda (C2):
É igual ao custo de realização de uma encomenda (E) vezes o

número de encomendas efectuadas durante um ano.
C2 = E x n.º encomendas
O valor E obtém-se somando todos os gastos efectuados

directamente e indirectamente com a realização das encomendas e
dividindo-os pelo número anual de encomendas:
- Encargos salariais, relativos ao tempo de trabalho prestado na

execução da encomenda, incluindo subsídios recebidos, pagamentos à
segurança social, etc.
Nem sempre é fácil determinar com exactidão os tempos que os

empregados atribuíram à tarefa das compras e não a outras.
-Encargos com material utilizado na realização das encomendas

(papel, esferográficas, impressos das notas de encomenda, clipes,
borrachas, etc);

- Amortizações das instalações e equipamentos do sector das
compras;
- Custos indirectos relacionados com a encomenda, como os de

aquecimento, iluminação, telefonem, fax, e-mails, selos, etc, que só
aproximadamente e por cálculos indirectos poderão ser afectados às
compras.
O somatório destes custos dá-nos o custo total anual das

encomendas, o qual dividido pelo número de encomendas realizadas no
mesmo período de tempo é igual ao custo de realização de uma
encomenda (E). Se considerarmos que frequentemente numa
encomenda (nota de encomenda) existe mais do que um artigo pedido,
então deverá ser considerado o número anual de artigos encomendados
em vez do número anual de pedidos.
Custo de armazenagem (C3):
Envolve a taxa de posse dos stocks e o valor do stock médio.
A taxa de posse dos stocks é constituída por:
a) As despesas relativas aos armazéns;
b) Juros do capital imobilizado em stocks;
c) Desvalorização do stock.

Sistemas de Codificação dos Armazéns:
EDI (Electronic Data Interchange)
EDI significa troca estruturada de dados através de uma rede de

dados qualquer e pode ser definida como o movimento electrónico de
documentos standard de negócio entre ou dentro de empresas. A EDI
utiliza um formato de dados estruturados de recolha automática que
permite que os dados sejam transformados sem serem reintroduzidos.
Este método é seguro, visto a transmissão de dados ser feita por
algoritmos de codificação ou por assinatura digital.
Este sistema está intimamente ligado com a troca de informações entre

parceiros comerciais. Num hipermercado, é possível a logística usufruir
da EDI, ligando a sua base de dados directamente à do fornecedor. Esta
é uma forma de satisfazer as necessidades a nível dos stocks.
A EDI funciona sem interacção humana e de uma forma rápida, visto que
está ligada ao sistema informático da cadeia, interligando e interagindo
com as áreas do hipermercado, tais como as caixas registadoras, os
produtos nas prateleiras e no armazém, entre outros. A informação é
transmitida ao mesmo tempo que o processo é realizado.
As grandes vantagens da utilização da EDI, em cadeias de
hipermercados,são:
-A grande diminuição dos stocks nos armazéns. Como a compra

de novo stock ao fornecedor é feita na altura da requisição, visto sair
logo a nota de encomenda, o tempo de reabastecimento diminui
significativamente, implicando uma diminuição dos stocks armazenados
e dos próprios armazéns;
-Contribui para operações do tipo just in time no hipermercado.

Toda a informação é transmitida ao mesmo tempo que o processo é
realizado;

-Diminuição de erros no processamento dos documentos, visto
que é tudo informatizado;
-Diminuição do lead-time, visto que o tempo que decorre desde o

processamento de uma encomenda até à sua colocação na prateleira
para venda diminui.
Código de Barras
Numa monografia, Yanina (s.d.) dá informação detalhada sobre códigos

de barras. O documento inclui uma breve introdução sobre a estrutura,
aplicação e vantagens dos códigos de barras. Segue-se a definição de
código de barras e dos termos símbolo e simbologia a ele associados.
Esta é uma ferramenta que serve para armazenar informação e dados
que podem ser nele reunidos de forma rápida e com grande precisão.
Nas secções seguintes são descritas as vantagens e benefícios dos

códigos de barras: impressão a custos baixos, percentagem reduzida de
erros, rapidez na recuperação de dados, equipamentos de leitura e
impressão flexíveis, fáceis de ligar e instalar; melhor controlo de
entradas e saídas, introdução de novas categorias e precisão de
informação.
São enunciadas as aplicações desta ferramenta e algumas actividades

que exemplificam como um código de barras melhora a produtividade e
rentabilidade de um negócio, quer se trate de fabricação, transporte,
venda a retalho e muitas outras actividades.
É definida a simbologia no código de barras, sua importância e

caracterizados os vários tipos existentes. Explica-se o porquê dos
diferentes tipos de simbologia e os factores que lhes estão associados.
As simbologias são de uma (1D) e duas dimensões (2D). Na simbologia
de uma dimensão existem dois sistemas de codificação: o UPC
(Universal Product Code) e o EAN (European Article Numbering). Dentro

desta dimensão encontram-se o EAN 13 e 8, os códigos 39 e 128,
intercalado 2 em 5, codabar e posnet. A simbologia da segunda
dimensão é um complemento da simbologia da primeira dimensão e
tem como exemplos os códigos PDF417 e MaxiCode.
Na secção sobre a leitura dos códigos de barra é explicado o

procedimento e apresentados três sistemas de a realizar: entrada de
dados pelo teclado, leitores portáteis com ou sem memória e leitores de
radiofrequência. É explicada a necessidade de uma compatibilidade
entre os leitores e os programas para computador, de modo que se
possa ter acesso à informação contida no código de barras.
Existem diversos tipos de leitores, descritos na monografia quanto ao

seu modo de uso e realçando as suas vantagens e desvantagens.
Leitores tipo lápis, de ranhura ou slot, do tipo CCD e CCD de
aproximação; de laser de aproximação e do tipo pistola, fixo e fixo
omnidireccional, autónomos e de códigos de barras de 2D.
A última secção apresenta uma visão do futuro onde o código de barras

poderá ter o seu papel diminuído pela generalização do uso dos
sistemas electrónicos, dos quais são abordadas algumas vantagens e
aplicações.
Identificação por Rádio Frequência (RFID)
A RFID (Radio Frequency Identification) utiliza etiquetas eléctrónicas ou

de RFID que emitem um Código Electrónico do Produto (EPC, Eletronic
Product Code)(Sudré, 2005). Esta tecnologia tem vindo a ser usada cada
vez mais em diversos ramos, mas o que a torna realmente interessante
é o facto de ser cada vez mais apontada como uma substituição do
código de barras, permitindo um maior controlo logístico numa cadeia
de hipermercados.
As vantagens das etiquetas electrónicas são, por exemplo: codificação

em ambientes hostis; codificação de produtos em que o código de

barras não é eficiente; colocação no interior do produto; colocação em
superfícies posteriormente pintadas ou com outro tipo de acabamento;
leitura sem contacto; leitura sem abertura da embalagem; baixo tempo
de resposta; e captação da informação com a etiqueta em movimento.
Entre as utilizações correntes desta tecnologia contam-se o controlo de

segurança das saídas de estabelecimentos e nas «vias verdes». Para
além da utilização pelas cadeias de hipermercados para identificar os
produtos na recepção, as etiquetas electrónicas permitem, também: o
controlo das existências em tempo real; a determinação e identificação
dos pontos de perdas de mercadoria; e o controlo das paletes.
Uma das grandes desvantagens das etiquetas electrónicas é o seu custo

elevado em relação às de código de barras (Dâmaso, 2005 e Sudré,
2005). Há ainda o problema das faixas de frequência para leitura das
etiquetas, estarem a ser definidas para cada região, o que é uma
dificuldade no comércio internacional; não se detectar a passagem de
mercadoria cuja informação não foi lida; o efeito da exposição humana
às ondas de rádio; e a utilização em produtos metálicos ou com
componentes metálicos

Valorimetria das Existências
CRITÉRIOS VALORIMÉTRICOS
1. Critérios de Valorimetria
 Disponibilidades
As disponibilidades em moeda estrangeira são expressas no
balanço do final do exercício ao câmbio em vigor nessa data.
 Existências
As existências serão valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo
de produção.
 Custo de aquisição de um bem - soma do respectivo preço
de compra com os gastos suportados directa ou
indirectamente para o colocar no seu estado actual e no
local de armazenagem.
 Custo de produção de um bem - a soma dos custos das
matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da
mão-de-obra directa, dos custos industriais variáveis e dos
custos industriais fixos necessariamente suportados para o
produzir e colocar no estado em que se encontra e no local
de armazenagem.

Nota: Os custos de distribuição, de administrações
gerais e os financeiros não são incorporáveis no custo de
produção.
Se o custo de aquisição ou de produção for superior ao preço de
mercado, será este o utilizado, também nos casos em que haja
obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, bem como
outros factores análogos, deverá ser utilizado o preço de mercado.
Relativamente aos subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos
serão valorizados pelo valor realizável líquido, se a empresa não
conseguir aplicar outro critério mais adequado.
Definições:
Preço de mercado – Diz respeito ao custo de reposição ou ao valor
realizável líquido, conforme se trate de bens adquiridos para a produção
ou de bens para venda.
Custo de reposição de um bem - valor que a empresa teria de
suportar para o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade
e locais de aquisição e utilização.
Valor realizável líquido de um bem - preço de venda esperado
deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda.
Como métodos de custeio das saídas adoptam-se os seguintes:

a) Custo específico;
b) Custo médio ponderado;
c) FIFO;
d) LIFO;
e) Custo padrão.
As existências poderão ser valorizadas ao custo padrão se este for
apurado de acordo com os princípios técnicos e contabilísticos
adequados; de contrário, deverá haver um ajustamento que considere os
desvios verificados.
Situações especiais:
 Quando, nas explorações agrícolas, pecuárias e silvícolas, a
determinação do custo de produção acarretar encargos
excessivos, o critério a adoptar para a valorização das existências
produzidas será o do valor realizável líquido deduzido da margem
normal de lucro.
Nota: O mesmo critério, na falta de outro mais adequado, será
também aplicável aos bens adquiridos sujeitos a crescimento
natural, mas deverá ser rejeitado nos casos dos bens comprados
que se mantenham no seu estado original.

 Nas indústrias extractivas, o critério a adoptar para a valorização
das existências extraídas será o do custo de produção se não
acarretar encargos excessivos ou, em caso contrário, o valor
realizável líquido deduzido da margem normal de lucro.
 Nas indústrias piscatórias, o critério a adoptar para a valorização
das existências capturadas será o custo de produção se não
acarretar encargos excessivos ou, em caso contrário, o valor
realizável líquido deduzido da margem normal de lucro.
 As mercadorias existentes em estabelecimentos de venda a
retalho, quando em grande variedade, podem ser valorizadas aos
respectivos preços ilíquidos de venda praticados pela empresa, à
data do balanço, deduzidos das margens de lucro englobadas
naqueles preços, exactas ou com suficiente aproximação.
Apenas para este efeito e dentro das mesmas condições,
consideram-se também como estabelecimentos de venda a
retalho aqueles em que, predominantemente, se vendam a
revendedores pequenas quantidades de cada espécie de
mercadoria em cada transacção.
 Nas actividades de carácter plurianuais, designadamente
construção de edifícios, estradas, barragens, pontes e navios, os
produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados, no fim do
exercício, pelo método da percentagem de acabamento ou,

alternativamente, mediante a manutenção dos respectivos custos
até ao acabamento.
Nota: As matérias-primas e de consumo podem ser consideradas

no activo, por uma quantidade e um valor fixos, desde que
simultaneamente se satisfaçam as seguintes condições:
a) Sejam frequentemente renovadas;
b) Representem um valor global de reduzida importância para
a empresa;
c) Não haja variação sensível na sua quantidade, no seu valor
e na sua composição.
ASPECTOS GERAIS DO CÓDIGO DO IRC
Os critérios valorimétricos previstos no artigo 25º do Código do IRC
são sensivelmente idênticos aos preconizados pelo POC.
Assim, “os valores das existências a considerar nos proveitos e
custos a ter em conta na determinação do resultado do exercício são os
que resultam da aplicação dos critérios que utilizam:
 Custos efectivos da aquisição ou produção;
 Custos padrões apurados de acordo com os princípios e técnicas
contabilísticas adequadas;
 Preços de venda deduzidos da margem normal de lucro;
 Valorimetrias especiais para as existências tidas como básicas
ou normais.”

Vimos que o custo de aquisição engloba não só o preço de compra
mas também os gastos adicionais de compra. o custo de produção
engloba o custo das matérias primas e outras matérias consumidas, da
mão de obra directa, dos custos fixos e variáveis. Os custos fixos
poderão ser imputados ao custo de produção tendo em conta a
capacidade normal dos meios de produção (sistema de imputação
racional).
Não é permitido quer pelo POC quer pelo CIRC a utilização do
sistema de “Custeio Variável”
No que se refere á utilização dos custos padrões o Fisco permite-
os, desde que apurados de acordo com os princípios técnicos e
contabilísticos adequados. Contudo, sempre que a utilização de custos
padrões conduza a desvios significativos, poderá a DGI efectuar as
correcções adequadas tendo em conta o montante das vendas e das
existências finais e grau de rotação das existências.
A utilização de valorimetria a preços de venda deduzidos da
margem normal de lucro, só será aceite nos sectores de actividade em
que o cálculo do custo de aquisição ou de produção se torne
“excessivamente oneroso” ou “não possa ser apurado com razoável
rigor”. Contudo, nos casos em que a margem normal de lucro não seja

facilmente determinável, a dedução ao preço de venda não pode ser
superior a 20%.
Nas empresas industriais, não sujeitas a inventário permanente, em
relação ao exercício de 2000 e seguintes, e porque se torna
excessivamente oneroso o cálculo de custos de produção, propomos,
como critérios valorimétricos:
- para matérias primas e mercadorias, o custo de aquisição;
- para produtos acabados, o preço de venda deduzido de
20%;
- para produtos e trabalhos em curso, a percentagem de
acabamento de produto multiplicado por 80% do preço de venda.
 Imobilizações
O activo imobilizado deve ser valorizado ao custo de aquisição ou
ao custo de produção, devendo estes serem determinados de acordo
com as definições adaptadas para as existências..
Quando os respectivos elementos tiverem uma vida útil limitada,
ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período.
No caso dos investimentos financeiros representados por partes

de capital em empresas filiais e associadas serão registados de
acordo com um dos seguintes critérios:

a) Pelo seu valor contabilístico (custo de aquisição), sem
quaisquer alterações;
b) Pelo método da equivalência patrimonial, sendo as
participações inicialmente contabilizadas pelo custo de aquisição, o qual
deve ser acrescido ou reduzido:
b1) Do valor correspondente à proporção nos resultados
líquidos da empresa filial ou associada;
b2) Do valor correspondente à proporção noutras
variações nos capitais próprios da empresa filial ou
associada.
Os registos contabilísticos das situações referidas na alínea b)

terão as seguintes contrapartidas:
a) Os lucros e os prejuízos imputáveis à participação na
empresa filial ou na associada serão contabilizados, respectivamente,
como ganhos financeiros e como perdas financeiras;
b) Os valores imputáveis à participação noutras variações dos
capitais próprios da empresa filial ou associada serão contabilizados na
conta 553 «Ajustamentos de partes de capital em filiais e associadas
Outras variações nos capitais próprios».
Se no exercício seguinte se verificar que os lucros imputados
excederam os lucros atribuídos, a empresa participante deve levar a

diferença à conta 552 «Ajustamentos de partes de capital em filiais e
associadas - Lucros não atribuídos».
Quando as partes de capital em empresas filiais e associadas e os
restantes investimentos financeiros, qualquer deles tiver, à data do
balanço, um valor de mercado ou de recuperação inferior ao registado
na contabilidade, este deverá ser objecto da correspondente redução,
por intermédio da rubrica apropriada da conta 49 «Provisões para
investimentos financeiros», que nestes casos terá contrapartida na
rubrica apropriada da conta 554 «Ajustamentos de partes de capital em
filiais e associadas - Depreciações» e 684 «Custos e perdas financeiros
- Perdas para aplicações financeiras», respectivamente.
A valorização de qualquer elemento do Activo do Balanço de uma

empresa tem reflexos naturais ao nível dos seus Resultados pelo que os
critérios de valorização dos stocks têm de ser ponderados com toda a
prudência.
Os critérios de valorização correntemente utilizados são os

seguintes:
1 – Custo médio ponderado
A utilização deste critério faz distribuir por todos os artigos em

stock com o mesmo código, as alterações de custo resultantes de novas
entradas. Obtendo-se assim uma Valorização ao mesmo custo de todos
os artigos desse código.
Custo Médio ponderado = Valor do Stock + Valor da Entrada
Qte. Em Stock + Qte. Entrada

2- Custo standard
É fixado um valor standard para cada artigo de stock. Todos os

movimentos se processam com base no valor estabelecido para o
período de referência (normalmente 1 ano). Os desvios, entre os valores
reais e o standard fixado, vão a contas de desvios e são regularizados
no final do exercício.
3 – LIFO – Last in First Out
Este critério assume que o último lote que entrou será o primeiro
a sair. Os artigos iguais são valorizados de acordo com o lote que esteve
na origem da sua entrada. As saídas são valorizadas em função do lote
movimentado na ordem inversa da sua entrada (último a entrar -
primeiro a sair). Este critério conduz a uma tendência de
inflacionamento do custo dos produtos produzidos, uma vez que se
utilizam sempre os lotes mais recentes existentes em stock. Em
contrapartida as existências são tendencialmente subavaliadas, uma vez
que se mantém os lotes mais antigos que integram o stock.
4 – FIFO – First in First Out
É exactamente o inverso do anterior, provocando efeitos

contrários aos apontados. As existências têm tendência a ser
sobreavaliadas e as imputações aos produtos conduzem
tendencialmente à sua subvalorização.
5 – NIFO – Next in First Out
Segue a mesma lógica do LIFO, considerando que as saídas se

efectuam ao valor de mercado. Este critério afecta sobretudo a
valorização dos produtos onde são imputados os artigos movimentados.

Bibliografia:
Zermati, P. (1996). A Gestão de Stocks. Lisboa: Editorial Presença
Lysons, C. K. e Wahnon, R. (1990). Aprovisionamento na Empresa.

Lisboa: Presença
www.lusodata.pt
www.pmelink.pt
www.quidgest.pt
www.airc.pt
www.logisformacao.pt

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Gestão Administrativa e Material de Stocks

Técnicas de Apoio à Gestão

Gestão Administrativa e Material de

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 2

* Optimiza o investimento nas suas existências ao minimizar os

* Mantém exactos e actuais os registos em inventário permanente.

* Contribui para o aumento das margens de comercialização e

* Facilita a análise da oferta e da procura para uma eficiente e

* Ordens de transferência inter-armazéns são processadas rápida

* Mantém na Contabilidade Geral a contabilização do custo das

* Disponibiliza consultas rápidas à situação das existências.

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 3

* Possibilita a definição pelo utilizador de tipos de transacções de

* Mantém informação da quantidade física existente por empresa

* Custeio de stocks para a Contabilidade Geral ao custo padrão

* Fornece processamento completo do inventário físico para

* Permite ciclos múltiplos de contagem de existências, técnicas

-Classificação ABC, selecção aleatória de produtos ou um ciclo

* Suporta informação completa do produto ao nível de

* Permite encomendar numa determinada unidade de medida,

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 4

* Possibilita uma análise ampla dos produtos usando códigos de

* Possibilita a informação de base requerida para os stocks

* Oferece um conjunto completo de mapas e consultas.

* Permite gestão de stocks de produtos com procura

* Disponibiliza a classificação ABC dos produtos segundo critérios

O sistema de Gestão de Stocks

Neste fluxo processual, a aplicação de Gestão de Stocks, permite:

• A consulta, pelo armazém, dos artigos requisitados e ainda não

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 5

• A consulta de saídas de materiais do armazém, por serviço, por

• A satisfação parcial dos pedidos dos serviços, não se perdendo

• A entrada, em armazém, de artigos referentes a uma Requisição

• A consulta de entradas de artigos em armazém, por artigo, por

• O registo de notas de devolução interna e a sua consulta, por

• A actualização imediata de existências, quando da entrada ou

• A actualização imediata do valor das existências e do custo

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 6

• A consulta dos pedidos do armazém, dirigidos à secção de

• A consulta de requisições, por diferentes formas: de um artigo,

• A verificação da evolução da "conta corrente" de um artigo,

• A definição de existências iniciais ou resultado de uma

• A lista de existências reportadas, para confronto com o

• A consulta de artigos com existências abaixo do ponto de

• O cálculo das compras a efectuar (quantidade), com base no

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 7

• A localização física em armazém de cada artigo;

• A definição de artigos indispensáveis, para os quais não pode

Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de

Serviço – Entidade pertencente a um Organismo e que consome

Fornecedor – Entidade designada para fornecer, ou já

Firma – Entidade passível de consulta para fornecimento e que

Economato – Serviço que gere o material em armazém e a sua

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 8

Armazém – Serviço ou espaço onde são depositados, de um

Com estes intervenientes definidos, as várias fases que integram o

1. Quando um serviço necessita de um bem pede-o à secção de

2. O Economato verifica a existência do bem em armazém.

3. Se houver no Armazém o bem pretendido este é entregue ao

4. Se não houver no Armazém, dá-se início a um processo de

5. A secção de Compras efectua o processo de consulta ao

6. O Fornecedor, após a recepção da Requisição oficial ou Nota de