Manual de Formação

Eixo Prioritário 1 – Qualificação Inicial de Jovens

Tipologia da Intervenção: 1.1. – Sistema de Aprendizagem

Curso: Técnico/a Comercial

Local: ÉVORA

UFCD: 0362

Designação UFCD: Software Aplicado à Atividade Comercial

ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO......................................................................................................7
1.1. Nota prévia......................................................................................................7
1.2. Apresentação...................................................................................................8
2. Softmanagment Modulos........................................................................................9
3. Download, Instalação e Configuração..................................................................10
4. SOftManagment...................................................................................................12
4.1. Ambiente de Trabalho...................................................................................12
4.2. Login.............................................................................................................12
4.3. UtilizaDores..................................................................................................13
5. Opções de Configuração.......................................................................................15
5.1. Empresa.........................................................................................................15
5.2. Referencias Multibanco................................................................................17
6. Modulo Clientes...................................................................................................18
6.1. Adicionar, Editar e remover Clientes............................................................18
6.2. Importação de Clientes..................................................................................20
6.3. Tabelas Auxiliares.........................................................................................21
7. Modulo Fornecedor..............................................................................................23
7.1. Adicionar, Editar, remover e Exportar..........................................................23
7.2. Tabelas Auxiliares.........................................................................................25
7.3. Listagens.......................................................................................................27
8. Produtos e Serviços..............................................................................................28
8.1. Tabelas Auxiliares.........................................................................................28
8.2. Adicionar, Editar e Descontinuar Serviço.....................................................34
8.3. Adicionar Editar e Descontinuar Produto.....................................................35
8.4. Imprimir, Etiquetas e importar......................................................................36
9. Módulo Documentos............................................................................................36
9.1. Documentos de Emissão...............................................................................36
9.2. Faturas...........................................................................................................37
9.3. Nota de Crédito.............................................................................................38

Página2
 9.4. Fatura Pro-Forma..........................................................................................40
9.5. Emissão de Orçamento a Clientes.................................................................40
9.6. Emissão de Nota da encomenda ao cliente...................................................42
9.7. Documentos em preparação..........................................................................42
9.8. Nota de Devolução........................................................................................43
9.9. Nota de Encomenda Fornecedor...................................................................44
9.10. Autofaturação............................................................................................45
9.11. Documentos a Transporte..........................................................................45
9.12. Documentos de Receção............................................................................48
10. Módulo Tesouraria...............................................................................................50
10.1. Recibos......................................................................................................50
10.2. Adiantamento de Cliente...........................................................................51
10.3. Pagamentos................................................................................................52
10.4. Adiantamento a FOrnecedor......................................................................53
10.5. Tabelas Auxiliares.....................................................................................54
11. Contas COrrentes..................................................................................................56
11.1. Entidades...................................................................................................56
11.2. Visualizar / Imprimir.................................................................................60
12. METODOLOGIA PEDAGÓGICA......................................................................62
13. AVALIAÇÃO......................................................................................................62

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 ÍNDICE DE FIGURA
Figura 1 - Apresentação do Programa...............................................................................8
Figura 2 - SM Módulos.....................................................................................................9
Figura 3 – Download.......................................................................................................10
Figura 4 - Download........................................................................................................11
Figura 5 - Ambiente de Trabalho....................................................................................12
Figura 6 – Login..............................................................................................................12
Figura 7 - Ambiente de Trabalho após Login.................................................................13
Figura 8 - Alterar Palavra passe de Utilizador................................................................14
Figura 9 - Adicionar Utilizadores....................................................................................14
Figura 10 - Opções de Configuração...............................................................................15
Figura 11 - Configuração empresa - Dados Gerais.........................................................15
Figura 12 - Dados Comerciais e Financeiros..................................................................16
Figura 13 - Logotipo........................................................................................................16
Figura 14 - Sistema de Pagamento..................................................................................17
Figura 15 - Opções gerais................................................................................................17
Figura 16 - Adicionar Cliente..........................................................................................18
Figura 17 - Listagem de Clientes.....................................................................................19
Figura 18 - condições comercias e Saldo do Cliente.......................................................19
Figura 19 - Importar Clientes..........................................................................................20
Figura 20 - Localidade.....................................................................................................21
Figura 21 - Outros Dados dos Clientes............................................................................21
Figura 22 - Tipos de Pagamento......................................................................................22
Figura 23 - tipo de clientes..............................................................................................22
Figura 24 - Tipos de Contatos.........................................................................................22
Figura 25 - Taxas de Retenção........................................................................................23
Figura 26 - Adicionar Fornecedor...................................................................................24
Figura 27- Condições comerciais e saldos......................................................................24
Figura 28 - outros dados de Fornecedor..........................................................................25
Figura 29 - taxas de retenção...........................................................................................25
Figura 30 - tipo de pagamento.........................................................................................26
Figura 31- Tipo de Fornecedor........................................................................................26
Figura 32 - Tipo de contacto...........................................................................................26
Figura 33 - filtro de Listagem de Fornecedores..............................................................27
Figura 34 - Listagens de Fornecedores............................................................................27
Figura 35 - Produtos e Serviços.......................................................................................28
Figura 36-Tabelas Auxiliares..........................................................................................28
Figura 37 – Concorrentes................................................................................................29
Figura 38-Tipos de estabelecimento................................................................................29
Figura 39 – Estabelecimentos..........................................................................................29
Figura 40 - Adicionar Estabelecimento...........................................................................30
Figura 41 - Famílias de Produtos.....................................................................................30
Figura 42 – Marcas..........................................................................................................30
Figura 43 - Taxas de Iva..................................................................................................31

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Figura 44 - Taxas de Imposto de Selo.............................................................................31
Figura 45 - Tipos de Clientes..........................................................................................32
Figura 46 - Tipos de Produtos.........................................................................................32
Figura 47 - unidades de Produtos....................................................................................32
Figura 48 - Modelos de Etiquetas....................................................................................33
Figura 49 Adicionar Modelos de Etiquetas.....................................................................33
Figura 50 Adicionar Serviço...........................................................................................34
Figura 51 - Preços de Compra.........................................................................................34
Figura 52 - Preço de Vendas...........................................................................................35
Figura 53 - Preços da Concorrência................................................................................35
Figura 54 - Adicionar Produto.........................................................................................35
Figura 55 - Imprimir Etiquetas........................................................................................36
Figura 56 - Fatura Recebimento......................................................................................37
Figura 57 - Emissão de Fatura Cabeçalho.......................................................................37
Figura 58 - Emissão de fatura Rodapé............................................................................38
Figura 59 - Emissão Nota de Crédito..............................................................................38
Figura 60 - Nota de crédito Cabeçalho............................................................................39
Figura 61 - Nota de Crédito Rodapé................................................................................39
Figura 62 - Fatura Pró-Forma..........................................................................................40
Figura 63 - Orçamento a Cliente.....................................................................................40
Figura 64 - emissão Orçamento a cliente Cabeçalho......................................................41
Figura 65 - emissão de orçamento a cliente Rodapé.......................................................41
Figura 66 - Emissão Nota de encomenda cliente............................................................42
Figura 67 - Documentos em Preparação.........................................................................42
Figura 68- Nota de devolução.........................................................................................43
Figura 69 - Nota de Devolução Cabeçalho......................................................................43
Figura 70 - Nota de Devolução Rodapé.........................................................................44
Figura 71 - Nota encomenda Fornecedor........................................................................44
Figura 72 - Autofacturação..............................................................................................45
Figura 73 - Guia de Transporte.......................................................................................46
Figura 74 - Guia De remessa...........................................................................................46
Figura 75 - emissão de Guia de Devolução Clientes.......................................................47
Figura 76 - Emissão Guia transporte Fornecedor............................................................47
Figura 77 - Receção de Fatura Fornecedores..................................................................48
Figura 78 - Nota de Débito..............................................................................................49
Figura 79 - Nota de crédito..............................................................................................49
Figura 80 - Recibos.........................................................................................................50
Figura 81 - Recibo Cabeçalho.........................................................................................51
Figura 82 - Recibo Rodapé..............................................................................................51
Figura 83 - Adiantamento de Cliente..............................................................................52
Figura 84 - Comprovativo de Pagamento........................................................................52
Figura 85 - Comprovativo de Pagamento........................................................................53
Figura 86 - Adiantamento a Fornecedor..........................................................................53
Figura 87 – Bancos..........................................................................................................54
Figura 88 – caixas............................................................................................................55
Figura 89 - entidades.......................................................................................................56

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Figura 90 - Conta Correntes – Clientes...........................................................................56
Figura 91 - Listagens de Contas Correntes para Clientes................................................57
Figura 92 - Conta Corrente Fornecedores.......................................................................57
Figura 93 - Listagens Conta Correntes Fornecedores.....................................................58
Figura 94 - Conta Corrente Bancos.................................................................................58
Figura 95 - Listagens Conta Correntes de Bancos..........................................................59
Figura 96 - Conta Corrente Caixas..................................................................................59
Figura 97 - Listagens Conta Corrente Caixa...................................................................60
Figura 98 - Balancete.......................................................................................................61
Figura 99 - Listagens e Exportação de Contas Correntes................................................61

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 1. INTRODUÇÃO
Este Manual tem como objetivo primordial, ser uma agente auxiliadora aos
formandos a aprender a um software de gestão aplicado à atividade comercial. Este
manual explora as funcionalidades avançadas do programa SoftManagment,
nomeadamente a criação de utilizadores, empresas, cliente, fornecedores, faturas e entre
outras finalidades.

Este software de gestão focaliza-se, essencialmente, na eficiência e

produtividade organizacional, permitindo uma integração, automatização e otimização
dos processos operacionais e transacionais das diversas atividades empresariais,
nomeadamente no que respeita à área financeira, comercial e de canais de distribuição.

Permite ainda, a impressão de documentos em formato digital, por exemplo,

dando a possibilidade de reduzir os custos operacionais e administrativos, e o fácil
arquivo da documentação gerada pela aplicação. Desenhado com uma interface
extremamente simples e intuitivo, permitir-lhe-á simplificar e agilizar diversas
operações, que contribuirão para a melhoria da performance do seu negócio.

De salientar, que o SoftManagement é um software de gestão certificado pela

AT (nº de certificado 966) garantindo o cumprimento de todas as obrigações enunciadas
na Portaria nº363/2010 de 23 de junho, relativo à certificação de software.

1.1. NOTA PRÉVIA

O SoftManagement é um software de gestão desenvolvido a pensar nas

pequenas e médias empresas e empresários em nome individual. Permite na sua versão
básica auto faturação, emissão de guias transporte para as finanças, impressão em
impressora de talões e emissão de etiquetas.
Com o objetivo de simplificar as operações destas empresas, o
SoftManagement foi desenhado com uma interface extremamente simples e intuitivo,
que permitirá melhorar significativamente a eficiência e rentabilidade do seu negócio.

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 O SoftManagement dispõe na sua versão de base um conjunto de
funcionalidades que permitem uma gestão eficaz das componentes comercial e
financeira de uma empresa.

1.2. APRESENTAÇÃO

Figura 1 - Apresentação do Programa

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 2. SOFTMANAGMENT MODULOS
À versão de base do SoftManagement poderá ainda adicionar módulos
complementares ou adicionais, consoante a sua atividade comercial. Assim
desenvolvemos outras soluções/módulos que permitirão, por um lado, acrescentar
funcionalidades que melhorem a eficiência de gestão, e por outro, simplificar e agilizar
diversas operações destas empresas que contribuirão para a melhoria da performance do
seu negócio.

Figura 2 - SM Módulos

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 3. DOWNLOAD, INSTALAÇÃO E CONFIGURAÇÃO

O SM SoftManagement é um software de gestão que poderá ser testado

gratuitamente, durante 60 dias. Registe com os seus dados e receberá imediatamente,
por correio eletrónico, um link para download deste software.

Figura 3 – Download

Apos o registo recebera um email idêntico ao representado na figura 4.

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Figura 4 - Download

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 4. SOFTMANAGMENT

4.1. AMBIENTE DE TRABALHO

Figura 5 - Ambiente de Trabalho

Conforme a Figura 5 apresenta, este é a área de trabalho do SoftManagment, no

lado esquerdo contem os utilizadores e efetuar login e no lado direito os modulo.

4.2. LOGIN

Figura 6 – Login

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 Ao iniciar o SoftManagement será solicitado o login, para iniciar a sua
utilização. Utilize na primeira utilização a palavra passe e utilizador “admin”.

Figura 7 - Ambiente de Trabalho após Login

A versão de base é constituída por 7 módulos principais, com os quais

desenvolve a sua atividade operacional e os módulos de apoio, que permitem configurar
utilizadores, dados da empresa e documentos, efetuar cópias de segurança.

4.3. UTILIZADORES

A configuração dos dados da sua empresa é essencial para a posterior emissão de

documentos válidos.

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Figura 8 - Alterar Palavra passe de Utilizador

Figura 9 - Adicionar Utilizadores

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5. OPÇÕES DE CONFIGURAÇÃO

Figura 10 - Opções de Configuração

5.1. EMPRESA

5.1.1. DADOS GERAIS

Figura 11 - Configuração empresa - Dados Gerais

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5.1.2. DADOS COMERCIAS E FINANCEIROS

Figura 12 - Dados Comerciais e Financeiros

5.1.3. LOGOTIPO

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 Figura 13 - Logotipo

5.2. REFERENCIAS MULTIBANCO

Figura 14 - Sistema de Pagamento

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 Figura 15 - Opções gerais

6. MODULO CLIENTES

6.1. ADICIONAR, EDITAR E REMOVER CLIENTES

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 Figura 16 - Adicionar Cliente

Figura 17 - Listagem de Clientes

Para editar remover um cliente é somente selecionar o número do cliente e escolher o

menu que pretender.

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 Figura 18 - condições comercias e Saldo do Cliente

6.2. IMPORTAÇÃO DE CLIENTES

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 Figura 19 - Importar Clientes

Pode importar clientes através de folhas de Excel e outras fontes de dados, clicando no
ícone de procurar.

6.3. TABELAS AUXILIARES

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 6.3.1. LOCALIDADES

Figura 20 - Localidade

Podemos adicionar um distrito, os concelhos deste distrito e as localidades dos

concelhos e os respetivos códigos postais, ainda há opção de remover uma localidade.

6.3.2. OUTROS DADOS DOS CLIENTES

Figura 21 - Outros Dados dos Clientes

6.3.3. TIPOS DE PAGAMENTO

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 Figura 22 - Tipos de Pagamento

6.3.4. TIPO DE CLIENTES

Figura 23 - tipo de clientes

6.3.5. TIPOS DE CONTATOS

Figura 24 - Tipos de Contatos

6.3.6. TAXAS DE RETENÇÃO

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 Figura 25 - Taxas de Retenção

7. MODULO FORNECEDOR

7.1. ADICIONAR, EDITAR, REMOVER E EXPORTAR

Para editar ou remover um Fornecedor é somente selecionar o fornecedor que

pretender e escolher o menu apropriado para a operação.

7.1.1. IDENTIFICAÇÃO

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 Figura 26 - Adicionar Fornecedor

7.1.2. CONDIÇÕES COMERCIAIS E SALDOS

Figura 27- Condições comerciais e saldos

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7.2. TABELAS AUXILIARES

7.2.1. OUTROS DADOS DE FORNECEDOR

Figura 28 - outros dados de Fornecedor

7.2.2. TAXAS DE RETENÇÃO

Figura 29 - taxas de retenção

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7.2.3. TIPOS DE PAGAMENTO

Figura 30 - tipo de pagamento

7.2.4. TIPO DE FORNECEDOR

Figura 31- Tipo de Fornecedor

7.2.5. TIPO DE CONTACTO

Figura 32 - Tipo de contacto

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7.3. LISTAGENS

Figura 33 - filtro de Listagem de Fornecedores

Figura 34 - Listagens de Fornecedores

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8. PRODUTOS E SERVIÇOS

Figura 35 - Produtos e Serviços

8.1. TABELAS AUXILIARES

Figura 36-Tabelas Auxiliares

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8.1.1. CONCORRENTES

Figura 37 – Concorrentes

8.1.2. TIPOS DE ESTABELECIMENTOS

Figura 38-Tipos de estabelecimento

8.1.3. ESTABELECIMENTOS (ADICIONAR, REMOVER E EDITAR)

Figura 39 – Estabelecimentos

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 Figura 40 - Adicionar Estabelecimento

8.1.4. FAMÍLIAS DE PRODUTOS

Figura 41 - Famílias de Produtos

8.1.5. MARCAS

Figura 42 – Marcas

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8.1.6. TAXAS DE IVA

Figura 43 - Taxas de Iva

8.1.7. TAXAS DE IMPOSTO DE SELO

Figura 44 - Taxas de Imposto de Selo

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8.1.8. TIPOS DE CLIENTES

Figura 45 - Tipos de Clientes

8.1.9. TIPOS DE PRODUTOS

Figura 46 - Tipos de Produtos

8.1.10. UNIDADES DE PRODUTOS

Figura 47 - unidades de Produtos

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8.1.11. MODELOS DE ETIQUETAS (ADICIONAR, EDITAR E
REMOVER)

Figura 48 - Modelos de Etiquetas

Figura 49 Adicionar Modelos de Etiquetas

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 8.2. ADICIONAR, EDITAR E DESCONTINUAR SERVIÇO

Para adicionar editar e descontinuar um produto ou serviço é somente selecionar

o modulo Produtos e serviços e escolher o menu apropriado para a operação.

Figura 50 Adicionar Serviço

8.2.1. PREÇOS DE COMPRA

Figura 51 - Preços de Compra

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8.2.2. PREÇOS DE VENDAS

Figura 52 - Preço de Vendas

8.2.3. PREÇOS DE CONCORRÊNCIAS

Figura 53 - Preços da Concorrência

8.3. ADICIONAR EDITAR E DESCONTINUAR PRODUTO

Figura 54 - Adicionar Produto

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8.4. IMPRIMIR, ETIQUETAS E IMPORTAR

Figura 55 - Imprimir Etiquetas

9. MÓDULO DOCUMENTOS

9.1. DOCUMENTOS DE EMISSÃO

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9.2. FATURAS

Figura 56 - Fatura Recebimento

Figura 57 - Emissão de Fatura Cabeçalho

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 Figura 58 - Emissão de fatura Rodapé

9.3. NOTA DE CRÉDITO

Figura 59 - Emissão Nota de Crédito

Página39
Figura 60 - Nota de crédito Cabeçalho

Figura 61 - Nota de Crédito Rodapé

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9.4. FATURA PRO-FORMA

Figura 62 - Fatura Pró-Forma

9.5. EMISSÃO DE ORÇAMENTO A CLIENTES

Figura 63 - Orçamento a Cliente

Página41
Figura 64 - emissão Orçamento a cliente Cabeçalho

Figura 65 - emissão de orçamento a cliente Rodapé

Página42
9.6. EMISSÃO DE NOTA DA ENCOMENDA AO CLIENTE

Figura 66 - Emissão Nota de encomenda cliente

9.7. DOCUMENTOS EM PREPARAÇÃO

Figura 67 - Documentos em Preparação

Página43
9.8. NOTA DE DEVOLUÇÃO

Figura 68- Nota de devolução

Figura 69 - Nota de Devolução Cabeçalho

Página44
 Figura 70 - Nota de Devolução Rodapé

9.9. NOTA DE ENCOMENDA FORNECEDOR

Figura 71 - Nota encomenda Fornecedor

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9.10. AUTOFATURAÇÃO

Figura 72 - Autofacturação

9.11. DOCUMENTOS A TRANSPORTE

9.11.1. GUIA DE TRANSPORTE

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 Figura 73 - Guia de Transporte

9.11.2. GUIA DE REMESSA

Figura 74 - Guia De remessa

Página47
9.11.3. EMISSÃO DE GUIA DE DEVOLUÇÃO - CLIENTES

Figura 75 - emissão de Guia de Devolução Clientes

9.11.4. EMISSÃO GUIA TRANSPORTE FORNECEDOR

Figura 76 - Emissão Guia transporte Fornecedor

Página48
9.12. DOCUMENTOS DE RECEÇÃO

9.12.1. RECEÇÃO DA FATURA, FORNECEDORES

Figura 77 - Receção de Fatura Fornecedores

9.12.2. NOTA DE CRÉDITO E NOTA DE DÉBITO

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Figura 78 - Nota de Débito

Figura 79 - Nota de crédito

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10. MÓDULO TESOURARIA

10.1. RECIBOS

Figura 80 - Recibos

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 Figura 81 - Recibo Cabeçalho

Figura 82 - Recibo Rodapé

10.2. ADIANTAMENTO DE CLIENTE

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 Figura 83 - Adiantamento de Cliente

10.3. PAGAMENTOS

Figura 84 - Comprovativo de Pagamento

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 Figura 85 - Comprovativo de Pagamento

1.4. ADIANTAMENTO A FORNECEDOR

Figura 86 - Adiantamento a Fornecedor

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1.5. TABELAS AUXILIARES

1.5.1. BANCOS

Figura 87 – Bancos

1.5.2. CAIXAS

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Figura 88 – caixas

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11. CONTAS CORRENTES

11.1. ENTIDADES

Figura 89 - entidades

11.1.1. CLIENTES

Figura 90 - Conta Correntes – Clientes

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 Figura 91 - Listagens de Contas Correntes para Clientes

11.1.2. FORNECEDORES

Figura 92 - Conta Corrente Fornecedores

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 Figura 93 - Listagens Conta Correntes Fornecedores

11.1.3. BANCOS

Figura 94 - Conta Corrente Bancos

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 Figura 95 - Listagens Conta Correntes de Bancos

11.1.4. CAIXAS

Figura 96 - Conta Corrente Caixas

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 Figura 97 - Listagens Conta Corrente Caixa

11.2. VISUALIZAR / IMPRIMIR

11.2.1. BALANCETE

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 Figura 98 - Balancete

11.2.2. CONTA CORRENTE

Figura 99 - Listagens e Exportação de Contas Correntes

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 12. METODOLOGIA PEDAGÓGICA

As atividades didáticas realizadas consistiram basicamente em apresentação de

Exercícios aplicando os conhecimentos adquiridos ao longo de cada sessão sobre
SoftManagment que é um software para aplicar a gestão comercial.

Os meios didáticos utilizados durante a formação são os seguintes (Apresentação

audiovisual, Computador, SoftManagment, impressora, Caneta e Folhas).

Utilizei o método expositivo e demostrativo para dar os conteúdos audiovisuais, e

método interregotativo em cada final das sessões para avaliar o conhecimento adquirido
durante a sessão.

13. AVALIAÇÃO

Uma avaliação Inicial para saber o conhecimento dos formandos acerca da

matéria a ser lecionada na respetiva UFCD. Ao longo da disciplina os formandos
fizerem um projeto onde em cada sessão aplicavam os conhecimentos adquiridos e
foram avaliados pelo projeto final, que era construir uma empresa, adicionar, clientes,
produtos, fornecedores, simular a emissão de faturas recibos entre outros documentos.

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