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LUSOINFO – Sistemas de Informação, Lda

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Manual

FORMAÇÕES MODULARES CERTIFICADAS

Curso: Gestão e Administração

UFCD: 0594 Administração das organizações

Formador(a): Daniel Azevedo

Acção de Formação Financiada pelo FSE e Estado Português

Janeiro/2013

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ÍNDICE

Objetivos

4

1. Conceito de EMPRESA

5

2. A EMPRESA é um Sistema

5

3. … e interage com outros Sistemas

5

4. Características da EMPRESA

6

4.1. - Unidade Económica de Produção

6

4.2. - Unidade de Decisão, Planeamento e Controlo

6

4.3. - Unidade Financeira

6

4.4. - Organização Social

6

4.5. - A Empresa produz para Vender

6

4.6. - É orientada para o Lucro

6

4.7. - A Empresa assume Riscos

(maior Risco -> maior Lucro/Prejuízo)

6

4.8. - A Empresa tem um Património

6

4.9. - Tem natureza Dinâmica

6

5. Organograma Funcional

7

6. Nível Institucional vs Operacional

8

7. Variáveis do Ambiente

9

8. O Ciclo da Gestão

9

8.1. Planear

9

8.2. Organizar

9

8.3. Dirigir

9

8.4. Controlar

9

8.5. Retroacção

9

9. Planeamento Empresarial (gestão estratégica)

10

9.1. Missão

11

9.2. Objectivos

11

9.3. Estratégia

11

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9.4. Políticas

11

9.5. Procedimentos e Regras

11

9.6. Planos Operacionais

11

9.7. Orçamentos

11

10. Análise do ambiente geral

12

10.1. Factores sócio-culturais:

12

10.2. Económico-industriais:

12

10.3. Tecnológicos:

12

10.4. Político-legais:

12

11. Análise do ambiente específico

13

12. Diagnóstico interno

13

13. Eficiência e Eficácia

14

14. Recursos das Empresas

14

14.1. Materiais e físicos

14

14.2. Financeiros

14

14.3. Humanos

14

14.4. De Mercado

15

14.5. Administrativos e Sistemas de Informação

15

15. Ciclo Económico da EMPRESA

15

16. Dimensão das Empresas - vantagens/desvantagens das grandes Empresas

16

17. Especificidades das PME’s

16

18.

Classificação das Empresas

17

18.1. Critério Jurídico

17

18.2. Critério Geográfico

17

18.3. Critério Titularidade do Capital

17

18.4. Critério Sectores de Actividade

17

18.5. Critério Indicadores de Gestão

18

Bibliografia

19

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OBJETIVOS

Reconhecer a necessidade da coordenação numa organização

Identificar a organização como um sistema complexo e a administração como atividade dinamizadora da organização

Identificar as funções de gestão

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1. CONCEITO DE EMPRESA

Conjunto de actividades humanas colectivas

organizadas por um centro gestor

que adapta constantemente os meios disponíveis aos objectivos

produzindo bens e/ou serviços

com vista à maximização do lucro

2. A EMPRESA É UM SISTEMA

Entradas

Materiais

Capital

Trabalho

Informação

Operação ou Processamento

Saídas

Materiais

Serviços

Informação

3. E INTERAGE COM OUTROS SISTEMAS

EMPREGO

FORNECEDORES

CLIENTES

FINANCIADORES

ESTADO

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4. CARACTERÍSTICAS DA EMPRESA

4.1. - Unidade Económica de Produção

Combina um conjunto de factores económicos segundo a acção planeada pelo empresário

Para isso, tem de possuir uma estrutura interna ou uma organização entre os seus elementos

4.2. - Unidade de Decisão, Planeamento e Controlo

A

sua acção prossegue determinados fins ou metas que servem de base à

definição de objectivos

Desenvolve funções com base na sua estrutura e objectivos

Aprovisionamentos

Produção

Comercialização

Recursos Humanos

Etc

4.3. - Unidade Financeira

Propriedade de meios de produção

Estrutura Financeira

Aberta ao mercado de Capitais

4.4. - Organização Social

Conjunto de pessoas que se relacionam formal e informalmente com motivações

e comportamentos diversos

Deverá ser capaz de combinar os objectivos de cada um com os objectivos da

Empresa

4.5. - A Empresa produz para Vender

4.6. - É orientada para o Lucro

4.7. - A Empresa assume Riscos

4.8. - A Empresa tem um Património

4.9. - Tem natureza Dinâmica

(maior Risco -> maior Lucro/Prejuízo)

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5. ORGANOGRAMA FUNCIONAL

Administração Compras Produção Vendas Recursos Gestão
Administração
Compras
Produção
Vendas
Recursos
Gestão
Administração Assessoria de Gestão Controlo de Gestão Recursos Materiais Recursos Produção Gestão Marketing
Administração
Assessoria de Gestão
Controlo de Gestão
Recursos Materiais
Recursos
Produção
Gestão
Marketing
Sistemas de
Humanos
Financeira
Informação
Encomendas e
Aprovisionamentos
Vendas
Estudos de
Compras
merrcado
Recepção de
Gestão de Stocks
Materiais
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6. NÍVEL INSTITUCIONAL VS OPERACIONAL

Nível da Empresa Tipo de Sub-sistema Características Operacional Sub-sistema Fechado Certeza e previsibilidade,
Nível da Empresa
Tipo de Sub-sistema
Características
Operacional
Sub-sistema Fechado
Certeza e previsibilidade, planeamento e
controlo
Institucional
Sub-sistema Aberto
Incerteza e imprevisibilidade, dependência
do ambiente externo
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7. VARIÁVEIS DO AMBIENTE Variáveis tecnológicas Variáveis políticas Variáveis Ambiente de sociais tarefa
7. VARIÁVEIS DO AMBIENTE
Variáveis
tecnológicas
Variáveis
políticas
Variáveis
Ambiente de
sociais
tarefa
Fornecedores
EMPRESA
Variáveis
Clientes
legais
Grupos regulamentares
Variáveis
ecológicas
Concorrentes
Variáveis
económicas
Variáveis demográficas

8. O CICLO DA GESTÃO

8.1. Planear - Definir o rumo da Empresa, o que se pretende atingir (objectivos), e como

lá chegar (estratégia)

8.2. Organizar - Que funções desempenha cada colaborador e como se relacionam,

vertical e horizontalmente

8.3. Dirigir - Actuar de forma a conseguir um desempenho dos colaboradores que

permita atingir os objectivos da empresa

8.4. Controlar - Vigiar o cumprimento dos objectivos, compreender os desvios, e tomar

medidas correctivas

8.5. Retroacção Replanear, ajustar a organização e direcção e manter o controlo

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9. PLANEAMENTO EMPRESARIAL (GESTÃO ESTRATÉGICA)

Identificação da Missão da empresa

Definição dos Objectivos

Análise do ambiente, ameaças e oportunidades

Diagnóstico interno, identificando pontos fortes e pontos fracos

Escolha da estratégia

Missão e Objectivos Ambiente geral análise e diagnóstico Ambiente específico Diagnóstico interno Estratégias
Missão e Objectivos
Ambiente geral
análise e diagnóstico
Ambiente específico
Diagnóstico interno
Estratégias alternativas
retroac
escolha estratégica
Escolha estratégica
Implantação organizacional
Implantação da estratégia
Implantação comportamental
Controlo
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9.1. Missão

Identifica uma visão, um ideal comum para toda a Organização. É expressa de forma qualitativa

9.2. Objectivos

Resultados que a Empresa pretende atingir e que concretizam a Missão. Expressam-se de forma quantitativa.

9.3. Estratégia

Decisão sobre onde e como aplicar os recursos por forma a atingir os Objectivos. Orientação geral a dar às decisões. Enquadra os raciocínios e decisões da Empresa. Tem expressão qualitativa.

9.4. Políticas

Princípios de actuação que orientam a gestão corrente. Não devem ser inflexiveis, senão tornam-se Regras.

9.5. Procedimentos e Regras

Estabelecem formas de guiar a acção, detalhando como cada tarefa deve ser executada. Definem que acção deve ser tomada numa dada situação. Os Procedimentos podem ser encarados como uma série de Regras.

9.6. Planos Operacionais

Seguem-se à estratégia e suportam a preparação dos Orçamentos. Podem implicar o ajuste da Estratégia e dos Objectivos

9.7. Orçamentos

Definem numericamente (tempo, quantidades e /ou valores) os resultados esperados. Quantificam os Planos Operacionais. Suportam o controlo de desvios. Podem variar no tempo de forma considerável.

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10. ANÁLISE DO AMBIENTE GERAL

10.1.

Factores sócio-culturais:

a)

Mercado de trabalho, dificuldades de recrutamento, inflação/deflação de ordenados, trabalho temporário

b)

Conflitualidade social

c)

Actuação dos sindicatos

d)

Grupos sociais, étnicos e religiosos

e)

Valores, atitudes, normas de vida, cultura da sociedade

f)

Instituições e legislação de protecção ao cosumidor

10.2.

Económico-industriais:

a)

Valor e evolução do PIB

b)

Tendência da taxa de inflação

c)

Índices de produtividade

d)

Balança Comercial

e)

Política industrial

f)

Poder de compra do consumidor e sua distribuição regional e por grupos sociais

10.3.

Tecnológicos:

a)

Política de investigação e desenvolvimento

b)

Processos e métodos produtivos

c)

Novas tecnologias que podem fazer surgir concorrentes imprevistos

d)

Conhecimentos científicos e técnicos

e)

Infraestruturas científicas

10.4.

Político-legais:

a)

Situação política

b)

Constituição

c)

Política económica

d)

Legislação económica

e)

Legislação administrativa

f)

Legislação fiscal e laboral

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11. ANÁLISE DO AMBIENTE ESPECÍFICO

Conjunto de factores externos à empresa que afectam próxima e directamente a actividade

Os Consumidores Os Concorrentes:

O Sector:

caracterização e segmentação explorar falhas e identificar ameaças características da procura e da oferta

12. DIAGNÓSTICO INTERNO

Identificação das competências distintivas face à concorrência

a) Análise histórica da estratégia da empresa. Evidenciar competências, recursos, estilo

de gestão, vocação tendencial.

b) Análise do seu desempenho. Análise de indicadores de lucro, lucro por acção, retorno

do investimento, volume de vendas e quota de mercado

c) Estrutura económica e recursos existentes. Idade e ciclo de vida da empresa, campo

de actividade, monoprodutora/multiprodutora, grau de tecnologia, capital intensivo, mão- de-obra intensiva, monomercado/multimercado, âmbito local, regional, internacional.

d) Localização, acesso às matérias, à mão-de-obra, aos consumidores

e) Dimensão da empresa face ao sector

f) Estrutura jurídica, organizativa, flexibilidade, linhas de autoridade e comunicação

g) Qualidade do sistema de informação e tipo de controlo

i) Organização, qualidade e agressividade do seu Marketing. Quota de mercado,

qualidade do mix global, inovação e liderança de produtos novos, patentes, embalagens,

estratégia de preços, qualidade da força de vendas, publicidade e promoções, assistência pós-venda, distribuição, satisfação de clientes.

j) Investigação e desenvolvimento

k) Estrutura financeira, recursos, custo do capital, benefícios fiscais, planeamento

financeiro e orçamentação, política de avaliação patrimonial

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l) Estrutura industrial. Qualidade do pessoal, adequação e idade dos equipamentos, organização da produção, manutenção, qualidade e adequação das instalações, controlo de existências.

13. EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

Eficiência tem a ver com a forma como se utilizam os recursos e como se definem as tarefas Eficácia tem a ver com a avaliação dos resultados, até que ponto foram cumpridos os objectivos

14. RECURSOS DAS EMPRESAS

14.1.

Materiais e físicos

Edifícios e terrenos

Máquinas e equipamentos

Instalações

Matérias-primas

Materiais

Tecnologia de produção

14.2.

Financeiros

Capital

Fluxo de dinheiro

Crédito

Receita

Financiamentos

Investimentos

14.3.

Humanos

Directores

Gerentes

Chefes

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Supervisores

Funcionários

Operários

Técnicos

14.4.

De Mercado

Clientes

Consumidores finais

Representantes

14.5.

Administrativos e Sistemas de Informação

Informação

Planeamento

Organização

Direcção

Controlo

15. CICLO ECONÓMICO DA EMPRESA

Recursos Financeios Cobrança Comercialização de Produtos Aquisição de Meios de Produção Processo de
Recursos Financeios
Cobrança
Comercialização de Produtos
Aquisição de Meios
de Produção
Processo de
Armazenagem de Produtos
Produção
Movimentos Internos
15/19
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16. DIMENSÃO DAS EMPRESAS - VANTAGENS/DESVANTAGENS DAS GRANDES

EMPRESAS

Vantagens

Economias de escala

Maior especialização

Maior poder de negociação

Maior poder de previsão

Facilidade de recurso ao crédito

Maior controlo do mercado

Desvantagens

Baixa flexibilidade

Elevados custos fixos

Complexidade de gestão

17. ESPECIFICIDADES DAS PME’S

Maior sensação de vulnerabilidade, induzindo atitude humilde e de atenção sistemática ao contexto onde se insere

Reduzida diversificação em produtos e mercados

Proximidade com os clientes conseguindo maior sensibilidade para as suas necessidades

Estrutura organizacional leve e de fácil interacção pessoal

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18. CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS

18.1. Critério Jurídico

Atende às responsabilidades civis e comerciais, direitos e obrigações dos sócios

Unipessoal

Sociedade por quotas

Sociedade anónima

Sociedade gestora de participações

outras

18.2.

Critério Geográfico

Atende à distribuição regional das empresas, normalmente distritos ou regiões

Norte, Centro, Sul

Distritos (Porto, Braga, Vila Real, etc)

Vale do Ave, Zona metropolitana do Porto, etc

outras

18.3.

Critério Titularidade do Capital

Atende à gestão e natureza dos proprietários

Públicas “puras” (criadas pelo Estado)

Nacionalizadas

Intervencionadas

Cooperativas

Mistas

Privadas

18.4.

Critério Sectores de Actividade

Atende à natureza e origem dos produtos fabricados ou dos serviços prestados

Sector Primário (agrícolas, silvícolas, pesca, pecuária e indústrias extractivas)

Sector Secundário (indústria transformadora, gás, construção civil)

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Sector Terciário (comércio, transportes, seguros, bancos, leasing, serviços diversos, etc)

18.5. Critério Indicadores de Gestão

Atende aos valores de rácios das Empresas

Volume de Negócios

Rentabilidade

Produtividade

Custos por Funcionário

Rotatividade

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BIBLIOGRAFIA

Gestão Estratégica, Enfrentar a Mudança, Luís Cardoso, IAPMEI

O Controlo de Gestão ao Serviço da Estratégia e dos Gestores, Hugues Jordan, João

Carvalho Neves, José Azevedo Rodrigues, CIFAG

A Gestão de Stocks, Pierre Zermati, Editorial Presença

Guia do Recrutamento e Qualificação dos Recursos Humanos, Cadernos ATP

Qualidade, Ambiente e Segurança, Cadernos ATP Artigos de imprensa