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1 Organização e Gestão do Posto de Trabalho UFCD - 0626

1. Assistente Administrativo(a) –Principais funções e características

Considero que não podemos começar a discutir sobre a temática da Organização e


Gestão do Posto de Trabalho de um(a) Assistente Administrativo(a), sem antes
abordarmos sobre as principais funções/tarefas e características exigidas deste(a)
profissional no seu dia-a-dia laboral, assim como o local eleito para o desenvolvimento
dessas funções

O(a) assistente administrativo(a) é um(a) profissional que presta assistência na área


administrativa de uma empresa. Este(a) profissional auxilia os administradores em
algumas tarefas, logo tem um papel importante dentro de uma empresa, uma vez que
liberta a Direção de tarefas burocráticas e rotineiras que absorvem muito tempo

As funções principais de um(a) Assistente administrativo(a) são:

 Gerir informações;
 Revisar de documentos;
 Receber e enviar correspondência;
 Controlar as contas a pagar e a receber;
 Emitir faturas;
 Elaborar e enviar documentos;
 Tirar fotocópias;
 Coordenar a logística da empresa;
 Informar os colaboradores acerca de procedimentos de segurança;
 Atender e efetuar chamadas telefónicas;
 Esclarecer dúvidas aos clientes;
 Apresentar relatórios financeiros;
 Manter os arquivos organizados

Para um bom desempenho das funções acima mencionadas são exigidas algumas
competências e características profissionais, técnicas e pessoais, como
por exemplo:

 Possuir conhecimentos de informática e atualizar esses conhecimentos;


 Possuir competências comunicativas (saber comunicar corretamente e com
educação);
 Saber lidar com números;
 Ter facilidade de redação de textos, cartas, atas, outros documentos;
 Ter boa memória;
 Anotar sistematicamente informações importantes;
 Ser responsável e de confiança (Profissional sigiloso e leal);
 Ser dinâmico;
 Ser assíduo e pontual;
 Saber gerir o seu tempo;
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 Ser sociável e empático;


 Ser paciente;
 Ter uma boa imagem/apresentação

Onde é que o(a) assistente administrativo(a) desenvolve a sua atividade

O escritório é o local onde o(a) assistente administrativo(a) vai desenvolver a sua


atividade, ou seja, onde este(a) terá o seu posto de trabalho, isto é, o espaço que este(a)
profissional vai ocupar para desempenhar as suas tarefas

2.Organização do Posto de Trabalho

Logicamente, não basta ter um posto de trabalho e fica tudo resolvido para que o
(a) trabalhador(a) comece a desempenhar as suas tarefas.Para que o(a) assistente
administrativo(a) desempenhe as suas funções com brio e celeridade, sem que isso
prejudique a sua saúde física e psicológica, é necessário haver uma organização do
posto de trabalho, e para tal devemos ter em conta dois aspetos fundamentais:

 A)Planificação de tarefas
 B)Ergonomia

A)Planificação de tarefas

 Planificar é importante porque diariamente o(a) assistente administrativo(a) é


confrontado(a) com inúmeras situações que tem de gerir. Deste modo, o método e
o rigor, aliados a uma flexibilidade na avaliação de prioridades (saber avaliar quais
as tarefas mais importantes e prioritárias e a menos importantes e menos
prioritárias), são aspetos essenciais para a execução das tarefas,rentabilização do
tempo e controlo das diversas situações que surgem no dia-a-dia de trabalho.

Quando um(a) trabalhador (a) diz “Não realizei essa tarefa porque não tive tempo.” ,
algumas das razões abaixo mencionadas podem estar implicadas:

 Prioridades mal definidas;


 Falta ou excesso de controlo;
 Indecisões ou atitudes ineficazes;
 Dispersão na execução de tarefas;
 Energias mal canalizadas

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A organização de tarefas implica sempre:

 Planificação (saber estabelecer prioridades);


 Execução (com auxílio dos meios necessários para a sua realização);
 Controlo (verificar se os objetivos são atingidos nos prazos estabelecidos).

O tempo é um recurso raro, estratégico e não renovável e a sua gestão é uma questão de
vontade, motivação, autodisciplina e de prática. Assim, todas as tarefas por realizar deverão ser
analisadas, tendo em conta o seu grau de importância e o tempo útil para a sua elaboração.

Alguns exemplos:

 Tarefas diárias, sem horário fixo (atendimento telefónico, esclarecimentos a clientes,


arquivo...);
 Tarefas diárias com horário pré-estabelecido(verificar e expedir correspondência,
reuniões..);
 Tarefas circunstanciais que podem ser programadas com antecedência(preparação de
eventos; viagens…).

Gerir bem o tempo é essencial para:

 Melhorar a eficácia;
 Aumentar a produtividade;
 Contribuir para o desenvolvimento pessoal;
 Ser ativo e não reativo.

Por fim, para uma boa organização do trabalho de um(a) assistente administrativo(a)é
importante que este:

 Não confie apenas na sua memória;


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 Anote tudo (é essencial ter uma agenda com os contactos e eventos programados e
tarefas a serem executadas);
 Analise as tarefas e atribuir-lhes prioridade de execução;
 Agrupar tarefas similares;
 Eliminar o acessório;
 Providenciar material necessário para a realização das tarefas.

Para concluir, uma boa organização do trabalho está relacionada com a capacidade de planificar,
programar e calendarizar, tendo em vista uma eficaz execução.

B)ERGONOMIA

Importância da Ergonomia no local de trabalho

Os escritórios não podem funcionar só com pessoas.

Estas para desempenharem as suas tarefas de forma conveniente e eficaz necessitam possuir no
seu posto de trabalho mobiliário adequado ao exercício dessas tarefas, que lhes proporcione o
conforto necessário, de modo a produzirem trabalho rentável, com o mínimo de saturação possível, e assim
evitar doenças profissionais.

Desta forma é importante que o posto de trabalho esteja bem desenhado obedecendo a regras
decorrentes da aplicação dos princípios de fisiologia e da biomecânica, criando condições para a
definição de espaços aceitáveis, pois isto evitará doenças relacionadas com condições laborais
deficientes, designadamente, a fadiga excessiva ou desgastante do organismo, para além de
promover a maior produtividade do trabalho

Afinal o que é a Ergonomia?

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A ergonomia é uma ciência que estuda o(a) trabalhador(a) no trabalho, com a finalidade de
proteger a sua integridade física e lhe proporcionar o bem-estar. Tem como objetivos criar
condições de trabalho ao (à) trabalhador (a) e proporcionarmaior rentabilidade à empresa.
Trata-se assim de uma ciência de adaptação das máquinas, equipamentos e ambiente dos locais
de trabalho à fisiologia e à psicologia do(a) trabalhador(a).

Assim, os postos de trabalho devem ser desenhados e organizados tendo em conta o trabalho e as
tarefas que vão ser realizadas, com a finalidade de estas serem executadas de modo confortável e eficiente.
Para tal, há que considerar quer os movimentos exigidos pelo trabalho, como as posturas e
o esforço intelectual.
Quando o posto de trabalho é corretamente desenhado e organizado, o(a)trabalhador(a) manterá
uma postura de trabalho correta e cómoda, evitando assim consequências negativas para a
sua saúde.

Fatores a ter em conta na construção do local de trabalho:

Qualquer organização procura a produtividade, logo a criação de condições favoráveis para os


(as) trabalhadores (as) se sentirem bem física e psicologicamente e evitar acidentes de trabalho,
são aspetos a ter em atenção.
Um posto de trabalho adaptado à tarefa que nele vai ser executada vai promover:

☺ A diminuição da fadiga;
☺ A redução de riscos e doenças profissionais;
☺ O aumento da produtividade;
☺ O estímulo da criatividade;
☺ A realização e motivação profissional.

Há assim, a necessidade de uma inter-relação entre:

Trabalhador

Local de Trabalho

Ambiente

Máquinas

Sistema laboral
Relação interativa entre o (a) trabalhador (a), o seu local de trabalho, o ambiente em que este se
desenvolve, as máquinas utilizadas e o sistema laboral onde está inserido.
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Cada um destes fatores condiciona e influência os outros:

 Escolha da pessoa certa para determinado trabalho;


 Local adequado às tarefas a desempenhar;
 Máquinas que permitem realizar o trabalho, sem que haja excessivo desgaste físico e
custos financeiros;
 Ambiente propício à realização eficiente das tarefas;
 Sistema laboral que estabeleça estratégias que permitem uma racionalização do trabalho
e obtenção de objetivos.

Fatores a ter em conta na instalação de um escritório

 Ambientais
 Equipamento e gestão dos espaços~

Fatores ambientais

São os que mais afetam o desempenho do trabalho pelos profissionais. São aqueles que se
relacionam diretamente com o funcionamento das instalações. Dentro destes destacamos:

 A Iluminação;
 A cor;
 A temperatura;
 O arejamento;
 O ruído;

O ruído influenciam de uma forma decisiva a produtividade do Homem, bem como a sua própria
saúde física e mental.

A iluminação

Uma boa iluminação é aquela que permite a realização do trabalho com o mínimo esforço.
Uma iluminação insuficiente exige um maior esforço do trabalhador, provocando problemas de
visão, cansaço, dores de cabeça e desconforto, contração dos músculos faciais e postura
incorreta.

O trabalhador vê afetada a sua capacidade de trabalho e a sua integridade física.

Uma boa iluminação será, então, aquela que permite a realização do trabalho com o mínimo de
esforço físico e visual.

A luz natural é a mais aconselhada, no entanto, na sua impossibilidade ou insuficiência deve


recorrer-se a luz artificial fluorescente por ser menos agressiva e, simultaneamente mais barata e
mais intensa.

Para uma boa utilização da luz natural, o local deve ter janelas amplas.

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Alguns aspetos a considerar relativamente à posição ou incidência da fonte de luz:

 A fonte de luz não deve incidir diretamente nos olhos do trabalhador, mas sim e apenas
no trabalho a executar.
 A fonte luminosa deve situar-se à esquerda do operador para os indivíduos destros, e à
sua direita para os esquerdinos, de forma a que o braço do operador não se interponha
entre a fonte luminosa e o trabalho a executar.
 Devem evitar-se possíveis fontes de deslumbramento ou encandeamento.

A cor

Estudos recentes vêm provar que as cores têm influência na luminosidade dos espaços e no
estado de espírito dos indivíduos. À cor mal escolhida atribui-se irritabilidade e fadiga.

Deste modo, verificou-se que as cores claras são as mais aconselhadas porque aumentam a
luminosidade do espaço, criam a sensação espaço maior e também tornam o ambiente mais relaxante
favorecendo a concentração intelectual.

Os escritórios necessitam de luz, espaço e ambiente relaxante, por isso devem ter paredes e tetos
com cores claras.

Todo o restante material necessário para equipar e orrnamentar o escritório deve contrastar com o fundo, para
evitar a sensação de monotonia e de rotina.

É importante que o local de trabalho seja equipado com material que contraste com a cor do meio
ambiente e seja alegrado com “notas de cor” por ex. uma pintura na parede ou uma jarra de flores.
A cor favorece o ambiente. É importante criar um ambiente harmonioso e tonificante,uma vez que
influi no conforto afetivo, daí que:

 Para grandes superfícies - cores deslavadas e quentes


 Para pequenas superfícies - cores vivas e frescas
 Para trabalhos intelectuais – cores calma
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Efeitos psicológicos da cor:

 Repousantes - Verde (ação equilibrante), Azul (ação calmante), Violeta (facilita o sono).
 Excitantes - Encarnado (excita o sistema nervoso), Laranja (aumenta
a vitalidade),Amarelo (aumenta a criatividade cerebral).

A temperatura

A temperatura é um dos fatores que mais influi no rendimento do trabalho do homem. Ao calor e
ao frio em excesso atribui-se uma influência negativa na produtividade.

De uma maneira geral, podemos considerar que a temperatura ótima para o nosso local
de trabalho deve oscilar entre os 18 e os 20ºC.

Com o objetivo de se obter, em qualquer época do ano, condições climáticas favoráveis, recorre-
se a aparelhos como, por exemplo, aparelhos de ar condicionado,aquecedores e ventoinhas.
A produtividade intelectual é seriamente afetada pela inexistência de condições climáticas
favoráveis.

Não devemos esquecer que a temperatura ideal deve atender à natureza do trabalho:

 Trabalho sedentário – 19 a 21ºC


 Trabalho ligeiro de pé – 18ºC
 Trabalho pesado de pé – 15 a 17ºC

O Arejamento

O ambiente onde se trabalha deve estar isento de poeiras, odores, fumos, etc..
Um bom ambiente de trabalho exige que nos sintamos confortáveis. Para essa sensação de bem-
estar contribui uma temperatura adequada e um eficaz processo de circulação e renovação do ar.

É conveniente existir um arejamento natural e suficiente para que haja sempre ar puro. Devem
existir janelas em número adequado para se obter um bom arejamento.

No entanto, nem sempre é possível que o arejamento natural seja suficiente, tornando-se
necessário recorrer ao ar condicionado.

A renovação do ar deve ser feita com tanta maior frequência quanto menor for o local de trabalho
e atendendo sempre à temperatura e à humidade que é necessário manter.

O ruído

Ruído é o som que incomoda. Aos ruídos está associado o stress.

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Os danos provocados pelo ruído são variados, desde o risco de perda de audição,aumento da
fadiga, doenças do sistema nervoso, diminuição da capacidade de concentração, até a diminuição
do rendimento de trabalho,

Assim, aconselha-se a filtrar do escritório todos os barulhos existentes no seu interior, resultantes,
nomeadamente, da normal utilização do equipamento e também os provenientes do exterior.Daí
a razão de não ser favorável a localização do escritório junto da parte fabril das empresas ou junto
a ruas muito movimentadas.
Por vezes é necessário recorrer a substâncias isoladoras, capazes de amortecer o ruído, como a corticite, o
esferovite e a fibra de vidro.
Os ruídos provenientes do exterior são sintoma de que na escolha do local para o escritório não
foram observadas as condições aconselháveis, pelo que, agora, apenas resta o recurso a
substâncias isoladoras para minimizar os seus efeitos.
Quanto aos ruídos interiores, podem ser minimizados substituindo o equipamento por outro mais
silencioso, isolar os gabinetes de receção, alcatifar salas,colocar suportes de borracha nas
cadeiras e nos móveis.
Equipamento de Escritório e gestão dos espaços

“A correta instalação do escritório e consequente criação de boas condições de trabalho


depende não só da correta harmonização dos fatores ambientais, mas também da escolha
do equipamento e sua distribuição.”
Os escritórios não podem funcionar só com pessoas. As pessoas para poderem desempenhar
convenientemente as tarefas que lhe são distribuídas necessitam de possuir o equipamento (mobiliário,
máquinas e utensílios) adequado ao exercício dessas tarefas e que lhes proporcione o conforto
necessário, de modo a produzirem trabalho rentável, com o mínimo de saturação possível.
Todos os equipamentos que compõem um posto de trabalho devem estar adequados às
características psicofisiológicas dos trabalhadores e à natureza do trabalho a ser executado.

O equipamento

O equipamento é constituído pelo:

 Máquinas e utensílios
 Mobiliário

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Que o local de trabalho dispõe, de forma a tornar possível a realização da atividade produtiva.A
escolha do equipamento deve obedecer a condições de Ergonomia.
Assim, a seleção do equipamento deve contribuir para maximizar o rendimento, com o mínimo
dispêndio de recursos.

1.Máquinas e utensílios

A escolha das máquinas e utensílios deverá atender:

 Às funções que irão desempenhar;


 Às qualificações profissionais dos utilizadores;
 Aos ruídos que provocam.

Habitualmente a aquisição de novos equipamentos exige que a empresa proceda a ações de formação
profissional, de forma a dotar os seus operadores das competências necessárias à sua utilização.

A máquina passou a exigir do(a) trabalhador (a) uma maior qualificação profissional
.
2.Mobiliário

A escolha do mobiliário deve ter em atenção diversos fatores:

 A função que irá desempenhar;


 O espaço disponível para o receber e o número de trabalhadores;
 O conforto (indispensável ao seu bem-estar),
 O aspeto estético (devem ser modernos e atraentes, a cor deve respeitar o fundo em
que se integra).
 O tipo de material (duradouro e de metal de preferência, apesar de serem mais “frios”
protegem os documentos do fogo).

2.1. A mesa e a cadeira do(a) assistente administrativo e dos profissionais de escritório em


geral

No que respeita a estes profissionais e considerando a importância de que se revestem, para eles,
a sua mesa e cadeira, a escolha destas peças deve atender às suas caracteristicas pessoais
(estatura).

A Mesa

 A mesa deverá apresentar uma superfície adequada às atividades a desempenhar pelo


profissional;
 As mesas deverão ter dimensões que permitam que um homem ou mulher independente
da sua estatura possam trabalhar à vontade e possam alcançar e atingir qualquer ponto
da secretária (sem esforço);
 O tampo deve estar a uma altura do solo de cerca de 78 cm;
 A gaveta central não deverá ter a profundidade do tampo pois, nesse caso, a sua utilização exige que o
profissional se afaste da mesa sempre que precisar de a utilizar. Uma profundidade de 20 cm
parece ser a adequada.

Dimensões da secretária

As dimensões da secretária e dos planos complementares (mesas e secretárias auxiliares) devem


ser estudadas de forma a permitir:

 A colocação dos utensílios e equipamentos de mais frequente utilização sem prejudicar a


área de escrita e consulta de documentos;

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 O acesso a qualquer ponto da mesa por parte do utilizador;Dimensões aconselháveis de


uma mesa de trabalho :

Máxima:Largura 75 cm x Comprimento 196 cm x Altura 80 cm

Estas dimensões permitem que um profissional de pequena estatura alcancesem esforço um


documento A4 em qualquer parte da secretária.

Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

Estas dimensões permitem que um profissional de grande estatura trabalhe à vontade sobre um
documento de formato A4.

A cadeira

Deve oferecer ao corpo numerosos pontos de apoio para que os profissionais de escritório possam
dar ao corpo todos os pontos de apoio necessários. Deve apresentar determinadas características,
sob pena de conduzir a posturas corporais incorretas.

Deste modo, para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira possua:

 Um encosto regulável, adequado a um correto posicionamento da coluna vertebral;


 Um assento regulável (altura), a fim de podermos nos sentar de forma a que os nossos
cotovelos fiquem ligeiramente acima do tampo da mesa;
 Um assento, cuja forma contribua para uma distribuição do nosso peso porto da a
superfície;
 Apoio para os pés. Este dispositivo é muito útil para quem não apoia bem os pés no chão.
Deve ser estável para dar aos pés apoio sólido e evitar escorregamentos. Deve ter a altura
regulada de acordo com o nível da cadeira

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Gestos e Posturas

O mobiliário tem de estar adaptado ao trabalhador e à tarefa que desenvolve no âmbito da sua
atividade profissional (seja de pé, seja sentado).A postura tem de ser cuidada, pois pode
provocar:

 Fadiga;
 Dores lombares;
 Cãibras;
 Problemas permanentes na coluna.

Estes problemas podem ser evitados com:

 Assentos mais adequados a cada tipo de função;


 Dimensões do assento adequadas ao utilizador, permitindo variações de postura;
 Assento e mesa, num conjunto integrado.

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No trabalho de pé o trabalhador deve (se possível):

 Sentar-se durante as interrupções de trabalho;


 Nos maiores intervalos, colocar as pernas numa posição elevada;
 Executar o trabalho sentado sempre que possível.

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A distribuição do equipamento e a gestão dos espaços

Da mesma forma que nos devemos preocupar com os fatores ambientais, também é bastante importante
não nos esquecermos a correta instalação dos serviços, nomeadamente, no que concerne à
disposição do equipamento: mobiliário e ferramentas de trabalho/utensílios.

Assim, para que haja boas condições de trabalho e se obtenha o melhor rendimento possível, é
fundamental gerir adequadamente os espaços, sendo indispensável que cada indivíduo tenha
o seu próprio espaço e que esse espaço seja só por si utilizado e ainda que a sua
deslocação nas instalações seja fácil e não colida com o espaço próprio dos outros
colegas.

A independência nos espaços de trabalho é um princípio a considerar na instalação dos escritórios.

A inexistência de uma boa gestão do espaço poderá sobrelotar o escritório, seja em mobiliário e
restante equipamento, seja em indivíduos e respetivos postos detrabalho.

Esta situação poderá contribuir para um certo atropelo de uns pelos outros,dificultando as
deslocações e o acesso ao material, e para multiplicar o ruído e outras situações que contribuem
para sensações de desconforto e para que o trabalho se torne menos produtivo.

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Por vezes não é só a quantidade de mobiliário que cria situações negativas (atropelo, sufoco,
dificuldade de deslocação), mas sim a forma como esse mobiliário é distribuído pelo espaço.

Considera-se ideal a disposição em que os móveis não impedem os seus utentes de:

Possuírem o seu próprio espaço de trabalho;


Facilmente terem acesso a todo e qualquer material;
Desenvolverem o seu trabalho sem atropelos e “sufoco”, apesar de se encontrarem abertas
gavetas ou armários;
E ainda que lhes facilite ou reduza os movimentos ou deslocações que sejam obrigados a
efetuar.
Os aquecedores, ventoinhas e outros utensílios devem ser dispostos de modo a não
estorvarem nem dificultarem os trabalhos no interior das instalações.

Gerir os espaços, tendo em vista a rentabilidade, é:

 Conhecer bem as instalações; (no sentido de podermos escolher locais de acordo com
os nossos objetivos);
 Conhecer as necessidades de mobiliário e restante equipamento, atendendo às funções (tarefas que
se irão realizar) e também ao pessoal (a fim de adquirir apenas o mobiliário e equipamento
indispensável);

 Distribuir o equipamento respeitando:

 a independência dos espaços de trabalho;


 a necessidade de espaços amplos que permitam a livre movimentação e circulação

3.O equipamento, materiais e utensílios de escritório

Como já vimos anteriormente, os escritórios não podem funcionar só com pessoas. As pessoas
para poderem desempenhar convenientemente as tarefas que lhe são distribuídas necessitam de
um espaço próprio com condições que promovam e estimulem a sua produtividade, para
isso devem dispor de mobiliário e ferramentas de trabalho que facilitem a sua atividade.

Mobiliário: secretária; cadeiras; estantes/armários; mesas de apoio; ficheiros (de armário, de


gavetas) etc.

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Máquinas: computadores; impressoras; fotocopiadoras; máquinas de calcular; Fax; Scanner;


telefones; destruidora de papel; projetor de vídeo; videoconferência, etc
Utensílios de uso corrente: furador; agrafador; agrafos; saca-agrafos; datadores;
numeradores; carimbos; almofada para carimbos; pesa-cartas, cesto para correspondência;
molha dedos; etc.
Material de escrita e reprografia: pastas/capas; agendas; papel; réguas; cola; tesoura; fita-
cola; elásticos; clips; tinteiros; blocos de notas, memorandos/mensagens; lápis; esferográficas;
marcadores; borrachas; afiadeiras;

Em seguida, vamos analisar algumas ferramentas fundamentais ao trabalho do(a) assistente


administrativo(a) e que se encontram presentes em qualquer escritório.

Fotocopiadora e impressora: A máquina de fotocopiar é um instrumento que permite a reprodução de


documentos, a preto e branco ou a cores, a partir de um original. A impressora permite imprimir
documentos a partir de um computador ou dispositivo móvel. Há impressoras multifuncionais que
têm igualmente a função de tirar fotocópias e fazer Scanner (digitalização) de documentos.

Apesar de existirem inúmeros modelos no mercado, as fotocopiadoras assentam, basicamente,


nos mesmos princípios, apresentando, no entanto, características efunções diversas:

☺Cópias a preto e branco ou a cores;


☺Redução e ampliação das cópias;
☺Reprodução frente e verso;
☺Alimentação automática folha a folha;
☺Separar conjuntos de cópias e agrafar;
☺Vários tamanhos de papel;

Computador: o computador é uma máquina capaz de receber, tratar, armazenar efornecer informações de
forma automática, com grande rapidez e precisão. Dispõe de inúmeros programas operacionais
como processador de texto, folhas de cálculo, base de dados, agendas, correio eletrónico.

O computador tornou-se uma ferramenta indispensável no escritório atual. Um(a) assistente


administrativo (a), consciente e atualizado (a), tem hoje de ter conhecimentos de informática, na ótica do
utilizador, dominando programas indispensáveis como os que mencionados acima.

Através do computador é possível igualmente utilizar o serviço deVideoconferência. Este serviço


de comunicação permite a reunião de um grupo de pessoas situadas em diferentes locais, ligadas
entre si através de uma rede de computadores, câmaras de vídeo e microfones. É uma maneira
útil de conduzir uma reunião e poupa custos e tempo em viagens. Atualmente utiliza-se igualmente
outros chats com recurso a video, como o Messenger e o Skype.

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Telefax: é uma máquina que permite a transmissão, via telefónica, de um documento para
qualquer parte do mundo em poucos segundos. Através do Fax o documento é transmitido de um
aparelho para outro. Tem a vantagem de permitir o envio bastante rápido de textos, fotografias, desenhos,
etc.

Embora tenha vindo a ser substituído, em algumas situações, pelo correio eletrónico, o Fax
continua a ser muito utilizado em quase todos os escritórios. Para o escritório, este equipamento
apresenta uma vantagem acrescida: permite enviar documentos que exijam assinaturas para
identificação, como em contratos,documentos de operações bancárias, tornando-se muito mais
fácil a circulação de documentação oficial.

Scanner: É uma máquina que permite digitalizar textos, imagens e fotografias

Projetor de vídeo: É um projetor de imagem num ecrã ou parede e assemelha-se a um


retroprojetor.

Destruidora de papel: Permite destruir papel para mais tarde ser reciclado

Calculadora: É uma máquina que permite fazer operações aritméticas e outros cálculos de maior complexidade,
com eficiência, rapidez e com esforço mental reduzido.

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Quanto à forma de registo, as calculadoras podem ser escreventes/Impressoras (apresentam


os registos numa fita de papel); não escreventes/não impressoras (osregistos aparecem num
visor luminoso) e mistas (apresentam os registos num visorluminoso e numa fita de papel).

Utensílios de uso corrente

Além de todas estas ferramentas de trabalho que acabámos analisar existem também diversos
utensílios de escritório, tais como, furadores, agrafadores, saca-agrafos, datadores, numeradores,
carimbos, pesa-cartas, entre outros, que sãoindispensáveis em qualquer escritório.
Estes utensílios são objetos de uso quotidiano, facilmente manuseados por qualquer pessoa uma
vez que a sua utilização não é muito exigente.

A breve descrição que vamos fazer pretende dar algumas noções sobre o seu modo de
funcionamento e também sobre a sua utilidade.

Furador: Destina-se a permitir, através das perfurações que faz, o arquivo de folhas e documentos
em pastas apropriadas.

Agrafador: Utiliza-se para prender documentos através de agrafos ou grampos.Os agrafadores


utilizam agrafos de medidas diferentes, que são introduzidos num carregador.Normalmente, os
agrafadores têm dois modos distintos de colocar os agrafos nas folhas (agrafos fechados ou
agrafos com braços abertos).

Normalmente, os agrafadores têm dois modos distintos de colocar os agrafos nas folhas (agrafos
fechados ou agrafos com braços abertos).

Saca-agrafos: É um pequeno aparelho que se destina a retirar os agrafos colocados emfolhas quando já
não são necessários, ou então quando foram colocadosindevidamente. Para se retirar um agrafo
que une um grupo de folhas colocam-se os ganchos que estão nas extremidades dos braços junto
do agrafo e pressiona-se. Deste modo o agrafo desprende-se da folha com facilidade e sem
rasgar.

Carimbos: São de vários tipos e têm finalidades diferentes, permitindo desde as implificação de
trabalhos repetitivos, até a autenticidade de documentos. Utiliza-se molhando numa almofada
própria com tinta.

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Datador: é um tipo de carimbo utilizado para imprimir datas. Tem anexa uma almofada
embebida em tinta de óleo que permite a impressão. Com um estilete deslocam-se os discos
giratórios (dia, mês e ano) de modo a obter-se a data pretendida.

Numerador: É um tipo de carimbo de estrutura semelhante ao datador, embora de maiores dimensões. É


utilizado para imprimir números

Pesa-cartas: pequena balança para determinar o peso de uma carta.

Separador de correspondência: cesto (normalmente) triplo utilizado para separar a


correspondência/processos que deram entrada ou que estão finalizados para sair, ou que
estão pendentes.

Considerações finais:

Como puderam aprender ao longo deste módulo, o trabalho de um (a) assistenteadministrativo (a), é uma
profissão bastante exigente, pois requer diversas competências pessoais, profissionais, sociais e
técnicas.
Para que o (a) assistenteadministrativo (a) possa realizar as suas tarefas sem que isso ponha em
risco a sua saúde física e mental, é necessário uma adaptação do seu posto de trabalho, isto
significa que, o mobiliário, as máquinas e utensílios devem permitir a realização das tarefas de
forma segura, cómoda e confortável com a finalidade de promover a saúdeno local de trabalho,
e consequentemente a produtividade da empresa.
Quando exercer a profissão de assistente administrativo (a) tenha em atenção estas questões, aja de
forma a não prejudicar a sua saúde, dê sugestões aos seus superiores (em caso de alguma
inconformidade) na mudança da disposição do posto de trabalho, na aquisição de máquinas mais
eficientes e mais rápidas, na mudança dacor do gabinete ou troca de algum mobiliário que possa
ser menos confortável, assim como na aquisição de material multifuncional de modo a não ocupar
demasiado espaço e poder movimentar-se com segurança.
Um (a) profissional deve sempregarantir e negociar com os seus superiores as melhores
condições de trabalho que garantam a sua integridade física e psicológica.

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