Aplicar princípios de

gestão numa pequena

empresa agrária
Autora: Cristina Maria Januario
  Coordena a utilização de pessoal, recursos e/ou equipamento para
RDA 2: atingir resultados desejados.
Monitorar e  Comunica de forma clara e regular com o pessoal e clientes, para
gerir permitir monitoramento de trabalho em relação aos objectivos de
actividades de empresa ou calendário de actividades.
trabalho  Aplica técnicas de solução de problemas para ultrapassar
dificuldades relacionadas com trabalho, visando atingir resultados
positivos.
  Para realizar uma boa gestão em sua empresa e alcançar os
resultados esperados, é preciso controlar bem os processos
internos.
Contextualizaç
ão  Por isso, o papel de um coordenador de equipes não se restringe
ao planejamento e à avaliação das rotinas de trabalho. É preciso,
também, acompanhar de perto as atividades internas e garantir
que elas sejam executadas da forma mais eficiente.
  Qual é a importância do monitoramento de tarefas?

??????????????  Para que serve a Gestão de Tarefas?

  Por que é importante monitorar tarefas na sua empresa?

Por que é  Todos os gestores e empresários têm um objetivo em comum:

importante reduzir os gastos envolvidos nas operações de suas empresas.

monitorar Esse é, justamente, um dos principais benefícios de aplicar o

tarefas na sua monitoramento de tarefas em seu negócio. A atividade tem o

empresa? poder de gerar relatórios detalhados sobre todos os processos,

facilitando na identificação de gargalos de produção.
  Todo negócio tem tarefas. Toda tarefa tem prazos. Todo prazo
tem responsáveis. Entender para que serve a gestão de tarefas
num empreendimento é fundamental para que as vantagens de

Para que serve praticá-la sejam tão perceptíveis quanto os seus desafios. Existem

a Gestão de diversos benefícios e utilidades em gerir profissionalmente

tarefas.
Tarefas?  1. Otimização de produtividade e aumento de performance;
 2. Priorização e delegação de atividades;
 3. Conhecimento e cumprimento de prazos;
 4. Melhora na comunicação e no clima organizacional.
  O monitoramento de tarefas diz respeito a um conjunto de
atividades, protocolos e práticas destinado a acompanhar todas as
etapas de cada processo interno em uma empresa. É um trabalho
fundamental para possibilitar tomadas de decisão mais certeiras,
baseadas em dados e relatórios.

CONCEITOS:  A principal função do monitoramento é garantir que os processos

estejam sendo executados corretamente e que as mudanças
planejadas estejam sendo implementadas. Se o que foi planejado
não for monitorado, todo o trabalho feito anteriormente se perderá
com o tempo
  Gestão de tarefas é fundamental para que a equipe esteja alinhada
com as demandas e as metas da empresa, afinal, em uma geração de
CONCEITOS: colaboradores multitarefa que está cada vez mais ocupada e cada
vez menos produtiva, é fundamental controlar todas as tarefas e
atividades que precisam ser executadas.
  o sistema de controle ou monitoramento interno pode ser:
a) Preventivo: atua como uma forma de prevenir a ocorrência dos
problemas, exercendo o papel de uma espécie de guia para a execução
dos processos;
Tipos de  b) Defectiva: detecta algum problema no processo, permitindo
monitorament medidas tempestivas de correção;
o interno:  c) Corretiva: serve de base para detectar erros, desperdícios ou
irregularidades, depois que as mesmas já ocorreram, permitindo ações
posteriores corretivas. Logo, a utilidade do controle interno, torna-se
evidente quando assegura a salvaguarda dos ativos da empresa e
promove o bom desenvolvimento dos negócios.
  1. Elengue e categorize todas as suas tarefas que precisam de
atenção
Gestão de  2. Organize suas tarefas e estabeleça prazos
tarefas  3. Comunique a equipe
 4. Escolha um sistema para fazer a gestão de suas tarefas
  1. Elenque e categorize todas as suas tarefas que precisam de
atenção

 O primeiro passo para uma gestão de tarefas eficiente é ter

Gestão de clareza de tudo que precisa ser feito. Comece fazendo uma lista

tarefas (elencando) todas as tarefas pendentes de alguma ação. Quando

você tiver clareza de todas as tarefas pendentes faça uma
categorização entre tarefas emergentes, urgentes, no prazo e
planejadas. A partir daí comece a delegar e executar o que for
necessário.
  2. Organize suas tarefas e estabeleça prazos

 Tarefas sem prazo podem acabar não fazendo sentido e não

CONT… gerando todo o resultado esperado. Por isso, organize suas tarefas
de acordo com prazos e quebre tarefas muito grandes em
pequenas partes, para que seja possível sistematizar o andamento
das etapas.
  3. Comunique a equipe

 Uma gestão de tarefas só tem sentido quando todos os envolvidos

entenderem como ela funcionará. Por isso, depois de elencar e
categorizar as tarefas e organizá-las de acordo com prazos,
CONT…
comunique a equipe sobre as como a gestão será feita. Uma
equipe de sucesso é aquela que entende bem a gestão de tarefas
da empresa e trabalha de acordo com ela.
  4. Escolha um sistema para fazer a gestão de suas tarefas

 A gestão de tarefas sempre foi desafiadora. Atualmente, porém, a

velocidade com que mudanças acontecem tornou a prática ainda
mais intensa. Gestores e líderes têm cada vez mais deixado o uso
de diversas planilhas para contar com sistemas de gestão de
CONT…
tarefas que incluam todos os processos envolvidos. Hoje já
existem sistemas que integram toda a equipe, as tarefas e os
diversos projetos. Escolher um sistema para sua gestão de tarefas
é parte fundamental!
  Lápis e papel na mão! Isso aí, a maneira mais simples (mas não a
mais eficiente e eficaz) de realizar o Gerenciamento de Tarefas é

Ferramentas com a famosa dupla, escrevendo uma to-do list, conhecida

também como lista de coisa a fazer. O ponto negativo desse
de gestão de
método é que fica difícil mover as tarefas, agrupá-las e dar as
tarefas devidas prioridades para cada atividade. Além disso, claro, serão
necessários vários papéis, porque você terá que reescrever a lista
diversas vezes.
  Existem ferramentas mais sofisticadas, como softwares. Os
softwares para Gestão de Tarefas permitem que tudo seja
automatizado e fica muito mais fácil mover tarefas, delegar
atividades e visualizar o andamento de cada uma delas.

 Google Agenda
Cont…
 O Google Agenda é outra excelente ferramenta indispensável para
quem quer gerenciar tarefas. Pode parecer algo simples, mas usar
um calendário digital vai impedir que você esqueça de reuniões,
eventos e outros compromissos.
Dicas para
melhor  1. Crie uma lista de atividades.
 2. Estabeleça prazos.
realizar a  3. Priorize.
Gestão de  4. Delegue.
Tarefas  5. Monitore.
  Gestao do pessoal:
CD1: Coordena  é fundamental investir na valorização do capital humano. Com a
a utilização de gestao de pessoas, mas é necessário diagnosticar as necessidades
pessoal, dos colaboradores e da organização e tomar medidas a fim de
recursos e/ou garantir a evolução e o crescimento interno da empresa.
equipamento  1 motivacao: pessoas motivadas são mais produtivas, absorvem
para atingir com facilidade novas tarefas e mantêm o clima interno em
resultados harmonia. Cabe ao gestor compreender e estimular cada
desejados coilaborador como: conhecer os colaporadores, estabelecer metas
Praticar a igualdade de condições.
  2. comunicacao: Ter uma comunicação clara infelizmente ainda é
uma deficiência em algumas empresas. Mas esse é um pilar
essencial para a organização., pois os profissionais querem ser
ouvidos pelos gestores. Um gestor deve se comunicar de
forma segura e transparente, eliminando qualquer ruído que
Cont… possa atrapalhar os processos e as relações.

 3. capacitação: é possível os gestores implementarem diversas

metodologias de aprendizado constante para que os
colaboradores estejam em constante crescimento profissional. A
gestao de pessoas precisa investir na capacitacao dos profissionais
da empresa.
CD2: Comunica de forma  Falar a sua língua: para garantir um bom atendimento ao pessoal e
clara e regular com o clientes essencial entrar em sintonia com eles. Em outras palavras, é
pessoal e clientes, para
permitir monitoramento preciso entender a sua linguagem e a forma como ele se comunica;
de trabalho em relação
aos objectivos de empresa  Manter a postura profissional: independentemente do grau de
ou calendário de
intimidade que você tenha com o seu pessoal e clientes, manter a
actividades.
postura profissional deve ser sua prioridade. Afinal, seu
comportamento está totalmente conectado à reputação da marca;
  Conhecer os desejos e os objetivos: é só conhecendo os desejos e
os objetivos do seu pessoal e clientes ue é possível oferecer as
melhores soluções e produtos;

 Ter empatia: ser solidário e empático também é uma prática

CONT… essencial para valorizar o atendimento ao pessoal e clientes. No
caso do pessoal, ele se sentirá mais valorizado e seu desempenho
melhorará. Já em relação ao cliente, essa atitude irá fortalecer os
seus laços de relacionamento, o que potencializará o processo de
fidelização.
CD3: Aplica
técnicas de solução  A gestão de conflitos nada mais é do que adotar práticas e
de problemas para estratégias que buscam prevenir e resolver conflitos no ambiente de
ultrapassar trabalho.
dificuldades
relacionadas com  Resolução de problemas é um processo em que há o esforço
trabalho, visando deliberado de uma ou mais pessoas para sanar um assunto difícil
atingir resultados ou controverso que precisa ser superado.
positivos
 O contexto das empresas é especialmente propenso ao surgimento
de problemas e conflitos.

 Afinal, diariamente, são tomadas decisões que envolvem diversas

variáveis, e nem sempre o resultado é o esperado.

 Além disso, surgem imprevistos, fatores externos com os quais não

se contava, contrários aos interesses da empresa.

 Enfim, existem inúmeros tipos de problemas que podem surgir em

um ambiente corporativo, envolvendo pessoas, processos,
fenômenos naturais, repercussões midiáticas, transformações no
mercado, entre outros.
  Qual é a diferença entre resolução e solução?
 solução é uma palavra que tem relação com o fim de algo, Resolver
tem mais a ver com consertar, esforçar-se para que aquilo que causa
problemas deixe de causar.
 Ou para que pessoas que divergem entrem em um consenso em vez de
serem separadas.
 O melhor exemplo que podemos dar para que você entenda de uma

CONT… vez por todas a diferença entre solução e resolução é o caso de um

funcionário improdutivo ou indisciplinado.
 A solução, nesse exemplo, seria a demissão do empregado. O que teria
custos trabalhistas e de seleção e treinamento de um novo profissional.
 Sem contar o período em que a empresa ficaria com uma vaga
desocupada, tendo que improvisar.
 Já a resolução seria buscar maneiras de transformar esse mesmo
profissional em um colaborador mais produtivo e disciplinado, o
caminho ideal em boa parte das vezes.
  Como acabamos de explicar, às vezes, resolver de verdade um problema não é tão
simples quanto parece, requer muita inteligência emocional e capacidade de lidar com
emoções negativas.
 1. Olhe para dentro
 Faça uma autorreflexão e, em vez de enxergar problemas apenas nos outros
 2. Aprenda a escutar: A outra pessoa pode, por exemplo, enxergar um aspecto do
problema que você não viu.
 3. Desenvolva a empatia: Depois, é preciso fazer o esforço de se colocar no lugar
do outro, experimentar a sua perspectiva e tentar entender as suas dores e alegrias.
CONT….  4. Aceite as consequências
 Um problema traz consequências e sua resolução pode seguir por vários caminhos,
cada um com suas consequências específicas.
 5. Seja sincero
 Não tente resolver um problema mentindo ou omitindo uma informação ou opinião
importante.
 6. Aprenda a se comunicar
 Comunicar-se com outras pessoas no tom certo é um desafio que requer aprendizado
constante
  Não existe uma fórmula única, que possa ser aplicada para
Como resolver resolver qualquer tipo de problema, Cada situação tem suas
conflitos particularidades.
internos nas  O administrador deve criar espaços horizontais, para que possa
empresas? haver o incentivo a diálogos transparentes entre pessoas de
diferentes setores e níveis hierárquicos. e transparência são
fundamentais.
Principais  Problemas interpessoais;
conflitos nas  Objectivos divergentes;
equipes de  Diferente estilo de trabalho.
trabalho
  vantagens  Desvantagens:
 Gerar criatividade e mudanças;  Destrói a moral dos grupos e a
 Permite reconhecer problemas organização
ignorados;  Provoca decréscimo nos níveis
 Facilita a inovação, mudança; de satisfação
Vantagens e 
 Aumenta a lealdade a coesão no Aumenta os níveis de tenção e
stress
desvantagens seio de cada grupo rival;

 Fortalece a relação interpessoal; Induz cada adversário a fazer
do conflito:  As pessoas aprendem através
atribuições hostis.

do confronto de ideias
Obrigado pela atenção…