Planejamento e Organização do Trabalho

Planejamento e Organização do Trabalho

Planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste

em um conjunto de ações intencionais, integradas,
coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo
futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões
antecipadamente.
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Planejar é definir os objetivos, decidir como alcançar os

planos, programar as atividades para alcançar as metas.
Alguns profissionais ainda adotam o método arcaico de
administração as escuras e não planejam, desta forma não se
preparam para possíveis situações desagradáveis e acabam
por terem insucesso em seus objetivos.
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Essas ações devem ser identificadas de modo a permitir que

elas sejam executadas de forma adequada e considerando
aspectos como o prazo, custos, qualidade, segurança,
desempenho e outras condicionantes.
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Um planejamento bem realizado oferece inúmeras

vantagens à equipe de projetos. Tais como:

- Permite controle apropriado;

- Produtos e serviços entregues conforme requisitos exigidos
pelo cliente;
- Melhor coordenação das interfaces do projeto;
- Possibilita resolução antecipada de problemas e conflitos;
- Propicia um grau mais elevado de assertividade nas
tomadas de decisão.
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Planejamento e organização são interdependentes um não

existe sem o outro.

A organização do trabalho atua precisamente para

conseguir um objetivo que se define como qualidade.

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Na realidade o verdadeiro motivo da organização do trabalho

é para que tudo funcione como um relógio de precisão.
A organização do trabalho depende da união de todas as
peças. Os ponteiros não podem funcionar sem uma máquina
precisa e esta, por sua vez, não se move sem uma fonte de
energia. Isso se chama organização do trabalho; cada peça
funcionando em conformidade com as demais, formando um
grupo organizado e conseguindo o objetivo ao qual nos
referimos: organização do trabalho.
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O conceito de "Organização do Trabalho" é bastante amplo

e carece de uma definição precisa - trata de como o trabalho
é organizado e gerenciado desde o projeto do trabalho em
si, até aspectos da estratégia empresarial, sempre buscando
eliminar elementos improdutivos e garantindo a segurança
do trabalhador.
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Para que possamos realizar um planejamento que seja

eficaz, devemos considerar as prioridades. Todas as
atitudes racionais evidenciam, mesmo de forma subjetiva,
uma ordem de prioridades.
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A complexidade da organização do trabalho advém

principalmente da amplitude dos aspectos e da quantidade
de atores envolvidos, além da diversidade de funções que
estes exercem.

A Gestão do Conhecimento aliada aos Sistemas de

Informação são elementos indispensáveis na viabilização de
uma forma integrada de pensar a organização do trabalho
no ambiente competitivo atual.
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Os princípios da administração do tempo provocam

excelência na organização no trabalho. Grande parte do
retrabalho nas empresas e, que aumenta consideravelmente
os custos dos produtos, é decorrente da falta de
organização no trabalho.
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O Gerenciamento do Tempo ou Prazo em Projetos, que o

PMBOK define como sendo “os processos necessários para
realizar o término do projeto no prazo estimado”, cuja
importância procura tratar este artigo, normalmente tem
destacada influência para o êxito dos projetos e, portanto, na
grande maioria deles, demanda cuidados constantes de
gestão, desde o planejamento até a entrega final.
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A gestão do tempo em projetos e sua importância são

incontestáveis, exigindo índices altos de acertos e que,
portanto, as estimativas referentes às atividades fiquem
dentro de margens de erro cada vez menores.
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Os atrasos na conclusão dos projetos são normalmente

danosos aos mesmos, pois, além de quase sempre
comprometer o custo, retardam a entrega dos seus produtos
e, consequentemente, a disponibilidade de iniciar a
utilização dos mesmos e/ou entrarem em operação.
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Um equívoco bastante comum quando se elabora um

cronograma é quanto à disponibilidade considerada para os
recursos do projeto. Na prática, verifica-se que o tempo real
de produção, em um dia normal de trabalho, é em torno de
60% a 75%. Diversas atividades pessoais, fisiológicas e
profissionais (reuniões, treinamentos, participação em
eventos, etc.), dentre outras, impedem uma dedicação
integral das pessoas nos projetos.
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Na execução dos projetos dentro das corporações, o

estabelecimento de datas limite para a entrega dos
resultados conclusivos é uma realidade. Desse modo,
quando se tem um bom planejamento, o resultado final dos
trabalhos realizados é sempre satisfatório para as
instituições empresariais. Os funcionários que conseguem
ao mesmo tempo fazer um bom planejamento e organizar
suas tarefas laborativas são aqueles que mais se destacam
perante seus gestores e colegas de trabalho.
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O planejamento, programações e controles nos serviços

(PPCS) é o gerenciamento de etapas de um processo em
um determinado plano, procurando otimizar todos os
recursos eficientemente por todo o ciclo de produção do
serviço.
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O PPCS se faz necessário por oferecer sempre melhor

serviço ao cliente; entender o universo da prestação de
serviço; primar pelo lead time (tempo compreendido entre a
primeira atividade até a última de um processo de várias
atividades) na execução das tarefas; garantir a execução do
serviço com o máximo da instalação; manter a qualidade do
serviço em um ritmo que favoreça o que existir de melhor
em pessoal, equipamentos e instalações; assegurar o
máximo de ganhos otimizando os recursos; criar sempre
alternativas nos processos na busca da melhoria contínua.
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Os seus objetivos estão voltados em tornar equânimes os

processos com o pessoal adequado; certificar que todos os
recursos para desenvolvimento dos processos estejam
acessíveis, tais como: materiais, equipamentos e pessoal;
acompanhar para que o pessoal execute todos os processos
voltados ao serviço, atendendo as necessidades do cliente
conforme acordado, na quantidade solicitada e qualidade
adequada.
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Os Recursos Organizacionais são os vários meios

que as instituições possuem para atingirem seus objetivos.
São os bens ou serviços utilizados nas atividades
organizacionais. Quando se fala em recursos não estamos
nos referido apenas em dinheiro, mas nos referimos às
matérias primas utilizadas nas produções, nos serviços
prestados pelas organizações, matérias, equipamentos e
colaboradores.
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De modo geral, os recursos organizacionais podem ser

divididos em cinco grupos:

• RECURSOS FÍSICOS OU MATERIAIS,

• RECURSOS FINANCEIROS,
• RECURSOS HUMANOS,
• RECURSOS MERCADOLÓGICOS,
• RECURSOS ADMINISTRATIVOS.
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Os RECURSOS FISICOS OU MATERIAIS,

compreendem o espaço físico, os prédios e terrenos, o
processo produtivo, a tecnologia utilizada no processo de
produção dos bens e serviços produzidos pela organização.
Orienta e controla as atividades de materiais da
organização, conforme os planos estabelecidos e a política
adotada. Elabora rotinas de trabalho, tendo em vista a
implantação de sistemas que devem conduzir a melhores
resultados com menores custos, o que demanda a utilização
de organogramas, fluxogramas e outros instrumentos de
trabalho.
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Os RECURSOS FINANCEIROS, compreendem os

recursos na forma de capital, fluxo de caixa, investimentos,
aplicações, empréstimos, financiamento etc.
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Os RECURSOS HUMANOS, são as pessoas que

compõe as organizações independentes do nível
hierárquico. Os recursos humanos estão distribuídos nos
diversos níveis institucionais (direção), no nível intermediário
(gerencia e assessoria) e no nível operacional (técnicos,
colaboradores, alem dos supervisores de linha).
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Os RECURSOS MERCADOLOGICOS, compreendem

todos os métodos utilizados pelas organizações para análise
de mercado (de consumidor e concorrente), planejamento
de venda, execução e controle de qualidade, promoções,
propagandas pelos meios de comunicação, lançamento de
novos produtos no mercado com novas tecnologias
necessárias para a demanda do mercado de acordo com as
exigências dos consumidores e assistência técnica.
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Os RECURSOS ADMINISTRATIVOS, são as

coordenações utilizadas pelas organizações, compreende as
atividades de planejamento, organização e controle das
tomadas de decisões. É o setor responsável pela
distribuição de informações dentro e fora da organização.

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 Elaboração de Cronograma de Trabalho

Cronograma é uma ferramenta para gerenciamento do

tempo de um Projeto.

Sua essência é a composição de uma lista de atividades

interligadas por relações de dependência (obrigatórias,
arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário e
após a análise da disponibilidade de recursos
humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a
identificação e controle da data de realização de atividades.

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 Elaboração de Cronograma de Trabalho

O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt,

que é uma ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao
longo do tempo.
 Elaboração de Cronograma de Trabalho

O diagrama de Gantt é um gráfico usado para ilustrar o

avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos
de tempo representando o início e fim de cada fase
aparecem como barras coloridas sobre o eixo horizontal do
gráfico. Desenvolvido em 1917 pelo engenheiro
mecânico Henry Gantt, esse gráfico é utilizado como uma
ferramenta de controle de produção. Nele podem ser
visualizadas as tarefas de cada membro de uma equipe,
bem como o tempo utilizado para cumpri-la. Assim, pode-se
analisar o empenho de cada membro no grupo, desde que
estejam associados, à tarefa, como um recurso necessário
ao desempenho dela.
Elaboração de Cronograma de Trabalho

Diagrama de Gantt
Como montar um cronograma passo a passo :

Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);

Listar atividades;
Estimar duração das atividades;
Definir Recursos das atividades;
Definir dependências entre as atividades;
Definir calendário para os recursos;
Definir data inicial do projeto;
Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de
Projetos;
Identificar e analisar o caminho crítico;
Traçar uma linha de base;
Iniciar o monitoramento e controle do projeto.
Associado a esta ideia, está o fato de esta forma de
representação gráfica, das atividades de um projeto, permitir,
ainda, avaliar os seus custos, resultante do consumo de
recursos necessários à conclusão de cada uma de suas
tarefas. A forma de balizar o desempenho do projeto, por
medição relativa entre o tempo decorrido, e o grau atual de
conclusão da tarefa, perante o previsto, e a partir do diagrama
de Gantt, permite tirar conclusões sobre o seu desempenho
em termos de custo e prazo.