3 Metodologias para organizar

melhor suas demandas no ambiente

de trabalho

28 fev 2020
Assine nossa Newsletter
Receba nossas notícias e informações exclusivas diretamente no seu
e-mail
QUERO ACOMPANHAR AS NOVIDADES
should_not
 

Se manter produtivo na correria do dia a dia é sempre um desafio. São tantas tarefas que
precisam ser completadas até o fim de cada turno que o profissional pode se sentir
sobrecarregado com tantas demandas. Felizmente, existem ferramentas que ajudam as
pessoas a lidar com todas as suas obrigações: descubra agora como se organizar no
trabalho com estas 3 metodologias e aumente a sua produtividade!
 O que você vai ver neste artigo:

 Os Benefícios da Organização no Trabalho

 Como se Organizar no Trabalho
 1- Método Ivy Lee
 2- Kanban
 3- Getting Things Done — GTD

Os Benefícios da Organização no Trabalho

A correria, estresse e demandas do dia a dia podem afetar o trabalho de qualquer um. A
rotina empresarial costuma exigir uma série de atividades: responder e-mails urgentes;
fazer relatórios; revisar planilhas; ligar para algum cliente ou parceiro; produzir ou
prestar X produtos/serviços; resolver um problema ou outro; ir em reuniões importantes;
participar dos treinamentos e ações de desenvolvimento… são tantos compromissos que
é natural se sentir sobrecarregado. 
 Porém, o excesso de pressão acaba trazendo prejuízos, como o atraso das entregas,
equívocos na produção, aumento do estresse e até mesmo desmotivação, afetando assim
a quantidade e qualidade do serviço — o que ruim tanto para o profissional quanto para
a empresa. 

Saber como se organizar no trabalho é uma competência que faz a diferença no dia a dia
do trabalhador. Essa habilidade traz benefícios como:

 Menos estresse;
 Menor sobrecarga de trabalho;
 Menor risco de retrabalho;
 Melhor produtividade;
 Melhores resultados. 

Desta forma, ter esse senso de organização com as tarefas é um fator importante para a
carreira de qualquer profissional, tornando-o mais produtivo e melhorando a qualidade
do seu trabalho. 

Para desenvolver essa habilidade, existem várias orientações e metodologias que podem
ser adotadas para ajudar a lidar com os prazos, prioridades e entregas de cada demanda,
mesmo na correria do dia a dia. 

Como se Organizar no Trabalho

 Saber administrar todas as tarefas no trabalho pode ser mais fácil do que se imagina.
Vamos te mostrar algumas dicas para te ajudar a resolver a dificuldade de organização
nas demandas:

 Comece cedo: não adianta ficar procrastinando no início do expediente, esperando a

inspiração, concentração ou motivação aparecerem. Aproveite os primeiros momentos
para organizar a sua rotina do dia e resolver pendências atrasadas;
 Tenha um propósito: ter claro os motivos para fazer determinadas atividades — e até
mesmo a respeito do próprio trabalho — é uma das melhores formas de se motivar. Este
estímulo positivo ajuda na luta contra todas as fontes de distração;
 Resista às tentações: sempre dá vontade de conferir o celular, as notícias ou até mesmo
a paisagem quando se tem alguma obrigação a ser resolvida. Por mais difícil que seja,
procure bloquear os estímulos que causam as distrações e até use-os como recompensa
quando completar as etapas da suas tarefas;
 Faça pequenas pausas: tem momentos que não adianta forçar — não é possível produzir
diante do cansaço ou contínua monotonia. Descansar também faz parte do processo e
ajuda a recuperar as forças e concentração para fazer um trabalho ainda melhor;
 Tenha foco: não adianta tentar resolver todas as pendências de uma só vez, na mesma
hora. Tente se concentrar naquilo que é mais importante e evite ser multitarefa — caso
contrário, terá muitas atividades iniciadas, mas nenhuma finalizada; 
 Organize sua área de trabalho: o trabalho fica prejudicado quando não se tem os
recursos corretos por perto ou se está tudo bagunçado na mesa. Perde-se um tempo
considerado procurando informações em papeladas ou correndo atrás dos materiais
necessários para o serviço. Guarde tudo que for importante às suas atividades de forma
 funcional e ao seu alcance, evitando desperdício de tempo e aumentando assim a
produtividade.   

Essas pequenas mudanças já irão fazer diferença no dia a dia. Porém, para otimizar
ainda mais seu trabalho, é possível adotar algumas ferramentas para administrar o
tempo para cumprir suas tarefas. 

Confira 3 metodologias que vão lhe ajudar a como se organizar no trabalho e melhorar a
sua produtividade.

1- Método Ivy Lee

Essa metodologia é uma das mais antigas: foi criada em 1918! Porém, traz um conceito
simples e eficiente para organizar o trabalho do dia a dia. Ivy Lee foi um especialista em
produtividade contratado por Charles M. Schwab para ajudar a melhorar a eficiência de
sua empresa, a Bethlehem Steel.

O conselho de Lee para os executivos da organização foi o seguinte:

 No fim de cada dia de trabalho, deve-se anotar as 6 tarefas mais importantes que
precisam ser realizadas no outro dia;
 Deve-se listar os 6 itens por ordem de importância;
 No outro dia deve-se começar a primeira tarefa, sem se distrair com as outras;
 Somente após terminar essa tarefa, pode-se passar para a segunda e assim
consecutivamente;
 Deve-se repetir esse processo todos os dias, listando as próximas 6 tarefas para o dia
seguinte. 
 Apesar de ter algumas falhas, como não levar em consideração situações inesperadas,
por exemplo, essa metodologia ajuda a planejar e focar nos trabalhos que já estão
previstos. 

2- Kanban
Esse método surgiu nas fábricas da Toyota, voltado a gestão de estoque da empresa.
Mas, com o passar do tempo, o conceito foi sendo adaptado a diferentes contextos,
como o administrativo — ajudando a organizar as rotinas dessa área.  

Em resumo, o Kanban é um sistema para administrar as tarefas, classificando-as por seu

estado de progresso e nível de prioridade. Essa é uma das ferramentas mais simples que
se pode usar, por isso é um método bastante acessível: pode ser adotado por
trabalhadores de todas as áreas e até mesmo em projetos pessoais.

Tudo começa com um quadro, software ou qualquer outro meio que possa abrigar essas
três colunas: para fazer; em andamento e concluído. As tarefas devem ser escritas e
fixadas nos espaços correspondentes e, a medida em que são realizadas, vão para a etapa
seguinte.

Assim, o profissional consegue identificar mais claramente quais são suas tarefas, sem
cair na desorganização, têm maior controle sobre suas obrigações e melhora a sua
sensação de progresso.

3- Getting Things Done — GTD

Essa metodologia vem ganhando adeptos desde a publicação do livro A Arte de Fazer
Acontecer,  de David Allen, um consultor e coach executivo da área de produtividade
com mais de 35 anos de experiência e criador da ferramenta. 

O GTD tem como objetivo melhorar a capacidade de inovação e o desempenho das

pessoas em suas atividades — sejam pessoais ou profissionais — ao reduzir a sensação
de sobrecarga e estresse das obrigações. Esse método permite maior foco, claridade e
confiança em quem o adota, ajudando a aproveitar melhor o tempo disponível para
realizar as tarefas. 

Basicamente, o GTD é dividido em 5 passos: 

1. Capturar
2. Esclarecer
3. Organizar
4. Refletir 
5. Engajar

Nessas etapas é possível identificar todas as tarefas, classificar as que são mais
importantes e urgentes, organizar a rotina e realizar cada obrigação no seu tempo.
Usando essas ferramentas e dicas, é possível melhorar a rotina de trabalho, ser mais
produtivo e organizado.