Dicas e ferramentas

para melhorar sua

Gestão de Tempo

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Sumário
Apresentação .............................................................................................3

Por que apostar na gestão de tempo ...............................................4

Dicas básicas para gerir melhor seu tempo ....................................5

Metodologias simples e efetivas .........................................................8

Ferramentas gratuitas .............................................................................14

Gestão de tempo e Soft Skills ..............................................................15

Gestão de tempo e qualidade de vida .............................................16

Conclusão ....................................................................................................17

Fale com a Puc Minas ..............................................................................18

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Apresentação
Trabalhos, provas, aulas, conteúdo para estudar, afazeres
domésticos, tarefas do trabalho e diversas outras atividades
preenchem o movimentado dia a dia dos estudantes.
Manter o foco e o rendimento pode se tornar um grande
desafio. Principalmente em tempos de mudanças bruscas e
adaptações como as que estamos vivendo nos últimos meses.

Mas, calma! Respire e se prepare aí,

que vamos ajudá-lo a resolver isso.
Primeiro, não precisa se desesperar nem deixar que as coisas
se embolem e fujam do controle. Você tem a seu lado uma
forte aliada, capaz de lhe dar suporte para você organizar e
equilibrar suas atividades: a Gestão de Tempo.

Por isso, hoje trouxemos diversas informações, metodologias,

dicas e ferramentas para você entender melhor o que é e
como aderir à Gestão do Tempo.

Então, é hora de conferir o conteúdo. Temos a certeza

de que vai fazer toda a diferença na sua rotina.

Boa leitura!

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Por que apostar
na gestão do tempo
Antes de lhe mostrarmos tudo o que você precisa para tornar
a Gestão de Tempo parte da sua vida e aprender a criar suas
estratégias com vistas a ter uma rotina equilibrada entre os
estudos, o trabalho e a vida pessoal, é bacana conhecer as
vantagens que você pode ter ao administrar melhor a
relação entre tempo e atividades. Fique de olho!

Organização

Produtividade

Agilidade no aprendizado

Tempo livre para

outras atividades

Desenvolvimento e
aperfeiçoamento de habilidades

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Dicas básicas para
gerir melhor seu tempo
Fazer uma boa Gestão de Tempo está longe de ser uma
missão fácil, mas também não é missão impossível. Com
as dicas que trouxemos (veja logo a seguir) e as demais
informações dos próximos tópicos, você vai dominar a
administração do próprio tempo. Segure aí!

Comece pelo autoconhecimento

O que uma coisa tem a ver com outra? Tudo! As ferramentas

e as metodologias de Gestão de Tempo não são universais
nem se aplicam a todos os perfis de pessoas e a todas as
naturezas de trabalho. Você deve avaliar cada uma das tantas
disponíveis e identificar aquela que seja alinhada com suas
características pessoais, estilo de vida e trabalho. Não há
uma melhor que a outra; há aquelas que entregam o que
você precisa e que funcionam para você. A fim de escolher
corretamente, o primeiro passo é entender a si mesmo, seus
projetos, compromissos e rotina.

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Considere prazos realistas

Calcule uma média de tempo que seja necessária para a

realização de cada tarefa e use isso como parâmetro para
organizar seus prazos e o start de cada atividade. Não adianta
reservar apenas 30 minutos para o que despende mais de
uma hora. Você não vai virar o Flash nesse meio tempo, e
seu cronograma pode se tornar uma bola de neve. Por isso,
trabalhe com prazo e duração factíveis.

Elimine ao máximo as distrações

As inúmeras distrações a que somos expostos diariamente

são grandes inimigas da produtividade e da organização do
seu fluxo de atividades. Elas estão por todo lado; portanto,
você deve ter bastante atenção a isso e clareza do que
“rouba” seu tempo. Tenha controle do uso de redes sociais,
sites de compras, plataformas de notícias, aplicativos de
conversa e do ambiente.

“Quebre” as tarefas em etapas

É muito comum tomar aquele susto ao se deparar com uma

atividade mais extensa e em seguida sentir aquela famosa
dúvida: “Por onde começar?”. A nossa dica é: comece
dividindo a tarefa em etapas, que se tornarão subtarefas.
Assim, você poderá criar um Cronograma de Fases de
Execução. Pense nisso como se a tarefa toda fosse uma
escadaria, e cada fase, um degrau. Pode até parecer bobo,
mas você verá que faz todo o sentido.

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Descanse

Separe momentos para descansar. Não há quem consiga ser

de fato produtivo e criativo sem deixar o corpo e a mente
recarregarem as energias. Se você entende que o sistema tem
de ser reiniciado periodicamente e que o celular precisa da
bateria para funcionar, não é difícil compreender que você
também carece de descanso, não é mesmo? Uma noite bem
dormida, um fim de semana dedicado ao lazer, alguns minutos
do dia fazendo o que você quiser ou vários momentos de
“fazer nada”, são um diferencial na sua rotina e na disposição
para as atividades cotidianas.

Estudando e trabalhando em casa? Corre aqui então...

De uma hora para a outra, o home office e as aulas remotas

passaram a fazer parte da vida de muitas pessoas, inclusive
de quem nem pensava em estudar e trabalhar nesse formato.
Sendo assim, se você está cumprindo boa parte da rotina
em casa, esteja atento ao ambiente. Escolha um lugar mais
reservado, negocie com os outros moradores algumas regras
de convivência e fique de olho em pontos como iluminação,
equipamentos e ergonomia. Isso também está ligado a uma
boa Gestão de Tempo.

Confira também as dicas

da PUC Carreiras para
otimizar seu dia a dia:

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Metodologias
simples e efetivas
Falamos da importância de usar seu tempo de forma
estratégica e mostramos dicas básicas para que você insira
no seu cotidiano, certo? Agora vamos lhe mostrar como
colocar isso em prática. O caminho é conhecer, testar e
escolher metodologias que lhe auxiliem nos processos de
Gestão de Tempo.

Escolhemos 4 entre as tantas que estão disponíveis, pois

são simples e bastante eficazes para quem precisa se
organizar numa rotina apertada. Veja a seguir

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Sistema ABC

Este é o mais simples de todos, e você pode usá-lo tanto nas

plataformas digitais quanto na boa e velha agenda de papel.
É na realidade uma maneira de criar uma escala de
prioridades e execução de atividades. Para isso você deve
separar as tarefas em três grupos:

A: tarefa super urgente, daquelas que já estão com

o prazo expirando ou algum imprevisto.

B: tarefa importante, com um prazo médio de realização. Não

é para agora, mas também não é para daqui um semestre.

C: tarefa com prazo mais largo ou indefinido, mas que precisa

da execução.

Você deve então montar uma lista colocando as atividades

em ordem de prioridade. Fique atento para que seu dia não
seja apenas “apagar incêndio”. A dica é adiantar ao máximo
as tarefas B e reservar um tempo para as tarefas C. Sem esses
arranjos, logo logo elas podem virar “tarefas A”
e complicarem ainda mais o cronograma.

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Quadro Kanban

O quadro Kanban é uma técnica que permite criar uma

espécie de Mapa das Atividades nas quais você está envolvido
e, assim, ter controle do ciclo produtivo. Ele é constituído por
três colunas que interagem.

COLUNA 01 COLUNA 02 COLUNA 03

Tarefas ou etapas Tarefas iniciadas e que Tare tarefas e etapas

que precisam ser feitas estão em andamento já concluídas

Sabe a dica de “quebrar” as tarefas em etapas? Então,

recomendamos fortemente o quadro Kanban para lhe
ajudar na gestão de cada fase dos projetos. É também uma
técnica indicada para os grandes projetos como trabalhos
da faculdade, que envolvem muitas fases e até mesmo se
expandem a outros semestres ou disciplinas.

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Pomodoro

Esta é uma ótima metodologia para rotinas e trabalhos intensos,

visto que prevê períodos de pausas e descansos, que, além de
estarem no cronograma, impulsionam a produtividade Outra
vantagem diz respeito a ser uma metodologia simples e de não
carecer de recursos caros ou sofisticados. Um relógio ou
o alarme do seu celular são suficientes.

A técnica Pomodoro se baseia em alternar períodos de trabalho

com períodos de descanso ao longo da carga horária de
trabalho ou de estudo. Ela foi criada na Itália, na década de 1980,
e leva esse nome em razão de seu criador ter utilizado um timer
de cozinha, que tinha um formato de tomate. Funciona assim:

25 minutos de alta concentração e dedicação,

sem distrações e interrupções, alternados com 5 minutos
de total descanso da tarefa.

Após 4 rodadas (cerca de 2 horas) faça uma pausa um pouco

maior, de 15 a 20 minutos e retorne para os intervalos iniciais.

Após 2 ciclos de 4 rodadas, vale um descanso maior, de

40 minutos a 1 hora, que podem coincidir com o horário
de almoço, por exemplo.

O que fazer nesses intervalos entre os períodos

de concentração?

Fica a seu critério e você pode usá-lo de forma a dar “um

gás” no seu cérebro mudando totalmente a lógica do que vai
fazer. Um exemplo: se você está estudando uma matéria e
basicamente por meio de leitura, nos intervalos levante-se, faça
um alongamento, dê algumas voltas no ambiente. Agora, caso
esteja realizando uma tarefa mais numérica, ouça uma música ou
leia algo nos intervalos e assim por diante. Vale até uma breve
soneca no horário de almoço. Com o tempo, você vai criando
sua programação com base no que faz mais sentido pra você.
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Método GTD (Getting Things Done)

É um método bem completo, e em seus pilares está o

equilíbrio entre produtividade, performance e saúde mental.
Uma das premissas do GTD é de que, ao se realizar as
tarefas de modo tranquilo e organizado, é possível alcançar
resultados melhores do que a famosa “correria”. Além disso,
iniciar as tarefas pelo mais simples e ter boa capacidade de
adaptação são aspectos relevantes do GTD.

Para isso, o método é estruturado em cinco estágios:

Estágio 1 – Captura

A prática se inicia com o levantamento de tudo que precisa

ser realizado, desde tarefas pequenas até grandes demandas.
É como um brainstorming das suas tarefas. Anote tudo
livremente.

Estágio 2 – Esclarecimento

Nesta fase você deve fazer uma apuração dos itens

levantados, avaliando quais podem se tornar ações, quais
não podem, o que deve ser feito, o que pode esperar um
pouco e ser executado em outro momento e o que deve ser
descartado da sua programação.

Estágio 3 – Organização

Agora você vai pegar as tarefas anteriores e vai organizá-

las em ordem de prioridade ou facilidade de execução, para
assim traçar seu cronograma.

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Estágio 4 – Reflexão

Aqui nesta fase você deve fazer uma análise crítica de toda
a lista de tarefas e, se for preciso, fazer alguns ajustes. Esta
etapa deve se repetir periodicamente, a fim de manter a
Gestão do Tempo bem otimizada.

Estágio 5 – Engajamento

Chegou o momento de partir para a ação e iniciar a

realização das tarefas e etapas as quais você levantou
e organizou anteriormente. Você pode usar o GTD com
periodicidade diversa – semanais, semestrais ou anuais.

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Ferramentas gratuitas
Agora que você viu importantes metodologias de
Gestão de Tempo, vamos também lhe apresentar
algumas ferramentas acessíveis, amigáveis e gratuitas
para lhe dar aquele suporte na organização do seu
tempo. Veja nossa seleção.

Trello Google Todoist Evernote

Calendar

My life Runrun.it Tomato Stay

organized timer Focusd

Alguns desses apps apresentam também a versão paga, porém a

versão gratuita oferece recursos interessantes para gerenciar seu
tempo e organizar as atividades.

Mas, e se eu sou mais analógico?

Nada que um bloquinho, post-its, uma boa agenda ou um planner
com canetas ou lápis coloridos não resolvam. O importante é
você utilizar as ferramentas que se encaixem bem na sua rotina e
no seu perfil e que vão lhe auxiliar na organização das atividades
e de seu tempo para execução, a fim de ter uma boa Gestão de
Tempo para cumprir e realizar tudo o que precisa e deseja.
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Gestão de tempo e
as Soft Skills
Você sabia que a própria Gestão de Tempo é também
considerada uma Soft Skill? A capacidade de administrar o
próprio tempo, a execução das tarefas e os fluxos produtivos
da sua rotina de trabalho e de estudo é considerada uma
competência super importante e tem sido muito requisitada no
mercado de trabalho.

A Gestão de Tempo está relacionada a várias outras Soft Skills

também indispensáveis para um bom rendimento na faculdade,
nos projetos pessoais, no estágio, no “freela” (trabalho freelance),
no seu emprego ou no home office. São elas:

Autonomia

Adaptabilidade

Pensamento analítico

Capacidade de planejamento

Liderança

Se você se esqueceu do que são as Soft Skills, vamos

lembrar: são as competências comportamentais, aquelas
que fazem parte do seu perfil profissional e da sua
personalidade e que você também pode aperfeiçoar ou
desenvolver. Sim, elas podem ser treinadas e adquiridas.

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Se liga nestas sugestões de leitura:

Como Desenvolver a Liderança

Como e Por Que Desenvolver a Capacidade de Adaptação

Gestão do tempo e
qualidade de vida
Ter maior controle do seu tempo traz diversos benefícios, como
mostramos lá no início e, dentre os mais relevantes, está a sua
qualidade de vida. Ao organizar suas demandas dentro da sua
realidade e das devidas cargas horárias, você também tem mais
domínio sobre sua vida pessoal, para realizar muito mais, para
cuidar de você e para canalizar energia também para outras áreas
que não sejam somente o trabalho e os estudos.

A saúde física, mental e emocional são indispensáveis para

construir a carreira dos seus sonhos. Você precisa de equilíbrio para
conseguir chegar aonde deseja, e uma rotina bagunçada, aleatória,
não contribui muito para isso. Lembra da escada? Degrau por
degrau, projeto por projeto e, quando você menos esperar, estará
colhendo os frutos de sua dedicação e organização.

Então, aproveite bem as dicas, teste as metodologias e as

ferramentas para saber quais funcionam melhor pra você.
Partiu organizar esse tempo aí?!

Conciliar a rotina e a criatividade existe mesmo ou é

meme? No artigo a seguir, mostramos que é sim possível
conciliar tudo e ter a sua #RotinaCriativa

Ler artigo

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Conclusão
E aí, gostou das informações e das dicas que trouxemos para lhe
ajudar a desenvolver e a aperfeiçoar esta importantíssima Soft Skill
que é a Gestão de Tempo?

Assim que você começar a organizar seu dia a dia, já será possível
perceber a melhoria no seu rendimento, no aproveitamento de
oportunidades e na absorção do conteúdo e de dados em geral.
Aproveite a faculdade para aprender e se adaptar à organização
dos seus fluxos de trabalho e rotinas produtivas.

E, como você sabe, pode contar com o apoio da PUC Minas

para desenvolver as habilidades necessárias visando ampliar seu
conhecimento e construir uma carreira do jeito que você sonha.

Salve este material e consulte sempre que precisar!

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