Apostila Reuniões Produtivas - Online

CURSO DE REUNIÕES PRODUTIVAS
Marcos Martins Nonato

CENTRO DE CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Centro Estadual de Educação Tecnológica “Paula Souza”
São Paulo
2012
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Administração Central
Centro de Capacitação e Desenvolvimento de Recursos Humanos
Sumário
1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................................... 3
2. A REUNIÃO E SEUS TIPOS .......................................................................................................................................... 3
3. OS TRÊS MOMENTOS DA REUNIÃO .......................................................................................................................... 5
4. COMPORTAMENTOS DURANTE A REUNIÃO ........................................................................................................ 10
5. PESSOAS RE-UNIDAS ................................................................................................................................................ 12
6. EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO ......................................................................................................................................... 13
7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................................................. 14
8. CURRÍCULO SINTÉTICO DO INSTRUTOR-AUTOR ................................................................................................ 14
ANEXOS ........................................................................................................................................................................... 15
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Rua dos Andradas, 140 • Santa Ifigênia • 01208-000 • São Paulo • SP • Tel.: (11) 3324.3300
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Objetivos de aprendizagem:
Ao final desse curso, o aluno será capaz de:
 Conhecer os tipos de reuniões e seu uso adequado;

 Entender o que deve ser feito antes, durante e após as reuniões;
 Compreender os possíveis comportamentos em uma reunião.
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1. INTRODUÇÃO
Apesar de a maioria das pessoas já terem, ao menos uma vez em sua vida organizacional,
participado de uma reunião, muitas delas são acometidas de calafrios ao ser convocado. Mas, por que
algumas pessoas têm verdadeira aversão a reuniões?
“Muitas podem ser as respostas. A começar por experiências mal sucedidas. São muitos os
exemplos que podem ser captados como vivências de reuniões caóticas, sem nenhum planejamento
nem tema definido, muitas vezes conduzidas de maneira catastrófica. Não chega, portanto, a ser
surpresa que o assunto não gere entusiasmo nas pessoas.
A sensação de girar em círculos, sem clareza dos objetivos pretendidos e a imediata

comparação dos resultados individuais com os que são produzidos em conjunto, em prejuízo destes,
costumam suscitar esse sentimento de baixa realização. Se falta clareza de objetivos, dificilmente
haverá bons resultados. As pessoas sequer compreendem porque estão ali. Claro, pois sem saber onde
se pretende chegar, como oferecer uma boa contribuição? Nesses casos, as pessoas vagueiam a deriva,
perdendo tempo em encontros improdutivos. Frustrante para quem conduz, que não consegue o
engajamento dos participantes, e também para quem fica na posição passiva de mero espectador.”
(CEMPRE, 2008/2009).
O intuito do Curso de Reuniões Produtivas é fazer com que as futuras reuniões dirigidas pelos
treinandos sejam bem conduzidas, tornando-se um ponto de conexão da equipe com os propósitos da
área ou unidade da qual façam parte.
A ideia é fazer com que as reuniões se tornem um grande fórum onde haja convergência para
um destino compreendido e defendido pela equipe. Um momento em que a visão sistêmica é
plenamente utilizada, com integração de responsabilidade e soma de esforços, em direção a resultados
grandiosos e sinérgicos.
2. A REUNIÃO E SEUS TIPOS
Reunião pode ser definida como um “momento comum nas organizações que tem o objetivo de
agrupar certo número de pessoas para uma série de questões, entre as quais conversar, discutir,
informar ou decidir. Ou seja, agregar gente ao redor de um assunto de comum interesse. Re-unir.”
(CEMPRE, 2008/2009).
Existem três diferentes tipos de reuniões:
1. Reunião para comunicação;

2. Reunião para decisão;
3. Reunião de aprendizado.
Cada reunião deve ser adaptada ao assunto a que se referem, levando-se em conta os objetivos
que precisam ser alcançados. Sem isso, a reunião está fadada ao fracasso.
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Confira a seguir os diferentes tipos de reunião e suas respectivas recomendações de uso.
2.1. Reunião para comunicação
A reunião para comunicação se justifica quando se pretende comunicar uma decisão tomada
por uma instância superior, ou seja, quando um líder decide algo de antemão e pretende informar sua
equipe a respeito de sua decisão.
Esse modelo de reunião tem um menor grau de participação e também de

envolvimento e comprometimento da equipe, visto que eles precisam apenas ter
conhecimento daquilo que foi decidido. Portanto, cabe ao coordenador da reunião
informar claramente a decisão tomada, para que a compreensão seja plena, buscando –
ao mesmo tempo – a adesão das pessoas.
2.1. Reunião para decisão
O objetivo desse modelo de reunião é construir uma decisão em equipe. “O modelo

participativo deve ser aplicado com maestria. Os participantes têm a possibilidade de preparar-se
antecipadamente, inteirando-se dos assuntos em pauta, para buscar informações de boa qualidade e
capazes de oferecer uma boa base para o resultado final do encontro. Requer, portanto, mais tempo
porque se busca o consenso, o que requer muita argumentação e contra-argumentação, até que se
chegue a pontos comuns.” (CEMPRE, 2008/2009).
A reunião para decisão oferece significativa contribuição ao

desenvolvimento da equipe. A participação costuma ser intensa, o que aumenta o
comprometimento, pois a equipe percebe que é uma decisão em conjunto, ou seja,
não é fruto de alguém externo ao grupo. Por isso mesmo, deve ser usada para
objetivos de maior magnitude, evitando investir muito tempo com questões que
envolvam pouca gente e requerem baixo compromisso.
2.1. Reunião de aprendizado
As pausas para o aprendizado, em razão de sucessos ou fracassos, são fundamentais para

equipes empenhadas em ingressar na era do conhecimento. Devem ser realizadas no fim de uma
empreitada ou de um projeto e também em função de novos acontecimentos ou mesmo para o
aproveitamento de períodos mais tranquilos. O desempenho da equipe deve ser analisado, servindo
assim como parâmetro para os próximos passos.
A reflexão conjunta leva ao aprendizado e estimula a equipe a buscar trocas

horizontais, entre seus pares. É recomendada quando o objetivo principal é,
verdadeiramente, o aprendizado. A expectativa de solucionar problemas ou tomar
decisões é descabida nessas ocasiões. Quando utilizadas para finalidades distorcidas,
as reuniões de aprendizado podem se tornar práticas manipulativas e, assim, perdem
a credibilidade junto aos membros da equipe.
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3. OS TRÊS MOMENTOS DA REUNIÃO
Quando se coordena uma reunião é fundamental que se tenha claramente o que deve ser feito
em cada um dos três momentos dela, ou seja, os preparativos que antecedem a reunião, a condução do
encontro e o acompanhamento posterior, conforme veremos a seguir.
3.1. Antes da Reunião
A primeira coisa que um coordenador de uma reunião deve se questionar é se

ela realmente é necessária. A relevância da reunião deve ser suficiente para que os
participantes não pensem que ganhariam mais estando em algum outro lugar. Você
deve pensar nos resultados (positivos) que a reunião pode trazer para sua
organização, departamento ou pessoas envolvidas.
Uma boa preparação envolve os seguintes itens:
1. Pauta: A pauta é uma lista das coisas que serão tratadas na reunião. “Ela é o principal
instrumento para que as discussões não se percam por caminhos tangenciais” (Cempre,
2008/2009). Quando estiver elaborando a pauta, detalhe, item por item, os objetivos de
cada tema. Assim, os participantes terão a clareza de onde se pretende chegar, a cada
item proposto. Ao elaborar a lista, coloque os itens em uma lista decrescente de
importância, começando pelos mais importantes. Uma vez concluída, a pauta servirá de
base para a convocação dos participantes e todos devem receber uma cópia. Durante a
reunião, seria importante que a pauta ficasse à vista de todos.
2. Lista dos participantes: Com a pauta em mãos, a escolha dos participantes deve ser
feita cuidadosamente. Convoque apenas quem pode contribuir ou será afetado pelo
resulta do encontro ou, ainda, quem precisa desenvolver mais familiaridade com o
temário. Analise nome por nome, indagando-se: é realmente importante a presença
dessa pessoa? A resposta tem de ser em função de resultados. Quando o tema envolver
muitos itens, pode-se usar o conceito de “participante circulante”, ou seja, as pessoas
são convocadas para parte do evento, e uma vez concluída sua participação são
liberadas. Só participam de tudo as que realmente são imprescindíveis, do começo ao
fim.
3. Tempo: É importante planejar o tempo para se cumprir a pauta, evitando reuniões

muito longas. Em encontros com mais de três horas de duração, programe intervalos
para descanso. Garanta que as pessoas tenham os recursos necessários para a atividade
(papéis para anotação, relatórios para análise e etc.). Prepare-se muito bem para
oferecer suas melhores contribuições.
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4. Recursos adequados: Pense nos recursos que necessitará para realizar sua reunião.
Cuidado com as apresentações em MS PowerPoint, pois podem tornar a reunião em um
monólogo. Tenha documentos para todos os participantes e evite os erros de
português. Seguem alguns itens que você não pode esquecer:
a. Reservar a sala para a reunião;
b. Notebook, projetor;
c. Alimentação: lanche, café, suco, água;
d. Impressões.
Caso você não seja o coordenador da reunião que participará, existem dois pontos que também
precisa estar atento:
1. Coloque o compromisso na agenda: Evite agendar outros encontros, sem intervalos,

na sequência, para não parecer ausente, pois manterá sua atenção visivelmente voltada
para o relógio, caso haja algum atraso. Essa preocupação também reduzirá a
importância e o volume de suas contribuições. É preciso estar integralmente na
reunião. Além disso, os intervalos são oportunidades para organizar-se e anotar os
compromissos assumidos, para que não sejam esquecidos;
2. Prepare-se para a reunião: prepare-se mesmo que não receba a pauta a tempo. Nesse
caso, procure o coordenador da reunião e se informe sobre os assuntos e resultados
esperados. Um erro não justifica outro, portanto, mexa-se.
3.2. Durante a reunião
Para que uma reunião seja bem conduzida, o coordenador

deve ficar atento a algumas regras fundamentais, a saber:
1. Preparação do local / recursos: o coordenador

deve ser o primeiro a chegar ao local da reunião para
providenciar a escrita da pauta (caso utilize um flip chart) ou
disponibilizar a pauta impressa aos participantes, checar a
acomodação e fazer os testes dos recursos audiovisuais (se
houver);
2. Iniciar no horário: precisamos aprender a ser pontuais, porque esperar os

retardatários é o mesmo que punir os que chegam no horário. Da mesma forma,
respeite o horário fixado para o término do encontro. Caso haja necessidade de
estendê-lo negocie com o grupo;
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3. Fase introdutória: após a chegada dos participantes, uma acolhida calorosa seguida da
introdução à reunião, é começar com o pé direito. Durante essa fase fique atento aos
seguintes itens:
a. Caso as pessoas presentes não se conheçam muito bem, o coordenador pode
realizar uma atividade que sirva como “quebra-gelo”, respeitando uma
referência de tempo de 10 minutos;
b. Combinar as regras para aquela reunião, as chamadas “regras de ouro”. As
regras de ouro são um conjunto de itens previamente combinados em equipe
e válidos para todas as reuniões por um bom período. Exemplos: chegar no
horário, terminar as reuniões no horário, desligar celulares, etc.;
c. Repasse a pauta e os resultados esperados;
d. Antes de começar os debates, o coordenador deve definir um responsável pela
resenha (ata) do que será tratado e concluído em cada item.
4. Discussão dos itens: nessa fase da reunião, o coordenador deve conduzir as

discussões com cuidado para que sejam realmente contributivas e conclusivas, de
modo que se obtenha objetividade e clareza dos assuntos tratados. Algumas dicas
importantes são:
a. Analisar um item por vez: a cada mudança de tema, faça um rápido resumo e
sublinhe as definições e tudo aquilo o que foi combinado pelo grupo, para
reduzir o risco de dúvidas. Evite entrar em um novo item sem concluir o
anterior, porque de nada valerá cumprir toda a pauta sem chegar às
conclusões necessárias;
b. Estimule a participação: todos devem se sentir à vontade para expressar suas
ideias e argumentos. Motivar os integrantes da equipe a dar suas
contribuições, no decorrer do encontro é função do coordenador. Se o que se
busca é comprometimento, trate de garantir a participação de todos;
c. Para garantir a participação, prefira o consenso a democracia: a partir de
diversos pontos de vista, o consenso concilia e conclui – muito diferente da
democracia, modelo em que a opinião da maioria prevalece, ou ainda a
unanimidade – rara mas possível – na qual todos possuem a mesma opinião;
d. Administre bem o tempo dedicado para cada assunto: ao final da introdução,
avise que chegou a hora de mergulhar nos objetivos. O mesmo vale para o
encerramento: cerca de meia hora antes do término previsto para os trabalhos
(reunião de 2 horas), sinalize que chegou o momento de repassar o que foi
decidido, combinar os prazos, definir os responsáveis pela execução e avaliar
o encontro.
3.2.1 Regras para o consenso
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1. Participar efetivamente: falar, expondo claramente os

próprios pontos de vista, mesmo que pareçam um tanto
ousados. Às vezes, ideias aparentemente absurdas
podem suscitar soluções inovadoras. A argumentação
deve ter boa fundamentação. Não falar apenas por falar.
Não se omitir, nem optar pelo mutismo. Demonstrar
entusiasmo e despertar a motivação, sem, contudo
exagerar na dose, permitindo que os demais se
expressem. É importante o cuidado para evitar
redundâncias e longas explanações. Há resultados a
atingir e a variável ‘tempo’ precisa ser bem administrada;
2. Escutar e refletir: a opinião dos outros é tão importante quanto a sua. Escutar,
ponderar, refletir são comportamentos bem–vindos. A grande vantagem do trabalho
em equipe é poder juntar pontos de vista, opiniões e sugestões, que possam enriquecer
o debate, contribuindo para a escolha da melhor solução. Deve-se, portanto, buscar as
opiniões mais embasadas. Ser flexível também é algo importante nesse ponto.
Flexibilidade significa a clara disposição de fazer reparos no próprio ponto de vista – e
até mesmo mudar a argumentação – a partir de novas informações e outras opiniões.
3. Evitar a irritação: ímpetos de raiva e irritação atrapalham a continuidade dos trabalhos

e inibem a participação alheia. Devem ser evitados, pois fazem com que o trabalho
perca em produção e criação. É preciso exercitar a tolerância e o respeito por cada um
dos integrantes da equipe;
4. Evitar interrupções inadequadas: é indelicado e desagradável interromper o raciocínio

de alguém, ainda mais no momento em que está se expondo publicamente. Assim, as
participações individuais devem ser respeitadas, de maneira que cada um tenha
garantido o seu direito de falar. Quando há sucessivas interrupções ou gente falando ao
mesmo tempo, o ambiente vira uma Torre de Babel, em que não há possibilidade de
compreensão. Cabe ao coordenador (embora outros acabem fazendo esse papel nas
equipes mais preparadas) garantir que isso não ocorra. Mas, se houver episódios dessa
natureza, cabe também a ele intervir para que não se prolonguem nem se repitam;
5. Discutir em alto nível: escutar com atenção, aguardar a vez para apresentar
argumentos, enriquecer a fala do colega, discordar com franqueza (e com elegância) e
argumentar consistentemente. Além disso, elogiar uma boa ideia, incentivando quem a
apresenta a falar mais a respeito. Lembre-se que, se houver muitos argumentos e
opiniões diferentes, será uma grande oportunidade para criar uma solução inovadora
para a questão;
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6. Marcar presença: participar, concordar, discordar, acrescentar, comprometer-se com o

trabalho. De nada vale estar na reunião de corpo presente;
7. Sentir e demonstrar satisfação: deve-se sair da reunião sentindo satisfação tanto com as
contribuições apresentadas quanto com os resultados do trabalho. Assim, é importante
evitar chegar ao final de cada encontro sem ter exposto aquela ideia, sem ter
interferido quando julgava conveniente, sem ter discordado quando devia.
3.3. Após a reunião
No final da reunião é preciso recolher as percepções dos

participantes, para ter elementos que gerem aprendizado. Para
isso, seria importante criar o hábito de avaliar todas as reuniões
feitas, por meio de um formulário específico para isso (veja o
anexo Avaliação da Reunião). Os aspectos positivos merecem ser
mantidos para os próximos encontros. Os negativos servem de
referência para aperfeiçoamento. Com base nessas informações e
em uma autoavaliação, o coordenador reúne inspiração para
tornar as reuniões cada vez melhores.
O compartilhamento da resenha é a ação que vem a seguir.

Claramente detalhada sobre as definições, responsáveis e prazos
de execução. Com base na resenha, o coordenador poderá
acompanhar a execução das tarefas combinadas. Por isso, é
fundamental que se registre na resenha (ou ata) aquilo que ficou combinado e encaminha-la a todos os
participantes da reunião.
Por fim, nunca é demais ressaltar, programe-se para cumprir os acordos no qual você ficou
como responsável. Faça a sua parte, ofereça ajuda aos demais e, se você não for o coordenador,
mantenha-o informado das ações realizadas.
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4. COMPORTAMENTOS DURANTE A REUNIÃO
Durante uma reunião as pessoas podem manifestar diversos comportamentos. Para facilitar
esse estudo, vamos analisar os comportamentos da seguinte maneira: os comportamentos pertinentes
ao coordenador e os comportamentos impertinentes dos participantes, visto que são os que mais
atrapalham o andamento do encontro.
4.1. Comportamentos pertinentes ao coordenador
Durante uma reunião, o coordenador deve ser a pessoa de referência,

o líder daquele encontro, por isso, é fundamental que dê um bom exemplo e
seu comportamento seja profissional. Abaixo seguem algumas dicas para um
comportamento pertinente do coordenador durante o encontro:
 Dê exemplo. Atentar para a sua própria atuação, de maneira

que sirva de exemplo aos participantes, mostrando que o seu modelo de
gestão tem grandes diferenciais: as pessoas e os resultados são valorizados;
 Administrar os preconceitos. Nunca pressuponha nada. Ouvir abertamente cada um dos

participantes, com real interesse, buscando a relação de empatia. Não fazer julgamentos.
Se os preconceitos estiverem presentes, a reunião corre o risco de transformar-se em uma
disputa de egos, o que em nada contribui para a equipe;
 Respeitar os membros do grupo. Se todos foram convocados é porque merecem atenção

e consideração. Uma boa maneira de provar isso, na prática, é aguardar que o outro
conclua seu raciocínio, sem atropelar sua fala;
 Dosar as participações. Todos são importantes. Procure sempre o equilíbrio na

participação das pessoas, evitando a polarização das discussões. Monólogos são muito
cansativos e dispersam a atenção.
 Não fugir da pauta. Se os assuntos foram pautados, é porque merecem atenção. Evite a
tentação de incluir assuntos extras, até porque ninguém se preparou intelectual e
psicologicamente para tratá-los. Se houver alguma tentativa nesse sentido, diga
abertamente que a questão foge ao temário e sugira que seja tratada em um momento
mais propício. Outra fuga comum é o excesso dos “comos”, que na maioria dos casos
interessa a alguns participantes. Trate-os isoladamente, para a reunião não cair no
marasmo.
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4.2. Comportamentos impertinentes dos participantes
O que fazer quando alguns participantes da reunião adotam comportamentos impertinentes?

Em primeiro lugar, o coordenador precisa administrar seus preconceitos para não rotular as pessoas,
assim terá lucides para atuar, com eficiência, sobre o comportamento indesejado, evitando que se
repita ou se prolongue.
Confira, a seguir, os casos mais comuns:
 Participante pergunta em demasia. Compreenda se

as questões podem ser atribuídas a um desejo de melhor compreensão
ou se são apenas uma forma de expressar outros sentimentos, como
insegurança ou oposição costumeira. Pedir que todas as dúvidas sejam
anotadas para discussão no final é uma alternativa para não emperrar
a reunião. Além disso, alguns questionamentos podem ser respondidos
com a evolução do assunto;
 Insistência em uma mesma opinião, sem novos

argumentos. Caso o restante do grupo não tenha apoiado a ideia, vale
solicitar outros e mais contundentes argumentos para a defesa daquele ponto de vista.
Outra forma de lidar com esse comportamento é questionar, pontualmente, um outro
participante sobre aquela opinião, para ampliar a massa crítica;
 Pessimismo. Intervenções negativas, insistindo na crença de que as discussões não

levarão a nada e que tudo continuará como sempre foi, podem contaminar o grupo,
espalhando o desânimo. Questionar os motivos que levam a tal opinião ou ainda perguntar
abertamente ao grupo se alguém concorda com ela são formas de neutralizar esse
comportamento;
 Falastrice. O comportamento prolixo tende ao monólogo, que é negativo. Uma boa

solução para isso é acionar outros membros do grupo, solicitando que cada um sintetize a
sua ideia antes de apresenta-la. Outro recurso interessante é quebrar o ritmo da reunião
com reflexões conjuntas – em duplas ou trios – facilitando a participação de mais gente, de
maneira equilibrada;
 Timidez. Por dificuldade de comunicação, alguém deixa de expressar suas opiniões. Use
recursos que estimulem a exposição, como rodadas de relatos individuais, ou ainda,
discussões em subgrupos. Incentivar, abertamente, a pessoa a falar – com perguntas
focadas – também pode ajuda-la a manifestar-se;
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 Distração. Conversas paralelas em pequenos grupos e falta de atenção ao que está sendo
dito. Posicionar-se fisicamente próximo ao grupo disperso e ainda solicitar que
compartilhem suas ideias com os demais, frisando que as dúvidas ou soluções de alguns
podem servir para o entendimento dos outros, é outro método eficaz para captar as
atenções.
5. PESSOAS RE-UNIDAS
Boas reuniões podem fazer grande diferença para uma equipe. São capazes de despertar o
interesse e o comprometimento, além de estimular o espírito de equipe. Mas suas repercussões vão
muito além. Elas são um privilegiado e potente canal de abertura de diálogo, com o condão de mostrar
o verdadeiro interesse do líder pela equipe. Isso pode resgatar o sentimento de autoconfiança e
contribuição nas pessoas. Cada uma sentirá que é importante, bem como sua opinião, quando levada
em conta.
Esse conjunto de elementos é fundamental para a bagagem de um coordenador de reuniões

disposto a ouvir as pessoas, certo de que todos juntos são capazes de alcançar resultados melhores do
que cada um, isoladamente. Um coordenador que seja exemplo de relacionamento e aprendizado. Um
coordenador que seja especialista em gente. E para isso, é preciso gostar de gente. Gostar de gente é
mais fácil do que gostar de coisas. E gente que se sente valorizada, gostada, costuma corresponder,
oferecendo o seu melhor. Reunir-se, então, é sentir-se responsável e pertencente a um todo de que
vale à pena participar. Um exercício individual e coletivo de valor inestimável!
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6. EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO
01. Quais são os tipos de reuniões?

a) Comunicação, projetos e aprendizado.
b) Aprendizado, comunicação e decisão.
c) Decisão, projetos e deliberação.
d) Comunicação, deliberação e aprendizado.
02. Quais são os itens que um coordenador deve ficar atento antes de uma reunião?
a) Pauta, escala, tempo e resultados.
b) Recursos, pauta, local e relatórios.
c) Recursos, tempo, lista de participantes e pauta.
d) Pauta, lista de participantes, tempo e resultados.
03. Durante a discussão dos itens de uma reunião, o coordenador deve:

a) Analisar o máximo de item que puder, estimular a participação de todos, usar o dialogo e
administrar o tempo.
b) Analisar todos os itens, estimular a participação de todos, usar o consenso e administrar o
tempo.
c) Analisar todos os itens, estimular a participação de todos, usar o dialogo e administrar o
tempo.
d) Analisar um item de cada vez, estimular a participação de todos, usar o consenso e administrar
o tempo.
04. Existem sete regras que fazem parte da utilização do consenso durante uma reunião. Qual opção
abaixo não apresenta nenhuma dessas regras?
a) Especular e refutar.
b) Evitar interrupções inadequadas.
c) Sentir e demonstrar satisfação.
d) Participar efetivamente.
05. Após a reunião, o coordenador deve:

a) Propor nova reunião, avaliar a reunião realizada e cobrar os compromissos estipulados.
b) Avaliar a reunião realizada, cobrar os compromissos estipulados e enviar a resenha da reunião.
c) Avaliar a reunião realizada, enviar a resenha e cumprir os compromissos assumidos e cobrar
os dos demais participantes.
d) Avaliar a reunião realizada, enviar a resenha e cumprir os compromissos assumidos.
06. Quais são os comportamentos pertinentes ao coordenador de uma reunião?
a) Dar o exemplo, administrar preconceitos, fugir da pauta e dosar as participações.
b) Respeitar os membros do grupo, administrar os preconceitos e não fugir da pauta.
c) Dar o exemplo, sondar as participações e respeitar os membros do grupo.
d) Administrar os preconceitos, sondar as participação e evadir-se da pauta.
07. Quanto ao comportamento dos participantes da reunião é incorreto afirmar que:

a) Deve ser toleradas perguntas em demasia.
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b) Evitar a falastrice dos participantes.

c) Incentivar os tímidos a falar.
d) Coibir conversas paralelas.
7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CEMPRE – EDUCAÇÃO NOS NEGÓCIOS. Caderno Reunião. Material do Módulo Alma do Curso de Líder
de Alto Valor (LAV). 2008/2009.
8. CURRÍCULO SINTÉTICO DO INSTRUTOR-AUTOR
Marcos Martins Nonato é graduado em Administração pela FEI, Especialista em Gestão Estratégica de
Pessoas pelo Mackenzie, Especialista em Gestão Pública pela Universidade Federal de São João Del Rei
e formado no Programa Líder de Alto Valor da Cempre/Metanóia. Possui ampla experiência em RH,
com conhecimento nos subsistemas de Recrutamento e Seleção, Treinamento e Desenvolvimento e
Gestão de Desempenho. É o responsável pelo Centro de Capacitação de Recursos Humanos do
CEETEPS.
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ANEXOS
I – Check list para Reunião
ANTES
1 Preparação da pauta e definição dos participantes

2 Convocação dos participantes e divulgação da pauta
3 Inclusão de temas e ajustes de tempo
4 Preparação do local
5 Preparação dos recursos
DURANTE
1 Abertura ajustando expectativas / explicitando resultados

esperados
2 Relembrar / repactuar regras do jogo
3 Definição do relator da resenha
4 Ativação equilibrada dos participantes
5 Manutenção do foco
6 Decisões por consenso
7 Intervalo
8 Ritmo motivador
9 Avaliação
DEPOIS
1 Distribuição da resenha
2 Ajustes da resenha
3 Acompanhamento dos planos
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II – Modelo de Pauta de Reunião
Tipo de Reunião: [ ] Comunicação [ ] Decisão [ ] Aprendizado
Resultado esperado:
Data:
Horário de início:
Horário de término:
Local:
Participantes:
Item / assunto:
Objetivo:
Escala de prioridade: Tempo:
Item / assunto:
Objetivo:
Item / assunto:
Objetivo:
Item / assunto:
Objetivo:
Item / assunto:
Objetivo:
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
III – Modelo de Avaliação da Reunião
Em relação ao nosso encontro de hoje, avalie cada um dos itens

abaixo.
Item   
Houve clareza de objetivos?
A reunião foi contributiva para você?
As discussões foram conclusivas?
Os recursos utilizados foram adequados?
As regras de ouro foram respeitadas?
Houve participação equilibrada da equipe?
O foco foi mantido nos assuntos pautados?
O respeito às opiniões pode ser percebido?
A coordenação foi adequada?
A sua participação foi adequada?
Ao final, as responsabilidades estavam claras?
Nome:
___________________________________________________________________________

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Ao final desse curso, o aluno será capaz de:

 Conhecer os tipos de reuniões e seu uso adequado;

A sensação de girar em círculos, sem clareza dos objetivos pretendidos e a imediata

2. A REUNIÃO E SEUS TIPOS

Existem três diferentes tipos de reuniões:

1. Reunião para comunicação;

Confira a seguir os diferentes tipos de reunião e suas respectivas recomendações de uso.

2.1. Reunião para comunicação

Esse modelo de reunião tem um menor grau de participação e também de

2.1. Reunião para decisão

O objetivo desse modelo de reunião é construir uma decisão em equipe. “O modelo

A reunião para decisão oferece significativa contribuição ao

2.1. Reunião de aprendizado

As pausas para o aprendizado, em razão de sucessos ou fracassos, são fundamentais para

A reflexão conjunta leva ao aprendizado e estimula a equipe a buscar trocas

3. OS TRÊS MOMENTOS DA REUNIÃO

3.1. Antes da Reunião

A primeira coisa que um coordenador de uma reunião deve se questionar é se

Uma boa preparação envolve os seguintes itens:

3. Tempo: É importante planejar o tempo para se cumprir a pauta, evitando reuniões

1. Coloque o compromisso na agenda: Evite agendar outros encontros, sem intervalos,

3.2. Durante a reunião

Para que uma reunião seja bem conduzida, o coordenador

1. Preparação do local / recursos: o coordenador

2. Iniciar no horário: precisamos aprender a ser pontuais, porque esperar os

4. Discussão dos itens: nessa fase da reunião, o coordenador deve conduzir as

1. Participar efetivamente: falar, expondo claramente os

3. Evitar a irritação: ímpetos de raiva e irritação atrapalham a continuidade dos trabalhos

4. Evitar interrupções inadequadas: é indelicado e desagradável interromper o raciocínio

6. Marcar presença: participar, concordar, discordar, acrescentar, comprometer-se com o

3.3. Após a reunião

No final da reunião é preciso recolher as percepções dos

O compartilhamento da resenha é a ação que vem a seguir.

4. COMPORTAMENTOS DURANTE A REUNIÃO

4.1. Comportamentos pertinentes ao coordenador

Durante uma reunião, o coordenador deve ser a pessoa de referência,

 Dê exemplo. Atentar para a sua própria atuação, de maneira

 Administrar os preconceitos. Nunca pressuponha nada. Ouvir abertamente cada um dos

 Respeitar os membros do grupo. Se todos foram convocados é porque merecem atenção

 Dosar as participações. Todos são importantes. Procure sempre o equilíbrio na

4.2. Comportamentos impertinentes dos participantes

O que fazer quando alguns participantes da reunião adotam comportamentos impertinentes?

Confira, a seguir, os casos mais comuns:

 Participante pergunta em demasia. Compreenda se

 Insistência em uma mesma opinião, sem novos

 Pessimismo. Intervenções negativas, insistindo na crença de que as discussões não

 Falastrice. O comportamento prolixo tende ao monólogo, que é negativo. Uma boa

Esse conjunto de elementos é fundamental para a bagagem de um coordenador de reuniões

01. Quais são os tipos de reuniões?

03. Durante a discussão dos itens de uma reunião, o coordenador deve:

05. Após a reunião, o coordenador deve:

07. Quanto ao comportamento dos participantes da reunião é incorreto afirmar que:

b) Evitar a falastrice dos participantes.

8. CURRÍCULO SINTÉTICO DO INSTRUTOR-AUTOR

I – Check list para Reunião

1 Preparação da pauta e definição dos participantes

1 Abertura ajustando expectativas / explicitando resultados

II – Modelo de Pauta de Reunião

Tipo de Reunião: [ ] Comunicação [ ] Decisão [ ] Aprendizado