MANUAL

Designação da UFCD: Organização pessoal e gestão

do tempo

Código: 0404

Carga Horária: 25 horas

Formador(a):

António Alves

2019
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 Índice

Enquadramento…..…………………………………………………………………………………………3

Caracterização do Curso…………………………………………………………………………………4

Conteúdos Programáticos……………………………………………………………………………….5

Metodologias de Formação……………………………………………………………………………..6

Metodologias de Avaliação………………………………………………………………………………6

Introdução……………………………………………………………………………………………………7

Características pessoais face à Gestão do Tempo…………………………………………….10

Regras para gerir melhor o Tempo…………………………………………………………………12

Hierarquização das tarefas…………………………………………………………………………….22

A importância do Planeamento………………………………………………………………………25

Cronófagos………………………………………………………………………………………………….29

Conselhos para ganhar tempo……………………………………………………………………….33

Para terminar………………………………………..…………………………………………………….37

Conclusão……………………………………………………………………………………………………39

Referências Bibliográficas………………………………………………………………………………41

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 Enquadramento

O presente manual é um complemento às sessões de formação. Não aborda, por isso, todos

os conteúdos explorados durante o desenvolvimento da acção. Também, porque grande parte

do programa, foi pensado para ser desenvolvido de forma activa, utilizando exemplos práticos

vindos dos formandos presentes em sala com o intuito de responder o mais possível às suas

necessidades.

Contudo, e para saber mais, disponibiliza-se, em anexo, uma bibliografia de apoio.

Metodologias de Formação
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As metodologias utilizadas serão: metodologia activa, expositiva e interrogativa.

Recursos Pedagógicos

Os recursos a utilizar serão: retroprojector, acetatos e canetas de acetatos, videoprojector e

computador.

Metodologias de Avaliação

Avaliação formativa com recurso a actividades práticas.

Introdução

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 (…) faz bom uso de si quem tem domínio de si (…)

Estabelecer horários e planear os dias é mais difícil do que parece.

A maior parte das pessoas tem dificuldade em gerir o tempo. Porquê?

A resposta é simples e ao mesmo tempo muito complexa: a Natureza Humana.

O ego, o desejo de agradar, o medo de ofender, o medo de novos desafios, a curiosidade, a

insegurança, o orgulho nas suas próprias capacidades e a inveja, a ambição, a vontade de

perfeição,.. são traços humanos muito mortíferos para quem quer utilizar o tempo de uma

forma eficiente.

Se quer controlar o seu tempo, deve aprender a identificar e aceitar estas tendências

poderosas a disciplinar-se para modificar as acções. Talvez não consiga anular esses traços

mas pode controlá-los.

Se analisar com atenção os motivos de perda de tempo verá que estão simplesmente ligados

à natureza humana.

Muitos de nós agem através de conceitos errados sobre o significado da gestão de tempo e a

sua forma de funcionamento.

Algumas destas frases devem ser-lhe familiar:

“ A Gestão de Tempo não é mais do que senso comum. Tudo corre bem no emprego por isso

sei gerir o meu tempo”. Talvez, mas o mais provável é ter sucesso apesar da sua gestão

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errada do tempo. Embora as soluções sejam simples, é difícil ter autodisciplina necessária

para aplicá-las. Então isto significa que poderia fazer melhor.

“Trabalho melhor sobre pressão”. Isto não é verdade, o que acontece é que as pessoas dão o

seu melhor naquelas circunstâncias. Esta máxima é apenas uma tentativa de racionalização

para adiar trabalho. Acaba-se por não ter tempo para o planeamento que traria resultados

muito superiores.

“ A Gestão de Tempo dá muito trabalho.” Estabelecer horários e planear o dia poderá ser uma

novidade para si, mas não lhe levará tempo nenhum depois de aprender como fazê-lo. Alguns

minutos podem poupar horas.

O conceito mais errado de todos poderá ser o de “gestão de Tempo”. O Tempo não é um

recurso como os outros. As empresas preocupam-se com a melhor gestão de cinco tipos de

recursos: humanos, físicos, de informação, de capital e de tempo.

Os quatro primeiros podem ser manipulados em várias direcções mas o tempo é um recurso

invisível e insubstituível. Trata-se do único recurso que deve ser gasto no instante em que é

recebido, a um ritmo fixo: 60 segundos por minuto, 60 minutos por hora, 24 horas por dia.

Não podemos gerir tempo. A denominação “Gestão de Tempo” é um erro. Podemos apenas

gerir-nos a nós em relação ao tempo. Não podemos controlar o tempo que temos, mas

apenas a forma de o utilizar. Ele foi distribuído democraticamente: o mesmo para todos.

Não podemos escolher se queremos gastá-lo, mas apenas como. Quando se perde tempo ele

desaparece e não pode ser substituído.

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Boas técnicas de gestão de tempo, poupam, pelo menos, uma hora por dia, talvez duas, mas

a questão é saber o que vai fazer com essas duas horas suplementares…o tempo ganho não

serve de nada se não se aplicar noutra coisa.

A maior parte das pessoas só trabalha com 30% das suas capacidades. Já reparou que no

último dia antes das férias se faz o trabalho de três dias? Já reparou que quando está sobre

pressão acaba por fazer milagres inacreditáveis?

Não é preciso trabalhar sempre a 100%! Se calhar, aproveitando apenas 60% do seu

potencial o rendimento duplicaria.

O valor da gestão do tempo não está no controlo do tempo só por si, mas nas formas de o

usar para melhorar a sua vida. Se for mais eficiente, sentirá decerto menos stress, aumentará

a produtividade, alcançará objectivos e terá uma vida mais equilibrada. Haverá mais tempo

para si próprio e a energia adequada para o trabalho, a família e o lazer.

Quando se faz uma melhor “gestão de tempo” não se ganha tempo mas sim uma vida melhor.

Características pessoais face à gestão do Tempo

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A gestão tradicional ajuda-o a fazer as coisas mais rapidamente: está ligada à gestão das

obrigações, dos encontros, horários, objectivos e actividades do seu dia-a-dia. Podemos

associar este tipo de gestão à imagem do relógio. No entanto isso não resolve,

necessariamente os desafios pessoais. A solução passa pelo modo como conduzimos as

nossas vidas: visão, valores, princípios, consistência e sentido de missão na vida.

Muitas vezes perguntamos que coisas são essenciais e quais as que pomos em primeiro lugar

nas nossas vidas. Certas necessidades são básicas e fundamentais para que nos sintamos

realizados: necessidades físicas (viver) – precisamos de comer, ter uma casa, de ter saúde e

de dinheiro - ; necessidades sociais (amar) - necessitamos de amor, de ser amados, de

pertencer, de nos associarmos; necessidades mentais – é fundamental aprender, desenvolver

as faculdades intelectuais - ; necessidades espirituais – é a necessidade de ter um sentido na

vida, um propósito.

Cada uma destas necessidades afecta o nosso tempo e a nossa qualidade de vida. Por

exemplo, para conseguirmos atingir os objectivos a que nos propomos precisamos de energia

e boa forma física (necessidade física); para realizar satisfatoriamente as nossas funções

profissionais é necessário trabalharmos bem e de forma harmoniosa com os outros

(necessidade social); para progredirmos nas carreiras é necessário aprendermos técnicas e

processos (necessidade mental); e finalmente, é vital sabermos quem somos e para onde

vamos (necessidade espiritual).

Para melhor “gerir o tempo” temos ainda que conhecer outras variáveis:

1 Conhecer a forma como utilizamos o tempo;

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 2 Identificar os pontos fortes e os pontos fracos;

3 Analisar os hábitos de trabalho;

4 Analisar tarefas de rotina;

5 Identificar os cronófagos.

Regras para gerir melhor o Tempo

Regra nº1 – Lei de Pareto (ou Lei dos 20/80)

Privilegie o essencial: o essencial leva pouco tempo (20%) e o acessório leva muito tempo

(80%)

Riscos:

Ficar absorvido em tarefas secundárias e confundir o importante e o urgente

Sugestões:

1 Principio de concentração no essencial

2 Distinga continuamente o essencial do acessório, as actividades estratégicas das

actividades menos importantes;

3 Poupe tempo no acessório e invista no essencial;

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 4 Identifique as suas actividades de “alto rendimento” e dedique-se inteiramente ao

“coração” da sua missão.

Regra nº2 – Lei de Carlson (ou Lei das sequencias homogéneas de trabalho)

Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado

de modo contínuo.

Riscos:

Habituar-se aos trabalhos “a conta-gotas” e às interrupções.

Sugestões:

1 Princípio da luta contra as interrupções;

2 Não se auto-interrompa; se puder, leve um trabalho até ao fim;

3 Limite as interrupções externas, pelo menos em certos momentos – eduque os seus

colaboradores, os seus colegas, o seu chefe, os seus clientes;

4 Trabalhe de acordo com sequências homogéneas de trabalho.

Regra nº3 – Lei de Parkinson (ou lei da tendência à auto-inflação do tempo gasto)

Atribua um orçamento - tempo a cada actividade.

O tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível.

Riscos:
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Utilizar todo o seu tempo disponível e gastar mais tempo do que o necessário para ser

eficaz.

Sugestões:

1 Príncipio do controle da rentabilidade do tempo investido;

2 Pense em função do tempo necessário para uma actividade e não em função do

tempo disponível para atribuir um “orçamento-tempo” a essa actividade;

3 Fixe para si próprio datas-limite e prazos a cumprir.

Regra nº4 – Lei de Illich (contra – produtividade do tempo investido para além de um

certo limite)

Tenha consciência da sua produtividade.

Para além de um determinado limite horário a produtividade do tempo investido decresce

e torna-se negativa (os acidentes surgem quando a concentração desaparece.)

Riscos:

Confundir quantidade e qualidade de trabalho. Querer fazer tudo correndo o risco de não

fazer nada bem.

Sugestões:

1 Principio do equilíbrio pessoal;

2 Para além de um certo limite horário saiba parar para fazer outra coisa diferente;

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 3 Seja persistente sem ser obstinado – recuse o activismo e o perfeccionismo –

consciencialize os seus limites e os seus domínios de eficácia.

Regra nº5 - Alterne as tarefas de natureza diferente, evitando a dispersão.

Riscos:

Fazer um pouco de tudo e, muitas vezes não fazer nada bem.

Não ser eficaz efectuando uma actividade durante bastante tempo.

Sugestões:

1 Principio da oportunidade;

2 Encontre a actividade que convém a cada momento e faça apenas uma actividade de

cada vez: faça-a bem, entregue-se totalmente.

3 Aprenda a fazer coisas diferentes (mesmo opostas) em momentos diferentes;

4 Alterne o tempo de reflexão como o tempo de acção e com o tempo de relaxação;

alterne sequências curtas com sequências longas.

Regra nº6 – Lei de Fraisse

Avalie objectivamente o tempo passado.

O tempo tem uma dimensão objectiva e uma dimensão subjectiva ou psicológica: o que nos

dá prazer passa depressa, o que nos desagrada parece nunca mais acabar

Riscos:

Considerar como secundária uma actividade que nos desagrada e adiá-la indefinidamente.

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Sugestões:

1 Principio da tomada em consideração da dimensão subjectiva do tempo;

2 Desconfie da tendência espontânea para fazer aquilo de que se gosta e não aquilo que

é mais importante;

3 Desconfie dos parâmetros pessoais na apreciação do tempo passado e confronte a sua

avaliação subjectiva com avaliações objectivas;

4 Faça a gestão do seu tempo como entender, mas seja lúcido sobre as suas escolhas

pessoais;

5 Integre na mesma lista as actividades agradáveis e desagradáveis e esteja atento às

horas limite.

Regra nº7 – Lei de Murphy

Seja realista na avaliação do seu tempo.

Todas as actividades levam mais tempo do que o previsto.

Nada é tão simples como imaginamos no inicio.

Riscos:

Subavaliar o tempo necessário a uma tarefa e nunca acabar o que se começou.

Sugestões:

1 Faça balanços diários da sua actividade;

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 2 Integre actividades de preparação e de realização;

3 Avalie o seu tempo de forma realista.

Regra nº8 – Lei dos Ritmos Biológicos

Considere os seus ritmos biológicos.

Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos.

Riscos:

Realizar tarefas mais exigentes em momentos em que está em baixo de forma a consumir

tempo de forte energia com tarefas de rotina.

Sugestões:

1 Principio dos mecanismos de regulação internos;

2 Descubra os seus ritmos pessoais e esteja atento aos seus mecanismos internos;

3 Tire partido das situações: programa actividades estratégicas ou de reflexão em

momentos em que estiver em grande forma e actividades de rotina para momentos

em que tiver menos energia.

Regra nº9 – Reflicta antes de agir

Todos os responsáveis têm uma tendência pela acção em detrimento de actividades de

reflexão;

Riscos:

Privilegiar a execução em vez da concepção;

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Tomar más decisões ou fazer um trabalho inútil por falta de reflexão prévia.

Sugestões:

Antes de se comprometer com a resolução de um problema qualquer, reflicta relativamente:

1 Ao carácter da tarefa a desempenhar;

2 Ao método a utilizar;

3 Se dispõe ou não de toda a informação necessária.

Regra nº10 – Não adie as decisões a tomar

Racionalizar as escolhas com receio do risco e do erro, levam frequentemente ao adiamento

das decisões a tomar.

Riscos:

Ficar paralisado pelo excesso de informação.

Não decidir a tempo.

Já não ter o espírito disponível para outra coisa além do problema não resolvido.

Sugestões:

1 Tome decisões num universo incerto;

2 Dê-se direito a errar (a si mas também aos outros);

3 Seja metódico na tomada de decisão;

4 Não adie as decisões difíceis a tomar;

5 Fixe as datas-limite e cumpra-as.

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Regra nº11 – Atribua uma ordem de prioridade às tarefas a desempenhar e programe

antecipadamente a utilização do seu tempo

As tarefas a realizar são frequentemente tratadas segundo os velhos princípios da gestão de

stocks: o primeiro a chegar é o primeiro a ser servido ou o último a chegar é o primeiro a ser

servido.

Riscos:

Não intervir ou intervir demasiado tarde em situações prioritárias

Encarregar-se das tarefas à medida que elas chegam, deixar a cronologia e o acaso gerir o

nosso tempo. Agir sob a pressão dos acontecimentos.

Sugestões:

1 Trabalhe em termos de prioridades;

2 Analise as tarefas a cumprir e atribua um grau de prioridade a todas as tarefas;

3 Cumpra a planificação;

4 Planifique um tempo para os imprevistos.

Regra nº12 – Optimize a utilização das suas capacidades cerebrais.

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A memória não é um simples local de armazenagem: está cheia de informações (números de

telefone, tarefas a fazer, contactos a estabelecer, etc) e deveria estar reservada à reflexão

sobre o “porquê” e o “como”.

Riscos:

Esquecer coisas importantes.

Perder tempo na recolha de informações.

Não utilizar plenamente as suas capacidades.

Sugestões:

1 Utilize as memórias auxiliares (agenda, ficheiros, etc);

2 Anote todas as ideias para poder dispor da informação em qualquer momento;

3 Utilize fichas para procedimentos estandardizados.

Analisar uma tarefa nova a desempenhar

Antes de realizar uma tarefa deve fazer as seguintes perguntas:

1. Posso “deixar andar”?

É necessário que a tarefa seja realizada?

O que é que eu arrisco?

Em que é que essa tarefa se relaciona com o meu trabalho?

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 É útil para a empresa’

Se eu não fizer nada, o que pode acontecer?

2. Posso adiar a execução?

1 É importante?

2 É urgente?

3 Esta é a única oportunidade para executar a tarefa?

4 O que pode acontecer se não executo a tarefa imediatamente?

3. Não posso delegar a tarefa a outra pessoa?

1 Sou eu que tenho que fazer este trabalho?

2 Outra pessoa não realizaria melhor o trabalho?

3 Esta tarefa não poderá representar uma oportunidade para desenvolver a

autonomia de um outro colaborador/subordinado?

4. Não posso realizar esta tarefa de forma simplificada?

1 Posso modificar a forma de fazer?

2 Posso estandardizar este procedimento?

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 Hierarquização das Tarefas

(Principio de Eisenhower)

Se queremos trabalhar de uma forma mais produtiva e menos agitada podemos a partir dos

critérios de importância e urgência, classificar as nossas tarefas diárias, semanais e mesmo

mensais.

Fazemos primeiro o urgente e importante – somos bombeiros

De seguida fazemos o urgente não-importante – estamos sempre agitados

Tratamos depois o não-urgente não-importante que nos dá prazer – somos turistas

E tanto pior para o importante não-urgente: já não temos tempo.

Como proceder?

1 Listar todas as tarefas a realizar num determinado período.

2 Classificar por ordem de importância de 1 (a mais importante) a N ( a menos

importante)

3 Classificar por ordem de urgência de 1 (a mais urgente) a N ( a menos urgente)

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Matriz de IU

Pouco Urgente Muito Urgente

Muito B A

Fazer se não tiver tarefas de categoria A. São Faço Imediatamente

Importante
“actividades de futuro”. Fixo um prazo de
realização antes de se tornarem urgentes. São
actividades estratégicas, tenho de lhes dar
tempo, precisam e reflexão.

Pouco D C

Stock de trabalhos para preencher os espaços Faço se não tiver tarefas do

Importante
vazios, para mudar de ritmo. Posso delegar, tipo A ou B.
abandonar, adiar, esquecer
Delegar, simplificar,
reagrupar, deslocar,
“economizar” tempo.

Pouco Urgente Muito Urgente

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Muito B A

Preparação, Crises, Problemas

Importante
Inadiáveis, Reuniões,
Prevenção, Projectos Importantes
Clarificação de valores,

Planeamento, Executar 1º
Relações Interpessoais

Depois de A. Definir prazos

Pouco D C

Actividades Relaxantes Interrupções

Importante
Correspondência sem importância Alguns telefonemas

Lixo; tempos mortos Cartas, relatórios

Assuntos stressantes

Delegar; Encaminhar

Hierarquização de Actividades

1 a resolução de crises, greves, problemas com clientes são exemplos de actividades

simultaneamente importantes e urgentes;

2 o planeamento e desenvolvimento de projectos, formação de pessoal, são actividades

da maior importância que frequentemente são adiadas uma vez que não são urgentes;

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 3 Os telefonemas urgentes e as visitas inesperadas, que consomem cerca de 50 a 70%

do dia, são na maior parte dos casos pouco importantes.

4 As pausas para café, os atrasos, as conversas de corredor, desprovidas de importância

ou urgência, consomem também uma parte significativa do dia.

Atribuição de prioridades

1 Atribuir prioridades em função do eixo de importância e não do eixo de urgência;

2 Priorizar primeiro as tarefas A e em seguida as B. Delegar as tarefas C e eliminar ou

deslocar as D

3 Trabalhar centrado o quadrante B é fazer uma planificação preventiva das urgências

permitindo uma maior reflexão sobre as tarefas e as suas prioridades, agindo e não

reagindo.

A Importância do Planeamento

O melhor método de actividade?

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 Fazer o plano do seu trabalho e, depois, fazer o trabalho do seu plano.

Baden-Powell

Obstáculos ao Processo de Planeamento

1 O planeamento e a ordem não são obstáculos para a criatividade, flexibilidade,

liberdade de acção e espontaneidade.

2 O planeamento é o pensamento que antecede a acção.

3 Planear é estabelecer metas e fixar objectivos, determinar as actividades a realizar, a

sua sequência de execução e prazos de cumprimento;

4 Dificuldade em pensar em termos de futuro;

5 Dificuldade em aceitar a necessidade de mudar;

6 Dificuldade em trabalhar em grupo;

7 Falta de preparação em termos de competências sociais e relacionais;

8 Poucos conhecimentos técnicos no que se refere ao planeamento;

9 Falta de hábito relativamente à sistematização dos processos de trabalho;

10 Existência de rotinas obsoletas;

11 Falta de tempo;

12 Ausência de disciplina;

13 Ausência de motivação;

14 Comunicação deficiente;
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Vantagens do Processo de Planeamento

1 Prever e projectar as acções futuras, reduzindo as incertezas;

2 Projectar o futuro;

3 Definir objectivos realizáveis e claros;

4 Estabelecer uma organização da acção por forma a alcançar os objectivos definidos;

5 Controlar a acção desenvolvida, interpretando os desvios ao estabelecido;

6 Disciplinar a forma de pensar e agir;

7 Rentabilizar recursos humanos;

8 Possibilidade de eliminar práticas de trabalho rotineiras, erróneas ou desactualizadas;

A duração da fase de planeamento repercute-se no tempo total de execução e também na

qualidade dos resultados.

Fase de planeamento curta, fase de execução longa, maior número de erros.

Fase de planeamento longa, fase de execução curta, menor número de erros.

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A Gestão do Tempo em função do planeamento implica:

1 Atribuir um tempo determinado

2 Fixar prazos

3 Medir o tempo efectivamente utilizado.

Ficha de Treino: Planifico

1. Na véspera, ao final do dia, as actividades do dia seguinte (na agenda);

2. à sexta-feira à tarde, as actividades da semana seguinte (na agenda);

3. A 25 de cada mês, as actividades do mês seguintes (primeiro no plano de

trabalho mensal e depois na agenda)

4. Em Dezembro, as actividades do ano seguinte (objectivos plurianuais/

objectivos anuais, “encargos fixos anuais”, plano do mês de Janeiro, …)

Planificar permite ganhar tempo e reduzir o stress.

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 Cronófagos

Os peritos em gestão de tempo chamam “cronófagos”, “ladrões de tempo”, “desperdiçadores

de tempo” ou ainda “esbanjadores de tempo” a todas aquelas situações ou atitudes que nos

roubam horas e nos retiram produtividade.

Planeamento:

1 Falta de planificação
2 Falta de objectivos
3 Falta de prioridades
4 Fazer primeiro o menos importante
5 Falta de datas limites
6 Datas limites irrealistas
7 Ignorar as próprias datas limites
8 Falta do plano diário por escrito
9 Procurar abarcar muitas coisas de uma só vez
10 Estimativas irreais de tempo
11 Actuar sem pensar
12 Não prever o inesperado
13 Sonhar acordado
14 Tempo de espera

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Organização

1 Secretária amontoada/desorganização pessoal

2 Papeis/ correspondência /burocracia
3 Leitura de e-mails
4 Sistema de arquivo deficiente
5 Equipamentos ou instalações inadequadas
6 Passar a responsabilidade para outro ou não aceitar
7 Intervalo de controlo demasiado curto ou longo
8 Excessiva organização
9 Falta de descrição do cargo
10 Duplicação de esforços

Integração

1 Processos de selecção deficientes

2 Pessoal não qualificado ou incompetente
3 Falta de orientação
4 Politiquices / favoritismo
5 Recompensar a lealdade e não a competência

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 6 Excesso ou falta de pessoal
7 Absentismo
8 Atrasos

Direcção

1 Demasiado autocrático
2 Demasiado democrático
3 Hábitos de trabalho deficientes
4 Falta de delegação
5 Delegação ineficaz
6 Fazer trabalhos rotineiros
7 Perder-se em detalhes
8 Delegação excessiva
9 Falta ou excesso de instruções
10 Instruções confusas
11 Falta de motivação
12 Indiferença
13 Aborrecimento
14 Monotonia
15 Falta de coordenação
16 Falta de trabalho em equipa
17 Stress; tensão; preocupação
18 Ressentimento; Suspeita
19 Temperamento irritável
20 Conflito da equipa de trabalho
21 Oposição à mudança

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Controlo

1 Interrupções por telefone

2 Visitantes inesperados
3 Reuniões não programadas
4 Distracções visuais
5 Ruído
6 Más condições físicas
7 Fadiga
8 Incapacidade para se concentrar
9 Falta de auto-disciplina
10 Não aceitar o inevitável
11 Incapacidade em dizer não
12 Começar tarefas sem informação adequada
13 Falta de feedback
14 Falta de normas e controlos
15 Má memória
16 Excesso de controlo

Comunicação

1 Falta de comunicação
2 Comunicação confusa, ambígua
3 Rumores, especulações
4 Não se manter informado
5 Não haver pessoas disponíveis para discutir

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 6 Falta de informação
7 Informação inadequada e atrasada
8 Não ouvir
9 Fazer ruído social/ conversa ociosa

Decisão

1 Indecisão
2 Dúvida
3 Medo de cometer erros
4 Medo de comprometer-se
5 Deixar para amanhã o que pode fazer hoje
6 Querer possuir todos os dados
7 Adiar o que é desagradável
8 Decisões violentas
9 Aguardar outras decisões
10 Não pensar nas alternativas
11 Não avaliar as consequências negativas.

Conselhos para ganhar Tempo

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1. Raciocinar com a rapidez necessária para repartir o seu orçamento de tempo;

2. Agrupar todas as tarefas da mesma natureza;

3. Estabelecer as prioridades em função:

Do grau de importância das tarefas

Da sua ordem de execução

E também da sua energia e disponibilidade;

4. Fixar prazos para todas as actividades a fim de evitar o risco de dispersão, erros,

insatisfação e sobrecarga;

5. Delegar aquilo que não fizer parte do núcleo das suas funções;

6. Consagrar mais tempo a explicar uma nova tarefa, a implementação de uma acção, de

uma delegação. É tempo bem investido;

7. Tentar que todo o trabalho realizado termine dentro dos prazos;

8. Saber parar e fazer outra coisa quando sente que está a ser improdutivo;

9. Saber tornar-se inacessível para poder concentrar-se numa tarefa específica, ou

melhor, estratégica. Quando possível, pedir que sejam filtradas as solicitações, as

chamadas, os interlocutores;

10. Preservar o tempo necessário para formular questões ou fazer levantar um

problema, bem como reflectir antes de agir.

mod. 162.00
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11. Preparar as entrevistas e reuniões. Nunca fazer reuniões que não sejam

indispensáveis e absolutamente necessárias.

12. Trabalhar permanentemente na simplificação dos procedimentos;

13. Aceitar quebrar a rotina e estar aberto a ouros métodos e ideias;

14. Aceitar rever a gestão das prioridades, a ordem de realização das suas tarefas e

tempo que se propõe dedicar-lhes;

15. Assegurar a difusão correcta e oportuna de todas as informações

indispensáveis, necessárias à execução dos objectivos e das tarefas dos seus

colaboradores;

16. Dispensar o tempo necessário para verificar a sua difusão, compreensão e

aplicação;

17. Despender tempo para analisar os êxitos e os insucessos das suas acções;

18. Investir tempo na formação, a fim de prever e assegurar o médio e o longo

prazo;

19. Fazer respeitar o seu tempo sem se esquecer de respeitar o tempo dos que o

rodeiam;

20. Procurar sempre a resolução dos problemas difíceis, a apreciação crítica das

acções a empreender, o desenvolvimento, a estratégia, nos momentos altos do seu

potencial de actividade e dos seus colaboradores, dos seus colegas, do seu responsável.

Atenção às reuniões no final de um dia muito preenchido.

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 e ainda…

1 Agrupe actividades similares, desempenhando-as apenas uma a duas vezes por dia:

período para telefonemas, leitura e resposta a mensagens electrónicas, despachos,

reuniões com o pessoal, etc;

2 Evite ser interrompido nos momentos em que está a desenvolver tarefas que lhe

exigem maior concentração;

3 Alterne períodos de concentração, com tarefas menos exigentes, para se descontrair;

4 Execute de uma só vez e não adie decisões. Evitará deste modo acumular trabalho e

eliminará os períodos de revisão normalmente associados;

5 Agende reuniões periódicas com os seus colaboradores e estimule-os a agrupar

questões, para que não o interrompam amiúde com casos pontuais;

6 Reserve tempo para trabalhos inesperados;

7 Não alongue o seu almoço mais do que o previsto, senão terá que sair mais tarde,

para recuperar o tempo perdido;

8 Inclua no seu plano as actividades lúdicas. O repouso proporcionar-lhe-á forças para

desempenhar melhor as suas tarefas.

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 Para terminar…

Um consultor especialista em Gestão de Tempo, quis surpreender a assistência numa

conferência: tirou debaixo de uma mesa um frasco grande de boca larga. Colocou-o em cima

da mesa, junto a uma bandeja com pedras do tamanho de um punho e perguntou:

“-Quantas pedras pensam que cabem neste frasco?”

Depois dos assistentes fazerem as suas conjecturas, começou a meter pedras até que encheu

o frasco. Depois perguntou:”Está cheio?”

Toda a gente olhou para o frasco e assentiu que sim.

Então, ele tirou debaixo da mesa um saco com gravilha. Meteu parte da gravilha dentro do

frasco e agitou-o. As pedrinhas penetraram pelos espaços que deixavam as pedras grandes. O

consultor sorriu com ironia e perguntou: “ Está cheio?”

Desta vez os ouvintes duvidaram: “talvez não.”

“Muito bem!”

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E pousou na mesa um saco com areia que começou a despejar no frasco. A areia filtrava-se

nos pequenos buracos deixados pelas pedras e pela gravilha. “Está cheio?” perguntou de

novo.

“Não exclamaram os assistentes.

“Bem dito.” Pegou numa jarra com água e começou a verter para dentro do frasco. O frasco

absorvia a água sem transbordar.

“Bom, o que acabámos de demonstrar?” perguntou.

Um ouvinte respondeu:

“- Que não importa quão cheia está a nossa agenda, se quisermos, sempre conseguimos fazer

com que caibam mais coisas.”

“Não?” concluiu o especialista. “ O que esta lição nos ensina é que se não colocarem as

pedras grandes primeiro, nunca poderão colocá-las depois.”

Quais são as grandes pedras nas nossas vidas? Os nossos filhos, as pessoas que amamos, os

amigos, a nossa saúde, os nossos sonhos.

Lembrem-se: ponham-nos sempre primeiro. O resto encontrará o seu lugar!

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 Conclusão

Antes de pôr em prática qualquer sugestão, procure aprender a relaxar, entrando em contacto

com o núcleo do seu verdadeiro eu e desse contacto extrair um ritmo biológico, emocional e

mental, que aplicará facilmente no seu desempenho pessoal, sobretudo ao desempenho dos

inúmeros e diferentes papeis que a sua vida exige, ao longo do seu e do nosso tempo.

Para um adulto saudável, com um sistema de prioridades e uma hierarquia de valores bem

definidos, as horas são preciosas e usam-se com eficácia e prazer. Os investimentos em

tempo equilibram-se nessa escala de valores, e o que é verdadeiramente importante executa-

se sempre antes daquilo que é acessório.

Sem ansiedade, sem pressa, sem tensão: estabelecendo prioridades para a vida pessoal (por

um lado) e para a vida profissional (por outro), ritmando actividades e repouso, num

ajustamento da cronobiologia pessoal ao horário social com que interagimos.

Embora a percepção do tempo seja complexa e dependa, em grande parte, do estado e do

nível de consciência de quem percebe, ninguém contesta que o tempo é um recurso

igualitariamente disponível mas consumível de forma inteiramente pessoal.

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Do seu bom uso depende o alongamento e a passagem rápida dos dias: o enriquecimento da

vida.

É sabido que quem tudo quer fazer geralmente nada faz: quem se preocupa não se ocupa e o

inverso costuma ser verdadeiro.

Referências Bibliográficas

BROOKS, W.T. & MULLINS, T: W. – Administração do tempo de alto impacto. São Paulo:
Makron, MaGraw-Hill

COVEY, S et al- A gestão pessoal do tampo. Executive Digest

MACKENZIE, A – A armadilha do tempo, São Paulo: Makron, MacGraw- Hill

MACKENZIE, A – A arte de bem gerir o seu tempo. Executive Digest

MARION, E. Haynes – Gestão do Tempo. Lousã Monitor Edições

BIRD, Poly – Gestão do tempo. Lisboa : Actual Editora

GREENER, Mark -Tempo para Tudo - Organização e Gestão Pessoal. Edições Deco/ProTeste

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