Gestão do Tempo e Organização Profissional

Projeto n.
º 00888/CF/16
Gestão do tempo e
organização profissional
Eng.ª Sónia Romero_2017

romero-1001@hotmail.com
Programa
1 - Introdução
2 - A definição de tempo
3 - A utilização do tempo
3.1 - Visão da realidade
3.2 - Fatores de desperdício de tempo
3.3 - Autodiagnóstico
3.4 - Plano de desenvolvimento pessoal
Programa
4 - A gestão do tempo
4.1 - Pensar em termos de objetivos
4.2 - Planear para a realização dos objetivos
4.3 - Estabelecer prioridades
4.4 - Delegar
4.5 - Sistemas e métodos de organização
pessoal e profissional
4.6 - Gestão de telefonemas
Programa
4.7 - Correio eletrónico

4.8 - Interrupções
4.9 - Reuniões produtivas
5 - Considerações finais
6 - Bibliografia
1 - Introdução
- Não tenho tempo!

- Falta-me tempo!
- Não há tempo suficiente!
“O tempo não tem margens. Passa e nós

passamos com ele”.
Lamartine
2 - Definição de tempo
Mas o que é o tempo?
Podemos medir o tempo? E o tempo deixa-se

medir? Podemos falar de tempo, mas o tempo
deixa que falemos dele? Mas que tempo é este
que estamos a falar?
Boque et al (2013)
O tempo cronológico? O tempo atmosférico? O

tempo real ou imaginário? O tempo profissional?
Boque et al (2013)
O “nosso tempo” é um termo abstrato dado

pelos ponteiros do relógio.
Podemos ter mais ou menos tempo, mas há

algo que não alteramos: o tempo meteorológico
e o tempo físico (dia e noite).
Boque et al (2013)
O tempo é o recurso mais precioso que o ser

humano tem. Ele não pode ser poupado,
recuperado ou alargado: só pode ser usado.
Faria (2005)
Não sendo possível alterar o número de horas

que um dia tem, podemo-nos concentrar no
desejo de interferir e aumentar a qualidade da
utilização do nosso tempo.
Faria (2005)
Tempo - recurso escasso.
Tendo em conta que o tempo é gasto de

imediato é bom que o saibamos gastar de uma
forma produtiva de modo, a atingirmos os
nossos objetivos pessoais e profissionais, isto é
saber gerir o nosso tempo.
Boque et al (2013)
Quando se pretende gerir melhor as tarefas

pessoais devemos ter uma perspetiva global do
modo como utilizamos o tempo, procurando
fazer uma análise da situação real.
Faria (2005)
Este procedimento permite-nos tomar

consciência dos fatores desperdiçadores de
tempo e assim, descobre-se também que
grande parte do tempo é empregue em tarefas
acessórias e não nas atividades essenciais.
Faria (2005)
A maioria das pessoas perde muitas horas no

seu dia-a-dia a realizar atividades ou a resolver
situações incorretamente.
Empregamos mal o tempo porque muitas vezes

não planeamos os esforços orientando-os para
as prioridades e objetivos.
Faria (2005)
Atividades desnecessárias, desenvolvidas com

uma perfeição excessiva e sobrecargas de
trabalho devido à inexistência de delegação
são situações frequentes de falta de
rentabilidade no modo como utilizamos o tempo.
Faria (2005)
É fundamental que se detetem e se

compreendam exatamente quais os fatores que
nos fazem desperdiçar tempo.
Faria (2005)
Quando identificamos os “devoradores de

tempo” há que utilizar formas de os eliminar,
devido às características pessoais ou a fatores
externos.
Faria (2005)
Existem 3 categorias de fatores que constituem as

barreiras a uma eficaz gestão do tempo:
- Fatores humanos (temos mais oportunidades de
os trabalhar, podendo fazer escolhas sobre a nossa
conduta);
- Fatores administrativos (quando negligenciados
causam perdas de tempo);
- Fatores ambientais (dizem respeito a bloqueadores
frequentes).
Faria (2005)
Exemplos?
Fatores humanos:
- Não definir objetivos;
- Desorganização pessoal;
- Empreender mais do que se pode;
- Incapacidade de dizer “não”;
- Fadiga, falta de autoestima, desmotivação;
- Procrastinação;
- Indecisão e dúvidas;
- Perfeccionismo.
Faria (2005)
Fatores administrativos:
- Falta de objetivos, prioridades e planeamento;
- Delegação inexistente ou ineficiente;
- Responsabilidade ou autoridade confusa;
- Falta de comunicação ou comunicação ineficaz
(confusa, ambígua, indireta);
- Informação inadequada, inexata ou tardia;
- Excesso de reuniões, reuniões mal preparadas.
Faria (2005)
Fatores ambientais:
- Interrupções (presenciais ou pelo telefone);
- Visitantes inesperados;
- Encontros;
- Formalidades;
- Ruído, distrações visuais.
Faria (2005)
Como eliminar desperdiçadores de tempo?

Fatores Sugestões
Querer fazer tudo Delegar
Querer saber tudo Confiar nos outros
Fazer muitas coisas ao mesmo tempo Fixar prioridades
Colaboradores/ colegas que não Motivar os outros para o cumprimento
respeitam os prazos de prazos, cumprindo-os o próprio
Interrupções telefónicas/ visitas Fixar períodos de não interrupção;
desviar chamadas; delegar mais
Adiar as coisas desagradáveis Executar, antes de mais, as tarefas
desagradáveis ou pelo menos realizá-
las parcialmente.
Como eliminar desperdiçadores de tempo?

Fatores Sugestões
Não definir objetivos/ metas Fixar objetivos diários: 1.º importante; 2.º
urgente
Perfeccionismo “O ótimo é inimigo do bom”
Desarrumação Tudo em ordem: secretária, dossiers
Excesso de reuniões/ mal Fixar os objetivos das reuniões. Planificar
preparadas
Não saber dizer “não” Aceitar só as tarefas às quais se poderá
dedicar o tempo necessário. Recusar com
empatia e explicar o porquê
Faria (2005)
Ficha de trabalho n.º 1

Desperdiçadores de tempo
Faria (2005)
A única maneira de gerirmos melhor o tempo é analisar a
forma como o usamos e estudar maneiras de o distribuir
de modo eficaz.
Ficha de trabalho n.º 2 - Desempenho num dia normal de trabalho
Ficha de trabalho n.º 3 - Avalie como está a utilizar o seu tempo
Faria (2005)
Um dos fatores que frequentemente contribui para a

má utilização do tempo é não termos muitas vezes a
coragem de dizer “não”.
Ficha de trabalho n.º 4 - Distribuir melhor o tempo
Ficha de trabalho n.º 5 - Avalie como está a sua capacidade

de dizer “não”
Faria (2005)
Depois de ter identificado as áreas nas quais

deseja desenvolver as suas capacidades elabore
um Plano para melhoria.
Ficha de trabalho n.º 6 - Plano de

desenvolvimento pessoal
Faria (2005)
O que é a gestão do tempo? E como podemos

gerir o tempo? E o tempo deixa-se gerir? O que
posso fazer para gerir o “meu tempo”?
Boque et al (2013)
Consiste em registar, controlar e melhorar a

utilização do tempo.
Uma boa gestão do tempo é um conjunto de

comportamentos e atitudes que assumimos,
para execução das tarefas.
Boque et al (2013)
Para gerir bem o tempo temos que:

1.º - Saber o que queremos fazer;
2.º - Saber de quanto tempo dispomos para
executar o que queremos, ordenando de
seguida as ações a desenvolver de acordo com
a sua prioridade ou dificuldade de execução.
Surge assim um plano de atuação que permitirá
rentabilizar o tempo de que dispomos.
Boque et al (2013)
Sabendo, que a maior dificuldade que

enfrentamos não é a falta de tempo, mas o
modo como o usamos, desperdiçando muito
desse tempo - podemos definir um plano de
ação concreto.
Boque et al (2013)
Gerir o tempo não significa trabalhar mais

arduamente mas sim:
- Trabalhar de uma forma mais inteligente;
- Administrar melhor as atitudes;
- Organizar o presente, alinhado com o futuro.
Faria (2005)
Gerir o tempo é:
- Melhorar a produtividade e a qualidade de
vida: pessoal, familiar e profissional.
Faria (2005)
As pessoas que gerem eficazmente o seu tempo

experimentam menos stress, adquirem maior
controlo sobre si próprios, o seu trabalho, os
seus resultados, a sua vida, aumentando a
satisfação pessoal e profissional.
Faria (2005)
Para compreender e aplicar os princípios de

gestão do tempo devemos:
- Saber o modo de utilização do tempo;
- Tipo de problemas com que lidamos para
utilizá-lo sabiamente;
- O que originou esses problemas.
Como controlar o tempo?

1.º - Como consegue controlar o tempo
disponível.
Analisar a forma como, hoje, utiliza o seu

tempo é a primeira etapa para controlá-lo
melhor.
Se não tivermos objetivos, aquilo que fazemos

e a forma como utilizamos o tempo não são
importantes.
Faria (2005)
O facto de se pensar em termos de objetivos

tem as seguintes vantagens:
- É um desafio;
- Provoca uma maneira de pensar e de agir
voltada para o futuro;
- Aumenta a autoconfiança e a motivação;
- Melhora o desempenho;
Faria (2005)
- Elimina e clarifica expectativas conflituais ou

confusas sobre o papel profissional;
- Ajuda a decidir como usar o tempo;
- Ajuda a estabelecer prioridades;
- Ajuda a diminuir o stress e a ansiedade.
Faria (2005)
A fixação de objetivos comporta uma resposta a

estas 3 questões:
- Onde é que eu quero ir? (Que resultado?);

- Como é que lá chego? (Que ações vou
empreender?);
- Em que data? (Qual o prazo?).
Um resultado, uma ação, um prazo.
Faria (2005)
Para que os objetivos tenham mais significado eles

devem ser:
- Claros: explicitar claramente o que se quer realizar
(o quê) e não apenas os meios (como);
- Específicos: têm que ter um significado bem
definido;
- Mensuráveis: para avaliar se foram atingidos ou
não e porquê (“o que não se consegue medir não se
consegue gerir”);
Faria (2005)
- Realistas, realizáveis e constituírem desafios:

deve manter-se a flexibilidade necessária para
a sua redefinição em determinadas condições,
para que não causem frustração e
desmotivação;
- Estabelecidos temporalmente: fixar um prazo
(realização prevista em tal data).
Faria (2005)
Quando se elabora um plano é necessário

pensar e considerar as suas vantagens,
conhecer as suas falhas e saber reagir a todas
as contingências.
Faria (2005)
Um planeamento bem elaborado dá resposta às

seguintes questões:
- Onde estamos? (Identificar a situação presente);
- Para onde queremos ir? (Ter em mente os objetivos a
atingir);
- Como vamos fazer? (Determinar o que deve ser feito
para realizar os objetivos a cumprir, sabendo onde
concentrar os esforços);
Faria (2005)
- O que precisamos? (Reunir todos os elementos

necessários, através da criação de uma lista detalhada);
- Ter mais atenção a quê? (Ter todos os fatores em
conta, incluindo os que podem correr mal. O imprevisto
pode acontecer);
- Que alternativas temos? (Ter um leque de opções em
simultâneo porque podem surgir modificações);
- Como controlar? (Determinar mecanismos de controlo
para estarem em dia em relação ao plano: check lists,
gráficos, indicadores de gestão, etc.).
Faria (2005)
Antes de planear ou iniciar um trabalho reflita sobre as

seguintes questões:
O trabalho é
Não - Desista
necessário?
Devo ser eu a fazê-

lo? Não - Delegue
Devo fazê-lo agora? Não - Rever
Faria (2005)
Tenho boas Não - Reformular
condições?
Fases da elaboração de um plano:

1 - Estabelecer objetivos (ter claros os objetivos para
saber o que se quer realizar);
2 - Enumerar atividades (enumerar e detalhar todas as
atividades que devem ser incluídas. Assim é possível
estabelecer uma lista de prioridades e registar um
horário);
3 - Criação de um plano de contingências (ter em conta
um plano de contingências que nos diga, se houver uma
alteração à última hora, o que fazer).
Faria (2005)
Podemos abordar a gestão do tempo de 2 formas:

- A abordagem do que é urgente;
- A abordagem do que é importante.
A urgência traz pressão e stress. É uma

abordagem com foco na quantidade de tarefas
para executar num prazo muito curto ou nos
problemas imediatos para resolver.
Faria (2005)
A segunda abordagem foca o que é importante

para ser realizado. É uma abordagem
qualitativa da gestão do tempo.
A chave para lidar com o importante é organizar

um planeamento prévio que direcione as ações.
Faria (2005)
Então como é que se deve agir?
A ação a tomar centra-se no estabelecimento

de prioridades, que se encontra genericamente
sujeita a uma classificação, condicionada pela
ação em causa, descrita no quadro seguinte:
Faria (2005)
Importante Não importante
Urgente Faça agora e bem feito! Faça logo, mas não
perca muito tempo com
isso! Delegue em
tempo útil!
Não urgente Exige bastante tempo para uma Faça depois ou tente
execução adequada. Merece negociar para eliminar
tempo e esforço. Não deixar de essa tarefa!
lado, senão passa à condição de
urgente! Delegar
eventualmente.
Quadro: Classificação das ações.
Faria (2005)
Ficha de trabalho n.º 7 - Estabelecer

prioridades
Faria (2005)
4.4 - Delegar
O que é delegar?
Faria (2005)
4.4 - Delegar
Delegar é atribuir tarefas a uma pessoa ou a

uma equipa dando-lhe a autonomia necessária.
Um dos segredos de uma gestão eficaz do

tempo está no delegar tarefas a outros.
Faria (2005)
4.4 - Delegar
Vantagens de uma delegação eficaz:

- Rentabilizar o tempo disponível;
- Ajudar os outros a aperfeiçoar capacidades e
a potenciar conhecimentos;
- Motivar as pessoas conferindo-lhes
responsabilidades e premiando-os com a
confiança.
Faria (2005)
4.4 - Delegar
Técnicas para uma boa delegação:

- Planear a delegação: quem deve fazer o quê,
como, até quando, com quem?;
- Identificar e selecionar a pessoa adequada;
- Motivar a pessoa a quem vai delegar;
- Explicitar de forma clara os objetivos, as
tarefas, as responsabilidades e os prazos de
entrega/ realização da(s) tarefa(s);
Faria (2005)
4.4 - Delegar

- Fornecer eficazmente informações sobre os
resultados pretendidos, a importância do
trabalho, os constrangimentos e assegurar-se
que a pessoa compreendeu;
- Manter-se acessível para esclarecer dúvidas,
ajudar e acompanhar a evolução da tarefa;
Faria (2005)
4.4 - Delegar

- Garantir boa coordenação com outros
serviços;
- Quais são os meios técnicos, humanos e
financeiros que deve disponibilizar?
Faria (2005)
4.4 - Delegar
Ficha de trabalho n.º 8 - Saber delegar
Ficha de trabalho n.º 9 - Aprender com a experiência
Faria (2005)
Auto-organização
A base de uma eficaz gestão do tempo é a
auto-organização. Sem isto a conquista das
metas e a realização dos planos ficam
comprometidas. A auto-organização é o
segredo da produtividade.
Faria (2005)
Auto-organização
A organização pessoal, uma vez conquistada,
deve ser mantida: atualização das agendas, dos
e-mails, a mesa de trabalho, os armários, etc.
Faria (2005)
Auto-organização
Sistematizar as tarefas e criar pequenas rotinas
facilita a organização:
- Fazer listas de tarefas, não esquecendo de as
dividir em urgentes e importantes. Estabelecer qual a
prioridade de cada uma e determinar uma data de
conclusão;
Faria (2005)
Auto-organização
- Após iniciar uma tarefa importante, por mais
desagradável que seja, ir até ao fim e assinalar as
tarefas já concluídas;
- Fazer agora! Não deixar para depois;
- Criar o hábito de fazer as coisas mais importantes
primeiro;
- Evitar o perfeccionismo. “O ótimo é inimigo do
bom”;
Faria (2005)
Auto-organização
- Perguntar constantemente: será que isto vai
simplificar a minha vida?
Faria (2005)
Espaço de trabalho
Um dos problemas mais comuns que afetam a
eficiência é a desorganização dos espaços de
trabalho.
Perde-se tempo a procurar papéis, a revistar
arquivos e pastas, a manusear centenas de
vezes os mesmos papéis na busca de um
documento perdido.
Faria (2005)
Espaço de trabalho
Administrar, de forma eficiente, o espaço de
trabalho não significa torná-lo livre mas sim,
torná-lo prático e funcional:
- É mais simples adotar uma disciplina diária do

que perder horas arrumando o que se vai
acumulando;
Faria (2005)
Espaço de trabalho
- Se possível, eliminar da mesa tudo o que não
está a ser utilizado. Colocar somente as coisas
com as quais está a trabalhar;
- Manter um “cesto” para “entradas”, outro para
“assuntos em andamento”, outro para “arquivo”
e outro para “saída”;
Faria (2005)
Espaço de trabalho
- Fazer uma revisão periódica dos documentos
considerando sempre o fator tempo;
- Rever, frequentemente, todos os projetos e
ações e colocar de novo a zero o material que
não está processado no correio eletrónico, nos
papéis e na mente;
Faria (2005)
Espaço de trabalho
- Um documento que hoje é inútil,
provavelmente vai continuar inútil amanhã.
Ousar deitar fora algumas coisas em vez de as
arquivar desnecessariamente;
- Usar o lixo para tudo o que já se tomou
conhecimento e que não se precisa mais de
recuperar;
Faria (2005)
Espaço de trabalho
- Consultar regularmente e manter limpos os
sistemas de informação e correio eletrónico;
- Evitar anotações em pequenos papéis
reduzindo a probabilidade de extravio. Utilizar
agenda e cadernos;
- Evitar juntar demasiado correio.
Faria (2005)
Tratar a informação
Num dia de trabalho recebemos bastante informação e a
sua análise leva tempo.
A informação chega-nos de diversas formas:

- Através de papéis (correio, fax, relatórios, revistas,
jornais);
- Oralmente (reuniões, rádio, televisão, telefone);
- Por meios eletrónicos (e-mail, internet, intranet).
Faria (2005)
Assim sendo:
- Estabelecer um sistema de rotina para tratar a
informação;
- Se uma mensagem implica ação, deverá ser feita
uma anotação e registada;
- Para facilitar o arquivo, uma informação deve ser
imediatamente codificada com um nome numa
pasta;
Faria (2005)
- Deve ser dado um destino às mensagens, mal
sejam analisadas;
- Copiar informações só para aqueles que
precisem delas;
- Muita da informação que chega pode ser
passada a colegas ou a outro pessoal - não
reter informação.
Faria (2005)
Organização da agenda
As agendas são instrumentos essenciais de
planificação do tempo. Ajudam-nos a gerir
melhor o dia-a-dia permitindo manter um
registo preciso dos compromissos, obrigações e
acontecimentos futuros.
Faria (2005)
Organização da agenda
Organizar uma agenda requer disciplina.
Habitue-se a registar os compromissos e a
marcar os assuntos, à medida que são fixados.
Não esquecer: “reservar na Agenda tempo para
nós próprios”.
Faria (2005)
Check list
As “check list” ou “listas de verificação” permitem-nos
pré-definir, numa listagem mais ou menos exaustiva, os
elementos que devemos controlar, de forma a não
serem esquecidos, pois são de grande importância para
a obtenção do objetivo final.
Rever periodicamente a lista, assinalar o que está

verificado, cumprido ou anulado.
Faria (2005)
Ficha de trabalho n.º 10 - Organização pessoal/

profissional
Faria (2005)
O telefone ou o telemóvel quando utilizados

incorretamente acarretam perdas de tempo
cujo reflexo se vai fazer sentir na atividade
diária de cada um e no tempo consumido para
as desenvolver.
Faria (2005)
Para conseguir uma melhor gestão nos contactos

telefónicos de modo a não perder tempo e a não ser
frequentemente perturbado por chamadas telefónicas:
- Agendar um período fixo para efetuar os telefonemas;

- Perguntar a que horas é possível telefonar ao
interlocutor e indicar as ocasiões em que nos podem
telefonar;
Faria (2005)
- Preparar os contactos com antecedência,

disponibilizando os elementos necessários para tratar
imediatamente os assuntos;
- Agrupar as chamadas telefónicas por sessões,
assuntos, grau de urgência e importância;
- Manter o telemóvel desligado durante as reuniões;
Faria (2005)
- Restringir ou eliminar a receção de

telefonemas de carácter pessoal durante as
horas de trabalho;
- Utilizar outros meios de comunicação
(resposta manuscrita, correio eletrónico).
Faria (2005)
O correio eletrónico, tal como o telefone, pode

ser uma fonte “devoradora” de tempo:
- O e-mail é mais informal do que uma carta e
mais conciso que um telefonema. Espera-se
que a pessoa vá direta ao assunto;
- Não sobrecarregar o sistema com imagens e
documentos que não digam respeito ao
trabalho. Não fazer perder tempo;
Faria (2005)
- Antes de enviar um e-mail: “a quem interessa

esta informação?”;
- Criar pastas no sistema para os e-mails com
as categorias de informação de que se
necessita;
- Apagar todos os e-mails antes de ler quando o
assunto é ilegível e irrelevante;
Faria (2005)
- Não abrir os e-mails logo que cheguem.

Reservar períodos, durante o dia, para o fazer;
- Não iniciar o dia de trabalho a ler e-mails. Em
primeiro lugar cumprir as tarefas agendadas;
- Racionalizar a leitura e a resposta dos e-mails.
Verificar o assunto antes de abrir e deixar os
pessoais para outro momento (hora de almoço
ou final do dia).
Faria (2005)
As interrupções podem dificultar o trabalho, na medida

em que impõem o seu constante reinício, contribuindo
para o desperdício de tempo. Para reduzir o
inconveniente das interrupções e contactos:
- Reduzir o número de cadeiras ao mínimo - a falha de

cadeiras limitará os visitantes;
Faria (2005)
- Oferecer alternativas (“Talvez possamos discutir isso

numa outra ocasião?”). Dizer abertamente que se
pretende terminar determinado trabalho às tantas
horas. Remeter o contacto para uma data posterior -
habituar os outros à nossa rotina;
- Colocar objetos de trabalho pelo meio (computador,

secretária, etc.);
Faria (2005)
- Aproveitar para fazer algumas chamadas

telefónicas - o visitante afastar-se-á;
- Usar sinais, tais como olhar para o relógio ou
arrumar pastas;
- Sentar-se ou levantar-se de forma a
desencorajar qualquer discussão mais longa;
Faria (2005)
- Tornar público as alturas em que vai estar

disponível;
- Fixar a duração do contacto desde o começo;
- Uma porta fechada pode fazer maravilhas;
- Em espaços abertos fazer entender, de forma
não verbal, que se está ocupado - não se dirigir
à pessoa ou evitando o contacto visual.
Faria (2005)
Quando existem, as reuniões podem resultar em

fracasso ou ser pouco produtivas.
Para conseguir reuniões eficazes e gerir positivamente o

tempo:
- Recorrer a reuniões apenas quando necessário;
- Definir um plano, certificando-se da necessidade da
reunião, do seu objetivo e da importância dos assuntos;
Faria (2005)
- Elaborar uma agenda. Definir prioridades. Não

hesitar em inscrever a ordem de trabalhos num
quadro, a fim de que se mantenha visível
durante toda a reunião;
- Assegurar-se de que vão estar presentes os
participantes necessários e apenas esses;
Faria (2005)
- Ser pontual - iniciar à hora marcada e

estabelecer um limite de tempo;
- Resumir os pontos discutidos e o plano de
ação definido.
Faria (2005)
Depois de ter identificado as áreas nas quais

deseja desenvolver as suas capacidades elabore
um Plano para melhoria.
(Ficha de trabalho n.º 6)

Ficha de trabalho n.º 11 - Aprender com a experiência
Ficha de trabalho n.º 12 - Responder a um inquérito de
progresso
Faria (2005)
- Quase todas as pessoas têm o potencial para

pouparem 5 a 10 horas/ semana. Para
conseguir fazê-lo é necessário disciplina e um
comprometimento com os conteúdos
transmitidos neste curso.
Haynes (2004)
Em resumo:
1.º - É preciso identificar a quantidade de
tempo que está sob seu controlo.
2.º - Desenvolver procedimentos para as
atividades repetitivas e utilizar as tecnologias
disponíveis.
Haynes (2004)
- Deve concentrar-se nas atividades mais

lucrativas;
- Utilize as horas do seu pico energético para
tratar do trabalho que requer concentração;
- Estabeleça objetivos para 3 meses e crie
planos para concretizá-los;
Haynes (2004)
- Mantenha alguma flexibilidade para poder

responder a eventos inesperados;
- Ordene por prioridade os passos necessários
para atingir os seus objetivos;
- Analise o modo como utiliza o tempo;
- Crie um registo das horas para uma semana e
examine as suas atividades;
Haynes (2004)
- Decorrente destes resultados, determine os

elementos-chave do seu trabalho, isole e trate
dos desperdiçadores de tempo;
- Altere os formulários se necessário,
desenvolva o seu próprio arquivo e as técnicas
de planeamento apropriadas;
Haynes (2004)
- Não deixe que formulários ou procedimentos o

distraiam;
- Tenha este manual sempre à mão.
Haynes (2004)
6 - Bibliografia
Boque et al (2013). Gestão de tempo. Escolar Editora.
Faria, N. (2005). Gestão do tempo e do stress. CECOA.
Haynes (2004). Gestão do tempo. Monitor.
Ramos (n.d.). Organização do trabalho e gestão do

tempo. IPFEL - Instituto de línguas e informática.

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Eng.ª Sónia Romero_2017

4.7 - Correio eletrónico

- Não tenho tempo!

“O tempo não tem margens. Passa e nós

Mas o que é o tempo?

Podemos medir o tempo? E o tempo deixa-se

O tempo cronológico? O tempo atmosférico? O

O “nosso tempo” é um termo abstrato dado

Podemos ter mais ou menos tempo, mas há

O tempo é o recurso mais precioso que o ser

Não sendo possível alterar o número de horas

Tempo - recurso escasso.

Tendo em conta que o tempo é gasto de

Quando se pretende gerir melhor as tarefas

Este procedimento permite-nos tomar

A maioria das pessoas perde muitas horas no

Empregamos mal o tempo porque muitas vezes

Atividades desnecessárias, desenvolvidas com

É fundamental que se detetem e se

Quando identificamos os “devoradores de

Existem 3 categorias de fatores que constituem as

Como eliminar desperdiçadores de tempo?

Como eliminar desperdiçadores de tempo?

Ficha de trabalho n.º 1

Ficha de trabalho n.º 2 - Desempenho num dia normal de trabalho

Ficha de trabalho n.º 3 - Avalie como está a utilizar o seu tempo

Um dos fatores que frequentemente contribui para a

Ficha de trabalho n.º 4 - Distribuir melhor o tempo

Ficha de trabalho n.º 5 - Avalie como está a sua capacidade

Depois de ter identificado as áreas nas quais

Ficha de trabalho n.º 6 - Plano de

O que é a gestão do tempo? E como podemos

Consiste em registar, controlar e melhorar a

Uma boa gestão do tempo é um conjunto de

Para gerir bem o tempo temos que:

Sabendo, que a maior dificuldade que

Gerir o tempo não significa trabalhar mais

As pessoas que gerem eficazmente o seu tempo

Para compreender e aplicar os princípios de

Como controlar o tempo?

Analisar a forma como, hoje, utiliza o seu

Se não tivermos objetivos, aquilo que fazemos

O facto de se pensar em termos de objetivos

- Elimina e clarifica expectativas conflituais ou

A fixação de objetivos comporta uma resposta a

- Onde é que eu quero ir? (Que resultado?);

Para que os objetivos tenham mais significado eles

- Realistas, realizáveis e constituírem desafios:

Quando se elabora um plano é necessário

Um planeamento bem elaborado dá resposta às

- O que precisamos? (Reunir todos os elementos

Antes de planear ou iniciar um trabalho reflita sobre as

Devo ser eu a fazê-

Devo fazê-lo agora? Não - Rever

Fases da elaboração de um plano:

Podemos abordar a gestão do tempo de 2 formas:

A urgência traz pressão e stress. É uma

A segunda abordagem foca o que é importante

A chave para lidar com o importante é organizar

Então como é que se deve agir?

A ação a tomar centra-se no estabelecimento