Planificação de

Actividades e
Gestão do
Tempo
 Sou o seu companheiro de todos os instantes.
Sou aquele que o ajuda mais ou atrapalha mais.

Empurrá-lo-ei para a frente ou deixá-lo-ei cair no fracasso.

Estou totalmente às suas ordens.

Poderia perfeitamente confiar-me metade das suas tarefas:

desempenhá-las-ia correctamente.

Sou fácil de dirigir, basta-lhe ser firme comigo.

Mostre-me apenas como deseja que as coisas sejam feitas
e depois de algumas lições, fá-las-ei automaticamente.

Sou vassalo de todos os grandes homens.

Infelizmente, sou o amo de todos os falhados.

2
 Para os que são grandes, trabalho com a precisão de
uma máquina, com, para além disso, a inteligência
humana.

Poderá utilizar-me em seu beneficio ou para a sua

ruína.
É indiferente para mim.

Pegue em mim, instrua-me, seja firme comigo e porei

o mundo a seus pés.

Quem sou eu ?

3
 O tempo é apontado como factor condicionante da
eficácia. Mas é precisamente a falta de tempo que
absorve o quotidiano da maioria das pessoas.

O dia deveria ser composto por mais duas ou três

horas

O problema, muitas vezes, não está na falta de

tempo, mas no não saber aproveitá-lo.

4
 Auto- Avaliação
Existem "mil e uma coisas" que gostaríamos
de fazer. Por vezes, comprometemo-nos
com todas elas!!! O que sucede??? Não
terminamos as tarefas, sentimo-nos
desiludidos e pensamos:
"Porque é que não consegui?"

Frustração
Diminui a percepção de auto-eficácia
Stress
Burnout

– Actividade “Reflexão”/ identificação de problemas na sua função

5
 Ladrões do Tempo:

– Interrupções telefónicas constantes;

– Reuniões excessivas e inconclusivas;
– Visitas casuais sistemáticas;
– Interrupções frequentes para atender a
“urgências”;
– Ausência de um plano diário com objectivos e
prioridades;
– Delegação ineficaz/excessivo envolvimento
em detalhes;
– Cálculos irrealistas do tempo;
– Deficiente triagem da informação recebida e
transmitida;

Nota:

6
 Ladrões do Tempo:

– Serviços atrasados;
– Responsabilidade e autoridade confusas;
– Dificuldade em dizer não;
– Não existência de estímulo à criatividade;
– Colaboradores denotando cansaço, fadiga, e
falta de autoconfiança;
– Trabalhos de qualidade inferior.

Actividades – Um dia na vida do Sr. Arruda; preencher a lista dos desperdiçadores

7
 Auto-Avaliação
Auto-conhecimento: conhecer o modo como
funcionamos melhor:

a) prestar atenção aos ritmos biológicos e

aproveitar as alturas em que as energias estão
no máximo (Tem um melhor desempenho de manhã ou de tarde?
Quando ocorrem os seus pontos baixos? Qual é a sua zona de
produtividade?).

• Em que cronotipo se integra:

– Matutino;
– Intermediário;
– Vespertino.

8
 Impulsionadores de energia

• Movimentar-se: faça algo que implique movimento

muscular;

• Reabastecer-se: comer um snack ou beber um café;

• Ouvir música: música inspiradora, empolgante e

motivadora;

• Conversar: falar com colegas impulsiona a activação

fisiológica;

• Fazer uma pausa: faça pelo menos três pausas de

cinco minutos por dia.

9
 Auto-Avaliação
b) Como gere a informação (uma tarefa de cada vez vs.
Múltiplas tarefas);

c) Como é feito o processamento da informação

(rígido vs. automático);

d) Como gere o trabalho em equipa (concentra as tarefas

no próprio vs. delega) – fazer calendário de delegação.

Atiividade: auto-diagnóstico

10
 Calendário de delegação

Principais Tempo Poderia ter delegado?

Actividade gasto
s até ao Totalmente Parcialmente Não, de todo
dia X

xxxxx 4h
xxxxx 1h
xxxxx 2h
xxxxx 3h

Nota: criar o calendário de delegação da próxima semana

11
 Critérios de delegação
Delegar Não delegar
• Tarefas de rotina; • Tarefas que sejam
• Tarefas que podem ser emergências e requeiram a
mais bem feitas por outras sua perícia ou apreciação;
pessoas; • Tarefas que impliquem
• Tarefas que possam vigilância, avaliação e
beneficiar das capacidades recompensa dos membros
especializadas de outras da equipa;
pessoas;
• Tarefas que desenvolvam
a equipa;
• Tarefas que testem os
membros das equipas.

12
 Questões a considerar no momento
da acção de delegação

• O que é a tarefa e porque precisa de ser

feita;
• Quando deve estar feita;
• Os objectivos específicos que espera que
sejam atingidos;
• O grau de discricionariedade para tomar
decisões;
• Quais os recursos disponíveis.

Actividade: criação de empresa

13
 Registo de Interrupções

Pessoa Data/ Natureza da interrupção Válida Urgente

Hora
Carminda Quarta
09h55
Queria acordar o teor da
proposta de Gusmão. 20 . .
min.
Heráclito Quarta Vende publicidade. X X
10h40 Insistente, não relevante. 10
min.
Homero Quarta Avançar com a proposta de . X
12h00 lançamento de produtos
para próximo trimestre. 20
min.
Gertrudes Quarta Honorina com dúvidas. Não X .
12h20 devia ter sido designada. 5
min.

14
 Fixar objectivos
Os objectivos devem ser (metodologia SMART -
Specific, Measurable, Agreed or Attainable, Realistic
and Timed):

• Especificos;
• Mensuráveis;
• Consensuais;
• Realistas mas desafiantes;
• Balizados no tempo;

15
 Fixar objectivos
Específicos – o objectivo deve ser formulado com clareza não
deixando margem para interpretações subjectivas relativamente ao
que se pretende atingir.
 
Ex: Formulação incorrecta – melhorar a gestão da frota
automóvel;

Formulação correcta – Reduzir, em 2009, os custos da frota

automóvel em 10% através da renegociação do contrato de
manutenção.
 

16
 Fixar objectivos

Mensuráveis - É necessário garantir, na formulação do objectivo,

a possibilidade de medir o nível de consecução. Medir é comparar,
pelo que é necessário o recurso a um indicador relevante que
funcione como padrão.

Ex: Formulação incorrecta – melhorar o grau de satisfação dos

clientes com assistência pós-venda;

Formulação correcta – Atingir, em 2009 um grau de “muito

satisfeito” com a nossa assistência pós-venda em pelo menos 95%
de novos clientes através da realização de um inquérito específico.

17
 Fixar objectivos

Consensuais – Fixar objectivos será um exercício inócuo ou até

corrosivo no ponto de vista do ambiente organizacional, se as
pessoas e equipas não os entenderem, não se sentirem
envolvidas e comprometidas na sua consecução. Requerem
aceitação, o que significa um trabalho em conjunto entre chefia e
colaborador e de onde resulta um compromisso, uma negociação,
cujo resultado final assume a forma de um “contrato”.

Realistas mas desafiantes – Pretende-se que as organizações

cresçam de forma sustentada e que as pessoas evoluam
crescendo em termos pessoais e profissionais. Isto só acontecerá
se as metas definidas constituírem estímulo a esse
desenvolvimento.

18
 Fixar objectivos
Balizadas no tempo – Definir um objectivo a uma pessoa ou
equipa requer o estabelecimento de uma moldura temporal. O
quando se faz ou até quando se pode fazer é um aspecto decisivo.
O prazo para a concretização de um objectivo ou para a realização
de uma tarefa não tem que coincidir com o ciclo anual. É normal
que se estabeleçam objectivos semestrais, trimestrais, etc.
 
Ex: Formulação incorrecta – reduzir o absentismo no
departamento industrial de 4,5% para 3 %;

Formulação correcta – Reduzir o absentismo no departamento

industrial de 4,5% verificados em 2008 para 3 % em 2009.

19
 Fixar objectivos
Importantes Não Importantes
Urgentes 1 (Resolução de 3 (Atendimento de
problemas com telefonemas. Recepção
clientes. Resolução de de visitantes
questões estratégicas ocasionais). Gastam
para a empresa normalmente 50 a 70%
do dia.
Não Urgentes 2 (Planear, 4 (Actividades
desenvolver, formar, acessórias que pouco
etc.) contribuem para os
objectivos centrais da
empresa. Gastam
normalmente 10 a 40%
do dia.

20
 Fixar objectivos
Para definirmos correctamente os objectivos
devemos considerar:

• Se explicite de forma clara o que se quer realizar;

• Se meçam e se observem os resultados a atingir;
• Se fixe um prazo;
• Se identifique um responsável;
• Se verifique se estão reunidas as condições de
base.

21
   Lista de Verificação  
   
   
  Resposta com Sim e Não Exemplo de
Formulação Inicial Definição
Definir-se o O resultado a Fixou-se o Designou-se Elencaram Correcta
objectivo (o alcançar é prazo? o -se as
quê?) e não mensurável? responsável condições
apenas a E ? base?
medida. quantificável
?

1.Quero garantir o            
aprovisionamento da
montagem

2.Até 31 de Janeiro a            
produção média diária
deverá aumentar no
mínimo 10% com um
investimento máximo de
5000 euros.

3.A partir do próximo mês,            

quero reservar mais
tempo com o sector de
vendas.

4.Quero rentabilizar            
tempo na arrumação
diária das ferramentas.

22
 Respostas
  Lista de Verificação  
   
   
  Resposta com Sim e Não Exemplo de Definição
Formulação Inicial Definir-se o O resultado a Fixou-se o Designou-se o Elencaram- Correcta
objectivo (o alcançar é prazo? responsável? se as
quê?) e não mensurável? E condições
apenas a quantificável? base?
medida.

1.Quero garantir o  Não  Não  Não  Sim  Não  A partir de 1 de Outubro,

aprovisionamento da quero garantir em média,
montagem mensalmente, mais duas
dezenas de embalagens
no sector x e sem pessoal
suplementar.
2.Até 31 de Janeiro a Sim Sim Sim Sim Sim  Formulação correcta.
produção média diária
deverá aumentar no
mínimo 10% com um
investimento máximo
de 5000 euros.

3.A partir do próximo Sim  Não Sim Sim  Não  A partir de 1 de Janeiro,
mês, quero reservar vou fazer reuniões com o
mais tempo com o sector de vendas pelo
sector de vendas.
menos duas vezes por
semana, às 17.30h,
envolvendo todos os
vendedores de empresas.
4.Quero rentabilizar Sim  Não  Não  Sim  Não  A partir de 30 de
tempo na arrumação Setembro, dedicarei à
diária das ferramentas. classificação e
organização do material
25 minuto no máximo,
recorrendo para tal à
colaboração do
encarregado de armazém.

23
 Reuniões
Na preparação da reunião deve ter-se em consideração os
seguintes aspectos:

• Estabelecer objectivos – o que se pretende da reunião. O

organizador deve colocar as seguintes questões: (a) porque é
que vou convocar uma reunião? (b)porque é que vou participar
da reunião? (c) o que quero alcançar na reunião? (d) o que
quero alcançar após a reunião?

• Planear a agenda – deve-se definir: o local, hora de início e

fim; explicitar os tópicos; dependendo da duração da reunião,
programar intervalos a horas específicas de forma a não
interromper discussões importantes e enviar para os
intervenientes uma lista com os tópicos que vão ser alvos de
discussão. Este último aspecto é importante para não se
desperdiçar tempo a debater ideias não-pensadas nem tão
pouco organizadas. Quanto mais complexos forem os tópicos
maior deverá ser o período de análise dos tópicos, por isso, a
reunião deve ser convocada com mais antecedência.

24
 Reuniões
Seleccionar os participantes – as reuniões devem abranger
apenas as pessoas envolvidas e que posteriormente vão ter um
papel activo no projecto.

Ecologia da reunião – qual a melhor hora para a sua realização

atendendo ao público-alvo e às características da própria
organização do trabalho; o melhor local, também este aspecto
deve considerar a organização do trabalho; a sala e a sua
disposição, são aspectos importantes para fazer aumentar ou
diminuir o grau de interacção que queremos que ocorra durante a
reunião (ex. a disposição das mesas em círculo ou em U facilita e
promove a interacção); e, por último, materiais e equipamento,
deve ter-se o material de trabalho necessário para o cumprimento
dos objectivos da reunião.

25
 Reuniões
Aspectos a considerar na condução de uma reunião: 

Iniciar e terminar no tempo previsto – deve começar à hora

prevista e não esperar nem recapitular a reunião para os
participantes que chegam atrasados, se tal acontecer está a
desperdiçar o tempo daqueles que chegaram a horas e a reforçar
o comportamento dos que chegam atrasados;

Contextualizar e orientar a reunião – iniciar a reunião com uma

revisão dos objectivos e da agenda, deve explicar-se o formato da
reunião a ser seguido, fazer o ponto da situação acerca dos
assuntos e tópicos a serem discutidos, e apresentar alguns dados,
consequências ou acções que deverão resultar da reunião. Este é
o momento ideal para definir horários de pausa e quem irá fazer o
registo da reunião;

26
 Reuniões
Fazer resumos – quem conduz a reunião deve, com alguma
frequência, fazer breves sumários das conclusões alcançadas
após cada tópico da agenda, este procedimento ajuda a manter o
grupo focalizado nos tópicos propostos;

Manter o esquema da reunião – se o tempo estiver a escassear

deve adiar a discussão dos outros tópicos para outra reunião ou
continuar se o grupo assim o desejar. È importante, por ser
motivador e incentivar a qualidade do trabalho, perguntar aos
participantes como é que desejam proceder;

27
 Reuniões
Manter o controlo – se a discussão se afastar da agenda
é necessário focalizar a reunião. Todavia, quando o
assunto da reunião é controverso ou com importantes
consequências para os membros do grupo, a condução é
difícil. Os grupos evitam frequentemente confrontar o
assunto, gerador de ansiedade, incerteza e angustia e, por
isso, procuram tópicos irrelevantes para falar. Para se
manter o controlo da reunião é necessário reforçar de
forma contínua o objectivo da reunião e os aspectos
importantes a analisar e isto exige que o condutor ignore
comentários irrelevantes ou trocas indirectas de
informação.

28
 Reuniões
Alguns comportamentos que ajudam a focalizar o grupo são: um
simples olhar para o relógio ou um breve sumário, pedindo ao
grupo para o confirmar. Se o grupo estiver em risco de se
fragmentar, falar de um tópico seguro pode ser uma forma de
evitar comportamentos indesejáveis. Se a discussão chega a um
impasse ou esmorece, talvez um intervalo seja o mais indicado.

29
 Elaboração de plano

Regras a considerar na elaboração do plano:

• Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como

conjuntos. Fazer figurar no plano tempos fortes e
tempos de respirar, de modo a reduzir os momentos de
pressão;
• Prever os compromissos e obrigações fixas de curto,
médio e longo prazo;
• Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexão e
para o trabalho solitário;
• Utilizar grelhas/fichas de planeamento que permitam
uma fácil leitura. Se lhe der jeito, use símbolos e cores.

30
 PLANO

Duração Decisão
Data Actividades Importante Urgente
        Previsão Real Fazer Delegar Rejeitar Adiar

                   

                   

                   

                   

                   

                   

Objectivos semanais/mensais:

x Terminar relatório para a comissão de acompanhamento;

x Elaborar proposta definitiva para a escola básica.

31
 • A considerar:
– Optimizar os “tempinhos”(10 minutos). Fazer uma
listagem de pequenas tarefas para preencher
mini-espaços de tempo;
– Tempo de transição produtivo (ex. tempos de
espera ou viagens)
Responda às seguintes questões:
1. Resultados: Quais os meus objectivos? O que é
que espero atingir?
Plano de
2. Actividades: O que tenho de fazer para atingir trabalho
esses objectivos?
3. Prioridades: O que é mais importante?

4. Estimativa de duração: Quanto tempo é que cada tarefa vai levar? Plano de
5. Horários: Quando é que vou fazer cada coisa? tempo
6. Flexibilidade: Quanto tempo vou deixar para os imprevistos?

32
 Barreiras internas na gestão do plano

• Perfeccionismo: a falta de perspectiva que torna

difícil reconhecer quando uma tarefa é terminada.

• Procrastinação: adiar tarefas porque elas lhe parecem

esmagadoras, desagradáveis, ou porque não se sente
qualificado.

33
 As interrupções são válidas? Não Aprenda a dizer “não” aos
pedidos das outras pessoas

DISTRAI-SE COM É capaz de antecipar acções Não

realizando reuniões regulares? Programe uma hora regular
INTERRUPÇÕES
para interrupções não urgentes
FREQUENTES?

Marque reuniões regulares para Reserve um tempo de

acabar com a necessidade das contingência para as
interrupções interrupções urgentes

REDUZIR INTERRUPÇÕES

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 COMBATER A
PROCRASTINAÇÃO

Falta-lhe energia para completar Agende trabalhos difíceis para

uma tarefa? Sim altura s do dia em que se sente
mais activo
Não

TEM TENDÊNCIA A As tarefas aparecem com Sim Divida o trabalho em partes

PROCRASTINAR E A frequência esmagadora? mais pequenas
ADIAR TAREFAS?

Não
Use técnicas de reforço para se
Falta-lhe motivação? Sim motivar

35
 LIDAR COM O PERFECCIONISMO

TEM DIFICULDADE Seja realista quanto

EM TERMINAR ao que é capaz de
TAREFAS? alcançar

Defina prazos para

si mesmo

36
 Técnicas de Gestão do
Tempo
• Organização do dia de trabalho;
• Agrupamento de tarefas;
• Controlo das interrupções e dos
telefonemas;
• Utilização da agenda/plano como
recurso estratégico;
• Delegação de tarefas;
• Saber dizer “NÃO”;
• Optimização das novas tecnologias.

37
 “Gerir o tempo é a arte
do saber viver mais e
melhor”

38