Administração do Tempo e

Produtividade Pessoal

Stanley Robson de Medeiros Oliveira

 Expectativa média de 72 anos

21 anos dormindo.

14 anos trabalhando.

7 anos em cuidados de higiene.

6 anos em refeições.

6 anos viajando.

5 anos em fila de espera.

3 anos em reuniões.

2 anos retornando telefonemas.

1 ano procurando por coisas perdidas.
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 Objetivos da Palestra

Objetivo 1:
Conscientizar os participantes sobre a importância
do planejamento e gerenciamento do tempo.

Objetivo 2:
Apresentar de forma simples e prática, princípios
de gestão do tempo e de eficácia pessoal.

Objetivo 3:
Refletir sobre aspectos que ajudam a melhorar a
produtividade pessoal.
Administração do Tempo e Produtividade Pessoal 3
O que significa administrar o tempo?
• Gerenciar seu tempo
nada mais é do que a
habilidade de fazer
escolhas.

• Você faz escolhas

entre o que é
importante, urgente
e circunstancial.

Administração do Tempo e Produtividade Pessoal 4

 O que significa administrar o tempo?

O foco principal deve ser você, e não seu
relógio.

Administração do Tempo e Produtividade Pessoal 5

 Defina seus Objetivos e Alvos

Qual é o
meu alvo?

“Se alguém não sabe para onde vai,

todos os ventos lhe serão contrários” – Sêneca.

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 Perfil do Trabalhador do Conhecimento

Trabalhador Trabalhador do
Industrial Conhecimento
Principal função Fazer / Fabricar Pensar / Inovar
Uso do corpo Físico Mental
Matéria-prima Peça / Dados Inform. / Conhecimento
Meio de comunicação Papel / Convencionais Internet / e-mail
Valorizado por Produção Competências
Trabalha Individualmente Em grupo / Equipe
Uso do tempo Baseado em rotinas IMPREVISÍVEL

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 O Tempo parou para a
Administração do Tempo
 Falhas das Abordagens Anteriores
1. Visão Parcial da Complexidade do Ser
Humano
 Ninguém é apenas profissional.

 A verdadeira produtividade está relacionada ao

equilíbrio.

Administração do Tempo e Produtividade Pessoal 9

 Equilíbrio – O segredo de tudo

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 Falhas das Abordagens Anteriores
2. Falta de práticas para administrar o
conhecimento
 O excesso de informação se tornou o grande
problema do trabalhador do conhecimento:

Revistas, jornais, relatórios, e-mails, artigos, outras fontes.

 É necessário encontrar uma forma de capturar,

arquivar, pesquisar e compartilhar seu
conhecimento como forma de melhorar a
produtividade pessoal.

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 Agência de Notícias Reuters –RU

Entrevista com 1.300 gerentes em diversos países:
 A própria Reuters gera 27.000 páginas de informação por
segundo.
 38% dos gerentes entrevistados gastam quantidades
significativas de tempo na busca de informações.
 43% dos participantes sentem que suas decisões são muitas
vezes atrasadas.
 Dois a cada três participantes associaram o excesso de
informação à tensão e à perda de satisfação no trabalho.
 42% atribuíram problemas de saúde ao estresse causado pelo
excesso de informações.
 61% disseram ter cancelado atividades sociais em razão do
excesso de informações.

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 Falhas das Abordagens Anteriores
3. Visão apenas do tempo individual
 O mundo moderno é colaborativo; ninguém vive ou
trabalha sozinho.

 A falta de disciplina de uma pessoa afeta a

produtividade de uma equipe.

 O mundo de hoje precisa de gestão do tempo em

equipes e não apenas de gestão individual.

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 Falhas das Abordagens Anteriores
4. Tecnologia como acessório: ajuda ou atrapalha?
 A “estratégia do caracol” está ultrapassada:

Agendas, cadernos, impressões, agendas eletrônicas, etc.

 A tecnologia é vital para você ganhar tempo. Ela

deve lhe ajudar e não atrapalhar.

 O segredo é centralizar tudo o que tem para ser feito

em uma única ferramenta.

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 Para Reflexão

No último bimestre, quantas atividades você realizou que
realmente fizeram diferença?

Foram atividades que trouxeram resultados reais para sua
vida pessoal e profissional?

Estavam relacionadas com sua missão de vida, com seus
objetivos e com as pessoas que são especiais para você?

No último mês, quanto tempo foi dedicado à resolução de
problemas urgentes, estressantes e que apareceram de
última hora?

Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo
em atividades que nada têm a ver com seus objetivos?

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 A Tríade do Tempo*

* Abordagem criada e desenvolvida por Christian Barbosa.

Administração do Tempo e Produtividade Pessoal 16
 A Tríade do Tempo …

Esfera da importância: todas as atividades que você
faz e que são significativas em sua vida:
 Tem planejamento e prazo para ser feito.

Esfera da Urgência: reúne atividades para as quais

o tempo é curto e se esgotou:
 Surgem em cima da hora e geram estresse.

Esfera das Circunstâncias: representa as tarefas

desnecessárias:
 Tarefas inúteis. Não geram resultados; só frustrações.

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Composições Perigosas da
Tríade do Tempo
 1. O Super-Homem
• Vive resolvendo crises,
problemas urgentes que
aparecem no dia a dia.
• É especialista em apagar
incêndios.
• Gosta de ajudar os outros.
Não consegue dizer “não”.
• Tudo é imediato. Para ontem.
• A esfera das circunstâncias é
a fuga da rotina da urgência.
• Resultado: estresse, cansaço,
depressão e doenças.

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 2. O Serviçal
• Não sabe dizer não.
• Qualquer coisa que surge é
aceitável.
• Raramente busca o que é
melhor para si.
• Tem prazer em ajudar os
outros.
• Pouco se esforça para lutar
pelos sonhos.
• Resultado: não realiza muito
na vida.

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 3. O Equilibrista
• Vive entre as urgências e as
circunstâncias.

• Tenta recuperar suas energias

fazendo algo produtivo.

• Passa o dia sempre ocupado e

preocupado.

• É uma pessoa maravilhosa,

sempre disponível.

• Resultado: não encontra energia

para estudar, ficar com a família
e fazer exercícios físicos.

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 A Tríade Ideal
• A melhor tríade é aquela em
que você consegue:
– ser produtivo e,
– sentir-se satisfeito.
• Cuidado: é impossível tirar as
urgências e as circunstâncias
de sua tríade ideal.
• O alvo é manter sua vida
baseada nas coisas
importantes.
• Em suma: a tríade ideal exige
de nós flexibilidade.

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 A Tríade Ideal ...

Pense na tríade em horas em vez de percentagens.

Se você tiver uma jornada semanal de 40 horas

significa que:
 28 horas estarão dedicadas a tarefas importantes:

para você, seu trabalho e seus relacionamentos;

 8 horas para atender às urgências que podem surgir;

 4 horas para gastar com as circunstâncias.

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 Equilíbrio – O segredo de tudo

Administração do Tempo e Produtividade Pessoal 24

 A Esfera da Importância

Exemplos de tarefas importantes:
 Prevenção de problemas;
 Lazer;
 Exercícios físicos;
 Estabelecimento de parcerias;
 Planejamento;
 Renovação;
 Cultivar relacionamentos.

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 A Esfera da Importância ...

Características das tarefas importantes:
 Têm prazo para serem feitas. Do contrário, tornam-se
urgentes;
 São pessoais – nem sempre são importantes para os
outros;
 Proporcionam sensação de dever cumprido;
 Trazem algum tipo de resultado positivo a curto,
médio e longo prazo.

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 Filme – Sonhos e metas

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 Exercício
1. Elabore uma lista de atividades que você
gostaria de realizar nos próximos dias.
2. Classifique suas atividades em: importantes,
urgentes e circunstanciais.

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Vídeo – O poder das metas por escrito

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 Diminuindo a Esfera da Urgência

Planeje – o que você planeja hoje evita a urgência
amanhã.

Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes,
individualmente ou em sua equipe.

Quando a urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela
e tome medidas para evitá-la.

Se possível, tente delegar a urgência a alguém que pode
ajudá-lo.

Aja imediatamente diante da urgência. Não deixa que ela
se transforme em uma catástrofe.

Não entre em pânico. Resolva sua urgência e reveja
suas prioridades do dia para não ficar sobrecarregado.
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Diminuindo a Esfera das Circunstâncias

Fugir das circunstâncias exige mudança de hábitos.

Defina seus objetivos e mantenha-se focado neles.

Aprenda a dizer “não” e negocie prioridades com sua
equipe ou com seus superiores.

Seja sincero. De nada adianta dizer “sim” e não
conseguir fazer a tarefa.

Você pode ser simpático, sem agressividade ou
mentiras.

Assuma a responsabilidade por suas decisões.

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Dica – Proteja seu Horário Nobre

Alta

Média

Baixa

08-10 10-12 12-14 14-16 16-18 18-20 20-22

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 Dica – Proteja seu horário nobre

Períodos de maior eficiência:
 Desenvolva novas idéias (artigos, projetos);
 Realize reuniões-chave;
 Use o tempo para criatividade, etc.

Períodos médios:
 Use para comunicação e reuniões não-essenciais;
 Leitura que exija concentracão, etc.

Períodos de baixa:
 Use para trabalhos de rotina (dia-a-dia);
 Administração;
 Leitura que exija pouca concentração, etc.
Administração do Tempo e Produtividade Pessoal 33
 Vídeo – É tempo de mudanças

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 Para Reflexão

“Seja dono do seu relógio, e não escravo dele”

 Sugestões para Leitura
1. Covey, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente
eficazes. 25ª ed. Rio de Janeiro: Ed. Best Seller.
2. Covey, Stephen R. O 8o. Hábito: da eficácia à grandeza. Rio de
Janeiro: Elsevier Editora Ltda, 2005.
3. Dayton, R.E.; Engstrom, T. W. Como aproveitar ao máximo o
seu tempo e potencial. 2ª ed. Venda Nova, MG: Ed. Vida. 1986.
4. Gleeson, K. O programa de eficiência pessoal: como se
organizar para produzir mais em menos tempo. São Paulo:
MAKRON Books, 1996.
5. Swindoll, R.C. Como viver acima de mediocridade. 3ª ed.
Venda Nova, MG: Ed. Vida. 1994.
6. Shinyashiki, R. Sem medo de vencer (ed. especial). São Paulo:
Ed. Gente, 2005.
7. Sieger, Robin. As 7 lições das pessoas que vencem na vida: os
vencedores natos. São Paulo: Editora Landscape, 2005.

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 Sugestões para Leitura ...
8. MacDonald, G. Ponha ordem no seu mundo interior. Venda
Nova, MG: Ed. Vida. 1998.
9. Clegg, Brian. Administração do tempo: método prático. Rio de
Janeiro: Qualitymark Editora Ltda. 2002.
10. Hindle, T. Como administrar o tempo. São Paulo: PubliFolha,
1999. (Série Sucesso profissional: seu guia de estratégia
pessoal).
11. Chaves, E.O. Administração do tempo. Este documento pode
ser encontrado na seguinte URL: http://www.chaves.com.br, seção
"Escritos".
12. Axelrod, A. & Holtje, J. 201 maneiras de dizer não com
elegância e eficiência. São Paulo: Ed. Manole Ltda, 1998.
13. Barbosa, C. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011.

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 Agradecemos pela Atenção!!

Stanley Robson de Medeiros Oliveira

stanley.oliveira@embrapa.br

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