Organização Pessoal e

Planeamento 1
Gestão do Tempo
vPor vezes, o problema não é ter muitas coisas para realizar, mas a
forma como utilizamos o tempo.

vGerir o Tempo significa definir e

cumprir tarefas nas datas estabelecidas.

2
Gestão do Tempo

Gerir o Tempo Implica:

• Saber quais os nossos objetivos e prioridades;
• Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer
para o alcançar;
• Pensar a longo prazo;
• Autoconhecimento: conhecer o modo como
funcionamos melhor.

3
O que é o Tempo?
vO tempo é um elemento que se gasta e não se recupera.

vApesar de pensarmos que “temos todo o tempo do mundo”, tudo o

que fazemos requer tempo e mesmo que não o usemos ele
permanece limitado.

vÉ algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que não é

adaptável.

4
O que é o Tempo?

É impossível É possível gerirmo-

gerirmos o tempo nos o nós próprios.

5
Gestão do Tempo
Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos são os
impedimentos a uma gestão de tempo eficaz.

A que causas atribui as perdas de tempo?

O que costuma fazer para que isso não

aconteça?

6
Gestão do Tempo - Causas Frequentes para a perda de Tempo
Dividimos as maiores preocupações com o tempo em 3 grandes
categorias:
vBarreiras humanas ao Tempo
vQue envolve diretamente ma natureza humana
vBarreiras Administrativas ao Tempo
vOnde são focadas certas competências administrativas que, quando
negligenciadas, causam perdas de tempo significativas
vBarreiras Ambientais ao Tempo
vIncidindo sobre preocupações de tempo que têm origem na envolvente

7
Gestão do Tempo - Causas Frequentes para a perda de Tempo

Barreiras Humanas ao Tempo

• Esforçar-se demais;
• Desorganização Pessoal;
• Incapacidade de dizer “não”;
• Falta de autodisciplina;
• Procrastinação, indecisão;
• Deixar tarefas inacabadas;
• Socializar.

8
Gestão do Tempo - Causas Frequentes para a perda de Tempo

Barreiras Administrativas ao Tempo

• Falta de Objetivos, propriedades e planeamento;

• Delegação Ineficiente;
• Pessoas não treinadas ou inadequadas;
• Falta de Comunicação;
• Responsabilidade pu autoridade confusa;
• Falta de Padrões, controlo e relatórios dos progressos;
• Não saber escutar.

9
Gestão do Tempo - Causas Frequentes para a perda de Tempo

Barreiras Ambientais ao Tempo

• Interrupções pelo telefone;

• Visitantes Ocasionais;
• Encontros;
• Informação atrasada ou incompleta;
• Papelada, formalidades, leitura;
• Falta de Pessoal ou excesso de pessoal;
• Barulho, distrações visuais.

10
Gestão do Tempo
As Barreiras Humanas ao Tempo são Constituídas por 2 Vertentes:

No entanto, são as que

mais dão oportunidade
São as mais difíceis de
de trabalhar porque
dominar, derivam dos
pode fazer escolhas
hábitos adquiridos ao
sobre a sua forma de
longo da vida.
organização, desde que
tenha identificado as
principais causas.
11
Gestão de Tempo
O que significa Gestão de Tempo?

1 • Estabelecer Prioridades

2 • Planear Atividades e Tarefas

3 • Organização Pessoal

12
Gestão de Tempo
1. Estabelecer Objetivos e Prioridades
Mensurável • Algo que possa ser medido, não pode ser algo abstrato;

Atingível • Não ser impossível de medir;

Realista • Não ser algo demasiado difícil nem demasiado fácil;

Compatível • Ser algo que você pode realizar e que não vá contra o que você realmente quer;

Prazo • Definir prazos limite;

Específico • Não ser algo geral, mas algo concreto;

Pessoal • Algo seu, adaptável a si e ao que você quer e não a outra pessoa;

Escrito • Deverá escrevê-lo para que não se esqueça.

13
Gestão de Tempo
1. Estabelecer Objetivos e Prioridades

Deverá ter em conta a hierarquia dos objetivos

Mais urgente
Diários
Semanais
Mensais
Trimestrais
Anuais
Longo Prazo Menos urgente
14
Gestão de Tempo
1. Estabelecer Objetivos e Prioridades
O que eu gosto antes do que não gosto;
Aquilo em que se é mais rápido antes daquilo em que se é mais lento;
Critérios Trabalhos fáceis antes dos difíceis;
comuns Tarefas rápidas antes das que requerem muito tempo;
para Atividades em que se têm recursos materiais;
estabelecer Tarefas marcadas com outros;
prioridades Tarefas planeadas antes das não planeadas;
do tempo Respostas às exigências dos outros antes da resposta ás nossas exigências;
Trabalhos urgentes antes dos importantes e não urgentes.

15
Gestão de Tempo
1. Estabelecer Objetivos e Prioridades
Crises e emergências logo que surgem;

Critérios O que é interessante antes do que é desinteressante;

comuns O que será concluído mais proximamente;
para Resposta com base nas consequências de fazer ou não fazer alguma coisa;
estabelecer
Trabalhar nas coisas pela sua ordem de chegada;
prioridades
do tempo Trabalhar com base nas consequências para o grupo;

Fazer coisas por hábito, sem pensar nas consequências.

16
 Gestão de Tempo
2. Planear Atividades e Tarefas
O segundo ponto da gestão do tempo após estabelecer objetivos e
prioridades é o planear as atividades e tarefas e assim deverá ter em conta:

Plano de Trabalho Plano de Tempo

• Objetivos/resultados • Estimativa de duração

• Atividades • Horários
• Prioridades • Flexibilidade

17
Gestão de Tempo
2. Planear Atividades e Tarefas
Vantagens de um plano
• Obriga a pensar no futuro;
• Ajuda a evitar problemas;
• Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho;
• Fornece mais tempo útil;
• Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros;
• Ajuda a gerir o tempo dos outros;
• Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho;
• Ajuda a dizer “não” mais vezes;
• Ajuda a trabalhar com mais calma;
• Ajuda a fazer mais coisa.
18
Gestão de Tempo
3. Organização Pessoal

Construa um horário para que se organize no seu dia a dia

• Junte os itens semelhantes;

• Utilize os “tempinhos”;
• Faça do tempo de transição um tempo produtivo;
• Seja fiel ao seu horário;
• Comece cedo;
• Faça horário em torno das atividades chave;
• Avalie os seus horários;
• Calendarize as suas prioridades.

19
Gestão de Tempo
3. Organização Pessoal

• Analise as interrupções;
• Seja breve;
• Reorganize-se;
• Defina um prazo;
Minimize as • Escreva;
interrupções: • Desloque-se;
• Levante-se;
• Conjugue os assuntos;
• Aprenda a comunicar melhor

20
Gestão de Tempo
3. Organização Pessoal

Procrastinação:

É a arte de saber adiar

Porquê?

21
Gestão de Tempo
3. Organização Pessoal
O que leva as pessoas a adiaras coisas?

• Desorganização
• Desejo de evitar tarefas desagradáveis
• Medo de falhar
• Medo do sucesso e as suas implicações
• Não saber por onde começar
• Perfecionismo
• Falta de confiança e diálogos internos negativos
• Medo da mudança
• Medo da rejeição……

22
Benefícios da Gestão do Tempo

Eficiência

Saúde Sucesso

23
Obstáculos para uma Eficiente Gestão do Tempo

Incapacidade
Objetivos
Desorganização para dizer Interrupções
obscuros
“não”

Períodos de Muitas coisas Muito trabalho

Stress e fadiga
inatividade de uma vez e pouco lazer

24
O que Podemos Fazer?
• Reconhecer que os obstáculos existem

• Identificá-los

• Empregar estratégias para superá-los

25
Como Organizar o Seu Tempo?

Preparação Foco Disciplina

26
Definir Prioridades
Fazer

Delegar

Adiar

Eliminar

27
Definir Prioridades

1. • Tratar das urgências

2. • Realizar logo o que

se puder

• Estabelecer prazos
3. para o que for
adiado

28
Atividades Importantes vs Urgentes

Atividades Importantes Atividades Urgentes

• Estão ligadas aos • Não podem ser

objetivos executadas mais
fundamentais e tarde
prioritários

29
Matriz das Prioridades

30
Matriz das Prioridades

31
A Técnica de Pomodoro

32
Webgrafia
ühttp://www.europass.pt/documentos/14._Kit_Europass___Gest_o_do_Tempo_e_Org.pdf
ühttps://pt.slideshare.net/jaimefri/gesto-do-tempoppt-verso-jfr
ühttps://vanderhulst.com.br/blog/2017/05/30/aumente-sua-produtividade-com-matriz-de-gest
ao-do-tempo/
ühttps://www.hostgator.com.br/blog/gestao-de-tempo-e-produtividade/

33