Gestão do Tempo e Organização do Trabalho

Planeamento e
Organização do Trabalho
Gestão do Tempo
 Gestão do Tempo
Por vezes, o problema não é ter muitas tarefas para realizar, mas a forma
como utilizamos o tempo. Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas nas
datas estabelecidas.

Gerir o tempo implica:

 
- Saber quais os nossos objetivos e prioridades.
- Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o 
alcançar.
- Pensar a longo prazo. Não pense apenas no dia de hoje.
- Auto - conhecimento: conhecer o modo como funcionamos 
melhor!
 Gestão do Tempo

• O que faz para garantir que cumpre prazos?

• Tem uma tarefa fácil e uma tarefa difícil para fazer. Qual é a tarefa que
faz primeiro?

• Estabelece um plano para cada dia ou para um período mais longo?

• Estabelece prioridades?
 Gestão do Tempo
Gere bem o seu tempo? Segue-se um questionário que avalia várias áreas fulcrais na
gestão do tempo.
 Gestão do Tempo
Depois de responder a todas as questões deverás somar os pontos dados a cada pergunta
Depois de responder a todas as questões deverás somar os pontos dados a cada pergunta
Gestão do Tempo
 Gestão do Tempo e Organização do Trabalho

Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais

Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais
para que consiga atingir objetivos e ter sucesso.
para que consiga atingir objetivos e ter sucesso.
Assim, apresentamos-lhe algumas estratégias para que tire o melhor partido
Assim, apresentamos-lhe algumas estratégias para que tire o melhor partido
do seu tempo e da organização do seu trabalho.
do seu tempo e da organização do seu trabalho.

Agora DESENVOLVA a sua competência para gerir o

tempo e a organização de trabalho:

1.O que é o tempo e como geri-lo

2.Estabelecer objetivos e prioridades
3.Planear atividades e tarefas
4.Organização do pessoal
5.Organização do trabalho
 
 Tempo
O que é o tempo? O tempo é um elemento que se gasta e não se recupera. 
Apesar de pensarmos que “temos todo o tempo do mundo”, tudo o que
fazemos requer tempo e mesmo que não o usemos ele permanece limitado.
É algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que não é
adaptável.
 Tempo
AGORA REFLITA:
 

SENTE QUE NÃO TEM TEMPO PARA NADA?

QUE O TEMPO NÃO LHE CHEGA PARA TUDO?

SERÃO APRESENTADAS ALGUMAS

ESTRATÉGIAS PARA QUE
CONSIGA RENTABILIZAR O MAIS
POSSÍVEL O SEU TEMPO.

No entanto, não se esqueça que o

tempo é LIMITADO a 24h
diárias.
 Tempo
Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos são os
impedimentos a uma gestão de tempo eficaz.

Faça uma pequena reflexão:

A que causas atribui as perdas de tempo?
 
1- 

2-  

3-  
 
 

O que costuma fazer para que isso não aconteça?
 
1-  

2- 
Dividimos as maiores preocupações com
o tempo em três grandes categorias:

Tempo
Tempo
 Tempo

São as mais difíceis No entanto, são as que

de dominar, derivam mais dão
dos hábitos oportunidade de
adquiridos ao longo trabalhar porque pode
da vida. fazer escolhas sobre a
sua forma de
organização, desde
que tenha identificado
as principais causas.
 Gestão do Tempo
O que significa a gestão de tempo?

1. Estabelecer objetivos e prioridades

2. Planear atividades e tarefas
3. Organização pessoal
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
Estabelecer objetivos;

Tem a certeza de que 
distingue
facilmente objetivos?

De seguida, realizará um exercício onde poderá responder a esta 
questão.
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
Assinale com um X os que considera objetivos

 Faça diariamente 20 cartas.
 Aprecie bailado.
 Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
 Cante uma canção.
 Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de 
trabalho.
 Cite um exemplo de solidariedade.
 Desenvolva o potencial da criança.
 Dedique-se à sua equipa.
 Defenda a democracia.
 Escreva um relatório.
 Seja uma boa cidadã/cidadão.
 Identifique os objetivos desta lista.
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
Há 5 objetivos, conseguiu identificá-los?
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
Mas porque é importante criar objetivos?

 Mensurável: algo que possa ser 
medido, não pode ser algo abstrato;
 Atingível: não ser impossível de 
conseguir;
 Realista: não ser algo
demasiado difícil nem demasiado 
fácil;
 Compatível: Ser algo que você pode 
realizar e que não vá contra o que 
você realmente quer;
 Prazo: definir prazos limite;

 Específico: não ser algo geral, mas 
algo concreto;
 Pessoal: algo seu, adaptável a si e 
ao que você quer e não a outra 
pessoa;
 
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
Deverá ter em conta a hierarquia dos objetivos

Diários

Semanais

Mensais

Trimestrais

Anuais

Longo Prazo
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
Realize agora uma reflexão, com vista a definir os seus
Realize agora uma reflexão, com vista a definir os seus
objetivos.
objetivos.

Demore o tempo que for necessário mas tenha em

Demore o tempo que for necessário mas tenha em
conta as características dos objetivos referidas
conta as características dos objetivos referidas
anteriormente
anteriormente

Após preencher a tabela guarde-a consigo para que se

Após preencher a tabela guarde-a consigo para que se
vá recordando e atualizando os seus objetivos.
vá recordando e atualizando os seus objetivos.
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
Estabeleça os seus objetivos de longo, médio e curto
prazo.

LONGO PRAZO MÉDIO PRAZO CURTO PRAZO

(POR EX.: DAQUI A 4 (POR EX.: ESTE ANO) (POR EX.: PRÓXIMO
ANOS) SEMESTRE)
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
Já lhe demos algumas formas de organização a partir dos
seus objetivos, no entanto, muitas são as vezes em que
tem de estabelecer prioridades sobre esses mesmo
objetivos:

Quais irei realizar primeiro?!

Reflita um pouco:

Quais são normalmente os seus critérios para estabelecer

prioridades.
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
CRITÉRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO

 Crises e emergências logo que surgem;

 O que é interessante antes do que é desinteressante;
 O que será concluído mais proximamente;
 Resposta com base nas consequências de fazer ou não fazer alguma coisa;
 Trabalhar coisas pela sua ordem de chegada;
 Trabalhar com base nas consequências para o grupo;
 Fazer coisas por hábitos, sem pensar nas consequências.
 Estabelecer Objetivos e Prioridades
Imagine  que  lhe  é  fornecido  um  frasco  e  lhe  é  pedido  que  coloque  um  conjunto  de  pedras
grandes, pedras médias, uma porção de areia e água de modo a que tudo caiba lá dentro.

Por  que  ordem  deve  introduzir  cada  um  destes  elementos,  de  forma  a  atingir  o  objetivo 
proposto?

 Em 1.º lugar: 
 Em 2.º lugar: 
 Em 3.º lugar: 
 Em 4.º lugar:
 Estabelecer Objetivos e Prioridades

Solução:

1º - Pedras Grandes
2º - Pedras Médias
3º - Areia
4º - Água
 Planear atividades e tarefas
O segundo ponto da gestão do tempo após o estabelecer objetivos e prioridades é o 
planear as atividades e tarefas e assim deverá ter em conta:

Plano de Trabalho Plano de Tempo

 Objetivos/resultados  Estimativa de duração

 Atividades  Horários

 Prioridades  Flexibilidade
 Planear atividades e tarefas
Mas então agora coloca-se a questão: QUAIS AS VANTAGENS DE SE FAZER UM
PLANO?!
 Obriga a pensar no futuro

 Ajuda a evitar problemas

 Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho

 Fornece mais tempo útil

 Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros

 Ajuda a gerir o tempo dos outros

 Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho

 Ajuda a dizer “não” mais vezes

 Ajuda a trabalhar com mais calma

 Ajuda a fazer mais coisas

 Planear atividades e tarefas

COMO FAZER UM PLANO SEMANAL?

 Defina objetivos
 Estabeleça prioridades para todas as atividades
 Seja realista quanto ao tempo
 Divida os trabalhos quando complexos
 Desenhe o seu plano em função do tempo
 Escolha a melhor sequência de atividades
 Defina os locais para realizar as tarefas
 Deixe um tempo para os imprevistos
 Transforme o ato de planear num hábito
 Organização Pessoal
Após termos abordado temáticas como o estabelecimento de objetivos e prioridades
Após termos abordado temáticas como o estabelecimento de objetivos e prioridades
e o planeamento de atividades e tarefas, passamos para o terceiro e último ponto:
e o planeamento de atividades e tarefas, passamos para o terceiro e último ponto:
organização pessoal – a partir de várias atividades que lhe apresentamos a seguir
organização pessoal – a partir de várias atividades que lhe apresentamos a seguir
poderá organizar melhor o seu tempo e torná-lo mais rentável.
poderá organizar melhor o seu tempo e torná-lo mais rentável.

 Construa um horário para que se organize no seu dia a

 Construa um horário para que se organize no seu dia a
dia
•diaJunte os itens semelhantes
• Utilize os “tempinhos”
• Faça do tempo de transição um tempo produtivo
• Seja fiel ao seu horário
• Comece cedo
• Faça o horário em torno das atividades chave
• Avalie os seus horários
• Calendarize todas as suas atividades
 Minimize as interrupções
 Minimize as interrupções

• Analise as interrupções
• Seja breve
• Reorganize-se
• Defina 1 prazo
• Escreva
• Desloque-se
• Levante-se
• Conjugue os assuntos
• Aprenda a comunicar melhor

Organização Pessoal

Telefonemas, como se organizar:
• Agrupe os telefonemas a fazer
e faça de 1 vez
• Deixe mensagens completas
• Atualize o voice-mail
diariamente
• Mantenha a área do telefone
arrumada
• Programe os números que
utiliza mais
Organização Pessoal
Telefonemas, como os fazer:
• Planeamento
• Prepare a abertura
• Escolha a melhor altura
para ligar/pergunte
• Fale devagar
• Forneça informações
detalhadas
• Se tiver de pedir para aguardar,
explique porquê e agradeça
quando regressar
• “Antes de desligar queria ainda
colocar- lhe esta questão...”
• Deixe mensagens com significado
• Procure formas de contacto
alternativas
 Organização Pessoal
 Telefonemas, O que não fazer ao telefone:

• Ter longas mensagens no voice-mail, ou saudações pouco

profissionais;
• Deixar as pessoas a aguardar indefinidamente
• Falar com outras pessoas
• Autorizar interrupções
• Teclar no computador
• Ler o email
• Deixar mensagens num ritmo elevado
 Organização Pessoal
 Emails:  Cuidados a ter:

• NÃO
Ver a caixa de correio regularmente
• Escrever tudo em maiúsculas ou
• Ler de acordo com o assunto e o remetente
• Responder rapidamente sinais de exclamação

• • Ser abrupto
Ser educado
• • Dar ordens
Gravar quando necessitar
• • Assumir que o seu email é lido
Ser breve
• • Enviar mensagens confidenciais
Quando responder verificar quem
vai receber o seu email • Gravar a menos que necessite para
• Limpar a caixa de correio regularmente documentação

• • Reenviar anedotas, a menos que

Quando fizer forwards, mudar o assunto
saiba que o outro quer
 Organização Pessoal

Procrastinação:
Procrastinação:

O que é a Procrastinação?
É a arte de adiar

Qual a razão que leva as pessoas adiar as coisas?

De seguida, apresentamos uma pequena

lista com possíveis razões, leia e reflita
sobre aquelas com que se identifica mais.
 Organização Pessoal
Qual a razão que leva as pessoas a adiar as coisas? Qual(ais) se aplica(m) a si?

• Desorganização
• Desejo de evitar tarefas desagradáveis
• Medo de falhar
• Medo do sucesso e suas implicações
• Não saber por onde começar
• Perfecionismo
• Falta de confiança e diálogos internos negativos
• Medo da mudança
• Medo da rejeição
• A tarefa parece ser tão difícil e ocupar demasiado tempo
• Não ter os acessórios ou os recursos necessários para fazer o trabalho
 Organização Pessoal
Agora irá fazer um exercício com o objetivo de tentar compreender porque adia as suas
atividades e como pode alterar isso a seu favor, de modo a rentabilizar o seu tempo:

1.Faça uma lista completa de todas as coisas que tem

vindo a adiar;

2.Ao lado de cada uma, escreva a razão do adiamento.

Seja honesto/a. Depois veja se existem motivos comuns;

3. Escolha um item da lista para tratar esta semana;

4.Escolha uma altura da semana para fazer esta tarefa.

Defina tudo o que necessita para o fazer;

5.Marque uma hora para começar a fazer. Preocupe-se

apenas em começar – sem interrupções, sem pausas e
sem distrações.
 Organização Pessoal
IMPORTANTE: NÃO ADIE!!

Tente arranjar soluções:

 Como por exemplo, para tornar o seu trabalho menos intimidante, divida-o em
partes pequenas:

 Os grandes projetos são assustadores

 Os pequenos projetos parecem mais fáceis

 Organização do Trabalho
Ao gerir o seu tempo e ao organizar-se pessoalmente, deverá ter em conta também a
organização do seu trabalho e as diferentes fases que o constituem. De modo a
rentabilizar mais o seu tempo, reflita sobre as seguintes:

1º PASSO 2º PASSO

• O que faço na minha atividade • Para que serve esta tarefa?

profissional?
• Qual a sua finalidade?
Os principais objetivos desta fase são:
– Clarificar todo o tipo de
atividades que lhe competem; Os principais objetivos desta fase são:
– Tomar consciência das tarefas - – Eliminar tarefas ou procedimentos
de gestão e de execução - com desnecessários
que ocupa o seu tempo de
trabalho
 Organização do Trabalho

3º PASSO 4º PASSO
• Como deverá ser realizada?
• Quem a deve fazer?
• Quais as informações ou os meios
• Quem a poderá/ deverá fazer? de que necessito para realizar a
tarefa?
Os principais objetivos desta fase são:
– Delegar;
Os principais objetivos desta fase são:
– Redefinir funções e
– Simplificar métodos,
responsabilidades
procedimentos ou suportes de
informação;
– Afetar apenas os meios e as
informações necessários e
suficientes
 Organização do Trabalho

5º PASSO

• Qual o prazo ou a data estipulada?

• Quando deverá estar concluída?

• Quanto tempo é necessário para a

realizar?

• Quando a deverei realizar? Qual a

melhor altura?
 Organização do Trabalho

Delegue as tarefas, não tente fazer tudo sozinho quando tem quem o possa
ajudar;

 Tenha em conta a comunicação na sua equipa, para que mais facilmente se

resolvam imprevistos;

 Crie também dois documentos importantes:

Plano/Agenda ANUAL Lista DIÁRIA

 Organização do Trabalho
Plano/Agenda ANUAL

 Dimensão adaptada às necessidades mas de acesso rápido e fácil.

 Evite a utilização de duas agendas em simultâneo. Caso não seja

possível, estabelecer metodologias de sincronização.

 Assente as datas limite para a realização das diversas tarefas.

Utilize dois níveis de registo: de visão rápida e alargado no tempo,

e a agenda propriamente dita com os pormenores.

Na agenda de papel, escrever a lápis para que possa fazer

alterações.
 Organização do Trabalho
Lista DIÁRIA

 Deverá ser colocada o mais junto possível da agenda.

 Nela deverão figurar as tarefas que desejamos realizar naquele dia, por
ordem de prioridades.
 No sistema de ordenação devem ser respeitados os seguintes princípios:
 Tarefas Importantes/Urgentes;
 Tarefas Importantes/Não Urgentes;
 Tarefas Não Importantes/Urgentes;
 Tarefas Não Importantes/Não Urgentes.
 Reservar para cada tarefa um período de tempo determinado e controlar o
seu cumprimento no final do dia.
 Deixar algum tempo para os imprevistos porque alguns poderão ser
prioritários.
 Fazer controlos sistemáticos ao longo do dia.
 Organização do Trabalho
Lista DIÁRIA

 Apontar todos os pormenores úteis e necessários à execução de cada tarefa

(números de telefone, endereços, local e hora da reunião ou do encontro etc).
 Não esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia seguinte,
aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados pelos imprevistos,
particularmente os urgentes.
 Se o planeamento através da lista diária não resultar, poderá dever-se ao
seguinte:
 tentativa de realizações excessivas para um só dia;
 falta de preparação para algumas tarefas;
 deficiências na formulação da tarefa;
 falta de informação necessária;
 dificuldades na planificação por excesso de pressão;
 algumas tarefas são abandonadas porque são muito difíceis, ou por
serem aborrecidas;
 falta de autoconfiança.
 Gestão do Tempo e Organização do Trabalho
Após tudo o que lhe foi transmitido até agora, deixamos algumas questões
para que leia, reflita e responda o mais sinceramente possível:

 Identifique e DESCREVA o seu principal fator desperdiçador do tempo

 Identifique as CAUSAS da existência desse desperdiçador.

 Invente as POSSÍVEIS SOLUÇÕES para anular ou reduzir esse desperdiçador.

 Escolha uma ou duas soluções que irá PÔR EM PRÁTICA durante os próximos
15 dias.

 Calcule o tempo que poderá vir a GANHAR com a prática dessa solução

 Ao fim de 15 dias, AVALIE os resultados.

Resultados mais positivos/tempo ganho - Parabéns! Parta para outro desperdiçador.
Resultados menos positivos - Aplique outra solução!.
 Não Esquecer
O tempo é limitado por isso tente:

Não lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo: delegue tarefas
e aprenda a dizer que não;

Não ter um excesso de interrupções pelo telefone: organize os seus telefonemas e a

forma de os fazer;

Não ter um excesso de interrupçõesquando está a fazer trabalhos que requerem

concentração: concentre-se numa tarefa de cada vez, crie objetivos e prioridades e
realize-as;

Não gastar demasiado tempo com problemas trazidos pelos seus colaboradores ou
colegas: tente resolvê-los o mais rapidamente possível;

Não ter responsabilidade e autoridade não claramente definidas: ao delegar as

tarefas diga o que cada um tem de fazer, não se esqueça que a comunicação é
essencial;
 Não Esquecer

Não abandonar um trabalho antes de o terminar para pegar noutro: Concentre-se na tarefa
que tem de fazer, planeie as suas atividades, crie objetivos e prioridades e siga tudo à risca;

Não realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser feitos por outrem: Não se esqueça de
delegar as tarefas, não precisa necessariamente de fazer tudo, rentabilize o seu tempo;

Não ter reuniões e contactos sem hora marcada e sem clara visão das prioridades: planeie a
sua agenda com as horas e assuntos a tratar;

Não ter falta de objetivos, prioridades e prazos para os trabalhos: ordene as suas tarefas por
grau de importância e urgência, defina anteriormente os seus prazos e cumpra tudo o que
planeia;
 Motivos para criar a própria empresa

“As suas hipóteses de sucesso são diretamente 
proporcionais ao grau de prazer que retira do que faz.”
Michael Korda

Todos nós podemos encontrar, em algum momento da nossa 
vida, a oportunidade ou a necessidade de criar um negócio.