ARQUIVO

ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

UFCD 0653
TÉCNICOS DE CONTABILIDADE

FORMADORA: SANDRA COELHO

 Sistemas magnéticos,
óticos e micográficos

Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos ou gestão de ficheiros é a forma de

organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa.
Sistemas magnéticos,
óticos e micográficos
Como é atualmente feita a gestão de ficheiros?

 Sistemas magnéticos: O arquivo é feito em discos

magnéticos.

Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um

determinado disco, o sistema operacional pode
descodificar os dados armazenados e lê-los ou gravá-los.
Sistemas magnéticos,
óticos e micográficos

A Utilidade da micro-informática na gestão

da documentação.

A micro–informática também conhecida como o

microcomputador, ou PC (Personal Computer).

Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os

mais sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam
cada vez mais.
Sistemas magnéticos,
óticos e micográficos
Qual a utilidade da micro-informática na gestão da
documentação?

• Redução do espaço;
• Facilidade no acesso aos documentos;
• Maior segurança.

Sistemas óticos: os documentos são filmados ou fotografados.

Sistema de Ordenação
 Segue a sequência alfabética. Ordenação por apelidos,
Alfabéticos
palavra a palavra ou letra por letra

P rin cip ais

Numéricos Segue a sequência da ordem natural dos números

S is tem as d e O rd en ação Ideológicos Segue a ordenação de acordo com o conteúdo / assunto.

Segue a ordenação de grupos primários de ordem

Alfanuméricos
alfabética e secundários de ordem numérica

Segue a ordenação em função da data de emissão ou de

Cronológicos
recepção
D erivad o s

Segue a ordenação de acordo com a região onde são

Geográficos
emitidos (regiões, distritos, concelhos…)

Segue a ordenação que tem por base a divisão das

Decimais matérias em classes, que por sua vez se subdividem em
subclasses.
Caraterísticas dos
arquivos
Quanto à organização
podem ser:
 Centralizados – Encontram-se num único sector. Abrange toda

uma empresa. Caracteriza-se pela existência de um sector

especializado que classifica todos os documentos; recebe; distribui
e expede pelo correio.

 Descentralizados – Cada sector tem arquivo próprio.

Caracteriza-se pela existência em cada sector ou serviço de uma
classificação de arquivo próprio sem obediência ao plano geral.
Neste caso os documentos encontram-se sempre nas mãos do
utilizador.
Vantagens do
arquivo centralizado
 Eficiência
É necessário manter um arquivista o que melhora a
eficiência e a rapidez do trabalho em todas as suas etapas.

 Responsabilidade
O cuidado e a proteção do documento melhora muito,
pois a responsabilidade encontra-se nas mãos de um
especialista.
Vantagens do
arquivo centralizado
Economia
É grande a economia de equipamento, pessoal, tempo
gosto no arquivo, na localização.

Concentração
Os documentos são concentrados por assunto,
oferendo ao consultante uma visão global.
Desvantagens do
arquivo centralizado
 Consulta dificultada – necessidade de locomoção até ao

centro dos arquivos.

 Perda de tempo – muito tempo perdido na locomoção até

ao arquivo centrar e na espera para poder iniciar a consulta.

Quanto à posição
podem ser:
Arquivo Vertical - é aquele que, como o próprio nome indica,
coloca os documentos (pastas, fichas, livros e outros), dispostos
verticalmente, uns após os outros, como acontece nas
bibliotecas.

Vantagens:
 Baixo custo

 Fácil de ser operado

 Fácil de ser conservado e atualizado

 Permite a consulta de um documento sem consultar

os demais

Desvantagens:
 Necessidade de retirar o documento ou ficha para

proceder a anotações adicionais.

 Arquivo horizontal - O sistema horizontal é constituído,
geralmente, por armários ou estantes com divisões, onde se
colocam os documentos uns sobre os outros. Este arquivo não é
prático. É necessário deslocar todos os documentos para retirar
aquele que se deseja.

Vantagens:
 Iluminação direta sobre as fichas e documentos;

 Permite anotações no próprio local;

 Não implica grandes despesas com mobiliário;

Desvantagens:
 Acessibilidade difícil;

 É necessário criar muitas intercalações, o que ocupa

muito espaço;
 Necessidade de se deslocarem documentos que
estiverem sobre o documento procurado.
Arquivo Rotativo - O sistema rotativo é aquele em que os processos,
dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a
um eixo vertical rotativo que permite o acesso aos documentos que
tenham necessidade de consultar.

Vantagens
 Facilidade de leitura;
 Acessibilidade;
 Necessidade de pouco espaço.
 Grande versatilidade.
 Grande capacidade.
 Rapidez nas consultas

Desvantagens
 Custo elevado
 Exige pessoal especializado
 Despesas adicionais com pastas suspensas
Arquivo Suspenso - documentação colocada
em pastas ou bolsas de papel kraft (uma
qualidade de papel), dobrado em forma de fole,
suspensas pela parte superior em classificadores
que deslizam numa estrutura metálica. As pastas
podem apresentar visibilidade superior ou
lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas
(arquivos de processos).
Quanto à consulta
podem ser:
A distinção entre arquivos ativos, semiativos e inativos está no
facto de dentro de uma determinada organização alguns
arquivos (os ativos) serem consultados com muita frequência.
Enquanto, que nos arquivos semi-ativos e inativos, a sua
frequência de consulta é muito baixa