Índice

1. Introdução
4

2. Definição de arquivo
5

3. Evolução histórica do arquivo

6

4. Funções do arquivo
7

5. Tipos de arquivos
8

6. Critérios de classificação dos documentos

13
7. Métodos de classificação dos documentos
16

7.1. Classificação por ordem alfabética

16

7.2. Classificação por ordem numérica

18

7.3. Classificação por ordem alfa-numércia

18

7.4. Classificação por ordem cronológica .

...........................................................................20

7.5. Classificação por ordem ideológica 21

7.6. Classificação por ordem decimal universal 23
8. Quanto às instituições que produzem os documentos
26

9. Conclusão 28

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 10. Bibliografia/Netgrafia
29

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 Introdução

A PAF é um trabalho onde os alunos aprofundam os conhecimentos

adquiridos em contexto de sala de aula, aplicando-os (nesse trabalho) visando
a aquisição de competências básicas, necessárias ao bom desempenho das
funções de empregado comercial.

A escolha do tema do meu projeto final de curso (PAF) incide sobre a

temática do arquivo.

O objetivo geral é o aprofundamento de conhecimentos acerca do arquivo.

Os objetivos específicos são:

O trabalho será feito em word e terá como base de apresentação o programa

Power Point.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 Definição de arquivo

Antigamente, o arquivo era conceituado como um depósito de documentos e

papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das
instituições ou indivíduos. Surge então a ideia de arquivo administrativo e
arquivos históricos.

A conceituação moderna define arquivo como um “conjunto de documentos

oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores
para efeitos futuros”.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

 Conjuntos de documentos;

 Móvel para guarda de documentos;

 Local onde o acervo documental deverá ser conservado;

 Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guarda e

conservar documentação;

Evolução histórica do arquivo

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 Época antiga:

A origem histórica dos arquivos remonta ao início da escrita, nas civilizações

do Médio Oriente, há cerca de 6 mil anos atrás. Os primeiros arquivos
surgiram de forma espontânea nos palácios e nos templos. Alguns dos
principais arquivos da Antiguidade são: Palácio de Ebla na Síria, Arquivo do
Templo de Medinet no Egipto no Séc. XII a.C.. Os Hititas foram os primeiros
povos a construir um edifício especial para arquivos, no Séc. XIV a.C.

Época Moderna:

Intensificou-se a acumulação de documentos provindos de

arquivos distintos para um mesmo depósito, como é
exemplo a Companhia de Jesus. Érviços na justiça e na
economia.
Funções do arquivo

 Servir a administração: Fornecem informações e documentos

necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos
documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 controle da produção de documentos e colocam à disposição dos
usuários documentos que fornecem informações.

 Servir à História: Fornecem informações ou documentos para

reconstituir ou escrever a história política, social ou econômica de uma
nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma
importante fonte de pesquisa.

 Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;

 Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou

eliminação;

 Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos

órgãos da empresa;

 Arquivar os documentos, visando a preservação da informação;

 Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos

que possam ocasionar a sua perda;

 Executar as funções específicas conforme a organização e

administração da instituição.

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 Tipos de arquivos

Ativos, Semi-Ativos e Inativos:

 A distinção entre arquivos ativos, semi-ativos e inativos decorre do facto
de dentro de uma determinada organização ou sistema de informação,
alguns arquivos – os ativos – se revestirem de uma frequência de consulta
da sua documentação extremamente elevada, servindo o intuito de
informar, na gestão corrente dos serviços inativos, a sua frequência de
consulta 

javascript:void(0)A designação arquivo inativo não deve ser entendido à letra,

isto é, no sentido de que é um arquivo “morto”. Tal expressão, generalizada
na prática, tem de se considerar como menos própria devendo-se, com mais
rigor, designar o arquivo inativo como “arquivo definitivo” ou “estático” e o
arquivo ativo como “arquivo corrente” ou “dinâmico”. Estas designações têm
a ver com as fases do ciclo vital da documentação.

A fase ativa corresponde à primeira idade do ciclo vital da documentação,

durante a qual o documento é utilizado de uma forma regular pela entidade
produtora, para fins administrativos, fiscais e legais. Na fase semi-ativa,
considerada como a segunda idade deste ciclo, a documentação é
ocasionalmente consultada e utilizada pela entidade produtora no exercício
das suas atividades. Na fase inativa, terceira e última fase do ciclo vital, a
documentação deixou de ser utilizada pela entidade produtora no âmbito dos
fins que motivaram a sua criação; deve, por isso, ser eliminada, a menos que
possua valor secundário que justifique a sua conservação permanente.

No arquivo definitivo, também chamado “histórico” a documentação é

conservada indefinidamente atendendo ao seu carácter histórico ou
patrimonial. Este problema requer a elaboração de um plano de ação em que
se defina, de acordo com a natureza de cada grupo ou série de documentos,
quando terá de se operar tal movimentação.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
Os arquivos ativos situam-se, de preferência, nos mesmos locais ou pelo
menos, nos mesmos edifícios em que os documentos são utilizados.Os arquivos
situam-se, de preferência, nos mesmos locais ou pelo menos, nos mesmos
edifícios em que os documentos são utilizados.

Os Arquivos semi-ativos e inativos devem situar-se fora da sede principal da

entidade a que pertencem.

Centralizados, descentralizados, parciais e dirigidos:

Outra distinção relacionada, de certo modo, com a anterior, contrapõe os

arquivos centrais ou centralizados aos descentralizados ou parciais.

Os arquivos centralizados são, em princípio, comuns para as várias

dependências ou serviços da organização, ao passo que, os arquivos
descentralizados são os que existem ou podem existir nas diferentes unidades
de uma determinada entidade.

A noção de arquivo descentralizado ou parcial coincide, muitas vezes, com a

do arquivo ativo ou dinâmico. É normal, com efeito, que os arquivos que as
várias unidades menores criam e mantêm, se limitem à documentação de
consulta permanente, configurando-se o arquivo central como um serviço que
recolhe a documentação procedente daqueles, uma vez transcorridos os
prazos regulamentares de conservação na origem ou quando haja expirado o
prazo da produção de efeitos administrativos.

O arquivo ativo pode também ser centralizado, solução utilizada por certos
organismos onde se proíbem formalmente a constituição de arquivos por
sectores.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
  Vantagens e inconvenientes:

Estas soluções extremas, a de arquivos centralizados e descentralizados,

apresentam, contudo, certas vantagens e inconvenientes.

Os arquivos centralizados oferecem as seguintes vantagens:

Possibilidade de unificar os sistemas de classificação utilizados, bem

como o equipamento e material;
Redução dos efetivos de pessoal dedicado às atividades de classificação
e arquivo;
Possibilidade de dispor de pessoal dotado de um elevado grau de
especialização;
Economia do espaço e equipamento, derivado da sua concentração e
melhor aproveitamento;
Aumento de capacidade de trabalho na medida em que evita a
compartimentação de serviços e pessoas.

 Inconvenientes:

A consulta de documentação não pode ser imediata o que, implica uma

certa lentidão provocada pela parte burocrática; implica uma certa
lentidão provocada pela parte burocrática;
Acresce trabalho adicional consequente da relação entre as várias
dependências e o arquivo (pedidos, recibos, confirmações,
reclamações).

 O inconveniente mais grave resulta dos problemas de coordenação entre o

arquivo centralizado e os vários serviços. Com efeito, isso acontece,
quando o trabalho diário de um determinado serviço requer
necessariamente a consulta e estudo de antecedentes documentais.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
  Os arquivos descentralizados ou parciais apresentam as seguintes
vantagens:

Proximidade dos documentos aos funcionários e serviços que os

utilizam;
Aumento de produtividade com a eliminação de demoras e interrupções
na execução do trabalho;
Supressão dos pedidos formais, recibos, reclamações e confirmações.

 Inconvenientes:

Multiplicidade de sistemas de classificação e controlo da

documentação;
Grande variedade de material de equipamento;
Escasso grau de especialização do pessoal;
Impossibilidade de determinar, em alguns casos, onde se encontram
arquivados determinados documentos;
Maior risco de perda ou extravio da documentação.

Arquivo dirigido:

Do anteriormente dito, resulta que uma solução intermédia constituirá, em

muitos casos, a melhor solução. Tal solução poderia consistir em centralizar o

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 arquivo ativo estabelecendo as exceções necessárias para as unidades ou
serviços cuja atividade normal se tenha de apoiar na consulta frequente de
antecedentes documentais. Para além disso, é conveniente que os arquivos
descentralizados, cuja criação se considera necessária, sejam submetidos a
normas de carácter geral e ao controle técnico do arquivo no que respeita a
sistemas de classificação, material e equipamento especializado.

 Este tipo de arquivo designa-se por arquivo dirigido ou misto, porque tenta
conciliar as vantagens dos arquivos centralizados e descentralizados e
evitar, tanto quanto possível, os seus inconvenientes.

 Os arquivos dirigidos apresentam as seguintes vantagens:

Unificação do sistema de classificação e equipamento;

Proximidade dos documentos aos funcionários e utentes;
Aumento de produtividade.

 Inconvenientes:

Ocupação de maior área;

Dificuldade na formação do pessoal;
Duplicação de documentação e processos de execução e controle.

Critérios de classificação

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 Os arquivos podem ser classificados conforme os seguintes aspetos:

 Natureza dos Documentos:

 Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em
especial e especializado.
O arquivo especial é constituído por documentos de diversos
formatos, como DVD’s, CD’s, fitas e microfilmes que, devido
as características do suporte, merecem um tratamento
especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico.
O arquivo especializado é constituído por documentos
resultantes de uma determinada área do conhecimento
humano, independentemente do suporte onde a informação
encontra-se registrada. São exemplos de acervos
especializados os arquivos médicos, os arquivos de
engenharia, entre outros.

 Extensão de sua atuação:

 Quanto à sua extensão, os arquivos podem ser classificados
em setoriais, estabelecidos junto aos setores de trabalho da
empresa, ou em arquivos centrais ou gerais, ou seja, aqueles
que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de
diversos setores de uma instituição.

 Entidades mantenedoras:
 Conforme as características da entidade acumuladora de
documentos, estes podem ser divididos em:

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 1. Arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas

esferas federal, estadual e municipal, no desempenho de suas atribuições

administrativas, legislativas e/ou judiciárias. Também são considerados

públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da

gestão de serviços públicos.

2. Arquivos privados: consideram-se arquivos privados os conjuntos de

documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em

decorrência de suas atividades. Ex: arquivos comerciais, institucionais,

pessoais.

 Estágios de evolução:
 Os documentos arquivísticos são identificados como
correntes, intermediários e permanentes, o que corresponde

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria
das três idades:
1. Arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem

movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

2. Arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente

nos

órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua

eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

3. Arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico,

probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 Métodos de classificação

 Classificação por ordem alfabética;

 Classificação por ordem numérica;
 Classificação alfanumérica;
 Classificação cronológica;
 Classificação geográfica;
 Classificação ideológica;
 Classificação decimal;
 Classificação decimal universal;
 Classificação automática.

Classificação por ordem alfabética

A classificação alfabética é o sistema de classificação mais conhecido, o mais

utilizado e o mais antigo de todos. Se à primeira vista nos dá a sensação de
ser o mais simples de aplicar, essa simplicidade é aparente. Quando a
documentação a ser classificada é pouco numerosa e se refere a pessoas
físicas, são poucos os problemas que surgem. Contudo, se o volume da
documentação for elevado surge o problema dos homónimos.

Da mesma forma quando a documentação diz respeito a denominações de

organismos ou empresas, frequentemente em forma de siglas, a sua
classificação pode tornar-se complexa e de difícil resolução.

No sistema de classificação alfabético, os grupos principais são ordenados

pelas letras do alfabeto e dentro de cada grupo os documentos a serem
classificados organizam-se segundo a ordem alfabética da palavra-chave,
permitindo intercalar, continuadamente, novos documentos no lugar

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
correspondente. É por isso considerado um sistema aberto.

A coincidência do primeiro apelido numa série de documentos obriga a tomar

como recurso uma nova palavra-chave para servir de orientação na
classificação de documentos. Este procedimento pode não resolver o
problema e terá de se arranjar uma terceira palavra-chave para a sua
resolução e assim sucessivamente. Os critérios assim aplicados para solucionar
estes problemas são subjetivos e suscetíveis de serem escolhidos segundo o
capricho do técnico que classifica no momento, e pode originar aplicações
diferentes para um mesmo organismo.

Antes de proceder a explanação destas regras, convém referir, que qualquer

denominação é suscetível de decomposição em várias palavras-chaves. Por
exemplo, o nome Francisco Manuel Costa pode descompor-se em três
palavras-chave: a primeira, Francisco; a segunda, Manuel; e a terceira, Costa.
Isto quer dizer, que qualquer uma das partes do nome de uma pessoa ou
organização é suscetível de ser escolhida como palavra-chave e pode ser
ordenado alfabeticamente.

É muito importante a existência de regras, normas e procedimentos a serem

adotados para que os critérios a aplicar nas organizações sejam uniformes. As
regras que se encontram nesta hiperligação são básicas e podem ser
adaptadas a qualquer organização ou serviço de forma a proporcionar critérios
uniformes.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 Classificação por ordem numérica

A classificação numérica utiliza a sequência natural dos números inteiros para

ordenar os elementos de um conjunto de documentos. Este sistema de
classificação é utilizado em conjunto com outros sistemas, normalmente, com
o sistema alfabético, para que se possam arquivar ou recuperar os
documentos. Está combinação pode ser traduzida em ficheiros remissivos,
ordenados alfabeticamente, ou mediante a utilização de meios informáticos
que permitirão a localização os documentos para posterior utilização.

Este sistema tem como vantagens principais: o facto de permitir a

classificação de um modo indefinido e sem interrupções; possibilita a deteção
imediata da falta de um processo ou documento pela ausência do número
sequencial correspondente, já que se torna mais fácil ler números do que
letras e permite uma arrumação dos documentos ou processos de forma
rápida e expedita.

O principal inconveniente é o facto de se tornar muito difícil a localização de

um documento ou processo quando se lança erradamente um número.

Classificação por ordem alfanumérica

A classificação alfanumérica resulta da combinação dos sistemas de

classificação alfabética e numérica. Baseia-se, na atribuição de um número ou
conjuntos de números a uma determinada classe alfabética para posterior
arquivamento e localização.

Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro no

arquivamento dos documentos e processos, já que estes são localizados pelo

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número atribuído a classe, procurando-se a seguir, na sequência alfabética. A
probabilidade de erro fica assim restringida ao espaço compreendido pela
classe.

Exemplo:

 O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al

 O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
 O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl
O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz

 O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl

 O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz

E assim sucessivamente...

Se quisermos localizar um processo referente a Costa, José Gonçalves, temos

de o procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontra-se arquivado
por ordem alfabética.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 Classificação por ordem cronológica

A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar

determinado número de documentos de acordo com as divisões naturais do
tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode
observar, é muito semelhante ao sistema numérico simples e utiliza-se,
muitas das vezes, em combinação com outros sistemas classificativos,
sobretudo, o alfabético.

javascript:void(0)A localização de um documento classificado cronologicamente

requer um conhecimento perfeito da data exacta (ano, mês ou dia) sem a
qual não será possível localiza-lo. Este tipo de classificação não oferece
especiais dificuldades quando se procede a incorporação de novos
documentos. Quando se pretende localizar e recuperar os documentos é
necessário elaborar fichas remissivas alfabéticas, por exemplo de assuntos,
que possibilitam a indicação
da data do documento.A
localização de um documento
classificado cronologicamente
requer um conhecimento
perfeito da data exata (ano,
mês ou dia) sem a qual não
será possível localiza-lo. Este
tipo de classificação não
oferece especiais dificuldades
quando se procede a incorporação de novos documentos. Quando se pretende
localizar e recuperar os documentos é necessário elaborar fichas remissivas
alfabéticas, por exemplo de assuntos, que possibilitam a indicação da data do
documento.

As conservatórias do Registo Civil, por exemplo, são serviços onde a

ordenação e pesquisa de documentos é elaborada mediante recurso às datas
de nascimento, casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de
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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
classificação é aplicado em arquivos de documentos de origem contabilística:
faturas, pagamentos de contribuições, ordenados e outros assuntos
relacionados com esta e em Arquivos Históricos e Etnográficos, uma vez que
proporciona a ligação do passado ao presente e nos mostrando-nos a evolução
das instituições ao longo da história.

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 Classificação por ordem ideológica

A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica ou

analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias,
conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo
assunto ou objeto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou
ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.

Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e subgrupos

com características cada vez mais particulares e restritas exigindo um certo
controlo e disciplina devido à grande variedade de palavras com significados
análogo.

Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento de trabalho

que sirva de orientação para a classificação de assuntos nos arquivos e que se
designa normalmente por classificador ou listagem por assuntos. O
classificador deve ser elaborado respeitando um determinado número de
regras, tais como, evitar as abstrações (por abrangerem matérias demasiado
vastas) e afastar a utilização de palavras com significados análogos,
colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser
utilizada.

As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo resultam do

facto de se poder ter uma visão global dos assuntos que são abordados na
documentação, permitir o agrupamento dos documentos de acordo com o seu
conteúdo, ser extensível até ao infinito e de ser altamente flexível.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte:

1. Divisão do assunto em capítulos

2. Divisão de cada capítulo em famílias

3. Divisão de cada família em grupos, representando assuntos

especializados

4. Divisão eventual de cada grupo em subgrupos, indicando uma divisão

particular

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 Classificação por ordem decimal universal

A Classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classificação

uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e
internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento
humano.

)Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edição do que

viria a ser a Classificação Decimal Universal. Esta primeira edição de Manuel
du Repertoire Bibliografique Universal é um desenvolvimento do esquema
base utilizado por Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez
grandes classes, que por sua vez, são divididas em dez subclasses que se
dividem em dez grupos. Cada conceito é traduzido por uma notação numérica
ou alfanumérica por exemplo, ao conceito geral de educação corresponde a
notação numérica 37.

A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:

 Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da palavra

agrupa ideias nos seus aspetos concordantes.

 Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano,

encarando-os sob os vários aspetos.
 Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em
dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de novo
decimalmente, pela adição de cifras decimais.

Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de documentação para

a elaboração de ficheiros por assuntos ou matérias e posterior catalogação e
arrumação do material bibliográfico. Em Portugal, o uso deste sistema de
classificação é generalizado, tanto nas Bibliotecas Universitárias, como nas
Bibliotecas Públicas e Escolares.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fazer face
ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos do saber humano,
principalmente, na área da ciência e tecnologia.

A CDU é composta por:

a. Uma tabela principal de matérias, que enumera

hierarquicamente o conhecimento, nas referidas 10
classes. As divisões principais são:

0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe atualmente não usada
5 Ciências Exatas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto
8 Linguística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História

Cada classe principal subdivide-se decimalmente em

subclasses que por sua vez também se subdividem em áreas
cada vez mais especializadas.

b. As tabelas auxiliares, que representam não assuntos,

mas formas de os especificar (por lugar, tempo,
forma, língua, etc.), flexibilizando muito mais a
representação dos conceitos.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 c. c. Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito
corresponde uma notação que serve de guia na consulta da tabela
principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação
adequada ao assunto que se pretende pesquisar.

Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua dimensão

universal e internacional, dada a sua independência face a todas as
expressões idiomáticas, o que facilita enormemente a pesquisa e a troca de
informação ao nível internacional.

O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige pessoal

altamente especializado dado que é um grande risco classificar matérias
diferentes com o mesmo número.

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 Quanto às instituições que produzem os documentos

Todas as instituições, públicas ou privadas produzem documentos de

arquivo, bem como as pessoas físicas. Os documentos são produzidos
e/ou recebidos no decorrer das suas atividades.

Devido à grande produção de documentos, ocorrida especialmente após

a década de 1950, desenvolveu-se o conceito de gestão documental nos
Estados Unidos, como forma de racionalizar a produção documental e
facilitar o seu acesso.

Os documentos tradicionais, geralmente em suporte papel, já se

apresentavam como um desafio para as administrações devido à falta
da gestão documental. Observam-se massas documentais acumuladas
nas instituições públicas brasileiras, onde documentos que perderam a
vigência acumulam-se com documentos de valor histórico ou probatório
dificultando o acesso aos mesmos. Geralmente guarda-se tudo ou
eliminam-se documentos importantes, em função da ausência de um
programa de gestão documental e da inobservância à legislação
arquivística, que regulamenta os descartes.

As informações antes registradas em papel hoje também são

registradas em meio digital e processadas por computador, gerando um
novo formato - o documento digital. Estes documentos representam um
novo desafio aos administradores, tanto no aspeto gerêncial, quanto à
sua conservação e preservação.

Os documentos tradicionais, desde que devidamente tratados e

acondicionados, podem existir por décadas, mantendo a integridade e
o acesso à informação. Todavia, quanto aos documentos digitais, não
raro, a obsolescência tecnológica, produzida pela incessante introdução
de novos equipamentos no mercado, faz com que a leitura das

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Paulo Cordeiro nº19 EC3 2013/2014
 informações se torne impossível. Uma das grandes questões sobre o
documento digital, diz respeito à produção e manutenção de registros
confiáveis, em que estarão garantidos o acesso e a integridade
(autenticidade e fidedignidade) destes documentos.

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 Conclusão

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 Bibliografia

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