09 Organização de Arquivos

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
Organização De Arquivos
Os papéis e documentos que mereçam conservação permanente em lugar determinado com o objetivo
de fonte de pesquisa, comprovação de dados, atividades legais ou de negócios, serão necessários
serem arquivados. Os princípios básicos de arquivamento são: a classificação e a codificação. Primei-
ramente, é preciso saber o que vai ser arquivado, em quantas vias e em que lugares, destruindo o que
é inútil e tomando em conta a maior economia de tempo e espaço. São dois os fatores que determinam
a necessidade de arquivamento: as exigências da legislação e as da organização de uma empresa.
Como vimos anteriormente, todo arquivo tem seu tempo determinado de existência, passado esse
tempo, deve ser destruído ou incluído no arquivo morto.
Arquivo Morto
Arquivo morto é o local onde são armazenados os documentos que, embora não estejam sendo utiliza-
dos no momento, poderão ser futuramente necessários para fins de consulta ou comprovação de fatos
já ocorridos. Os métodos de classificação e codificação podem ser alfabéticos ou numéricos, isto é,
através de letras ou números. Assim, os documentos podem ser classificados e codificados por nomes
de pessoas, cidades, assuntos ou por datas ou códigos numéricos.
Arquivamento Pelo Método Alfabético
Um exemplo clássico é o arquivo do setor de pessoal referente à documentação dos funcionários da

empresa. Em geral, estes arquivos são constituídos de pastas suspensas dispostas em ordem alfabéti-
ca pelo nome de cada funcionário. Estas pastas são individuais e nelas são colocados os documentos
relativos à vida trabalhista de cada empregado da empresa.
Arquivamento Pelo Método Numérico
Um exemplo da utilização deste método é o arquivamento das cópias de duplicatas emitidas pelo setor
de crédito e cobrança da empresa. Estas são arquivadas de acordo com o número de ordem que rece-
bem na emissão. Através do método numérico classificam-se e codificam-se os documentos, atribuin-
do-se a cada um deles um número.
Detalhes para a organização de arquivos:
- Quando retirar um documento do arquivo, assinale o local, para poder guardá-lo novamente;
- As gavetas nunca devem ficar cheias e desorganizadas;
- Dê preferência ao material plástico;
- Material volumoso deve ser dobrado, ficando o título visível;
Organização de Arquivos
Caso não tenha sistema eletrônico de arquivamento que algumas empresas ou profissionais possuem,
procure arquivar seus arquivos de forma organizada, dividindo os mesmos em arquivos de trabalhos
atuais, arquivos de referência e arquivo morto.
Arquivo de Trabalhos Atuais
São aqueles em que se trabalham nos projetos atuais. Devem estar sempre à mão, de fácil acesso
como: telefones, códigos, política da empresa, endereços, etc. Ao serem discutidos, há os arquivos de
rotina e os de acompanhamento que devem ser divididos em 12 (representando os meses) e outra
parte de 1 a 31(dias). Nestes devem ser colocados àqueles trabalhos diários, e se coloca cada arquivo
no dia correspondente do mês a ser tratado. Não arquive lembretes escritos em papéis, ao invés disto,
substitua por anotações na agenda (seja de papel ou eletrônica).
Arquivos de Referência
São seus projetos futuros e passados, informações sobre os recursos da empresa, informações sobre
o pessoal, dados administrativos, verbas, contas de clientes. Procura-se guardar o que é necessário e,
se for possível, entregar documentos a outras pessoas, ou o que julgar mais conveniente.
WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 1
Recomendações que podem aumentar ainda mais sua produtividade e a qualidade do trabalho:
1) Padronização: Essencial para garantir produtividade e qualidade. Anteriormente conheceu nossas

sugestões de arquivamento. Existe também o arquivo separado por cores, conforme o assunto. Exem-
plo: Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que haja títulos claros e procure manter
um padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armários com etiquetas de
boa qualidade.
2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessário um tempo

antes do arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicações claras do local destinado para
arquivo.
3) Pastas: Dê preferência às pastas tipo caixa. É mais fácil a identificação e o posicionamento. Faça
uso também das pastas suspensas. Aplique subtítulos, dividindo em sessões, por assunto, conforme
for melhor para você.
4) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquivadas. Procure
manter pastas de até 3 cm de espessura na quantidade de papéis.
5) Atualização: Organize um sistema de atualização, de tal forma que você possa periodicamente
fazer uma limpeza e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo conteúdo está no computador
e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.
6) Regularidade: Novamente lembramos: Não deixe acumular a papelada. Com um sistema de arqui-
vo diário você e seus colaboradores vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis sem arquivo aumenta o
risco de perdas e conturba o ambiente.
Organização De Arquivos – Noções Básicas Parte III
29 de outubro de 2015/em Gestão de Documentos /por Sima Gestão
Na organização de arquivos deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos

setores e a hierarquia, com o objetivo de determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organiza-
ção. Conheça as quatro fases:
1 – Levantamento De Dados
Nesta primeira fase procura-se conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa,

examinando estatutos, regimentos internos, a regulamentação, normas, organograma, mantenedores e
documentos gerados e recebidos, buscando analisar o gênero dos documentos, os formulários utiliza-
dos para controle, o volume e estado de conservação do acervo, seu arranjo e a existência de registros
e protocolos, bem como a média de arquivamentos. Devem ser identificadas também a localização e
infraestrutura do arquivo, sem esquecer de efetuar o levantamento dos recursos humanos, seu núme-
ro, formação e salário.
2 – Análise Dos Dados Coletados
Após a primeira etapa do levantamento de dados o colaborador estará habilitado para analisar a real
situação dos serviços e diagnosticá-lo, formulando e propondo as devidas intervenções e medidas a
serem adotadas. Nesta etapa de organização do arquivo, é possível se constatar os pontos de atrito,
as falhas ou lacunas existentes na administração, ou seja, os problemas de funcionamento existentes
no arquivo.
3 – Planejamento
Na organização de arquivos, a elaboração do plano arquivístico deve levar em consideração as neces-

sidades da instituição sem desconsiderar jamais as disposições legais referentes.
Veja alguns pontos relevantes nesta etapa:
1. A Posição Do Arquivo Na Estrutura Da Instituição;
2. A Opção De Centralizar Ou Descentralizar A Organização De Arquivos;
3. Determinar A Coordenação Dos Serviços;
4. Escolha De Métodos De Arquivamento;
5. Estabelecimentos De Normas De Funcionamento;
6. Identificação E Capacitação Dos Recursos Humanos;
7. Seleção Das Instalações Físicas, Equipamentos E Materiais De Consumo E Permanentes;
8. Desenvolvimento Da Organização De Arquivos Intermediários E Permanentes;
9. Viabilização De Recursos Financeiros;
10. Elaboração Do Projeto De Organização De Arquivo;
11. Implantação E Acompanhamento Do Projeto;
12. Criação De Manuais.
4 – Classificação De Documentos
Uma das etapas mais importantes para os arquivos é a escolha do método de arquivamento no arranjo
da documentação. Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (as-
sunto, nome, número, data ou local) pode-se empregar diferentes métodos, porém baseados em cui-
dadosa análise das atividades desenvolvidas pela organização e pela observação das solicitações dos
documentos nos arquivos.
Deve-se definir então o método principal e os auxiliares a serem implantados. Assim como o método, o
arranjo, que é a ordenação dos documentos em fundos (fonte geradora de documentos como a admi-
nistração, a contabilidade, os recursos humanos, entre outros) é uma das funções mais importantes em
um arquivo e deve ser desenvolvido por profissionais habilitados e especialistas na área de gestão de
documentos.
Os principais métodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte forma:
Alfabético – é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, pode ser chamado
de sistema direto, pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Este método é
bastante rápido, direto e de fácil utilização.
Geográfico – também é do sistema direto, onde a busca é realizada pelos elementos, procedência ou
local, que estão organizados em ordem alfabética.
Numérico – este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um número, sendo conside-
rado sistema indireto, pois, para localizar um documento faz-se necessário recorrer a um índice alfabé-
tico de assunto, que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado.
Assunto ou ideográficos – este método é bastante utilizado, porém, não é de fácil aplicação porque
depende de interpretação dos documentos sob análise e diante disso requer grande conhecimento das
atividades institucionais e da utilização de vocabulários controlados. Podem ser apresentados alfabéti-
ca ou numericamente.
Os três artigos apresentam uma visão dos arquivos: funcionamento, conceitos, características e ou-
tros. A evolução da tecnologia e de técnicas aplicadas ao gerenciamento das informações é crescente.
Acompanhe nossas noticias e mantenha- se sempre atualizado.
Conceitos Básicos de Organização de Arquivos
Introdução
O armazenamento de pequenos volumes de dados, via de regra, não encerra grandes problemas no
que diz respeito à distribuição dos registros dentro de um arquivo, desde que a frequência de acessos
aleatórios a registros não seja muito elevada.
A medida que cresce o volume de dados e/ou a frequência e a complexidade dos acessos, crescem
também os problemas de eficiência do armazenamento dos arquivos e do acesso a seus registros,
sendo a sofisticação das técnicas de armazenamento e recuperação de dados uma consequência da
necessidade de acesso rápido a registros pertencentes a grandes arquivos ou, simplesmente, arquivos
muito solicitados.
A maneira intuitiva de armazenar um arquivo consiste na distribuição dos seus registros em uma ordem
arbitrária, um após o outro, dentro da área destinada a contê-lo. Esta ordem pode ser, por exemplo,
aquela na qual os registros são gerados. Isto causa uma dificuldade na localização dos registros e uma
perda de eficiência, porém esta técnica intuitiva é bastante usada, principalmente durante as fases
preliminares da geração de um arquivos.
A seguir, após a apresentação da terminologia usada neste capítulo, são apresentadas introduções
sobre quatro estratégias de organização de arquivos voltadas para o acesso por meio de chaves primá-
rias, que são Arquivo Sequencial, Arquivo Sequencial Indexado, Arquivo Indexado, Arquivo Direto, e
uma, Arquivo Invertido, voltada para acesso por meio de chaves secundárias.
Terminologia
Um arquivo é formado por uma coleção de registros lógicos, cada um deles representando um objeto
ou entidade.
Um registro lógico, ou simplesmente registro, é formado por uma sequência de itens, sendo cada item
chamado campo ou atributo. Cada item corresponde a uma característica ou propriedade do objeto
representado.
Cada campo possui um nome, um tipo e um comprimento. O comprimento dos valores de um atributo
pode ser constante para todos os registros do arquivo, ou variável.
O armazenamento de um arquivo é feito, via de regra, por blocos de registros lógicos (um bloco é cha-
mado registro físico), sendo, em cada leitura ou gravação, lido ou gravado todo um bloco e não apenas
um registro lógico.
Uma chave é uma sequência de um ou mais campos em um arquivo.
Uma chave primária é uma chave que apresenta um valor diferente para cada registro do arquivo, de
tal forma que, dado um valor da chave primária, é identificado um único registro do arquivo. Usualmen-
te a chave primária é formada por um único campo.
Uma chave secundária difere de uma primária pela possibilidade de não possuir um valor diferente
para cada registro. Assim, um valor de uma chave secundária identifica um conjunto de registros.
Chave de acesso é a chave utilizada para identificar o(s) registro(s) desejado(s) em uma operação de
acesso a um arquivo.
Argumento de pesquisa é o valor da chave de acesso em uma operação.
Chave de um registro é o valor de uma chave primária em um particular registro do arquivo
Chave de ordenação é a chave primária usada para estabelecer a sequência na qual devem ser dis-
postos (física ou logicamente) os registros de um arquivo.
Introdução Aos Arquivos Sequenciais
Em um arquivo sequencial, os registro são dispostos ordenadamente, obedecendo a sequência deter-

minada por uma chave primária, chamada chave de ordenação. Na figura abaixo, é apresentado um
exemplo de arquivo sequencial, no qual é usado como chave de ordenação o atributo NÚMERO.
NÚMERO NOME IDADE SALÁRIO

100 Pedro 23 1000
150 Leandro 20 500

200 Rodrigo 19 270
250 Maria 30 5000
300 Celso 27 2500
350 Ana 42 9000
400 João 22 2100
450 Gisele 23 1300
500 Jack 21 800
550 Sandra 24 2400
Esta organização, que representa um aperfeiçoamento em relação àquela na qual os registros são
dispostos aleatoriamente, representa, também, uma perda de flexibilidade por não acomodar com sim-
plicidade as operações de modificação do arquivo.
O acesso a uma registro, dado um argumento de pesquisa, é facilitado se a chave de acesso coincide
com a chave de ordenação (ou com sua parte inicial), pois, nos demais casos, não há vantagem na
sequencialidade do arquivo.
As operações nos arquivos sequenciais, bem como nas demais organizações, serão vistas nas próxi-
mas aulas.
Introdução Aos Arquivos Sequenciais Indexados
Quando em um arquivo sequencial o volume de acessos aleatórios torna-se muito grande, configura-se
a necessidade de utilização de uma estrutura de acesso, associada ao arquivo, que ofereça maior efi-
ciência na localização de um registro identificado por um argumento de pesquisa do que os métodos
vistos para arquivos sequenciais.
Um arquivo sequencial, acrescido em um índice (estrutura de acesso) constitui um arquivo sequencial

indexado.
Um índice é formado por uma coleção de pares, cada um deles associando um valor da chave de
acesso a um endereço no arquivo. Assim, um índice é sempre específico para uma chave de acesso.
Além do arquivo sequencial e do índice, um arquivo sequencial indexado possui áreas de extensão que
são utilizadas para a implementação da operação de inserção de registros.
- Índices
A finalidade de um índice é permitir rápida determinação do endereço de um registro do arquivo, dado

um argumento de pesquisa. O endereço identifica a posição onde está armazenado o registro, na me-
mória secundária.
Usualmente, cada entrada do índice, formada por um par (chave do registro, endereço do registro),
ocupa um espaço bem menor do que o registro de dados correspondente, o que faz com que a área
ocupada pelo índice seja menor do que aquela ocupada pelos dados. Com isto a pesquisa sobre o
índice pode ser feito com maior rapidez do que se fosse feita diretamente sobre o arquivo de dados
correspondente. Este fato constitui a justificativa maior para a utilização dos índices.
Veja a figura abaixo, que apresenta o arquivo sequencial indexado:
NÚMERO ENDEREÇO NÚMERO NOME SALÁRIO

100 1 1 100 PEDRO 3000
150 2 2 150 JOÃO 1500
200 3 3 200 MARIA 2500
250 4 4 250 CARLA 3000
300 5 5 300 MAX 2000
|---------ÍNDICE---------| |-----------ÁREA DE DADOS NO DISCO------------|
- Áreas De Extensão
A área de extensão (também chamada área de overflow) destina-se a conter os registros inseridos, em
um arquivo sequencial indexado, após a criação do arquivo. Ela constitui uma extensão da área princi-
pal de dados do arquivo.
Áreas de extensão são necessárias em arquivos sequenciais indexados, porque nesses não é viável a
implementação da operação de inserção de registros do mesmo que nos arquivos sequenciais. Naque-
le processo, a maioria dos registros muda de endereço, o que obrigaria uma completa alteração nas
entradas do índice, a cada atualização do arquivo.
Uma possível implementação de áreas de extensão em um arquivo sequencial indexado consiste em

destinar um em cada registro da área principal um campo de elo para conter o endereço da lista enca-
deada de seus sucessores (ou antecessores) alocados na área de extensão, conforme a figura:
NÚMERO ENDEREÇO NÚMERO NOME ELO

100 1 1 100 PEDRO -
150 2
2 150 JOÃO 10
175 2
200 3 3 200 MARIA -
250 4 4 250 CARLA 20
275 4 5 300 MAX -
300 5 |-----------ÁREA DE DADOS NO DISCO------------|
|---------ÍNDICE---------|
NÚMERO NOME ELO
10 175 BILL -
20 275 NARA -
30 -
40 -
50 -
|----------------ÁREA DE EXTENSÃO----------------|
Introdução Aos Arquivos Indexados
Nos arquivos sequenciais indexados, o compromisso de manter os registros fisicamente ordenados

pelo valor da chave de ordenação, com o objetivo de prover um acesso serial eficiente, acarreta uma
série de problemas, principalmente no que diz respeito à operação de inserção de um registro, condu-
zindo à necessidade de utilização de áreas de extensão e efetivação de reorganizações periódicas.
À medida que decresce a frequência de acessos seriais, relativamente à frequência de acessos aleató-
rios, a manutenção da sequencialidade física do arquivo encontra uma compensação cada vez menor
em termos de eficiência de acesso, até tornar-se antieconômica.
A partir deste ponto, torna-se mais conveniente o uso de um arquivo indexado, no qual os registros são
acessados sempre através de um mais índices, não havendo qualquer compromisso com a ordem
física de instalação dos registros.
A liberdade na escolha do endereço no qual um registro é armazenado representa um ganho de flexibi-

lidade que permite maior eficiência, principalmente na operação de inserção de um registro, conduzin-
do, também, a uma simplificação da estrutura geral do arquivo, sendo dispensados os mecanismos
complexos de administração de áreas de extensão.
Veja a figura abaixo, que apresenta o indexado:
NÚMERO ENDEREÇO NÚMERO NOME SALÁRIO

100 4 1 200 PAULO 3100
150 3 2 300 JOSÉ 4500
200 1 3 150 MARIA 2500
250 5 4 100 MARISA 5000
300 2 5 250 FABIO 2500
|---------ÍNDICE---------| |-----------ÁREA DE DADOS NO DISCO------------|
- Índices
Em um arquivo indexado, podem existir tantos índices quantas forem as chaves de acesso aos regis-
tros. Um índice consiste de uma entrada para cada registro considerado relevante com relação à chave
de acesso associada ao índice. As entradas do índice são ordenadas pelo valor da chave de acesso,
sendo cada uma delas constituída por um par (chave do registro, endereço do registro). A sequenciali-
dade física das entradas no índice visa a tornar mais eficiente o processo de busca e permitir o acesso
serial ao arquivo.
Um índice é dito exaustivo quando possui uma entrada para cada registro do arquivo e seletivo quando
possui entradas apenas para um subconjunto de registros. O subconjunto é definido por uma condição
relativa à chave de acesso e/ou a outros atributos do arquivo. Um exemplo de índice seletivo seria o
índice dos funcionários estáveis (há mais de 10 anos na empresa) sobre o cadastro geral de funcioná-
rios de uma empresa.
O maior problema relacionado com a utilização de arquivos indexados diz respeito à necessidade de
atualização de todos os índices, quando um registro é inserido no arquivo. Atualizações nos índices
também são necessárias quando a alteração de um registro envolve atributos associados a índices.
Nos arquivos sequenciais indexados, a necessidade de alteração dos índices é eliminada pelo uso de
áreas de extensão e encadeamento na implementação de inserções; no entanto, esta estratégia não é
condizente com a ideia de arquivos indexados, nos quais a manutenção constante dos índices é ne-
cessária.
Introdução Aos Arquivos Diretos
A ideai básica de um arquivo direto consiste na instalação dos registros em endereços determinados
com base no valor de uma chave primária, de modo que se tenha acesso rápido aos registros especifi-
cados por argumentos de pesquisa, sem que haja necessidade de percorrer uma estrutura auxiliar
(índice).
Um arquivo direto é semelhante a um arquivo indexado, no sentido de que, nos dois casos, o objetivo
principal é a obtenção de acesso aleatório eficiente. Em um arquivo direto, aos invés do índice é usada
uma função que calcula o endereço do registro a partir do argumento de pesquisa.
As duas organizações possuem diferenças importantes, além do modo pelo qual é feito o acesso. uma
delas é o fato de que nos arquivos indexados, ao contrário dos diretos, o endereço onde um registro é
armazenado independe do valor de sua chave, e uma outra, muito importante, diz respeito a acessos
seriais, que nos arquivos indexados são providos por meio de índices e nos arquivos diretos não são
previstos, de acordo com a ideia básica.
Veja a figura abaixo, que apresenta o arquivo direto:
chave: 150--- E=F(chave) ---> E = 3 NÚMERO NOME SALÁRIO

> 1 200 PAULO 3100
|--------> 2
3 150 MARIA 2500
4
5 250 FABIO 2500
|-----------ÁREA DE DADOS NO DISCO------------|
- Cálculo De Endereços
O primeiro problema com os arquivos diretos é o da determinação de uma função F, que transforme o
valor da chave C de um registro no endereço E que lhe corresponde no arquivo.
Podemos considerar dois tipos de funções, sendo o primeiro constituído pelas funções determinísticas,
as quais associam um único valor da chave de acesso a cada endereço. Este tipo de função apresenta
vantagens evidentes; no entanto, é impossível, em termos práticos, encontrar uma função determinísti-
cas simples para um grande número de registros. Aquelas que poderiam ser usadas seriam tão com-
plexas que eliminariam as vantagens do acesso direto, além de necessitarem adaptações a cada in-
serção sofrida pelo arquivo. Não têm, portanto, maior interesse prático.
O segundo tipo é formado pelas funções probabilísticas, as quais geram para cada valor da chave um
endereço "tão único quanto possível", podendo gerar, para valores distintos de chave, o mesmo ende-
reço, fato este que é denominado colisão.
- Tratamento Das Colisões
Um dos aspectos mais importantes na organização de arquivos diretos diz respeito ao problema das
colisões, que é uma consequência do uso de funções não determinísticas para a transformação dos
valores da chave de acesso em endereços do arquivo.
Para se tratar as colisões, as soluções mais frequentes usadas são Endereçamento Aberto com Pes-
quisa Sequencial e Encadeamento. A primeira consiste em fazer uma busca sobre o arquivo para loca-
lização de um endereço livre, sendo nele armazenado o registro. A pesquisa do endereço livre é de
forma sequencial, ou seja, se o endereço E gerado pela chave estiver ocupado, o próximo a ser consul-
tado será o endereço E + 1, E + 2,...,M,1,1,...,E - 1 até se encontrar um lugar vago para armazenar o
registro.
Na segunda solução, todos ou parte dos registros que colidem em um mesmo endereço são juntados
em uma lista encadeada, à qual se tem acesso por meio do endereço gerado pela função de aleatori-
zada. As duas estratégias mais usadas são a utilização de áreas de extensão e encadeamento puro.
Introdução Aos Arquivos Invertidos
Esta organização é baseada em uma mudança nos papeis de registro e atributos, de tal forma que, em
vez de serem coletados os valores dos atributos para cada registro, são identificados os registros que
possuem cada um dos particulares valores da chave de acesso considerada. A cada um dos valores da
chave de acesso, presentes no arquivo, é associada uma lista de identificações de registros, chama-
da lista invertidas.
As técnicas usuais na organização de índices são válidas também para este caso, devendo ser tomado
o devido cuidado com o fato de que, em um arquivo invertido, a cada valor da chave de acesso está
associado não apenas um endereço do registro, mas sim um conjunto de endereços dos registros que
possuem aquele valor da chave.
O conjunto de listas invertidas associado a uma chave de acesso é chamado inversão, sendo que um
arquivo invertido pode assumir uma ou mais inversões. Na figura abaixo, é representado um arquivo
invertido com duas inversões associadas à chave secundária IDADE, uma contendo os ENDEREÇOS
e outra NÚMEROS.
IDADE ENDEREÇOS
20 2 8 9 NÚMERO NOME IDADE
22 1 5 1 350 PEDRO 22
23 4 2 200 GISA 20
25 6 10 3 150 MAX 27
27 3 7 4 250 SANDRA 23
5 400 PAULO 22
6 600 CARLA 25
IDADE NÚMEROS 7 450 ROBSON 27
20 200 300 100 8 300 CELSO 20
22 350 400 9 100 RENATA 20
23 250 10 550 LEANDRO 25
25 600 550
27 150 450
Na primeira inversão, os registros são identificados por seus endereços físicos. Esta modalidade apre-
senta a vantagem de permitir o acesso direto ao registro, mas acarreta o problema de que as listas são
válidas apenas para aquela disposição física dos registros, sendo que, caso o arquivo venha a sofrer
uma reorganização que envolva mudança nos endereços dos registros, todas as inversões deverão ser
novamente geradas.
Uma alternativa para este problema consiste na identificação dos registros por meio de uma de suas
chaves primárias, como na segunda inversão. Com isto as listas invertidas passam a ser independen-
tes da localização física dos registros, havendo, no entanto, perda de eficiência no acesso, em virtude
da necessidade de determinar o endereço do registro uma vez obtida a sua chave primária na lista.
Quadro Comparativo Entre As Organização De Arquivos
Eis um quadro comparativo, que lista as vantagens e desvantagens das várias organizações de arqui-
vos.
Arquivo Vantagens Desvantagens

Sequencial - Acessos sequenciais mais efici- - Operações de modificações não
entes. são simples.
Sequencial Indexado -Utilizam índices, que agilizam a - Necessidades de áreas de exten-
consulta por estarem na RAM. são, que precisam ser reorganiza-
das.
Indexado -Não existem áreas de extensão - Atualização do índice quando da
- Registros sem compromisso com inserção de um registro.
armazenamento físico.
Direto -Acesso direto, sem necessidade - Determinar funções que gerem
do índice. menor número de colisões
Invertido - Acesso direto ao registro após - As listas invertidas valem apenas
localização da lista invertida. para aquela disposição física do
arquivo.
Organização De Arquivos: Por Onde Começar?
A organização de arquivos é uma atividade que geralmente toma bastante tempo da agenda de com-
promissos dos administradores – e por este motivo – muitos acabam adiando sua execução e não sa-
bem “por onde começar” quando, de fato, decidem armazenar cada documento em sua devida pasta.
Iniciar a organização dos arquivos pode ser um desafio pois em algumas organizações o fluxo diário de
documentos em papel é alto e o número de colaboradores é reduzido.
E se este tipo de situação ocorre na empresa onde você trabalha, continue lendo esta publicação, pois
separamos um conteúdo exclusivo que será muito interessante para o aumento da produtividade nos
serviços administrativos, mesmo que o seu escritório seja de pequeno porte.
No artigo de hoje, traremos duas dicas de organização de arquivos para que você e sua equipe de
trabalho não tenham mais problemas com o acúmulo de papel no escritório, e principalmente: para que
os serviços sejam executados de forma ágil e dinâmica.
Organização De Arquivos: Por Onde Começar?
Digitalize Todos Os Documentos
A primeira dica para a eficácia na organização de arquivos é a digitalização, um procedimento simples,

rápido e que proporciona muitas vantagens para a execução ágil dos serviços de escritório.
Manter o acervo de informações empresariais disponível em formato digital será importante para au-
mentar a produtividade nas tarefas administrativas e também para reduzir custos com papel e supri-
mentos utilizados na impressão de documentos.
Além destas vantagens, a digitalização também favorece o bom desempenho do trabalho em equipe,
principalmente pela facilidade de compartilhamento dos arquivos por e-mail e dispositivos de armaze-
namento (pendrive, por exemplo).
E para que a digitalização de documentos seja uma tarefa produtiva, a melhor solução é o uso de
um scanner profissional, tanto para reduzir o tempo do processo, como para a máxima qualidade das
imagens captadas.
Veja algumas das funcionalidades de um scanner profissional e visite nossa página de produtos para
conferir a variedade de modelos indicados para a digitalização de pequenos, médios e altos volumes
diários de documentos:
 Velocidade de produção (dezenas de folhas digitalizadas em poucos minutos);
 Digitalização frente e verso da folha simultaneamente;
 Alimentador Automático de Documentos (ADF, na sigla em inglês);
 Digitalização de documentos de tamanhos variados, tais como carteiras de identidade e cartões em

relevo;
 Modelos com conexão Wi-Fi (Clique aqui e conheça o Scanner Wireless Kodak Scanmate
i1150WN);
 Digitalização diretamente para PDF pesquisável ou WORD editável (entre outros formatos).
Na imagem abaixo, temos como exemplo o Scanner Portátil Kodak Scanmate i940, que digitaliza 20
folhas (frente e verso simultaneamente) por minuto e pesa somente 1,3 kg, sendo um equipamento
fácil de transportar e que ocupa pouco espaço na mesa de trabalho ou balcão de atendimento.
Também não podemos deixar de mencionar o quanto a digitalização é importante para a segurança
dos documentos em papel, que podem perder a legibilidade com o passar dos anos ou pela falta de
manutenção do acervo.
Portanto, considere todas estas questões e simplifique a organização de arquivos por meio da digitali-
zação de todo o conteúdo impresso que é produzido e processado nos diversos setores da sua empre-
sa.
Utilize Um Software GED
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução indicada para todas as empresas
que desejam otimizar a realização de suas atividades internas, tornando prática e ágil a consulta de
arquivos necessários para os serviços de departamentos como RH, administração e financeiro.
O GED proporciona diversas vantagens na busca pelo aumento da produtividade, e assim como a digi-
talização de documentos, é uma excelente aplicação para a redução de custos com materiais de escri-
tório e para garantir acesso rápido às informações arquivadas.
Confira algumas das principais vantagens de uso deste tipo de tecnologia e acesse o Guia para o inici-
ante em GED que produzimos para que você entenda tudo sobre Gerenciamento Eletrônico de Docu-
mentos de uma maneira simples e objetiva.
Vantagens Do GED:
 Acessibilidade: os arquivos arquivados em um software GED permanecem disponíveis para

acesso remoto, algo essencial para a redução de tempo nas buscas por documentos corresponden-
tes aos diferentes períodos de atuação de uma empresa;
 Segurança das informações: as permissões de uso do software podem ser controladas de forma
a limitar os tipos de documentos que estarão acessíveis para a visualização de todos os usuários.
 Controle de prazos: documentos com data de validade (contas e contratos, por exemplo) podem
ser gerenciados com facilidade, com recursos como “emissão de alertas” e “controle das versões
dos documentos” (clique aqui e saiba mais)
Indicamos a leitura do artigo “25 razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos”
para que você entenda mais a respeito da solução GED e de suas vantagens para o aumento da pro-
dutividade e a organização de arquivos em papel e na versão digital.
Sistemas De Arquivos
Introdução.
O armazenamento e a recuperação da informação é uma atividade essencial para qualquer tipo de

operação. Um processo devo ser capaz de ler e gravar de forma permanentemente grande volume de
dados em dispositivos como fitas e discos, além de poder compartilhá-los com outros processos. A
maneira pela qual o sistema operacional estrutura e organiza estas informações é através da imple-
mentação de arquivos.
Os arquivos são gerenciados pelo sistema operacional de maneira a facilitar o acesso dos usuários ao
seu conteúdo. A parte do sistema responsável por essa gerência é denominada sistema de arquivos. O
sistema de arquivos é a parte mais visível de um sistema operacional, pois a manipulação de arquivos
é uma atividade frequentemente realizada pelos usuários, devendo sempre ocorrer de maneira unifor-
me, independente dos diferentes dispositivos de armazenamento.
Vamos ver os aspectos presentes nos sistemas de arquivos, como identificação, organização, métodos
de acesso, proteção e operações de entrada e saída.
Arquivos.
Um arquivo é constituído por informações logicamente relacionadas. Estas informações podem repre-
sentar instruções ou dados. Um arquivo executável, por exemplo, contém instruções compreendidas
pelo processador, enquanto um arquivo de dados pode ser estruturado livremente como um arquivo
texto ou de forma mais rígida como em um banco de dados relacional. Na realidade um arquivo é um
conjunto de registros definidos pelo sistema de arquivos, tornando seu conceito abstrato e generalista.
A partir dessa definição, o conteúdo de um arquivo pode ser manipulado seguindo conceitos preesta-
belecidos.
Os arquivos são armazenados em diferentes dispositivos físicos, como fitas magnéticas, discos magné-
ticos e discos ópticos. O tipo de dispositivo no qual o arquivo armazenado deve ser isolado pelo siste-
ma operacional, de forma que exista uma independência entre os arquivos a serem manipulados e o
meio de armazenamento.
Um arquivo é identificado por um nome, composto por uma sequência de caracteres. Em alguns siste-
mas de arquivos é feita distinção entre caracteres alfabéticos maiúsculos e minúsculos. Regras como
extensão máxima do nome e quais os caracteres válidos também podem variar.
Em alguns sistemas operacionais, a identificação de um arquivo é composta por duas partes separa-
das com um ponto. A parte após o ponto é denominada extensão do arquivo e tem como finalidade
identificar o conteúdo do arquivo. Assim é possível convencionar que uma extensão TXT identifica um
arquivo texto, enquanto um EXE identifica um arquivo executável.
Organização Dos Arquivos
A organização de arquivos consiste em como os seus dados estão internamente armazenados. A es-
trutura dos dados podem variar em função do tipo de informação contida no arquivo. Arquivos texto têm
propósitos totalmente distintos de arquivos executáveis, consequentemente, estruturas diferentes po-
dem adequar-se melhor a um tipo do que a outra.
No momento da criação de um arquivo, seu criador pode definir qual a organização adotada. Esta or-
ganização pode ser uma estrutura suportada pelo sistema operacional ou definida pela própria aplica-
ção.
A forma mais simples de organização de arquivos é através de uma sequência não-estruturada de

bytes. Neste tipo de organização, o sistema de arquivos não impõe nenhuma estrutura lógica para os
dados. A aplicação deve definir toda a organização, estando livre para estabelecer seus próprios crité-
rios. A grande vantagem deste modelo é a flexibilidade para criar diferentes estruturas de dados, porém
todo o controle de acesso ao arquivo é de inteira responsabilidade da aplicação.
Alguns sistemas operacionais possuem diferentes organizações de arquivos. Neste caso, cada arquivo
criado deve seguir um modelo suportado pelo sistema de arquivos. As organizações mais conhecidas e
implementadas são a sequencial, relativa e indexada. Nestes tipos de organização, podemos visualizar
um arquivo como um conjunto de registros. Os registros podem ser classificados em registros de tama-
nho fixo, quando possuírem o mesmo tamanho, ou registros de tamanho variável.
Métodos De Acesso.
Em função de como um arquivo está organizado, o sistema de arquivos pode recuperar registros de
diferentes maneiras. Inicialmente, os primeiros sistemas operacionais só armazenavam arquivos em
fitas magnéticas. Com isso, o acesso era restrito a leitura dos registros na ordem em que eram grava-
dos, e a gravação de novos registros só era possível no final do arquivo. Esse tipo de acesso era cha-
mado de acesso seqüencial.
Com a chegada dos discos magnéticos, foi possível a introdução de métodos de acesso mais eficien-
tes. O primeiro a surgir foi o acesso direto, que permite a leitura/gravação de um registro diretamente
na sua posição. Este método é realizado através do número do registro, que é a sua posição relativa
ao início do arquivo. No acesso direto não existe restrição à ordem em que os registros são lidos ou
gravados, sendo sempre necessária a especificação do número do registro. É importante notar que o
acesso direto somente é possível quando o arquivo é definido com registros de tamanho fixo. O acesso
direto pode ser combinado com o acesso sequencial, com isso é possível acessar diretamente um re-
gistro qualquer de um arquivo e, a partir deste, acessar sequencialmente os demais.
Um método de acesso mais sofisticado, que tem como base o acesso direto, é o chamado acesso in-
dexado. Para este acesso, o arquivo deve possuir uma área de índice onde existam ponteiros para os
diversos registros. Sempre que a aplicação deseja acessar um registro, deverá ser especificada uma
chave através da qual o sistema pesquisará na área de índice o ponteiro correspondente. A partir desta
informação é realizado um acesso direto ao registro desejado.
Operações de Entrada/Saída.
O sistema de arquivos disponibiliza um conjunto de rotinas que permite às aplicações realizarem ope-
rações de E/S, como tradução de nomes em endereços, leitura e gravação de dados e cria-
ção/eliminação de arquivos. Na realidade as rotinas de entrada e saída tem a função de disponibilizar
uma interface simples e uniforme entre a aplicação e os diversos dispositivos.
Exemplo:
 Criação de arquivos.
 Abertura de um arquivo.
 Leitura de um arquivo.
 Gravação de um arquivo.
 Fechamento de um arquivo.
 Eliminação de um arquivo.
Atributos
Cada arquivo possui informações de controle denominados atributos. Os atributos variam dependendo
do sistema de arquivos, porém alguns como tamanho de arquivo, proteção, identificação do criador e
data de criação estão presentes em quase todos os sistemas.
Alguns atributos especificados na criação do arquivo não podem ser modificados em função da sua
própria natureza, como organização e data/hora de criação. Outros são alterados pelo próprio sistema
operacional, como tamanho e data/hora do último backup realizado. Existem ainda atributos que po-
dem ser modificados pelo próprio usuário, como proteção do arquivo, tamanho máximo e senhas de
acesso.
Atributos de arquivos : Tamanho, proteção, dono, criação, backup, organização, senha.
Diretórios
A estrutura de diretórios é como o sistema organiza logicamente os diversos arquivos contidos em um

disco. O diretório é uma estrutura de dados que contém entradas associadas aos arquivos onde cada
entrada armazena informações como localização física, nome, organização e demais atributos.
Quando um arquivo é aberto, o sistema operacional procura a sua entrada na estrutura de diretórios,
armazenando as informações sobre atributos e localização do arquivo em uma tabela mantida na me-
mória principal. Esta tabela contém todos os arquivos abertos, sendo fundamental para aumentar o
desempenho das operações com arquivos. E importante que ao término do uso de arquivos, este seja
fechado, ou seja, que se libere o espaço na tabela de arquivos abertos.
Como o sistema de nível único é bastante limitado, uma evolução do modelo foi a implementação de
uma estrutura onde para cada usuário existiria um diretório particular denominado User File Directory
(UFD). Com esta implementação, cada usuário passa a poder criar arquivos com qualquer nome, sem
a preocupação de conhecer os demais arquivos do disco.
Para que o sistema possa localizar arquivos nessa estrutura, deve haver um nível de diretório adicional
para controlar os diretórios individuais dos usuários. Este nível denominado Máster File Directory
(MFD), é indexado pelo nome do usuário, onde cada entrada aponta para o diretório pessoal .
A estrutura de dois diretórios é análoga a uma estrutura de dados em árvore, onde o MFD é a raiz , os
galhos são os UFD e os arquivos são as folhas. Neste tipo de estrutura , quando se referencia um ar-
quivo, é necessário especificar , além do seu nome, o diretório onde se localiza. Esta referência é cha-
mada de path (caminho). Cada sistema de arquivos tem sua própria sintaxe para especificação de dire-
tórios e arquivos.
Sob o ponto de vista do usuário, a organização de seus arquivos em um único diretório não permite
uma organização adequada. A extensão do modelo de dois níveis para um múltiplos níveis permitiu
que os arquivos fossem logicamente melhor organizados. Este novo modelo, chamado estrutura de
diretórios em árvore, é adotado pela maioria dos sistemas.
Na estrutura em árvore, cada usuário pode criar diversos níveis de diretórios, também chamados subdi-
retórios. Cada diretório pode conter arquivos ou outros diretórios. O número de níveis de uma estrutura
de árvore é dependente do sistema de arquivos de cada sistema operacional.
Um arquivo, nesta estrutura em árvore, pode ser especificado unicamente através de um path absoluto,
descrevendo todos os diretórios percorridos a partir da raiz (MFD), até o diretório no qual o arquivo está
ligado. Na maioria dos sistemas, os diretórios também são tratados como arquivos, possuindo identifi-
cação e atributos, como proteção, identificador do criador e data de criação.
Gerência De Espaço Livre Em Disco
A criação de arquivos em disco exige que o sistema operacional tenha o controle de quais áreas ou
blocos do disco estão livres. Este controle é realizado utilizando-se alguma estrutura de dados que
armazena informações que possibilitam ao sistema de arquivo, gerenciar o espaço livre do disco. Nesta
estrutura, geralmente uma lista ou tabela, é possível identificar blocos livres que serão alocados a um
novo arquivo. Neste caso, o espaço é removido da estrutura para que não seja reutilizado. No momen-
to em que um arquivo é eliminado, todos os seus blocos são liberados para a lista de espaços livres.
A forma mais simples de implementar uma estrutura de blocos livres é através de uma tabela denomi-
nada mapa de bits (bit map). Cada entrada na tabela é associada a um bloco de disco representado
por um bit, podendo assumir valor igual a 0 (indicando bloco livre) ou 1 (para bloco alocado). Este tipo
de implementação apresenta um problema que é um excessivos gasto de memória, já que para cada
bloco do disco deve existir uma entrada na tabela.
Uma segunda maneira de realizar este controle é com uma estrutura de lista encadeada de todos os
blocos livres do disco. Para que isto seja possível, cada bloco possui uma área reservada para arma-
zenamento do endereço do próximo bloco. A partir do primeiro bloco livre é, então, possível o acesso
sequencial aos demais de forma encadeada. Este esquema possui algumas restrições se considerar-
mos que, além do espaço utilizado no bloco com informação de controle, o algoritmo de busca de es-
paço livre sempre deve realizar uma pesquisa sequencial na lista.
Uma outra solução leva em consideração que blocos contíguos são geralmente alocados ou liberados
simultaneamente. Podemos, desta forma, enxergar o disco como um segmento de blocos livres. Com
base neste conceito, é possível manter uma tabela com o endereço com o primeiro bloco de cada
segmento e o número de blocos livres contíguos que se seguem. Esta técnica de gerência de espaço
livre é conhecida como tabela de blocos livres.
Gerência De Alocação De Espaço Em Disco
Da mesma forma que o sistema operacional gerencia os espaços livres no disco, a gerência dos espa-
ços alocados aos arquivos é de fundamental importância num sistema de arquivos. As principais técni-
cas de alocação são:
Alocação Contígua
A alocação contígua consiste em armazenar um arquivo em blocos sequencialmente dispostos no dis-

co. Neste tipo de alocações, o sistema localiza um arquivo através do endereço do primeiro bloco e da
sua extensão em blocos.
O acesso a arquivos dispostos contiguamente no disco é bastante simples tanto para a forma sequen-
cial como para a direta. Seu principal problema é a alocação de espaço livre para novos arquivos. Caso
um arquivo deva ser criado com determinado tamanho, é necessário existir uma quantidade suficiente
de blocos contíguos no disco para realizar a alocação.
Para este tipo de alocação, podemos enxergar o disco como um grande vetor, onde os elementos po-
dem ser considerados segmentos com tamanhos diferentes de blocos contíguos. Este segmentos são
dispostos alternadamente entre segmentos ocupados e segmentos livres. No momento em que o sis-
tema operacional deseja alocar espaço para armazenar um novo arquivo, pode existir mais de segmen-
to livre disponível com o tamanho exigido. Neste caso, é necessário que alguma estratégia de alocação
seja adotada para selecionar qual o segmento na lista de blocos livres deve ser escolhido. Abaixo as
principais estratégias:
 Firs-Fit
Neste caso, o primeiro segmento livre com o tamanho suficiente para alocar o arquivo é selecionado. A
busca na lista é sequencial, sendo interrompida tão logo se localize um segmento com tamanho ade-
quado.
 Best-Fit
A alocação best-fit seleciona o menor segmento livre disponível com tamanho suficiente para armaze-
nar o arquivo. A busca em toda a lista se faz necessária para a seleção do segmento, a não ser que a
lista esteja ordenada por tamanho.
 Worst-Fit
Neste caso, o maior segmento é alocado. Mais uma vez a busca em toda lista se faz necessária, a
menos que exista uma ordenação por tamanho.
Independente da estratégia utilizada, a alocação contígua apresenta um problema chamado fragmen-

tação dos espaços livres. Como os arquivos são criados e eliminados frequentemente, os segmentos
livres vão se fragmentando em pequenos pedaços por todo o disco. O problema pode tornar-se crítico
quando um disco possui blocos livres disponíveis, porém não existe um segmento contíguo em que o
arquivo possa ser alocado.
O problema da fragmentação pode ser contornado através de rotinas que reorganizem todos os arqui-
vos no disco de maneira que só exista um único segmento de blocos livres. Este procedimento, deno-
minado desfragmentação, geralmente utiliza uma área de trabalho no próprio disco ou em fita magnéti-
ca. Existe um grande consumo de tempo neste tipo de operação. É importante também ressaltar que a
desfragmentação é um procedimento com efeito temporário e deve, portanto, ser realizado periodica-
mente.
Podemos concluir que a alocação contígua apresenta alguns inconvenientes, sendo o principal proble-
ma a determinação do espaço em disco necessário a um arquivo. Nem sempre, no momento da cria-
ção de um arquivo, é possível determinar qual o seu tamanho em definitivo, podendo posteriormente
existir a necessidade de extensão. Por esta operação ser complexa na alocação contígua, a pré-
alocação de espaços é uma solução que, apesar de resolver o problema, pode ocasionar que parte do
espaço alocado permaneça ocioso por um longo período de tempo.
Alocação Encadeada
Na alocação encadeada, um arquivo pode ser organizado como um conjunto de blocos ligados logica-
mente no disco, independente da sua localização física. Cada bloco deve possuir um ponteiro apon-
tando para o bloco seguinte do arquivo e assim sucessivamente.
A fragmentação dos espaços livres, apresentado no método anterior, não ocasiona nenhum problema
na alocação encadeada, pois os blocos livres alocados para um arquivo não precisam necessariamen-
te estar contíguos. O que ocorre neste método é fragmentação de arquivos, que é a quebra de arqui-
vos em diversos pedaços denominados extents.
A fragmentação resulta no aumento do tempo de acesso aos arquivos, pois o mecanismo de leitu-
ra/gravação do disco deve se deslocar diversas vezes sobre sua superfície para acessar cada extent.
Para otimizar o tempo das operações de E/S neste tipo de sistema, é importante que o disco seja peri-
odicamente desfragmentado.
A alocação encadeada só permite que se realize acesso sequencial aos blocos dos arquivos. Isto cons-
titui uma das principais desvantagens desta técnica, já que não é possível o acesso direto aos blocos.
Além disso, essa técnica desperdiça espaço nos blocos com o armazenamento de ponteiros.
Alocação Indexada
A alocação indexada soluciona uma das principais limitações da alocação encadeada, que é a impos-
sibilidade do acesso direto aos blocos dos arquivos. O princípio desta técnica é manter os ponteiros de
todos os blocos do arquivo em uma única estrutura denominada bloco de índice.
A alocação indexada, além de permitir o acesso direto aos blocos do arquivo, não utiliza informações
de controle nos blocos de dados, como existe na alocação encadeada.
Proteção De Acesso
Considerando que os meios de armazenamento são compartilhados entre diversos usuários, é de fun-
damental importância que mecanismos de proteção sejam implementados para garantir a proteção
individual de arquivos e diretórios. Qualquer sistema de arquivos deve possuir mecanismos próprios
para proteger o acesso às informações gravadas em discos e fitas, além de possibilitar o compartilha-
mento de arquivos entre usuários, quando desejado.
Em geral, o tipo de acesso a arquivos é implementado mediante a concessão ou não dos diferentes
acessos que podem ser realizados, como leitura (read), gravação (write), execução (execute) e elimi-
nação (delete). O acesso de leitura está relacionado com qualquer tipo de operação em que o arquivo
possa ser visualizado, como a execução do seu conteúdo, edição através de um editor de texto ou até
mesmo a cópia para criação de um novo arquivo. O acesso de gravação está relacionado a alteração
no conteúdo do arquivo, como inclusão ou alteração dos registros. O acesso de execução só tem sen-
tido quando associado a arquivos executáveis ou arquivos de comandos, indicando o direito de execu-
ção do arquivo, Finalmente, o acesso da eliminação expressa a permissão para eliminação do arquivo.
O controle de acesso às operações realizadas com diretórios possui diferenças em relação as opera-
ções com arquivos. Controle da criação/eliminação de arquivos nos diretórios, visualização do seu con-
teúdo e eliminação do próprio diretório são operações que também devem ser protegidas.
Existem diferentes mecanismos e níveis de proteção, cada qual com suas vantagens e desvantagens –
para cada tipo de sistema, um modelo é mais adequado do que outro. A seguir três diferentes meca-
nismos de proteção, presentes na maioria dos sistemas de arquivos.
Senhas De Acesso
A associação de uma senha de acesso a um arquivo é um princípio bastante simples. O controle de

acesso se resume ao usuário ter o conhecimento da senha e, consequentemente, ter a liberação do
acesso ao arquivo concedida pelo sistema.
Como cada arquivo possui apenas uma senha, o acesso é liberado ou não na sua totalidade. Isto signi-
fica que não é possível determinar quais tipos de operações podem ou não ser concedidas. Outra des-
vantagem deste método é a dificuldade de compartilhamento de arquivos, pois, além do dono do arqui-
vo, todos os demais usuários teriam que conhecer a senha de acesso.
Grupos De Usuários
A proteção baseada em grupos de usuários é implementada por diversos sistemas operacionais. Este
tipo de operação tem como princípio a associação de cada usuário do sistema a um grupo. Os grupos
de usuários são organizados logicamente com o objetivo de compartilhar arquivos e diretórios – os
usuários que desejam compartilhar arquivos entre si devem pertencer a um mesmo grupo.
Esse mecanismo implementa três níveis de proteção ao arquivo: owner (dono), group (grupo) e all (to-
dos). Na criação do arquivo, o usuário especifica se o arquivo deve ser acessado somente pelo seu
criador, pelos usuários do grupo ao qual ele pertence ou a todos os usuários do sistema. Nessa especi-
ficação é necessário associar o tipo de acesso (leitura, escrita, execução, eliminação) aos três níveis
de proteção. Em geral, somente o dono ou usuários privilegiados é que podem modificar a proteção
dos arquivos.
Lista De Controle De Acesso.
A lista de controle de acesso (ACL) consiste em uma lista associada a cada arquivo, onde são especifi-
cados quais os usuários e quais os tipos de acesso permitidos. Nesse caso, quando um usuário tenta
acessar um arquivo, o sistema operacional verifica se a lista de controle autoriza a operação desejada.
O tamanho desta estrutura de dados pode ser bastante extenso se considerarmos que um arquivo
pode ter seu acesso compartilhado entre diversos usuários. Além deste fato, existe um overhead adici-
onal, se comparando com mecanismo de proteção por grupo de usuários, devido a pesquisa sequen-
cial que o sistema deverá realizar na lista sempre que um acesso for solicitado.
Em determinados sistemas de arquivos é possível encontrar tanto o mecanismo de proteção por gru-
pos de usuários quanto o de lista de controle de acesso, oferecendo desta forma, uma maior flexibili-
dade ao mecanismo de proteção de arquivos e diretórios.
Implementação De Caches
O acesso a disco é bastante lento se comparado ao acesso a memória principal, devido à arquitetura
dos discos magnéticos. Este é o principal motivo das operações de E/S com discos serem um proble-
ma para o desempenho do sistema.
Com o objetivo de minimizar este problema, a maioria dos sistemas de arquivos implementa uma técni-
ca denominada buffer cache. Neste esquema, o sistema operacional reserva uma área de memória
para que se tornem disponíveis caches utilizados em operações de acesso ao disco. Quando uma ope-
ração é realizada seja leitura ou gravação, o sistema verifica se a informação desejada se encontra no
buffer cache. Em caso positivo, não é necessário o acesso ao disco. Caso o bloco requisitado não se
encontre no cache, a operação de E/S é realizada e o cache é atualizado. Como existe uma limitação
no tamanho do cache, cada sistema adota políticas para substituição de blocos como o FIFO ou a
LRU.
Apesar da implementação melhorar o desempenho do sistema, aspectos de segurança devem ser

levados em consideração. No caso de blocos de dados permanecerem por um longo período de tempo
na memória principal, a ocorrência de problemas de energia pode ocasionar a perda da tarefa já reali-
zada e considerada já salva em disco. Existem duas maneiras distintas de tratar este problema. No
primeiro caso, o sistema operacional possui uma rotina que executa periodicamente em um intervalo
de tempo, atualizando em disco todos os blocos modificados do cache. Uma segunda alternativa é,
toda vez que um bloco do cache for modificado, que seja realizada imediatamente uma atualização no
disco (write-through caches).
Analisando comparativamente as duas técnicas, podemos concluir que a primeira implica menor quan-
tidade de operações de E/S, porém o risco de perda de daods é maior. Apesar de tal probabilidade ser
pequena, pode ocorrer que dados atualizados de um arquivo e ainda no cache sejam perdidos no caso
de falta de energia. Isto já não aconteceria nos cachês do tipo write-through, em função do seu próprio
funcionamento, porém o aumento considerável nas operações de E/S tornam este método menos efici-
ente. Atualmente, a maioria dos sistemas utiliza a primeira técnica de otimização.
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________

09 Organização de Arquivos

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

09 Organização de Arquivos

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

Arquivamento Pelo Método Alfabético

Um exemplo clássico é o arquivo do setor de pessoal referente à documentação dos funcionários da

Arquivamento Pelo Método Numérico

Detalhes para a organização de arquivos:

Arquivo de Trabalhos Atuais

1) Padronização: Essencial para garantir produtividade e qualidade. Anteriormente conheceu nossas

2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessário um tempo

Organização De Arquivos – Noções Básicas Parte III

29 de outubro de 2015/em Gestão de Documentos /por Sima Gestão

Na organização de arquivos deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos

Nesta primeira fase procura-se conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa,

2 – Análise Dos Dados Coletados

Na organização de arquivos, a elaboração do plano arquivístico deve levar em consideração as neces-

Veja alguns pontos relevantes nesta etapa:

1. A Posição Do Arquivo Na Estrutura Da Instituição;

2. A Opção De Centralizar Ou Descentralizar A Organização De Arquivos;

3. Determinar A Coordenação Dos Serviços;

4. Escolha De Métodos De Arquivamento;

5. Estabelecimentos De Normas De Funcionamento;

6. Identificação E Capacitação Dos Recursos Humanos;

7. Seleção Das Instalações Físicas, Equipamentos E Materiais De Consumo E Permanentes;

8. Desenvolvimento Da Organização De Arquivos Intermediários E Permanentes;

9. Viabilização De Recursos Financeiros;

10. Elaboração Do Projeto De Organização De Arquivo;

11. Implantação E Acompanhamento Do Projeto;

12. Criação De Manuais.

Os principais métodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte forma:

Conceitos Básicos de Organização de Arquivos

Uma chave é uma sequência de um ou mais campos em um arquivo.

Argumento de pesquisa é o valor da chave de acesso em uma operação.

Chave de um registro é o valor de uma chave primária em um particular registro do arquivo

Introdução Aos Arquivos Sequenciais

Em um arquivo sequencial, os registro são dispostos ordenadamente, obedecendo a sequência deter-

NÚMERO NOME IDADE SALÁRIO

150 Leandro 20 500

Introdução Aos Arquivos Sequenciais Indexados

Um arquivo sequencial, acrescido em um índice (estrutura de acesso) constitui um arquivo sequencial

A finalidade de um índice é permitir rápida determinação do endereço de um registro do arquivo, dado

Veja a figura abaixo, que apresenta o arquivo sequencial indexado:

NÚMERO ENDEREÇO NÚMERO NOME SALÁRIO

Uma possível implementação de áreas de extensão em um arquivo sequencial indexado consiste em

NÚMERO ENDEREÇO NÚMERO NOME ELO

Introdução Aos Arquivos Indexados

Nos arquivos sequenciais indexados, o compromisso de manter os registros fisicamente ordenados

A liberdade na escolha do endereço no qual um registro é armazenado representa um ganho de flexibi-

Veja a figura abaixo, que apresenta o indexado:

NÚMERO ENDEREÇO NÚMERO NOME SALÁRIO

Introdução Aos Arquivos Diretos

Veja a figura abaixo, que apresenta o arquivo direto:

chave: 150--- E=F(chave) ---> E = 3 NÚMERO NOME SALÁRIO

- Tratamento Das Colisões

Introdução Aos Arquivos Invertidos

Quadro Comparativo Entre As Organização De Arquivos

Arquivo Vantagens Desvantagens

Organização De Arquivos: Por Onde Começar?

Digitalize Todos Os Documentos

A primeira dica para a eficácia na organização de arquivos é a digitalização, um procedimento simples,

 Velocidade de produção (dezenas de folhas digitalizadas em poucos minutos);

 Digitalização frente e verso da folha simultaneamente;

 Alimentador Automático de Documentos (ADF, na sigla em inglês);

 Digitalização de documentos de tamanhos variados, tais como carteiras de identidade e cartões em

Utilize Um Software GED

 Acessibilidade: os arquivos arquivados em um software GED permanecem disponíveis para