Índice

1.0 Introdução....................................................................................................................................2

2.0 Armazenamento de Documentos..................................................................................................3

2.1.0 Classificação de Documentos....................................................................................................5

2.1.1 4 padrões de classificação de documentos.................................................................................5

2.2 Armazenamento adequado de Documentos..................................................................................6

3. Conclusão.......................................................................................................................................8

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1.0 Introdução

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2.0 Armazenamento de Documentos

Uma dúvida que muita gente tem é exatamente sobre o tempo necessário para
armazenar/guardar determinado documento, até porque ninguém quer guardar em casa ou
no escritório os papéis para sempre. Por isso é importante você saber por quanto
tempo deve deixar guardado cada documento.

O armazenamento de documento varia de 2 a 5 anos como prazo máximo da sua utilidade

nomeadamente:

 Comprovante de pagamento;
 Documentos fiscais;
 Contratos;
 Extrato;

Comprovante de pagamento

Guardar e manter a organização de documentos como os comprovantes é normalmente

sugerida pelo período de 5 anos. No caso da compra de produtos é importante que você
guarde durante toda a vida útil do produto. A razão é que você nunca sabe quando
precisará acionar o fabricante, ainda que ele esteja fora da garantia.

Documentos fiscais

5 anos é o prazo que o contador manterá no escritório dele os seus documentos fiscais, após
isso ele irá te devolver. Eu sugiro que você por pelo menos mais 5 anos pois nunca se sabe
quando pode haver uma execução por parte do governo sobre alguma conta que você tem
certeza de que pagou.

Contratos

Durante toda a vigência do contrato é importante manter a sua via, e mesmo depois de
encerrado, a menos que você tenha feito um distrato anulando toda e qualquer cláusula do
contrato que estava vigente.
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Extratos

Você não precisa necessariamente guardar os extratos, a menos que queira fazer uso deles
para reclamar judicialmente por valores cobrados indevidamente, como juros por exemplo.
Vale ressaltar que o banco é obrigado a te fornecer os extratos caso você peça por eles.

A importância de deixar os documentos da sua empresa bem organizados e guardados em

local seguro

 Mais agilidade nos processos

 Segurança das informações
 Redução de custos
 Segurança jurídica
 Percepção da marca

Documentos físicos

 Pastas
 Armários
 Self storage
 Onde guardar os seus documentos digitais
 Google Drive
 Dropbox
 ZapSign

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2.1.0 Classificação de Documentos

A classificação de documentos é o processo aplicado para organizar informações por

grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos, estejam eles em papel ou em
formato digital. As empresas podem aplicar seus próprios padrões para a classificação dos
documentos movimentados no dia a dia, porém, existem alguns pré-definidos que
contemplam praticamente todos os tipos de informações empresariais.

Confira a seguir os padrões de classificação de documentos mais utilizados no mundo

empresarial.

Classificar documentos - padrões e estratégias

2.1.1 4 padrões de classificação de documentos

Estes são os 4 padrões mais utilizados para classificar documentos:

 Espécie;
 Género ou Formato;
 Assunto;
 Relevância.

Espécie

Este padrão consiste na classificação do tipo de documento com base na origem das
informações e na finalidade de uso. Uma “Ata de Reunião”, por exemplo, registra os
acordos e decisões estabelecidos para a execução do planeamento estratégico, com a
definição de prazos de conclusão e a delegação de responsabilidades aos envolvidos. Uma
“Ordem de Serviço” é um documento de origem técnica e/ou administrativa que autoriza a
realização de um serviço e contém a descrição do que deve ser feito, servindo como base de
dados ao prestador. Outros exemplos de espécies de documentos: “laudos”, “petições”,
“recibos”.

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Gênero/formato

Representação do documento no formato impresso ou digital.

Quando a mesma informação é transmitida em formatos diferentes, é importante classificar

os documentos de acordo com o tipo de conteúdo e os respectivos suportes para sua
reprodução. Os textos (impressos e digitais), gravações em áudio, vídeos, gráficos e
planilhas são exemplos de gêneros/formatos de documentos.

Assunto

Dependendo do tipo do documento é fundamental classificar se o conteúdo pode ser

divulgado sem restrições ou se contém informações sigilosas a serem administradas por
departamentos específicos. É por exemplo, o caso de fichas de cadastro, que registram
informações confidenciais dos funcionários e clientes. Quando o assunto de um documento
for “sigiloso”, o mais indicado é sinalizar esta restrição de acesso (com uma etiqueta ou
utilizando envelopes e pastas em cores exclusivas), além da escolha de um local estratégico
para armazenar o documento.

Relevância

É a classificação dos documentos de acordo com o estágio de produção e/ou com a

frequência de uso na execução dos processos administrativos. Alguns tipos de documentos
exigem mais tempo de pesquisa e apuração de dados para serem concluídos, bem como os
que dependem de “aprovações” e/ou aguardam análise técnica/jurídica. Para os documentos
em fase de elaboração a dica é simples: inclua lembretes no próprio envelope ou pasta
descrevendo o estágio do processo, as informações que ainda precisam ser incluídas e o
prazo limite para concluir a elaboração dos documentos.

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2.2 Armazenamento adequado de Documentos

O mundo moderno exige rapidez e eficiência na resolução dos problemas, principalmente

nas empresas, seja de pequeno ou grande porte. Esse novo cenário intensificou a busca por
segurança, como no armazenamento de documentos.
O medo ou receio de descartar algo importante impacta diretamente na questão e, por isso,
é interessante separar e nomear corretamente, como: setor, prioridade, data, etc.

A nomenclatura dos arquivos muitas vezes é negligenciada, mas manter um padrão

agilizará a busca dos arquivos quando for necessário. É interessante que todos sigam o
mesmo padrão dentro da empresa.

A mesma situação vale para o online, no qual é preciso tomar cuidado com diferentes tipos
de formatos, como PDF, Word, WordPad, Mp3, entre outros.

Até porque os sistemas operacionais e programas de computador recebem constantes

atualizações e pode ocorrer o corrompimento de arquivos em alguns desses processos. Pode
parecer simples, mas o serviço é demorado e deve ser feito da maneira adequada para que
não haja perda de informação. O processo basicamente é transformar o documento físico
em virtual, através do escaneamento. Muitas dessas empresas ainda oferecem recuperação
de arquivos que estão em processo de deterioração avançado. O serviço deve ser realizado
com scanners modernos e eficientes, minimizando possíveis prejuízos.

A digitalização de documentos permite a redução daquele amontoado de papéis e até

gaveteiros. Ao realizar essa conversão, a empresa terá mais espaço físico disponível e
segurança, tendo em vista que esses arquivos serão enviados à nuvem, hoje em dia existem
varias empresas que oferecem ate !5 gigabytes livre com a possibilidade de comprar mais
espaço para o armazenamento de documentos tais como: DriveBox. iCloud, dropbox,
OneDrive.

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3. Conclusão

Finalizado o presente trabalho de pesquisa conclui que: o armazenamento de documentos

em qualquer instituição seja ele grande ou não é de suma importância na que para o bom
funcionamento da mesma, e também a importância de manter guardado documentos pelo
tempo necessário da sua vida utel para não deixar o armazenamento adequado e organizado
padronizado para facilitar na procura dos mesmo no local pré-estabelecido.